xây dựng một số chức năng chính trong quản lý bán hàng

Trước đây, việc quản lí chủ yếu dựa trên giấy tờ sổ sách, thực hiện một cách thủ công, mất thời gian, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng tới việc kinh doanh, sản xuất thì trong những năm gần đây, với sự bùng nổ công nghệ thông tin, tin học đã và đang dần thay thế những việc làm thủ công và ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình. Với việc phát triển kinh tế như hiện nay, hàng ngày, hàng giờ các doanh nghiệp luôn phải xử lí một khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu như không áp dụng một phần mềm quản lí thì sẽ không thể đưa ra được các báo cáo chính xác và kịp thời để hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

Chương 1 6

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6

1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 6

1.1.1 Giới thiệu về Visual Basic 6.0 6

1.1.2 Các giao diện làm việc của Visual Basic 6.0 6

1.1.3 Đối tượng và thuộc tính của đối tượng 10

1.1.3.1 Khái niệm 10

1.1.3.2 Một số thuộc tính thường gặp của đối tượng 11

1.1.3.3 Một số đối tượng dùng để thiết kế form 12

1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 12

1.2.1 Làm việc với bảng (Table) 12

1.2.2 Truy vấn (Query) 13

1.2.3 Biểu mẫu (form) 13

1.2.4 Báo cáo (Report) 13

Chương 2 14

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG 14

2.1 Giới thiệu chung về công ty 14

2.1.1 Cơ cấu nhân sự 14

2.1.2 Phân công công việc 14

2.1.3 Khảo sát và phân tích nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng 15

2.1.3.1 Mục tiêu khảo sát 16

2.1.3.2 Mô tả bài toán 16

2.1.3.3 Xây dựng hệ thống mới 17

2.2 Phân tích, thiết kế hệ thống 19

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 24

Chương 3 27

CHƯƠNG TRÌNH THỰC NGHIỆM 27

3.1 Sơ lược chương trình 27

3.1.1 Chức năng quản lý chung 27

3.1.2 Chức năng quản lý bán hàng 27

3.1.3 Chức năng thống kê – báo cáo 27

3.2 Giao diện của chương trình 27

3.2.1 Form chính của chương trình 27

3.2.2 Form danh mục hàng 28

3.2.3 Form hóa đơn bán 29

3.2.4 Form nhà cung cấp 30

3.2.5 Form danh mục khách 31

3.2.6 Form nhân viên 32

3.2.7 Form phiếu nhập 33

KẾT LUẬN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

Bảng biểu, hình vẽ

Hình 1.1 Cửa sổ New Project 6

Hình 1.2 Giao diện của môi trường phát triển tích hợp 7

Hình 1.3 Thanh thực đơn (Menubar) 7

Hình 1.4 Thanh công cụ (Toolbar) 8

Hình 1.5 Hộp công cụ Toolbox 8

Hình 1.6 Form designer 9

Hình 1.7 Cửa sổ Code 10

Hình 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 20

Hình 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 21

Hình 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 22

Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý thông tin chung 23

Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê - báo cáo 23

Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý bán hàng………24

Hình 2.7 Mối quan hệ giữa các bảng 26

Hình 3.1 Form chính của chương trình 27

Hình 3.2 Form danh mục hàng 28

Hình 3.3 Form hóa đơn bán 29

Hình 3.4 Form nhà cung cấp 30

Hình 3.5 Form danh mục khách 31

Hình 3.6 Form nhân viên 32

Hình 3.7 Form phiếu nhập 33

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ thôngtin đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực hoạt động đời sốngcủa con người

Trước đây, việc quản lí chủ yếu dựa trên giấy tờ sổ sách, thực hiện một cáchthủ công, mất thời gian, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng tới việc kinh doanh, sảnxuất thì trong những năm gần đây, với sự bùng nổ công nghệ thông tin, tin học đã

và đang dần thay thế những việc làm thủ công và ngày càng khẳng định vai trò quantrọng của mình Với việc phát triển kinh tế như hiện nay, hàng ngày, hàng giờ cácdoanh nghiệp luôn phải xử lí một khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu như không ápdụng một phần mềm quản lí thì sẽ không thể đưa ra được các báo cáo chính xác vàkịp thời để hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh

Do vậy, việc đưa tin học hóa vào trong các doanh nghiệp là một việc làm cầnthiết và cấp bách nếu như các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và có chỗ đứngtrên thương trường trong thời kì mở cửa và hội nhập vào nền kinh tế thế giới với sựcạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp nước ngoài như hiện nay

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nên em đã quyết định chọn đề tài

“Tìm hiểu ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và ứng dụng xây dựng một số chức năng

chính trong quản lý bán hàng tại cửa hàng điện tử điện lạnh Quang Thái- Thái Nguyên” làm báo cáo thực tập.

Tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, từ đó liên kết với cơ sở dữ liệu

Nôi dung nghiên cứu của đề tài gồm 3 chương:

+ Chương 1: Cơ sở lý thuyết

+ Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống

+ Chương 3: Chương trình thực nghiệm

Đề tài nghiên cứu những khái niệm cơ bản và những ứng dụng của ngôn ngữlập trình Visual Basic 6.0 để áp dụng vào giải quyết bài toán quản lý bán hàng thực

tế Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài không đi sâu vào tìm hiểu phân tíchhết các chức năng của ngôn ngữ Visual Basic 6.0 cũng như những ứng dụng khác

của ngôn ngữ Visual Basic 6.0 Mà chỉ tập trung vào những chức năng, công cụ lậptrình của ngôn ngữ Visual Basic 6.0 có liên quan đến vấn đề giải quyết bài toán đặt ra.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: quản lý bán hàng

Từ những nhu cầu thực tế, nhu cầu quản lý các công việc hàng ngày cũngnhư quản lý số lượng khách hàng là không phải nhỏ Vì vậy, em đã chọn nghiên cứu

đề tài này với mục tiêu là:

- Khảo sát và phân tích để có được kiến thức quản lý bán hàng

- Tìm hiểu ngôn ngữ VISUAL BASIC 6.0

- Cài đặt được một số chức năng quản lí cơ bản như: thêm, lưu, xóa thông tin.Chương trình thiết lập mang ý nghĩa khoa học lớn với mục đích hướng conngười tiếp cận gần hơn với máy tính, đem các công việc trong đời sống con ngườivào với máy tính và tính toán xử lý bằng máy tính, hạn chế thời gian dành cho công việc đó

Thực tiễn đạt được của việc này là ngày càng nhiều nhà quản lý sử dụng máytính để phục vụ cho công tác tính toán của mình và họ đã tiết kiệm được khá nhiềuthời gian, tiền bạc trong vấn đề này

Chương 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

1.1.1 Giới thiệu về Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0: là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công

cụ trợ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và mộtlệnh lập trình phong phú, có nhiều hàm thủ tục viết sẵn cho việc lập trình, giúp tatriển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn

Microsoft Visual Basic 6.0: Là ngôn ngữ có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải, rất dễ dàng học được thành thạo

1.1.2 Các giao diện làm việc của Visual Basic 6.0

- Cửa sổ đầu tiên, lựa chọn các kiểu dự án để phát triển

Hình 1.1 Cửa sổ New Project

Chọn Standard EXE Một lát sau trên màn ảnh sẽ hiện ra giao diện của môi

trường phát triển tích hợp (Integrated Development Environment - IDE ) giống như dưới đây:

Hình 1.2 Giao diện của môi trường phát triển tích hợp (Integrated Development Environment - IDE )

- Thanh tiêu đề (Titlebar)

Là thanh trên cùng của màn hình giao diện chính của VB Thanh này chứatên của dự án đang được thiết kế

- Thanh thực đơn (Menubar)

Hình 1.3 Thanh thực đơn (Menubar)

- Thanh công cụ (Toolbar)

Các toolbar có hình các icons cho phép bạn click để thực hiên công việctương đương với dùng một menu command, nhưng nhanh và tiện hơn Dùng menu

command View/ Toolbar để làm cho các toolbar hiện ra hay biến mất đi Có thể

thay đổi vị trí một toolbar bằng cách nắm vào hai gạch dọc nằm bên trái toolbar rồidời toolbar đi chỗ khác

Hình 1.4 Thanh công cụ (Toolbar)

Ngoài ra có thể sửa đổi các toolbar theo ý thích bằng cách dùng menu

command View/ Toolbars/ Customize…

Project/ Components Ngoài việc trình bày toolbax bằng cách chọn Add Tab… từ

context menu và bổ sung các control cho tab từ kết quả

Hình 1.5 Hộp công cụ Toolbox

Hình 1.6 Form designer

- View Code button

Cửa sổ code là nơi bạn thực hiện lập trình để đáp ứng các sự kiện có thể xảy

ra khi ứng dụng hoạt động

Hình 1.7 Cửa sổ CodePhía trên cửa sổ code bạn thấy có 2 hộp menu đổ xuống

Tại hộp menu bên trái bạn lựa chon đối tượng muốn lập trình

Tại hộp menu bên phải bạn lựa chon sự kiện tương ứng với đối tượng đãđược lựa chọn trong hộp menu bên phải sẽ được lập trình

- Immediate Window

Dùng để gỡ rối (debug) trình ứng dụng của bạn Bạn có thể display dữ kiệntrong khi chạy chương trình ứng dụng Khi chạy chương trình đang tạm ngừng ởmột beak point, bạn có thể thay đổi giá trị các biến hay chạy một dòng chương trình

để hiển thị cửa sổ chọn menu View/ Immediate Window

- View form button

Click lên nút này để hiện ra cửa sổ thiết kế giao diện của form tạm thời

1.1.3 Đối tượng và thuộc tính của đối tượng

1.1.3.1 Khái niệm

- Đối tượng (điều khiển – control): là những thứ mà chúng ta sử dụng để thiết

kế và thực hiện một dự án phần mềm

- Thuộc tính của đối tượng: là những đặc điểm của đối tượng sử dụng để mô

tả, định nghĩa đối tượng hay để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác Mỗi đốitượng trong Vb thì đều có một tập hợp các thuộc tính được quy định trước và thôngqua cửa sổ thuộc tính thì chúng ta có thể thiết lập và thay đổi mọi thuộc tính của đốitượng Trên màn hình thiết kế form, nhấn F4 để thể hiện thuộc tính của đối tượngđang được chọn

1.1.3.2 Một số thuộc tính thường gặp của đối tượng

- Name - Tên của đối tượng

+ Là thuộc tính định danh để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác, nóđược sử dụng để truy suất hay gán giá trị cho các thuộc tính khác của đối tượng khilập trình

+ Quy tắc đặt tên: Là một chuỗi có tối đa 40 ký tự, bắt đầu bằng chữ cái,không chứa khoảng cách, không chứa dấu tiếng Việt và thường có 3 ký tự đầu tiênđược gọi là tiền tố với chức năng để phân loại đối tượng

+ Chúng ta thường sử dụng các tiền tố như sau:

- Thuộc tính tiêu đề - Caption : Trên tiêu đề nếu có ký tự & thì khi xuất hiệntrên biểu mẫu, chữ cái liền sau ký tự & sẽ được gạch chân để thay vì bấm chuột trựctiếp vào đối tượng ta bấm Alt + ký tự được gạch chân

- Thuộc tính khả ứng – Enable

- Thuộc tính Fort

- Fore Color: Màu chữ

- Back Color: Màu nền (Background)

- Tab Index: Quy định thứ tự của việc nhận điều khiển khi ta bấm phím Tablúc ứng dụng hoạt động

- Index

- Tool Ttgrgtrtgip Text

1.1.3.3 Một số đối tượng dùng để thiết kế form

- Hộp văn bản – Text Box

- Nhãn – Label

- Nút lệnh – Command Button

- Hộp kiểm - Check Box

- Nút lựa chọn – Option Button

- Khung – Frame

- Hộp danh sách đổ xuống – ComboBox

- Hộp danh sách - ListBox

1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft OfficeProfessional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ(Toolbar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phầnlớn mọi người đã quen dùng Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụngkhác trong môi trường Windows cũng rất thuận tiện

1.2.1 Làm việc với bảng (Table)

Bảng dữ liệu (table): Là một thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ

liệu(CSDL) Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng

Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta mới chỉ có cấu trúc các bảng chứ chưa

có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ cácràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu Để thiết lập được quan

hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu Các bước tạobảng như sau:

- Bước 1; Khởi động và tạo một CSDL mới

- Bước 2: Từ cửa sổ Database chọn Table, sau đó chọn Create table inDesign View Từ thanh công cụ chọn Datasheet View

- Bước 3: Điền tên các trường vào các cột Field Name, chọn dữ liệu trong cộtData Type, mô tả nội dung trong trường Description, lựa chọn tính chất trongtrường Field Properties

- Bước 4: Ta đã tạo xong một bảng mới trong CSDL

1.2.2 Truy vấn (Query)

Truy vấn (query): Các thông tin nhập vào từ các bảng chưa được tổng hợp để

phục vụ cho công tác báo cáo vì vậy người ta phải sử dụng một công cụ để truy vấnthông tin (Query) chẳng hạn như: Lựa chọn các trường và mẫu tin cần thiết, xếp thứ

tự các mẫu tin theo trường quy định, tham khảo dữ liệu trên nhiều bảng Sử dụngbảng vấn tin để làm Form hay Report Thực hiện những thay đổi trong bảng dữ liệu.Tính toán số liệu trên Table Có thể tạo ra một Table mới

1.2.3 Biểu mẫu (form)

Form là công cụ dùng để nhập hay xem số liệu vào cơ sở dữ liệu Thay vìnhập trực tiếp vào Table thì chúng ta có thể nhập từ Form Các dữ liệu này được ghivào trong Table

1.2.4 Báo cáo (Report)

Report là đối tượng trong Database Report được sử dụng như công cụchuyên nghiệp trong Access tạo ra các báo cáo Access cho phép tạo các Report chitiết, Report thống kê theo nhóm, tạo Mailing Label (nhãn thư tín), tạo Report cóChart minh họa…

Chương 2.

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Giới thiệu chung về công ty

Cửa hàng điện tử điện lạnh Quang Thái được thành lập ngày 02/07/2010 có trụ

sở chính tại 252A đường Cách Mạng Tháng 8 – Thành Phố Thái Nguyên

Cửa hàng hoạt động kinh doanh chủ yếu về các mặt hàng điện tử, điện lạnh như:

Tủ lạnh, máy giặt, điều hòa, quạt điện… và các thiết bị phụ tùng khác

2.1.1 Cơ cấu nhân sự

- Giám đốc: Ông Đinh Anh Hào

- Tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai

- Kinh doanh: Ông Phạm Tiến Sơn

- Vật tư: Ông Đông Dược Thảo

- Kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến

2.1.2 Phân công công việc

Bao gồm: Chủ cửa hàng thực hiện các chức năng sau:

- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của cửahàng, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động

- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của nhân viên

- Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của cửa hàng về tổchức nhân sự, lương, tài chính kế toán

Nhân viên kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của cửa hàng, là người trực tiếp lập

kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thông tin những chức năng kĩ thuậtnhững mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo với chủ cửa hàng

Về tài chính do bà Trần Thị Tuyết Mai đảm nhiệm, có nhiệm vụ thống kê sổsách, báo cáo tình hình tài chính cho chủ cửa hàng, tổng hợp tình hình hoạt động tàichính trong từng chu kì kinh doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lượctrong thời gian tới

Việc kinh doanh do ông Phạm Tiến Sơn Trưởng đảm nhiệm, thực hiện các chứcnăng sau:

- Khai thác thị trường: phát triển thị trường, tìm hiểu thị trường để có thể mởrộng phạm vi kinh doanh Tìm những mặt hàng mà khách hàng đang cần, hay có thểgiới thiệu các sản phẩm của cửa hàng.

- Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên là: Dương Thị Thu và NguyễnThảo phụ trách, có nhiệm vụ giới thiệu những tính năng của sản phẩm đến kháchhàng giúp họ có thể đưa ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu.Việc quản lí kho trực tiếp quản lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm Để đảm bảoquản lí kho một cách chặt chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng bộ phận quản líkho đều có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm, đánh giá chất lượng, kiểm kê số lượngsao cho phù hợp với kế hoạch kinh doanh của cửa hàng

Bộ phận kỹ thuật do ông Mai Văn Tiến thực hiện gồm các công việc sau:

- Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào

- Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kí vớikhách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật có liên quanđến thiêt bị bàn giao, bảo hành

2.1.3 Khảo sát và phân tích nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng

Hiện nay, việc kinh doanh bán hàng của cửa hàng diễn ra dưới sự điều hànhcủa chủ cửa hàng Hằng ngày, chủ cửa hàng và nhân viên kế toán của cửa hàng tưvấn bán hàng và đảm nhiệm công việc thu tiền của khách, ghi chép sổ sách thanhtoán cho nhà cung cấp khi nhận hoặc giao hàng Công việc tuy không phức tạpnhưng tiêu tốn rất nhiều thời gian, và nhiều khi dữ liệu mua bán kinh doanh bị xáotrộn, việc đối chiếu sổ sách đôi khi bị nhầm lẫn, có quá nhiều thông tin cần phải lưutrữ khiến cho chủ cửa hàng rất vất vả trong việc quản lý giấy tờ và sổ sách

Hiện tại công việc quản lý kinh doanh của cửa hàng có thể tóm lược như sau:Trong quản lý kinh doanh mua bán các mặt hàng, các khách hàng là cáckhách hàng mua buôn, các khách hàng là khách hàng mua lẻ, đồng thời phải kiêmluôn cả việc quản lý công nợ, các chi phí dùng cho việc kinh doanh hàng ngày nhưtiền điện, nước…

Quản lý nhập hàng hóa: Cửa hàng nhập các mặt hàng từ các nhà cung cấp,bán lẻ khi giao nhận, có những mặt hàng phải thanh toán ngay, có những mặt hàngsau một khoảng thời gian nào đó nếu không bán được thì có thể yêu cầu nhà cungcấp thu hồi lại hàng hóa và dựa trên thông tin hàng hóa đó nhà cung cấp sẽ quyếtđịnh giá bán của các mặt hàng.

Quản lý kinh doanh: Việc kinh doanh buôn bán của cửa hàng diễn ra hàngngày, có rất nhiều đối tượng tham gia vào hoạt động này như các khách hàng mua

lẻ, các khách hàng mua buôn hoặc mua với số lượng lớn, việc quản lý kinh doanhvới từng loại đố tượng là rất cần thiết Đồng thời với việc quản lý bán hàng thì việcthanh toán công nợ và các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh hàngngày cũng rất cần thiết

Thống kê các danh mục hàng hóa: Hàng tháng đều phải thống kê các mặthàng về chủng loại, số lượng lớn là mặt hàng tiêu thụ mạnh hay đang tồn kho…trên

cơ sở kết hợp với bên ngoài thì mới có những nhận định chính xác về tình hình kinhdoanh của cửa hàng hiện tại và có những kế hoạch kinh doanh sắp tới

2.1.3.1 Mục tiêu khảo sát

Công việc khảo sát nhằm:

- Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý bán hàng cũ

- Tìm hiểu các yêu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò người quản lý

- Tìm hiểu thông tin ở một số hệ thống quản lý bán hàng hiện đại thông quanhiều hình thức như: Internet, sách, truyền hình…

- So sánh để đối chiếu mặt mạnh, mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằmđưa ra hướng xây dựng hệ thống cải tiến hơn so với các hệ thống cũ

2.1.3.2 Mô tả bài toán

Hàng hóa được nhập vào cửa hàng người quản lý ghi đầy đủ thông tin củaviệc nhập hàng Mặt hàng bị lỗi hoặc tồn kho không bán được thì tạo phiếu trả hàngcho nhà sản xuất

Bộ phận quản lý sẽ lưu các thông tin vào các tệp khách hàng, nhân viên, nhàcung cấp, mặt hàng và sẽ lấy thông tin ra khi cần

Khi khách hàng đến mua hàng thì khách hàng tìm kiếm những mặt hàngmình muốn mua nhờ sự trợ giúp của nhân viên Khi đó nhân viên có nhiệm vụ giới

thiệu và chỉ dẫn cho khách hàng về mặt hàng mà họ muốn mua Sau khi khách hàng

đã quyết định mua mặt hàng nào đó thì khách hàng thanh toán và nhân viên sẽ gửicho khách hàng một hóa đơn

Trong khi thanh toán thì khách hàng cung cấp thông tin (họ tên, địa chỉ, sốđiện thoại….) cho nhân viên và được lưu trữ vào tệp khách hàng Thông tin kháchhàng được quản lý trong bộ phận quản lý thông tin chung để: Sau khi nhận hàngtrong thời gian quy định, khách hàng nhận thấy mặt hàng mình đã mua bị lỗi thìkhách hàng có thể trả lại hàng cho cửa hàng Khi nhận lại hàng, cửa hàng làm 1phiếu thu hồi hàng, bao gồm các thông tin: Khách hàng, mặt hàng, số lượng, ngàytrả, kho nhận lại Đồng thời cửa hàng sẽ đổi hàng nếu như còn mặt hàng và sẽ trả lạitiền cho khách hàng trong trường hợp mặt hàng đã hết

2.1.3.3 Xây dựng hệ thống mới

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả của việc kinh doanh và hệ thống quản lýđược vận hành chính xác, an toàn, hiệu quả và lâu dài, đem lại lợi ích cho cửa hàngcũng như khắc phục những nhược điểm, thiếu sót, bất cập trong công tác quản lýbán hàng thủ công trước đây Nhận thấy cần phải xây dựng một chương trình quản

lý bán hàng có đầy đủ các chức năng của hệ thống cũ được tin học hóa, bên cạnh đócũng cần phải xây dựng thêm các chức năng mới để nâng cao hiệu quả của công tácquản lý, đảm bảo sự tin cậy của hệ thống, giảm bớt thời gian và công sức lao động,

tự động hóa các công việc nhàm chán có tính chu kỳ (thống kê, tính công nợ…)tăng cường khả năng bảo mật trong công tác lưu trữ, xử lý, truy vấn thông tin…Giảm thiểu sai sót rủi ro Đó là các chức năng cần thiết mà một hệ thống quản lýcần có để đưa vào thực tế

Việc áp dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý kinh doanh bán hàngnhằm giải quyết nhiều khâu trung gian không cần thiết, đáp ứng tốt nhu cầu về tínhchính xác, tiện lợi, đầy đủ, nhanh chóng cập nhật thông tin khi có sự thay đổi

không ngừng đổi mới về công nghệ mà còn phải đổi mới về cách thức quản lý.Ngoài ra, việc lưu trữ số liệu cần phải có sự an toàn về dữ liệu, về tin học mới làcông cụ hữu hiệu nhất để lưu trữ thông tin một cách tối ưu.

Trong giai đoạn hiện nay, việc đào tạo và tuyển chọn lao động hiểu biết vềviệc sử dụng thành thạo các thao tác trên máy tính là một việc không khó khăn.Điều quan trọng là phải xây dựng được phần mềm quản lý hệ thống đáp ứng đượccông tác quản lý của chúng ta, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời đáp ứngđược những đòi hỏi hiện nay

Một chương trình với đầy đủ chức năng cơ bản làm thay cho kiểu thủ công,chương trình có khả năng thống kê và tổng hợp số liệu, từ đó rút ra kết quả nhanhchóng, chính xác và an toàn Việc viết các phiếu nhập hàng, giao hàng… như trướcđây sẽ được thay bằng tin học hóa, hầu như con người không phải động chạm gìnhiều vào sổ sách Thay cho việc thường xuyên phải kiểm tra, thống kê sổ sách thìgiờ đây, họ chỉ cần tổng hợp lại trong máy tính mà không phải xem xét tận nơi màvẫn thu được kết quả rất chính xác trong thời gian ngắn, công tác lưu trữ thông tintrở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn Hầu như bất cứ lúc nào bộ phận quản lý cần thì hệthống có thể đưa ra các thông tin trọn vẹn với những yêu cầu khác nhau

Quản lý chặt chẽ và cập nhật kịp thời một thay đổi về các mặt hàng, các nhàcung cấp bán lẻ và giá cả của các mặt hàng hiện nay

Quản lý việc nhập các mặt hàng, giao hàng cho khách hàng mua buôn vàthông tin về các đợt khuyến mại, tổng hợp công nợ và tình hình thu chi

Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo các tiêuchí tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu

2.2 Phân tích, thiết kế hệ thống

2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

2.2.2 Các sơ đồ luồng dữ liệu

2.2.2.1 Các kí hiệu dùng trong xây dựng luồng dữ liệu

- Chức năng xử lý: là một quá trình biến đổi thông tin

Biểu diễn: hình tròn hoặc hình elip có viết tên chức năng ở bên trong

- Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin ra hoặc vào chức năng

Biểu diễn: Dùng các mũi tên có hướng viết dọc theo mũi tên