Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần OLYMPIA

Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần OLYMPIA

Lời nói đầu

Hoạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụquản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tich cực trong việc đIũu hành và kiểm soát cáchoạt động kinh tế của nhà nớc

Trong đIũu kiện kinh tế thị trờng đang phát triển nhanh chóng, sự cạnh tranhngày càng gay gắt cụng với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hoạch toán kinh doanh, đẻ

có thể tồn tại và phát triển đợc đòi hỏi các đơn vị sản xuất phải đảm bảo tự chủ tronghoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi muốn thực hiện đợc iều đó mỗi doanh nghiệpphải không ngừng củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến máy,móc thiết bị, qui trình công nghệ, nâng cao tay nghề của công nhân và trình độ chuyênmôn của cán bộ

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí nguyên vạt liệu là yếu

tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, bất cứ một sựbiến động nào của yếu tố chi phí nguên vật liệu dều làm ảnh hởng đến giá thành sảnphẩm và lợi nhuận của doang nghiệp Vì vậy quản lý tốt khâu thu, mua, dự trữ, bảo quả

và sử dụng nguyên vật liệu sẽ là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí, hạ giáthành đi đôi với việc nâng cao chát lợng sản phẩm từ đó nâng cao khả năng cao khảnăng cạnh tranh và tăng tính lợi nhuận cho doanh nghiệp

Qua thời gian học tập và công tác tại trờng và thực tập tại công ty cổ phầnOLYMPIA, em đã lân lơt nghiên cứu sâu hơn các vấn đề mà nhà trơng và các thầy côtin tinh day bảo

Công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vât liệu

Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, thực hiện phơngchâm học đi đôi với hành, sản phẩm, lý luận gắ liền với thực tiễn Là một sinh viên tr -ờng CĐKTKTTM đợc tào tạo qua chuyên nghành kế toán, nhân thức đợc tầm quantrọng của công tác hạch toán kế toán để có đợc những thông tin cần thiết, kịp thời trongviệc tìm ra phơng pháp biện pháp, nhằ thúc đẩy và nâng cao hiệu quả kinh tế chodoanh nghiệp

Trong đợt đi thực tập này em nhận tháy đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh và năm đơc phàn công tác hoach toán Nguyên vậtliệu em đã chọn đề tài “ Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vậtliệu “

Phần I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản

nguyên vật liệu

Phần II: thực trạng về tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở

công ty cổ phần OLYMPIA

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập,xuất và bảo

quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA

Phần I

Lý luận chung vè tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và

bảo quản nguyên vật liệu

I khái niệm, đặc điểm, tầm quan trọng tổ chức kế toán trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh

1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu

Trong thực tiễn, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh

đều cần phải có đủ ba yếu tố co bản là: t liệu lao động,đối tợng lao động, và lao độngsống Trong đó đối tợng lao động chính là yếu tố vật chất của sản phẩm, là tất cả nhữngvật mà lao động của con ngời tác động nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của conngời

Đối tợng lao động có hai loại: thứ nhất là những vật liệu có sẵn trong tự nhiên

nh quặng trong lòng đất, cá dới biển, gỗ trong rừng nguyên thuỷ…, thứ 2 là những vật, thứ 2 là những vậtliệu đã qua chế biến nh gang trong lò luyện thép, sợi trong nhà máy dệt, bột gỗ trongnhà máy giấy…, thứ 2 là những vật Đối tợng lao động đã quachế biến gọi là nguyên liệu

Những đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu đợc thể hiện rõ nét là:

- Hoạt động sản xuất:nguyên vạt liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất cà

nó là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm

- Trong quá tình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu

là một loại TSLĐ nên nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi thamgia vào quá trình sản xuất, dới tac động của ngời lao động, chúng đều bị tiêu hao toàn

bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm.Do vậy, toà bộ giá trị vật liệu đợcchuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷtrọng lớn và nó là yếu tố cơ bản của giá thành sản xuất sản phẩm Do đó, việc hạ chiphí nguyên vật liệu trên cơ sở tiết kiệm nguyên vật liệu nó là yếu tố chính để hạ chi phísản xuất và giảm giá thành sản phẩm

Tất cả các đặc điểm trên đây điều là căn cứ cho công tác tổ chức hạch toánnguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp nguyên vậtliệu trong các doanh nghiệp

Việc tiến hành sản xuất có thuận lợi hay không là tuỳ thuộc vào nhiều quá trìnhcung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không , bảo quản có tốtkhông Nừu quá trình cung cấp và bảo quản nguyên vật liệu tốt sẽ tạo điều kiện cho sảnxuất sản phẩm có chất lợng và có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thịtrờng kể cả trong và ngoài nớc

2 Vai trò của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản

lý kinh tế, là công cụ quan trọng thực hiện quản lý điều hành, kiểm tra, giám sát các

hoạt động của quá trình nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu trong các doanhnghiệp cũng nh trong vi phạm toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

II cầu quản lý nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh Yêu nghiệp

1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc của quá trìnhsản xuất _kinh doanh ở các doanh nghiệp Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ,bảo quản và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiếtkiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Để đạt đợc điều đó doanh nghiệp cần thực hiện:

-Yêu cầu thứ nhất: Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vậtliệu trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh

điểm cho nguyên vật liệu Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệuphải rõ ràng, chính xác tơng ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu

- Yêu cầu thứ 2: Trong doanh nghiệp, vật liệu luôn đợc dự trữ ở một mức nhất

định, hợp lý nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục Do vậy, doanhnghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyênvật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoăc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó Địnhmức tốn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở xây dựng cơ sở để xây dựng kế hoạch thumua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

- Yêu cầu 3: Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ giảm thiểu h hao, mát mát,các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bãi bến đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đợctrang bị các phơng tiện bảo quản cân, đo, đong, đếm cần thiết: Bố trí th kho có đủphẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thựchiện các nhiệm nhập, xuaqát kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho vớitiếp niệu va kế toán vật t

2 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phínguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lơn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lýnguyên vât liệu và công tác tổ chức hach toán nguyên vật liệu la điều kiện quan trọngluôn luôn song hành cùng nhau Hạch toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời đẩythì lãnh đạo mới nắm bắt đợc tình hình thu, mua, dự trữ, sử dụng và bảo quản nguyênvật liệu cả về kế hoạch và thc hiện, từ đó có biện pháp thích hợp trong quản lý

Mặt khác, tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán nguyên vật liệu sẽgiúp cho việc hạch toán giá thành của doanh ngiệp chính xác

Xuất phát từ yêu cầu quản lý, vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu có nhữngnhiệm vụ sau:

- Tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán ghichép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời hiện có và tình hình luân

chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật để cung cấp số liệu cho việc tậphợp chi phí sản xuất và tính giá thành san phẩm.

- Tập hợp vầ phản ánh đày đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trị nguyên vậtliệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Thực hiên viêc đánh giá , phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua nguyên vật liệu,

dự trữ nguyên vật liệu và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

III phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nêncần phải sử dụng nhiều nguyên liệu, vật liệu Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanhnghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toánnguyên vật liệu

1.1 phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì

nó cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, nếu không có nó thì sẽ không hình thành nênthực thể của sản phẩm đợc, nó bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài Các doanhnghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên liệu, vật liệu chính khác nhau: ở doanh nghiệp cơkhi nguyên liêu, vật liệu chính là sắt, thép ở doanh nghiệp sản xuất đờng nguyên vậtliệu chính là cây mía còn ở doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thi nguyên vật liệu chính

là đờng, nha, bột Cũng có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên liệu, vậtliệu cho doanh nghiệp khác đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tụcgia công chế biến đợc coi là nguyên liệu, vật liệu chính

- Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính đểhoàn thiện sản phẩm, làm tăng chất lơng cho sản phẩm, tạo dáng cho san phẩm

- Nhiên liệu: là những loại vật liệu có khả năng tạo ra động lực để phục vụ chosản xuất sản phẩm nh là phục vụ cho phơng tiện vận tải, cho máy móc thiết bị

Nhiên liệu có thể tồn tại ở 3 trạng thái khác nhau nh thể rắn thể lỏng thể khí

- Phụ tùng thay thế đây là những chi tiết đợc sử dụng khi thay thế khi sửa chữamáy móc thiết bị, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: đây là những loại thiết bị, máy móc đợc dung trongnghành xây dựng cơ bản nh: công cụ, khí cụ, vật kết cấu Nó bao gồm thiết bị cần lắphay không cần lắp

- Vật liệu khác: là những vật liệu khác 5 loại trên nh phế liệu thu hồi từ thanh lýtài sản cố định, vật liệu do quá trình sản xuất loại ra và đợc thu hồi

1.2 Phân loại theo mục đích sử dụng

Nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: nó bao gồm cả vật liệuchính, vật liệu phụ, bán thành phẩm mua ngoài, nó tạo nên thực thể vật chất cuả sảnphẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho các nhu cầu khác: Nó là những loại nguyên vậtliệu phục vụ cho nhu cầu quản lý phân xởng, quản lý chung, bán thành phẩm hànghoá

1.3 Phân loại theo nguồn gốc hình thành nguyên vật liêu

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những loại vật liệu mà doanh nghiệp đi mua củacác đơn vị khác về dùng cho sản xuất sản phẩm

- Nguyên vật liệu tự chế: là loại vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất chế biến đểdùng cho sản xuất sản phẩm khác

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn tham gia liên doanh hoặc vốn cổ đông, biếutặng

Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp

tục chi tiết và hình thành nên “sổ danh điểm vật liệu”, sổ này xác định thống nhấttên gọi, ký hiệu mã, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá thành hạch toán của từng danh

điểm nguyên vật liệu

2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toánnguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo gía thực tế :

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở chứng từ hợp

lệ chứng minh các chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu

a Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua, cácloại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình muanguyên vật liệu và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệutrừ đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách,phẩm chất

Trờng hợp nguyên vật liệu mua vào sử dụng cho các đối tợng

Ký Hiệu Tên, nhãn

hiệu, quycách NVL

Đơn vị tính Đơn giá

hạch toán Ghi chúNhóm

Danh

điểmNVL

không chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ(tức là sử dụng phơng pháptrực tiếp) hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi và dự án thì giá mua bao gồm cảthuế GTGT

- Đôí với các vật liệu tự gia công chế biến: giá thực tế bao gồm giá xuất khoNguyên vật liêu đa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển,bốc dỡ

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài ra công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhậpkho là bao gồm trị giá vốn thực tế của vật liêu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến

Số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ khigiao nhận

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn của các bên tham gia liên doanh hoặc các

cổ đông: Nó đợc xác định dựa trên cơ sở giá thoả thuận thống nhất đánh giá của cácbên tham gia liên doanh hoặc các cổ đông.Nó đợc xác định dựa trên cơ sở giá thoảthuận thống nhất đánh giá của các bên tham gia liên doanh hoặc các công ty cổ đông

- Đối với các nguyên vật liệu nhận từ cấp trên cấp: trị giá vốn thực tế của nguyênvật liệu nhâp kho là giá trị trên biên bản giao nhận trên biên bản giao nhận và các chiphí phát sinh khi giao nhận

- Đối với các nguyên vật liệu do đợc do biếu tặng, đợc tài trợ: trị giá thực tế nhậpkho loà giá trị hợp lý và các chi phí phát sinh khác

- Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: thịgiá trị vốn đợc tính theo giá trị thực tế hoặc theo giá bán thị trờng

b, xác nhận trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.

Nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều vốn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhaunên nhiều có giá trị khác nhau Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào địa

điểm hoạt động yêu càu, trình đọ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tìnhtoán của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phơng pháp tính giáthực tế nguyên vật liệuxuất kho

* Phơng pháp bình quân gia quyền:

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuấ kho đợc căn cứ vào số lợng nguyênliệu, vật liệu xuất kkho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức sau:

Trị giá vốn thực tế số lợng nguyên đơn giá bình

của nguyên vật liệu = vật liệu xuất kho x quân gia quyền

xuất kho

Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Đơn giá tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

gia quyền =

bình quân Số lợng NVL Số lợng NVL

tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

- Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng loại nguyên liệu, vật liệu.

- Đơn gia bình quân có thể các định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳhay đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách này, khối lợngtính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểmcuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời

- Đơn giá có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liênhoàn hay đơn giá bình quân di động Theo cách này, xác định đợc vốn thực tế nguyênliệu, vật liệu hàng ngày, cung cấp thông tin đợc kịp thời

* Phơng pháp nhập tớc- xuất trớc (FIFO )

Theo phơng pháp này, kế toán giả định nguyên vật liệu nào nhập kho tr ớc sẽ đợcxuất trớc và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho Trị giá hàngtồn kho cuối kỳ đợc tính theo số lợng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng saucùng

* Phơng pháp nhập sau- xuất trớc (LIFO )

Theo phơng pháp này đợc dựa trên giả định hàng nào nhập sau thì xuất trớc và trịgiá hàng xuất kho đợc tính bằng cách căn cứ vào số lợng hàng xuất kho, đơn giá củanhững lô hàng nhập mới phát hiện trong kho.Trị giá của hàng tồn kho và đơn giá củanhững lô hàng nhập sau kkhi xuất lần cuối tính theo thời điểm xác định số tồn kho Ph-

ơng pháp này thích trong thời diểm lạm phát (giá cả có xu hớng tăng) Khi giá cả có xuhơng tăng thì lợng hàng xuất có giá trị cao, lợi nhuận giảm và giá trị nguyên vật liệutồn kho cuối kỳ là thấp nhất và ngợc lại

* Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ:

Đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nguyênvật liệu tồn đầu kỳ:

Đơn giá thực tế Giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ

NVL tồn =

đầu kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ

Phơng pháp này đợc áp dụng trong trờng giá cả ổn định đồng thời có thể áp dụng

đối với các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ lớn, lợng nhập trong kỳít

* Phơng pháp theo giá trị thực tế đích danh :

Phơng pháp này thờng áp dụng đối với những loại nguyên vật liệu có giá trị cao,các nguyên vật liệu đặc biệt, ít chủng loại nh vàng bạc, đá quý, các chi tiết của ô tô, xemáy co thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhóm hay từng loại theo từng lần nhập kho

Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ số lợng xuất kho và đơn giánhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho.

* Phơng pháp câc đối :

Theo phơng pháp này thì phải tính trị giá mua thực tế của nguyên vật liệu

còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số liệu nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ với đơn giá

mua còn lại cuối kỳ trong tháng

Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của nguyên vật liệuxuất kho

+

Trị giá muathực tếnguyên vậtliệu nhậptrong kỳ

-Trị giámua thực

tế nguyênvật liệu

Để tính đợc trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cần phái phân bổ chi phí muacho số hàng đã xuất kho theo công thức:

Chi phí mua

phân bổ cho

hàng xuất kho +

Chi phí phân bổcho NVL đầu kỳ +

Chi phí phân bổcho NVL phát sinhtrong kỳ

x

Trị giá muacủa NVLxuất khoGiá trị mua của

2.2: Đánh giá theo giá hạch toán:

Giá hạch toán là loại giá do doanh nghiệp tự xây dựng, nó đợc xác định trongmột thời kỳ nhất định, để làm giá hạch toán nguyên vật liệu thông thờng nó đợc sửdụng ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại nhiều, việc nhập xuấtnguyên vật liệu đợc diễn ra thờng xuyên, liên tục, hàng ngày kế toán khó tính giá thực

tế theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh do đó hàng ngày nhập, xuất nguyên vật liệutheo giá hạch toán, đến cuối tháng hay cuối kỳ căn cứ vào chứng từ để tính giá nguyênvật liệu nhập kho,

Sau đó thực hiện việc điều chỉnh sổ sách kế toán

- Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán(H):

- Tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Trị giá thực tế của trị giá hạch toán hệ số

NVL xuất kho = NVL xuất kho + chênh lệch

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiệm vụ nhập, xuất, tồn khonguyên vật liệu nhiều, giá mua thực tế biến động lớn, thông tin về giá không kịp thời

Có nhiều phơng pháp tính giá khác nhau, tuy nhiên phải tuỳ thuộc vào từng đặc

điểm của từng doanh nghiệp mà vận dụng một phơng pháp tính giá nguyên vật liệuxuất kho sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp

IV Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

1 Chứng từ kế toán:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tếphát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải nhập chứng từ đầy đủ,kịp thời đúng chế độ quy định Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định14/TC/QD/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo quyết định 885/1998/QĐ/BTC ngày16/07/1998 của bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán bao gồm:

-Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)

-Phiếu xuất kho (mẫu 02 VT)

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 –VT)

-Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (mẫu 08 – VT)

-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 BT)

-Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho (mẫu 01 – BT)

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫubiểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp

lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanhnghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn nh:

-phiếu xuất kho nguyên vật liệu hạn mức (mẫu04 VT)

-Phiếu báo nguyên liệu, vật liệu cuối kỳ (mẫu 07-VT)

-Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu, vật liệu (mẫu 05 – VT)

2 Sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu.

Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, trên cơ sở chứng từ kế toánhợp lý, hợp pháp sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiếtcác nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán

về nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ(thẻ) kho, sổ (thẻ)chi tiết nguyên vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d, ngoài ra còn có thể mở thêmbảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kết tổng hợp Nhập – Xuất – tồn kho nguyênvật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, giản đơn, nhanh chóng, kịp thời

3 Phơng pháp kế toán nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hoẹp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõichặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu,vật liệu về số lợng và giá trị các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ

kế toán chi tiết và vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phù hợp

để góp phần tăng cờng quản lý nguyên liệu, vật liệu

3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:

Phơng pháp này tiến hành theo dõi chi tiết nguyên vật liệu song song cả ở kho

và phòng kế toán theo từng loại nguyên vật liệu với cách ghi chép gần nh nhau Chỉkhác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉtiêu số lợng, còn kế toán theo dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán nguyên vật liệu Cơ

sở để ghi sổ (thẻ) kế toán nguyên vật liệu là các chứng từ nhập, xuất, tồn kho nguyênvật liệu do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra lại, hoàn chỉnh đầy đủ chứng từghi chép các loại nguyên vật liệu trong sổ kế toán chi tiết và thẻ kho phải phù hợp, cuốitháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ngoài ra, để

có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chitiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từngnhóm nguyên vật liệu

Phơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại nguyên vật liệu,khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên, trình độ kế toáncha cao Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độtin cậy cao của thông tin và khả năng cung cấp thông tin nhanh cho giá trị hành tồnkho, khối lợng ghi chép lớn, ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủkho

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

theo phơng pháp ghi thẻ song song Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi chú: ghi hàng ngày

Ghi cuôi tháng

Đối chiếu, kiểm tra

3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lợngchứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều thì phơng pháp thích hợp để hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu là phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Theo phơng pháp này, các kế toán chỉ mở “sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vậtliệu” theo từng kho, kế toán lập bảng “bảng kê nhập vật liệu”, “bảng kê xuất vật liệu”

và dựa vào những bảng kê này để ghi vào “sổ luân chuyển nguyên vật liệu” Khi nhận

đợc thẻ kho với “sổ luân chuyển nguyên vật liệu” đồng thời từ “sổ đối chiếu luânchuyển nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu Nh vậy, ph-

ơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế toán, nhng vì dồn côngviệc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập,xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽgặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toánkhác

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

Theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập vật liệuPhiếu nhập kho

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất

vật liệuThẻ kho

Sổ kế toán tổng hợp

về vật liệu

Sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày

l-Theo phơng pháp này, thẻ kho ngoài việc ghi “thẻ kho” nh các phơng pháp khácthì cuối kỳ còn phải ghi lợng nguyên vật liệu tồn kho từ “thẻ kho” vào “sổ số d”

Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuât của từng danh điểm NVL đợc tổng hợp từcác chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5hoặc mời ngày một lần (kèm theo “phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trịgiá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “bảng luỹ

kế nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” (bảngnày mở theo từng kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “ sổ số d” do thủ kho chuyển

đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên “sổ số d” với tồn khotrên “bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” Từ bảng này, kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Phơng pháp này tránh việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong

kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ nhng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiệnsai sót gặp nhiều khó khăn vì vậy, phơng pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủkho phải co trình độ chuyên môn cao

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

Theo phơng pháp số d

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhậpPhiếu nhập kho

nhập, xuất, tồn kho NVL

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ

kế toán tổng hợp

về vật liệu

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

V Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

1 Các phơng pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và đơc nhập, xuất kho ờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liẹu của từng doanh nghiệp mà cácdoanh nghiệp có các phơng thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm

th-kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho( mỗi lần nhập xuất kho đều có cân, đong, đo,

đếm) nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào cuối kỳ bằng cáchcân, đong, đếm, ớc lợng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Tơng ứng với hai phơng thứckiểm kê trên, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các loại hành tồn khonói chung có hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê

định kỳ

1.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên liên tục, có

hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên sổ kế toán

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nóichung và tài khoản nguyên vật liệu nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tìnhhình biến động tăng, giảm của vật t, hàng hoá Vì vậy, giá trị vật t, hàng hoá trên sổ kếtoán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số lợng kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho,

so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lợng vật t thừa, thiếu,truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các

đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

1.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK)

phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán vào kết quả kiểm kê thực tế đểphản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giávật t, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức

Trị giá vật t trị giá vật t trị giá vật trị giá vật t

Hàng hoá = hàng hoá mua + t hàng hoá - hàng hoá

Xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động vật t, hàng hoá không theo dõi, phản

ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật t, hàng hoá mua và nhập kho đợc phản

ánh trên một tài khoản riêng (tài khoản “mua hàng”)

Công tác kiểm kê vật t, hàng hoá đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác

định giá trị vật t, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh các tàikhoản hàng tồn kho Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp KKĐK các tài khoản hàng tồnkho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (đểkết chuyển số d cuối kỳ)

Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủngloại vật t, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau giá trị thấp và đợc xuất hàng thờngxuyên

Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có những u điểm là giảm nhẹ khối ợng công việc hạch toán, nhng độ chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục

l-đích khác nhau phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi

2 Hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phơng pháp KKĐK

2.1 Tài khoản sử dụng:

a, Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu“ ”

- Công dụng: tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có với tình hình tăng giảmnguyên vật liệu theo giá thực tế

- Nội dung, kết cấu:

 Trị giá NVL đơc giảm giá hoặc trả lại ngời bán

 Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

+ D nợ: giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại,nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp , thông thờng cácdoanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu nh:

TK 1521: Nguyên vật liệu chính

TK 1522: Vật liệu phụ

TK 1523: Nhiên liệu

b, Tài khoản 151 hàng mua đang đi đ“ ờng”

- Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật t, hàng hoá mà doanhnghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho

- Nội dung, kế cấu:

+ Bên nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng

+ Bên có: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giaocho các đối tợng sử dụng hay khách hàng

+ D nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho

c, Tài khoản 611 Mua hàng“ ”

- Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh nhập xuất vật liệu của doanhnghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK

- Nội dung, kết cấu:

+Bên nợ:

 Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ

 Mua vật liệu nhập kho

+Bên có:

 Xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất hoặc các nhu cầu khác

 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

+Không có số d cuối kỳ

d, Tài khoản 133 thuế GTGT đ“ ợc khấu trừ”

- Công dụng: dùng để phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ

- Nội dung kết cấu:

+Bên nợ: phản ánh số thuế GTGT phải đợc khấu trừ

+Bên có:

 Phản ánh số thuế GTGT đã đợc khấu trừ

 Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ khi mua nguyên vật liệu nếu đợc ởng các khoản chiết khấu thơng mại, khoản giảm giá nguyên vật liệu hoặcnguyên vật liệu mua bị trả lại

+Số d nợ: phản ánh số thuế GTGT còn phải khấu trừ

e, Tài khoản 331 phải trả ng“ ời bán”

- Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả củadoanh nghiệp cho ngời bán nguyên vật liệu, ngời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh

tế đã ký, kết, nó cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả chongời nhận thầu về XDCB

- Nội dung, kết cấu:

+ Bên nợ:

 Phản ánh số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu

 Phản ánh số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu

nh-ng cha nhận đợc nh-nguyên vật liệu

 Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp

 Phản ánh số tiền trả cho ngời bán nguyên vật liệu, ngời cung cấp lao vụ, dịch

vụ và ngời nhận thầu XDCB

 Điều chỉnh giá tạm tính và giá thực tế của số nguyên vật liệu, lao vụ, dịch vụ

đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

+ Số d có: phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán , ngời cung cấp, ngời nhậnthầu

Tài khoản này có thể có số d nợ (nếu có)phản ánh số tiền đã ứng trớc cho ngờibán hoặc số tiền trả nhiều hơn số phải trả theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể nên khilập bảng cân đối kế toán phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng phản ánh ở tài khoảnnày để ghi vào 2 chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn

2.2 Hạch toán kế toán nhập kho nguyên vật liệu.

a, Nguyên vật liệu thu mua nhập kho

Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải cóhai loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng “hoá đơn GTGT” hoặc “hoá đơnbán hàng”(do ngời bán lập giao cho doanh nghiệp) và phiếu xuất kho(do cán bộ nghiệp

vụ của doanh nghiệp ), trờng hợp nguyên vật liệu là nông, lâm, thuỷ sản, hải sản muatrực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập “bảng kê mua hàng” thay cho hoá đơn

Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của kế toán phụthuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên

- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi

Nợ 152: phần ghi vào giá trị NVL nhập kho

Nợ 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 311: Hoá đơn cha trả ngời bán

Có 111, 112, 311:Thanh toán bằng tiền

Có 331: cha thanh toánSang các tháng sau, khi số hàng đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ 152

Có 151

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Khi kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập, cha nhận đợc hoá đơn thì căn cứ vào lợngnguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán) kế toán ghi:

Nợ 152 Giá tạm tính

Có 331

Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi sổ âm để

điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ (nếutính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Chẳng hạn khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung

Nợ 152: giá nhập thực tế- giá tạm tính

Nợ 133: thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 331: giá thanh toán – giá tạm tínhTrờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán khi ứng trớc tiền, căn

cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi

Nợ 331: ứng trớc tiền cho ngời bán

Có 111, 112, 331: số tiền ứng trớc Khi ngời bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhậpkho, kế toán ghi

Nợ 152: giá nhập kho nguyên vật liệu

Nợ 133: thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 331: giá thanh toán

- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL

Nợ 152: Chi phi thu mua NVL

Nợ 1388: Yêu cầu bồi thờng

Có 111, 112, 311,331: Giá thanh toán của số nguyên vật liệu thiếu

- Nừu nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì: Kế toán

có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “vật t, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp khôngmua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi:

b, Nhập kho nguyên vật liệu từ các nguồn khác

Nguyên vật liệu của các doanh nghiệp có thể nhập từ các nguồn khác nh: nhậpkho nguyên vật liệu tự chế, gia công song, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị nguyênvật liệu phản ánh nghiệp vụ nhập kho trong các trờng này, kế toán ghi:

Nợ 152: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Có 154: nhập kho nguyên vật liệu tự chế hoặc gia công

Có 411: Nhận vốn kinh doanh bằng nguyên vật liệu

Có 128, 222: nhận vốn góp liên doanh bằng NVL

Có 338: Nguyên vật liệu vay mợn tạm thời của đơn vị khác

Có 721: phế liệu thu hồi từ các hoạt động thanh lý TSCĐ

2.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu

Với những doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKTX thì khi xuất kho nguyênvật liệu phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật t theo hạn mức”, thủ kho và ng-

ời nhập nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lợng nguyên vật liệu xuất kho theophiếu xuất

Kế toán tổng hợp các phiếu xuất nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xác

định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho chi phí sảnxuất kinh doanh và ghi:

Nợ 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm

Nợ 627: giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất

Nợ 641: giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng

Nợ 642: giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp

Có 152: giá thực tế NVL xuất kho

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, căn cứ vàophiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi:

Nợ 222: góp vốn liên doanh

Nợ 411: trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận)

Nợ (có) 412: chênh lệch giá (nếu có)

Có 152: ghi theo giá thực tế xuất kho

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, căn cứvào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi:

Nợ 222: góp vốn liên doanh

Nợ 411: trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận)

Nợ (co) 412: chênh lệch giá( nếu có)

Có 152: ghi theo giá thực tế xuất kho

- Trờng hợp doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu để ra công chế biến thêm trớckhi đa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Co 152: Nguyên vật liệu

Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế biến nguyên vậtliệu, kế toán ghi:

Nợ 152: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Nợ 133: thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ (nếu có)

Có 334,338: chi phí nhân viên

Có 331: tiền thuê gia công

- Trờng hợp doanh nghiệp xuấtkho nguyên vật liệu để bán thì căn cứ vàogiá trị thực tế kế toàn ghi

Nợ 632: giá vốn hàng hoá

Có 152: Nguyên vật liệuTiền thu đợc từ việc nhợng bán nguyên vật liệu kế toán ghi:

Nợ 111,112,131: Số tiền thực thu

Có 721: thu nhập bất thờng

Có 3331: thuế giá trị gia tăng đợc k hấu trừ

- Trờng hợp doanh nghiệp đã nhập kho nhng do bán kém chất lợng và đang trongthời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số nguyên vật liệu để trảlại cho ngời bán Căn cứ vào giá hoá đơn của số nguyên vật liệu này, kế toán ghi:

Nợ 111,112,331: Giá thanh to9án

Có 152: Giá thực tế

Có 133:Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua(hồi khấu, giảm giá) thì

kế toán ghi giảm giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ

Nợ 111

Có 152:

2.4 Hạch toán kết quả kiểm kê cho nguyên vật liệu

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hgành kiểm kê kho nguyênvật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định l ợng tồn khocủa các doanh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và xác định số thừa, thiếu

- Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thiếu, căn cứ vào biên bảnkiểm kê và biên bản xử lý(nếu có) kế toán ghi:

Nợ 1381: chờ xử lý

Nợ 111,112,1388,334: yêu cầu bồi thờng

Nợ 642: thiếu trong định mức

Có 152: giá thực tế của nguyên vật liệu thiếu

- Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, doanhnghiệp phải xác định số nguyên vật liệu là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhânkhác

Nếu nguyên vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp kế toán ghi:

Nợ 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa

Có 721: Trị giá nguyên vật liệu thừa

Nếu nguyên vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi vàobên nợ TK 002

Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì cần thông báo cho bênbán Căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ ngời bán, kế toán ghi

Nợ 152

Có 338

Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX

TK 111,112,141 TK 152 TK 621,627,641

Giá mua chi phí Giá trị NVL xuất kho

Mua NVL nhập kho Sử dụng trong doanh nghiệp

TK152 TK 154

Hàng mua Hàng đi đờng NVL xuất thuế

đang đi đờng về nhập kho Ngoài gia công

Tự chế nhập kho nguyên vật liệu

TK 338, 721 thiếu khi kiểm kê

Trị giá NVL thừa TK111,112,331

Khi kiểm kê kho

TK 133 Giảm giá hàng bán

Hoặc trả lại NVL cho ngời bán

Phần II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPYA

I Vài nét khái quát về công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty cổ phần OLYMPIA là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độclập, tự chủ tài chính, có t cách pháp nhân và đợc thành lâp theo luật doanh nghiệp.Công ty là một doanh nghiệp thuộc Bộ Công Nghiệp đợc thành lập theo quyết định số368/TCNS_ĐT ngày 17/06/1998 của Bộ Công Nghiệp

Công ty có trụ sở chính tại số 22 Cù Chính Lan –Khơng Mai – Thanh Xuân– Hà Nội Tiền thân của công ty cổ phần OLYMPIA là 4 xí nghiệp thuộc cục địa chất

và khoáng sản Việt Nam nhập lại là

- Xí nghiệp máy địa vật lý

- Xí nghiệp thăm dò và khai thác khoáng sản

đã ra quyết định số 368/TCNS-ĐT thành lập ra công ty cổ phần OLYMPIA Công ty hoạt

động theo luật doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo giấy phép đăng

ký kinh doanh và giấy phép hành nghề do các cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp Thể chế hoá hoạt động của công ty là điều lệ hoạt động đợc ban hành kèm theoquyết định số 176/QĐ của bộ trởng bộ công nghiệp đăng ký ban hành ngày 16/03/1999Công ty kinh doanh theo đúng quy định thành lập của doanh nghiệp, kinh doanhcác mặt hàng dịch vụ đã đăng ký, cụ thể là:

+ Lắp ráp sửa chữa, bảo dỡng máy địa vật lý và thiết bị điện tử chuyên dùng phục

vụ công tác điều tra, tìm hiểu thăm dò địa chất

+ Kiểm định máy móc, thiết bị vật lý địa chất

+ Tiêu thụ khai thác chế biến khoáng sản

+ Thăm dò khai thác nứơc ngầm

+ Xác định nền móng các công trình xây dựng

+ Xây lắp các công trình điện

+ Xây dựng công trình phục vụ dân sinh

+ Gia công các kết cấu cơ khí phục vụ công tác xây lắp điện và xây dựng

- Từ khi thành lập đến nay:

Mặc dù tình hình có nhiều kho khăn, nhiệm vụ biến động cơ chế thay đổi song nhờ

sự chủ động tìm kiếm thị trờng và khách hàng nên công ty cổ phần OLYMPIA đã thựchiện đợc mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình, thc hiện đày đủ các nghĩa vụ củamình đối với nhà nớc, cán bộ công nhân viên có đủ việc làm và thu nhập ổn định

Công ty đã thực hiện thi công và hoàn thành một số công trình tầm cỡ và có ý nghĩalớn nh công trình đờng day tải điện tử thuỷ điện Sông Đà đi từ hớng Hà Bắc, đờng dâytải điện Tuyên Quang và đặc biệt công ty đã thăm dò và tổ chức lắp đặt hệ thống khaithác nớc ngầm vùng Đông Hng – Thái Bình một vùng có độ nhiễm mặn cao

- Từ khi thành lập công ty đã có tổng số vốn kinh doanh là: 990019541đ Trong đó:

435.000.000102.921.60350.000.000

4 Thu nhập bình quân đầu ngời Ngời/năm 12 000 000 14.400.000 16.800.000

2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty cổ phần OLYMPIA

Từ khi thành lập đến nay, tổng số cán bộ công nhân viên chức trong công ty là

150 ngời, trong đó có 60 ngời trình độ đại học, cao đẳng và tiến sĩ, 40 ngời trình độtrung cấp, 50 ngời là công nhân bên cạnh đó công ty còn ký hợp đồng ngắn hạn vớimột số lao động ngoài biên chế theo luật lao động do nhà nớc ban hành tuỳ theo nhucầu của từng công việc, từng thời điểm nhất định

Có thể nói công ty có đủ đội ngũ cán bộ, cán bộ công nhân viên chức có đủtrình độ chuyên môn cao trong công tác sản xuất kinh doanh, có đội ngũ cán bộ côngnhân viên chức lành nghề trong các lĩnh vực điện tử, xây lắp, xây dựng và địa lý địachất kinh nghiệm

Mặc dù tình hình xã hội nói chung và thời gian đầu thành lập công ty còn nhiềukhó khăn, nhiệm vụ biến động nhiều cơ chế có nhiều biến đổi thờng xuyên, cơ sở vậtchất còn nghèo nàn, công nghệ còn lạc hậu song nhờ lãnh đạo công ty chủ động tìmkiếm thị trờng đối tác, cơ chế hoạt động linh hoạt, năngđộng nên hàng năm công ty vẫnthực hiện đợc mục tiêu sản xuất có hiệu quả Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà n-

ớc cán bộ công nhân viên chức có đủ việc làm và thu nhập ổn định, đời sống ngày càng

đợc cải thiện tốt hơn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm sau cao hơn năm tr ớc

-2.1, Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Công ty thực hiện chế độ con dấu, một tài khoản, hạch toán tập trung tại công tytheo chế độ một thủ trởng, một chủ tài khoản.

- Ưu điểm: có sự quản lý thống nhất từ trên xuống

- Nhợc điểm: mang tính áp đặt từ trên xuống, đòi hỏi nhà quản lý phải có trình

độ toàn diện và tổng hợp, chỉ tiêu dự toán mới chính xác

Chức năng của các bộ phận trong bộ máy quản lý:

+ Giám đốc công ty: Do Bộ Trởng Bộ Công Nghiệp Nặng bổ nhiệm theo đềnghị của cục trởng cục địa chất và khoáng sản việt nam

+ Phó giám đốc: Đợc cấp trên bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc công ty Phógiám đốc phụ trách công tác hành chính và công tác thi công

+ Công ty gồm 4 phòng ban:

 phòng tổ chức hành chính và lao động tiền lơng: trực tiếp quản lý chung

về tình hình số lợng công nhân viên chức và ký hợp đồng ngắn hạn của công ty Lập kếhoạch và thực hiện đào tạo nâng cao kiến thức tay nghề của cán bộ công nhân viênchức Tổng hợp và theo dõi hoạt động và lao động tiền lơng cùng các sự việc khác

 Phòng kế toán thống kê

Quản lý toàn bộ vốn của công ty chịu trách nhiệm trớc giám đốc vè việc thựchiện các chế độ hạch toán kinh tế của nhà nớc, kiểm tra thờng xuyên việc chi tiêu củacông ty, tăng cờng công tác quản lý vốn có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinhdoanh, thông qua việc giám định bằng tiền để giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh

tế hàng tháng để chủ động trong việc sản xuất kinh doanh

 Phòng kế hoach kinh doanh: quản lý và lập kế hoạch trong mọi lĩnh vựctrong sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức nghiêm thu, quyết toán các hợp đồngkinh tế

 Phòng kỹ thuật tổng hợp: Thiết kế về mạt kỹ thuật các sản phẩm, côngtrình xây lắp, lập kế hoach sản xuất kinh doanh phụ trách hợp đồng giữa sản xuất công

ty với đơn vị khác

 Xí nghiệp địa vật lý: Chuyên lắp đặt sửa chữa sản xuất bảo dỡng các thiêt

bị điện tử chuyên dùng, ghép nối với các thiết bị điện tử máy tính, kiểm định các thiết

bị đo lờng địa vật lý

 Xí nghiệp thăm dò khai thác khoáng sản: Nhiệm vụ chủ yếu là khai tháckhoáng sản phục vụ dân sinh tận thu khai thác chế biến khoáng sản.

 Xí nghiệp xây lắp và cung ứng vật t: chuyên xây lắp các đờng dây tải

điện và trạm biến thế có điện áp dới 35 KV

 Phân xởng cơ khí: chuyên gia công cơ khí phục vụ lắp đặt thiết bị máymóc

2.2 Hệ thống bộ máy kế toán công ty

Bộ máy kế toán của công ty

Do đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty khônglớn Đồng thời căn cứ vào khối lợng, tính chất mức độ phức tạp của các nhiệm vụ kinh

tế phát sinh cũng nh trình độ nghiệp vụ quản lý của kế toán trong công ty từ đó bộ máy

kế toán của công ty áp dụng theo hình thức kế toán công tác tổ chức bộ máy kế toántập trung

Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán của công ty đợc thực hiện tậptrung tại phòng kế toán thống kê của công ty, ở các đơn vị trực thuộc của công tykhông có bộ phận kế toán riêng mà tại đó chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ h-ớng dẫn thực hiện kế hoach ban đầu thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch hoạch

định gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty

động tiền l

ơng

Bộ máy

kế toán thanh toán

Nhân viên kế toán

Bộ phận kế toán tổng chi phí kiêm giá

thành

Thủ quỹ kiêm thủ quỹ kho

- Tại kho (kho nguyên vật liệu , thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu,căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho cuối tháng lên báo cáo nhập –xuất – tồn và hàng tháng chuyển vào báo cáo lên kế toán.

Nên nhân viên kinh tế (phân xởng) ngoài nhiệm vụ nêu trên còn phải tiến hành theodõi từ khi đa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi giao thành phẩm đồng thời thựchiện chấm công của phân xởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lơng Cuối tháng,các bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, bảng phụ cấp đợc chuyển về phòng kế toán

để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân viên quản lý, lập bảng phân bổquý đó

- ở phòng kế toán: sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu theo sự phân công cácnhân viên kế toán thực hiện các công việc kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập bảngthống kê, bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp hệ thống hoá số liệu cung cấpthông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kếtoán đã lập, tiến hành các hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo công ty trong công việc quản

lý và điều hành sản xuất kinh doanh

phòng kế toán công ty gồm 7 ngời:

+ Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các công việc do các

kế toán viên thành phần thực hiện kế toán tài chính, bán hàng thu nhập và phân phối

Kế toán phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc các thông tin kế toán cung cấp Thực hiệnnghĩa vụ đối với nhà nớc, kế toán trởng chịu trách nhiêm chính về công việc liên quan

đến kế toán tài chính của công ty trớc cán bộ công nhân viên chức, trớc cơ quan quản

lý nhà nớc và pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo

+ Thủ quỹ kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật t ở kho và

đồng thời căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để xuất nhập quỹ và ghi sổ quỹ.+ 5 nhân viên kế toán:

 kế toán vật t hàng hoá kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi nhập –xuất – tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tình hình tăng giảm trích khấuhao TSCĐ

 Kế toán lao động tiền lơng và BHXH: có trách nhiệm tổng hợp phân bổ vàtiến hành trả lơng, BHXH cho nhân viên toàn công ty

 Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quản lý theo dõi thực hiện kế hoạch vốnbằng tiền các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và thanh toán với ngờicung cấp và theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt và tăng giảm ngân hàng

 Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tiêu thụ: tiến hành tậphợp toàn bộ chơng trình sản xuất và theo dõi sự tiêu thụ sản phẩm

 Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với ngân hàng, theo dõicác khoản nợ, các khoản tiền gửi vào, tiền rút ra trên tài khoản tiền gửi

* Tổ chức ghi chép sổ kế toán ở công ty

Từ những đặc điểm mang tính đặc thù của công ty ban lãnh đạo công ty lựachon tổ chức công tác kế toán áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

Sơ đồ trình tự sổ kế toán của công ty

Mỗi bộ phận của bộ máy kế toán tại công ty đều đợc thực hiện chức năng và nhiệm

vụ riêng đã đợc quy định Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộphận cơ cấu của công ty tổ chức kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mốiliên hệ cả với bộ phận khác trong công ty việc cung cấp hay nhận tài liệu thông tinkinh tế nhằm mục đích cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinhdoanh

- Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này:

Hình thức kế toán thực chất là hệ thống sổ kế toán, căn cứ vào hệ thống tài khoản

áp dụng các chế độ, thể lệ của nhà nớc, quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầuquản lý, điều kiện trong thiết bị kỹ thuật kế toán cũng nh trình độ nghiệp vụ của kếtoán, chứng từ ghi sổ đảm bảo tính thống nhất đối với ngàng địa chất căn cứ trực tiếp

để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ chi tiết

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối phát sinh

Sổ cái

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ chi tiêt

Sổ

quỹ

Đăng ký chứng

từ ghi sổ

ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tếtrên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tựtrong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán tr-ởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán

- Các loại sổ chủ yếu

+ Sổ kế toán tổng hợp:

 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

 Sổ cái các tài khoản

+ Sổ kế toán chi tiết

 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

 Sổ kế toán chi tiết TSCĐ

 Sổ kế toán chi tiết tổng hợp thành phẩm

 Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng

 Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh

 Sổ kế toán chi tiết tiền tam ứng

 Sổ kế toán chi tiết phải trả cho ngời bán

 Sổ kế toán chi tiết phải thu khác

II Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA

1 Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất đơn chiếc vàsản xuất theo đơn đặt hàng nên công ty phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về các loạisản phẩm của mình, một trong vấn đề sống còn của công ty là hạ giá thành sản phẩmsao cho phù hợp với thi trờng Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu

đồng thời hạch toán một cách đầy đủ chính xác là một trong những yếu tố quan trọnggiúp cho công ty thực hiện việc giảm giá thành nâng cao chất lợng sản phẩm đồng thời

số lợng và chủng loại các sản phẩm mà công ty xuất nhập phong phú đa dạng sản phẩmcủa công ty sản xuất chủ yếu phục vụ cho công trình xây lắp xây dựng các công trìnhkhoan, khai thác Chính vì vậy nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất đa dạng vếchủng loại với công dụng, tính năng lý hoá học cũng rất khac nhau điều này đặt ranhững yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý vật liệu hạch toán vật liệu đảm bảo hiệu quảcác quá trình nhập – xuất thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ vật liệu một cáchhiệu quả Dựa vào kế hoạch kinh doanh do phòng kế hoạch xây dựng để tính toán khốilợng cần dùng trong tháng, quý Sau đó tổ chức nhập nguyên vật liệu và cung cấp chocác nhà sản phẩm nhanh chóng và liên tục đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ vàchính xác về số lợng, chất lợng vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, xuất nguyên vật