Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội

Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội

Mục lục

Trang

Lời mở đầu 3

Phần I: thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội 5

I.Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có ảnh hởng tới kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá 5

1.Lịch sử hình thành và phát triển 5

2.Đặc điểm hàng hoá 7

3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 8

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 12

1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 12

1.1.Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 12

1.2.Chức năng nhiệm vụ theo phần hành 12

2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 13

III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội 16

1.Kế toán thu mua hàng hoá 16

1.1.Các phơng thức thu mua hàng hoá 16

1.2.Phơng pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá 17

2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội 24

2.1.Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá 27

2.2.Phơng pháp hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá 28

Phần II: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy 40

Chữa cháy Hà Nội 40

I Đánh giá khái quát tình hình kế toán thu mua và tiêu thụ tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội 40

1 Tổ chức chứng từ kế toán 40

2 Đối với kế toán thu mua hàng hoá 42

3 Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá 44

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng

hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội 45

1 Tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán 45

2 Đối với kế toán thu mua hàng hoá 47

3 Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá 49

Kết luận 51

Danh mục tài liệu tham khảo 53

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế

n-ớc ta với các nn-ớc trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nớc trong từng giai đoạn

Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra Nhng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất

Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt hai khâu của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra.Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy cũng là một doanh nghiệp thơng mại

do đó việc phải thực hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ.Hai

khâu này có quan hệ mật thiết với nhau.Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơngmại là tiêu thụ hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thìcác doanh nghiệp phải tổ chức thu mua hàng hóa.Chính việc thu mua, tổ chứcnguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp.Qua

đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanhnghiệp khác trên thị trờng

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại tr ờng cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Thiết bịPhòng cháy Chữa cháy Hà Nội em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán thu mua

-và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội " làmnội dung của bản chuyên đề này Mục đích của bản chuyên đề này là tìm hiềuthực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHHThiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại

và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị

Bản chuyên đề này gồm hai phần:

Phần một: Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

Phần hai: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty

TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

Với nỗ lực của bản thân, mặc dù đã cố gắng hết sức song do điều kiện thờigian thực tập và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bản chuyên đề nàykhông thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc những đóng góp củanhững ngời quan tâm để bản chuyên đề này có thể đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công trong bộmôn kế toán trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cùng với ban giám đốc, cácnhân viên phòng kế toán Công ty TNHH thiết bị phòng cháy chữa cháy HàNội đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này !

Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2006.

Sinh viên thực hiện Nguyễn Mạnh Hùng

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

Phần I Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phòng cháy Chữa cháy

đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trờng, lao động, maýmóc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt đợc mục tiêu đã đề ra, nâng cao

uy tín cuả công ty trên thị trờng, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quanthuế,…

Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội với tính chất là mộtdoanh nghiệp thơng mại vì vậy chức năng chính là thu mua và tiêu thụ cácthiết bị phòng cháy chữa cháy.Ban đầu khi mới thành lập khối lợng, chủngloại, mẫu mã hàng hoá còn hạn chế Sau 6 năm hoạt động căn cứ vào tìnhhình, chính sách chế độ của nhà nớc, phân tích nhu câù của thị trờng và đốithủ cạnh tranh, ban giám đốc đã quyết định đổi tên công ty thành Công tyTNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội vào ngày 16-10-1998 theoquyết định của UBND Thành Phố Hà Nội Kể từ năm 1998 đến nay công tythực hiện nhiều bớc đi phù hợp nên đã không ngừng tiến hành mở rộng quymô và ngành nghề kinh doanh.Hiện taị, công ty đã mở thêm một phân xởng,thuê thêm nhiều nhân công phục vụ cho các hoạt động của công ty

Công ty đã lập ra các chi nhánh :

*Taị TPHCM : 21 Điện Biên Phủ, P15,Quận Bình Thạnh-TPHCM

*Tại Sơn La : 43 Đờng Tô Hiệu -Thị xã Sơn La -Tỉnh Sơn La

Và các đại lý chính thức :

*Hãng chế tạo máy bơm chữa cháy Tohatsu-Nhật

*Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy SJ-Trung Quốc

*Hãng chế tạo thiết bị baó cháy GST-Trung Quốc

*Hãng chế tạo lăng phun nớc chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Shilla-HànQuốc.

*Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Lingjach

*Hãng sản xuất thiết bị cứu hộ, cứu nạn Yutraco-Hàn Quốc

*Hãng chế tạo ô tô chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Rosenbauer

*Hãng chế tạo thiết bị báo cháy Hochiki-Nhật

Nh vậy qua 13 năm hình thành và phát triển, đến nay các thiết bị phòngcháy chữa cháy của công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đãtrở nên quen thuộc với các các bạn hàng trên toàn quốc, nhiều nơi trong nớc

đã đặt hàng với số lợng lớn, có nhiều hợp đồng mua bán hàng hoá lên đếnhàng tỷ đồng.Có thể nói Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy HàNội đã có nhiều đóng góp cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất n-

ớc nói chung và ngành phòng cháy chữa cháy nói riêng

Công ty cũng đã nhiều lần đợc ngành phòng cháy tuyên dơng và đợc tổngcục thuế tặng nhiều bằng khen.Ban giám đốc cùng toàn bộ công nhân viêncông ty đã cố gắng để công ty từ một công ty t nhân với thị trờng nhỏ hẹp trởthành một Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội với quy mô lớn hơn rấtnhiều, cung cấp nhiều loại bình chữa cháy, các loại van, vòi, chăn chữa cháy, Cùng với dịch vụ lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy cho hầu hết các

Các thiết bị báo cháy công ty nhập có nhiều chủng loại nh: 5 kênh, 10 kênh,

20 kênh.Các thiết bị báo cháy này có tác dụng phát hiện ra đám cháy và rú còibáo động để cho mọi ngời trong khu vực đó biết và dập tắt đám cháy.Các thiết

bị báo cháy rất nhỏ gọn thuận tiện cho việc lắp đặt ở những nơi thuận lợi choviệc nhận biết có hoả hoạn

Các thiết bị chữa cháy bao gồm nhiều loại: Bình chữa cháy, các loại vòichữa cháy, máy bơm chữa cháy, van điều khiển, Các thiết bị này có tác dụng

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

dập tắt đám cháy khi có hoả hoạn xảy ra.Do các đám cháy bùng phát rấtnhanh nên công việc chữa cháy phải đợc tiến hành một cách nhanhchóng.Chính vì vậy mà các thiết bị chữa cháy có cấu tạo phù hợp, đơn giản,gọn nhẹ thuận lợi cho việc sử dụng.Đồng thời việc bảo quản chúng cũng dễdàng đảm bảo có thể hoạt động tốt khi có cháy xảy ra.

Các thiết bị cứu hộ, cứu nạn bao gồm: Xe ôtô cứu hộ, đệm hơi cứu hộ, quần

áo chữa cháy,.… Các thiết bị này đợc sử dụng khi có tai nạn về cháy xảy ra đểgiảm thơng vong của vụ cháy.Bảo vệ các nhân viên phòng cháy và các nạnnhân trong vụ cháy

Ngoài ra công ty còn cung cấp các thiết bị bảo vệ an ninh các hộ gia đình,các thiết bị cấp thoát nớc và xử lý nớc thải của các công ty trong toàn quốc.Qua bảng trên có thể nắm đợc các loại hàng hoá mà công ty TNHH Thiết bịPhòng cháy chữa cháy Hà Nội đang kinh doanh trên thị trờng.Đồng thời cóthể thấy đợc rằng số lợng chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng, phongphú, chất lợng đảm bảo phù hợp với các công trình xây dựng ở nớc ta

3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một công tyTNHH.Do vậy phơng thức tổ chức bộ máy quản lý theo tính chất lãnh đạo vàkiểm soát của một tập thể các thành viên

Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên, bao gồm 11thành viên có nhiệm vụ quyết định những vấn đề mang tính dài hạn của công

ty nh kế hoạch thu mua và tiêu thụ hàng hoấ trong giai đoạn tiếp theo.Đứng

đầu Hội đồng thành viên là chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ thay mặtcho Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên

Để kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh của công ty, Hội đồng thành viên bổnhiệm giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty

Giám đốc : Là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty,

do Hội đồng thành viên bầu ra và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên

về toàn bộ hoạt động vủa công ty

Điều hành, kiểm soát mọi hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu chiến lợc,mục tiêu các dự án, công trình

Kết hợp với các Phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban có liên quan giảiquyết các vấn đề phát sinh đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinhdoanh

T vấn cho giám đốc có: Cố vấn pháp luật và cố vấn kỹ thuật

- Cố vấn kỹ thuật: có trách nhiệm t vấn tham mu cho giám đốc về chấtlợng các loại hàng hoá thu mua và phơng thức bảo quản hàng hoá trớc khi đa

ra tiêu thụ

- Cố vấn pháp luật: Có trách nhiệm t vấn cho giám đốc về các chínhsách, chế độ của nhà nớc nói chung là việc thực hiện đúng các quy định củanhà nớc trong việc thu mua, nhập khẩu hay tiêu thụ hàng hoá

Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc.Phó giám đốc có nhiệm vụ giúpgiám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm nhẹ khối l-ợng công việc mà giám đốc cần giải quyết trong kỳ kinh doanh.Góp phần tănghiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh.Cụ thể phó giám đốc cùng với giám

đốc phải tiến hành đôn đốc các phòng ban hoàn thành đúng nhiệm vụ và mụctiêu đề ra.Khi giám đốc đi công tác hoặc vì lý do nào đó không thể lãnh đạo đ-

ợc công ty thì phó giám đốc là ngời thay mặt giám đốc giải quyết các côngviệc thờng ngày của công ty theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình.Giám đốc và phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành bốn phòng sau:Phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng kế toán.Đứng

đầu các phòng là các trởng phòng chịu trách nhiệm trớc giám đốc và phó giám

đốc về việc thực hiện các nhiệm vụ đợc giao

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều tra tìm hiểu thị trờng từ đó lập các kếhoạch chi tiết thu mua các loại hàng hoá, tìm kiếm nhà cung cấp để cung cấpcác mặt hàng trong kế hoạch.Cách thức tiêu thụ các loại hàng hoá nhập về.Tấtcả các kế hoạch này chỉ đợc thực hiện khi mà ban giám đốc phê duyệt

- Phòng hành chính: có chức năng là phối hợp với các phòng khác để phục vụcho hoạt động kinh doanh.Phòng này có nhiệm vụ lu trữ công văn giấy tờ, các

đồ văn phòng phẩm, …

- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ cung cấp các thông số kỹ thuật của các loạithiết bị phòng cháy chữa cháy cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh cóthể mua đợc các loại hàng hoá đúng chất lợng, kiểm tra chất lợng các loạihàng hoá nhập về, điều hành việc duy tu sủa chữa thiết bị và xúc nạp bìnhchữa cháy để bảo quản tốt các sản phẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy.Đồngthời kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy trớc khi cung cấp cho kháchhàng

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ thu thập các hoá đơn, chứng từ liên quan đếnhàng hoá.Tiến hành theo dõi số lợng, đơn giá, tình hình nhập, xuất, tồn củatừng loại hàng hoá thông qua các sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Từ đó có thể

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

kiểm soát tốt số lợng, giá trị của từng loại hàng hoá.Cung cấp các thông tinchính xác và cần thiết về hàng hoá cho phòng kinh doanh và ban giám đốc để

có thể tham giá ký kết các hợp đồng kinh tế, đấu thầu các công trình trongtoàn quốc

Phòng kinh doanh trực tiếp điều hành hai bộ phận:

- Bộ phận nghiên cứu thị trờng và nhập khẩu: Chức năng của bộ phận này lànghiên cứu và tìm hiểu thị trờng thu mua và thị trờng tiêu thụ hàng hoá, tìmkiếm các đối tác phù hợp với công ty.Bộ phận này có ý nghĩa quan trọng là cơ

sở, nền tảng đối với việc vạch ra chiến lợc thu mua và tiêu thụ của từng loạihàng hoá của kỳ kinh doanh tới

- Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Có chức năng chính là giới thiệu các sảnphẩm mới của công ty để các khách hàng trong nớc biết đến.Thông thờng cácsản phẩm mới mà công ty nhập thờng có nhiều chức năng và u điểm hơn sovới các sản phẩm cũ, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ chào hàng tớicác đơn vị, khách hàng và chỉ ra những chứa năng mới và u điểm của sảnphẩm mới để khách hàng biết đợc và chấp nhận tiêu thụ.Đồng thời tại cửahàng các nhân viên có thể bán lẻ cho các khách hàng mua vói số lợng và giátrị nhỏ

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty có thể đợc khái quát theo sơ đồ 1

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán

1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

1.1.Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, bộ máy kế toán cuảcông ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đợc tổ chức theo hìnhthức tập trung.Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung ở phòng kếtoán.Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thuthập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản

lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính.Đồng thời, phòng kế toán củacông ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

Phòng hành chính

Giới thiệu sản phẩm

Bộ phận thi công

Phó giám

đốc

đầy đủ, chính xác và kịp thời.Từ đó tham mu cho ban giám đốc để đề ra cácbiện pháp quy định phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty

1.2.Chức năng nhiệm vụ theo phần hành

Dựa trên quy mô kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý Công ty cùngmức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán gồm có 5 ngời và

đợc tổ chức theo các phần hành kế toán nh sau :

Đứng đầu là Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, là ngời chịu trách nhiệmchung toàn Công ty.Kế toán trỏng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điềuhành công tác kế toán; đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp toànCông ty và lập các báo cáo tài chính

Tiếp đến là Kế toán chi phí và tính giá thành: Có trách nhiệm theo dõi tìnhhình nhập xuất tồn kho hàng hoá, ghi sổ chi tiết tài khoản 156; cuối tháng lậpcác bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa.Đồng thời ghi sổ Cái các tài khoản cóliên quan

Kế toán công trình: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tại các công trình màcông ty có hợp đồng lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, xem xét cácchi phí phát sinh, các thiết bị xuất kho, tổ chức hạch toán kế toán để lập dựtoán, khi công trình bàn giao sẽ tiến hành lập báo cáo quyết toán đa lên Giám

đốc

Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trongCông ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội và giữa Công ty vớikhách hàng với nhà cung cấp, đồng thời quản lý các tài khoản 131, 331, 136,336,141,333,… kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tợng

Kế toán kho quỹ và ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ cuả chứng

từ gốc, viết phiếu thu, phiếu chi, lập sổ quỹ và theo dõi quỹ tiền mặt của Công

ty, quản lý các tài khoản 111,112 và các sổ chi tiết.Cuối tháng đối chiếu với

sổ phụ của ngân hàng.Bộ máy kế toán có thể đợc mô tả rõ hơn qua sơ đồ 2

Sơ đồ 2:Sơ đồ bộ máy kế toán

kế toán tr ởng

từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).

Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có và số D cuối kỳ củatừng tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái phải khớp đúng số liệu trên bảng tổnghợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng

Các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháyChữa cháy Hà Nội hiện đang sử dụng bao gồm:

Sổ chi tiết tài sản cố định

Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá

Thẻ kho, Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay

Sổ chi tiết thanh toán: với ngời bán, với ngời mua, với Ngân sách nhà ớc

n-Sổ chi tiết tiêu thụ, n-Sổ chi tiết nguồn vốn chủ sở hữu

Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện theo sơ đồ sau:

Nhật ký – sổ Cái

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Đối với Công ty TNHH Thiết bị phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì việc lựachọn hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái có thể nói là khác phù hợp.Hình thức ghi

sổ này đơn giản, thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán của bộ phận kếtoán.Với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá các nhân viên kế toán ghi sổcái TK156, TK 331, TK511,131,…

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tợng kế toán cần thiết phải theodõi theo yêu cầu quản lý.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tinphục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ cha đợc phản

ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.Đối với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tạicông ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì bộ phận kế toántiến hành mở các sổ chi tiết của các loại hàng hoá, vật t, thẻ kế toán chitiết.Mỗi loại hàng hoá ghi tiết cho một quyển sổ hoặc nhiều loại hàng hoá đợcghi trên một quyển sổ chi tiết

Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậycác loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá đợc kế toán trởng giao cho mộtnhân viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toántrởng thờng xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này

Việc mở và ghi sổ kế toán đều đợc nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời, chínhxác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số phátsinh và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng hoá.Hếtniên độ kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán

Bên cạnh đó việc lu giữ sổ kế toán hàng hoá đợc nhân viên giữ sổ thực hiệnmột cách cẩn thận

III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

1.Kế toán thu mua hàng hoá.

1.1.Các phơng thức thu mua hàng hoá.

a Mua hàng trong nớc: bao gồm hai phơng thức sau:

- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng

mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui địnhtrong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp Các chứng từ mua hàng dobên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanhtoán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp

- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã kývới doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa

điểm qui định ghi trong hợp đồng Khi chuyển hàng, bên cung cấp phảichuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợngtừng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận Doanh nghiệpsau khi nhận đợc chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp

vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng Sau đó, chuyển chứng

từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiềnhàng với bên cung cấp

b Nhập khẩu hàng hoá:

Đối với công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì cácloại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặthàng này trong nớc cha sản xuất đợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiếnhành theo hai phơng thức:

- Phơng thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩuvới các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi

đến ngân hàng phục vụ mình Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàngnhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàngchấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng vànhận chứng từ đi nhận hàng

- Phơng thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận

uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Bên nhận uỷ thácnhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩuhàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

phải lu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên hình thứcnày ít đợc công ty áp dụng.

1.2.Phơng pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá.

a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng

Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinhdoanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên kếtoán nghiệp vụ mua hàng thờng sử dụng các chứng từ sau:

- Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ sốlợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty

- Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co nàychứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp

- CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá màbên bán cung cấp

-Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu

- Biên lai thu lệ phí hải quan

- Biên lai thu lệ phí bến bãi

- Giấy thông báo Thuế, Phụ thu

Để thực hiện quá trình hạch toán kế toán thu mua hàng hoá sử dụng các tàikhoản sau:

Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đờng

Tài khoản 156: Hàng hoá

Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

Tài khoản 331 “Phải trả ngời bán”:

Tài khoản 111 “Tiền mặt”

Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”

Tài khoản 141 “Tạm ứng”.

Ví dụ 1: Theo Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ngày 3 tháng 10 năm

2005 Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội mua một lô hàngcủa công ty Guangxi Guangfa nh sau :

(USD)

Amount (USD)

chính

Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3

Họ tên ngời giao hàng: Anh Tuấn Anh

Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của

Nhập tại kho: Thanh Xuân

S

T

T

Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t

(Sản phẩm hàng hoá)

Mã

số

Đơn vị tính

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

5 Vòi chữa cháy

D50-Model:13

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

Mẫu số: 03 - GTGT

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào

(Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng)

Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội

Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội

Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tổng Hợp chi phí giá vốn hàng thiết bị chữa cháy

NK qua CK Lạng Sơn của Guangxi ngày 6/10/2005

HĐ: 08/HĐKT Ký ngày 03/09/2005.Trị giá: 82.600 USD

-Phí mở tờ khai: 200.000

-Phí khai thác:

Cộng: 14.540.000

II.Phân bổ giá vốn: Tỷ giá: 15.600

TT Diễn Giải Số lợng ZNK Chi Phí Z Vốn Thành tiền

b.Tổ chức hạch toán chi tiết

Phòng kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song đểtiến hành theo dõi chi tiết từng loại vật t, sản phẩm, hàng hoá

ở kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại hàng hoá Hàng ngày thủ kho căn cứvào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tơng ứng trong thẻkho.Cuối ngày tính số tồn kho.Mẫu thẻ sử dụng nh sau:

Các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết từng loại hàng hoá đợc thể hiện ởtrang (24,25).

c.Tổ chức hạch toán tổng hợp

Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái nên hàng ngày songsong với việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, kế toán còn tiến hành ghivào nhật ký sổ cái cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trong sổ Nhật ký sổ cáinhân viên ghi sổ chỉ ghi tổng giá trị của lô hàng, cho các tài khoản 156, TK

133, TK 331.Cuối tháng cộng phát sinh cho các tháng và tiến hành đối chiếuvới sổ tổng hợp chi tiết của TK 156

Trở lại ví dụ 1 thì lô hàng nhập khẩu đợc định khoản nh sau:

§¬n vÞ: C«ng ty TNHH ThiÕt bÞ PCCC Hµ Néi.

Sæ chi tiÕt vËt liÖu s¶n phÈm hµng ho¸

N¨m: 2005Tµi kho¶n: 156.Tªn kho: Thanh Xu©n §¬n vÞ: VN§

§¬n vÞ: C«ng ty TNHH ThiÕt bÞ Phßng ch¸y Ch÷a ch¸y Hµ Néi

NhËt ký- Sæ C¸iN¨m: 2005 §¬n vÞ: 1000®

2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

2.1.Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá

Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công tykinh doanh thơng mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số l-ợng lớn.Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với

sự sống còn của Công ty.Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã

áp dụng hai hình thức tiêu thụ nh sau: Bán buôn và bán lẻ

a.Bán buôn hàng hoá

Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lợng đó cha đivào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông.Bán buôngồm hai phơng thức sau:

- Bán buôn qua kho:Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó đợc xuất ra

từ kho bảo quản của Công ty.Hình thức này đợc chia làm hai loại :

+ Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức nàybên mua cử đại diện đến kho của Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữacháy Hà Nội để nhận hàng, Công ty tiến hành xuất kho hàng hoá, giao trựctiếp cho đại diện của bên mua.Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đãthanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng đợc xác nhận là tiêu thụ.+ Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứvào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Công ty TNHH Thiết bị Phòngcháy chữa cháy Hà Nội xuất kho hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoảthuận trớc giữa hai bên.Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Công ty

Số hàng này đợc xác nhận là tiêu thụ khi công ty đã nhận đợc tiền của bênmua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán

- Bán buôn vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Công ty TNHHThiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội sau khi mua hàng, nhận hàng khôngnhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này

ở Công ty vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ muahàng.Công ty có thể chuyển thẳng hàng đến kho của ngời mua hoặc giao hàngtay ba tại kho của ngời bán

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thứcnày công ty chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D