Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

~~~~~~*~~~~~~

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

Đề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH

MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

Họ tên sinh viên : ĐINH THỊ HƯƠNG

Giáo viên hướng dẫn : PGS TS NGUYỄN VĂN CÔNG

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 3

LỜI MỞ ĐẦU 5

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 7

1.1 Đặc điểm kế toán và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ 7

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 7

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 10

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 15

1.2.1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán 15

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán 17

Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 20

2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 20

2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng 20

2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn 23

2.1.3 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ 28

2.2 Thực trạng kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 31

2.2.1 Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng 31

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty

Cổ phần Sản xuất vầ Kinh doanh Máy văn phòng Việt 47

3.1.1 Về bộ máy kế toán 47

3.1.2 Về hệ thống chứng từ tiêu thụ và quy trình luân chuyển chứng từ 48

3.1.3 Về hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ 49

3.1.4 Về công tác ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ 49

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt .51

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 51

3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ 52

3.2.3 Hoàn thiện công tác ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ 53

3.2.4 Về việc ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán 57

KẾT LUẬN 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty

Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 15

Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh Doanh Máy Văn Phòng Việt 18

Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh daonh Máy văn phòng Việt 20

Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 35

Sơ đồ 2-2: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 39

BẢNG BIỂU Bảng 1-1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây 9

Biểu số 2-1: Phiếu Xuất kho của Công ty theo phương thức bán buôn 24

Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012 25

Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632 26

Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632 27

Biêủ số 2-5: Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ 28

Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511 29

Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511 30

Biểu số 2-8: Sổ Chi tiết TK 641 36

Biểu số 2-09: Sổ Cái TK 641 37

Biểu số 2-10: Sổ Chi tiết TK 642 41

Biểu số 2-11: Sổ Cái TK 642 42

Biểu số 2-12: Chứng từ ghi sổ-Kết chuyển DTBH 44

Biểu số 2-13: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển GVHB 44

Biểu số 2-14: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển CPBH,CPQDNL 45

Biểu số 2-15: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển kết quả tiêu thụ 45

Biểu số 2-16: Sổ Cái TK 911 46

LỜI MỞ ĐẦU

Lợi nhuận là mục tiêu, là động lực phát triển của mọi doanh nghiệp, dù

kinh doanh trong lĩnh vực nào thì mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp vẫn

là thu được lợi nhuận cao nhất Để có thể đạt được mục tiêu đó thì một yếu

tố rất quan trọng là hàng hoá sản xuất ra phải được tiêu thụ nhanh chóng,giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh và tạo điều kiện tái sản xuất,

mở rộng quy mô, thúc đẩy sản xuất phát triển Tiêu thụ cũng là giai đoạncuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, thông qua tiêu thụ, đơn vịmới thu hồi được vốn bỏ ra và tạo lợi nhuận Vì vậy đây là giai đoạn rấtquan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung các doanh nghiệpthương mại nói riêng Trong xu hướng hội nhập và phát triển như hiện nay,

sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, các doanh nghiệpthương mại đang gặp phải rất nhiều thách thức Vì vậy, để có thể tồn tại,phát triển và đứng vững trên thị trường, doanh nghiệp luôn phải trú trọnghoàn thiện công tác tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, vì đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ

sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hoạt động sửdụng vốn nói chung, đồng thời tạo điều kiện tăng lợi nhuận và nâng cao sứccạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Và để quản lý được tốt nghiệp

vụ tiêu thụ thì kế toán với tư cách là công cụ kinh tế cũng phải luôn đượcquan tâm, thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ.Đồng thời qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinhdoanh Máy văn phòng Việt, dưới sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toánCông ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công,

em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình

Chuyên đề của em ngoài phần Mở đầu và Kết luận, có kết cấu gồm 3phần chính như sau:

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

Phần 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 1.1 Đặc điểm kế toán và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ.

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đượcthành lập ngày 31 tháng 12 năm 2003 dưới hình thức Công ty TNHH theoGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010810 Theo đó, tên Công ty là:Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Công ty có trụ

sở chính ở Số 63, Phố Hai Bà Trưng, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm,Thành phố Hà Nội Đáp ứng xu hướng phát triển và nhu cầu thị trường, Công

ty chuyên sản xuất, lắp ráp máy văn phòng và linh kiện, phụ tùng, vật tư củamáy văn phòng, mực in; cung cấp dịch vụ chế bản điện tử, dịch vụ photocopy;thương mại, dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử, tin học Công tycũng là nhà buôn bán, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị công nghiệp, máy vănphòng; là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá trong lĩnh vực điện tử, tin học

Công ty có số vốn điều lệ là: 2 000 000 000 đồng (Hai tỷ đồng VN)

Từ khi thành lập, với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất,hiệu quả nhất và có giá thành hợp lý nhất cho nhu cầu của khách hàng vềcác giải pháp và thiết bị viễn thông, điện tử, tin học, thiết bị công nghiệp,thiết bị tự động, thiết bị chuyên dụng, cùng với một đội ngũ nhân viênchuyên nghiệp, có chuyên môn cao và năng động, Công ty đã có sự pháttriển nhanh chóng và trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị và giải

Năm 2005 là mốc phát triển quan trọng của Công ty, đây là năm Công

ty tiến hành cổ phần hóa, chuyển đổi từ hình thức công ty TNHH sang hìnhthức công ty Cổ phần, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phầnSản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Từ khi chuyển đổi hình thức

sở hữu, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt vẫnkhông ngừng phát triển lớn mạnh, mở rộng thị trường tiêu thụ Thông quacác văn phòng, chi nhánh và hệ thống đối tác, các nhà phân phối, Công ty đãhoạt động mạnh mẽ và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực đa dạng, tại các tỉnh,thành phố khác nhau trong nước và trở thành sự lựa chọn số một của nhiều

cơ quan, doanh nghiệp, thành phần kinh tế Thành quả và giá trị lớn nhất củaCông ty là uy tín doanh nghiệp và sự tin tưởng nơi khách hàng thể hiện quaviệc Công ty được chọn tham gia tư vấn, thiết kế và cung cấp giải pháp côngnghệ, thiết bị kỹ thuật cho các dự án cấp tỉnh, thành phố, quốc gia tại cácngành khác nhau

Nhờ đó, hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của Công ty tăng lên đáng

kể, thể hiện qua bảng dưới đây:

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng

8 Chi phí quản lý kinh doanh

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động

2,370,953,843 446,405,274

0 63,554,842 361,539,880 21,310,552

1,254,647 0

1,254,647 22,565,199 16,970,000 5,595,199

5,272,465,788

0 5,272,465,788

3,336,818,461 1,935,647,327

1,396,102 59,455,537 1,816,436,090 61,151,802

0 0 0 61,151,802 17,122,505 44,029,297

5,661,175,310

0 5,661,175,310

3,125,338,583 2,535,836,727

1,822,307 52,800,000 2,463,574,327 21,284,707

22,984 0 22,984 21,307,691 5,966,153 15,341,538

Qua bảng trên có thể thấy tình hình hoạt động của công ty rất khả quan,đặc biệt trong năm 2006, lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng rất lớn, từ5,595,199 đồng lên tới 44,029,297 đồng Đây là thành tích lớn, thể hiện sựphát triển ngày càng vững mạnh của Công ty.

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được

tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộnghòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua Vì vậy, Công ty là tổ chức có tưcách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng.Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợđó

Bộ máy của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chứcnăng Trong đó, các phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc

mà đứng đầu là Giám đốc Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý củatrưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoat động kinhdoanh được thông suốt Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc công ty

và các phòng ban như sau:

Giám đốc công ty là người đứng đầu Công ty, trực tiếp tổ chức, chỉ

đạo điều hành hoạt động trong Công ty, quyết định phương hướng, kế hoạchchung, các phương án kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng, mua bán, nhân

sự và các chủ trương lớn của Công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy để đảmbảo hiệu quả quản lý cao nhất Giám đốc Công ty cũng là người quyết định

về việc thành lập mới, sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc nguồn vốnđầu tư của Công ty, có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm các trưởng, phó phòng,

kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác, tổ chức thanh tra và xử lýcác vi phạm Điều lệ công ty

trưởng phòng, Công ty gồm có bốn phòng chính: Phòng Xuất nhập khẩu,Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật Mỗi phòng ban đều cóchức năng nhiệm vụ riêng theo sự phân công của Giám đốc như sau:

Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh

của cả năm cho Công ty, từ đó hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng kế hoạch kinhdoanh của mình (doanh thu, lãi gộp, chi phí), xây dựng giá bán buôn, bán lẻcác sản phẩm kinh doanh của Công ty; phân tích và báo cáo kết quả kinh doanhcủa các đơn vị, theo dõi tình hình kết quả kinh doanh đạt được so với kế hoạch

đề ra; đồng thời lập kế hoạch nhập hàng theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận;kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, phương hướng, biện pháp và kết quảthực hiện kế hoạch của các bộ phận; cập nhật thông tin về sản phẩm cũng nhưgiá cả các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường

Đây cũng là phòng giao dịch với các bên đối tác để nhập hàng hóa theo

kế hoạch đã định, quản lý và thực hiện các thủ tục nhập hàng hóa, đảm bảocho Công ty luôn có hàng hóa đúng thời điểm cung cấp cho khách hàng,thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng hóa vật tư cần thiết trong và ngoàinước thông qua các hình thức như: tìm kiếm trên mạng, qua các hội chợ,danh bạ điện thoại; tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan đểlấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê khonhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chấtlượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học

để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi.ung cấp đúng, đủ vật

tư hàng hóa cho các bộ phận có nhu cầu trên cơ sở đề nghị xuất hàng đã cóxét duyệt Thực hiện các công việc do ban giám đốc giao với khẩu hiệu:

“Đừng bao giờ xa rời mục tiêu”

Khác với phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán có nhiệm vụ: Báo

cáo vê tình hình hoạt động tài chính cho Giám đốc Công ty hàng tháng; tổ

chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịp thời cácnghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cung cấpthông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của Công ty;thực hiện phát hành, bảo quản lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán môộ cáchđầy đủ, có hệ thống theo đúng quy định Nhà nước và Công ty, thực hiệnnghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kếtoán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Côngty; kiểm tra và thường xuyên đối chiếu tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho.Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hoá theo quy định;kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoảntạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đề xuất

xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định; kiểm tra, kiểm soátquỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đối chiếu só dư hàng ngày.Ngoài ra, Phòng kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiệncác chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty đểkịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định

Là một doanh nghiệp thương mại, Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ

chốt của Công ty, phòng Kinh doanh bao gồm có ba phòng nhỏ:

Thứ nhất, Phòng kinh doanh bán lẻ: Đây là phòng chuyên tổ chức

mạng lưới bán lẻ của Công ty, bán hàng trực tiếp cho người sử dụng, đàmphán ký kết các hợp đồng bán lẻ máy photocopy, xây dựng kế hoạch kinhdoanh, khai thác bán hàng, bán lẻ để hoàn thành doanh số công ty giao, thựchiện các gói thầu nhỏ ở phạm vi chào hàng cạnh tranh, thực hiện quy trìnhkinh doanh của khối kinh doanh

Thứ hai, Phòng Marketing, khác với phòng Kinh doanh bán lẻ,

Phòng Marketing có những chức năng nhiệm vụ sau: tổ chức mạng lướikênh phân phối, tập trung khai thái thị trường khách hàng, hỗ trợ các công ty

phân phối trong việc làm dự án cung cấp may photocopy, tham gia xây dựng

kế hoạch kinh doanh, khai thác khách hàng để hoàn thành doanh số công tygiao, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ, thực hiện quy trình phân phốicủa khối kinh doanh

Thứ ba, Phòng Kinh doanh dự án: Đóng góp vào hoạt động Công

ty, phòng Kinh doanh dự án tìm kiếm khách hàng là các dự án lớn nhằmcung cấp các thiết bị Công ty cung cấp; thực hiện hồ sơ thầu; thực hiện quytrình đấu thầu ở khối kinh doanh

Là nơi xử lý các vấn đề kỹ thuật, Phòng Kỹ thuật cũng là một trong

những phòng rất quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng và thựchiện quy trình dịch vụ kỹ thuật theo định hướng của Công ty, hoàn thànhdoanh số của công ty giao, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh lànhmạnh thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín Để làmđược điều đó, Phòng thường xuyên đào tạo đội ngũ nhân viên đầy đủ cả kiếnthức về kỹ thuật và giao tiếp khách hàng, xây dựng mức giá và dịch vụ cótính cạnh tranh cao, tập trung tìm kiếm, thu hút khách hàng mới sử dụngdịch vụ của công ty, xây dựng kế hoạch chiến lược: Phát triển khách hàng,dịch vụ kỹ thuật, phát triển doanh thu, thực hiện nhiệm vụ theo phươngchâm: “ Kịp thời – Sáng tạo – Đạt hiệu quả cao” Phòng Kỹ thuật gồm cóbốn phòng nhỏ: Phòng Dịch vụ, Phòng Cơ sở khoa học, Phòng Thuê máy vàPhòng Hỗ trợ kỹ thuật

Mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty có thểkhái quát qua sơ đồ sau (Sơ đồ 1-1 – Tr.14):

SƠ ĐỒ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần

Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh Doanh

bán lẻ

Phòng Mar- keting

Phòg Kinh doanh Dự án

Phòg Dịch Vụ

Phò g CS KH

Phòn g Thuê Máy

Hỗ trợ kỹ thuật

Kế toán

Tổng

hợp

Kế toán Thuế Kế toáncông nợ Kế toánhàng

hoá

Bảo

P.KinhDoanh

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty

Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

1.2.1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung,

là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hànhtập trung tại phòng kế toán Công ty Ở các bộ phận khác như kho, bánhàng bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toánban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ chonhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng

từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kếtoán

Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán tập trung bao gồm

Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ và kế toánhàng hóa Mỗi kế toán phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ riêng:

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài

chính của Công ty, kiểm tra công việc của các kế toán phần hành; theo dõi việcthực hiện quy trình, quy định tài chính của các kế toán tại các bộ phận; báo cáotình hình thu, chi của Công ty lên Giám đốc; phân tích báo cáo tổng hợp kếtquả sản xuất kinh doanh của Công ty; khóa sổ kế toán và khớp đúng các số liệuliên quan; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm

vi công việc được giao

Kế toán hàng hóa là người ghi chép các nghiệp vụ kế toán liên quan đến

hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập khẩu, hợp đồng ngoại, tờ khai hải quan,hóa đơn chứng từ nhập hàng trong nước của bộ phận nhập hàng chuyển tới;

kiểm soát giá cả hàng nhập xuất tại Công ty; cập nhật, theo dõi và thống kêtoàn bộ hàng hóa nhập trong tháng, phản ánh tình hình nhập – xuất hàng hóacăn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã được kiểm tra đầy đủ Cuối tháng Kế toánhàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với Thủ kho; cập nhật hàng hóaxuất dùng vào chi phí trên cơ sở có sự đồng ý của trưởng bộ phận xuất dùng vàphê duyệt của Giám đốc, đồng thời lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tàiliệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao.

Kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các khoản công nợ phải

thu, phải trả của Công ty; cập nhật, theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản công

nợ phải thu đến hạn, quá hạn để thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu tối đa tìnhtrạng bị chiếm dụng vốn của Công ty; lưu giữ toàn bộ các chứng từ, hợp đồngmua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng; tổ chứctheo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợphải trả, chấp hành đúng kỷ luật và chế độ thanh toán; ập chứng từ bù trừ công

nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở thỏa thuận về việc thanh toán bù trừgiữa công ty với khách hàng; lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đốivới các khoản nợ có khả năng không thu hồi được; trực tiếp đi thu công nợ củakhách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng

Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và nắm được toàn bộ số thuế và các

khoản phải nộp trong tháng với nhà nước theo thông báo thuế, đồng thời phảiliên tục cập nhật, theo dõi chi tiết vào thông báo các hạn mức thời gian của cáckhoản phải nộp lên phụ trách bộ phận, đảm bảo nguyên tắc: Nộp đúng, nộp đủ,nộp kịp thời; theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải nộp với nhà nước;lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi côngviêc được phân công

Sơ đồ 1-2:

Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và

Kinh doanh Máy văn phòng Việt

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế củaCông ty, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ để hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán tiêu thụ nói riêng Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Cùng với hình thức ghi sổ này bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phứctạp về số lượng và chủng loại, gồm có: Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, SổĐăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản

Kế toán tổng hợp

Kế toán thuế

Trong kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng các loại sổ đặcthù và có quá trình ghi sổ như sau:

Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào các chứng từ bán hàng gồm Hoáđơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho để vào các Sổ chi tiết bán hàng gồm có: Sổchi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các Chứng từ ghi sổ sau đóChứng từ ghi sổ được sử dụng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái Cuối kỳ, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng sốphát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chitiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tàichính

Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty được khái quát qua

sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo

hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần

Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

Ghi chú: Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng :

Đối chiếu kiểm tra:

HĐ Bán hàng và các chứng từ liên quan

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT

VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng

Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một doanh nghiệp

thương mại muốn bán được hàng thì nhất thiết phải có các chính sách tiêu thụhợp lý và đạt hiệu quả Lựa chọn cho mình kênh bán hàng nào phù hợp chính làmột biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ cho doanhnghiệp Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm máythiết bị văn phòng, sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm: máy Fax,máy In, máy Photocopy và các vật tư đi kèm: đèn chụp, chân máy, mực chốnggạt, từ, lò ép, lò sấy của hãng Fụji Xerox Ngoài ra công ty cũng cung cấp cácmặt hàng, thiết bị văn phòng của các hãng khác theo yêu cầu của khách hàng:Canon, Nikko Do đó, Công ty thực hiện tiêu thụ theo hai phương thức: Bánbuôn và Bán lẻ

Phương thức bán buôn:

Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp các tỉnh phía Bắc Các đại lý sẽ là

trung gian thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá giữa Công ty và khách hàng củaCông ty tại các tỉnh Theo phương thức này, tất cả việc tiêu thụ hàng hoá đềuphải ký kết qua hợp đồng do phòng kinh doanh dự án thực hiện và các đại lý sẽmua hàng với giá thoả thuận theo chính sách giá riêng được Công ty áp dụng

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồnvốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rấtmềm dẻo Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lôhàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là:

Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giaohàng

Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của cácđại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảmgiá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó

Phương thức bán lẻ:

Nghiệp vụ bán lẻ của Công ty do phòng kinh doanh bán lẻ thực hiện.Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòngkinh doanh bán lẻ yêu cầu mua hàng Khách hàng có thể nhận hàng ngay tạiCông ty và tự vận chuyển hoặc nếu có yêu cầu thì nhân viên Công ty sẽ vậnchuyển đến tận nơi cho khách hàng Ngoài ra khách lẻ của Công ty có thể muahàng qua điện thoại, khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện yêucầu mua hàng, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ vận chuyển đến tận nơi cho kháchhàng Phí vận chuyển do thoả thuận giữa Công ty với khách hàng

Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và sử dụng phươngpháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Tại kho của Công ty, thủkho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho Tại phòng kếtoán, kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá cả về mặt sốlượng và giá trị Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho vàđối chiếu với số lượng trên sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán

Tài khoản sử dụng để hạch toán trong các phương thức tiêu thụ gồm có:

Tài khoản 156 -“Hàng hoá”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị

hiện có của: Hàng hoá tồn kho và xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhậpkho thực tế

Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau:

Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ

Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán

Dư Nợ: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ

Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để

hạch toán giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ

Kết cấu nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau:

Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ

Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào tài

khoản xác định kết quả kinh doanh

Tk 632 cuối kỳ không có số dư

TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Có tiểu khoản 5111- Doanh thu bán hàng: TK này phản ánh tổng doanh

thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ

TK 5111 có kết cấu như sau:

Bên Nợ: Trị giá chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu

hàng bán bị trả lại

Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh

Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.

TK 511 cuối kỳ không có số dư.

2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn

Theo phương thức này, hàng được giao tại kho của Công ty Khi có

nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với cácđại lý Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, phòng kế toán lập Hoá đơnGTGT gồm 3 liên:

Liên 1: Lưu ở sổ gốc

Liên 2: Giao khách hàng

Liên 3: Dùng để thanh toán

Sau đó, căn cứ vào Hoá đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất khochuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng Cuối ngày chứng từđược chuyển lại phòng kế toán để kế toán hàng hoá làm căn cứ ghi sổ

Phiếu xuất kho theo phương thức bán buôn của Công ty có mẫu như sau:

Biểu số 2-1:

Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn

phòng Việt theo phương thức bán buôn

Đơn vị: Công ty CP SX & KD Máy văn phòng Việt

Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội

PHI ẾU XUẤT KHO

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khi xuất kho hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi tổng

hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết Tk 156 và sổ chi tiết TK phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút toán ghi sổ sau:

Ngày 01 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng

Trích yếu Nợ Số hiệu TK Có Số tiền Ghi chú

Bán máy VT3830

Bán máy photo VT3750

632632

156156

84 154 000

155 163 000

Kèm theo: 02 chứng từ gốc

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanhMáy văn phòng Việt tháng 9/2008 như sau:

Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632

156

156156

Bán máy photoV212

Bán máy V256Bán máy V346Bán Gạt mực

156156

156156156

Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập

để lên sổ cái các TK 511, 632 Sổ cái TK 632 tháng 9/2008 của Công ty Cổ

phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau:

Theo phương thức này, khi khách hàng có yêu cầu sẽ đến trao đổi trực tiếp

tại phòng kinh doanh bán lẻ Các chứng từ dùng để hạch toán ban đầu gồm có:

Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT Mẫu Hoá đơn GTGT của Công ty như sau:

Biêủ số 2-5:

Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKL-3LL

Liên 1:Lưu AB/2008B Ngày 10/9/2008 Số: 005402Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX và KD Máy văn phòng Việt

Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Hai ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Từ hoá đơn GTGT, kế toán vào chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi

sổ, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp

Sổ chi tiết TK 511 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinhdoanh Máy văn phòng Việt như sau:

Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511

131112

111

111112

Bán máy V256Bán máy V346Bán Gạt mực

112 111

112131131

Sau đó kế toán căn cứ vào Phiếu thu hoặc Giấy báo Có của ngân hàng đểghi sổ chi tiết TK 111, 112 Và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lên

sổ cái các TK 511, 632 và các TK liên quan

Sổ cái TK 511 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy vănphòng Việt được tổng hợp ở bảng sau:

Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511

2.2.1 Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng

Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp thương mại chính là phần chênh lệch

giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí kinh doanh trong kỳ gồm: giá vốn

hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nó được biểu hiệnqua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau:

hàng hoá = thuần về - hàng - bán - doanh

Trong đó:

Kết quả hoạt động có thể xác định theo loại hoạt động, theo ngành hànghoặc theo tính tổng quát Kỳ báo cáo kết quả có thể là tháng, quý, 6 tháng hoặcnăm tuỳ yêu cầu quản lý và chế độ kế toán hiện hành được áp dụng tại doanhnghiệp

Để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 TK 641 - “Chi phí bán hàng”:

Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh

TK 641 có nội dung và kết cấu như sau:

Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

Bên Có: Các khoản giảm chi phí bán hàng

Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả tiêu thụ

TK 641 cuối kỳ không có số dư.

TK 6411- Chi phí nhân viên

TK 6412- Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng

TK 6415- Chi phí bảo hành

TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6418- Chi phí bằng tiền khác

 TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để

theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kinh doanh

Nội dung và kết cấu của TK này như sau:

Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ

Bên Có: Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết chuyển sang TK 911 đế xác định kết quả tiêu thụ

Tk 642 không có số dư cuối kỳ

TK 642 của Công ty được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau:

TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý

TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh:

Tài khoản này có kết cấu như sau:

Bên Nợ: Chi phí thuộc hoạt động bán hàng bao gồm: Giá vốn hàng bán; Chi

phí bán hàng; Chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết chuyển lãi của hoạt động bán hàng

Kết chuyển lỗ của hoạt động bán hàng

TK 911 không có số dư cuối kỳ

Kết quả tiêu thụ của Công ty được biểu hiện qua chỉ tiêu “Lỗ” hay “Lãi” từ

hoạt động tiêu thụ

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một

số tài khoản có liên quan khác, như: TK 632, TK 511 đã được trình bày ởphần trên

2.2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ

Kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy

văn phòng Việt bao gồm: Kế toán chi phí bán hàng, Kế toán chi phí quản lýdoanh nghiệp và Kế toán xác định kết quả tiêu thụ

Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thựchiện các nghiệp vụ về tiêu thụ hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo Chi phíbán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện được trong

kỳ của hoạt động tiêu thụ

Hàng ngày, khi phát sinh các chi phí phục vụ cho hoạt động tiêu thụ, kếtoán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Bảng thanh toán tiền lương,Bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu chi tiền mặt tiến hành địnhkhoản vào TK 641 Cuối kỳ các số liệu chi tiết về chi phí bán hàng sẽ được tậphợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty được khái quát như sau:

Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ

phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt