Công tác văn thư tại trường đại học công nghiệp hà nội trong bối cảnh chuyển đổi số

…………/………… ……/…… HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngàn

…………/………… ……/……

HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ HUỆ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

…………/………… ……/……

HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ HUỆ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn “Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi với sự hướng dẫn của cô giáo TS Phạm Nguyên Nhung

Các số liệu thứ cấp và sơ cấp trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc cụ thể, rõ ràng Các kết quả nêu trong luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác

Tác giả Luận văn

Nguyễn Thị Huệ

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, quý thầy cô giáo và Ban Quản lý đào tạo cùng lãnh đạo các đơn vị thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ

em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và kính trọng đến cô giáo

TS Phạm Nguyên Nhung, người đã tận tình hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, Phòng Tổ chức Hành chính và các đơn vị, các đồng chí viên chức, người lao động thuộc Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã cung cấp thông tin, số liệu giúp em tìm hiểu thực trạng về công tác công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

Em xin chân thành cảm ơn gia đình, đồng nghiệp, bạn bè đã động viên, tạo điều kiện để em tham gia học tập và nghiên cứu và hoàn thành khóa học

Mặc dù đã cố gắng, nhưng do bản thân em lần đầu làm nghiên cứu khoa học nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được ý kiến góp ý của quý thầy cô giáo để nội dung của luận văn được hoàn chỉnh hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Huệ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 10

1.1 Một số quan niệm liên quan 10

1.2 Vị trí, vai trò và yêu cầu về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số 13

1.3 Nội dung công tác văn thư 17

1.4 Những yếu tố tác động đến công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số 28

Tiểu kết Chương 1 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 37

2.1 Khái quát về Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 37

2.2 Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 45

2.3 Đánh giá công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số 68

Tiểu kết Chương 76

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 77

3.1 Quan điểm, định hướng của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số 77

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số 81

Tiểu kết Chương 3 94

KẾT LUẬN 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 102

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Stt Hình/

Biểu đồ/

Bảng

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 41

Hình 2.2 Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn bản đi của Trường

Hình 2.3 Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn bản đến của Trường

Biểu đồ 2.1 Đội ngũ viên chức, giảng viên đang công tác tại

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 42

Bảng 2.1 Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm trong soạn thảo,

Bảng 2.2 Số lượng văn bản đi - văn bản đến Trường Đại học

Bảng 2.3 Số lượng văn đi (văn bản giấy – văn bản điện tử) tại

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 54

Bảng 2.4 Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý

Bảng 2.5 Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong

lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 63

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,

sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Đây được coi

là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

Trong thời đại ngày nay, mỗi người trong chúng ta đều có đầy đủ điều kiện để tiếp cận với nhiều thông tin hơn, rút ngắn về khoảng cách, thu hẹp về không gian, tiết kiệm về thời gian và tất cả đều được thực hiện thông qua một

cú nhấp chuột Chuyển đổi số là xu thế tất yếu, diễn ra rất nhanh đặc biệt trong bối cảnh của cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0 hiện nay Nội dung chuyển đổi số rất rộng và đa dạng nhưng với ba trụ cột chính gồm Chính phủ

số (như dịch vụ công trực tuyến, dữ liệu mở), kinh tế số (như tài chính số, thương mại điện tử và chuyển đổi số trong các ngành trọng điểm như: nông nghiệp, du lịch, điện lực ) và xã hội số (như giáo dục, y tế, văn hóa) Trong

bối cảnh hội nhập toàn cầu, Việt Nam nói chung và ngành văn thư – lưu trữ nói riêng cũng không thể nằm ngoài xu thế chung của thế giới và phải thực hiện rất khẩn trương nếu không muốn bỏ lỡ cơ hội mà cuộc cách mạng Công nghiệp lần thứ tư mang lại

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là một trường đại học công lập,

đa cấp, đa nghề, với quy mô đào tạo rộng lớn Trường đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, tuy nhiên trong bối cảnh chuyển đổi số công tác văn thư tại Trường hiện nay gặp không ít hạn chế, khó khăn, như đội ngũ biên chế nhân sự làm văn thư thiếu, hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ, chưa được đầu tư, việc sử dụng văn bản điện tử còn chưa được chú trọng

Với thực tiễn đó tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số” làm đề tài

luận văn tốt nghiệp của mình Với mong muốn có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu lý luận, thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Trường và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Trường nói riêng và hệ thống các cơ sở đào tạo nói chung

2 Tình hình nghiên cứu

Việc quản lý công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau

2.1 Giáo trình, bài viết công bố trên tạp chí

Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn:

- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương

Đình Quyền (2005) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học

Quốc gia Hà Nội, NXB Đại Học Quốc Gia cung cấp những kiến thức cơ bản

về lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư

- Cục Văn thư lưu trữ (2015) “Công tác văn thư trong quá trình xây

dựng Chính phủ điện tử Việt Nam”, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Đề tài

đã tìm hiểu các quy định hiện hành của Việt Nam liên quan đến công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử và sự thay đổi của công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam Từ việc nghiên cứu thực tiễn công tác văn thư hiện nay, nhóm nghiên cứu Đề tài đã bước đầu đưa ra một số so sánh về công tác văn thư truyền thống và khi thực hiện Chính phủ điện tử

- Tác giả Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập và phát triển”, Tạp

chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 6 Tác giả đã khái quát việc phân định chức năng, nhiệm vụ và hoàn thiện bộ máy quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Đồng thời, nêu lên những thay đổi về đối tượng, phạm vi quản lý Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và yêu cầu đổi mới

cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Do đó, yêu cầu đặt

ra là phải kiện toàn bộ máy quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát triển

- Tác giả Nguyễn Văn Kết (2018), “Văn thư - Lưu trữ điện tử và công

tác đào tạo, bồi dưỡng trong thời đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4”, Tạp

chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 4 Tác giả đã nêu lên thông tin tổng quan

về cuộc cách mạng 4.0, đồng thời chỉ ra những cơ hội và thách thức đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lưu trữ học cũng như những kiến thức cần có trong chương trình đào tạo Lưu trữ tài liệu điện tử và nghiệp vụ công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ Qua đó, tác giả đưa một số kiến nghị để công tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao tạo ra sản phẩm tồn tại

được trong kỷ nguyên số của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

- Tác giả Nguyễn Văn Kết (2021), “Vị trí, vai trò của công tác văn thư

- lưu trữ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết CP”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1 Tác giả đã khái quát rõ văn

36a/NQ-thư - lưu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay và nêu lên thực trạng văn 36a/NQ-thư - lưu trữ điện tử Qua đó nêu rõ vai trò của cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước chuyên ngành trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay

2.2 Một số luận văn thạc sĩ

- Dương Thị Hoa (2018), Công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Tổng

cục Thuế Trung Ương, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính

Quốc gia Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ và đề xuất phương hướng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

- Nguyễn Toàn Thắng (2020), Quản lý Nhà nước đối với công tác lưu

trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Vĩnh Long, Luận văn thạc sĩ Quản lý

công - Học viện Hành chính Quốc gia Luận văn đã đề cập đến thực trạng quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long và giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý

- Trần Ngọc Tú (2020), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO vào công tác văn thư tại cục Hải quan thành phố Hải Phòng, Luận

văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia Luận văn đã nêu

cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư, thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 đối với công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng và định hướng và giải pháp tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư tại Cục Hải quan Hải Phòng

- Võ Ngọc Phương Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính

Quốc gia Luận văn đã đánh giá được thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Những đề tài được nêu trên chủ yếu nghiên cứu về khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, mới chỉ bao quát được một khía cạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư Các công trình khoa học nêu trên

đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thư ở các cơ sở đào tạo đại học trong bối cảnh chuyển đổi số Bằng những

kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo thạc sĩ quản lý công, cùng

với hơn chục năm công tác tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tôi hy vọng sẽ đánh giá khách quan công tác văn thư của cơ quan tôi đang công tác trong thời gian qua và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Trường trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trường thời gian tới

3 Mục đích và nhiệm vụ

3.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở thực tiễn hoạt động quản lý, luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao

hiệu quả công tác văn thư của Trường trong thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn góp phần làm rõ những vấn đề lý luận về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số

Đánh giá thực tiễn công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp

Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, chỉ ra những kết quả, hạn chế, nguyên

nhân của những tồn tại, hạn chế trên

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là: công tác văn thư tại Trường Đại

học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Các nội dung về công tác văn thư

- Về không gian: tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

- Về thời gian: Từ năm 2018 đến nay (từ khi Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội ứng dụng phần mềm trong công tác văn thư)

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về quản lý công tác văn thư

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp khảo sát: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan để có

những luận cứ khoa học cho công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số nói chung và công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội nói riêng làm cơ sở đánh giá thực trạng và đề ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích, làm rõ và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số để từ đó chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong hoạt động văn thư, làm cơ sở đưa ra những giải pháp ở Chương 3

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Được tiến hành tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội nhằm thu thập thông tin về trình độ, mức độ hài lòng, thuận lợi và khó khăn, những lĩnh vực văn thư tại Trường, các nội dung công tác văn thư, những thuận lợi, khó khăn công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số, sự quan tâm của chính quyền và tạo điều kiện về cơ sở vật chất, tài chính cho công tác văn thư; khảo sát thực trạng công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn đối với đội ngũ viên chức Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội về tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin và thực trạng vận dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư hiện nay

- Phương pháp thống kê: Được tác giả sử dụng để thống kê số liệu thu thập được qua kết quả điều tra, khảo sát về công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số Đánh giá thực trạng bằng điểm theo thang 4 khoảng như sau:

+ Tốt (Cao, Nhiều): 4 điểm

+ Khá: 3 điểm

+ Trung bình (Bình thường): 2 điểm

+ Yếu (Thấp, Ít): 1 điểm

Công thức tính số điểm trung bình Điểm trung bình X = Σ

Ν Trong đó:

• Σ = x1.n1 + x2.n2 + x3.n3 + x4.n4 là tổng số đối tượng đánh giá;

• x1, x2, x3, x4 là điểm số của các mức độ tốt, khá, trung bình và yếu;

• n1, n2, n3, n4 là số đối tượng đánh giá các tiêu chí cụ thể;

• N là tổng số đối tượng khảo sát

- Phương pháp quan sát: Phương pháp này chủ yếu là quan sát thực tế công việc của đội ngũ viên chức trong thực hiện công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

- Ngoài ra, luận văn còn sử dụng phương pháp tổng hợp, phương pháp

so sánh, đối chiếu, …để thu thập thêm những thông tin phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận

Luận văn góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan tới công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số, đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số Chỉ ra những ưu điểm, thành tựu cũng như những bất cập, hạn chế của trong công tác trên qua kinh nghiệm thực tiễn tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

Với kết quả nghiên cứu, luận văn sẽ là tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập về công tác văn thư và tham khảo vận dụng vào thực tiễn, nhằm đảm bảo thực hiện tốt hơn công tác văn thư tại Trường Đại học

Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn có kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG BỐI CẢNH

CHUYỂN ĐỔI SỐ 1.1 Một số quan niệm liên quan

1.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống trao đổi thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức nói chung cũng như các cơ quan nhà nước nói riêng để đáp ứng kịp thời, xuyên suốt yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định rõ về nội dung công tác văn thư bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” [10]

Tác giả Vũ Thị Tuyết Mai quan niệm “Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với tài liệu đến) cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…) [23] Các nội dung này thường có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau giúp đạt được mục tiêu của nhà quản lý

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng-văn thư, lưu trữ Việt Nam của PGS-TS Dương Văn Khảm (2000), công tác văn thư là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ

Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về công tác văn thư như

sau: Công tác văn thư được hiểu là quá trình thực hiện các công việc liên

quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong

công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan

1.1.2 Chuyển đổi số

Mặc dù đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới, nhưng đến khi cách mạng công nghiệp lần thứ 4 bùng nổ, chuyển đổi số (Digital Transformation) mới xuất hiện và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây Có rất nhiều định nghĩa

và cách hiểu khác nhau về chuyển đổi số

Theo trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia công nghệ thông tin, khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách

sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”

Theo Công ty Nghiên cứu và Tư vấn công nghệ thông tin Gartner, chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ trong thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội và giá trị mới, giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ tăng trưởng và đạt doanh số tốt hơn

Còn theo Microsoft, chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tư duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới

Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung cho rằng: Chuyển đổi số là thay đổi phương thức làm việc trong cuộc sống, phương thức sản xuất với các công nghệ số, là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một đơn vị, của một doanh nghiệp, ứng dụng các công nghệ, nhằm thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và đem đến những hiệu quả cao hơn, những giá trị mới hơn cho doanh nghiệp Chuyển đổi số còn là sự thay đổi về văn hóa của đơn vị, của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, liên tục học hỏi theo cái mới, cái hiện đại và phải chấp nhận

cả thất bại bên cạnh những thành công của sự đổi mới đem lại [11]

Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về chuyển đổi số như sau:

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ

chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số [7]

“Chuyển đổi số” (Digital Transformation) có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa” (Digitizing) Có thể hiểu rằng “Số hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số ); trong khi đó, “Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn Có thể xem “Số hóa” như một phần của quá trình “Chuyển đổi số”

Chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước là việc tập trung vào phát triển hạ tầng số phục vụ các cơ quan Nhà nước một cách tập trung, thông suốt; tạo lập dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ ra quyết định chính sách; tạo lập dữ liệu mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cường công khai, minh bạch, phòng, chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết

bị di động để người dân, doanh nghiệp có trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ, nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ, giảm chi phí

1.1.3 Quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số

Hiện nay, hầu hết các tổ chức cơ quan Nhà nước đều có lộ trình, kế hoạch và các chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và quản lý điều hành của các cơ quan tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian và ngân sách

Từ các khái niệm “công tác văn thư”, “chuyển đổi số” có thể hiểu quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh số là việc thực hiện các công việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động quản lý của cơ quan trên các công nghệ số nhằm khai thác tối đa nguồn lực và tối ưu hoá các nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, cơ quan”

1.2 Vị trí, vai trò và yêu cầu về công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số

1.2.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư

1.1.2.1 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

1.1.2.2 Vai trò

- Công tác văn thư có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản

lý của các cơ quan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan thông tin có vai trò quan trọng, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao Thực tế cho thấy,

để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo

cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn

đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân

công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan

Ở nước ta, trong bối cảnh chuyển đổi số nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan

Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng

có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan Ngược lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt

- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ “Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ những người làm quan dưới thời phong kiến Ngày nay, “quan liêu” được dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các

tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng

và cơ sở; giải quyết công việc không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra

các quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi

Nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo

và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước Tuy nhiên, cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể “góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định” Vì sự hình thành và phát triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy, phẩm chất và đạo đức của cán bộ quản lý…

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật

cơ quan Việc bảo vệ bí mật của Nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với công tác văn thư Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các

cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho

nghiên cứu lâu dài Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư

1.2.2 Yêu cầu đối với công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

1.1.3.1 Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan

Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của

cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan

1.1.3.2 Chính xác

Yêu cầu công tác văn thư chính xác về nội dung: nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan Nhà nước cấp trên Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật… Số liệu phải đầy đủ, chứng

cứ phải rõ ràng

Yêu cầu công tác văn thư chính xác về mặt hình thức: văn bản phải đảm bảo đúng thể thức và hình thức theo quy định pháp luật đề ra (chính xác

về quy trình kỹ thuật), theo đó các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư

sẽ thực hiện đúng quy định của pháp luật

1.1.3.3 Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán

bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định pháp luật

1.1.3.4 Khoa học và hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu số hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng

có năng suất, chất lượng cao Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư

1.3 Nội dung công tác văn thư

Nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư, ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Nghị định này quy định chi tiết nội về công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị

lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

1.3.1 Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính

Văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, nó vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý Văn bản ban hành có đảm bảo chất lượng và tính khả thi trong thực tiễn hay không chủ yếu quyết định ở khâu soạn thảo văn bản

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định

Và, quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó [10]

Hình 1.1 Sơ đồ quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính

Nguồn: Nghị định số 30/2020/NĐ- CP của Chính phủ 1.3.1.1 Xác định nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì Sau đó, cán bộ văn thư cần xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo; xác định độ mật, độ khẩn của văn bản; Xác định đối tượng nhận đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến

Khi đã xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật của văn bản, cần thu thập thông tin một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau, tùy từng loại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp; xử lý văn bản: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp (đưa các thông tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản)

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại

Xác định nội dung,

thể thức, kỹ thuật

trình bày

Ký ban hành văn bản

Duyệt bản thảoSoạn thảo

văn bản

văn bản nhất định [10].

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức

độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản

và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Trong quá trình xây dựng văn bản cần chú ý đến kỹ thuật trình bày văn bản như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản

1.3.1.2 Soạn thảo văn bản

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

Trong quá trình soạn bản thảo văn bản cần xây dựng đề cương văn bản Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp văn bản quan trọng hay văn bản dài Để từ đó có thể làm rõ được bố cục, nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót các ý, sắp xếp nội dung logic Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân

được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

1.3.1.3 Duyệt bản thảo văn bản

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định

1.3.1.4 Ký ban hành văn bản

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức

và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số

1.3.2 Quản lý văn bản

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi

Theo khoản 5, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đi là tất

cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành [10]

Quản lý văn bản đi cần tuân theo trình tự như sau:

Hình 1.2 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư

Cấp số, thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức

là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

Đăng ký văn bản đi: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Đối với văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý

Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử): Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận

Cấp số, thời gian

ban hành văn bản

Lưu văn bản đi

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu, ký số

Lưu văn bản đi: Bản gốc văn bản giấy được lưu tại văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự và bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên

Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1.3.2.2 Quản lý văn bản đến

Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến [10]

Văn bản đến tiến hành quản lý theo trình tự như sau:

Hình 1.3 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến

Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số,

ký hiệu của văn bản trong bì Tất cả văn bản giấy đến đóng dấu “ĐẾN”

Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực

và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn

Tiếp nhận

văn bản đến

Đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

bản điện tử Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản điện tử, văn thư cơ quan trình đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của

cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay

1.3.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ và nộp hồ sơ lưu, tài liệu và Lưu trữ cơ quan để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêu cầu nghiên cứu khác Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không sẽ gây khó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức

Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân [10]

1.3.3.2 Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định [10]

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ Trong đó, hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi viên chức, người lao động

Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, hạn chế được văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm

* Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ:

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức

Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau

và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

* Quy trình lập hồ sơ bao gồm các bước sau:

Hình 1.4 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ

Nguồn: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư

Bước 1: Mở hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở

hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác

Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành

Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn

bản, tài liệu vào hồ sơ

Kết thúc

hồ sơ

Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ,

số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Văn bản thuộc vấn đề nào thì đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó Tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng là một thành phần của hồ sơ

Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những công việc phải giải quyết qua nhiều năm Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào thời gian nào Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối

Chỉ cần đưa vào hồ sơ một bản và là bản chính, có giá trị pháp lý Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp

Loại bỏ những văn bản trùng thừa, bản sao và bản thảo khi đã có bản chính (trừ những bản thảo quan trọng, có bút tích của lãnh đạo)

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong

Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ

có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ

Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực

hiện bằng chức năng của Hệ thống

1.3.3.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc

Khi nộp lưu tài liệu đối với hồ sơ giấy phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản

Đối với hồ sơ điện tử, cán bộ văn thư thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống

1.3.4 Quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định

Văn thư cơ quan có trách nhiệm:

- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức

- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản

- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản

- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ

ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện

Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật

1.3.4.1 Sử dụng con dấu

Trong công tác văn thư con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác Việc sử dụng con dấu trong hoạt động văn thư cần tuân thủ các quy định sau [10]:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản

1.3.4.1 Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử

1.4 Những yếu tố tác động đến công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số

1.4.1 Sự quan tâm của Đảng, Nhà nước

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu khách quan đối với mỗi quốc gia và trong mọi lĩnh vực Đảng và Nhà nước đã

và đang đặc biệt quan tâm đến chuyển đổi số trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Ngày 27/9/2019, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết

số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư

Trong các văn kiện của Đại hội XIII có tới 21 lần Đảng nhấn mạnh cụm từ “chuyển đổi số” Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về các văn kiện trình Đại hội XIII của Đảng đã khẳng định: “Thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số quốc gia, phát triển kinh tế số, xã hội số để tạo bứt phá về nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả, sức cạnh tranh của nền kinh tế” [13] Trong Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm 2021-2030, Đảng nhấn mạnh: “Phát triển nhanh và bền vững dựa chủ yếu vào khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số” [15] Phương hướng, nhiệm vụ

và giải pháp phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2021 - 2025 cũng xác định:

“Hoàn thiện thể chế để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số” [14] Điểm qua các văn kiện quan trọng của Đảng tại Đại hội XIII cho thấy, chuyển đổi số quốc gia là vấn đề có tính chiến lược trong đường lối phát triển đất nước, là con đường, cách thức để hiện thực hóa khát vọng phát triển Việt Nam đến năm 2045

Đại hội XIII chú trọng chuyển đổi số trong những lĩnh vực quan trọng, nhất là giáo dục và y tế Cụ thể là “đẩy mạnh cơ cấu lại các ngành dịch vụ dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, công nghệ số, phát triển các loại dịch vụ mới, xây dựng hệ sinh thái dịch vụ trong các lĩnh vực y tế, giáo dục - đào tạo” [14] Để giáo dục và đào tạo thích ứng với Cuộc cách mạng công nghiệp

lần thứ tư và hội nhập quốc tế, Đại hội XIII chủ trương: “Đào tạo con người theo hướng có đạo đức, kỷ luật, kỷ cương, ý thức trách nhiệm công dân, xã hội; có kỹ năng sống, kỹ năng làm việc, ngoại ngữ, công nghệ thông tin, công nghệ số, tư duy sáng tạo và hội nhập quốc tế (công dân toàn cầu)” [15] Như vậy, một trong những yêu cầu quan trọng đối với giáo dục và đào tạo mà Đại hội XIII đã nhấn mạnh, đó là đào tạo công nghệ thông tin, công nghệ số Điều này góp phần phát triển nguồn nhân lực của đất nước đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và hội nhập quốc tế sâu rộng hiện nay

Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản

về chuyển đổi số như:

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước, văn bản điện tử đã có đầy đủ giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, trở thành phương tiện giao tiếp, trao đổi thông tin, truyền đạt mệnh lệnh chính yếu giữa các cơ quan, tổ chức

Ngày 07/3/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025 Nghị quyết đã xác định: “100% phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử; tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ

xử lý công việc có nội dung mật)” Như vậy, số lượng hồ sơ tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nhà nước và

doanh nghiệp ngày càng nhiều và cần được quản lý một cách khoa học và phù hợp với thực tiễn

Tiếp theo đó, ngày 03/6/2020 Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” Hay, Chiến lược quốc gia về Cách mạng công nghiệp lần thứ tư được ban hành tại Quyết định

số 2289/QĐ-TTg ngày 31/12/2020 của Thủ tướng Chính phủ Ban hành Chiến lược quốc gia về Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đến năm 2030 Ngày 15/6/2021, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành số 942/QĐ-TTg phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn

2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 Đây là lần đầu tiên Việt Nam ban hành Chiến lược về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2022 của Chính phủ về công tác văn thư, là khuôn khổ pháp lý đầu tiên, cụ thể quy định về văn thư, đặc biệt là lưu trữ tài liệu điện tử; Nghị định này được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế công tác văn thư trong thời gian qua; bổ sung những quy định cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác văn thư

và văn thư trong môi trường điện tử

Trong lĩnh vực giáo dục, ngày 10/05/2022 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 1282/QĐ-BGDĐT ban hành Kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ngày 30/12/2021 Bộ Giáo dục

và Đào tạo thành lập Ban Chỉ đạo chuyển đổi số theo quyết định số BGDĐT Đây là căn cứ để các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng chương trình, dự án triển khai cụ thể, tổ chức kiểm tra, giám sát đánh giá việc thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục

4977/QĐ-Thể chế hoá các chủ trương của Đảng, trong những năm qua, Nhà nước

ta đã ban hành nhiều luật, cơ chế, chính sách về khoa học công nghệ và các vấn đề liên quan như luật khoa học công nghệ, quyết định của từng ngành, lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin Đối với công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số, chính quyền địa phương dựa trên chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước để ban hành văn bản cụ thể hoá cho cơ quan,

tổ chức thực hiện, ban hành ra các kế hoạch chi tiết từng lĩnh vực làm cơ sở pháp lý để viên chức, người lao động thực hiện nhiệm vụ của mình

1.4.2 Ảnh hưởng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Cách mạng công nghiệp 4.0 với cốt lõi là công nghệ số, đang tác động, thúc đẩy và chuyển dịch cách thức hoạt động từ truyền thống sang tự động hóa ở mọi ngành, mọi lĩnh vực, trong đó có ngành văn thư – lưu trữ

Văn bản, tài liệu là sản phẩm chính trong hoạt động quản lý Nhà nước

về văn thư, lưu trữ Những thay đổi trong hoạt động quản lý Nhà nước theo hướng phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác văn thư - lưu trữ; thay đổi từ đối tượng đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và năng lực của nhân sự làm công tác này

Trong bối cảnh chuyển đổi số, đối tượng quản lý của công tác văn thư - lưu trữ không chỉ là văn bản, tài liệu giấy mà còn có văn bản, tài liệu điện tử, phần mềm, công cụ hiện đại hỗ trợ Người làm công tác văn thư - lưu trữ không chỉ cần có nghiệp vụ văn thư - lưu trữ mà còn có hiểu biết nhất định về công nghệ thông tin để đáp ứng được yêu cầu do chính công việc này đặt ra Làm tốt điều này chính là góp phần thúc đẩy quá trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số

Trong môi trường truyền thống, thông tin chủ yếu được ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thông tin được mã hóa trên các phương tiện điện tử Hiện nay, tại các cơ quan, tổ chức, văn bản tài liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử cùng tồn tại và

có thể chuyển đổi cho nhau, có thể tạo lập văn bản điện tử từ văn bản giấy và ngược lại Nhiều khi để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay từ khi hình thành đã tồn tại cả ở dạng giấy và điện tử Như vậy,

để ứng dụng những thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 trong quản lý lưu trữ tài liệu thì chắc chắn việc số hóa tài liệu là xu hướng chung và là nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ

Nhiều dạng thức tài liệu lưu trữ mới sẽ hình thành, đòi hỏi sự nghiên cứu của các nhà lưu trữ về phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu sẽ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về nghiệp vụ

Mặt khác, với sự hỗ trợ của các sản phẩm, thành tựu từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều khâu nghiệp vụ lưu trữ sẽ được công nghệ hỗ trợ Trí tuệ nhân tạo, phần mềm thông minh… sẽ giúp các viên chức, người lao động, viên chức văn thư – lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động và nhanh chóng Có thể tài liệu lưu trữ điện tử sẽ được tự động thu thập, xử lý và bảo quản để sẵn sàng phục vụ khai thác, sử dụng theo các chuẩn và quy định

Hình thức văn thư điện tử chính thức hiện diện và trở thành động lực, công cụ trong hoạt động hành chính văn phòng, là công cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng thành công Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số ở Việt Nam hiện nay Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn thư cũng như trong mọi hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước là thực hiện tốt chủ trương của Nhà nước về Chính phủ điện tử, đẩy mạnh hiệu quả cải cách hành chính Nhà nước theo hướng tinh gọn, hiện đại hơn

1.4.3 Bộ máy làm việc và năng lực của người làm công tác văn thư

Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó

chính là bộ máy làm việc Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, bộ máy làm việc được sắp xếp khoa học, bố trí đúng năng lực, phân công công việc hợp lý theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác Nếu bộ máy làm việc không tinh gọn, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp vị trí không đúng chuyên ngành được đào tạo, sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả trong quản lý, lãnh đạo Chính vì vậy, đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức Đặc biệt, giai đoạn chuyển đổi số trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và hoạt động trong công tác văn thư nói riêng thì nguồn nhân lực là nhân tố hàng đầu, quan trọng trong công cuộc cải cách này Năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư ảnh hưởng nhiều đến việc chuyển đổi số Năng lực là tổ hợp kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của một người

Năng lực của người làm công tác văn thư là khả năng sử dụng các công

cụ công nghệ để thu thập, tạo ra, lưu trữ, quản lý, trao đổi và chia sẻ dữ liệu liên quan đến quản lý văn bản đi và đến, quản lý hồ sơ, con dấu theo yêu cầu thực tế của công việc Đội ngũ công chức, viên chức bên cạnh việc trang bị khung kiến thức chuyên môn, thì cũng cần am hiểu về công tác văn thư để xử

lý vấn đề nhanh hơn

Hiện nay cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang diễn ra hết sức mạnh mẽ

Sự phát triển đột phá của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ số đã tác động đến mọi lĩnh vực đời sống, đến con người làm việc trong tổ chức Đòi hỏi đội ngũ công chức cần phải không ngừng học hỏi nâng cao khả năng thích ứng với yêu cầu của cách mạng công nghiệp 4.0 và hội nhập quốc tế

Vì vậy, công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số muốn đạt hiệu quả cao, cần phải ổn định tổ chức bộ máy, đồng thời, phải có đội ngũ cán bộ cán bộ làm văn thư tại các cơ quan, tổ chức đáp ứng được các yêu cầu về trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời đội ngũ này phải được trang bị đầy đủ các kỹ năng cần có trong thực hiện nhiệm

vụ được giao cũng như đảm bảo đủ số lượng nhân sự theo quy định để vận hành công việc được trôi chảy, đem lại hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản

lý, điều hành, đồng thời, đảm bảo công tác văn thư được thực hiện đồng bộ, thống nhất

1.4.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư

Đây là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng công tác văn thư đồng thời là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của mỗi viên chức, người lao động, viên chức Viên chức, người lao động, viên chức không thể làm việc có chất lượng, hiệu quả trong điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị cũ, không được quan tâm sửa chữa, bởi nhu cầu của con người khi được thỏa mãn về vật chất và tinh thần sẽ tạo cho họ cảm giác hứng thú, say sưa với công việc, tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làm việc Vì vậy, nếu như cơ quan không đầu tư, không cải thiện môi trường làm việc thì hiệu quả làm việc của viên chức, người lao động sẽ giảm sút, không đáp ứng được yêu cầu trong công tác lãnh đạo, quản lý

Trong bối cảnh chuyển đổi số, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư sẽ được giảm tải, nhưng để công tác văn thư thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, phần mềm hiện đại để thực hiện quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ

Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị bộ phận văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan