Các Kỹ Thuật Thu Thập Bằng Chứng Kiểm Toán Trong Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính Do Các Kiểm Toán Viên Độc Lập Thực Hiện 1.Pdf

Đề án kiểm toán tài chính Đề án môn học MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN VÀ CÁC KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN[.]

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN VÀ CÁC KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN 3

1.1 Khái quát về bằng chứng kiểm toán 3

1.1.1 Khái niệm bằng chứng kiểm toán 3

1.1.2 Vai trò và tính chất của bằng chứng kiểm toán 3

1.1.2.1 Vai trò của bằng chứng kiểm toán 3

1.1.2.2 Tính chất của bằng chứng kiểm toán 4

1.1.3 Phân loại bằng chứng kiểm toán 7

1.1.3.1 Phân loại bằng chứng kiểm toán dựa vào nguồn gốc thu thập 7

1.1.3.2 Phân loại bằng chứng kiểm toán dựa vào loại hình bằng chứng kiểm toán (theo dạng của bằng chứng kiểm toán) 8

1.2 Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán 8

1.2.1 Khái niệm về kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán 8

1.2.2 Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán 8

1.2.2.1 Kỹ thuật kiểm tra vật chất (kiểm kê) 8

1.2.2.2 Kỹ thuật lấy xác nhận 9

1.2.2.3 Kỹ thuật xác minh tài liệu 14

1.2.2.4 Kỹ thuật quan sát 16

1.2.2.5 Kỹ thuật phỏng vấn 16

1.2.2.6 Kỹ thuật tính toán 17

1.2.2.7 Kỹ thuật phân tích 18

1.2.3 Một số bằng chứng kiểm toán đặc biệt cần thu thập 20

1.3 Vận dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán để thu thập bằng chứng trong các bước của một cuộc kiểm toán 24

1.4 Hồ sơ kiểm toán với bằng chứng kiểm toán 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÁC KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TẠI VIỆT NAM 27

2.1 Thực trạng sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán 27

2.1.1 Thực trạng sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán nói chung 27

2.1.2 Thực trạng sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng tại một số công ty kiểm toán 28

2.2 Kết luận về thực trạng sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại Việt Nam 30

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRONG VIỆC SỬ DỤNG CÁC KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN 31

3.1 Tồn tại và nguyên nhân 31

3.2 Những ưu điểm 32

3.3 Đề xuất và kiến nghị 32

KẾT LUẬN 34

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCKT Bằng chứng kiểm toán

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng 1: các lọai thông tin thường cần phải xác nhận 9

Biểu 1: Thư xác nhận dạng đóng 12

Biều 2: Thư xác nhận dạng mở 13

Bảng 2: Hướng dẫn chọn loại hình phân tích 19

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động kiểm toán nói chung đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới Sự pháttriển cả về kinh tế và xã hội ở mỗi quốc gia đã làm cho hoạt động kiểm toán ngàycàng trở nên phát triển và trở thành nhu cầu không thể thiếu Ở Việt Nam, hoạt độngkiểm toán nói chung cũng như hoạt động kiểm toán độc lập nói riêng là những hoạtđộng còn mới mẻ với sự tham gia của một số lượng không lớn các công ty kiếmtoán trong nước và nước ngoài Tuy nhiên, trong xu thế toàn cầu hóa các hoạt độngthương mại cùng với sự quan tâm của Nhà nước Việt Nam, hoạt động kiểm toán tạiViệt Nam đã và đang nâng cao cả về số lượng và chất lượng hoạt động của mình,phấn đấu ngang tầm quốc tế Tất cả tình hình đó hứa hẹn những bước phát triểntoàn diện cho kiểm toán độc lập tại Việt Nam

Một trong những yếu tố quan trọn g nhất góp phần làm nên thành công củacuộc kiểm toán đó là bằng chứng kiểm toán Bằng chứng kiểm toán là cơ sở đểkiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của công ty khách hàng.Trong đó, các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán là sự đúc kết, khái quát hóanhững kinh nghiệm của kiểm toán viên trên cơ sở phương pháp luận biện chứng vàphương pháp cụ thể khoa học giải tích, vể quy hoạch, về xác suất thống kê toán Do

đó, hệ thống các phương pháp này cần được hoàn thiện không ngừng qua thực tiễnhoạt động kiểm toán Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc thuthập được các bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ càng trở nên khó khănhơn, đòi hỏi bắt kịp với sự đa dạng của thông tin, mức độ tinh vi của hành vi gianlận

Nhận thức được tầm quan trọng của bằng chứng kiểm toán và các kỹ thuật thuthập bằng chứng kiểm toán, với những kiến thức đã có và sự hướng dẫn của cô Lan

Anh, em đã quyết định chọn đề tài: “Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do các kiểm toán viên độc lập thực hiện”

Nội dung bài viết của em gồm ba chương:

Chương 1: Lý luận chung về bằng chứng kiểm toán và các kỹ thuật thu thậpbằng chứng kiểm toán

Chương 2: Thực trạng sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tạiViệt Nam

Chương 3: Nhận xét và các giải pháp đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả sửdụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán

Những “bằng chứng kiểm toán” mà em muốn nói đến trong bài làm của mình

là những bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính và “kiểm toánviên” mà em muốn nói đến chính là các kiểm toán viên độc lập

Do hiểu biết của em còn nhiều hạn chế nên bài làm của em sẽ không tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong sẽ nhận được ý kiến của cô để bài làmcủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo, Ths Nguyễn Thị Lan Anh đã hướng dẫn

em thực hiện đề tài này

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN VÀ CÁC KỸ THUẬT

THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN I.1 Khái quát về bằng chứng kiểm toán

I.1.1 Khái niệm bằng chứng kiểm toán

Bằng chứng kiểm toán là những thong tin, tài liệu được kiểm toán viên thuthập trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của mình trênbáo cáo kiểm toán

Với định nghĩa như trên, BCKT trong kiểm toán tài chính là những thông tin,tài liệu mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình thực hiện kiểm toán báocáo tài chính và những bằng chứng này chính là cơ sở để kiểm toán viên để kiểmtoán viên đưa ra các ý kiếm về báo cáo tài chính trên báo cáo kiểm toán

Như vậy BCKT chính là cơ sở để chứng minh cho báo cáo kiểm toán, và thựcchất của giai đoạn thực hiện kiểm toán chính là quá trình thu thập các bằng chứngkiểm toán

Như vậy thông tin mà kiểm toán viên thu thập và dùng làm BCKT có thể làthông tin nhân chứng hoặc thông tin vật chứng Kiểm toán viên có nhiệm vụ thuthập đầy đủ các bằng chứng có hiệu lực thông qua việc kiểm tra, quan sát, thẩm vấn

và xác nhận để có được những cơ sở hợp lý cho ý kiến về báo cáo tài chính đượckiểm toán

I.1.2 Vai trò và tính chất của bằng chứng kiểm toán

I.1.2.1 Vai trò của bằng chứng kiểm toán

Bằng chứng kiểm toán có một vai trò quan trọng, là cơ sở hình thành của ýkiến kết luận kiểm toán Từ đó, sự thành công của toàn bộ cuộc kiểm toán phụthuộc trước hết vào việc thu thập và sau đó là đánh giá bằng chứng kiểm toán củakiểm toán viên

Việc thu thập bằng chứng kiểm toán là trung tâm của mọi cuộc kiểm toán.Mautz và Sharaft đã khẳng định rằng: “toàn bộ việc kiểm toán gồm có hai chứcnăng, cả hai đều liên quan chặt chẽ đến việc thu thập bằng chứng kiểm toán Thứ

nhất là chức năng thu thập bằng chứng kiểm toán và sau đó là đánh giá bằng chứngkiểm toán”.

Đối với tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan kiểm toán nhà nước, cơ quan quản

lý, băng chứng kiểm toán chính là cơ sở đánh giá chất lượng họat động của kiểmtoán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán Việc giám sát đánh giá này có thể donhà quản lý kiểm toán tiến hành đối với các kiểm toán viên thực hiện kiểm toánhoặc có thể do cơ quan tư pháp tiến hành đối với chủ thể kiểm toán nói chung(trong trường hợp xảy ra kiện tụng đối với kiểm toán viên và công ty kiểm toán)

I.1.2.2 Tính chất của bằng chứng kiểm toán

Bằng chứng kiểm toán cần có tính thuyết phục đối với những người đọc báocáo kiểm toán Tính chất thuyết phục của BCKT được quyết định bởi hai tính chấtquan trọng của BCKT là tính hiệu lực (thích hợp- appropriateness) và tính đầy đủ(sufficiency)

Thứ nhất: Tính thích hợp(Hiệu lực)

Hiệu lực là khái niệm dùng để chỉ độ tin cậy hay chất lượng của bằng chứngkiểm toán Nhưng yếu tố ảnh hưởng đến tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toántheo A Arens bao gồm:

Tính thích đáng: Bằng chứng kiểm toán thu được phải đi đôi hoặc thích hợp

với mục tiêu mà kiểm toán viên dang kiểm toán Tính thích đáng chỉ có thể đượcnghiên cứu trong các điều kiện của mục tiêu kiểm toán đặc thù Băng chứng kiểmtoán có thể thích đáng với mục tiêu đặc thù này nhưng không thích đáng với mụctiêu đặc thù khác Hầu hết bằng chứng kiểm toán thích hợp trên một mục tiêunhưng không phải trên tất cả các mục tiêu

Độc lập với người cung cấp: BCKT thu được từ bên ngoài công ty thì đáng tin

cậy hơn BCKT thu được trong công ty Chẳng hạn các bằng chứng kiểm toán từ bênngoài: những tin tức từ các ngân hàng, luật sư hoặc khách hàng mua hàng thườngđược xem là đáng tin cậy hơn so với các thông tin từ cuộc thẩm vân công ty kháchhàng và từ các chứng từ của công ty khách hàng

Tính hiệu quả trong cơ cấu kiểm soát: BCKT thu được từ một công ty có cơ

cấu kiểm soát nội bộ hiệu quả chắc chắn sẽ đáng tin cậy hơn tù một hệ thống kiểmsoát yếu kém Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm ngăn chặn, phát hiệncác sai phạm trong hoạt động của đơn vị Vì thế, trong môi trường kiểm soát nội bộhoạt động tốt hơn, khả năng tồn tại sai phạm mà hệ thống kiếm soát nội bộ khôngphát hiện được sẽ thấp hơn.

Kiến thức trực tiếp của kiểm toán viên: BCKT thu được một cách trực tiếp

thông qua quá trình xem xét thực tế, quan sát, tính toán và điều tra thì có giá trịthông tin thu được một cách gián tiếp chẳng hạn như khi kiểm toán viên trực tiếptính toán lại các số liệu sẽ cho bằng chứng có độ tin cậy cao hơn là số liệu do kếtoán trưởng cung cấp

Trình độ chuyên môn của những cá nhân cung cấp thông tin: BCKT chỉ đáng

tin cậy khi cá nhân cung cấp nó có đủ trình độ chuyên môn để làm điều đó Vì lý donày mà lẽ tất nhiên những xác nhân thu được từ các luật sư và các ngân hàng sẽ có

độ tin cậy cao hơn những xác nhận những khoản phải thu từ những cá nhân không

có những kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực kinh doanh Tương BCKT thu đượcmột cách trực tiếp từ kiểm toán viên cũng sẽ có độ tin cậy không cao nếu anh takhông đủ trình độ chuyên môn để đánh giá chứng cứ

Mức độ khách quan: BCKT càng khách quan thì sẽ có độ tin cậy càng cao.

Vấn đề này thực chất có liên quan đến đặc điểm tính độc lập của người cung cấp.Tuy nhiên cần phân biệt sự khách quan ở đây hàm ý rằng những chứng cứ này phảimực nhiên tồn tại như thế mà không có một sự tác động từ bất cứ một tác nhân nào,hay nếu nó là một xác nhận thì phải có căn cứ cho rằng xác nhận này không hề có ýkiến chủ quan của người được xác nhận ở trong đó

Theo giáo trình Kiểm toán tài chính- trường đại học kinh tế quốc dân (Chủbiên: GS-TS Nguyễn Quang Quynh và TS Ngô Trí Tuệ) đã chỉ ra rằng nếu nhiềuthông tin cùng xác minh cho một vấn đề thì sẽ có độ tin cậy cao hơn là một thôngtin đơn lẻ

Thứ hai: Tính đầy đủ

Đầy đủ là khái niệm dùng để chỉ số lượng hay quy mô càn thiết của BCKT để

đưa ra ý kiến kết luận cho cuộc kiểm toán Đây là một vấn đề không có thước đochung, mà đòi hỏi rất lớn ở sự xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên Sự phánquyết đó tùy từng tình huống cụ thể mà kiểm toán viên có thể cân nhắc những yếu

tố ảnh hưởng để quyết định bao nhiêu là đủ

Những yếu tố ảnh hưởng đến tính đầy đủ của BCKT bao gồm:

Tính hiệu lực của bằng chứng kiểm toán: BCKT có độ tin cậy càng thấp thì

càng phải thập nhiều, một số BCKT có độ tin cậy thấp chưa đủ để có thể nhận địnhmột cách xác đáng về đối tượng kiểm toán Như đã trình bày ở trên, nếu nhiều bằngchứng cùng chứng minh cho một vấn đề thì thông tin đưa ra sẽ có độ tin cậy caohơn Hơn nữa bản chất của kiểm toán là mang lại nìem tin cho người sử dụng thôngtin nên đòi hỏi kiểm toán viên không khi nào và không bao giờ cho phép mình tụhài lòng với số lượng bằng chứng mình đã thu thập được nếu như chúng ít hiệu lực

Tính trọng yếu của bằng chứng kiểm toán: Theo như Giáo trình Kiểm toán tài

chính- Đại học Kinh tế quốc dân: Trọng yếu là khái niệm về tầm cỡ (hay độ lớn) vàbản chất của các sai phạm (kể cả bỏ sót) của các thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ,hoặc là từng nhóm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xétđoán thi không thể chính xác hoặc là sẽ rút ra những kết luận sai lầm Đối tượng cụthể được kiểm toán càng trọng yếu thì số lượng bằng chứng cần thu thập càngnhiều Mục tiêu của kiểm toán tài chính là khẳng định báo cáo tài chính được trìnhbày trung thực trên mọi khía cạnh trọng yếu Kiểm toán viên và công ty kiểm toán

có trách nhiệm phát hiện mọi sai phạm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính

Mức độ rủi ro: những đối tượng cụ thể (khoản mục, bộ phận, nghiệp vụ…)

được đánh giá là có khả năng rủi ro lớn thì lượng bằng chứng kiểm toán thu thậpđược càng nhiều và ngược lại Chẳng hạn đối với khách hàng có hệ thống kiểm soátnội bộ yếu thì khoản mục có khả năng rủi ro cao là khoản mục vốn bằng tiền, cácnghiệp vụ dễ sai phạm là nghiệp khoản mục hàng tồn kho Do đó để giảm thiều rủi

ro, kiểm toán viên cần tăng cường kiểm tra chi tiết và do đó tăng lượng bằng chứngkiểm toán cần thu thập

Chi phí kiểm toán: Kiểm toán viên khi thu thập BCKT cần phải cân nhắc gữa

BCKT thu được và chi phí bỏ ra để có được BCKT đó Chi phí thu thập BCKTđược tính vào chi phí kiểm toán vì vậy nếu không cân nhắc kỹ lưỡng thì rất có thểchi phí kiểm toán sẽ bị tăng lên ngoài dự toán làm giảm tính cạnh tranh của công tykiểm toán.

Tổng hợp kết quả

Sức thuyết phục của chứng cứ chỉ có thể được đánh giá sau khi xem xét tổnghợp tính có hiệu lực, tính đầy đủ và tính đúng lúc Một mẫu gồm chứng cứ có giá trịcao chỉ có tính thuyết phục khi đồng thời nó cũng đúng lúc Tương tự, một mẫu lớngồm chứng cứ không đáng tin cậy thì không có tính thuyết phục

I.1.3 Phân loại bằng chứng kiểm toán

Việc phân loại BCKT là hết sức quan trọng, nó giúp kiểm toán viên có thể tìmđược những BCKT có độ tin cậy cao nhằm giảm bớt rủi ro kiểm toán cũng nhưgiảm bớt chi phí kiểm toán Có nhiều cách phân loại BCKT dựa theo các góc độnghiên cứu khác nhau:

I.1.3.1 Phân loại bằng chứng kiểm toán dựa vào nguồn gốc thu thập

Căn cứ vào nguồn gốc của thông tin, tư lịêu liên quan đến hoạt động của đơn

vị và báo cáo tài chính mà kiểm toán viên thu được trong quá trình kiểm toán,BCKT được chia thành:

Bằng chứng kiểm toán do kiểm toán viên tự khai thác, phát hiện bằng cáchkiểm kê thực tế, tính toán lại các biểu của đơn vị, quan sát hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ

Bằng chứng kiểm toán do đơn vị được kiểm toán cung cấp

Bằng chứng kiểm toán do bên thứ ba độc lập cung cấp Bên thứ ba ở đây cóthể bao gồm: Ngân hàng, khách hàng của đơn vị được kiểm toán, chủ nợ, các nhàcung cấp, công ty bảo hiểm, cổ đông, người nhận cầm cố…

I.1.3.2 Phân loại bằng chứng kiểm toán dựa vào loại hình bằng chứng kiểm toán (theo dạng của bằng chứng kiểm toán)

Theo cách phân loại này thì bằng chứng kiểm toán bao gồm:

Bằng chứng kiểm toán vật chất: là BCKT có liên quan đến kiểm tra, kiểm kêtài sản hữu hình Các loại BCKT vật chất như: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho, biênbản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê tài sản cố định hữu hình…

Bằng chứng kiểm toán tài liệu: là BCKT có được thông qua việc cung cấp tàiliệu thông tin của các bên có liên quan theo yêu cầu của kiểm toán viên Một sốBCKT tài liệu như: tài liệu kế toán, sổ sách, chứng từ kế toán, ghi chép bổ sung của

kế toán, tính toán của kiểm toán viên…

Bằng chứng kiểm toán thông qua phỏng vấn: là BCKT có được thông qua xácminh, điều tra bằng cách phỏng vấn những người có liên quan đến nội dung kiểmtoán, đến hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo tài chính của đơn vị

I.2 Kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán

I.2.1 Khái niệm về kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán

Kỹ thuật thu thập BCKT được hiểu là các thủ tục, biện pháp tác nghiệp màKTV tiến hành nhằm thu được BCKT đầy đủ và có hiệu lực

I.2.2 Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán

I.2.2.1 Kỹ thuật kiểm tra vật chất (kiểm kê)

Kiểm kê là quá tình kiểm kê tại chỗ hay tham gia kiểm kê các loại tài sản củadoanh nghiệp Kiểm tra vật chất do vậy thường được áp dụng với tài sản có giá trị vậtchất cụ thể như hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, giấy tờ thanh toán có giá trị

Ưu điểm của kỹ thuật kiểm kê là cung cấp BCKT có độ tin cậy cao nhất, vìkiểm kê là quá trình xác minh sự hiện hữu của tài sản, mang tính khách quan Hơnnữa cách thực hiện kỹ thuật này đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của

kiểm toán.

Hạn chế của kỹ thuật kiểm kê là:

Thứ nhất: đối với những tài sản như đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị…

kỹ thuật kiểm kê chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản mà không cho biết quyền sởhữu của đơn vị được kiểm toán đối với tài sản đó; hoặc tài sản đó có thể hiện hữunhưng lại là tài sản thuê ngoài hay đã đem thế chấp…

Thứ hai: đối với các loại hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho, kiểm tra vật chấtchỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản về mặt số lượng, còn chất lượng, tình trạng kỹthuật, tính sở hữu, phương pháp đánh giá chúng đúng hay sai thì chưa thể hiện

Do đó kiểm tra vật chất đối với vật tư phải đi kèm với các BCKT để chứngminh quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó

I.2.2.2 Kỹ thuật lấy xác nhận

Lấy xác nhận là quá trình thu thập thông tin do bên thứ ba dộc lập cung cấp đểxác minh tính chính xác của thông tin mà KTV nghi vân Các đối tượng mà KTVthường gửi thư xác nhận được khái quát qua bảng dưới đây:

Bảng 1: các lọai thông tin thường cần phải xác nhận

THÔNG TIN CẦN XÁC NHẬN NƠI XÁC NHAN

Tài sản

Tiền gửi ngân hàng Ngân hàng

Phiếu nợ phải thu Người lập phiếu

Hàng tồn kho gửi tại công ty lưu kho Công ty lưu kho

Giá trị bằng tiền của bảo hiềm nhân thọ Công ty bảo hiểm

Vốn chủ sở hữu Người giữ sổ đăng ký và đại lý chuyền

nhượng

Cổ phần đang lưu hành Cổ đông

Các loại thông tin khác

Loại bảo hiểm Công ty bảo hiểm

Nợ ngoài ý muốn Luật sư của công ty, ngân hàng

Hợp đồng trái khoán Người giữ trái khoán

Vật ký quỹ cho chủ nợ Chủ nợ

(Nguồn: Bảng 6.2, Alvin Arens và Loebbecke, NXB Thống kê, 1995, trang 133)

Thư xác nhận thường được kiểm toán viên soạn sau khi đã có ký duyệt củađơn vị cần kiểm toán được gửi trực tiếp cho đối tượng cần xác nhận, sau khi xácnhân xong, gửi trực tiếp cho kiểm toán viên Để được xem là BCKT đáng tin cậy,các xác nhận phải được kiểm soát bởi KTV từ khâu chuẩn bị cho đến khi chúngđược gửi lại

Khi gửi thư xác nhận, KTV cần chú ý:

Đặc điểm của khoản mục đối tượng thông tin cần xác nhậnCân nhắc khả năng nhận được thư trả lời

Cân nhắc đối tượng gửi thư xác nhận để chọn và gửi thưPhương pháp này được áp dụng trong hầu hết các cuộc kiểm toán Ưu điểmcủa nó là BCKT thu được có độ tin cậy cao nếu như KTV thực hiện đúng quy trình

và đảm bảo các yêu cầu sau:

 Thông tin cần phải được xác nhận theo yêu cầu của KTV

 Sự xác nhận phải được thực hiện bằng văn bản

 Sự độc lập của người xác nhận thông tin

 KTV phải kiểm soát toàn bộ quá trình gửi và nhận thư xác nhận

Tuy nhiên, kỹ thuật này cũng có hạn chế như sau:

 Chi phí khá lớn

 Phạm vi áp dụng tương đối giới hjan, nhất là khi đơn vị được kiểmtoán có quy mô lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia…

 KTV cũng cần quan tâm đến khả năng có thể có các xác nhận mà đã

có sự dàn xếp giữa đơn vị được kiểm toán và bên thứ ba

Tùy theo loại câu hỏi và câu trả lời tưong ứng, có thể áp dụng các loại xácnhận khác nhau:

Thứ nhất là xác nhận dạng mở: thư xác nhận yêu cầu xác nhận thông tin chứkhông yêu cầu chứng minh cho dữ liệu do khách hàng cung cấp

Thứ hai là xác nhận dạng đóng: thư xác nhận kiểu này chỉ yêu cầu trả lời đúnghoặc sai cho những dữ liệu cần xác nhận

Tùy theo yêu cầu minh chứng, xác nhận đóng lại chia làm hai loại cụ thể: hìnhthức gửi thư xác nhận dạng khẳng định và hình thức gửi thư xác nhận dạng phủ định:Hình thức gửi thư xác nhận dạng phủ định: KTV yêu cầu người xác nhận gửithư phản hồi nếu có sai khác giữa thực tế với thông tin kiểm toán viên nhờ xácnhận

Hình thức gửi thư xác nhận dạng khẳng định: KTV yêu cầu người xác nhậngửi thư phản hồi cho tất cả các thư xác nhận dù thực tế có trùng khớp với thông tin

mà KTV quan tâm

Dưới đây là hai mẫu cụ thể của hình thức gửi thư xác nhận dạng đóng và dạng

mở (đối với yêu cầu xác nhận số dư)

THƯ YÊU CẦU XÁC NHẬN SỐ DƯ

Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi yêu cầu quý công ty đối chiếu số dư dưới đây với số của công ty tại thời điểm ngày…tháng… năm… và xác nhận số dư này là đúng, hoặc bằng bao nhiêu Thư xác nhận gửi trực tiếp hoặc Fax cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ xác nhận dưới đây:

Kính gửi công ty kiểm toán………

(Họ và tên kiểm toán viên……….)

THƯ YÊU CẦU XÁC NHẬN SỐ DƯ

Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi yêu cầu quý công ty đối chiếu số dư dướiđây với số của công ty tại thời điểm ngày…tháng… năm… và xác nhận số dư này.Thư xác nhận này không phải là yêu cầu thanh toán mà chỉ nhằm phục vụ chomục đích kiểm toán Các khoản nợ và các khoản thanh toán sau ngày nói trên khôngbao gồm trong số dư xác nhận

Giám đốc hoặc người đại diện (đơn vị được kiểm toán)

(Họ tên, chữ ký, đóng dấu)

Kính gửi công ty kiểm toán………

(Họ và tên kiểm toán viên………)

Ngoài xác nhận qua thư, đôi khi KTV còn sử dụng xác nhận qua đối thoại, tuynhiên những xác nhận này cũng cần được lưu lại trong giấy tờ làm việc.

Nếu KTV không nhận được phản hồi của thư xác nhận lần đầu, lúc đó KTV sẽtiến hành gửi thư xác nhận lần hai Nếu tiếp tục không nhận được KTV sẽ tiến hànhcác thủ tục kiểm toán bổ sung và thay thế nhằm thu thập BCKT thích hợp

Khi nhận được kết quả xác nhận, nếu có sự chênh lệch lớn giữa giá trị trên thưxác nhận và giá trị trên sổ kế toán thì KTV cần phải xem xét để tìm ra nguyên nhâncủa chênh lệch đó Nếu tìm ra nguyên nhân của chênh lệch đó, KTV có thể yêu cầuđơn vị được kiểm toán điều chỉnh theo đề nghị của KTV Sau đó, tùy vào việc Bangiám đốc có thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu của KTV hay không để KTV đưa ra

ý kiến trên báo cáo kiểm toán Cũng có thể KTV không tìm ra được nguyên nhâncủa chênh lệch, trong trường hợp này, KTV phải tiến hành đánh giá ảnh hưởng củachênh lệch để đưa ra ý kiến phù hợp

Đối với những thư xác nhận không nhận được thư trả lời, KTV phải áp dụngcác thủ tục kiêm toán thay thế

I.2.2.3 Kỹ thuật xác minh tài liệu

Xác minh tài liệu là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, sổsách có liên quan sẵn trong đơn vị Phương pháp này được áp dụng với: Hóa đơnbán hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn vân tải, sổ kế toán,… có hai thủ tụcdùng để xác minh tài liệu bao gồm:

Thứ nhất là kiểm tra chứng từ: là so sánh giữa số dư hoặc số phát sinh của

các nghiệp vụ với chứng từ Quá trình này có thể thực hiện theo hai cách với mụctiêu hướng tới khác nhau:

Từ chứng từ gốc lên sổ sách: khi muốn chứng minh rằng nghiệp vụ phát sinh

đã được ghi đầy đủ Kiểm toán viên kiểm tra về thời gian ghi chép về nghiệp vụkinh tế nhằm thu thập bằng chứng cho thấy nghiệp vụ phát sinh có được ghi chép,phản ánh đầy đủ trong các sổ kế toán không, có được ghi chép đúng kỳ hay không

và KTV thường tập trung kiểm tra các chứng từ phát sinh vào thời điểm cuối nămcủa các tài khoản doanh thu, thu nhập, chi phí mua hàng, … Đây là thời điểm nhạy

cảm, dễ có nguy cơ xảy ra sai sót nhất Ví dụ, doanh nghiệp thường giữ lại hóa đơnmua hàng, biên bản kiểm kê hàng hoá, chứng từ vận chuyển,… nếu kiểm tra chứng

từ lên sổ thì KTV sẽ thu được BCKT về việc nghiệp vụ mua hàng đã được ghi sổđầy đủ hay chưa

Từ sổ sách kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi muốn kiểm tra tính hiện hữu

của nghiệp vụ ghi sổ KTV sẽ tiến hành lựa chọn các nghiệp vụ ghi trong sổ chi tiếtcác tài khoản rồi kiểm tra ngược lại chứng từ gốc của các nghiệp vụ đó Các nghiệp

vụ sẽ được lựa chọn trên nguyên tắc các khoản phát sinh lớn hoặc bất thường Khithực hiện việc kiểm tra chứng từ gốc, KTV cần chú ý xem xét tính hợp lý, hợp lệcủa chúng: các chữ ký phê duyệt có đầy đủ và có hơp lệ hay không, có được ápdụng theo các biểu mẫu của Bộ Tài Chính quy định hay không,

Thứ hai là kiểm tra kết luận: từ một kết luận có trước, KTV thu thập tài liệu

làm cơ sở cho việc kết luận mà cần khằng định Theo cách này, KTV cần xác địnhphạm vi kiểm tra để tìm được BCKT phù hợp với kết luận đã có trước Ví dụ: KTVkiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu tài sản

Phương pháp này có ưu điểm là cho ta những bằng chứng là tài liệu chứngminh tương đối thuận tiện vì nó thường có sẵn, chi phí thu thập bằng chứng cũngthấp hơn các phương pháp khác BCKT thu thập được từ kỹ thuật này được gọi làkiểu mẫu tài liệu chứng minh, đôi hi các kiểu mẫu này lại là bằng chứng hợp lý duynhất nếu KTV không tìm được các loại bằng chứng khác

Tuy nhiên kỹ thuật này cũng có những hạn chế nhất định KTV không thể tiếnhành kiểm tra, đối chiếu tất cả các sổ sách, chứng từ trong đơn vị đuợc kiểm toán vì

số lượng chứng từ sổ sách là rất lớn Hơn nữa việc kiểm tra tất cả các tài liệu sẽ làmmất thời gian, tốn kém chi phí mà không thật sự cần thiết, ảnh hưởng tới tính hiệuquả kinh tế đối với công ty kiểm toán Do vậy, khi kiểm tra, xác minh tài liệu KTVphải tiến hành chọn mẫu kiểm toán và thực hiện xác minh tài liệu đối với các mẫuđược chọn Mặt khác, độ tin cậy của BCKT phụ thuộc vào nguồn gốc của BCKT(hay sự độc lập của BCKT so với đơn vị được kiểm toán), các tài liệu cung tấp cóthể đã bị sửa chữa, giả mạo làm mất tính khách quan nên cần có sự kiểm tra, xácminh bằng các phương pháp kỹ thuật khác