Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần cấp thoát nước – công trình đô thị hậu giang

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang trong giai đoạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ



NGUYỄN THỊ KIM XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC -

CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

CẦN THƠ, 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ



NGUYỄN THỊ KIM XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC -

CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS LÊ HOÀNG PHÚC

CẦN THƠ, 2020

CHẤP THUẬN CỦA HỘI ĐỒNG

Luận văn này, với đề tựa là “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang” do học viên Nguyễn Thị Kim Xuyến

thực hiện theo sự hướng dẫn của TS Lê Hoàng Phúc Luận văn đã được báo cáo và được Hội đồng chấm luận văn thông qua ngày 17/5/2020

Chủ tịch Hội đồng

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Hoàng Phúc, người đã

tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Tôi cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy, Cô Trường Đại học Tây

Đô đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu để làm nền tảng cho việc thực hiện

luận văn này Tôi xin cảm ơn các bạn học trong lớp kế toán K5A đã cùng với tôi thảo

luận nhóm, thuyết trình nhóm, trao đổi kinh nghiệm qua nhiều môn học Bên cạnh đó,

tôi cũng xin cám ơn tất cả đồng nghiệp, tập thể Công ty cổ phần Cấp thoát nước -

Công trình đô thị Hậu Giang đã hết lòng hợp tác, tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi hoàn

thành luận văn tốt nghiệp này Xin chân thành cảm ơn!

Cần Thơ, Ngày tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Kim Xuyến

TÓM TẮT

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty

cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa cơ sở

lý thuyết về kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công

ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang trong giai đoạn 2016 -2018 thông qua Bảng câu hỏi khảo sát gồm 5 nội dung: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát;

hệ thống thông tin và truyền thông; giám sát Từ đó, đưa ra những giải pháp nh m hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang trong thời gian tới Để thực hiện đạt mục tiêu trên, nghiên cứu được thực hiện th o các phương pháp: nghiên cứu tài liệu; điều tra, khảo sát, phỏng vấn chuyên gia và phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh

Qua nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang, luận văn đã trình bày được những nội dung chính sau:

Thứ nhất, luận văn đã nêu cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ, hoạt động kiểm

soát nội bộ tại công ty cổ phần, các khái niệm, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, sự cần thiết phải xây dựng và vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang

Thứ hai, luận văn đã mô tả thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần

CTN-CTĐT Hậu Giang trong giai đoạn 2016-2018 Luận văn đã khảo sát, phân tích, đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ từ 07 chuyên gia và 31 cán bộ, nhân viên của Công ty

cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang với 31 kết quả khảo sát Trên cơ sở đó, đánh giá những mặt đạt được, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang

Thứ ba, dựa trên kết quả đánh giá thực trạng, luận văn đã đưa ra các nhóm giải

pháp nh m góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang, liên quan đến khắc phục hạn chế và nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát tại Công ty

Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang

ASTRACT

The thesis focused on the situation of internal control activities at Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company Th r s arch obj ctiv is to syst matiz th theoretical basis of internal control, evaluate the status of internal control activities at Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company in the period 2016-2018 through survey questions including 5 contents: control environment; risk assessment; control operations; information and communication system; monitoring From there, propose solutions to improve the internal control system in Hau Giang CTN-CTĐT in th n ar future To achieve the above objective, the study is conducted by the following methods: document research; surveys, expert interviews synthesis and comparison Through practical research at Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company, th thesis presented the following main contents:

Firstly, the thesis stated the theoretical basis of internal control, internal control activities in enterprises, presented the concepts and elements of the internal control system, the necessity building and operating effectively the internal control system at CTN-CTĐT Hau Giang Joint Stock Company

Secondly, the thesis gave an overview of the operation of Hau Giang CTĐT Joint Stock Company during 2016-2018 The thesis surveyed, analyzed and assessed internal control activities from 07 experts and 31 officials and employees of Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company with 31 valid surv y r sults On that basis, thesis assessed the achievements, the shortcomings, the limitations and the causes of the limitations in the internal control activities at Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company

CTN-Thirdly, based on the results of the assessment of the situation, the thesis has proposed groups of solutions to contribute to perfecting internal control at Hau Giang CTN-CTĐT Joint Stock Company, r lat d to ov rcoming limitations and raising quality control environment, risk assessment, control activities, communication and supervision at the Company

Keywords: Internal control, CTN-CTĐT Hậu Giang Joint Stock Company

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang" là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu trong đề tài này được thu thập và sử dụng một cách trung thực Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn không sao chép của bất cứ luận văn nào và cũng chưa được trình bày hay công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào khác

trước đây

Cần Thơ, ngày tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Kim Xuyến

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

2.1 Mục tiêu chung 2

2.2 Mục tiêu cụ thể 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Đóng góp mới của luận văn 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu của luận văn 5

7 Tổng quan tài liệu 5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 7

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Bản chất và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quản lý 12

1.1.4 Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ 12

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 13

1.2.1 Môi trường kiểm soát (Control environment) 14

1.2.2 Đánh giá rủi ro (Risk assessment) 16

1.2.3 Hoạt động kiểm soát (Control activities) 16

1.2.4 Thông tin và truyền thông (Information and communication) 18

1.2.5 Hoạt động giám sát (Monitoring activities) 20

1.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần 20

1.3.1 Đặc điểm của công ty cổ phần 20

1.3.2 Đặc điểm kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần 23

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CTN - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG 27

2.1 Giới thiệu Công ty cổ phần Cấp thoát nước – CTĐT Hậu Giang 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 27

2.1.2 Tổ chức bộ máy công ty 28

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động chính của Công ty 29

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 32

2.2.1 Mô tả thực trạng các yếu tố của kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 32

2.2.1.1 Về Môi trường kiểm soát 32

2.2.1.2 Về đánh giá rủi ro 40

2.2.1.3 Về hoạt động kiểm soát 41

2.2.1.4 Về thông tin và truyền thông 43

2.2.1.5 Về hoạt động giám sát 44

2.2.2 Khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 44

2.2.2.1 Mục tiêu, nội dung, đối tượng, phương pháp khảo sát 44

2.2.2.2 Kết quả khảo sát 45

2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 57

2.3.1 Cơ sở và căn cứ đánh giá 57

2.3.2 Kết quả đánh giá 57

2.3.2.1 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ 57

2.3.2.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 60

2.3.2.3 Nguyên nhân của hạn chế 65

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC – CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG 68

3.1 Quan điểm, yêu cầu, nguyên tắc và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 68

3.1.1 Chiến lược phát triển Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị

Hậu Giang 68

3.1.2 Quan điểm hoàn thiện 69

3.1.3 Yêu cầu hoàn thiện 70

3.1.4 Nguyên tắc hoàn thiện 71

3.1.5 Phương hướng hoàn thiện 72

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang 74

3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát 74

3.2.2 Đối với Quy trình đánh giá rủi ro 77

3.2.3 Đối với Hoạt động kiểm soát 78

3.2.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 78

3.2.3.2 Hoạt động kiểm soát đối với các chu trình 79

3.2.4 Đối với hệ thống thông tin và truyền thông 85

3.2.5 Đối với hoạt động giám sát 87

3.3 Một số kiến nghị thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - công trình đô thị Hậu Giang 89

3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng 89

3.3.2 Kiến nghị đối với Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang 91

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 92

KẾT LUẬN 93

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC 1 xii

PHỤ LỤC 2 xvii

PHỤ LỤC 3 xix

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang 32

Bảng 2.2 Trình độ của cán bộ công nhân viên trong Công ty năm 2018 36

Bảng 2.3 Quy chế trả lương của người lao động của Công ty CP CTN-CTĐT Hậu Giang 37

Bảng 2.4 Quy chế hoạt động của các phòng ban trong Công ty 38

Bảng 2.5 Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm soát Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang 39

Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về tính trung thực và các giá trị đạo đức (dựa trên 31 đáp viên) 45

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự (dựa trên 31 đáp viên) 47

Bảng 2.8: Kết quả Khảo sát về đánh giá rủi ro (dựa trên 31 đáp viên) 49

Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát (dựa trên 31 đáp viên) 50

Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về Sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm 51

Bảng 2.11: Kết quả khảo sát về kiểm soát quá trình bảo quản vật tư 52

Bảng 2.12: Kết quả khảo sát về Kiểm soát TSCĐ và chi phí khấu hao 53

Bảng 2.13: Kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông (dựa trên 31 đáp viên) 55

Bảng 2.14: Hoạt động giám sát (dựa trên 31 đáp viên) 56

Bảng 3.1: Định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp 83

Bảng 3.2: Dự toán chi phí NVLTT 84

Bảng 3.3: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 85

DANH MỤC T VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, hướng tới nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hướng tới hội nhập khu vực và quốc tế theo các cam kết của WTO và các Hiệp định khác có liên quan Do đó, càng ngày các quy luật thị trường khắc nghiệt và bình đẳng về môi trường pháp luật, đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải có một nội lực cạnh tranh thực sự để đảm bảo phát triển bền vững cho đơn vị Thực trạng cho thấy, việc xây dựng và duy trì liên tục một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) có hiệu lực, hiệu quả chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức, bởi vậy trong hoạt động của doanh nghiệp còn tồn tại nhiều thiếu sót, sai phạm nhưng không thể xác định được nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận cụ thể, chi tiết Do đó, việc tái cơ cấu và cách thức quản lý, củng cố HTKSNB để HTKSNB phát huy được tác dụng và đ m lại hiệu quả cao là vấn đề cấp thiết hiện nay

Để hoạt động của các doanh nghiệp được diễn ra được an toàn, hiệu quả và tránh được các rủi ro thì doanh nghiệp phải luôn coi trọng việc kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản trị điều hành Việc hoạt động kiểm soát tốt sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng luật pháp, quy định, chính sách, kế hoạch, thủ tục, chế độ quy định trong và ngoài ngành KSNB mạnh giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động; ngăn chặn, phát hiện và sữa chữa kịp thời các sai phạm trong yếu trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Qua đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đặt ra và định hướng phát triển doanh nghiệp ngày càng tốt hơn

Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang là một công ty lớn n m ngay trung tâm thành phố Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang, được thành lập năm

2004 Trải qua quá trình hoạt động đã hoàn thành các nhiệm vụ UBND tỉnh giao phụ trách, tình hình phát triển đô thị, xây dựng mạng lưới ngày càng mở rộng Tuy nhiên,

hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) cũng được chú trọng quan tâm, triển khai thực hiện nhưng trong quá trình thực hiện vẫn bộc lộ những điểm chưa hoàn thiện

Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang trong thời gian qua mặc dù đã có nhiều cố gắng trong công tác quản lý nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định, như: việc phân tích các rủi ro trong quá trình hoạt động; hệ thống thông tin chưa thực sự kịp thời và hữu ích cho quá trình ra quyết định; quy trình hoạt động vẫn còn nhiều khâu chưa kiểm soát chặt chẽ …

Việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ vừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý là một yêu cầu mang tính cấp thiết Nhận thức được tầm quan trọng của

công tác kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vì thế việc nghiên cứu “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang” là hết sức cần thiết

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu cụ thể 1: Mô tả thực tế hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Cấp thoát

nước – CTĐT Hậu Giang

Mục tiêu cụ thể 2: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và vấn đề cần hoàn thiện của Công ty cổ phần Cấp thoát nước – CTĐT Hậu Giang

Mục tiêu cụ thể 3: Đề xuất các giải pháp nh m nâng cao chất lượng hệ thống

KSNB tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – CTĐT Hậu Giang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - CTĐT Hậu Giang hiện hành

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu các thành phần cấu thành của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - CTĐT tỉnh Hậu Giang theo chuẩn mực COSO, liên quan đến việc sản xuất, cung cấp nước sạch, khảo sát, thiết kế, thi

công xây dựng, lắp đặt các công trình cấp thoát nước…

- Phạm vi không gian: Trong giới hạn của đề tài luận văn của tác giả tập trung nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước -

CTĐT Hậu Giang

- Phạm vi thời gian: nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – CTĐT Hậu Giang trong giai đoạn 2016 – 2018

4 Đóng góp mới của luận văn

- Về lý luận: Đề tài hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKSNB tại doanh nghiệp

- Về thực tiễn: Đề tài phân tích HTKSNB tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang; đánh giá được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong HTKSNB tại Công ty, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại

Công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu:

Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu tài liệu, điều tra khảo sát và phương pháp so sánh, tổng hợp, phân tích nh m giải quyết từng mục tiêu của đề tài, cụ thể như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu để tổng kết lý thuyết về

nội dung, đặc điểm của kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần; đồng thời nghiên cứu tài liệu thực tế về quy trình, thủ tục để đánh giá thực trạng

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Tiến hành khảo sát b ng các phiếu điều tra đối

với một số đối tượng thích hợp trong công ty về xây dựng và thực hiện các nguyên tắc của kiểm soát nội bộ tại công ty

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: được sử dụng kết hợp th o từng nội

dung và mục tiêu cụ thể của luận văn Th o đó, phương pháp phân tích, tổng hợp đã được sử dụng để hệ thống hóa cơ sở lý luận Phương pháp so sánh, phân tích được sử dụng để đối chiếu hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành tại công ty với hệ thống KSNB theo tiêu chuẩn và quy định

Phương pháp thu thập và xử lý thập dữ liệu

- Phương pháp quan sát: Tác giả trực tiếp đến quan sát các hoạt động của Công

ty từ hoạt động quản lý đến quá trình sản xuất trong năm tài chính (từ 1/1 đến 31/12)

để thấy được quy trình sản xuất sản phẩm của công ty Tác giả quan sát quá trình lập

và luân chuyển chứng từ, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán tất cả các phần hành trong thời gian nêu trên để hiểu rõ quy trình kế toán tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - CTĐT Hậu Giang

- Thu thập dữ liệu sơ cấp: là những dữ liệu chính để hoàn thành nghiên cứu, bao gồm những thông tin trong cuộc phỏng vấn sâu và các cuộc khảo sát thực tế tại đơn vị Đối chiếu các thông tin sơ cấp mà tác giả thu thập được từ quan sát và phỏng vấn với các thông tin do công ty cung cấp để thấy được các yếu kém còn tồn tại trong Công ty

Tiến hành khảo sát b ng các phiếu điều tra và phỏng vấn đối với các đối tượng

có liên quan tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước - CTĐT Hậu Giang Các bước tiến hành bao gồm:

Bước 1: Xác định đối tượng khảo sát: Giám đốc, kế toán trưởng và các cán bộ

kế toán tại Công ty cổ phần CTN - CTĐT Hậu Giang

Bước 2: Thiết lập các câu hỏi điều tra khảo sát là những câu hỏi liên quan đến đặc điểm quản lý tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN -CTĐT Hậu Giang

Bước 3: Tiến hành khảo sát b ng bảng hỏi đối với Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban, kế toán trưởng, Ban Kiểm soát và các cán bộ kế toán tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang

Các thông tin thu thập từ hoạt động phỏng vấn được ghi chép, tổng hợp và sử dụng để đưa ra thực trạng và đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần CTN - CTĐT Hậu Giang

- Thu thập dữ liệu thứ cấp: là những dữ liệu thu được ở các nguồn khác nhau như trên báo chí, dữ liệu của cơ quan thống kê, các công trình nghiên cứu khoa học, đặc biệt là các văn bản quy định về quy trình, thủ tục hoạt động nghiệp vụ tại công ty; các báo cáo đánh giá định kỳ về hoạt động tại công ty

- Phương pháp xử lý dữ liệu: nh m khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn đề từ đó

đề ra các giải pháp hoàn thiện thực tiễn Đối chiếu các thông tin sơ cấp mà tác giả thu thập được từ quan sát và phỏng vấn và so sánh với tài liệu đơn vị cung cấp nh m xem xét tình hình hệ thống kiểm soát nội bộ thực tế, đi sâu phân tích những chính sách trong đơn vị nh m tìm ra những hạn chế, bất cập; Phân tích các thông tin thứ cấp thu thập được từ website của công ty nh m phân tích tình hình tài chính hiện nay của công ty; Phương pháp so sánh: Tác giả tiến hành so sánh giữa thực tế việc xây dựng và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty với những kiến thức lý luận mà tác giả nghiên cứu qua giáo trình, văn bản pháp luật, các đề tài nghiên cứu liên quan để thấy được hiệu quả hoạt động và những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị

6 Kết cấu của luận văn

Nội dung của luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát

nước - CTĐT Hậu Giang

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước – Công trình đô thị Hậu Giang

7 Tổng quan tài liệu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB trong công ty cổ phần Cụ thể là:

Bùi Thị Minh Hải (2012) với nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” Bài nghiên cứu này tác giả đã hệ

thống hóa các quan điểm về hệ thống KSNB, đồng thời chỉ ra các đặc điểm chung của ngành may toàn cầu, trong đó nhấn mạnh đến đặc điểm của các doanh nghiệp may gia công xuất khẩu có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Tác giả cũng đã đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB và đưa ra các giải pháp nh m hoàn thiện hơn hệ thống kSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam

Đinh Hoài Nam (2016) với nghiên cứu“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty phát triển nhà và đô thị”, bài nghiên cứu này,

tác giả cũng hệ thống những nội dung cơ bản về HTKSNB và đã nêu ra được giải pháp hoàn thiện HTKSNB cho Tổng công ty phát triển nhà và đô thị

Võ Thị Thiên Trang (2013) với nghên cứu Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cồ phần cấp nước Bến Tre, tác giả đã tập trung

nghiên cứu, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ với công tác quản lý tài chính, từ đó

đề xuất một số giải pháp có liên quan

Nguyễn Thị Thu Hoài (2015) với nghiên cứu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại công ty cồ phần cấp nước Đồng Nai, đã phân tích những ưu điểm, nhược điểm,

nguyên nhân của những hạn chế, từ đó đề xuất giải pháp khắc phục

Nguyễn Tố Tâm (2014) với nghiên cứu Hoàn thiện tổ chức kiểm soát đối với tăng cường chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán việt nam Tác giả đã lượng hóa được ảnh hưởng của KSNB tới

chất lượng thông tin kế toán tài chính của các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài, luận án mới chỉ đề cấp đến một trong những mục tiêu của KSNB đó là đảm bảo độ tin cậy của BCTC

Nguyễn Thị Thu Hiền (2015) với nghiên cứu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần FIDITOUR Trong nghiên cứu

này, tác giả cũng hệ thống những nội dung cơ bản về HTKSNB và đã nêu ra được giải pháp hoàn thiện HTKSNB, tuy nhiên, chỉ nghiên cứu trong lĩnh vực kinh doanh du lịch trong và ngoài nước, quản lý khách sạn, cung cấp vé máy bay…

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm kiểm soát nội bộ xuất hiện đầu thế kỷ XX, trong các tài liệu về kiểm

toán với ý nghĩa rất đơn giản: các biện pháp nh m bảo vệ tiền không bị nhân viên biển

thủ Sau đó, khái niệm này được mở rộng và đề cập chính thức trong Federal Reserve

Bull tin năm 1929, người ta cho r ng KSNB không dừng lại ở việc bảo vệ tài sản mà

còn đảm bảo việc ghi chép kế toán chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến

khích tuân thủ các chính sách của nhà quản lý

Đến năm 1936, trong một công bố, Hiệp Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

(AICPA-Am rican Institut of C rtifi d Public Accountants) đã định nghĩa kiểm soát

nội bộ “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một

tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi

chép của sổ sách”

Vào năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB là:

“Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị

doanh nhiệp và đối với kiểm toán viên độc lập” Trong báo cáo này, AICPA đã định

nghĩa kiểm soát nội bộ là: “… cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan

được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính

xác và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến

khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý” Sau đó, AICPA đã soạn thảo và

ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác

nhau của kiểm soát nội bộ

Vào năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP-Committee on Auditing

Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 SAP

(Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm

toán viên độc lập”, trong đó SAP đã phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

Sau đó, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán (SAS-Statement on Auditing

Standard) để thay thế cho các thủ tục kiểm toán (SAP), trong đó: SAS 1 (1973), duyệt

xét lại SAP 54 và đưa ra định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán như

sau:

Kiểm soát quản lý, không chỉ hạn chế ở kế hoạch tổ chức và các thủ tục, mà còn bao gồm quá trình ra quyết định cho phép thực hiện nghiệp vụ của nhà quản lý

Kiểm soát kế toán bao gồm các thủ tục và cách thức tổ chức ghi nhận vào sổ sách để bảo vệ tài sản, tính đáng tin cậy của số liệu

Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài, Quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua luật về chống hối lộ nước ngoài (For ign Corrupt pratic s act) Sau đó, năm 1979 Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC-Securities and Exchange Commission) đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình

Yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng là một chủ đề gây nhiều tranh luận Các tranh luận trên cuối cùng đã đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO (Committ d of Sponsoring Organization) vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA); Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA - American Accounting Association); Hiệp hội Quản trị viên Tài chính (FEI - Financial Executives Institute); Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA - Institute of Management Accountants); Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of Internal Auditors)

Trước tiên COSO đã sử dụng chính thức từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán Sau đó, AICPA cũng đã quyết địnhh không sử dụng thuật ngữ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý Đến năm 1988, nhiều chuẩn mực kiểm toán mới ra đời, trong đó có SAS 55 “X m xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính” đưa ra ba bộ phận của kiểm soát nội bộ là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ các chính sách

Th o Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), KSNB được hiểu là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nh m cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến

độ tin cậy của BCTC, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy

định, luật lệ”

Cũng th o chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 315 (ISA 315), KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát, quá trình đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, các hoạt

động kiểm soát và giám sát ISA 315 đã có những thay đổi tích cực nh m nâng cao

chất lượng kiểm toán thông qua thay đổi quan điểm cũng như cách thức tiếp cận HTKSNB, mở rộng quan điểm về môi trường kinh doanh và nhấn mạnh đến tầm quan trọng của thủ tục phân tích trong quá trình thu thập thông tin, để sớm phát hiện ra những rủi ro có khả năng tồn tại trong BCTC

Th o văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 của Hội đồng liên hiệp các nhà

kế toán Malaysia (MACPA), hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nh m hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả, bao gồm tuyệt đối tuân thủ đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính

Theo Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission - 1992) - Khung thống nhất về KSNB được sử dụng phổ biến tại Hoa Kỳ, KSNB được định nghĩa: KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị mong muốn là:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Tính chất đáng tin cậy của BCTC

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục

này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập BCTC trong thời gian mong muốn

Theo Hội đồng kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) định nghĩa: “KSNB gồm

kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ

trương quản lý đề ra”

Theo COSO (2016), HTKSNB là một quá trình do con người quản lý, hội đồng

quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, nh m cho báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Qua các quan điểm về HTKSNB nêu trên thì HTKSNB quả là rất cần thiết trong bất cứ thực thể kinh tế nào KSNB có những đặc điểm chính sau:

Một là, KSNB là một quá trình, KSNB không phải là một tình huống hay một

sự kiện Nó là cả một chuỗi các hoạt động được thực hiện ở toàn doanh nghiệp Kiểm soát luôn tồn tại và được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình hoạt động, quá trình quản lý Kiểm soát tồn tại trong suốt quá trình quản lý Kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó

Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị Những người có khả năng chi phối KSNB đó là Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên Các mục tiêu cùng với những cơ chế kiểm soát đều do chính con người đặt ra Bên cạnh đó thì KSNB có thể tác động lại vào hành vi của con người Khi bắt tay vào công việc mỗi cá nhân có khả năng, cách thức, lối suy nghĩ và hành động khác nhau, KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân, từ đó hướng các hoạt động của mọi người đến mục tiêu chung của đơn vị

Ba là, KSNB đảm bảo hợp lý KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý để hướng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị

Như vậy, trên các phương diện tiếp cận thì KSNB được diễn đạt khác nhau, xong bản chất của HTKSNB là hệ thống những quy định tài chính và quy định phi tài chính do các nhà quản lý lập ra để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp theo một cách có trình tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật

1.1.2 Bản chất và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo ISA 400 trước đây thì “Hệ thống KSNB bao gồm toàn bộ các chính sách

và thủ tục được áp dụng bởi nhà quản lý của đơn vị nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã định như: thực hiện hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật, bám sát chủ trương mà nhà quản lý đã đặt ra; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa và phát hiện gian lận

và sai sót; đảm bảo sự đầy đủ và chính xác của các thông tin kế toán; lập báo cáo tài chính tin cậy, đúng thời hạn”

Theo COSO (2013), KSNB là quá trình do con người quản lý, HĐQT và các nhân viên trong đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

nh m cho BCTC đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả có vai trò rất quan trọng trong bối cảnh suy thoái kinh tế hiện nay Một HTKSNB hữu hiệu đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối về việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của các thông tin tài chính và tuân thủ luật lệ, quy định Sự đảm bảo hợp lý là khái niệm khẳng định r ng, cần phải xây dựng, triển khai thực hiện HTKSNB để đ m lại cho Ban giám đốc sự cân b ng giữa rủi ro của một hoạt động kinh doanh nhất định với mức độ kiểm soát cần thiết, sao cho đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh đề ra Tuy vậy, giá của một biện pháp kiểm soát không nên cao hơn lợi ích thu được từ biện pháp đó

Vì vậy, nội dung chính của một HTKSNB vững chắc phụ thuộc vào việc đánh giá thường xuyên, toàn diện tính chất, mức độ của các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải

Một HTKSNB hữu hiệu phải bao hàm 4 đặc điểm chủ yếu:

 Căn cứ trên rủi ro: có khả năng nhận diện rủi ro tác động đến mục tiêu kinh doanh

 Được “lồng” vào trong các hoạt động của doanh nghiệp và là một bộ phận văn hóa của doanh nghiệp

 Đảm bảo nhu cầu mạnh mẽ về việc hình thành một bộ phận Kiểm toán nội bộ,

đ m lại cho HĐQT sự đảm bảo độc lập, thường xuyên về HTKSNB

 Được HĐQT thường xuyên kiểm tra Do chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thường xuyên biến đổi, cho nên các rủi ro cũng vậy Điều này nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối các hoạt động kiểm soát về mặt tổ chức, nh m đảm bảo r ng khung cơ sở HTKSNB đ m đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Hệ thống KSNB hữu hiệu là cơ sở đảm bảo thành công của đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Sự thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đầy đủ, phù hợp là cơ chế đảm bảo hiện thực hóa các mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc tuân thủ các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý Với sự phát triển trong nhận thức về kiểm soát nội bộ phù hợp với những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống mà có tác dụng hỗ trợ tổ chức và tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị, thậm chí còn giúp doanh nghiệp hướng đến những giá trị phi vật chất, chẳng hạn tính chính trực và giá trị đạo đức Tuy nhiên,

khi hệ thống không tồn tại hoặc có yếu điểm, thành tích và kết quả của doanh nghiệp

sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng Chính vì vậy, cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể xảy ra trong hệ thống kiểm soát Những hạn chế này phụ thuộc vào các nhân tố: tính hiệu quả trong thực hiện các loại hình kiểm soát, kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối r ng các sai phạm được ngăn ngừa, sữa chữa và phát hiện kịp thời, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu vượt tầm kiểm soát, thiếu sự quan tâm của nhà quản lý

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong quản lý

Với bản chất trên, HTKSNB được thiết kế và vận hành theo các mục tiêu sau:

Thứ nhất, mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: Quá trình kiểm

soát tại các công đoạn, gây ra sự lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động kèm với cơ chế giám sát của HTKSNB nh m nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý tại đơn vị

Thứ hai, mục tiêu đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định: Các quy trình được

thực hiện một cách nghiêm túc, triệt để Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý đưa ra trên cơ sở đã được các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành, được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực

và khách quan

Thứ ba, bảo vệ thông tin về tài sản trong doanh nghiệp, đơn vị

Thứ tư, ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạt động của

doanh nghiệp

Thứ năm, phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các vấn đề rắc rối, những

phát sinh ngoài dự kiến của doanh nghiệp, đơn vị

Thứ sáu, tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu

quả kinh doanh của doanh nghiệp (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đ m lại kết quả, kinh doanh phải đ m lại lợi nhuận cao) thể hiện qua kiểm soát phạm vi hoạt động, chất lượng, thời gian, chi phí

1.1.4 Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo từ điển Tiếng Việt: Chất là vật chất tồn tại ở một thể nhất định, cấu tạo nên các vật thể, là tổng thể nói chung với những tính chất, thuộc tính cơ bản của sự vật, cái làm cho sự vật này phân biệt với sự vật khác Chất lượng là cái tạo nên phẩm chất, giá trị của một con người, một sự vật, sự việc

Khi đề cập đến chất lượng KSNB tức là đề cập đến mức độ thỏa mãn của KSNB Chất lượng KSNB là thuật ngữ dùng để mô tả tính hiệu lực của từng yếu tố cấu thành KSNB, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và người sử dụng thông tin Chất lượng KSNB có liên quan đến các hạn chế của KSNB, chất lượng KSNB còn được nhìn nhận

ở tính hiệu lực của các yếu tố cấu thành KSNB

Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau Báo cáo của COSO cho r ng: một hệ thống KSNB hữu hiệu (xét ở một thời điểm nhất định) nếu hội đồng quản trị (HĐQT) và nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba tiêu chí sau:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ

Như vậy, KSNB là một quá trình thì sự hữu hiệu của KSNB lại là một trạng thái của quá trình đó ở một thời điểm nhất định

Một đề tài của Wambugu (2014) nghiên cứu ảnh hưởng của KSNB đến hiệu quả hoạt động của các tổ chức phi chính phủ (NGOs) tại Kenya Kết quả nghiên cứu cho thấy, có mối quan hệ thuận chiều giữa tính hữu hiệu KSNB với hiệu quả hoạt động của

tổ chức Nghiên cứu này cũng cho thấy r ng chất lượng của hệ thống KSNB sẽ có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống KSNB là công cụ để thực hiện chức năng KSNB trong quản lý doanh nghiệp với các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập, vận hành tại doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ cùng trong một thể thống nhất thì các bộ phận không cùng bản chất sẽ bị loại trừ Th o quan điểm của Coso có thể khái quát b ng sơ đồ sau:

Hình 1.1: Sơ đồ Sơ đồ các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường

kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Hệ thống thông tin và truyền thông

Hoạt động giám sát

Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp bao gồm gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông và Giám sát

1.2.1 Môi trường kiểm soát (Control environment)

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ quy định của doanh nghiệp Các nhân

tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp về công tác kiểm soát Môi trường kiểm soát là nền tảng của một hệ thống kiểm soát hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị Môi trường kiểm soát manh tính chất bao quát rộng Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức của nhà quản lý trong doanh nghiệp Tại đơn vị mọi hoạt động kiểm tra kiểm soát có hiệu quả hay không chủ yếu phụ thuộc vào quan điểm của các nhà quản lý trong doanh nghiệp đó

Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh, với việc điều hành hoạt động của đơn vị Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực cộng với sự cạnh tranh lành mạnh thì các nhà quản lý này có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Các nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh vì sự phát triển lâu dài đòi hỏi BCTC phải chính xác, các thủ tục KSNB phải đầy đủ, chặt chẽ Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận b ng mọi giá, không đánh giá đúng, coi nhẹ vai trò của hệ thống KSNB thì các chính sách và thủ tục kiểm soát thường được thiết kế đơn giản, không hiệu quả

- Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức nh m tạo ra một sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của tổ chức Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ về cách hoạt động của đơn vị được lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và x m xét Để thiết kế một cơ cấu tổ chức phù hợp cần phải đảm bảo các nguyên tắc:

+ Có sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong một đơn vị sao cho không bị chồng chéo, bỏ trống, tạo ra khả năng kiểm tra chéo lẫn nhau

+ Có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

+ Phân chia rành mạch giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh

tế, ghi sổ và bảo quản tài sản

- Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên Vấn

đề con người luôn có một vai trò quan trọng trong mọi quá trình quản lý nên chính sách nhân sự là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công b ng, khuyến khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng những người sai phạm Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh và được biểu hiện thông qua các công việc cụ thể sau:

+ Ban hành hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả

+ Sử dụng bản mô tả công việc quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng cho từng vị trí trong đơn vị

+ Không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thiếu thực tế hoặc những chính sách

ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi không kỷ luật, gian dối

+ Thường xuyên luân chuyển nhân sự tại các bộ phận, vị trí nhạy cảm

- Công tác kế hoạch bao gồm lập kế hoạch và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch, các nội dung công việc và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó Hệ thống kế hoạch được lập trong doanh nghiệp như: kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự có ý nghĩa vừa định hướng cho công việc sẽ làm, vừa là tiêu chuẩn, thước đo để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Công tác lập kế hoạch cần bám sát với tình hình thực tế, trong quá trình thực hiện kế hoạch cần có sự đánh giá thường xuyên, định

kỳ giữa thực tế thực hiện với kế hoạch để phát hiện những vấn đề phát sinh có thể xảy

ra và từ đó có biện pháp điều chỉnh kế hoạch phù hợp, kịp thời

- Ủy ban kiểm soát bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT, Hội đồng thành viên (HĐTV), Ban kiểm soát (BKS) không kiêm nhiệm chức vụ quản lý là những người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn, kiểm soát có nhiệm vụ giám sát sự

chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC, giám sát tình hình sử dụng vốn tại đơn vị

- Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ Các nhân tố này n m ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát cụ thể như: chính sách, pháp luật và sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước

1.2.2 Đánh giá rủi ro (Risk assessment)

Đánh giá rủi ro là quá trình nhà quản lý dựa trên mục tiêu đã xác định để nhận biết và phân tích các rủi ro có thể phát sinh trong các hoạt động làm cho các mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được, từ đó có các biện pháp nh m hạn chế rủi ro ở mức

có thể chấp nhận được

Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó

có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân

tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro và theo các nguyên tắc như sau:

- Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng

và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu

- Nhận dạng các rủi ro đ dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị: đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu, thay đổi cán bộ quản lý, hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán…rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị

1.2.3 Hoạt động kiểm soát (Control activities)

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Hoạt động kiểm soát bao gồm: Soát xét người quản lý cấp cao; Quản trị hoạt

động; Phân chia trách nhiệm hợp lý; Kiểm soát quá trình xử lý thông tin; Kiểm soát vật chất; Phân tích rà soát Đồng thời, hoạt động kiểm soát phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro đ dọa việc đạt mục tiêu xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được;

- Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nh m

hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu;

- Triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát Những nội dung cụ thể của hoạt động kiểm soát::

- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Bất kiêm nhiệm tức là khi phân chia không cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp

vụ mà phải phân chia cho nhiều bộ phận tham gia

- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể

- Kiểm soát chứng từ: (1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh số trước liên tục; (3) – Lập kịp thời; (4) – Lưu chuyển chứng từ khoa học; (5) – Bảo quản

và lưu trữ chứng từ - Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ sách; (2) – Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) – Bảo quản và lưu trữ

- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản b ng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát, để có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời

Về thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp

vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn vị và các nghiệp vụ Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây: Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để tình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên

tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác

Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nh m ngăn ngừa các sai phạm nhất là sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:

- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó

- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất

cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

1.2.4 Thông tin và truyền thông (Information and communication)

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng (thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị) với mục tiêu hướng đến BCTC

Truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thông tin trong nội

bộ được tổ chức một cách hữu hiệu, đồng thời các thông tin bên ngoài cũng được tiếp nhận, phản hồi trung thực, đầy đủ, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Thông tin và truyền thông bao gồm các nguyên tắc như:

- Thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nh m hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB;

- Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nh m hỗ trợ cho vận hành KSNB;

- Đơn vị truyền thông đối với bên ngoài các vấn đề có tác động tới vận hành của KSNB

Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền th o quy định

- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

Một hệ thống KSNB đòi hỏi phải có các kênh thông tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông tin được báo cáo tới HĐQT và Ban TGĐ để họ nhận biết được các rủi ro kinh doanh và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục, chính sách của doanh nghiệp được truyền đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được mục tiêu chung của tổ chức Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận chia sẻ thông tin và phối hợp hoạt động hiệu quả Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần có các kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả nhân viên của doanh nghiệp hiểu và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục có liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm của họ và các thông tin liên lạc khác đến đúng được nhân viên cần biết

1.2.5 Hoạt động giám sát (Monitoring activities)

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong từng giai đoạn Điều quan trọng trong giám sát là phải đánh giá KSNB có được thiết lập và vận hành hữu hiệu hay không và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt hiệu quả tốt, nhà quản

có thể cho thấy các vấn đề hoặc các lĩnh vực cần cải thiện

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: Ban Giám đốc soát xét số liệu bảng đối chiếu với ngân hàng đã được lập kịp thời hay chưa, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị,

Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các hoạt đông của đơn vị thông qua các đánh giá riêng lẻ Thông thường, những người này cung cấp thông tin một cách đều đặn về hoạt động của KSNB, tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB

1.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần

1.3.1 Đặc điểm của công ty cổ phần

Công ty cổ phần có các đặc trưng:

- Thứ nhất, về thành viên (cổ đông):

Đặc điểm về cổ đông của công ty cổ phần là hệ quả đặc điểm về cấu trúc vốn Với căn cứ xác lập tư cách cổ đông là quyền sở hữu cổ phần, trong khi cổ phần có thể

được chào bán cho rộng rãi các đối tượng khác nhau, cổ đông của công ty này thường rất lớn về số lượng và không quen biết nhau Luật Doanh nghiệp chỉ hạn định số lượng tối thiểu mà không giới hạn số lượng tối đa các cổ đông của công ty cổ phần, th o đó công ty này phải có ít nhất 3 cổ đông trong suốt quá trình hoạt động

- Thứ hai, về cấu trúc vốn:

Công ty cổ phần có cấu trúc vốn “mở” Đặc điểm về cấu trúc vốn của công ty

cổ phần thể hiện trước hết ở vốn điều lệ của công ty Vốn điều lệ của công ty phải được chia thành những phần nhỏ nhất b ng nhau gọi là cổ phần Giá trị mỗi cổ phần gọi là mệnh giá (giá trị danh nghĩa) của cổ phần và có thể được phản ánh trong cổ phiếu Tư cách cổ đông của công ty được xác định dựa trên căn cứ quyền sở hữu cổ phần Các cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần trừ một số trường hợp bị pháp luật cấm chuyển nhượng hoặc hạn chế chuyển nhượng Mức độ tự do chuyển nhượng cổ phần phụ thuộc vào tính chất của từng loại cổ phần Với tính tự do chuyển nhượng cổ phần, cơ cấu cổ đông của công ty có thể thay đổi linh hoạt mà không ảnh hưởng đến sự tồn tại cũng như bản chất của công ty

- Thứ ba, về phương thức huy động vốn:

Đặc điểm về cấu trúc vốn của công ty cổ phần còn thể hiện ở khả năng huy động vốn b ng phát hành chứng khoán Công ty có thể phát hành cổ phiếu để tăng vốn điều lệ hoặc phát hành trái phiếu để tăng vốn vay (vốn tín dụng) th o quy định của pháp luật

- Thứ tư, về chế độ trách nhiệm tài sản:

Công ty phải tự chịu trách nhiệm một cách độc lập về các nghĩa vụ tài sản b ng toàn bộ tài sản của công ty Cổ đông không phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài sản của công ty ngoài phạm vi giá trị cổ phần mà cổ đông nắm giữ Tuy nhiên, chế độ TNHH mà cổ đông được hưởng cũng kèm th o những ràng buộc nhất định nh m bảo

vệ quyền lợi của người thứ ba

Theo Luật Doanh nghiệp, khi công ty thanh toán cổ phần mua lại hoặc trả cổ tức trái quy định thì tất cả cổ đông phải hoàn trả số tiền hoặc tài sản đã nhận cho công

ty Nếu cổ đông không hoàn trả được thì cổ đông phải chịu trách nhiệm về nợ của công

ty

- Thứ năm, về tư cách pháp lý:

Công ty cổ phần là chủ thể kinh doanh có tư cách pháp nhân Th o Luật doanh nghiệp, công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau:

- Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát

- Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên HĐQT phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm soát nội bộ trực thuộc HĐQT Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty

Trường hợp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch HĐQT hoặc Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty; trường hợp Điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch HĐQT và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của Công ty

Chế độ trách nhiệm của công ty cổ phần là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm

vi vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao

Vì vậy, công ty cổ phần có những ưu điểm nổi trội sau:

Một là, công ty cổ phần có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với

quy mô lớn đáp ứng cho nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh

Hai là, người mua cổ phần không có quyền rút vốn ở công ty mà chỉ chuyển

nhượng cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, do vậy số vốn được bảo toàn, công ty cổ phần sẽ đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Ba là, vốn đầu tư có thể được chuyển dịch giữa các nhà đầu tư trong và ngoài

doanh nghiệp, tính chất xã hội hóa vốn hoạt động kinh doanh rất cao, tạo ra khả năng

sử dụng vốn linh hoạt, có hiệu quả

Bên cạnh đó công ty cổ phần có quan hệ trực tiếp tới sự phát triển tín dụng, ngân hàng Sự phát triển CTCP là biểu hiện của sự phát triển đầy đủ của chế độ tín dụng, có nghĩa là tiền vốn của các nhà đầu tư được lưu thông liên tục trong mạng lưới nền kinh tế, ví như huyết quản của một cơ thể sống

Bốn là, phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau

giữa đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát và Ban Giám đốc điều hành Đây là phương thức quản lý chặt chẽ

Năm là, CTCP được phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thường là do nhiều cá

nhân, tổ chức nắm giữ Mặt khác các cổ phiếu có thể chuyển nhượng, người đầu tư có thể mua cổ phiếu của nhiều công ty khác nhau, nhiều lĩnh vực khác nhau do vậy sự rủi

ro được phân tán, giảm bớt tổn thất cho nhà đầu tư CTCP với cơ chế phân tán rủi ro trong kinh doanh sẽ hạn chế một cách hiệu quả những tác động tiêu cực về kinh tế - xã hội khi công ty rơi vào tình trạng phá sản

Tuy nhiên, CTCP vần còn những mặt trái của nó, thể hiện trên các điểm:

Một là, việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng

buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt là về chế độ quản lý, chế độ tài chính kế toán Sau khi được thành lập thì việc hoạt động của CTCP để đảm bảo phát triển và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật cũng là một bài toán khó

Hai là, mặc dù các cổ đông đều có quyền và nghĩa vụ đối với hoạt động của

công ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như chiến lược phát triển của công ty Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tùy thuộc vào số cổ phiếu mà cổ đông nắm giữ, do đó người nắm giữ nhiều cổ phiếu sẽ có quyền quyết định

Ba là, việc quản lý điều hình CTCP rất phức tạp do số lượng cổ đông rất lớn, có

thể dẫn đến tình trạng các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích

Để hạn chế được những khiếm khuyết trên cũng như phát huy được ưu thế của CTCP thì cơ cấu tổ chức của công ty phải thực sự chặt chẽ và đủ mạnh Một trong những yếu tố cơ bản xác định cơ cấu công ty đã đủ mạnh và hiệu quả hay chưa chính

là hệ thống KSNB của công ty

1.3.2 Đặc điểm kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần

Trong công ty cổ phần, hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần:

Thứ nhất, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

của công ty;

Thứ hai, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba

hoặc nhân viên của công ty gây ra;

Thứ ba, giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại

cho công ty;

Thứ tư, giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

Đặc biệt, đối với công ty cổ phần, hệ thống KSNB và quản trị rủi ro của công ty

có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, cụ thể là:

- Hệ thống KSNB được xây dựng và áp dụng nh m ngăn ngừa và giảm thiếu các rủi ro có thể xảy ra gây nên những ảnh hưởng bất lợi tới các mục tiêu kiểm soát

Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng và áp dụng nh m đạt được các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp: đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định; đảm bảo sự tin cậy của BCTC; bảo vệ tài sản và đảm bảo hiệu quả hoạt động Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn tiềm ẩn các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu của doanh nghiệp Vì vậy, để đạt được các mục tiêu kiểm soát đã đặt ra, hệ thống KSNB trước hết phải được thiết lập nh m ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra

- Hệ thống KSNB được xây dựng trên cơ sở nhận diện và phân tích rủi ro phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhau do có sự khác biệt về hình thức pháp lý, ngành nghề kinh doanh, môi trường kinh doanh, quy mô các nguồn lực, trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật, trình độ, năng lực của cán bộ quản lý,

cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý dẫn đến các loại rủi ro có thể xảy ra khác nhau Để ngăn ngừa và giảm thiểu đối với mỗi loại rủi ro nhà quản lý tại mỗi doanh nghiệp sẽ phải thiết lập những chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp Tuy nhiên, nếu nhà quản

lý tại mỗi doanh nghiệp không có hiểu biết đầy đủ, chính xác, kịp thời về các loại rủi

ro có thể ảnh hưởng đến từng mục tiêu kiểm soát thì các chính sách và thủ tục kiểm

soát được xây dựng sẽ không phù hợp, không đáp ứng được yêu cầu quản lý Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp tốt sẽ giúp nhận diện đầy đủ các loại rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm soát, các nhân tố phát sinh rủi ro, các yếu tố có thể sai sót và gian lận, các loại tổn thất cho doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp do môi trường bên trong và bên ngoài luôn thay đổi nên các nguồn phát sinh rủi ro cũng thay đổi theo Vì vậy, các chính sách và thủ tục kiểm soát phải thường xuyên được rà soát, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung kịp thời, tránh bị lạc hậu so với sự biến động của các nhân tố gây nên rủi ro

Trong công ty cổ phần, khối lượng tài sản thường rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông là tài sản chung Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm rõ được đặc điểm tài sản của công ty Do đó, bảo vệ tài sản của công ty là một việc làm tất yếu

Một đặc trưng của CTCP là sự tách biệt rõ ràng giữ quyền sở hữu, quyền quản

lý và quyền kiểm soát Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được tình hình của công ty giám tiếp thông qua các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Mặt khác, số lượng cổ đông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay đổi thường xuyên do đặc điểm dễ chuyển giao quyền sở hữu Do vậy, CTCP phải công bố công khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt động của công ty cho các cổ đông bên ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra quyết định kịp thời Chính vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính Đây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn đối với CTCP trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay

Một trong những lý do để tồn tại hệ thống KSNB trong công ty cổ phần là nh m đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật, cũng như phát triển theo đúng hướng công ty đã đề ra trong điều lệ, quy định của công ty Cụ thể hệ thống KSNB cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của công ty

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của công ty

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan

CTCP có khă năng huy động vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn, số lượng người sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động Khác với cá

doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi lỗ của doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng CTCP việc lãi lỗ ảnh hưởng đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm chí toàn xã hội Do

đó yêu cầu kiểm soát rất cao đòi hỏi các quy trình kiểm soát trong công ty phải được thiết kế nh m ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của công ty Điều này được thể hiện ở chỗ ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các hoạt động của công ty, hệ thống KSNB cần chỉ ra được những mặt còn tồn tại của công ty và đưa ra được các giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ lý luận cơ bản về hệ thống KSNB và hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp theo mô hình công ty cổ phần trên các khía cạnh sau:

- Kiểm soát là một chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý doanh nghiệp và có nhiều loại kiểm soát khác nhau tùy theo tiêu thức phân loại, trong đó KSNB là một trong các loại kiểm soát

- Trình bày những vấn đề chung về KSNB và hệ thống KSNB, khái niệm KSNB, nội dung của các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và mối quan hệ giữa hệ thống KSNB với quản trị rủi ro doanh nghiệp

Th o đó, nội dung chương này được coi là khung lý thuyết quan trọng để qua

đó căn cứ vào kết quả tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB mà nó được trình bày trong chương tiếp th o, để đánh giá HTKSNB tại Công ty cổ phần CTN-CTĐT Hậu Giang

có hữu hiệu hay không?

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CTN - CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ HẬU GIANG

2.1 Giới thiệu Công ty cổ phần Cấp thoát nước – CTĐT Hậu Giang

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang được chuyển

đổi từ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cấp thoát nước - Công trình đô thị

Hậu Giang theo Quyết định số 719/QĐ-UBND ngày 25 tháng 4 năm 2011 của Chủ

tịch UBND tỉnh Hậu Giang, là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp nước

sạch cho sinh hoạt, phục vụ sản xuất, thực hiện dịch vụ công ích công trình đô thị và

vận tải hành khách b ng x buýt trên địa bàn tỉnh Hậu Giang Công ty có tư cách pháp

nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản

tại các ngân hàng th o quy định của pháp luật, được tổ chức và hoạt động th o Điều lệ

của Công ty cổ phần và Luật Doanh nghiệp, được đăng ký kinh doanh th o quy định

Thực hiện Quyết định số 20/2004/QĐ-UBND ngày 05/01/2004 của UBND

Lâm thời tỉnh Hậu Giang về việc thành lập Công ty Cấp thoát nước Hậu Giang trên cơ

sở chia tách từ Công ty Cấp thoát nước Cần Thơ

Đến ngày 29/6/2004 Công ty Cấp thoát nước Hậu Giang được sáp nhập với Ban

Công trình đô thị thị xã Vị Thanh - tỉnh Hậu Giang theo Quyết định số

841/QĐ-CT.UB ngày 29/6/2004 của UBND tỉnh Hậu Giang

Thực hiện chủ trương của UBND tỉnh Hậu Giang ngày 14/9/2010 Công ty Cấp

thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang được chuyển đổi thành Công ty TNHH

MTV Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang theo Quyết định số

1963/QĐ-UBND Đến ngày 25/4/2011 chuyển đổi thành Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công

trình đô thị Hậu Giang và chính thức đi vào hoạt động cho đến nay

- Tên Công ty: Công ty cổ phần Cấp thoát nước - Công trình đô thị Hậu Giang

- Tên giao dịch quốc tế: HAU GIANG WATER SUPPLY AND SEWERAGE -

PROJECTS URBAN JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tắt: HAWASUCO

- Trụ sở chính: số 263, đường Trần Hưng Đạo, phường 5, thành phố Vị Thanh,

tỉnh Hậu Giang