Bài giảng môn tin học ứng dụng trong quản trị đại học mở hà nội

Phân loại hệ thống thông tin Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định 85/2016/NĐ-CP thì Hệ thống thông tin được phân loại theo chức năng phục vụ hoạt động nghiệp vụ như sau: - Hệ thố

CHƯƠNG I

HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC

TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH 1.1 Tổng quan hệ thống thông tin

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin (Information System)

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một

cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau

(Theo nguồn: vi.wikipedia.org)

1.1.2 Các thao tác cơ bản của Hệ thống thông tin

Các doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh

của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh

tranh Với bên ngoài, hệ thống thông tin

giúp nắm bắt được nhiều thông tin về

khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ,

nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho

Xuất thông tin

Kết quả của quá trình xử lý ở mỗi bộ phận, chức năng, đối tượng khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau

1.1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin

Nguồn nhân lực là thành phần quyết định của HTTT, vì nếu không có con người

thì hầu hết HTTT không hoạt động được, HTTT do con người tạo ra và để phục vụ mục đích của chính con người, và họ là người duy trì hoạt động của HTTT

Phần cứng, phần mềm là các thành phần trung tâm của HTTT Đây là bộ phận thường xuyên được sử dụng để khai thác, xử lý thông tin, phần cứng như máy tính, thiết

bị ngoại vi

Phần cứng:

Là thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy, cầm nắm được, là công cụ kỹ thuật để xử lý, truyền dẫn thông tin Một số thiết bị phần cứng như mạch điều khiển, bộ nhớ, thiết bị nhập xuất dữ liệu, truyền thông: dây mạng, card mạng, wifi, tivi box, switch…

Phần mềm:

Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một bài toán nào đó

Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, những thuật toán, những chỉ thị… Phần mềm mà chúng ta đang đề cập là phần mềm ứng dụng

Các quy ước truyền thông là các quy ước, phương thức để các máy tính giao tiếp,

“trò chuyện” với nhau

Mạng máy tính cho phép ta chia sẻ tài nguyên, tăng độ tin cậy và an toàn cho hệ thống thôn tin, mặt khác nó tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, hiệu quả hoạt động cho các

Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu, các cơ sở dữ liệu phải được tổ chức khoa học theo mô hình xác định để người sử dụng có thể truy cập dữ liệu một cách dễ dàng Dữ liệu được quản trị bởi các hệ cơ sở dữ liệu, các hệ cơ sở dữ liệu như: Foxpro, Access, MySQL…

Các phương thức xử lý thông tin

Trên máy tính các thông tin được xử lý theo nhiều phương pháp khác nhau Một số phương thức xử lý thường gặp như xử lý tương tác (interactive processing), xử lý giao dich (transaction processing), xử lý trực tuyến (on-line processing), xử lý theo lô (batch processing), xử lý phân tán (distribute processing) và xử lý thời gian thực (real-time processing)

 Xử lý tương tác: Xử lý tương tác là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý

bởi con người và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau Nói cách khác, trong xử lý

tương tác, con người dẫn dắt các quá trình xử lý, có thể ngắt và tham gia vào các quá trình xử lý Trong quá trình xử lý tương tác, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực

Xử lý tương tác là phương thức được lựa chọn cho các hệ thống phải xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng các công thức, các phương trình toán học Con người phải thường xuyên vận dụng những kinh nghiệm công tác của mình vào trong quá trình xử lý

 Xử lý giao dịch: Xử lý giao dịch là xử lý một yêu cầu cho đến khi ra kết

quả, không có sự can thiệp từ ngoài vào Một quá

trình xử lý như vậy gọi là một giao dịch Xử lý

giao dịch thích hợp với những tiến trình có nhiều

khâu độc lập với nhau để kiểm tra và xử lý thông

tin

 Thủ tục rút tiền từ ngân hàng là một

ví dụ về xử lý giao dịch Khởi đầu là kiểm tra lỗi

các thông tin nhập vào, tiếp theo kiểm tra sự tương thích của các thông tin này với các dữ liệu đã có trong hệ thống trên cơ sở kết quả kiểm tra, hệ thống sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng

 Xử lý theo lô: Xử lý theo lô hay còn gọi là xử lý trọn gói, hoặc xử lý theo

mẻ, là tiến trình tập hợp những thông tin sẵn có hoặc tạo ra thông tin mới theo định kỳ điều này cũng có nghĩa là những thông tin được sử dụng và được sinh ra bởi những tiến trình xử lý theo lô thường có chu kỳ sống khá ngắn Ví dụ về xử lý theo lô là lập báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng

Phương thức xử lý theo lô thích hợp với những tiến trình xử lý thông tin mà trong đó:

- Việc truy cập thông tin diễn ra định kỳ

- Khuôn dạng và kiểu dữ liệu hoàn toàn xác định

- Thông tin khá ổn định trong khoảng thời gian giữa hai tiến trình xử lý liên tiếp

 Xử lý trực tuyến: Xử lý trực tuyến được sử dụng trong những hệ thống mà

tại đó đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện, một cách trực tiếp trong đối thoại giữa các đối tác Ví dụ, dịch vụ gửi tiền tại ngân hàng, các xử lý tại phòng bán vé máy bay, tàu hoả, hoặc dịch vụ thông tin tại tổng đài thường là các xử lý trực tuyến Đặc trưng của các xử lý trực tuyến là:

Việc truy cập thông tin xảy ra hoàn toàn ngẫu nhiên

Khuôn dạng và kiểu thông tin không hoàn toàn xác định

Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến trình xử lý

 Xử lý thời gian thực: Xử lý thời gian thực là các tiến trình máy tính phải ,

đảm bảo các yêu cầu rât ngặt nghèo của hệ thống vể thời gian Thông thường các xử lý thời gian thực xuất hiện trong các hệ thống cá liện kết với các hệ thống ngoài như hệ thống điều kiển nhiệt độ lò luyện thép hoặc lò nấu sợi, hệ thống điều khiển đường bay của tên lửa hoặc các hệ thống mô phỏng Xử lý thời gian thực phải đảm bảo đồng bộ các tiến trình máy tính với các hoạt động diễn ra trong thực tế

 Xử lý phân tán: Các xử lý có thể diễn ra rại các bộ phận ở những vị trí

khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau Nói chung, với những hệ thống có xử lý phân tán, dữ liệu thường được bố trí ở những vị trí địa lý khác nhau và được quy đình dùng chung Trong xử lý phân tán, với một thành phần

dữ liệu, có thể cùng một lúc xảy ra nhiều thao tác như cập nhập, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau Vì vậy, một trong những vấn đề cần phải quan tâm đối với các xử lý phân tán

là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống

1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ

thống cung cấp thông tin cho công

tác quản lý của tổ chức Hệ thống bao

gồm con người, thiết bị và quy trình thu

thập, phân tích, đánh giá và phân phối

những thông tin cần thiết, kịp thời,

chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

(Theo nguồn: vi.wikipedia.org)

1.2.1 Vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin hiện nay đóng vai trò trung gian giữa các thương hiệu, doanh nghiệp với môi trường và xã hội Có thể nói, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, nhất là trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp mới được tạo dựng và hình thành ngày càng nhiều Chính điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn

Do đó, các doanh nghiệp cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời các nhu cầu của khách hàng và xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong số những yếu tố, xu hướng quan trọng thì hệ thống thông tin đương nhiên đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp các doanh nghiệp phát triển và tạo được chỗ

đứng trên thị trường

Hệ thống thông tin hiện nay

đóng vai trò trung gian giữa các

thương hiệu, doanh nghiệp với môi

trường và xã hội Nó là một hệ

thống nằm ở trung tâm của doanh

nghiệp, có vai trò quyết định, giúp

cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thuận tiện bậc nhất Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Đối với mặt bên ngoài

Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu và thông tin từ môi trường bên ngoài Sau đó đưa thông tin từ trong doanh nghiệp cung cấp ra bên ngoài Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm nhiều thông tin, bao gồm những khía cạnh sau đây: thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, hoặc đơn giản chỉ là các chính sách của chính phủ,…

Đối với mặt nội bộ

Hệ thống thông tin nội bộ của một doanh nghiệp bất kỳ đóng vai trò như một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp một cách hệ thống và có tổ chức với nhau Nó còn có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà doanh nghiệp có thể đề ra

Một ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nào đó trong năm, thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp, thông tin về các chính sách nội bộ

của doanh nghiệp hay thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa, thông tin về bán hàng, tài chính…

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định 85/2016/NĐ-CP thì Hệ thống thông tin được phân loại theo chức năng phục vụ hoạt động nghiệp vụ như sau:

- Hệ thống thông tin phục vụ hoạt động nội bộ là hệ thống chỉ phục vụ hoạt động quản

trị, vận hành nội bộ của cơ quan, tổ chức;

- Hệ thống thông tin phục vụ người dân, doanh nghiệp là hệ thống trực tiếp hoặc hỗ

trợ cung cấp dịch vụ trực tuyến, bao gồm dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ trực tuyến khác trong các lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin, thương mại, tài chính, ngân hàng, y tế, giáo dục và các lĩnh vực chuyên ngành khác;

- Hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin là tập hợp trang thiết bị, đường truyền dẫn kết nối

phục vụ chung hoạt động của nhiều cơ quan, tổ chức như mạng diện rộng, cơ sở dữ liệu, trung tâm dữ liệu, điện toán đám mây; xác thực điện tử, chứng thực điện tử, chữ ký số; kết nối liên thông các hệ thống thông tin;

- Hệ thống thông tin Điều khiển công nghiệp là hệ thống có chức năng giám sát, thu

thập dữ liệu, quản lý và kiểm soát các hạng Mục quan trọng phục vụ Điều khiển, vận hành hoạt động bình thường của các công trình xây dựng

1.3 Các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế

- HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn đặt hàng của khách hàng Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT sản xuất sau đó phân tích và đánh giá để đưa ra các kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

- HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất cập nhật thông tin và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTT kinh

doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược trong quá

trình phát triển của công ty

1.3.1 Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp gồm có - HTTT mua hàng: duy trì dữ liệu về mọi giai đoạn trong quá trình cung cấp nguyên vật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất - HTTT nhận hàng: ghi nhận số lượng và chất lượng hàng giao nhằm cung cấp thông tin cho bộ phận công nợ phải trả, kho và sản xuất - HTTT kiểm tra chất lượng: cung cấp thông tin tình trạng sản phẩm từ nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang cho tới thành phẩm cho những bộ phận mua hàng, hệ thống phát triển

và thiết kế sản phẩm , các nhà qlý - HTTT giao hàng: hỗ trợ và kiểm soát quá trình dự trữ

và giao hàng - HTTT kế toán chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực, nguyên vật liệu và máy móc thiết bị dùng cho sản xuất; cung cấp thông tin bố trí sản xuất trong doanh nghiệp để nhà quản lý kiểm soát chi phí sản xuất và phân bổ nguồn lực sản xuất

1.3.2 Hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Mục tiêu của hệ thống thôgn tin quản trị nhân sự:

- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân lực

- Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực

- Cung cấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ

- Cung cấp thông tin về sự biến động của nguồn nhân lực

Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực theo cấp quản lý:

Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực Tác nghiệp

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý lương

- Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc

- Hệ thống tin quản lý người lao động

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp sếp công việc

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên

- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Chiến lược - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

1.4 Ứng dụng tin học trong quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp.Các hoạt động đầu

tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp

Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở

đó là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ

Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở về CNTT

Giai đoạn này muốn nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực Mức độ trang bị “cơ bản”

có thể không đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng & phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thông giữa các văn phòng trong nội bộ hoặc giữa các đối tác; về con người được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của doanh nghiệp, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng CNTT tiếp theo

Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp

Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế toán, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống

kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng

Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất

Nếu coi giai đoạn 2 là giai đoạn số hóa cục bộ, thì giai đoạn 3 là giai đoạn số hóa toàn thể doanh nghiệp, chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này Về cơ sở hạ tầng CNTT cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp

và các CSDL cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM,

CRM,…Văn hóa số – được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp,

mà nền tảng là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó trong toàn doanh nghiệp

Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế

Đây là giai đoạn đầu tư CNTT nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế

về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp Hiện nay, các vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là

sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet trong kinh doanh, có vai trò quyết định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, extranet để kết nối và chia sẻ

có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành các quan hệ TMĐT như B2B, B2C và B2G Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN đưa DN lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, CNTT là công cụ đắc lực trong việc thực thi các chiến lược kinh doanh

Các giai đoạn đầu tư trên đây nhằm nhấn mạnh đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển và phục vụ cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn Mô hình đầu tư CNTT là một căn cứ tốt khi quyết định đầu

tư cũng như là một mô hình tham chiếu tốt khi trình bày các vấn đề liên quan Tuy nhiên

đó chưa phải là mô hình duy nhất Thêm nữa, tốc độ phát triển của doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau, do vậy đôi khi có sự xen giữa các giai đoạn đầu tư CNTT với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp Có thể có doanh nghiệp hội

tụ được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn nào đó, hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây

Dù lựa chọn mô hình nào, khi đầu tư và sử dụng CNTT cho các mục tiêu kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, các nhà quản lý và kinh doanh chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT doanh nghiệp, cũng cần trang bị cho mình một khung kiến thức để

hiểu và sử dụng hiệu quả các HTTT, gồm 5 lĩnh vực sau: các quan điểm nền tảng, kiến thức về công nghệ thông tin, các ứng dụng doanh nghiệp, về viêc phát triển và triển khai các tiến trình, và cuối cùng làcác thách thức về quản lý Có như vậy, các đầu tư CNTT mới đem lại hiệu quả cao nhất và thực hiện hóa được kế hoạch, chiến lược kinh doanh

của doanh nghiệp mình

1.4.1 Vai trò của tin học trong quản lý DN

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Sự phát triển và ứng

dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình

và cách thức hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao

dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã

ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu

của các bên hữu quan (khách hàng, nhà

cung cấp, nhà đầu tư…) của doanh nghiệp

Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu

của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô

hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan

hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư CNTT cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp

Mô hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau:

Đầu tư cơ sở về CNTT; Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các

nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của

doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ

1.4.2 Lợi ích của công nghệ thông tin trong quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp

Để phát triển trên thị trường các doanh nghiệp phải huy động hiệu quả các nguồn tài nguyên hay nguồn lực của mình Trước đây người ta vẫn quan niệm nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực,nguồn lực tài chính,nguồn lực thiết bị, nguồn lực công nghệ Với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh ngày nay thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu về thời gian, độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn Đồng thời công việc hàng ngày của các nhà quản trị luôn đòi hỏi phải làm việc với kế toán, tài chính, với vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, marketing

Các nhà quản lý khó có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình bởi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao Chính vì trong thời buổi phát triển như hiện nay thì áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh sẽ giúp rất nhiều cho doanh nghiệp cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chương trình học quản trị kinh doanh theo hình thức đào tạo áp công nghệ thông tin đang được đẩy mạnh rất nhiều nhằm đem lại lợi nhuận cao Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về lợi ích của công nghệ thông tin vào quản trị kinh doanh

Công nghệ thông tin xuất hiện và đã đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản trị và điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Sự phát triển của Internet đã làm thay đổi cách thức quản lý giao dịch từ những thao tác thủ công truyền thống sang giao dich điện tử đã ảnh hưởng đến nhu cầu các bên hữu quan của doanh nghiệp (khách hàng, nhà cung cấp, kho,…) của doanh nghiệp Các ưu điểm dễ nhận thấy của CNTT đó là giúp phát triển sản phẩm nhờ các công nghệ mang tính tự động hóa giúp cải tiến các dịch vụ và sản phẩm; nhờ CNTT có thể phát triển được các thị trường mới, các hình thức bán hàng mới hiệu quả với chi phí thấp

Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cần có những lộ trình nhất định nhằm đem lại hiệu quả cao, giảm chi phí, tăng năng suất: Đầu tư về cơ sở vật chất Công nghệ thông tin; tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; ứng dụng toàn diên nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; đầu tư và biến đổi doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh

Nâng cấp, phát triển CNTT của doanh nghiệp trong tương lai dễ dàng hơn và các chi phí bỏ ra cũng sẽ được sử dụng hiệu quả Với nhiều sản phẩm CNTT như phần mềm dùng thử, phầm mềm miễn phí, phần mềm thương mại với nhiều giá cả khác biệt, vì thế bắt buộc doanh nghiệp phải hiểu chính mình muốn gì từ hệ thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp

Hiện nay, công nghệ thông tin không thể thiếu trong quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, nó xâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực kinh doanh Các doanh nghiệp tự động hóa sản xuất và sản xuất linh hoạt tạo nên ưu thế về giá và sản phẩm phù hợp với chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trường Đây là giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin quyết định sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp Kinh doanh trong thời đại internet, cụ thể hơn là sử dụng những công nghệ và dịch vụ Internet để lựa chọn thông tin, kết nối với và chia sẻ nguồn thông tin giữa các doanh nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp Thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, có thể đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu và thực thi được những chiến lược kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất

1.4.3 Các ứng dụng của CNTT trong quản lý doanh nghiệp

Là thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, ứng dụng quản lý doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi ứng dụng

 Quản lý tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp tập trung trực tuyến

Phần mềm giúp nhà quản lý, quản lý tất cả các nghiệp vụ – hoạt động trong doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ doanh nghiệp, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng… Trong mỗi nghiệp vụ lại có các hoạt động nhỏ hơn như quản lý hoạt động xuất nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý công nợ… tập trung trên một hệ thống trực tuyến

 Quản lý linh động trên Mobile

Dù ở bất cứ đâu, nhà quản lý cũng theo dõi, giám sát được các công việc, hoạt động của doanh nghiệp trên máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối Internet

 Tiết kiệm chi phí, thời gian

Tối ưu thời gian xử lý công việc, tự động hóa một số tác vụ trong công việc và tăng hiệu suất, thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự

 Nền tảng để doanh nghiệp thực hiện số hóa, chuyển đổi số

Ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản trị doanh nghiệp được xem là bước đầu cho việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp, là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và ứng dụng những phân hệ nhỏ như quản trị nội bộ trước, sau đó khi nhận thấy phần mềm phù hợp với doanh nghiệp thì sử dụng đầy đủ các phân

hệ trong bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp

 Tạo môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp: Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Ngoài những lợi ích cụ thể rõ ràng trên, ứng dụng phần mềm trong quản trị doanh nghiệp còn giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, loại bỏ những quy trình quản lý thủ công, cồng kềnh Thay vì sử dụng Excel, ứng dụng Chat thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng 1 phần mềm quản trị chuyên biệt

Sử dụng các công cụ của tin học như phần mềm Excel, Access, Foxpro,… để thực hiện các công việc quản lý của doanh nghiệp từ mức độ đơn giản đến phức tạp như:

1 Quản lý nhân sự: lập bảng thanh toán lương, chấm công cho NLĐ

2 Quản lý tài chính

3 Quản lý bán hàng

4 Quản lý dự án

5 Quản lý sản xuất

6 Ứng dụng trong nghiên cứu thị trường

1.4.4 Các công cụ ứng dụng của tin học trong QLDN

1.4.4.1 Microsoft Office (Access, Excel, Outlook)

a Microsoft Access:

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access,

là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows Access giúp ta lưu trữ, quản

lý, khai thác số liệu được lưu trữ một cách có tổ chức bên trong máy tinh

b Microsoft Excel

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro, , bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người sử dụng

Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng (NSD) không cần phải xây dựng các chương trình

c Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft Các

phiên bản hiện tại là Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac

Outlook thường được sử dụng như một ứng dụng e-mail, bao gồm lập lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web Nó có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với Microsoft Exchange Server và Microsoft SharePoint Server cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp Có bên thứ ba ứng dụng bổ sung tích hợp Outlook với các thiết bị như điện thoại di động BlackBerry và với các phần mềm khác như Office & truyền thông Internet Skype Các nhà phát triển cũng có thể tạo ra phần mềm riêng của họ mà làm việc với Outlook và Office thành phần bằng cách sử dụng Microsoft Visual Studio Ngoài ra, Windows Mobile thiết bị có thể đồng bộ hóa hầu như tất cả các dữ liệu Outlook sang Outlook Mobile

1.4.4.2 Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các phần mềm thuộc về quản trị kinh

doanh mà một doanh nghiệp sử dụng để hoàn tất việc kinh doanh của họ, giúp họ tăng hoặc đo năng suất trong kinh doanh, sản xuất Các phần mềm doanh nghiệp miêu tả thế giới thật của doanh nghiệp qua các mô hình dữ liệu Chúng phục vụ cho các nhân viên của một doanh nghiệp trong thông tin, quản lý, tổ chức và kế hoạch

 Fastwork là ứng dụng quản lý doanh nghiệp trực tuyến được xây dựng trên

nền tảng SaaS Hỗ trợ sử dụng trên cả trên web app và Mobile app với 2 hệ điều hành IOS và Android, phần mềm cho phép nhà quản lý, quản lý tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp trên một hệ thống trực tuyến, kể cả khi không có mặt tại văn phòng

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp như quản lý công việc, quản lý

dự án, quản lý đánh giá nhân viên, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng mang đến nhiều lợi ích và tiện ích, FastWork đang được hơn 3000 doanh nghiệp trên cả nước tin dùng

 Oracle cung cấp cho doanh nghiệp công cụ ERP phục vụ cho các mảng: tài

chính, nhân lực, phân phối và sản xuất Oracle có tính năng quản lý hầu hết các mảng chính trong doanh nghiệp như: Tài chính, dự án, quản lý tài sản, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, lập kế hoạch hậu cần, xuất báo cáo và lên kế hoạch kinh doanh Hơn nữa, để cụ thể hóa công việc, phần mềm cũng được cài đặt một vài lĩnh vực kinh doanh: bất động sản, vốn nhân lực, sức khỏe, an toàn môi trường và các giao dịch khác Oracle được đánh giá là một phần mềm quản lý doanh nghiệp dễ sử dụng Oracle cho phép nhà quản lý dễ dàng quản lý hoạt động của doanh nghiệp thông qua phần mềm trực tuyến để cập nhật công việc nhanh chóng và thường xuyên

 Sap Business One phù hợp với các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Sap

Business One tích hợp các công việc: quản lý tài chính, chăm sóc khách hàng, quản lý hàng hóa tồn kho, bán hàng và hỗ trợ vận hành trong toàn bộ hệ thống Phần mềm SAP business hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, điểm hạn chế là phần mềm này không có ngôn ngữ tiếng việt hỗ trợ người dùng

 Phần mềm quản lý đánh giá KPI (Key Performance Indicator) là phần

mềm đo lường, đánh giá hiệu quả việc đạt được mục tiêu của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân thông qua SỐ LIỆU, TỶ LỆ, CHỈ TIÊU ĐỊNH LƯỢNG

Phần mềm quản lý đánh giá KPI đảm bảo yếu tố chính xác, minh bạch, đồng thời nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp

1.4.4.3 Internet/Intranet

 Khái niệm mạng tính

Mạng máy tính là một hệ thống các máy tính đợc liên kết với nhau nhằm mục tiêu chia sẻ tài nguyên trên mạng và liên hệ giữa các chủ thể làm việc trên mạng

 Khái niệm Internet: là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy nhập công

cộng gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau Hệ thống này truyền thông tin

theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng

đã được chuẩn hóa (giao thức IP) Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính

nhỏ hơn của các doanh nghiệp, của các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu

 Mạng Intranet là mạng máy tính cục bộ dành cho các doanh nghiệp liên kết với

khách hàng theo tiêu chuẩn của Internet Các doanh nghiệp sử dụng mạng để quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và liên kết với bên ngoài Tính chất quan trọng của Intranet

là phải có kế hoạch để bảo vệ thông tin nội bộ, không cho phép những người không được phép truy nhập cơ sở dữ liệu của mình Có nhiều cách ngăn chặn như dùng mật khẩu, các biện pháp mã hoá hay bức tường lửa Một biện pháp bảo vệ hữu hiệu truyền thống là chính sách và hệ thống quyết định cho ai được quyền truy cập vào lĩnh vực

dữ liệu nào

Các ứng dụng của Intranet

 Ứng dụng lập lịch làm việc của các phòng ban

 Trong lĩnh vực đào tạo và phát triển của các doanh nghiệp

 Thư tín điện tử trong nội bộ doanh nghiệp

 Các ứng dụng công việc nói chung

 Các sự kiện của công ty: truyền gửi các thông tin khẩn cấp tới nhân viên

 Mua sắm, bán hàng báo cáo hàng năm

 Giới thiệu sản phẩm, tiếp thị

 Quản lý tồn kho, vật tư

 Xuất bản trực tuyến trên web các tài liệu của công ty

 Bảo vệ an ninh bức tường lửa

Mạng Intranet không chỉ có những ứng dụng trong nội bộ doanh nghiệp

mà nó còn có tác dụng to lớn trong việc liên kết với khách hàng và bạn hàng, các đối tác kinh doanh đồng thời cũng có đầy đủ những ứng dụng của mạng Internet Nó thay đổi căn bản phương thức quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Những ứng dụng to lớn thông qua hình thức kinh doanh thương mại điện tử bao gồm những ứng dụng sau :

 Thư tín điện tử

 Thanh toán điện tử

 Trao đổi dữ liệu điện tử

CHƯƠNG II ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 2.1 Tổng quan về các ứng dụng của Excel trong quản lý doanh nghiệp

2.1.1 Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý doanh nghiệp bằng Microsoft Excel

 Thao tác đơn giản, dễ sử dụng

 Tính đại trà cao, có thể tải xuống và dùng miễn phí, tiết kiệm chi phí sử dụng

 Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu

 Excel quản lý kho thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ và quản lý bán hàng đơn giản

Khi dùng excel quản lý kho, dữ liệu của bạn không được bảo mật, dễ bị lộ, ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp

 File excel chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ Khi các nghiệp vụ tăng lên, dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi

 Không phù hợp sử dụng khi cần thống kê số liệu, báo cáo chi tiết

 Excel quản lý kho đơn giản chỉ cho một người làm việc trên một tệp tin Doanh nghiệp sẽ tốn thêm nhân lực và thời gian làm việc

 Sử dụng excel quản lý kho yêu cầu người dùng phải nắm được các hàm excel thì mới làm việc có hiệu quả

 Không thể lập hóa đơn, hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng

 Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

 Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất

 Doanh nghiệp lớn có nhiều số liệu Khi quản lý kho bằng file excel, nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng hàng và khách hàng nhiều thì excel rất khó đáp ứng Người quản lý khó theo dõi bởi thông tin không logic, rời rạc Dẫn đến không thực hiện được việc liên kết số liệu để làm báo cáo chi tiết

2.1.2 Những hàm Excel thường dùng trong quản lý doanh nghiệp

NHÓM HÀM THỐNG KÊ

1 Hàm SUM:

- Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn

- Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)

- Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng

2 Hàm SUMIF:

- Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào

- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

- Các tham số: Range: Là dãy mà bạn muốn xác định

- Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi

- Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng

- Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=10″)

- Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10

3 Hàm SUMIFS:

Cú pháp hàm SUMIFS trong Excel

Cú pháp hàm SUMIFS trong Excel có dạng

Criteria_range2,criteria2,…: tùy chọn các phạm vi và điều kiện bổ sung, tối đa 127 cặp criteria_range, criteria

Lưu ý khi dùng hàm SUMIFS trong Excel

Mỗi ô trong vùng, phạm vi sum_range sẽ được cộng tổng khi thỏa mãn tất cả các điều kiện tương ứng đã xác định là đúng cho ô đó

Các ô trong sum_range có chứa TRUE được coi là 1, các ô chứa FALSE được coi là 0 Mỗi criteria_range phải có cùng kích thước vùng chọn giống với sum_range, criteria_range và sum_range phải có cùng số hàng và cùng số cột

Criteria có thể dùng ký tự dấu hỏi chấm (?) thay cho ký tự đơn, dấu sao (*) thay cho một chuỗi Nếu điều kiện là dấu hỏi chấm hay dấu sao thì phải nhập thêm dấu ~ ở phía trước, giá trị điều kiện là văn bản để trong dấu “

Nhiều điều kiện được áp dụng bằng logic AND, tức là criteria1 VÀ criteria2, v.v Mỗi phạm vi bổ sung phải có cùng số lượng hàng và cột như tổng dải ô, nhưng các phạm vi không cần phải liền kề Nếu bạn cung cấp các phạm vi không khớp, bạn sẽ gặp lỗi #VALUE

Chuỗi văn bản trong tiêu chí phải được đặt trong dấu ngoặc kép (""), tức là "apple",

">32", "jap*"

Tham chiếu ô trong tiêu chí không được đặt trong dấu ngoặc kép, tức là "<"&A1 SUMIF và SUMIFS có thể xử lý các phạm vi, nhưng không thể xử lý các mảng Điều này có nghĩa là bạn không thể sử dụng các hàm khác như YEAR trên phạm vi tiêu chí vì kết quả là một mảng Nếu bạn cần chức năng này, hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT Thứ tự của các đối số giữa các hàm SUMIFS và SUMIF là khác nhau Phạm vi tổng là đối số đầu tiên trong SUMIFS, nhưng là đối số thứ ba trong SUMIF

4 Hàm SUMPRODUCT:

- Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó

- Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3…)

- Các tham số: Array1, Array2, Array3… là các dãy ô mà bạn muốn nhân sau đó tính tổng các tích

- Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước

- Cú pháp: Countif (vùng dữ liệu chứa giá trị tìm kiếm, điều kiện tìm kiếm)

- Hàm có thể đếm tối đa với 127 điều kiện

- Các tham số: Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm

- Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm

- Ví dụ: = COUNTIF(B3:B11,”>100″): (Đếm tất cả các ô trong dãy B3:B11 có chứa số lớn hơn 100)

CÁC CÔNG CỤ LỌC DỮ LIỆU

Bộ lọc trong excel là một cách nhanh gọn để hiển thị thông tin liên quan tại một thời điểm nhất định và xóa các dữ liệu không liên quan khác Có thể lọc hàng trong trang tính Excel bằng giá trị, bằng định dạng hay bằng điều kiện Sau khi sử dụng bộ lọc thì có thể sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in chỉ những hàng, cột được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách

Cách 1: Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, bạn chọn nút Filter để thực hiện quá

trình lọc dữ liệu excel

Cách 2: Trên tab Home, trong nhóm Editing, bạn chọn Sort  Filter

Cách 3: Cách nhanh nhất bạn có thể sử dụng phím tắt: Ctrl Shift + L

Lọc một vùng dữ liệu

Để có thể thực hiện lọc dữ liệu một vùng trong excel thì cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính

xác) Trên thanh Data kích chuột chọn Filter

Bước 2: Click mũi tên ở đầu cột cần lọc, chọn Text Filters hoặc Number Filters

Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp ( VD: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, chọn Between)

Bước 4: Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu

Bước 5: Chọn Ok để hoàn thành việc lọc một vùng dữ liệu

Lọc dữ liệu trong bảng excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác) Trên thanh Data kích chuột chọn Filter

Bước 2: Click mũi tên ở đầu cột cần lọc

Bước 3: Trong bảng danh mục số hoặc chữ được hiện thị, ban bỏ chọn Select All ở đầu list, rồi tích vào các ô mình cần chọn để lọc dữ liệu mong muốn

Bước 4: Chọn Ok Dữ liệu lọc sẽ được hiển thị còn những dữ liệu không mong muốn sẽ tạm thời bị ẩn đi

Cách tìm dữ liệu trong Excel

Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace và thực hiện điền dữ liệu vào ô Find What và chọn Find All

2 Tìm dữ liệu trong cột nhờ công cụ Auto Filter

Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm Vào thẻ Data chọn Filter để tạo bộ lọc nội dung

Bước 2: Tại cột mà đã chọn xuất hiện bộ lọc Thực hiện nhấn vào biểu tượng mũi tên rồi nhập dữ liệu cần tìm kiếm và nhấn Ok bên dưới

Kết quả excel sẽ cho thấy những dữ liệu đã nhập Còn các dữ liệu khác sẽ tạm thời bị ẩn

đi Nếu muốn hiển thị lại như ban đầu thì chỉ cần kích chuột vào biểu tượng mũi tên và nhấn chọn Select All

3 Cách tìm dữ liệu trong nhiều Sheet Excel

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở công cụ Find & Replace Nhập dữ liệu cần tìm kiếm vào ô Find What

Bước 2: Chọn Options Trong phần Within chuyển về WordBook và chọn Find All để tìm kiếm

Bước 3: Kết quả nhìn thấy toàn bộ vị trí ở các sheet có tên mà chúng ta muốn tìm kiếm Nếu nhấn vào vị trí nào trong bảng tìm kiếm thì người dùng được di chuyển đến đúng vị trí đó trong bảng dữ liệu Excel

 Chức năng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là một công cụ mạnh mẽ và có thể thay đổi “diện mạo” của một ô dựa trên giá trị của nó, giúp người xem xác định dữ liệu quan trọng nhanh chóng Chúng ta có thể thêm màu sắc, icon, thanh dữ liệu và thang màu vào ô bằng cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện

Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ

Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để làm nổi bật các giá trị trùng lặp, giúp dễ dàng xác định và sửa lỗi trong dữ liệu

Các bước thực hiện:

Bước 1 Chọn các ô để định dạng Trong ví dụ này là các ô từ A2: A9

Bước 2 Chuyển đến Home > Conditional Formatting

Bước 3.Click vào Highlight Cells Rules > Duplicate Values

Bước 4 Click OK Bạn cũng có thể chọn các màu ô khác từ danh sách thả xuống bên

cạnh danh sách mặc định

SỬ DỤNG DATA VALIDATION ĐỂ NHẬP NHANH DỮ LIỆU TỪ SELECT BOX

Để nhập dữ liệu nhanh chóng cho một số đối tượng được xác định sẵn bằng một list danh sách cần liệt kê, ta có thể sử dụng Data Validation

 Đặt trỏ chuột tại ô cần tạo list xổ xuống (ô C3), vào mục Data, chọn Data Validation

 Hộp thoại Data Validation xuất hiện Tại mục Allow, chọn List còn tại mục Source, nhập các danh sách có sẵn

Ví dụ: Đối với giới tính thì nhập Nam, Nữ rồi nhấn OK

 Tương tự ở phần Quê quán, ta sử dụng Data Validation và cũng có một list xổ

xuống nhanh chóng

2.2 Ứng dụng Excel trong giải các bài toán tối ưu ( Quy hoạch tuyến tính)

2.2.1 Đặt vấn đề

Lĩnh vực toán tối ưu hóa được khởi nguồn như một ngành của Toán học, Những bài toán được ứng dụng hiệu quả và rộng rãi trong quy hoạch tài nguyên, thiết kế chế tạo máy, điều khiển tự động, quản trị kinh doanh, kiến trúc đô thị, công nghệ thông tin, trong việc tạo nên các hệ hỗ trợ ra quyết định trong quản lý và phát triển các hệ thống lớn

Trong lĩnh vực quản lý kinh tế, việc tìm giải pháp tối ưu cho một vấn đề nào đó chiếm một vai trò hết sức quan trọng Phương án tối ưu là phương án hợp

lý nhất, tốt nhất, tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực mà lại cho hiệu quả cao cho doanh nghiệp

2.2.2 Phát biểu bài toán

Bài toán quy hoạch tuyến tính dạng tổng quát là bài toán tối ưu hóa hay bài toán tìm cực trị (cực tiểu hoặc cực đại) của một hàm tuyến tính với điều kiện các biến số phải thỏa

mãn một hệ phương trình hoặc hệ bất phương trình Mô hình toán học của bài toán quy hoạch tuyến tính (BTQHTT) tổng quát có thể viết như sau:

Hàm mục tiêu f(x) = c 1 x 1 + c 2 x 2 + + c n x n → Max (Min)

với các điều kiện ràng buộc

a11x1 + a12x2 + + a1nxn ≤ b1

a21x1 + a22x2 + + a2nxn ≤ b2

am1x1 + am2x2 + + amnxn ≤ bm

x1, x2, , xn ≥ 0 (điều kiện không âm)

Trong đó f(x) là hàm mục tiêu, các xi (i = 1 n) là nghiệm của bài toán

Một số bài toán tối ưu tiêu biểu như: bài toán lập kế hoạch sản xuất, bài toán vận tải (điều hang, điều xe)

2.2.3 Cách giải bài toán QHTT trên Excel

 Xác định nghiệm

 Xây dựng hàm mục tiêu

 Xây dựng các ràng buộc bằng mô hình toán học

 Tổ chức dữ liệu trên Excel

 Sử dụng Solver của Excel để tìm phương án tối ưu

2.2.4 Giới thiệu công cụ Solver

Solver là công cụ cao cấp của Excel dùng để giải các bài toán tối ưu

 Giao diện chức năng Solver trên ứng dụng Microsoft Excel:

 Ý nghĩa các nút lệnh của Solver:

 Các lựa chọn trong hộp thoại Solver:

Solver)

Assumlinear Model Giả thuyết mô hình tuyến tính

Assum Non-Negative Giả thuyết không âm

Use Automatic Scaling Định tỷ lệ tự động

Show Iteration Results Hiển thị kết quả bước lặp

tuyến tính bậc nhất; - Quadratic: sử dụng cách xấp xỉ bậc 4

tiến về phía trước; - Central: sai phân trung tâm

 Hướng dẫn cài đặt chức năng Solver:

 Trước khi sử dụng, chúng ta cần phải thêm tiện ích này vào Excel Tùy theo phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng thì cách làm khác nhau đôi chút Tuy nhiên, cách

thực hiện Add-In Solver cho các phiên bản Excel 97-2016 là giống nhau và cách thực hiện Add-In Solver trong Excel 2013-2016 cũng tương tự nhau

 Các hình minh họa trong bài này sẽ sử dụng phiên bản Excel 2016 và Excel 2007

A Add-In Solver cho Excel 2016

Các bước thực hiện Add-Ins Solver cho Excel 2016 như sau:

 Bước 1 Vào File | chọn Options Hộp thoại Add-Ins xuất hiện

 Bước 2 Trong hộp thoại Solver, tích vào ô vuông Solver Add-In

 Bước 3 Nhấn nút OK đóng hộp Add-Ins

 Bước 4 Khi đó trong thực đơn Tools sẽ xuất hiện thêm lệnh Solver

2.2.5 Ví dụ về giải bài toán quy hoạch tuyến tính trên Excel

Một xưởng sản xuất làm 3 sản phẩm : TV, máy Cassete, loa Mỗi sản phẩm được lắp ráp

từ những phụ kiện có sẵn trong kho Có 5 loại vật tư phụ kiện : khung máy, đèn hình, bộ loa, bộ nguồn, bảng mạch điện tử Mục tiêu là sản xuất đầy đủ các sản phẩm để có lãi nhiều nhất với số vật tư phụ kiện còn tồn trong kho

Số vật tư tồn đầu kỳ là : 450 khung máy, 250 đèn hình, 800 bộ loa, 450 bộ nguồn và 600 bảng mạch điện tử

Định mức cho:

- TV : 1 khung, 1 đèn hình, 2 bộ loa, 1 bộ nguồn, 2 bảng mạch điện tử

- Cassette : 1 khung, 2 bộ loa, 1 bộ nguồn, 1 bảng mạch điện tử

- Loa : 1 bộ loa, 1 bảng mạch điện tử

Lãi cho mỗi sản phẩm được dự tính là TV 75đ, Cassette 50đ, loa 35đ

Các bước giải bài tập này như sau:

 Xác định nghiệm:

Gọi x1 là số lượng TV, x2 là số lượng Cassette, x3 là số lượng loa sản xuất

 Xác định mục tiêu:

Mục tiêu là tổng số lãi thu về lớn nhất

Vì số sản phẩm sản xuất x1, x2, x3 phải là số dương nên ta cũng có điều kiện là x1

>=0; x2>=0; x3>=0

 Tổ chức dữ liệu trên Excel:

 Sử dụng Solver để giải bài toán:

Data → Solver → Add các tham số vào mô hình Solver → Solve → OK

Ta thu được kết quả như sau: