Hoàn Thiện Tổ Chức Công Tác Kế Toán Trong Các Đơn Vị Hạch Toán Độc Lập Của Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam Petrolimex.doc

PhÇn më ®Çu 1 Lêi më ®Çu 1 TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi Tæng C«ng ty X¨ng dÇu ViÖt Nam (Petrolimex) lµ mét Tæng C«ng ty th¬ng m¹i lín ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh x¨ng dÇu Trong nh÷ng n¨m qua, cïn[.]

Lời mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) là một Tổng Công tythơng mại lớn hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu Trong nhữngnăm qua, cùng với sự tăng trởng và phát triển của nền kinh tế đất nớc, TổngCông ty Xăng dầu Việt Nam đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong hoạt

động kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu Tuy nhiên, trong quátrình phát triển bên cạnh những thành quả đã đạt đợc, công tác quản lý còn cónhững điểm tồn tại không phù hợp với công nghệ hiện đại và môi trờng kinhdoanh thơng mại mới Chính vì vậy, hiện nay Tổng Công ty Xăng dầu ViệtNam đang thực hiện quá trình đổi mới tổ chức quản lý, thực hiện bớc đầu địnhhớng chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con, để tiếnbớc thành một tập đoàn kinh tế mạnh, đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tếquốc dân Kế toán với t cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công

cụ quản lý kinh tế cũng đòi hỏi phải có sự đổi mới và hoàn thiện liên tục chophù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế đất nớc và chính bản thân trong quátrình đổi mới Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Khối các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu ViệtNam là đối tợng trọng tâm của quá trình đổi mới Việc định hớng hoạt độngtheo mô hình Công ty mẹ – Công ty con đòi hỏi công tác quản lý nói chung

và công tác quản lý tài chính kế toán cũng phải đợc đổi mới và hoàn thiện.Trong đó, đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị thuộckhối hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam là một nội dungquan trọng, thực sự cấp thiết vì nó phát huy đợc vai trò và thực hiện tốt chứcnăng của kế toán trong quản lý kinh tế Xuất phát từ nhận thức trên, tôi chọn

đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán độclập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex)” làm luận văn tốtnghiệp cao học

2 ý nghĩa khoa học và thực tiễn:

Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong nềnkinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc hiện nay Sự đổi mới về quản lýtrong bản thân ngành Xăng dầu có tác động to lớn tới sự phát triển của đất n -

ớc, sự thay đổi trong quản lý của ngành đòi hỏi công tác kế toán cũng phảithay đổi và hoàn thiện cho phù hợp để đạt đợc sự thành công không chỉ trong

chính Tổng Công ty mà còn thành công trong sự nghiệp Công nghiệp hoá Hiện đại hoá đất nớc.

-Vì vậy, nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trongcác đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam(Petrolimex)” có ý nghĩa khoa học và thực tiễn, góp phần giải quyết nhữngvấn đề đặt ra trong công tác quản lý kinh tế – tài chính nói chung và công tác

kế toán nói riêng của Tổng Công ty

3 Mục đích nghiên cứu:

 Nghiên cứu, trình bày một cách tổng quát, có hệ thống cơ sở lý luậnchung về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay.Trên cơ sở có chọn lọc, tham khảo các mô hình tổ chức công tác kế toán trongcác doanh nghiệp ở một số nớc trên thế giới có nền kinh tế và quản lý phát triển

 Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các đơn vịhạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam trong những nămqua, qua đó rút ra những u điểm và những điểm còn tồn tại; phân tích nhữngnguyên nhân

 Đa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các

đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam trong thờigian tới

4 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu:

 Đối tợng nghiên cứu: công tác tổ chức công tác kế toán trong các đơn vịhạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

 Phạm vi nghiên cứu: Các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công tyXăng dầu Việt Nam

5 Phơng pháp nghiên cứu:

Dựa trên nguyên lý của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

để nghiên cứu các vấn đề lý luận, các vấn đề thực tiễn tổ chức hoạt động kinh

tế Sử dụng phơng pháp thống kê, sổ sách, suy luận logic để phân tích và tổnghợp các vấn đề rút ra các kết luận cần thiết từ thực tế Trên cơ sở đó đ a ranhững vấn đề cần hoàn thiện phù hợp và cso khả năng thực hiện đợc

6 Những đóng góp của luận văn:

 Hệ thống hoá các vấn đề lý luận khoa học chung về tổ chức công tác kếtoán trong các doanh nghiệp hiện nay

 Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán

độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trong đó đặc biệt nêu lên đợcnhững u điểm, nhợc điểm còn tồn tại và phân tích những nguyên nhân tồn tại

 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trongcác đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

7 Giới thiệu bố cục của luận văn:

Với đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam“ ngoài phần mở

đầu, kết luận, phụ lục, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đợc kếtcấu thành ba chơng:

Chơng 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các

doanh nghiệp hiện nay

Chơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hạch toán độc

lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Chơng 3: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Chơng I: những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay 1.1 Mô hình tổ chức và cơ chế phân cấp quản lý kinh tế - tài chính trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay 1.1.1 Tổng quan về các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế Việt Nam

1.1.1.1 Các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế Việt Nam

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch

ổn định, đợc đăng ký kinh doanh theo qui định của pháp luật nhằm mục đíchthực hiện các hoạt động kinh doanh

Theo hình thức pháp lý tổ chức doanh nghiệp hiện hành, ở nớc ta hiện nay

có các loại hình doanh nghiệp chủ yếu sau đây: Doanh nghiệp Nhà nớc, Công

ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty hợp danh, doanh nghiệp cóvốn đầu t nớc ngoài và doanh nghiệp t nhân

- Doanh nghiệp Nhà nớc: là một tổ chức kinh tế thuộc sở hữu Nhà nớc, doNhà nớc đầu t vốn thành lập và có tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh hoặchoạt động công ích nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà nớc

giao Doanh nghiệp Nhà nớc đợc ngân sách Nhà nớc đầu t toàn bộ hoặc mộtphần vốn điều lệ ban đầu nhng không thấp hơn tổng mức vốn pháp định củacác ngành nghề mà doanh nghiệp đó kinh doanh Ngoài số vốn Nhà nớc đầu t,doanh nghiệp đợc quyền huy động vốn dới các hình thức khác nhng không đ-

ợc thay đổi hình thức sở hữu của doanh nghiệp Việc phân phối lợi nhuận sauthuế đợc thực hiện theo qui định của Chính phủ

- Công ty cổ phần: là Công ty trong đó các thành viên cùng góp vốn dớihình thức cổ phần để hoạt động Số vốn điều lệ của nó đợc chia thành nhiềuphần bằng nhau đợc gọi là cổ phần

- Công ty trách nhiệm hữu hạn: là một Công ty có ít nhất hai thành viêngóp vốn để thành lập và họ cũng chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trên phần vốn

đã góp vào Công ty Đây cũng là u thế của Công ty trách nhiệm hữu hạn sovới loại hình doanh nghiệp t nhân

- Công ty hợp danh: là doanh nghiệp có trong đó ít nhất hai thành viên hợpdanh, ngoài ra có thể có thành viên góp vốn Các thành viên hợp danh là cáccá nhân có trình độ chuyên môn, uy tín nghề nghiệp và chịu trách nhiệm vôhạn về các nghĩa vụ của Công ty Các thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệmhữu hạn về các khoản nợ của Công ty trong phạm vi vốn góp vào Công ty CácCông ty hợp danh không đợc phép phát hành chứng khoán để huy động vốn

- Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài: Theo Luật đầu t nớc ngoài tại ViệtNam qui định các hình thức đầu t trực tiếp nớc ngoài vào Việt Nam gồm cócác doanh nghiệp liên doanh 100% vốn nớc ngoài Doanh nghiệp có vốn đầu

t nớc ngoài là doanh nghiệp đợc thành lập tại Việt Nam do các nhà đầu t nớcngoài đầu t một phần hoặc toàn bộ vốn nhằm thực hiện các mục tiêu chung làtìm kiếm lợi nhuận có t cách pháp nhân, mang quốc tịch Việt Nam, tổ chức vàhoạt động theo qui chế của Công ty trách nhiệm hữu hạn và tuân theo qui địnhcủa pháp luật Việt Nam

- Doanh nghiệp t nhân: là một đơn vị kinh doanh có mức vốn không thấphơn vốn pháp định do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn

bộ số tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp

1.1.1.2 Doanh nghiệp hạch toán độc lập trong nền kinh tế Việt Nam

Trong công cuộc sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nớc giai đoạn 1994– 1997 nhằm tổ chức lại các doanh nghiệp Nhà nớc thành các Tổng Công ty

Nhà nớc giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế Quyết định số 90/TTg và số 91/TTg về sắp xếp tổng thể các doanh nghiệp Nhà nớc đánh dấu sự ra đời cácTổng Công ty Nhà nớc hoạt động theo mô hình mới và phân biệt rõ hai loạihình doanh nghiệp Nhà nớc đó là doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động kinhdoanh và doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động công ích.

Hiện nay ở nớc ta đã có 18 Tổng Công ty 91 và 77 Tổng Công ty 90trong các ngành và lĩnh vực kinh tế quan trọng bao gồm hơn 1600 doanhnghiệp thành viên, chiếm 28,4% tổng số doanh nghiệp Nhà nớc; 65% vốn Nhànớc và 61% lao động làm việc trong các doanh nghiệp Nhà nớc

Tổng Công ty Nhà nớc do Thủ tớng Chính phủ quyết định thành lập;hoạt động kinh doanh và phục vụ; có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế; đợcNhà nớc giao vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác; có trách nhiệm

sử dụng hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao; có các quyền và nghĩa

vụ dân sự; tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm

vi số vốn Nhà nớc do Tổng Công ty quản lý

Tổng Công ty có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập, hạch toán phụthuộc và các đơn vị sự nghiệp Tổng Công ty giao vốn và các nguồn lực kháccho các đơn vị thành viên trên cơ sở số vốn và nguồn lực Nhà nớc đã giao choTổng Công ty phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh, phục vụ cho các đơn

vị thành viên và các phơng án sử dụng vốn đợc Hội đồng quản trị phê duyệt.Các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty về hiệu quả sửdụng vốn và các nguồn lực đợc giao

Tổng Công ty chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của Bộ tàichính với t cách là cơ quan quản lý Nhà nớc và đại diện chủ sở hữu về vốn vàtài sản Nhà nớc tại doanh nghiệp theo uỷ quyền của Chính phủ Đơn vị thànhviên chịu sự kiểm tra, giám sát của Tổng Công ty theo nội dung qui định tại

Điều lệ Tổng Công ty và của cơ quan tài chính về hoạt động tài chính, quản lývốn và tài sản Nhà nớc

- Quản lý và chủ động sử dụng vốn của Công ty và vốn do Tổng Công ty

đầu t; chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty về hiệu quả sử dụng vốn và cácnguồn lực do Tổng Công ty đầu t, tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm dân sựbằng toàn bộ tài sản của Công ty;

- Thực hiện kế hoạch kinh doanh chung của Tổng Công ty; thực hiện cácnhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty giao trên cơ sở hợp đồngkinh tế; chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh phối hợp với TổngCông ty;

- Đợc tự chủ ký kết các hợp đồng kinh tế và thực hiện các hợp đồng kinh tế

do Tổng Công ty giao;

- Quyết định các dự án đầu t theo phân cấp của Tổng Công ty; tham giacác hình thức đầu t cùng Tổng Công ty hoặc đợc Tổng Công ty giao tổ chứcthực hiện các dự án đầu t theo kế hoạch của Tổng Công ty trên cơ sở hợp đồng

ký kết với Tổng Công ty; có quyền đầu t, góp vốn vào Công ty khác;

- Có quyền đề nghị Tổng Công ty quyết định thành lập, tổ chức lại, giảithể, sáp nhập các đơn vị phụ thuộc và quyết định bộ máy quản lý của đơn vịphụ thuộc;

- Sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, chuyển lỗ theo quy định của Luậtthuế thu nhập doanh nghiệp, thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy

định của pháp luật, trích lập quỹ dự phòng tài chính, phần lợi nhuận còn lại

đ-ợc phân chia theo vốn Tổng Công ty đầu t và vốn của Công ty tự huy động.Phần lợi nhuận phân chia theo vốn Tổng Công ty đầu t đợc dùng để tái đầu ttăng vốn Nhà nớc tại Công ty hoặc hình thành quỹ tập trung của Tổng Công tytheo quy định của Chính phủ Phần lợi nhuận phân chia theo vốn Công ty tựhuy động đợc trích bổ xung vào quỹ đầu t phát triển của Công ty theo tỷ lệ doChính phủ quy định; phần còn lại do Công ty tự quyết định việc phân phối vàoquỹ khen thởng, phúc lợi;

- Chịu sự giám sát, kiểm tra của Tổng Công ty; định kỳ báo cáo chính xác,

đầy đủ các thông tin về Công ty và báo cáo tài chính của Công ty với TổngCông ty

1.1.2 Cơ chế phân cấp quản lý tài chính trong các doanh nghiệp

Phân cấp quản lý tài chính đợc thể hiện ở các mặt nh phân cấp về quyền vàtrách nhiệm quản lý khai thác các loại tài sản trong kinh doanh, quyền và

trách nhiệm về huy động các nguồn vốn, quyền về phân phối kết quả hoạt

động kinh doanh, cũng nh các nghĩa vụ về tài chính với cấp trên, với Nhà nớc

và với các bên có liên quan Tuỳ thuộc vào những điều kiện về qui mô và cơcấu tổ chức sản xuất kinh doanh, về địa bàn bố trí, các đơn vị cơ sở cũng nhtrình độ quản lý ở các đơn vị cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý tài chính biểuhiện qua các nội dung trên đợc xác định rất khác nhau ở mỗi đơn vị

Hiện nay, mô hình tổ chức kinh doanh có qui mô lớn nhất ở nớc ta làcác Tổng Công ty Nhà nớc (đợc thành lập theo Quyết định 90, 91 của Chínhphủ) Phân cấp quản lý tài chính của các Tổng Công ty này đợc thực hiện theoqui chế tài chính mẫu của Tổng Công ty Nhà nớc ban hành theo Quyết định

838 – TC/QĐ/ TCDN ngày 28/8/1996 của Bộ Tài chính Tinh thần chính củaQuyết định này là nêu nội dung phân cấp quản lý tài chính giữa Tổng Công tyvới các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập và doanh nghiệp thành viênhạch toán phụ thuộc nh sau:

 Phân cấp quản lý tài chính giữa Tổng Công ty Nhà nớc với doanh nghiệpthành viên hạch toán độc lập: theo trờng hợp này Tổng Công ty Nhà nớc cấpvốn điều lệ ban đầu khi thành lập Sau đó Tổng Công ty giao vốn cho cácdoanh nghiệp thành viên theo phơng án kinh doanh đã đợc Hội đồng quản trịphê duyệt Các doanh nghiệp thành viên chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc

về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao Trong quá trìnhnày các doanh nghiệp thành viên đợc phân cấp với nội dung nh sau:

- Chủ động lập kế hoạch tài chính gắn liền với kế hoạch kinh doanh vàtrình Tổng Công ty phê duyệt Sau đó tổ chức thực hiện và định kỳ báo cáotình hình(thực hiện với Tổng Công ty

- Có quyền thay đổi cơ cấu vốn và tài sản của doanh nghiệp theo yêu cầukinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn Đồng thời chịu sự điều động vốn và tàisản của Tổng Công ty theo hình thức vay, doanh nghiệp đợc thu lãi suất doHội đồng quản trị qui định

- Đợc Tổng Công ty uỷ quyền thực hiện các công việc liên quan đến tài sản

và vốn nh: nhợng bán, cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản theo qui định củaNhà nớc, thanh lý tài sản cố định, xử lý các khoản nợ khó đòi, đợc huy độngvốn khi cần thiết Tuy nhiên, đối với trờng hợp huy động vốn để đầu t xây

dựng, mua sắm thiết bị có giá trị lớn phải đợc sự phê duyệt của Hội đồng quảntrị.

- Về lợi nhuận, sau khi thực hiện nghĩa vụ về thuế và các khoản trích nộptheo qui định về Tổng Công ty, các doanh nghiệp thành viên đợc phân phốitrích lập các quỹ nh các doanh nghiệp độc lập khác

 Phân cấp quản lý tài chính giữa Tổng Công ty Nhà nớc với doanh nghiệpthành viên hạch toán phụ thuộc: đối với trờng hợp này nội dung phân cấp qui

định trong qui chế quản lý tài chính mẫu của Tổng Công ty rất ít mà nó linhhoạt phụ thuộc vào qui định cụ thể của từng Tổng Công ty Trong điều lệ mẫu

về tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Nhà nớc có nghĩa vụ Điều 25doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc nh sau:

Có quyền tự chủ kinh doanh theo phân phối của Tổng Công ty, chịu sựràng buộc về nghĩa vụ tài chính phát sinh do cam kết của các đơn vị này

Đợc ký kết hợp đồng kinh tế, đợc chủ động thực hiện các hoạt độngkinh doanh, hoạt động tài chính, tổ chức và nhân sự theo phân cấp của TổngCông ty Sự phân cấp quản lý tài chính này đợc cụ thể hoá trong điều lệ tổchức và hoạt động của từng Tổng Công ty do Hội đồng quản trị phê chuẩn

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn lại cũng thực hiện phân cấp quản lý tàichính theo những điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình với những mức độrất khác nhau:

- Với doanh nghiệp phân cấp quản lý tài chính ở mức độ cao có thể gồm:

Đơn vị đợc quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tàichính, đợc xác định rõ về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn chung của toàn

đơn vị cũng nh các lĩnh vực về khấu hao, vật t, hàng hoá, tài chính…

Thực hiện hạch toán kinh tế nội bộ có t cách pháp nhân không đầy đủ,

đợc mở tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng nhng các hoạt động phảitheo kế hoạch và chịu sự quản lý thống nhất của doanh nghiệp

Hạch toán và báo cáo trung thực, kịp thời đảm bảo cho việc đánh giá thànhtích trên cơ sở đó làm căn cứ phân phối thu nhập đợc hợp lý cho các đơn vị

- Với doanh nghiệp phân cấp quản lý tài chính ở mức độ thấp: nội dungphân cấp chỉ mang tính chất tác nghiệp đối với hoạt động kinh doanh nh cấpvốn theo định mức cho từng loại nghiệp vụ sản xuất thông qua đó phân phốithu nhập cho các bộ phận theo kết quả sử dụng vốn đợc cấp trong sản xuất

kinh doanh hoặc thực hiện khoán thu nhập trên cơ sở tính toán từ doanhnghiệp và các định mức về chi phí

Nhìn chung, nội dung phân cấp quản lý tài chính ở các doanh nghiệp rất

đa dạng tuỳ theo đặc điểm và qui định, nghệ thuật quản lý của từng doanhnghiệp, từng ngời quản lý

1.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay:

Tổng Công ty Nhà nớc là doanh nghiệp có qui mô lớn, đợc thành lập vàhoạt động trên cơ sở liên kết của nhiều đơn vị thành viên có mối quan hệ gắn

bó với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ… Tổng Công tyNhà nớc có các đơn vị thành viên nh: đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạchtoán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp

Khi xem xét mô hình tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp

có qui mô lớn cũng nh các doanh nghiệp khác cần xem xét dới hai góc độ làxem xét về mô hình tổ chức bộ máy kế toán và xem xét về mô hình tổ chứcthực hiện các nghiệp vụ kế toán

 Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trongmột đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, cần thiếtphải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình đợc khối l-ợng công tác kế toán cũng nh chất lợng cần phải đạt về hệ thống thông tin kếtoán Chẳng hạn, lấy Tổng Công ty Nhà nớc làm ví dụ

Theo Luật doanh nghiệp Nhà nớc thì Tổng Công ty Nhà nớc là mộtdoanh nghiệp Nhà nớc, do Nhà nớc sở hữu 100% vốn có qui mô lớn bao gồmnhiều doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập và các đơn vị sự nghiệp, các

đơn vị hạch toán phụ thuộc

Các doanh nghiệp Nhà nớc là thành viên của Tổng Công ty có quan hệvới nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, đào tạo nghiên cứu, hoạt

động trong một hoặc một số ngành do Nhà nớc thành lập nhằm tăng cờng tích

tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá để thực hiện những nhiệm vụ chiếnlợc của quốc gia

Tổng Công ty Nhà nớc đợc chia thành hai loại: Tổng Công ty tự nguyện

và Tổng Công ty bắt buộc Tổng Công ty tự nguyện là Tổng Công ty đợc gọi

tắt là Tổng Công ty 90 Theo lý thuyết thì các thành viên là các doanh nghiệpNhà nớc hạch toán độc lập tự nguyện liên kết với nhau thành Tổng Công tynhằm mở rộng hợp tác, phân công sản xuất kinh doanh tạo ra năng suất, chấtlợng và hiệu quả kinh tế cao Còn Tổng Công ty bắt buộc là Tổng Công ty đợcgọi tắt là Tổng Công ty 91 Các thành viên của Tổng Công ty 90 phải có sốvốn trên 500 tỷ đồng và qui mô của Tổng Công ty 91 phải có số vốn trên 1000

tỷ đồng

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại các Tổng Công ty:

Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán cùng cáctrang thiết bị tơng ứng nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán ởmột đơn vị Tất cả các đơn vị có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt

động sử dụng vốn, sử dụng kinh phí đều phải thực hiện công tác kế toán theoLuật kế toán, do đó đều phải tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện công tác kếtoán tại đơn vị

Tổ chức bộ máy kế toán là xác định số lợng các phần hành kế toán,phân công bố trí công việc cho từng bộ phận, từng ngời và xác định tráchnhiệm quyền hạn cũng nh mối liên hệ giữa các thành viên trong bộ máy kếtoán Khi tiến hành tổ chức bộ máy kế toán cần phải dựa vào khối lợng côngtác kế toán đã đợc xác định và yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý để tiếnhành tổ chức cho phù hợp Đồng thời tổ chức bộ máy kế toán phải gắn chặtvới mô hình tổ chức công tác kế toán Với tinh thần này, bộ máy kế toán đợchình thành có thể là bộ máy kế toán theo mô hình tập trung (một cấp) hoặc kếtoán theo mô hình phân tán (nhiều cấp) và bộ máy kế toán theo mô hình hỗnhợp (vừa tập trung vừa phân tán)

Trong bộ máy kế toán ở một cấp cụ thể, các kế toán phần hành và kếtoán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về công tác kếtoán ở đơn vị

Các kế toán phần hành thờng đợc chuyên môn hoá sâu theo một hoặcmột số nội dung kế toán cụ thể Khi đã đợc phân công ở phần hành nào kếtoán đó phải đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từhoặc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi sổ

kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế, lập báo cáo

kế toán phần hành đợc giao Trong quá trình đó các kế toán phần hành có mốiliên hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, đồng thời các kế toán phần hành đều có

mối liên hệ với kế toán tổng hợp trong việc cung cấp số liệu bảo đảm cho kế

toán tổng hợp thực hiện chức năng tổng hợp

Trong điều kiện hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán không thể không nói

đến các phơng tiện kỹ thuật tính toán trợ giúp cho con ngời là máy vi tính Do

vậy, vấn đề tổ chức vận dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một vấn đề

có ý nghĩa lớn, cần phải đợc tính đến khi tổ chức công tác kế toán

Trớc hết cần chú ý về con ngời sao cho có khả năng tiếp cận và vận

dụng đợc máy vi tính vào những đặc điểm kế toán cụ thể của đơn vị, sau đó là

vấn đề trang bị và bố trí sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán của đơn

vị Đây là phơng hớng cơ bản để nâng cao năng suất lao động và giảm nhẹ

khối lợng công việc của ngời làm kế toán Tuy nhiên, trong quá này cần phải

luôn chú ý xuất phát từ những đặc điểm, điều kiện cụ thể của đơn vị cũng nh

những yêu cầu về cung cấp thông tin cho quản lý để việc trang bị, vận dụng

máy vi tính cho phù hợp trên tinh thần bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm và hiệu

quả trong tổ chức công tác kế toán tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh

nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp

Phòng kế toán trung tâm vừa thực hiện hạch toán các hoạt động ở văn

phòng trung tâm và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, vừa

Kế toán Tổng công ty

Kế toán tổng hợp

Nhân viên Kế toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng

Bộ phận kiểm tra

kế toán ty

phải tập hợp số liệu báo cáo từ các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêngcùng với các báo cáo từ quá trình hạch toán của mình để lập các báo cáo kếtoán tổng hợp toàn doanh nghiệp.

 Về mô hình tổ chức thực hiện các công việc kế toán:

Việc thực hiện khối lợng công tác kế toán cần đợc xem nh việc tổ chứcthực hiện các giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán, bao gồm các côngviệc chủ yếu nh tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tổ chức vận dụng hệthống tài khoản, tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức vận dụng

hệ thống báo cáo

- Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ:

Khi tiến hành tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ ta phải dựa vào cơ sởchế độ chứng từ của Nhà nớc để đảm bảo nguyên tắc thống nhất Đồng thờiphải chú ý đến tính đặc thù về loại hình kinh doanh của doanh nghiệp vànhững đặc thù trong quá trình hình thành từng loại nghiệp vụ kinh tế trongnhững trờng hợp cụ thể

Dựa vào các cơ sở đã nêu trên tiến hành tổ chức chứng từ sẽ tạo thuậnlợi cho việc xử lý ghi chép số liệu ghi sổ kế toán và bảo đảm tính hợp lý trongviệc kiểm tra kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán nh kiểm tra,giám sát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra và xử lý kịpthời những sai sót, gian lận cũng nh những tranh chấp trong quan hệ kinh tế cóthể xảy ra

Hơn nữa chứng từ là một khâu quan trọng đòi hỏi sự rõ ràng chính xác,minh bạch để minh chứng cho tính hợp pháp của các hoạt động kinh tế Vìtrong sản xuất kinh doanh, đồng vốn đem ra sử dụng quay vòng là vốn củaNhà nớc cho nên chứng từ không chỉ có ý nghĩa trong hoạt động ngoại kiểmcũng nh kiểm tra tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn của cấp dới Với thànhphần kinh tế Nhà nớc do tổ chức đa dạng về loại hình doanh nghiệp nên hệthống chứng từ theo hớng dẫn của Bộ Tài chính khá phong phú

Theo chế độ kế toán hiện hành hệ thống chứng từ sử dụng bao gồm:+ Lao động tiền lơng: loại này bao gồm chứng từ phản ánh tình hình sửdụng lao động cả về kết quả và thời gian lao động nh bảng chấm công, bảngthanh toán tiền lơng…

+ Hàng tồn kho: chứng từ sử dụng trong loại này bao gồm phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho… các chứng từ này đợc dùng để theo dõi tình hình biến

động tăng, giảm các loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá… tại kho

+ Bán hàng: bao gồm hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuấtkho…

+ Tiền tệ: gồm phiếu thu, phiếu chi…

+ Tài sản cố định: gồm biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ…

- Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản là việc xác định số lợng tài khoảncần sử dụng Từ các tài khoản đợc sử dụng này ta tiếp tục thực hiện việc chitiết thành các tài khoản cấp 2, 3… đối với các tài khoản cần chi tiết Qua đóhình thành hệ thống tài khoản riêng của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản nàyphải đảm bảo phù hợp với các đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêucầu thông tin cho quản lý của doanh nghiệp nhng đồng thời nó phải là một bộphận thống nhất với hệ thống tài khoản hiện hành

Để có đợc hệ thống tài khoản nh vậy quá trình vận dụng phải bám sátdựa trên hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành đồng thời phải kết hợp xemxét những đặc thù riêng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong tổ chứcquản lý cũng nh yêu cầu về thông tin cho quản lý của doanh nghiệp

Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản sẽ là định hớng có tính chấtquyết định đến hệ thống thông tin của doanh nghiệp Do vậy, vận dụng hệthống tài khoản có ý nghĩa rất lớn, đòi hỏi ngời tổ chức kế toán cần phải tổchức đúng mức trớc khi triển khai tổ chức hệ thống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản chính là quá trình thiết lập một hệ thống tàikhoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán nhằm ghi chép, phản ánh

và cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quátrình kinh doanh của đơn vị hạch toán

Tổ chức tài khoản thực chất là xây dựng và xác định hệ thống tài khoảnghi đơn, tài khoản ghi kép để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian

và theo từng đối tợng cụ thể nhằm kiểm soát, quản lý các đối tợng của hạchtoán kế toán

Trong các doanh nghiệp có qui mô lớn, hiện nay thì hệ thống tài khoản

đang sử dụng gồm có 10 loại tài khoản trong đó có 9 loại tài khoản trong bảng

và tài khoản ngoài bảng đó là tài khoản loại 0

- Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc thiết lập cho doanh nghiệp một bộ

sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lợng, hình thức kết cấu theomột hình thức kế toán nhất định, phù hợp với những đặc thù của doanh nghiệp

Từ khái niệm này ta thấy việc tổ chức hệ thống sổ kế toán trớc hết là phải xemxét các hình thức kế toán đợc Nhà nớc ban hành để lựa chọn một hình thức kếtoán phù hợp Sau đó, triển khai các sổ kế toán từ hình thức này đáp ứng yêucầu thông tin cho quản lý, đồng thời phù hợp với những đặc điểm của doanhnghiệp nh nhân sự kế toán, trang thiết bị kỹ thuật tính toán…

Việc triển khai tổ chức các sổ kế toán bao gồm các sổ kế toán tổng hợp

và chi tiết Trong đó, sổ kế toán tổng hợp đã đợc qui định thống nhất bởi hìnhthức kế toán đã đợc chọn, còn lại việc triển khai tổ chức chủ yếu là đối với các

sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết gồm nhiều loại với kết cấu đa dạng Tuỳ

đặc điểm của từng đối tợng kế toán cần chi tiết cũng nh yêu cầu thông tin choquản lý mà ta tổ chức thiết kế sổ kế toán chi tiết khác nhau, phù hợp vớinhững đặc điểm và yêu cầu thông tin cho từng trờng hợp Từ đó, kết hợp vớicác sổ kế toán tổng hợp tạo thành hệ thống sổ kế toán hoàn chỉnh của doanhnghiệp

Triển khai tổ chức hệ thống sổ kế toán sẽ tạo ra thông tin đầy đủ giúpcho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật t, tài sản, tiền vốn

và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời tổ chức hệthống sổ kế toán còn góp phần giảm nhẹ lao động kế toán, tăng hiệu suất lao

động kế toán Bởi vì ghi sổ kế toán là công việc chiếm phần lớn trong công tác

kế toán, tổ chức tốt hệ thống sổ kế toán hạn chế đợc các trờng hợp trùng lặptrong ghi sổ, làm cho sổ dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra và tổng hợp

Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp có qui mô lớn có thể lựa chọnhình thức tổ chức sổ Nhật ký Chung hay Nhật ký Chứng từ

- Về tổ chức hệ thống báo cáo:

Qua các giai đoạn chứng từ, vận dụng tài khoản kế toán và xử lý số liệughi sổ kế toán, các số liệu kế toán còn phải tổng hợp lập ra các báo cáo đểcung cấp thông tin cho các đối tợng sử dụng Báo cáo kế toán đợc chia thành

báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Số lợng báo cáo tài chính, thờihạn lập, gửi và nơi gửi đợc thực hiện theo qui định của chế độ kế toán hiệnhành Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ chi tiếttheo từng bộ phận, từng hoạt động kinh doanh, từng loại tài sản, nguồn vốn…theo yêu cầu của chủ doanh nghiệp và các nhà quản trị và chỉ cung cấp thôngtin cho quản lý nội bộ doanh nghiệp Các báo cáo này không theo những qui

định bắt buộc của Nhà nớc, mỗi doanh nghiệp tuỳ theo những đặc điểm và yêucầu thông tin để tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp

Tổ chức lập báo cáo kế toán nói chung là quá trình cung cấp thông tincho quản lý cả trong nội bộ doanh nghiệp và những ngời bên ngoài có liênquan lợi ích với doanh nghiệp Do vậy, tổ chức lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịpthời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình

đợc đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của doanh nghiệp đem lại hiệu quảngày càng cao

Trong mỗi giai đoạn nêu trên của tổ chức công tác kế toán còn phải đợcphân chia theo từng đối tợng cụ thể gọi là phần hành kế toán Mỗi phần hành

kế toán có những đặc điểm riêng và yêu cầu cung cấp thông tin khác nhau, đòihỏi việc tổ chức công tác kế toán phải chú ý phù hợp với đặc điểm và yêu cầucung cấp thông tin của từng phần hành Do vậy trong thực tế tổ chức công tác

kế toán, trên cơ sở nhận thức về tổ chức công tác kế toán theo các giai đoạnngời ta đã kết hợp các giai đoạn này theo từng phần hành kế toán Việc tổchức sắp xếp và phân công công tác kế toán trong thực tế mỗi đơn vị là trên cơ

sở các phần hành kế toán và ở mỗi phần hành kế toán đợc tiến hành thực hiệntheo các giai đoạn: chứng từ, sổ kế toán và tổng hợp báo cáo kế toán

Trên cơ sở những nội dung của hệ thống kế toán về tổ chức công tác kếtoán trong các doanh nghiệp còn bao gồm những qui định cụ thể, chi tiết.Thực hiện các phần hành kế toán ở các bộ phận (các phòng ban), các đơn vịtrực thuộc trong doanh nghiệp căn cứ vào mức độ phân cấp trong kinh doanh

và quản lý cho các bộ phận, đơn vị và mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận,các đơn vị trong doanh nghiệp, căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán

mà doanh nghiệp áp dụng

1.3 Các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp:

Tổ chức công tác kế toán nh một hệ thống các yếu tố cấu thành baogồm các nội dung khác nhau Những nội dung đó phải đợc tổ chức một cáchkhoa học và hợp lý góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tốt, nghĩa là

tổ chức công tác kế toán phải đợc thực hiện phù hợp với chế độ, thể lệ kế toánNhà nớc ban hành, phù hợp với điều kiện từ doanh nghiệp, đơn vị cụ thể, phùhợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý, khoa học kếtoán trong từng giai đoạn phát triển kinh tế, văn hoá xã hội đất nớc

1.3.1 Loại hình tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán:

1.3.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

ở những doanh nghiệp có qui mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt động tậptrung trên cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có qui mô lớn, địa bàn hoạt

động phân tán nhng đã trang bị và ứng dụng phơng tiện ghi chép tính toánthông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung thờng lựa chọn loại hình tổ chức

bộ máy kế toán tập trung của đơn vị, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp vớicác khâu công việc, các phần hành kế toán Theo hình thức này, phòng kế toáncủa Công ty sẽ thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viênkinh tế ở các bộ phận trực thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hớng dẫn và thực hiệnhạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó về phòng kế toántrung tâm của đơn vị

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung đợc minh hoạ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Ưu điểm: Nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.

1.3.1.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Theo mô hình này, công tác kế toán không những đợc thực hiện ở

phòng kế toán doanh nghiệp mà còn đợc thực hiện ở các đơn vị trực thuộc Kế

toán doanh nghiệp và kế toán đơn vị trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ

máy nhân sự tơng ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân

cấp Kế toán cơ sở trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ nội dung

kế toán từ hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán trong phạm vi

của bộ phận mình theo qui định của kế toán trởng và gửi về phòng kế toán

doanh nghiệp

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với các

doanh nghiệp qui mô lớn, tổ chức hoạt động tơng đối độc lập Với mô hình

này, việc kiểm tra chỉ đạo sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc nhạy

bén, kịp thời nhng hạn chế việc chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trởng và lãnh

đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng nh hoạt động sản xuất kinh

Kế toán nguồ

n vốn

Kế toán

…

Kế toán thanh toán

Các nhân viên kế toán

ở các bộ phận

Kế toán

vật t ,

tài sản

Kế toán chi phí, giá

thành

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán

u điểm: Tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát

trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế – tài chính, phục vụ kịp thời cho lãnh

đạo ở các bộ phận phụ thuộc

Nhợc điểm: Cha đáp ứng đợc kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho

lãnh đạo chung toàn đơn vị, hạn chế sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao của lãnh

đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị

1.3.1.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Bộ máy tổ chức thao hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm, các

bộ phận kế toán và các nhân viên kế toán ở các đơn vị thành viên

Kế toán tr ởng

Kế toán vật t , tài sản

Kế toán chi phí, giá

thành

Kế toán tiêu thụ, kết quả

Kế toán nguồn vốn

Kế toán

Kế toán tiêu thụ, kết quả

Kế toán nguồn vốn

Kế toán

Kế toán thanh toán

Kế toán vật t , tài sản

thành

Kế toán tr ởng các đơn vị phụ thuộc (Tr

ởng phòng hoặc tổ tr ởng)

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình

tối u cho các doanh nghiệp coá qui mô lớn, có các đơn vị phụ thuộc qui môkhác nhau, tình hình phân cấp quản lý và hạch toán khác nhau, trình độ quản

lý ở các đơn vị phụ thuộc không đều nhau về đặc điểm, điều kiện cụ thể khácnhau Mô hình này có thể tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân công lao

động kế toán, thực hiện chuyên môn hoá, bồi dỡng nâng cao trình độ chuyênmôn cho nhân viên kế toán và thuận tiện cho việc ứng dụng các tiến bộ khoahọc kỹ thuật trong tổ chức công tác kế toán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán đợc thểhiện thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Kế toán thanh toán

Kế toán chi phí, giá

thành

Kế toán tiêu thụ, kết quả

Kế toán nguồn vốn

Kế toán

Kế toán thanh toán

Kế toán chi phí, giá

thành

Kế toán tiêu thụ, kết quả

Kế toán nguồn vốn

Kế toán

toán sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin,kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.

Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý kếtoán Điều đó thể hiện ở các mặt sau:

- Về phơng diện quản lý: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghichép trên chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phơng tiện thông tin nhanhcho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế Việcghi chép kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa quan trọng trong việccung cấp thông tin cho lãnh đạo để đa ra các quyết định quản lý phù hợp Dovậy, tổ chức tốt chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng choquản lý đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tchohoạt động kinh doanh của đơn vị

- Về phơng diện kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở để phân loại, tổnghợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán

cụ thể Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phátsinh phải đợc chứng từ hợp lệ chứng minh có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chứcchứng từ kế toán tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và áp dụng máy vitính trong công tác kế toán

- Về mặt pháp lý: Chứng từ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phátsinh là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị liênquan đến nghiệp vụ kinh tế đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệkinh tế – pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kinh tế Chứng từ là căn cứ chokiểm tra và thanh tra các nghiệp vụ kinh tế Tổ chức tốt việc vận dụng hệthống chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và độ tin cậy của thông tin kếtoán, tăng cờng chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán

Xuất phát từ vai trò của chứng từ kế toán trong quản lý và trong côngtác kế toán, việc vận dụng hệ thống chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo về số lợng, chủng loại chứng từ phù hợp với cơ cấu tàisản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh, qui mô sản xuất, trình độ tổ chức, quảnlý

- Tổ chức và luân chuyển chứng từ phải đáp ứng các yêu cầu về quản lýtài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh cũng nh các nhu cầu thông tin choquản lý

- Tổ chức vận dụng chứng từ phải đáp ứng các yêu cầu theo qui địnhcủa nhà nớc về chứng từ.

Để đáp ứng yêu cầu trên, việc tổ chức vận dụng chứng từ cũng cần tuânthủ theo những nguyên tắc sau:

- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do Nhà

n-ớc ban hành, đợc thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ bắt buộc

để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp đảm bảo chứng từ là căn cứ pháp

lý để ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý

- Tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào cơ cấu tài sản, nguồn vốn,

đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý để xác định số lợng,chủng loại chứng từ hợp lý

- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lýtài sản và tình hình biến động của chúng để tổ chức sử dụng chứng từ thíchhợp và luân chuyển giữa các bộ phận liên quan

- Tổ chức vận dụng chứng từ phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm củatừng loại chứng từ

Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lýnền kinh tế quốc dân, Bộ Tài Chính ban hành chế độ chứng từ kế toán cùngvới các bộ phận cấu thành khác của hệ thống kế toán doanh nghiệp, bao gồm

hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn.Tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế, đều phải

áp dụng chế độ chứng từ kế toán Trong quá trình thực hiện, đối với hệ thốngchứng từ kế toán thống nhất bắt buộc, các đơn vị không đợc thêm bớt, sửa đổibiểu mẫu cho phù hợp với đặc thù của ngành, đơn vị phải có sự thoả thuậnbằng văn bản của Bộ Tài Chính và phải đợc Bộ Tài chính chấp thuận trớc khithực hiện

Mẫu in sẵn chứng từ phải đợc bảo quản cẩn thận, không đợc để h hỏngmục nát Những chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng, cung cấp dịch vụ nh hoá

đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…

đợc quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ

1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phơngpháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành chế độ và

vận dụng chế độ cho đơn vị hạch toán Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phậncấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp.

Bản chất của phơng pháp tài khoản là sự hệ thống hoá thông tin về cácnghiệp vụ có liên quan đến tài sản và nguồn vốn và các quá trình kinh doanh

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành tập trung thống nhất công tác kếtoán cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thuộc cáclĩnh vực, thành phần kinh tế với các hình thức sở hữu khác nhau, Nhà nớc banhành hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho các doanh nghiệp ở đợc banhành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1.11.1995,đã đợc chỉnh lý bổxung theo Thông t 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 09/10/2002, Thông t105/2003/TT-BTC ban hành ngày 04/11/2003 và Thông t 23/2005/TT-BTCban hành ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính gồm 9 loại tài khoản trong bảngvới 75 tài khoản cấp 1 và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanhnghiệp còn qui định một số tài khoản cấp II cần phải mở nhằm đáp ứng yêucầu quản lý vĩ mô vủa Nhà nớc

Khi ghi sổ kế toán phải dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán nhất

định

Tài khoản kế toán đợc phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định: Loại

1, loại 2 phản ánh vốn kinh doanh (tài sản), loại 3 và loại 4 phản ánh nguồnhình thành tài sản (nguồn vốn), từ loại 5 đến loại 9: phản ánh các quá trình vàkết quả kinh doanh

Tuỳ những đơn vị kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau mà lựa chọnnhững tài khoản khác nhau và để tự đơn vị mở các tài khoản chi tiết Khi tổchức hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải tuân thủ theo các nguyêntắc sau:

- Hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải bao quát đầy đủ cáchoạt động kinh tế – tài chính phát sinh ở các bộ phận trong doanh nghiệp

- Doanh nghiệp không mở thêm tài khoản kế toán cấp I ngoài hệ thốngtài khoản kế toán thống nhất mà Nhà nớc ban hành

- Hệ thống tài khoản kế toán phải đợc xây dựng đơn giản, dễ làm

- Nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải đợc qui

định phù hợp với đặc điểm của ngành

- Nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải đợc qui

định phù hợp với đặc điểm của ngành

- Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phải đáp ứng yêu cầu xử lýthông tin bằng máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho đối tợng sửdụng

1.3.4 Tổ chức lựa chọn vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:

Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng tàisản, từng nguồn vốn và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì kế toánphải sử dụng hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau Xây dựng

hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu

đợc kịp thời, chính xác và tiết kiệm đợc thời gian công tác

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từcác chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập báo cáo tài chính và báocáo quản trị cũng nh phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản,từng loại nguồn vốn cũng nh từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ýnghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán

Theo hớng dẫn của Nhà nớc thì có 4 hình thức tổ chức hệ thống sổ kếtoán (gọi là hình thức kế toán): Hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kếtoán Nhật ký chứng từ, hình thức Nhật ký sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ.Với các doanh nghiệp thuộc mô hình Tổng Công ty, có thể vận dụng 1 trong 3hình thức kế toán sau:

 Tổ chức công tác kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

 Đặc điểm: các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ở các chứng từ

gốc đều đợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian táchrời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản, tách rời việc ghi chép kế toántổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết Cuối kỳ phải lập bảng đối chiếu số phátsinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái

 Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao

động kế toán, thuận tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán,phù hợp với các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản

 Nhợc điểm: việc ghi chép kế toán trùng lặp, khối lợng ghi chép sổ kế

toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp sốliệu báo cáo kế toán thờng chậm nhất là trong điều kiện kế toán thủ công

 Điều kiện vận dụng: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị,

kết cấu sổ sách đơn giản dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện lao độngthủ công và áp dụng kế toán máy

 Tổ chức công tác kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ:

 Đặc điểm: Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ là các hoạt động kinh

tế tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phận loại để ghi vào Nhật ký– chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký – chứng từ ghivào sổ cái các tài khoản Hình thức này kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kếtoán chi tiết ở một số bảng kê, nhật ký – chứng từ, các sổ kế toán đều ghitheo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian đối với hoạt động kinh tế cùngloại Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên bảng kê, nhật ký – chứng từ đợctiến hành thờng xuyên và rất chặt chẽ nhờ có mẫu sổ đợc bố trí theo quan hệ

đối ứng tài khoản

 Ưu điểm: Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ thuận tiện cho việc

phân công lao động kế toán, công tác kiểm tra, giám sát kế toán chặt chẽ.Hình thức này cũng có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán

do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp,

kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc tiếnhành thờng xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổnghợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập các báo cáo kế toán

 Nhợc điểm: Hình thức này đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó áp dụng

trong điều kiện kế toán máy, sử dụng nhiều lao động kế toán

 Điều kiện vận dụng: Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh

nghiệp có qui mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, trình độ quản lý và trình

độ kế toán cao, chuyên môn vững vàng Hình thức Nhật ký – chứng từ chỉphù hợp với doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công

 Tổ chức công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

 Đặc điểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp đều

đ-ợc ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kếtoán của nghiệp vụ đó, căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi sổ cái

 Ưu điểm: Hình thức Nhật ký chung có u điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi

chép, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán

 Nhợc điểm: Hình thức này có nhợc điểm là ghi chép trùng lặp nhiều trên

nhiều sổ kế toán

 Điều kiện vận dụng: Đối với điều kiện kế toán thủ công, hình thức kế

toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, loạihình hoạt động đơn giản, thuận tiện cho việc phân công và yêu cầu phân cônglao động kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì đây là hình thứcphù hợp với mọi loại qui mô doanh nghiệp

Nhìn chung, mỗi hình thức kế toán đều có những u điểm và nhợc điểmriêng cũng nh điều kiện áp dụng của chúng cũng khác nhau Đối với từng loạihình doanh nghiệp, qui mô doanh nghiệp và tình hình thực tế cụ thể để lựachọn hình thức kế toán cho phù hợp

1.3.5 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán của doanh nghiệp đợc lập với mục đích tổng hợp vàtrình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn,tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trongmột kỳ hạch toán; cung cấp các thông tin kinh tế – tài chính chủ yếu cho việc

đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá thực trạngtài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua và dự đoán trong tơnglai Thông tin của báo cáo kế toán là căn cứ quan trọng cho việc đề ra cácquyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc đầu tvào doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu t, cácchủ nợ hiện tại và tơng lai của doanh nghiệp

Báo cáo kế toán là kết quả công tác kế toán trong doanh nghiệp, lànguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng nh các

đối tợng khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng củaNhà nớc

Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệthống báo cáo quản trị

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, vốnchủ sở hữu và công nợ cũng nh kết quả kinh doanh trong thời kỳ của doanhnghiệp Báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu chongời sử dụng thông tin kế toán trong việc đánh giá, phân tích và dự đoán tìnhhình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống báocáo tài chính là những báo cáo mang tính chất bắt buộc, hệ thống báo cáo tàichính đợc Nhà nớc ban hành thống nhất Vì vậy doanh nghiệp phải tổ chức lập

đầy đủ các báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nớc về số lợng báo cáo,nội dung kết cấu, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu, thời hạn lập và nộp báocáo

Theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐkế toán ngày 1/11/1995 của Bộ Tàichính và qui định trong luật kế toán, báo cáo tài chính qui định cho các doanhnghiệp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo:

- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01 - DN

- Báo cáo kết quả kinh doanh – Mẫu số B02 - DN

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ – Mẫu số B03 - DN

- Thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09 - DN

Tổ chức lập báo cáo tài chính là quá trình phân công, phân nhiệm, hớngdẫn các bộ phận liên quan trong việc phối hợp số liệu trên các sổ kế toánnhằm tính toán, xác định các chỉ tiêu kinh tế qui định trong hệ thống biểu mẫubáo cáo tài chính qui định của Nhà nớc

Báo cáo quản trị là những báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lýnội bộ doanh nghiệp Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà báo cáo kế toán quản trị cónhững nội dung cụ thể khác nhau Các báo cáo này có thể phản ánh chi tiếttình hình tài sản, nguồn vốn theo từng đối tợng cụ thể, tình hình và kết quảcủa từng hoạt động sản xuất – kinh doanh… Đối với hệ thống báo cáo kếtoán quản trị, Nhà nớc chỉ nên qui định có tính chất hớng dẫn về nội dung,biểu mẫu các chỉ tiêu, phơng pháp luận

Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn khôngnhững đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân bên ngoài doanh nghiệp mà còn

có ý nghĩa trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp ý nghĩa của nó đợc thực hiện qua một số điểm cơ bản sau:

- Cung cấp các thông tin quan trọng cần thiết cho việc kiểm tra, đánh giámột cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất kinh doanh, tình hìnhthực hiện các chỉ tiêu kinh tế – tài chính của doanh nghiệp, tình hình chấphành các chế độ kinh tế – tài chính của doanh nghiệp.

- Cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp về tiềm lực của doanhnghiệp, tình hình công nợ, tình hình thu chi tài chính, khả năng tài chính, khảnăng thanh toán, nhu cầu về vốn của doanh nghiệp…để có các quyết định phùhợp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của chính bản thân doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin cho các nhà đầu t, các chủ nợ, ngân hàng, đại lý vàcác đối tác kinh doanh về thực trạng tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh,triển vọng thu nhập, khả năng thanh toán, nhu cầu về vốn…để quyết định h-ớng đầu t, qui mô đầu t và các quyết định quan trọng khác

- Cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng, cơ quan quản lý Nhà nớc

để kiểm soát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng chính sách chế

độ, đúng pháp luật để thu thuế và ra những quyết định cho những vấn đề kinh

- Báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan vềtình hình thực tế của doanh nghiệp

- Các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán phải liên hệ chặt chẽ với nhau, cơ sở củanhau, bổ xung cho nhau Có nh vậy mới có thể đánh giá đợc tính hợp lý,khách quan trung thực của báo cáo

- Báo cáo tài chính phải đợc lập và gửi đúng hạn

1.3.6 Công tác kiểm tra kế toán:

Để đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện tốt cácyêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý, nhằm cung

cấp cho các đối tợng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán tài chính củadoanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai và chấp hành tốtnhững chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung, các chế độ,thể lệ qui định về kế toán nói riêng cần phải thờng xuyên tiến hành kiểm tracông tác kế toán Kiểm tra theo đúng nội dung, phơng pháp, tổ chức thực hiệntheo đúng chế độ kiểm tra kế toán đã qui định: kiểm tra thờng xuyên, kiểm tra

định kỳ, kiểm tra chuyên đề, kiểm tra toàn diện, kiểm tra bất thờng dới sự chỉ

đạo của kế toán trởng, thủ trởng đơn vị hay cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩmquyền

Kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng cho công tác kế toán thựchiện đúng yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình, thông tin kế toán cung cấp,chính xác, trung thực kịp thời, do vậy phải đợc tiến hành thờng xuyên theo

đúng chế độ qui định Kết quả kiểm tra kế toán phải đợc lập biên bản hoặctrình bày trong báo cáo kiểm tra

Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp gồm các nội dung sau:

- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và ngời làm kế toán

- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán

- Kiểm tra việc chấp hành các qui định khác của pháp luật về kế toán.Việc kiểm tra công tác kế toán có thể đợc tiến hành theo từng nội dungriêng biệt hoặc tất cả các nội dung có thể, định kỳ hay bất thờng tùy theo yêucầu của doanh nghiệp

Phơng pháp tiến hành kiểm tra kế toán chủ yếu là phơng pháp đốichiếu: đối chiếu số liệu giữa chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, sốliệu thông tin thực hiện về hoạt động sản xuất kinh doanh với chính sách, chế

lại thờng tiến hành từ các báo cáo kế toán rồi đến sổ kế toán và cuối cùng làchứng từ kế toán.

Trong quá trình kiểm tra kế toán cần phải kiểm tra kế toán các khâutrọng yếu nh kế toán về vốn kinh doanh, chi phí sản xuất kinh doanh, cáckhoản thu nhập và kế toán kết quả

1.3.7 Tổ chức công tác kế toán với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán:

Trong giai đoạn công nghệ thông tin phát triển nh hiện nay, tổ chứctrang bị và ứng dụng các phơng tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lýthông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác

để từng bớc cơ giới hóa, nâng cao hiệu quả công tác kế toán là vấn đề cần đợccác doanh nghiệp quan tâm Công tác kế toán có sự trợ giúp đắc lực của cácphần mềm kế toán và máy tính điện tử sẽ phản ánh tức thời hoạt động củadoanh nghiệp

Đối với nghề kế toán truyền thống, công việc gồm: tạo lập các chứng từ

kế toán, ghi chép cập nhật vào sổ kế toán, phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh; tạolập các báo cáo tài chính, các báo cáo dùng cho quản trị Phần mềm kế toán sẽtrở thành những công cụ trợ giúp cho kế toán viên, giảm khối lợng tính toán,tránh nhầm lẫn Tất nhiên, đi kèm với những tiện ích của phần mềm kế toán

là hàng loạt khái niệm có nguồn gốc từ công nghệ thông tin nh danh mục cấuhình, lu giữ số liệu, tìm kiếm thông tin, đọc, gộp, sắp xếp các th mục hoặc cáckhái niệm trong phần mềm động nh: quản trị ngợc, quản trị xuôi, quản trị theo

kế hoạch… Và tổ chức kế toán ở đây quan trọng lại là việc lựa chọn phầnmềm phù hợp, tổ chức quản lý phần mềm và khai thác thông tin trên máy tính,

tổ chức luân chuyển và lu trữ chứng từ, sổ sách kế toán, đa ra các báo cáophân tích phù hợp dùng cho quản trị theo các tiêu chí, trật tự khác nhau để cónhìn nhận và đánh giá theo đúng yêu cầu quản lý mà vẫn đảm bảo tuân thủ

đúng chế độ kế toán và pháp luật

Tổ chức vận dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán ở giai đoạnhiện nay có tác dụng: giảm nhẹ khối lợng công việc của kế toán, nâng caonăng suất lao động của kế toán, cung cấp thông tin nhanh, lu trữ tài liệu gọn

1.4 Kinh nghiệm kế toán các nớc

Trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới và khu vực, việc nghiên cứuchuẩn mực quốc tế về kế toán nói chung và mô hình tổ chức công tác kế toán

trong các doanh nghiệp của một số quốc gia trên thế giới nói riêng là mộttrong những yêu cầu cấp thiết đối với các nhà quản lý và các nhà kế toánchuyên nghiệp Vì nghiên cứu mô hình kế toán của mỗi nớc sẽ tạo điều kiệnhiểu biết rõ hơn về lý luận và những kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán.

1.4.1 Đặc điểm kế toán Pháp:

Cộng hoà Pháp là một nớc Tây Âu có nền kinh tế phát triển từ lâu đời,công tác quản lý kinh tế nói chung và kế toán nói riêng ở trình độ cao Môhình kế toán Pháp dung hoà các nhu cầu thông tin về quan hệ bên trong và bênngoài làm dễ dàng nhu cầu thu thuế

Hệ thống kế toán Pháp bao gồm kế toán tổng quát (kế toán tài chính) và

kế toán phân tích (kế toán quản trị) Đặc trng cơ bản của mô hình kế toánPháp là mô hình kế toán tĩnh Kế toán tổng quát và kế toán phân tích đợc tổchức tách rời nhau, độc lập tơng đối Kế toán phân tích đợc tổ chức thành bộmáy riêng (phòng kế toán quản trị hoặc bộ phận kế toán quản trị), sử dụng tàikhoản kế toán riêng, sổ kế toán và báo cáo kế toán nội bộ tách rời với kế toántài chính

- Hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản kế toán Pháp đợc chia

thành 9 loại, trong đó hệ thống tài khoản kế toán từ loại 1 đến loại 8 thuộc về

kế toán tổng quát, tài khoản loại 9 thuộc về kế toán phân tích Trong công tác

kế toán, mỗi doanh nghiệp phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán baogồm nhiều phân hệ với nhiều loại tài khoản khác nhau Số lợng tài khoản sửdụng nhiều hay ít phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanhnghiệp

- Hệ thống sổ sách kế toán: là toàn bộ các sổ sách, các báo biểu để ghi các

số liệu tổng hợp và chi tiết về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongdoanh nghiệp Tuỳ theo cách tổ chức kế toán của mỗi doanh nghiệp, có thể

mở nhiều sổ hay ít sổ tuy nhiên hệ thống kế toán Pháp có 2 loại sổ sau:

+ Sổ sách pháp định: là sổ sách tổng hợp mà Luật Thơng mại qui địnhcho các doanh nghiệp phải giữ gìn, bao gồm sổ nhật ký, sổ cái, sổ kiểm kê,các tài liệu tổng hợp khác

+ Sổ sách mở theo nhu cầu kế toán: là các sổ chi tiết doanh nghiệp cần

mở thêm để theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ theo nhu cầu công tác kế toán

thực tế cần phải có, bao gồm sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết theo dõi vềthanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…

- Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là những bản phúc trình về

hoạt động của doanh nghiệp cho các cơ quan có thẩm quyền: Hội đồng quảntrị (các Công ty), các cơ quan thuế, các cơ quan chủ quản ngành…Báo cáo kếtoán đợc lập theo định kỳ quý, 6 tháng, 9 tháng, cuối năm tài chính hoặc bấtthờng khi cần có số liệu kiểm tra Theo chế độ kế toán Pháp, báo cáo kế toán

có 2 loại biểu mẫu chủ yếu là Bảng tổng kết tài sản (trình bày tình hình tài sản

và nguồn tài trợ) và Bảng kết quả niên độ (trình bày tình hình thu nhập, chiphí và lãi lỗ)

- Tổ chức bộ máy kế toán: Hệ thống kế toán Pháp không trú trọng vào tổ

chức nhân sự mà ngời làm kế toán chủ yếu đi thuê qua các Công ty cung cấpdịch vụ

1.4.2 Đặc điểm kế toán Mỹ:

Mỹ là một nớc phơng Tây có nền kinh tế thị trờng phát triển, tiềm lựckinh tế và phong cách quản lý theo thị trờng mở Các Trung tâm Tài chính,các sở giao dịch, thị trờng tài chính phát triển mạnh Mô hình kế toán của Mỹthiên về tài chính mhằm đáp ứng thông tin của thị trờng tài chính

Đặc điểm cơ bản của hệ thống kế toán Mỹ đó là mô hình kết hợp giữa

kế toán tài chính và kế toán quản trị Thông thờng kế toán tài chính sử dụngcác tài khoản tổng hợp, các báo cáo tài chính; kế toán quản trị sử dụng kế toánchi tiết, các báo cáo bộ phận và các phơng pháp khác để thu nhận và xử lýthông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định trong kinh doanh

- Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống kế toán Mỹ không có một hệ thống

tài khoản kế toán thống nhất về tên gọi và số hiệu bắt buộc sử dụng trong tấtcả các doanh nghiệp Thực tế, các doanh nghiệp căn cứ vào các lĩnh vực kinhdoanh, qui mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để lựa chon các tài khoản

sử dụng riêng cho doanh nghiệp mình Doanh nghiệp cũng tự đặt tên và kýhiệu cho tài khoản của doanh nghiệp mình

- Hệ thống sổ sách kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng của kế toán Mỹ

là hình thức Nhật ký chung Theo hình thức này, các sổ sách sử dụng bao gồm

Sổ nhật ký chung, sổ cái và bảng cân đối thử Các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrớc hết đợc ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó thông tin đợc chuyển từ Nhật ký

chung vào sổ cái theo các tài khoản đã đợc xác định Nợ – Có ở trên nhật ký,

định kỳ xác định số d tài khoản trên sổ cái và kiểm tra tính cân đối của tổng

Nợ và tổng Có bằng cách sử dụng bảng cân đối thử

- Hệ thống báo cáo kế toán: báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp

nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, công nợ phải trả cũng nh thựctrạng tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Theo chế độ kế toán

Mỹ, các báo cáo tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng bao gồm các báocáo bắt buộc: báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu,bảng cân đối kế toán, báo cáo lu chuyển tiền tệ Ngoài ra các doanh nghiệpcòn có thể lập các báo cáo kế toán quản trị tuỳ theo yêu cầu quản lý

- Tổ chức bộ máy kế toán: hầu hết các hoạt động kế toán hiện nay ở Mỹ

đều đợc điện toán hoá Do đó tổ chức bộ máy kế toán (nhân sự kế toán) khôngthực sự đợc trú trọng, hầu hết các doanh nghiệp thuê ngời làm kế toán chodoanh nghiệp mình Kế toán đợc xem nh là một nghề, các kế toán viên côngchứng đợc cấp giấy phép hành nghề nh luật s, bác sỹ Các Công ty dịch vụ kếtoán sẽ cung cấp các dịch vụ về kế toán nh kế toán công cộng, kế toán quảntrị, dịch vụ thuế khoá…cho các doanh nghiệp

Nói tóm lại, tổ chức công tác kế toán tại các nớc tiên tiến mang tính mở

và linh hoạt, tạo thế chủ động cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng hệthống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán gọn nhẹ, phù hợp với điều kiệnhoạt động của từng doanh nghiệp Vai trò của tổ chức t vấn và dịch vụ kế toán

đợc đề cao, kế toán đợc xem nh là một nghề, kế toán viên có thể hành nghề

độc lập khi có chứng chỉ hành nghề.Theo chế độ của kế toán Việt Nam cónhiều điểm phù hợp với hệ thống kế toán của các nớc Những điểm khác nhautrong tổ chức công tác kế toán của Việt Nam với các nớc cần đợc xem xétnghiên cứu và triển khai

Chơng II: thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công

ty Xăng dầu Việt Nam 2.1 Tổng quan về Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và các

đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu chung về Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và các đơn

vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (sau đây gọi tắt là Tổng công ty) làmột doanh nghiệp Nhà nớc có “t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế, đợc Nhànớc giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác; có trách nhiệm sử dụng có hiệuquả, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao; có các quyền và nghĩa vụ dân sự; tựchịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn Nhà nớc giaocho Tổng công ty quản lý” (Điều 1 – Qui chế tài chính TCTXDVN theo QĐ

số 016/XD/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2000 và văn bản chấp nhận số233/TC/TCDN ngày 01/01/2001 của Bộ Tài chính)

Trực thuộc Tổng công ty hiện nay có 62 Công ty thành viên, 54 chinhánh, xí nghiệp và trên 1500 cửa hàng bán lẻ xăng dầu hoạt động trên địabàn cả nớc Các doanh nghiệp thành viên trực thuộc Tổng công ty đợc liên kếtvới nhau bởi hình thức liên kết hỗn hợp, trong đó mối liên kết dọc theo đặc

điểm kinh tế – kỹ thuật của ngành hàng xăng dầu giữ vai trò nòng cốt

Trực thuộc các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập có các đơn vịhạch toán phụ thuộc là các chi nhánh, xí nghiệp và các đơn vị hạch toán báo

sổ là các cửa hàng, đội xe…

Toàn Tổng Công ty là một chỉnh thể thống nhất, mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh diễn ra tại từng Công ty đều chịu sự quản lý điều hành tậptrung từ Tổng Công ty Mối quan hệ giữa các Công ty đợc kết nối chặt chẽ

mật thiết với nhau bằng mối quan hệ về hàng hoá, tiền vốn diễn ra trong suốtquá trình kinh doanh.

Vai trò chủ đạo của Tổng Công ty không chỉ thể hiện ở việc bảo đảmthoả mãn nhu cầu về số lợng, chất lợng của hàng hoá bán ra, ở các dịch vụtrong và sau khi bán hàng mà còn thể hiện ở khả năng hỗ trợ, liên kết cácdoanh nghiệp khác cùng chức năng trong việc tổ chức kinh doanh xăng dầunhằm đáp ứng nhu cầu, ổn định thị trờng, đảm bảo hiệu quả kinh tế – xã hội

Xuất phát từ những quan điểm yêu cầu trên, cơ chế quản lý và hạchtoán kinh doanh xăng dầu trong nội bộ Tổng Công ty đợc thiết lập trênnguyên tắc đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, phù hợp với điều kiện cụ thể vừa

có tính thống nhất trong toàn hệ thống (Tổng Công ty), vừa tạo quyền chủ

động và tự chịu trách nhiệm, gắn quyền lợi với trách nhiệm và nghĩa vụ củatừng Công ty, kết hợp hài hoà giữa lợi ích của Công ty với lợi ích của toànTổng Công ty

Tổng Công ty thực hiện chức năng hạch toán tập trung thống nhất, cótrách nhiệm cân đối cung – cầu đảm bảo hàng hoá cho các Công ty thànhviên theo số lợng, chủng loại, chất lợng và tiến độ, đáp ứng nhu cầu thị trờng

do Công ty xác định Các Công ty thành viên có t cách pháp nhân, hạch toánkinh tế độc lập (theo phân cấp của Tổng Công ty) thực hiện chức năng duy trì

và phát triển thị trờng, tổ chức bán hàng hởng chiết khấu theo các quy địnhhiện hành của Tổng Công ty và những điều khoản trong Quyết định 480/XD-QĐ-HĐQT về Chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

Các Công ty thành viên cùng kinh doanh xăng dầu có trách nhiệm phốihợp, liên kết, hỗ trợ nhau trên nguyên tắc bảo đảm qui trình luân chuyển hànghoá thông suốt, kịp thời, hiệu quả cao; tổ chức thị trờng, hoạt động kinh doanhtheo một cơ chế quản lý, điều hành thống nhất tạo nên sức mạnh, là u thếchung của cả hệ thống hớng tới lợi ích và mục tiêu phát triển chung của toànTổng Công ty

Mô hình tổ chức của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam đợc thể hiệnqua sơ đồ sau:

Các phòng, ban chức năngTổng giám đốc

dầu)

Khối các đơn vị liên doanh của tổng công ty (công ty liên doanh với BP, công ty liên doanh với các hãng của Nhật Bản)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

2.1.2 Đặc điểm sản phẩm và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh xăng dầu tác động đến tổ chức công tác kế toán

2.1.2.1 Đặc điểm sản phẩm

 Xăng dầu là một loại hàng hoá có đặc tính lý hoá riêng:

- Xăng dầu (trừ mỡ bôi trơn) đều có thể lỏng rất dễ bốc cháy, đặc biệtnhạy cảm với sự thay đổi của nhiệt độ môi trờng Đặc điểm này đòi hỏi côngtác phòng cháy chữa cháy trong hoạt động kinh doanh và sử dụng xăng dầuhết sức nghiêm ngặt Phơng tiện và thiết bị dùng vào kinh doanh xăng dầuphải là những phơng tiện, thiết bị chuyên dùng, công tác phòng cháy chữacháy gắn liền với toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh và sử dụng xăngdầu

- Xăng dầu là loại sản phẩm rất dễ bị hao mòn “hữu hình” Vì vậy trongkinh doanh xăng dầu vần phải tính toán và có biện pháp hạn chế hao hụt đểgóp phần đem lại hiệu quả kinh tế

- Xăng dầu là mặt hàng rất dễ bị kém hoặc mất phẩm chất Đặc tính này

đòi hỏi qui trình nhập–xuất, phơng tiện tồn chứa; loại hình và phơng tiện vậntải; kỹ thuật bảo quản và sử dụng xăng dầu phải đợc nghiên cứu, tính toán kỹlỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức quản lý trong quá trình kinhdoanh xăng dầu Xăng dầu kém phẩm chất sẽ gây hậu quả không nhỏ: ảnh h -ởng đến quá trình kích nổ và phá huỷ động cơ, nếu dầu mỡ bôi trơn không có

độ nhớt bảo đảm, không chỉ làm cho quá trình bào mòn kim loại diễn ranhanh hơn mà còn sinh ra một hàm lợng tro quá qui định dẫn đến phản ứngnhiệt hạch, phá huỷ máy móc, thiết bị

 Xăng dầu ở nớc ta là sản phẩm nhập khẩu, kinh doanh xăng dầu là hoạt

động kinh doanh hàng nhập khẩu:

Lợng xăng dầu mà nớc ta sử dụng hiện nay 100% đợc nhập khẩu từ nớcngoài Những năm gần đây, ngành dầu khí nớc ta đã đi vào khai thác với khốilợng ngày một tăng nhng công nghệ lọc, hoá dầu ở nớc ta cha có, lợng dầu màchúng ta khai thác đợc còn là dầu thô để xuất khẩu

 Việc tiêu dùng và sử dụng xăng dầu là sự “chuyển hoá hoàn toàn”: Quátrình sử dụng và tiêu dùng xăng dầu đồng thời là quá trình chuyển hoá cả lợng

và chất của nó để tạo ra một công năng mới Sau tất cả các quá trình sử dụng

và tiêu dùng hình thức vật chất của xăng dầu đều bị chuyển hoá, dấu ấn cònlại chỉ là dạng khói, tro, có tính năng hoàn toàn khác với hình thức ban đầucủa nó, riêng dầu nhờn và mỡ bôi trơn thì bị biến dậng thay đổi về chất

2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành xăng dầu:

Ngành xăng dầu là ngành thuộc kết cấu hạ tầng của nền kinh tế quốcdân, là ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có những đặc điểm về hoạt động sảnxuất kinh doanh đặc thù vì vậy ảnh hởng đến tổ chức công tác kế toán

 Kinh doanh xăng dầu là một ngành kinh doanh có điều kiện (về con ngời,cơ sở vật chất) và kinh doanh sản phẩm đặc biệt đó là các sản phẩm xăng dầu:

- Về con ngời kinh doanh xăng dầu: ngoài các yêu cầu chung nh các loạihình kinh doanh phổ biến khác còn cần phải có chứng chỉ về nghiệp vụ kinhdoanh xăng dầu cũng nh những chứng chỉ đã qua huấn luyện phòng cháy chữacháy

- Cơ sở vật chất phải đợc trang bị theo qui chuẩn do Nhà nớc qui định

đồng thời trong quá trình hoạt động phải chịu sự kiểm tra cũng nh quản lý củaNhà nớc đối với thiết bị đó (thiết bị tồn chứa, đo lờng, phòng cháy chữa cháy,phơng tiện vận chuyển)

 Sản phẩm chịu sự quản lý và điều tiết của Nhà nớc về giá bán lẻ tối đa vàkhối lợng mua vào

 Là mặt hàng đặc biệt liên quan và ảnh hởng tới nhiều ngành kinh tế khácnhau nên ngành hàng này còn chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nớc trong việc

điều hành kinh doanh,

 Sản phẩm có những yêu cầu đặc biệt trong việc vận chuyển, lu giữ, bảoquản cũng nh bán ra tới ngời tiêu dùng Yêu cầu đó phải có phơng tiện vận

chuyển chuyên dùng, bảo quản cũng nh lu trữ trong những bồn bể đặc biệt.

Đồng thời khi bán hàng cũng cần có những thiết bị bán hàng chuyên dùng vàtất cả những thiết bị này đều đợc Nhà nớc kiểm định

Sơ đồ khối hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Namthể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức quản lý khối hạch toán độc lập Tổng Công ty Xăng

dầu Việt Nam

2.1.3 Mô hình tổ chức kinh doanh và quản lý Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam:

Do vị trí địa lý và đại hình của đất nớc, cảng nhập của nớc ta chủ yếu làQuảng Ninh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, Sài Gòn… đềunằm ở một phía dọc theo bờ biển, trong khi đó nhu cầu tiêu thụ xăng dầu thìtrải ra trên mọi địa bàn toàn quốc Mạng lu chuyển xăng dầu giữa các vùng rấtkhác nhau: thành phố Hồ Chí Minh có cảng nhập và kho bãi lớn, khả năngtiếp nhận tàu chở xăng dầu từ 2 – 5 vạn tấn rất dễ dàng Thành phố Hồ ChíMinh lại rất gần về mặt địa lý với thị trờng xăng dầu khu vực nh Singapore,Malayxia… nên việc tiếp nhận xăng dầu rất thuận lợi Các tỉnh phía Bắc có

địa hình phức tạp, giao thông khó khăn, chỉ có cảng Bãi Cháy (Quảng Ninh)làm nhiệm vụ nhập xăng dầu với loại tàu tối đa là 2 tấn để cung cấp cho HàNội và các tỉnh khác

2.1.4 Cơ chế quản lý vốn

2.1.4.1 Nguyên tắc quản lý và sử dụng vốn

Khối hạch toán độc lập của tổng công ty xăng dầu việt nam

Các công ty chuyên doanh

Kinh doanh

xăng dầu các sản phẩm Kinh doanh

hóa dầu, GAS

Kinh doanh vận tải thủyCông ty xuất nhập

- Tổng Công ty là ngời chịu trách nhiệm toàn diện và cuối cùng trớc Nhànớc về việc quản lý và sử dụng vốn; đồng thời chỉ đạo thống nhất về mức độbảo toàn và phát triển vốn trong toàn Tổng Công ty.

- Giám đốc Công ty là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và Tổng Giám

đốc Tổng Công ty về việc quản lý và sử dụng vốn hiện có trên nguyên tắc phải

đúng mục đích, có hiệu quả bảo toàn và phát triển vốn

- Đơn vị không đợc phép tự ý huy động vốn của các tổ chức tín dụng, cácdoanh nghiệp, cá nhân dới bất kỳ hình thức nào cũng nh không đợc tự ý bảolãnh cho bất kỳ đơn vị, cá nhân vay vốn của Ngân hàng hoặc vay đối tợngkhác khi cha có sự chấp thuận của Tổng Công ty bằng văn bản Trờng hợpphát sinh việc huy động vốn từ bất kỳ nguồn nào (kể cả từ nguồn tập trung tạiVăn phòng Tổng Công ty) để phục vụ hoạt động kinh doanh (sau khi đã có ýkiến đồng ý của Tổng Công ty) đều phải thực hiện theo nguyên tắc hoàn trảtheo qui định

- Đối với những trờng hợp sử dụng vốn đầu t ra ngoài doanh nghiệp nhcho thuê tài sản, góp vốn liên doanh, cổ phần…Công ty lập dự án trình TổngCông ty và chỉ tổ chức triển khai thực hiện sau khi có quyết định phê duyệtcủa Tổng Công ty

2.1.4.2 Nguồn vốn và trách nhiệm bảo đảm

- Vốn điều lệ của mỗi Công ty là số thực tế hiện có đã hình thành tại đơn

vị trong quá trình kinh doanh hoặc số nhận bàn giao khi đơn vị sáp nhập vềTổng Công ty

- Vốn đầu t xây dựng cơ bản do Tổng Công ty quản lý và điều hành tậptrung toàn Tổng Công ty và thực hiện theo cơ chế cho vay có hoàn trả Việchuy động quản lý sử dụng vốn đầu t đợc thực hiện theo đúng những qui định

cụ thể ban hành theo Quyết định số 544/XD ngày 22/8/1997 của Tổng Côngty

- Vốn lu động liên quan chặt chẽ tới các chỉ tiêu định mức cấu thành nhucầu vốn tại mỗi Công ty Trong quá trình kinh doanh, nhu cầu vốn lu độngphụ thuộc hoàn toàn vào điều hành tác nghiệp tại mỗi Công ty thành viên (nhqui định về mức độ dự trữ hàng hoá tồn kho thực tế, thời hạn cho khách hàng

nợ, cơ chế luân chuyển tiền hoặc sản lợng bán ra tăng đột biến…) trên cơ sở

đó, xác định nhu cầu vốn lu động cần thiết trong quá trình kinh doanh Trờng

hợp vốn lu động hiện có không đảm bảo vốn kinh doanh (theo nhiệm vụ đợcgiao) sẽ đợc Tổng Công ty đảm bảo thông qua chỉ tiêu nợ định mức Giám đốccác Công ty cần quán triệt và điều hành theo t tởng chỉ đạo là nâng cao hiệuquả sử dụng vốn (vòng quay nhanh), an toàn tài chính và tự chịu trách nhiệm

về các quyết định liên quan đến công nợ cũng nh các sự cố tài chính xảy ra(nếu có)

2.2 thực trạng tổ chức công tác kế toán các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán:

- Phổ biến, hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ kếtoán đã ban hành, tổ chức bộ máy và tổ chức công tác kế toán phù hợp với tínhchất hoạt động của từng loại đơn vị

- Kiểm tra kế toán đối với các đơn vị trực thuộc, có biện pháp xử lý kịpthời các vấn đề phát hiện qua các cuộc kiểm tra kế toán, theo dõi kiểm tra tìnhhình thực hiện các kiến nghị sau kiểm tra

- Xét duyệt báo cáo quyết toán của các đơn vị trực thuộc Lập và nộp báocáo quyết toán toàn ngành theo chế độ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ

kế toán trong ngành Hớng dẫn các đơn vị bố trí sắp xếp, sử dụng đội ngũ cán

bộ kế toán theo đúng chức danh, tiêu chuẩn cán bộ kế toán

 Phòng kế toán – tài chính Tổng công ty có chức năng tham mu giúpTổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán,kiểm toán trên phạm vi toàn ngành theo các qui định của Tổng công ty vàpháp luật của Nhà nớc hiện hành

 Mọi hoạt động kế toán nh: tập hợp, kiểm tra, lu trữ chứng từ, lập và nộp

báo cáo, sổ sách kế toán…phát sinh tại văn phòng Tổng công ty và tại các đơn

vị hạch toán báo sổ (các Văn phòng đại diện trong và ngoài nớc)…đợc thựchiện tại bộ phận kế toán văn phòng Tổng công ty Báo cáo quyết toán của khốivăn phòng Tổng công ty đợc lập nh đối với một đơn vị hạch toán độc lập trựcthuộc Tổng công ty

 Báo cáo tài chính (hay còn đợc gọi là báo cáo quyết toán) của Tổng công

ty đợc lập trên cơ sở:

- Tổng hợp báo cáo tài chính của khối văn phòng Tổng công ty với báo cáotài chính của các đơn vị thành viên 100% vốn Nhà nớc Các bút toán khửtrùng trên báo cáo tài chính về doanh thu nội bộ, điều chuyển vốn, số d công

nợ nội bộ…đợc phản ánh qua đơn vị điều chỉnh có mã số 99

- Hợp nhất báo cáo tài chính nêu trên với báo cáo tài chính của các công ty

cổ phần, công ty liên doanh theo tỷ lệ vốn góp (đợc thực hiện khi có hớng dẫncủa Bộ tài chính)

 Trực thuộc Tổng công ty là các Công ty hạch toán độc lập có t cách pháp

nhân, việc tổ chức công tác kế toán tại các công ty đợc tổ chức theo hình thứchạch toán tập trung hoặc vừa tập trung vừa phân tán

- Các công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung: là các công

ty không có các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Các công việc kế toán nhphản ánh, ghi chép, lu trữ chứng từ, lập hệ thống sổ sách kế toán và hệ thốngbáo cáo…đều đợc thực hiện tại phòng tài chính – kế toán Công ty

- Các công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừaphân tán: là các công ty có các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Các công việc

kế toán nh phản ánh, ghi chép, lu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệthống báo cáo…đợc thực hiện tại phòng tài chính – kế toán công ty hoặc tạiphòng kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Báo cáo quyết toán củacông ty đợc lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán của khối văn phòngcông ty với báo cáo quyết toán của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc

 Trực thuộc các Công ty, chi nhánh, xí nghiệp có các Cửa hàng, đội xe,

phân xởng, tổ dịch vụ…là các đơn vị hạch toán báo sổ Các đơn vị này có hệ