Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề
Để đạt được mục tiêu chung và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, các tổ chức và doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, đồng thời vẫn đảm bảo tính khoa học và hợp lý Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản trị đóng vai trò quan trọng từ khi doanh nghiệp mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển, góp phần vào sự phát triển chung của công ty Một cơ cấu tổ chức khoa học và thực tiễn giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật Phân công lao động hợp lý và xác định tầm quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy năng lực, nâng cao năng suất và chất lượng công việc Do đó, cơ cấu tổ chức phù hợp là nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và quản trị; ngược lại, một cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ gây khó khăn cho công tác quản trị và làm cho các công việc khác trở nên phức tạp hơn.
Môi trường sản xuất kinh doanh luôn biến đổi, tạo ra cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Việc tổ chức hiệu quả giúp doanh nghiệp thích nghi, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu tác động tiêu cực Đồng thời, sự phát triển của khoa học kỹ thuật yêu cầu doanh nghiệp phải tập trung và chuyên môn hóa, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận Do đó, việc xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý là cần thiết để phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội, kết quả điều tra sơ bộ cho thấy công ty vẫn còn một số vấn đề cần khắc phục.
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội, một doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ, chuyên sản xuất quần áo thời trang từ len sợi và các sản phẩm như dày dép, đang đối mặt với những hạn chế trong cơ cấu tổ chức Mặc dù sản phẩm của công ty đã có mặt trên thị trường trong nước và xuất khẩu sang các nước như Đức, Tiệp và Ba Lan, nhưng sự biến động của nhu cầu thị trường và cạnh tranh ngày càng gay gắt đã khiến cơ cấu tổ chức hiện tại trở nên không hợp lý Điều này thể hiện rõ qua sự phân công công việc và tình trạng quá tải tại các phòng ban, đòi hỏi công ty cần xem xét lại để phát triển bền vững trong tương lai.
Xác lập và tuyên bố đề tài
Sau khi phân tích cả lý thuyết và thực tiễn, tôi nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội Vấn đề cơ cấu tổ chức là một yếu tố cần thiết và cấp bách cần được giải quyết để nâng cao hiệu quả quản trị và hoạt động của công ty Do đó, tôi đã chọn đề tài chuyên đề “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may” để nghiên cứu và đề xuất giải pháp cải tiến.
Các mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội Qua việc thu thập và phân tích các cơ sở dữ liệu, bài viết đưa ra những đánh giá và kết luận về hiệu quả của cơ cấu tổ chức này.
Từ thực trạng đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trịCông ty trong thời gian tới.
Một số khái niệm và phân định nội dung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty
Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản
Quản trị bao gồm bốn chức năng cơ bản: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Trong đó, tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và người thực hiện, đồng thời phân định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân Mối liên hệ giữa các cá nhân trong quá trình làm việc cũng được xác định nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu của tổ chức.
Tổ chức là một quá trình bao gồm hai khía cạnh chính: thứ nhất, việc phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau; thứ hai, việc thiết lập các mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận đó.
Mục tiêu của tổ chức là xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi cá nhân và bộ phận có thể phát huy tối đa năng lực và sự nhiệt huyết của mình, từ đó đóng góp hiệu quả vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu
Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực
Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức
Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức
Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường
Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối liên hệ phụ thuộc, được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức giúp xác định rõ ràng vị trí và vai trò của các đơn vị, cá nhân, đồng thời làm rõ mối liên hệ giữa họ, từ đó hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức xác định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra quyết định quản trị.
Một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản
1.5.2.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản
Cơ cấu tổ chức đơn giản là loại hình tổ chức có cấu trúc không phức tạp và ít tính chính thức, với quyền lực quản lý tập trung vào một người Điều này cho phép người lãnh đạo có tầm quản trị rộng, trong khi số lượng cấp quản lý trung gian và đầu mối quản lý rất hạn chế Cơ cấu này thường áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ với số lượng nhân viên không nhiều.
Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Sơ đồ 1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
Mô hình này có những ưu điểm nổi bật như tốc độ nhanh chóng, tính linh hoạt và gọn nhẹ, cùng với chi phí quản lý thấp Nó cho phép kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động cũng như các bộ phận bên trong doanh nghiệp một cách dễ dàng, giúp giảm thiểu tình trạng quan liêu giấy tờ đến mức tối thiểu.
Mô hình tổ chức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, mô hình đơn giản sẽ không còn hiệu quả Sự tập trung quản lý có thể dẫn đến quá tải cho bộ máy quản lý, gây cản trở hoạt động của doanh nghiệp.
Mô hình này có tính mạo hiểm cao, vì nếu xảy ra biến cố bất ngờ khiến nhà quản trị không thể tiếp tục công việc (như tai nạn), doanh nghiệp sẽ rơi vào khủng hoảng.
1.5.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức chức năng là một mô hình cấu trúc truyền thống, tập trung vào việc phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận chức năng Mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ tương tự và được quản lý bởi giám đốc hoặc trưởng phòng chức năng.
SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 5 Chuyên đề tốt nghiệp
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2
Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Sơ đồ 1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
Thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa năng lực và sở trường của mình, đồng thời tạo cơ hội tích lũy kiến thức và kinh nghiệm Việc đơn giản hóa quy trình đào tạo và huấn luyện nhân sự là cần thiết để đạt được mục tiêu này.
Giảm thiểu sự trùng lặp và cải thiện vấn đề phối hợp trong lĩnh vực chuyên môn, đồng thời thúc đẩy các giải pháp chuyên môn chất lượng cao.
Cấu trúc này giúp nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng hiểu rõ vai trò của các đơn vị và bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán nếu chỉ tập trung vào chuyên môn hẹp Hơn nữa, trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng.
Mỗi đơn vị chức năng thường chỉ tập trung vào mục tiêu riêng của mình mà bỏ qua mục tiêu chung của doanh nghiệp, dẫn đến khả năng xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng.
Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm giảm tính hệ thống của doanh nghiệp, dẫn đến sự hạn chế trong khả năng bao quát và phối hợp Điều này đặc biệt rõ ràng khi doanh nghiệp phải đối mặt với những thay đổi trong môi trường kinh doanh bên ngoài.
Mô hình này không hỗ trợ hiệu quả trong việc đào tạo các nhà quản trị tương lai, khiến họ không có được cái nhìn tổng quát về toàn bộ tổ chức.
Cơ cấu tổ chức chức năng chỉ phát huy hiệu quả khi môi trường kinh doanh ổn định, phù hợp với sản phẩm duy nhất hoặc các hoạt động kinh doanh cần chuyên môn hóa và trang thiết bị chuyên dụng.
Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng C
Trường Đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan áp dụng công nghệ cao Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh không ổn định hoặc khi đa dạng hóa sản phẩm, cấu trúc này có thể thể hiện những nhược điểm như tính kém linh hoạt, cứng nhắc và hiệu quả thấp.
1.5.2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Cấu trúc tổ chức hiện đại này đặc trưng bởi việc chia doanh nghiệp thành các nhánh độc lập, mỗi nhánh phụ trách một ngành hàng hoặc mặt hàng cụ thể Điều này tạo ra các xí nghiệp con hoạt động tương đối độc lập, với mỗi xí nghiệp con được quản lý bởi một giám đốc riêng.
Sơ đồ 1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Nguyên tắc và các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
1.5.3.1 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị a)Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các bộ phận cần được xây dựng để thực hiện các chức năng cụ thể, với nguyên tắc "hình thức phải đi sau chức năng" Điều này đảm bảo rằng tính thống nhất trong chỉ huy được duy trì, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập sao cho mỗi đơn vị và cá nhân đều có trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp, nhằm đảm bảo sự chỉ huy thống nhất trong toàn bộ tổ chức và tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn Tính cân đối trong cơ cấu cũng rất quan trọng.
Tính cân đối thể hiện sự hài hòa giữa quyền hành và trách nhiệm, đồng thời đảm bảo sự cân bằng trong công việc giữa các đơn vị và cá nhân Sự cân đối này góp phần tạo ra sự ổn định cho tổ chức Bên cạnh đó, tính linh hoạt cũng là yếu tố quan trọng giúp tổ chức thích ứng nhanh chóng với các thay đổi.
Trong kinh doanh, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều yếu tố biến động và phức tạp, điều này yêu cầu cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi Tính linh hoạt cũng rất quan trọng đối với nhà quản trị, giúp họ đưa ra các quyết định phù hợp với những biến động trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cần tối ưu hóa chi phí quản lý để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất, tức là thực hiện các hoạt động với chi phí thấp nhất có thể Nguyên tắc này dựa trên mối quan hệ giữa chi phí đầu tư và kết quả thu được.
1.5.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức a) Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
Một nguyên tắc quan trọng trong cơ cấu tổ chức là sự phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của chiến lược kinh doanh Khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, cơ cấu tổ chức cũng cần được điều chỉnh và hoàn thiện để đáp ứng những yêu cầu mới này.
Không có một cấu trúc tổ chức tối ưu nào cho một loại hình chiến lược hay doanh nghiệp cụ thể, vì mỗi doanh nghiệp đều là một thực thể độc lập và duy nhất, chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau Do đó, việc xác định chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp cần phải linh hoạt và phù hợp với đặc thù của từng tổ chức.
Các hoạt động doanh nghiệp bao gồm những công việc chức năng cụ thể, yêu cầu kỹ năng chuyên môn và phương pháp làm việc hiệu quả.
SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 13 Chuyên đề tốt nghiệp
Trường đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan nhấn mạnh rằng các kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau yêu cầu nguồn lực và cách thức sử dụng khác nhau Điều này dẫn đến việc chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của nó Hơn nữa, quy mô của doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cấu trúc và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Quy mô doanh nghiệp có tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của nó; doanh nghiệp lớn cần nhiều cấp quản trị hơn và nhiều nơi làm việc hơn so với doanh nghiệp nhỏ Quy mô còn quyết định kiểu cơ cấu tổ chức, chẳng hạn doanh nghiệp rất nhỏ thường phù hợp với cơ cấu tổ chức đơn giản hay trực tuyến để tuân thủ nguyên tắc quản lý.
Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm cả môi trường nội bộ và môi trường ngoại bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào môi trường hoạt động Môi trường ổn định giúp hình thành cơ cấu tổ chức gần với mô hình lý thuyết, trong khi môi trường không ổn định yêu cầu cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn để thích nghi Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với sự biến động của môi trường.
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể hoàn thành công việc quản trị với chất lượng tốt hơn, chỉ cần sử dụng ít nhân lực Việc giảm số lượng quản trị viên không chỉ đơn giản hóa cơ cấu tổ chức mà còn giảm bớt các mối liên hệ giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Trình độ trang thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Đội ngũ quản trị viên thành thạo trong việc sử dụng hệ thống máy vi tính cá nhân giúp giảm thời gian thực hiện nhiệm vụ và tăng cường sức sáng tạo, dẫn đến cơ cấu tổ chức trở nên đơn giản hơn Sự đơn giản này càng được nâng cao khi hệ thống thu thập và xử lý thông tin được tin học hóa, cho phép nhà quản trị thu thập thông tin nhanh chóng, phục vụ cho việc ra quyết định chính xác và kịp thời.
Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH PHỤ LIỆU NGHÀNH MAY HÀ NỘI
Phương pháp hệ nghiên cứu
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
2.1.1.1 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
Trên cơ sở tổng hợp phiếu điều tra mẫu phát ra em thu thập thêm các thông tin cần thiết về:
- Kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình hoạt động của công ty 3 năm trở lại đây.
- Các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng chủ yếu của công ty là những ai
Trong bốn năm qua, công ty đã triển khai nhiều hoạt động quản trị hiệu quả, áp dụng các hình thức tổ chức đa dạng, trong đó hình thức chính là tổ chức theo chức năng Đánh giá về hiệu quả hoạt động cho thấy công ty đã cải thiện khả năng điều hành doanh nghiệp, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, góp phần nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với thương hiệu.
Tìm hiểu về những vấn đề mà công ty đã gặp phải trong việc tổ chức bộ máy quản lý, cùng với các nguyên nhân dẫn đến những vấn đề này.
- Thông tin về những giải pháp mà công ty đã và đang áp dụng để hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty.
2.1.1.2 Phương pháp phỏng vấn Để làm rõ hơn những vấn đề mà thông tin từ các phiếu điều tra chưa làm rõ được em tiến hành phỏng vấn thêm một số thành viên trong ban lãnh đạo am hiểu chuyên sâu về bộ máy quản lý của công ty Một số câu hỏi phỏng vấn em đưa ra nhằm làm rõ hơn những vấn đề:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cùng với những mặt mạnh, mặt yếu của nó.
- Điểm mạnh, điểm yếu của các dạng quản lý trong doanh nghiệp
- Các khách hàng tiềm năng và thị trường tiềm năng mà công ty đang hướng tới
- Những ưu nhược điểm của các các phương thức quản lý mà công ty đang áp dụng
- Những ưu điểm và hạn chế trong quá trình tổ chức bộ máy? Nguyên nhân? Biện pháp khắc phục?
- Những tồn tại vướng mắc mà công ty đang gặp phải trong việc quản lý
- Những thành tựu mà mà bộ máy của công ty đã đạt được mang lại cho công ty
- Chiến lược và kế hoạch cải tổ và hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty trong thời gian tới.
2.1.1.3 Phương pháp thu thập dữ liệu trực tiếp
Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội, tôi đã nhận được sự hỗ trợ từ công ty trong việc cung cấp các thông tin và số liệu cần thiết.
SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 15 Chuyên đề tốt nghiệp
Trường Đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan đã thiết lập các phòng như phòng kinh doanh, phòng tổng hợp và phòng kế toán tài chính, nhằm làm cơ sở cho việc viết chuyên đề tốt nghiệp.
Kết quả thu thập trực tiếp bao gồm thông tin về tổng vốn đầu tư, tổng số cán bộ công nhân viên, trình độ của họ, quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, cũng như ngành nghề kinh doanh Ngoài ra, báo cáo tổng kết 3 năm gần đây và phương hướng nhiệm vụ cho năm sau, cùng với kết quả kinh doanh theo các mặt hàng chủ yếu, thị trường chính, hình thức kinh doanh và theo thời gian cũng được tổng hợp.
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Dựa trên các phương pháp thu thập dữ liệu, tôi đã thống kê và phân loại các thông tin cần thiết Các số liệu thống kê này sẽ là cơ sở để tôi tiến hành phân tích và dự báo sự vận động cũng như phát triển của bộ máy quản lý trong công ty.
2.1.2.2 Phương pháp phân tích so sánh
Dựa trên các số liệu đã thu thập, tôi tiến hành phân tích dữ liệu và thông tin liên quan đến thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cũng như các yếu tố ảnh hưởng Qua việc so sánh các chỉ tiêu giữa các năm, tôi đã xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của chúng.
Dựa trên phân tích và so sánh, tôi đã tổng hợp và rút ra bản chất vấn đề nghiên cứu, đánh giá những thành công và tồn tại của công ty, đồng thời xác định nguyên nhân của các tồn tại Từ đó, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty
2.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội, có trụ sở tại Xí nghiệp I, công ty X26–Bộ quốc phòng, Ngọc Thụy, Long Biên, Hà Nội, chuyên cung cấp các sản phẩm phụ liệu phục vụ ngành may mặc.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, được thành lập nhằm cung cấp các sản phẩm phụ liệu chất lượng cho ngành may mặc.
Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Công ty được thành lập vào ngày 20/03/2003, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực dệt với gần 70 công nhân và 50 máy móc Trong hơn 7 năm qua, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, chứng tỏ hiệu quả hoạt động với doanh thu ngày càng tăng Đội ngũ công nhân lành nghề và cán bộ chuyên nghiệp đã góp phần vào sự phát triển này Hiện tại, sản phẩm chủ lực của công ty là hàng dệt len và hàng may mặc, mặc dù phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh, nhưng công ty đã khẳng định được vị thế trên thị trường và giành được lòng tin từ người tiêu dùng.
Đặc điểm về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật
- Cơ cấu về vốn của Công ty:
Tổng giá trị vốn đầu tư ban đầu : 4,5 tỷ VND
Tổng vốn lưu động : 5,7 tỷ VND
- Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty đã nhập hầu hết trang thiết bị kỹ thuật và dây chuyền sản xuất từ Đức trong giai đoạn 1985 – 1989, tuy nhiên chất lượng máy móc chỉ ở mức tương đối Để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, công ty đang lên kế hoạch đầu tư vào dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm mở rộng thương hiệu trên thị trường trong và ngoài nước.
2.2.1.2.Tình hình SX&KD của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội giai đoạn 2007 - 2009
Phân tích tình hình kinh doanh là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức của Công ty Đánh giá tốc độ tăng giảm doanh thu, lợi nhuận và chi phí của Công ty sẽ được thể hiện qua bảng số liệu dưới đây.
SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 17 Chuyên đề tốt nghiệp
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2007 – 2009
STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
+ Chí phí quản lý DN
3 Tổng lợi nhuận (trước thuế) 1923575 2994538 3310553 1070963 55.7 316015 10.6
5 Tổng lợi nhuận sau thuế 1384974 2844170 3219901 965818 51,4 375731 13,2
( Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần SX&KD phụ liệu nghành may Hà Nội)
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Bảng 2.1 chỉ ra rằng tổng doanh thu, tổng chi phí, tổng chi phí quản lý và tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty đều có xu hướng tăng qua các năm.
So sánh năm 2007 với năm 2006:
+ Doanh thu tăng 24548357 nghìn VNĐ, tương ứng với 39.64%.
+ Tổng chi phí tăng 23477394 nghìn VNĐ tương ứng với 39.12% và chi phí quản lý tăng 2203013 nghìn VNĐ tương ứng với 19.62%.
+ Lợi nhuận sau thuế tăng 965818 nghìn VNĐ tương ứng với 51.4%.
So sánh năm 2008 với năm 2007:
+ Doanh thu tăng 18227640 nghìn VNĐ, tương ứng với 21.08%.
+ Tổng chi phí tăng 17911625 nghìn VNĐ tương ứng với 21.45% và chi phí quản lý tăng 2779237 nghìn VNĐ tương ứng với 24.75%.
+ Lợi nhuận sau thuế tăng 375731 nghìn VNĐ tương ứng với 13.2%.
Chi phí quản lý đã tăng 19.62% trong năm 07/06 và tiếp tục tăng 24.75% trong năm 08/07 Trong khi đó, tốc độ tăng doanh thu giảm từ 39.64% năm 07/06 xuống còn 21.08% năm 08/07 Tương tự, tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế cũng giảm từ 51.4% năm 07/06 xuống 13.2% năm 08/07 Những số liệu này cho thấy hiệu quả cơ cấu tổ chức đang giảm dần khi chi phí quản lý tăng trong khi doanh thu và lợi nhuận lại giảm.
2.2.2 Đánh giá tỏng quan các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau Một trong những yếu tố cơ bản tác động đến cơ cấu này là các yếu tố nội tại và ngoại tại trong quá trình hoạt động của công ty.
2.2.2.1 Mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết kế nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược, do đó, chiến lược của Công ty có tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của nó.
Khi mục tiêu chiến lược của Công ty thay đổi, chức năng và nhiệm vụ của Công ty cũng phải điều chỉnh, dẫn đến sự cần thiết phải thay đổi cơ cấu tổ chức để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh mới Đặc biệt, trong giai đoạn đầu thành lập với nguồn vốn hạn chế và đội ngũ cán bộ công nhân viên chỉ khoảng 70 người, mục tiêu chiến lược chủ yếu là thu hút thị trường, tiêu thụ sản phẩm và tạo việc làm Do đó, cơ cấu tổ chức của Công ty khá đơn giản, với bộ máy quản lý gọn nhẹ, chỉ có một Phó giám đốc hỗ trợ giám đốc, và chưa có hoạt động xuất khẩu ra thị trường quốc tế.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan trường nước ngoài nên Công ty không có phòng xuất nhập khẩu như bây giờ
2.2.2.2 Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô của cơ cấu tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội là một doanh nghiệp tư nhân nhỏ, với quy mô hạn chế về vốn và lao động Công ty tập trung vào sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu, dẫn đến cơ cấu tổ chức đơn giản, gồm 04 bộ phận chức năng, 03 đội sản xuất và 1 kho chứa hàng Mối quan hệ giữa các cá nhân và phòng ban trong công ty cũng rất đơn giản, tạo ra tính gọn nhẹ cho cơ cấu tổ chức.
2.2.2.3Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp
Công ty hiện đang đối mặt với tình trạng trang thiết bị lạc hậu và thiếu đồng bộ, tương tự như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác trong nước Hầu hết các thiết bị kỹ thuật và dây chuyền sản xuất của công ty đều được nhập khẩu từ Đức vào những năm trước đây.
1985 – 1989, chất lượng máy móc chỉ ở mức tương đối Đó là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng năng suất lao động
2.2.2.4 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Trình độ của quản trị viên và trang thiết bị quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức trong công ty Khi đội ngũ quản trị viên có trình độ cao và trang thiết bị hiện đại, hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ được cải thiện đáng kể.
Trình độ của quản trị viên
Hiện nay đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty gồm có 125 người trong đó:
Đội ngũ quản trị viên có trình độ trên đại học chiếm 2.4%, trong khi trình độ đại học và cao đẳng chiếm 14.4% tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty Đây là tỷ lệ khá khiêm tốn, nhưng phù hợp với quy mô nhỏ và đặc trưng hoạt động của doanh nghiệp.
Trường Đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả tổ chức trong các công ty sản xuất, nơi cần nhiều lao động trực tiếp Để giảm bớt các đầu mối quản lý, cần cải thiện hoạt động của đội ngũ quản lý Điều này đòi hỏi phải nâng cao trình độ chất lượng của họ thông qua đào tạo, không chỉ về chuyên môn mà còn về tin học, tiếng Anh, giao tiếp và tác phong làm việc.
Trang thiết bị quản trị
Các kết quả điều tra trắc nghiệm về tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty
2.3.1 Các kết quả điều tra trắc nghiệm
Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội, tôi đã tiến hành khảo sát ý kiến từ các cá nhân trong các phòng ban của công ty Kết quả thu thập thông tin sẽ giúp đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Phần A – Dành cho tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty
Về sự bố trí, phân công công việc
57.2% ý kiến trả lời là rất phù hợp, 28.5% ý kiến trả lời là phù hợp, 14.3% ý kiến trả lời là không phù hợp.
Kết luận: Việc bố trí công việc tại công ty nhìn chung khá hợp lý, nhưng vẫn còn một số trường hợp mà phân công công việc chưa hoàn toàn phù hợp với năng lực và chuyên môn của nhân viên.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Về điều kiện tổ chức nơi làm việc
14.3% ý kiến trả lời là rất tốt, 14.3% ý kiến trả lời là tốt, 35.7 % ý kiến trả lời là bình thường, và 35.7% ý kiến trả lời là còn hạn chế.
Trong quá trình phát phiếu điều tra, chỉ phát tại văn phòng làm việc của công ty, không tiến hành phát tại các xưởng sản xuất Do đó, kết luận sau đây chỉ phản ánh điều kiện làm việc tại văn phòng công ty.
Kết luận: Điều kiện làm việc tại văn phòng làm việc của công ty còn nhiều hạn chế.
Về số giờ làm việc trong một ngày
50% ý kiến trả lời là 8h/ngày, 14.3% ý kiến trả lời là 8h -9h/ngày, đặc biệt có 7.1% ý kiến trả lời là 9h – 10h/ngày, 21.4% ý kiến trả lời là 10 – 11h/ ngày, 14.3% ý kiến trả lời là hơn 12h/ ngày.
Kết luận: Hiện tượng làm hơn số giờ hành chính (8h/ngày) ở công ty chiếm 50% ý
Về sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau trong công ty
28.5% ý kiến trả lời là có, 21.4% ý kiến trả lời là thường xuyên, còn lại 7.1% ý kiến trả lời là rất thường xuyên và 42.8% ý kiến trả lời là chưa bao giờ.
Kết luận cho thấy rằng sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty là tương đối tốt, với 42.8% người tham gia khảo sát cho biết họ chưa bao giờ gặp vấn đề Tuy nhiên, vẫn có một số ít ý kiến cho rằng công việc thường xuyên bị chậm trễ do trở ngại từ các phòng ban khác, nguyên nhân chủ yếu là do hai yếu tố chính.
+ Sự phối hợp hoạt động ở một số bộ phận phòng ban còn chưa tốt.
Một số phòng ban đang gặp phải tình trạng quá tải công việc, dẫn đến sự chậm trễ trong xử lý nhiệm vụ Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác mà còn tác động tiêu cực đến hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Về điều kiện trang thiết bị làm việc
Theo kết quả khảo sát, 85.7% ý kiến cho rằng cần nâng cấp hệ thống máy tính trong công ty, trong khi 7.1% ý kiến cho rằng cần trang bị máy tính xách tay Phần còn lại không đưa ra ý kiến nào khác.
Kết luận: Trang thiết bị làm việc tại Công ty đã đáp ứng yêu cầu công việc, nhưng hệ thống máy tính cần được nâng cấp và sửa chữa do đã lạc hậu từ khi Công ty mới thành lập.
Về quá trình truyền đạt thông tin
35.7% ý kiến trả lời là rất tốt, 50% ý kiến trả lời là tốt, 14.3% ý kiến trả lời là bình thường.
Quá trình truyền đạt thông tin diễn ra hiệu quả, không có hiện tượng ứ đọng hay tắc nghẽn, và các mệnh lệnh được truyền đạt một cách rõ ràng từ cấp trên xuống cấp dưới.
Về quá trình truyền đạt thông tin
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
14.3% ý kiến trả lời là rất tốt, 14.3% ý kiến trả lời là tốt, 57.1% ý kiến trả lời là bình thường, 21.4% ý kiến trả lời là kém.
Kết luận: Quá trình phản hồi thông tin trong Công ty chưa được tốt, do có tới 57.1% ý kiến trả lời là bình thường và 21.4% ý kiến trả lời là kém.
Phần B – Dành cho các trưởng bộ phận phòng ban trong Công ty
Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên tại các phòng ban
25% ý kiến trả lời là rất tốt, 50% ý kiến trả lời là tốt, 25% ý kiến trả lời là là bình thường.
Kết luận: Mặc dù không có hiện tượng nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc, nhưng có đến 25% ý kiến cho rằng nhân viên chỉ đáp ứng yêu cầu ở mức độ trung bình.
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty
50% ý kiến đánh giá là tốt, tuy nhiên có 25% cho rằng mức độ bình thường và 25% nhận xét là thiếu hợp tác Đặc biệt, không có ý kiến nào cho rằng mức độ phối hợp rất tốt.
Kết luận: Mối quan hệ giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, thiếu tính hợp tác
Ý kiến về việc bổ xung nhân sự vào các phòng ban trong Công ty
Trong một khảo sát, 50% ý kiến cho rằng việc này rất cần thiết, chủ yếu đến từ phòng kinh doanh và phòng kế toán Ngược lại, 25% ý kiến cho rằng không cần thiết, đặc biệt là từ trưởng phòng kỹ thuật sản xuất Cũng có 25% không có ý kiến, bao gồm trưởng phòng xuất nhập khẩu, và không ai cho rằng đây là lãng phí nguồn nhân lực.
Kết luận: Cần bổ xung nhân lực vào phòng kinh doanh và phòng kế toán
Ý kiến đánh giá và góp phần nâng cao hiệu quả cơ cấu tổ chức
Có nhiều ý kiến trả lời khác nhau, nhưng tựu chung lại là:
- Nâng cấp điều hệ thống máy tính
- Tăng cường các hoạt động văn nghệ, vui chơi giải trí…
- Củng cố mối quan hệ giữa các cá nhân, các phòng ban trong Công ty
- Bổ xung thêm nhân sự
- Mở lớp đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề của cán bộ công nhân viên trong công ty.
2.3.2 Các kết quả phỏng vấn
Để thu thập thông tin chuyên sâu về cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội, tôi đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn bổ sung bên cạnh việc thu thập dữ liệu từ phiếu điều tra.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Kết quả phỏng vấn Ban giám đốc Công ty cổ phần sẩn xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội
Bảng câu hỏi phỏng vấn được thiết kế đồng nhất cho cả Giám đốc và Phó Giám đốc Công ty, tuy nhiên, các câu trả lời thể hiện một số ý kiến khác biệt Dù vậy, kết quả phỏng vấn từ Ban giám đốc Công ty vẫn có những điểm chung quan trọng.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty hiện tại đã đáp ứng tốt yêu cầu công việc Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu trong tương lai, cần xem xét bổ sung thêm kỹ năng và đào tạo chuyên sâu cho nhân viên.
Sau hơn 15 năm hoạt động, Công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng liên tục trong sản xuất kinh doanh, chứng tỏ đội ngũ cán bộ công nhân viên đã đáp ứng tốt yêu cầu công việc Tuy nhiên, để đạt được các mục tiêu chiến lược phát triển trong tương lai, Công ty cần không chỉ tăng cường số lượng nhân sự mà còn nâng cao chất lượng đội ngũ Điều này có nghĩa là Công ty sẽ tiến hành đào tạo và phát triển kỹ năng cho cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ và tay nghề.
Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
2.4.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội
2.4.11 Cơ cấu tổ chức của Công ty a) Về cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty
Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống, gồm:
Các bộ phận chức năng:
- Phòng kỹ thuật sản xuất
Các phân xưởng sản xuất
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Hình 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty b) Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty
Ban giám đốc: gồm 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc
- Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc công ty:
Là người đại diện cho công ty, điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty.
Người chịu trách nhiệm xây dựng và phê duyệt các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, quy chế quản lý, quy chế tài chính, cùng với các chính sách lương thưởng và phương án tổ chức cơ cấu công ty.
Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu kinh doanh của công ty.
Giám đốc được hỗ trợ bởi hai Phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc sản xuất Các Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc để xử lý và quyết định các công việc khi được ủy quyền.
Phó giám đốc có khả năng thực hiện các nhiệm vụ được giao và có thể đảm nhận công việc của Giám đốc cũng như các thành viên trong ban Giám đốc.
Các phòng ban chức năng o Phòng kế toán: gồm 01 trưởng phòng, 02 nhân viên
Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh toàn bộ hoạt động tài
Trường đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan cung cấp thông tin kịp thời cho ban Giám đốc và các phòng ban liên quan Bà tham mưu cho ban Giám đốc về chính sách quản lý tài chính và kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng kế toán gồm 03 thành viên, với trưởng phòng chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán, hạch toán và thanh toán lương cho nhân viên Phòng kinh doanh bao gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên.
Phòng ban chức năng có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc và hợp tác với các đơn vị khác trong công ty để xây dựng, tổ chức và thực hiện kế hoạch nghiên cứu thị trường, thiết kế và tiêu thụ sản phẩm.
Phòng kinh doanh gồm 04 thành viên trong đó có một trưởng phòng và 03 nhân viên có nhiệm vụ :
Xây dựng kế hoạch bán hàng, tiếp thị, quảng cáo trình giám đốc phê duyệt.
Tổ chức nghiên cứu thị trường và khách hàng để theo dõi mức tiêu thụ sản phẩm, đồng thời phân tích và đánh giá hiệu quả bán hàng qua các thời kỳ.
Xây dựng quy chế và quy định cho công tác quan hệ công chúng là rất quan trọng Cần chủ động thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, cũng như duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
Cùng với các phòng ban trong công ty, chúng tôi đề xuất các phương án xây dựng kế hoạch kinh doanh qua các thời kỳ Phòng kỹ thuật sản xuất bao gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên.
Phòng kỹ thuật sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc hợp tác với phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu để thiết kế mẫu hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và phù hợp với công nghệ máy móc hiện có của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng máy móc thiết bị là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả sản xuất cao nhất Việc tổ chức thực hiện bảo trì cần được thực hiện một cách hợp lý, bao gồm việc bố trí mặt bằng máy móc thiết bị một cách khoa học để tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Tổng kết đánh giá hiệu quả các phương án kỹ thuật sản xuất giúp đề xuất cải tiến quy trình, định mức kỹ thuật và định mức kinh tế, từ đó phù hợp hơn với thực tế của công ty.
Các phân xưởng sản xuất
Có 03 phân xưởng sản xuất: Gồm 03 quản đốc, 03 phó quản đốc, hai phân xưởng có 33 công nhân, và một phân xưởng có 34 công nhân Có nhiệm vụ trực tiếp vận hành máy móc, thiết bị kỹ thuật sản xuất Phối hợp cùng phòng Kỹ thuật sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Có 01 kho hàng: 01 thủ kho và 01 nhân viên trông coi kho hàng chịu trách nhiệm chất xếp, giữ gìn, bảo quản hàng hóa của công ty, quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập kho.
2.4.2 Đặc điểm cơ cấu lao động của Công ty cổ phần sẩn xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội a) Đặc điểm về cơ cấu lao động theo trình độ học vấn
Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức của Công ty Trình độ lao động cao giúp cơ cấu tổ chức trở nên gọn nhẹ nhờ vào việc tinh giản nhân sự Dưới đây là bảng thể hiện sự biến đổi cơ cấu lao động của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu ngành may Hà Nội trong giai đoạn 2007 – 2009.
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn giai đoạn 2007 – 2009
( Nguồn: Phòng kế toán – Công ty cổ phần sẩn xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội)
Các kết luận và phát hiện qua quá trình nghiên cứu tại công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội
3.1.1 Các kết luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội
3.1.1.1 Những ưu điểm và nguyên nhân a) Những ưu điểm
Sau hơn 7 năm hoạt động công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội đã đạt được những thành tựu sau:
Công ty đã đạt được thành công lớn với hiệu quả sản xuất kinh doanh trong 03 năm qua, khi lợi nhuận sau thuế liên tục tăng Sự gia tăng này không chỉ tạo điều kiện cho công ty mở rộng hoạt động kinh doanh mà còn góp phần tạo thêm việc làm và nâng cao chất lượng đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Công ty đã áp dụng mô hình chức năng, phù hợp với đặc điểm và hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp đảm bảo sự lãnh đạo tập trung.
Công ty sở hữu đội ngũ quản lý có năng lực và kinh nghiệm phong phú, với tầm nhìn chiến lược rõ ràng và trình độ chính trị vững vàng Đội ngũ này đủ khả năng thực hiện các nhiệm vụ được giao phó, đồng thời thể hiện sự thống nhất trong lãnh đạo từ Giám đốc đến các phòng ban.
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội là một tập thể đoàn kết, nổi bật với tinh thần tự giác cao Truyền thống quý báu này đã giúp cán bộ công nhân viên trong công ty luôn chủ động và sáng tạo trong công việc Họ làm việc khoa học và khẩn trương, tuân thủ đúng kế hoạch và tiến độ, với mỗi cá nhân tự giác hoàn thành nhiệm vụ mà không đùn đẩy trách nhiệm cho người khác.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng mang lại tính chuyên môn hóa cao, với mỗi bộ phận có công việc được quy định rõ ràng và cụ thể theo chuyên môn của mình Điều này giúp giảm thiểu sự chồng chéo và trùng lặp trong công việc.
Trong những năm gần đây, điều kiện làm việc tại công ty đã được cải thiện và nâng cấp, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc Đội ngũ quản lý được trang bị các phương tiện hiện đại, giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan chóng và hiệu quả hơn nhiều. b) Nguyên nhân
Trong những năm qua, Công ty đã cải thiện cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời thúc đẩy sự tăng trưởng liên tục trong hoạt động kinh doanh.
Công ty chú trọng vào việc tuyển chọn cán bộ quản lý có kinh nghiệm và trình độ phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã tập trung vào việc xây dựng tác phong làm việc chuẩn mực cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, yêu cầu tất cả mọi người tuân thủ nghiêm ngặt.
Trong những năm qua, Công ty đã liên tục nâng cao điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên Đặc biệt, vào năm 2007, Công ty đã dành ngân sách để đầu tư thêm trang thiết bị, nhằm tạo ra môi trường làm việc thuận lợi hơn cho nhân viên.
3.1.1.2 Những nhược điểm và nguyên nhân a) Những nhược điểm
Bên cạnh những thành công đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty còn tồn tại những hạn chế sau:
Việc chọn mô hình cơ cấu tổ chức chức năng cần phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu phát triển trong tương lai, cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp.
Công ty cần chú trọng hơn đến việc nghiên cứu nhu cầu thị trường và khách hàng, cũng như cải thiện các hoạt động marketing, nhằm đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của thị trường.
Mặc dù đội ngũ quản trị viên trong công ty đáp ứng được yêu cầu công việc, tỷ lệ cán bộ có trình độ trên đại học, đại học và cao đẳng vẫn còn thấp Đặc biệt, tỷ lệ lao động phổ thông chưa qua đào tạo cao và tay nghề kém, trong khi đội ngũ công nhân lao động kỹ thuật đã qua đào tạo còn hạn chế.
Điều kiện làm việc tại các văn phòng công ty tương đối đầy đủ, nhưng cần nâng cấp trang thiết bị để hỗ trợ cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn Tại các đơn vị trực thuộc, đặc biệt là các xưởng sản xuất, nhiều máy móc đã sử dụng lâu và chưa được đầu tư mới hoặc tu sửa, dẫn đến hạn chế trong hiệu suất làm việc.
Trường Đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan cho thấy rằng nhiều đơn vị sản xuất hiện nay đang lạc hậu, với nhà xưởng và kho bãi không đạt tiêu chuẩn Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và hiệu suất của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội
3.2.1.Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty trong thời giai đoạn 2009 – 2012
3.2.1.1.Mục tiêu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư chiều sâu để nâng cao năng lực sản xuất của công ty, mở rộng thị trường kinh doanh.
Bố trí hợp lý bộ máy cán bộ và các bộ phận dựa trên năng lực chuyên môn, đồng thời chú trọng bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên Tăng cường chỉ đạo công tác đảm bảo an ninh và an toàn trong lao động sản xuất là điều cần thiết.
Cải thiện điều kiện làm việc và thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho người lao động là rất quan trọng Ngoài ra, tổ chức các hoạt động tham quan học tập và các sự kiện văn hóa, thể thao phong phú sẽ giúp nâng cao sức khỏe và tinh thần làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan hơn.
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội đã xác định mục tiêu cụ thể cho năm 2008 nhằm không ngừng phát triển và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Tổng doanh thu đạt trên : 150 tỷ VND
Tổng lợi nhuận trước thuế đạt trên : 4.2 tỷ VND
Tổng lợi nhuận trước thuế đạt trên : 3.2 VND
Tổng số nộp ngân sách trên : 1 tỷ VND
Tổng số lao động trên : 170
3.2.1.2.Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Để đạt được mục tiêu đề ra công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội định hướng phát triển kinh doanh trong giai đoạn 2008 – 2012 như sau:
Phát triển ngành nghề lĩnh vực kinh doanh
Công ty đang mở rộng đầu tư trong lĩnh vực dệt may và công nghệ máy móc, nhằm phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu trong ngành này.
Thị trường của công ty bao gồm cả thị trường trong nước và quốc tế Để phát triển, công ty tập trung vào việc giữ vững và phát huy thị phần tại các tỉnh trọng điểm như Hà Nội, Thái Bình, Yên Bái, đồng thời mở rộng kinh doanh xuống các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Hải Dương, Hà Tây (cũ) và Bắc Ninh Đối với thị trường xuất khẩu, công ty không chỉ duy trì các thị trường truyền thống như Tiệp, Đức, Nga mà còn nỗ lực mở rộng sang các thị trường Đông Nam Á và một số quốc gia khác.
Chú trọng hơn nữa việc nghiên cứu thị trường và nghiên cứu nhu cầu thị hiếu khách hàng, thúc đẩy hoạt động bán hàng và xúc tiến thương mại
Công ty cam kết phát triển và đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả hơn Ban lãnh đạo luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm, nhằm duy trì uy tín với đối tác.
3.2.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty
Quan điểm thứ nhất: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty trên cơ sở đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
Chiến lược kinh doanh của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội giai đoạn 2009 – 2012 tập trung vào việc mở rộng thị trường và quy mô sản xuất, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty cần phải dựa trên chiến lược đã được xác định.
Quan điểm thứ hai: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty phải căn cứ vào nguồn lực của Công ty.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập dựa trên nguyên tắc khoa học và thực tiễn, đồng thời đảm bảo tính khả thi dựa vào nguồn lực của Công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật, để đạt được sự hợp lý.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, cần căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ của Công ty Mọi cá nhân, bộ phận và hoạt động phải đồng lòng hướng tới mục tiêu chung, do đó, cơ cấu tổ chức cần được thiết kế sao cho phù hợp và đáp ứng hiệu quả các mục tiêu này.
Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Cải thiện cơ cấu tổ chức sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động và giúp doanh nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ đề ra với chi phí quản lý tối ưu.
Qua nghiên cứu và phân tích cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Những giải pháp này sẽ giúp cơ cấu tổ chức phát huy vai trò đòn bẩy trong quản lý và sử dụng lao động, đồng thời nâng cao hiệu quả trong tổ chức sản xuất kinh doanh.
3.3.1.Hoàn thiện về mô hình cơ cấu tổ chức trong công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng của công ty, được áp dụng từ năm 2003, đã chứng tỏ sự phù hợp trong những năm đầu hoạt động Mô hình này giúp các hoạt động diễn ra thuận lợi, đáp ứng tiến độ công việc và phát huy vai trò của từng bộ phận trong việc hoàn thành mục tiêu chung Từ năm 2003 đến 2007, hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng trưởng liên tục mà không gặp sự cố lớn nào liên quan đến cơ cấu tổ chức.
Tuy nhiên, trong 2 năm 2007 và 2008 khi mà hoạt động của công ty có
Trường đại học Thương Mại dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan đã trải qua nhiều sự thay đổi, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tăng đáng kể và đa dạng hóa chủng loại hàng hóa Tuy nhiên, mô hình cơ cấu tổ chức cũ đã bộc lộ hạn chế, đặc biệt là sự quá tải công việc tại phòng kinh doanh Phòng này không chỉ thực hiện các chức năng chính mà còn phải đảm nhiệm các nhiệm vụ marketing như nghiên cứu thị trường và nhu cầu khách hàng Sự quá tải và thiếu chuyên môn trong lĩnh vực marketing đã ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Do đó, việc thành lập một bộ phận chuyên trách về marketing là cần thiết để nâng cao chất lượng công việc và giảm áp lực cho phòng kinh doanh.
Để giải quyết vấn đề nêu trên, tôi đề xuất thành lập phòng kinh marketing Cụ thể, mô hình cơ cấu tổ chức trong công ty sẽ được điều chỉnh như sau:
Hình 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội (đề xuất)
3.3.2.Hoàn thiện về cơ cấu lao động tại các bộ phận trong công ty Để đánh giá tính hợp lý của cơ cấu lao động trong công ty phải kể đến hai nhân tố quan trọng là số lượng và chất lượng lao động quản lý Nói đến số lượng lao động, cần có số lượng vừa đủ, không quá nhiều và cũng không quá ít mà vẫn đảm bảo được yêu cầu hoàn thành công việc, tránh tình trạng lãng phí do thừa lao động, hay thiếu lao động dẫn tới không hoàn thành công việc Còn về chất lượng lao động,
Phòng kế toán Phòng kỹ thuật sản xuất
Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan, cần chú trọng đến tình trạng chuyên môn và năng lực thực tế của người lao động Việc phân công nhiệm vụ hợp lý và sử dụng đúng người đúng việc sẽ giúp khai thác tối đa năng lực làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Để khắc phục những hạn chế trong cơ cấu lao động, tôi xin đề xuất phương án điều chỉnh tại các phòng chức năng, bắt đầu từ phòng marketing.
Khi thành lập phòng marketing em xin đề xuất cơ cấu nhân sự như sau:
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
2 Nhân viên 02 ĐH, CĐ Marketing > 23
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng marketing công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội
Như vậy theo cơ cấu mới này phòng tổng hợp sẽ có tổng số là 04 thành viên. Với chức năng, nhiệm vụ cơ bản như sau:
+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước về nhu cầu thị trường, các yếu tố đầu vào, đầu ra.
+ Làm công tác marketing cho sản phẩm, hình ảnh cuả công ty.
+ Tìm hiểu xu hướng thị hiếu của thị trường.
Tham mưu cho giám đốc về diễn biến thị trường để giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, từ đó nắm bắt các cơ hội kinh doanh hiệu quả.
+ Giúp công ty phát triển, mở rộng thị trường nhanh chóng đa dạng hóa sản phẩm, loại hình kinh doanh. b)Phòng kinh doanh
Theo kết luận về tình trạng làm việc quá giờ tại phòng kinh doanh của Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội, tổng số giờ làm thêm hàng năm của cán bộ công nhân viên trong phòng này thường vượt quá tổng số giờ làm việc quy định.
Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan, nhận thấy rằng khối lượng công việc của cán bộ công nhân viên là rất lớn Do đó, em xin đề xuất giải pháp bổ sung thêm một nhân viên kinh doanh tại phòng kinh doanh để nâng cao hiệu quả làm việc.
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
1 Trưởng phòng 01 ĐH Kinh tế > 35
2 Nhân viên 03 ĐH, CĐ Kinh tế
Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự phòng kinh doanh công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu may Hà Nội c) Phòng kế toán
Kết luận trong phần thu thập dữ liệu điều tra phỏng vấn cho thấy ý kiến của bà trưởng phòng kế toán về việc bổ sung nhân sự cho phòng kế toán là rất cần thiết để đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
Vì vậy em xin đề xuất bổ xung thêm 01 nhân viên tại phòng kế toán của Công ty.
STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
03 Đại học, cao đẳng Kế toán > 23
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
3.3.3 Giải pháp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong công ty Đây là mối liên hệ phối hợp hoạt động giữa các bộ phận cùng cấp nhưng có chức năng chuyên môn khác nhau, là mối liên hệ hỗ trợ, hợp tác và bổ xung cho nhau trong quá trình hoạt động thể hiện qua việc cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu, số liệu của các phòng ban có liên quan với nhau, cùng nhau phối hợp giải quyết và hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty.
Trong những năm qua, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng của công ty đã đạt hiệu quả cao, với 92% ý kiến cho rằng họ chưa bao giờ gặp phải sự chậm trễ công việc do các phòng ban khác Tuy nhiên, vẫn có một số ít ý kiến cho rằng họ thường xuyên bị chậm trễ do sự trở ngại từ các phòng ban khác Nguyên nhân của tình trạng này có thể đến từ hai yếu tố chính.
Một số phòng ban đang gặp tình trạng quá tải công việc, dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình xử lý, điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác mà còn tác động tiêu cực đến hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong công ty còn hạn chế, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Để khắc phục, công ty cần bổ sung nhân sự và thành lập các phòng ban mới, giúp tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ Tinh thần hợp tác yếu kém do tư tưởng cục bộ và ích kỷ cần được giải quyết bằng cách ban lãnh đạo đưa ra chỉ đạo kiên quyết, thiết lập quy định rõ ràng về phối hợp giữa các bộ phận, và kỷ luật những cá nhân vi phạm Đồng thời, công ty nên giáo dục nhân viên hiểu rằng thành công cá nhân chỉ đạt được khi hoàn thành mục tiêu chung Việc xây dựng môi trường văn hóa và tổ chức các hoạt động thể thao sẽ tạo cơ hội giao lưu, tăng cường sự đoàn kết và cải thiện mối liên hệ phối hợp trong công ty.
Trường đại học Thương Mại GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan
3.3.4 Bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty
