Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của con người trong xã hội hiện nay

Đó có thể là quan hệ dòng họ, huyết thống như cha mẹ, con cái,ông bà – cháu chắt,..; quan hệ hành chính – công việc: thủ trưởng với nhânviên; quan hệ tâm lý: bạn bè, tình yêu,…Trong các

BÁO CÁO THỰC TẬP

Đề tài

Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của con

người trong xã hội hiện nay

MỤC LỤC

PHẦN 1: TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHÊN CỨU 2

I – Khái quát về giao tiếp 2

2 Vai trò của giao tiếp 2

3 Chức năng của giao tiếp 3

4 Mục tiêu của giao tiếp 4

3.1 Kênh giao tiếp chính thức 5

2 Nhớ tên khách hàng 7

4 Hãy cho khách hàng biết họ là người quan trọng 7

5 Tôn trọng khách hàng 8

6 Quan tâm thực sự đến khách hàng 8

7 Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình 8

8 Kiên định quan điểm 9

9 Đừng thích tranh biện 9

10 Đừng bao giờ khoe khoang 9

12 Khuyên người khác 9

13 Hãy cố hiểu người khác 10

1 Nội dung trao đổi khi giao tiếp 16

3 Trao đổi gián tiếp 17

4 Thông tin trao đổi đơn giản và dễ hiểu 17

5 Tiếp nhận sự phản hồi 17

II –Nguyên nhân của vấn đề 19

PHẦN 4: QUAN ĐIỂM CỦA CÁ NHÂN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 20

PHẦN 1: TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại

và phát triển của những cộng đồng xã hội nhất định Trong quá trình sống vàhoạt động, giữa con người với con người luôn tồn tại nhiều mối quan hệkhác nhau Đó có thể là quan hệ dòng họ, huyết thống như cha mẹ, con cái,ông bà – cháu chắt, ; quan hệ hành chính – công việc: thủ trưởng với nhânviên; quan hệ tâm lý: bạn bè, tình yêu,…Trong các mối quan hệ đó chỉ một

số ít là có sẵn ngay khi chúng ta được sinh ra, còn lại đa số các quan hệ chủyếu được hình thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt độngtrong cộng đồng xã hội, thông tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc thường xuyên,

….chúng ta thường gọi là sự giao tiếp

Ở mọi thời đại, giao tiếp, ứng xử giữa con người và con người diễn raliên tục, trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũngnhư trong công việc Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người.vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội Cùng với sự phát triển của xãhội, của nền kinh tế hàng hóa, kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiếpcủa nhiều nghề, trong đó có kinh doanh và văn phòng là điều kiện của sựthành đạt trong lĩnh vực này

Do đó em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của con ngườitrong xã hội hiện nay.”

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHÊN CỨU

I – Khái quát về giao tiếp

1 Giao tiếp là gì?

Trong giao tiếp, chúng ta thường sử dụng lời nói để biểu đạt ý nghĩ của mình

và để trao đổi thông tin với người khác Nhưng giao tiếp không chỉ đơn giản

là nói chuyện với ai đó mà trong đó còn bao hàm rất nhiều các vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào? Bạn hiểu đối tượng giao tiếp với mình như thế nào? Làm thế nào để hai bên có thể hiểu rõ về các thông tin cùng trao đổi? Bạn làm thế nào để lần giao tiếp đó đạt được kết quả như bạn mong đợi ?

Giao là xã giao, có nghĩa là thành lập mối quan hệ với những người xung quanh mình, gần hay xa.Tiếp là tiếp đón, có nghĩa là cách đón nhận những mối quan hệ được thành lập Đối với cách giao tiếp, tốt nhất là bạn tập cởi mở, thân thiện, thật lòng với mọi người

Vậy giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữacon người với con người nhằm thỏa mãm những nhu cầu nhất định Giaotiếp là cách ta trao đổi tin tức và thông điệp cho nhau Đó là những gì ta nói

và cách mà ta nói, thông qua từ ngữ, âm sắc, giọng điệu, tiếng hát, điệu bộ,hiệu lệnh, tư thế, phục trang, sự biểu lộ cảm xúc, lắng nghe, hành động,khiêu vũ, và thậm chí cả… bằng cách im lặng Giao tiếp cho người ta cơ hội

để biệu lộ niềm hy vọng, ước mơ, những vấn đề, quan niệm, ý kiến, và cảmxúc

2 Vai trò của giao tiếp

Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển xãhội, là tập hợp gồm nhiều người có mối quan hệ với nhau Mối quan hệ chặt

chẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để phát triển

xã hội

Trong đời sống con người, giao tiếp là điều kiện tâm lý, nhân cách cánhân phát triển bình thường Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội.Nhờ có giao tiếp mà mỗi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xãhộị, gia nhập vào cộng đồng, phản ánh các quan hệ trong xã hội Trong quátrình giao tiếp có nhiều phẩm chất của con người được hình thành và pháttriển Khi tiếp xúc với người khác, chúng ta nhận thức được nên ứng xử nhưthế nào, ra làm sao cho tốt, cái gì nên làm và không nên làm, từ đó mà thểhiện thái độ và hành động cho phù hợp

Giao tiếp nhằm thỏa mãm các nhu cầu của con người: nhu cầu về thông tin,nhu cầu được thừa nhận, sự chú ý, quan tâm, được thỏa mãntrong giao tiếp.Trong cuộc sống của mỗi con người nhu cầu giao tiếp xuất hiện rất sớm,ngay từ khi được sinh ra: nhu cầu yêu thương, nhu cầu được an toàn,

Mặt khác, trong công việc, Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo,

tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn đượccoi như bí quyết thành công trong cuộc đời, công việc

3 Chức năng của giao tiếp

Trong xã hội, thông qua giao tiếp, con người có thể trao đổi cho nhaunhững thông tin nhất định trong công việc cũng như trong cuộc sống Đểhoàn thành một công việc tốt đẹp, mọi người phải phối hợp, thống nhất vớinhau thật nhịp nhàng, Muốn vậy họ cần phải tiếp xúc với nhau, để trao đổi,bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng người, phổ biến quytrình, cách thức thực hiện công việc và khi thực hiện cần có sự thống nhấtvới nhau

Khi giao tiếp chúng ta ảnh hưởng, tác động đến người khác và ngược lại,người khác cũng ảnh hưởng, tác động đến chúng ta bằng các hình thức khác

nhau ( thuyết phục, bắt trước, ) Một người có khả năng lãnh đạo chính làngười có khả năng ảnh hưởng đên người khác, biết thu phục lòng người, lờinói có trọng lượng đối với người khác Bên cạnh đó cũng phải biết phê bình

và tự phê bình, thấy được các ưu điểm và thiếu sót của bản thân để sữa chữa

và hoàn thiện mình

Giao tiếp có liên quan đến lĩnh vực cảm xúc trong đời sống tâm lý củacon người, khơi dậy những cảm xúc nhất định ( niềm vui – nỗi buồn, lạcquan – bi quan, ) Giao tiếp không chỉ biểu hiện mối quan hệ giữa conngười với con người mà còn là cách thức cho con người thiết lập các mốiquan hệ mới và phát triển nó

4 Mục tiêu của giao tiếp

Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứngphó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó

xử Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càngcao Để đạt được như vậy cần có những mục tiêu cụ thể khi giao tiếp:

 Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;

 Có được sự phản hồi từ người nghe;

 Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe

 Truyển tải được những thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắclỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiềuhõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này

 Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ khôngphản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ tronggiao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn -

cả trong đời tư và trong sự nghiệp

II – Các yếu tố cấu thành nên giao tiếp

1 Người gửi

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình

sự tin tưởng Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiệnnhững hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạtthông điệp Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cánhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới).Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việcthông điệp của bạn có thể bị hiểu sai

2 Thông điệp

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phốibởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận,những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng nhưphong cách giao tiếp riêng của bạn

Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ

để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta

có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hànhđộng

3 Kênh truyền đạt thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặpmặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bảnghi nhớ hay báo cáo

3.1 Kênh giao tiếp chính thức

 Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan

hệ công việc, quy trình, phản hồi, …

 Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …

 Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia

sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …

3.2 Kênh giao tiếp không chính thức: Các chức năng của kênh giao tiếpkhông chính thức:

 Xác nhận thông tin;

 Mở rộng thông tin;

 Lan truyền thông tin;

 Phủ nhận thông tin;

 Bổ sung thông tin

4 Người nhận thông điệp

 Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận Khôngnghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi

 Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vàoquá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởngđến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lạithông điệp đó

 Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trýớc những yếu tố này đểhành động một cách hợp lý

6 Bối cảnh

 Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh

 Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nềnvăn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)

III – Các nguyên tắc khi giao tiếp

Khi bạn thực sự lắng nghe khách hàng, một cảm giác thoải mái, dễchịu sẽ xuất hiện trong lòng mỗi khách hàng – bởi vì sự lắng nghe chânthành rất ít, thậm chí ngay cả khi bạn ở nhà và ở giữa những người thân.Lắng nghe tạo cho khách thấy bạn tôn trọng, đánh giá cao và quan tâm đếnhọ.

2 Nhớ tên khách hàng

Xưng tên thật của bản thân là một trong những âm thanh ngọt ngàonhất mà khách hàng muốn được nghe từ bạn Việc xưng hô bằng tên riêngtrong cuôc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy bạn nhìn nhận họ với tưcách là một cá nhân nói riêng chứ không phải là đối tượng khách hàngchung chung, từ đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng

Tuy nhiên, không nên sử dụng tên riêng của khách hàng một cách quáthường xuyên bởi vì nó có thể khiến khách hàng khó chịu, nên sử dụng vàolúc đầu và lúc kết thúc cuộc hội thoại

3 Nụ cười từ trái tim của bạn

Duy trì phục vụ khách hàng với nụ cười trên khuôn mặt dường như làcái gì đó hơn rập khuôn Tuy nhiên nếu bạn muốn khách hàng yêu thích dịch

vụ của bạn, hãy thực hiện nó với một nụ cười chân thành Một nụ cười chânthật sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được chào đón, an tâm hơn và để lại

trong lòng khách hàng một sự nồng ấm Tuy nhiên sử dụng nụ cười đúng lúcđúng chỗ thì sẽ có tác dụng tích cực nếu không sẽ bị phản ngược lại.

4 Hãy cho khách hàng biết họ là người quan trọng

Bất kỳ một công ty nào cũng có nhiều khách hàng khác nhau, nhữngkhách hàng này chỉ thực sự yêu quý công ty của bạn nếu bạn khiến họ cảmthấy mình thực sự quan trọng

Tham khảo ý kiến từ khách hàng: bất kỳ khách hàng nào cũng có sẵn những

ý kiến cá nhân về cung cách làm việc của bạn và công ty bạn, nếu họ đượchỏi vào thời điểm thích hợp theo những cách thích hợp, đồng thời họ sẽ cảmthấy rằng bạn thực sự quan tâm đến câu trả lời và khách hàng sẽ đưa cho bạnlời khuyên

Coi trọng ý kiến của khách hàng, đừng nói họ nhầm lẫn Hãy để họ thỏathích nói những gì họ muốn nói Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận, cướplời khằng định hơn thiệt với khách hàng khi xảy ra những điều phàn nàn củakhách Việc cần thiết và là nhiệm vụ của bạn là phải lắng nghe, cảm ơn vàtìm cách khắc phục thiếu sót ngay sau đó nếu có thể

7 Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình

Hãy để tôi giúp bạn một tay Một câu nói tuy ngắn ngủi nhưng rất có

ý nghĩa Dù chỉ là giúp đỡ khách mang hàng ra xe hay đơn giản là mở cửagiúp người đang mang hàng nặng trên tay thì một thông điệp là bạn luôn sẵnsàng giúp đỡ họ và ấn tượng này sẽ hằn sâu vào tâm trí khách hàng, tạo ấntượng và có thể khiến khách hàng quay lại vào lần sau

8 Kiên định quan điểm

“ Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lờicủa mình”

Các sếp luôn trọng dụng và quý những nhân viên có đầu óc, có suy nghĩriêng Nếu như bạn là người mà người khác nói gì thì mình nói ấy, bạn sẽ bịmọi người quên mất sự tồn tại của bạn và địa vị của bạn ở trong cơ quancũng chẳng cao cả gì, cần phải biết nói lên tiếng nói của mình, cách suy nghĩcủa bản thân

9 Đừng thích tranh biện

Bạn cần sống hòa bình, gần gũi hơn với mọi người trong cơ quan, nóinăng phải nhẹ nhàng, nhất là phải có trên có dưới rõ rang, không được nóinhư ra lệnh

10 Đừng bao giờ khoe khoang

“ Đừng có khoe khoang mình ở công ty “ Nếu bạn là người rất giỏichuyên môn, nếu bạn được sếp trọng dụng thì những điều này có trở thànhvốn khoe khoang của bạn hay không? Dù bạn có giỏi dang đến đâu thì bạncũng cần phải hết sức cẩn thận khi ở cơ quan

11 Hiểu rõ thông điệp của người nói

Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe cóthể hoàn toàn khác nhau, mọi sự chắt lọc, giả định, phê phán cũng như tintưởng mang màu sắc cá nhân của chúng ta có thể sẽ bóp méo những gì

chúng ta được nghe Bạn nên gợi lại hoặc tổng hợp lại những gì người khácnói để chắc chắn mình đang hiểu được vấn đề.

12 Khuyên người khác

Đừng đưa ra lời khuyên trừ phi người ta hỏi bạn Điều này có thể sẽrất khó thực hiện, nhất là khi chúng ta thấy rõ ràng ý tưởng của mình sẽ cólợi cho người kia Thay vì bạn nói nên làm thế nào thế kia thi bạn nên sửdụng một số cách nói khác thể hiện sụ tôn trọng của mình

13 Hãy cố hiểu người khác

Bạn hãy tìm ra một điểm tương đồng thay vì chỉ chăm chăm vào sựkhác biệt giữa bạn và người khác Một cách để tìm ra sự tương đồng là việcchia sẻ các dự định thầm kín củ mình

IV – Mốt số cách ứng xử

1 Thủ thuật "ném đá thăm đường":

Có bạn trai tâm sự: Đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp một ngườicon gái mà tôi thầm mơ ước, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấynhưng không biết phải bắt đầu như thế nào?

Có lẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng thú Chẳng hạn có thể

từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới được mọi người yêu thích,hay một bộ phim mới, một quyển sách mới, một mốt quần áo mới nhữngcái đối phương biết rõ và có phản ứng tích cực Hoặc có thể từ một điểmchung nào đó về học tập, việc làm Bắt đầu từ những câu chuyện khôngquan trọng lắm để làm mất đi sự căng thẳng và ngăn cách giữa hai người vàqua đó bạn có thể hiểu thêm về người bạn mà ta muốn gần gũi (những sởthích, thói quen, cá tính ) có một sơ đồ giao tiếp sau đây:

a Giai đoạn trước khi giao tiếp:

- Xác định mục đích, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt

- Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh:

 Sở thích,thói quen, cá tính.

 Thời gian, không gian cuộc gặp

 Có hay không có người giới thiệu

 Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh

b Giai đoạn giao tiếp:

Nên:

 Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa

 Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân

 Nói ít về mình Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đốiphương

 Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc

 Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện

 Tự tin

Không nên:

 Vội vã đi vào vấn đề chính

 Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân

 Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phươngđặt những câu hỏi thăm dò

 Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp

 Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó

 Rụt rè, lảng tránh, ấp úng

2 Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa: