Bài Giảng Tổ Chức Sự Kiện ( Event Planning ) - Chuyên Đề - Sự Kiện Ngoài Trời

Event Planning Event Planning CHUYÊN ĐỀ SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI 1 Tổng quan chương trình Buổi Nội dung Mục đích 1 Phát triển ý tưởng Các bước kiểm tra thực địa Quản lý đám đông Chia nhóm, xác định loại sự[.]

Event Planning

CHUYÊN ĐỀ

SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Phân tích case study Lên Proposal lần 1

2 Quản lý đám đông

Thực hiện sản xuất Giấy phép, Vệ sinh, An toàn, Đối tác

Áp dụng trực tiếp vào kế hoạch nhóm Trình bày proposal lần 2 với thiết kế

Chỉnh sửa proposal từng nhóm

3 Trình bày kế hoạch hoàn chỉnh

Thời lượng: 180 phút/ buổi

Dự kiến kéo dài trong 2 tuần 1 tuần 2 buổi

Buổi 1: Phát triển ý tưởng - Thực địa

 Mục đích Sự Kiện Ngoài Trời

 Ưu điểm

 Nhược điểm

 Các loại Sự Kiện Ngoài Trời

 Qui trình chọn và phát triển ý tưởng

 Thực địa

 Lên kế hoạch tài chính

 Các nguyên tắc cơ bản về phân luồng

 Giải quyết các nhu cầu cơ bản và an ninh

 Xử lý Tai nạn

Buổi 1: Mục đích Sự Kiện Ngoài Trời

 Gây sự quan tâm từ cộng

đồng

 Khơi gợi tính chủ động

 Khuyến khích sự tham gia

của nhiều đối tượng

 Gây Quỹ, cổ động cho một

“Cause” - “Lí do”

Buổi 1: Mục đích Sự Kiện Ngoài Trời

 Gây sự quan tâm từ cộng đồng

 Khơi gợi tính chủ động

 Khuyến khích sự tham gia của nhiều đối tượng

 Gây Quỹ, cổ động cho một “Cause” - “Lí do”

Buổi 1: Ưu điểm của Sự kiện Ngoài trời

 Tính linh hoạt trong quá

trình tổ chức

 Dễ được hỗ trợ thêm

ngoài tài trợ

 Dễ gây tiếng vang

 Khung cảnh, môi trường

phong phú

Buổi 1: Nhược điểm của Sự kiện Ngoài trời

 Thời tiết thay đổi

 Đám đông thay đổi

 Giấy phép phức tạp

 Nhiều yêu cầu khác nhau

từ các đối tác

Buổi 1: Các loại Sự kiện Ngoài trời

Buổi 1: Chọn ý tưởng Sự kiện Ngoài trời

Các câu hỏi Pre Conceptualize

 Sự kiện thể loại gì?

 Đối tượng tham gia là ai?

 Địa điểm dự kiến là chỗ nào?

 Khi nào thì tổ chức và kéo dài trong

Buổi 1: Chọn ý tưởng Sự kiện Ngoài trời

Buổi 1: Qui trình tổ chức Sự kiện Ngoài trời

 Ban Tổ Chức

 Ban An Toàn Sức Khỏe

 Nội dung chương trình

Buổi 1: Kiểm tra thực địa

 Khu Vực Chính diễn ra sự kiện

 Khu Vực Phụ diễn ra các hoạt động

bổ trợ

 Khu BTC, cấp cứu, kỹ thuật

 Nguồn điện, nước

 Bảo Vệ Thực địa, Công an gần

nhất

 Khu vực vệ sinh

 Khu vực quảng cáo

 Khu vực ăn uống

 Lối thoát hiểm

 Đường và dân cư xung quanh

Buổi 1: Kế hoạch tài chính

 Nguồn tiền

 Gói tài trợ

 Cho thuê địa điểm

 Các phương thức gây quỹ:

 Bán vé

 Thùng từ thiện

 Vật phẩm đấu giá

 Vé lotto may mắn

Buổi 1: Case Study

 Colour ME Run (tìm hiểu trước)

 Chia nhóm và thực hiện lên ý tưởng ban đầu

Buổi 1: Các nguyên tắc cơ bản về phân

 Lối đi riêng cho BTC

 Lối đi riêng cho Suppliers

 Lối đi riêng cho khách VIP

 Lối đi riêng cho khách

Buổi 1: Giải quyết các nhu cầu cơ bản và

Buổi 1: Xử lý Tai nạn

 Huấn luyện sơ cứu cho nhân

viên sự kiện

 Ban Sơ Cấp Cứu

 Phương tiện vận chuyển

 Đường ngắn nhất đến bệnh

viện

 Người thân của người tai nạn

và đám đông

Buổi 2: Quản lý đám đông và Sản xuất Sự

kiện

 Xử lý khủng hoảng ngoài dự kiến

 Rượu + Pháo hoa + Người nổi tiếng

 Trẻ em, Phụ nữ, Người lớn tuổi, Người khuyết tật

 Các tiêu chuẩn vệ sinh tại sự kiện

 Các tiêu chuẩn an toàn tại sự kiện

 Các tiêu chuẩn ứng xử với đối tác

 Kế hoạch chi phí

Buổi 2: Xử lý khủng hoảng ngoài dự kiến

 Safety First

 Vai trò Đơn vị trực chốt

 Báo chí và truyền thông

 Ban Xử lý khủng hoảng

Buổi 2: Trẻ em, Phụ nữ, Người lớn tuổi,

Người khuyết tật

 Lối đi và khu vực hoạt động

riêng hoặc có biển báo

 Các chú ý, nhắc nhở về sức

khỏe và an toàn

 Hỗ trợ của đơn vị trực chốt

Buổi 2: Rượu + Pháo hoa + Người nổi tiếng

 Rào chắn

 Chữa lửa

 Nguồn điện và khu vực

 Quảng cáo sự kiện

Buổi 2: Rehearsal

 Cách sự kiện chính không quá

72 tiếng

 Tất cả đối tác liên quan có mặt

 Chạy thử chương trình toàn

bộ

 Điều chỉnh thực tế

Buổi 2: Chú ý trong hợp đồng Suppliers

 Các điều khoản về chi trả

 Các điều khoản chịu trách

nhiệm và bảo hiểm

 Các điều khoản về tiến độ và

chất lượng

 Người quản lý hợp đồng