Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Phân tích đánh giá quy trình tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Phương pháp nghiên cứu
Tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Phân tích, tổng hợp kinh nghiệm quy trình tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương. Đánh giá thực trạng và nêu ra giải pháp hoàn thiện tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương.
Cấu trúc của báo cáo
Chương 1 Giới thiệu về công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương Chương 2 báo cáo quá trình thực tập và thực trạng hoạt động của bộ phận kinh doanh tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Chương 3 đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công tyTNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH THUỲ DƯƠNG
Tên và vị trí công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Tên công ty: công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương Địa chỉ: 427/8 Hà Huy Tập, Phường An Khê, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Thông tin liên lạc công ty
Sứ mệnh và tầm nhìn
(Nguồn: Phòng nhân sự cung cấp, 2023)
Sơ đồ 1.1 Sứ mệnh của công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và du lịch, được công nhận và tin cậy bởi khách hàng và đối tác, cùng đóng góp vào việc phát triển ngành du lịch Việt
Tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và tạo ra giá trị cho khách hàng thông qua việc tổ chức các sự kiện và chuyến du lịch chất lượng cao, đáp ứng các nhu cầu và mong đợi của khách hàng
Công ty chủ yếu hoạt động ở lĩnh vực bán buôn, bán lẻ và và dịch vụ như sau
Bảng 1.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty Thùy Dương T
1 Bán buôn Bán buôn gạo
Bán buôn đồ uống Chi tiết: Bán buôn rượu, bia và đồ uống không cồn.
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết: Bán buôn văn phòng phẩm, giấy in, giấy photocopy, túi nilon tự hủy, mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh, chất tẩy rửa, bột giặt, nước rửa chén, nước xả vải, nước lau sàn
Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Chi tiết: Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh; kính xây dựng, véc ni, thiết bị lắp đặt vệ sinh: ống, ống dẫn, khớp nối, vòi, cút chữ T, ống cao su; gỗ cây, gỗ xẻ, các loại gỗ đã qua chế biến; dụng cụ cầm tay: búa, cưa, tua vít, dụng cụ cầm tay khác, đinh, ốc, bù lon, con tán, tắc kê; Bán buôn xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi; bán buôn sơn nước, bột trét tường; Bán buôn đồ ngũ kim (không hoạt động tại trụ sở) Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Bán buôn dụng cụ bảo hộ lao độngBán buôn tổng hợp
(trừ hàng hóa nhà nước cấm)
2 Bán lẻ Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào chiếm tỷ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp Chi tiết: Bán lẻ lương thực, thực phẩm, rượu, bia, nước giải khát, thuốc lá điếu sản xuất trong nước (không bán sản phẩm gia súc, gia cầm, thủy hải sản tươi sống và sơ chế tại trụ sở)
Bán lẻ khác trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh Chi tiết: Bán lẻ đường, sữa và các sản phẩm từ sữa, bánh, mứt, kẹo; các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng nội thất tương tự trong các cửa hàng chuyên doanh.
Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ thiết bị, dụng cụ thể dục, thể thao trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh chi tiết: Bán lẻ khẩu trang y tế, khẩu trang kháng khuẩn, khẩu trang vải Bán lẻ dụng cụ - vật tư y tế, các thiết bị liên quan đến ngành y tế Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh
Chi tiết: Bán lẻ đồ bảo hộ lao động, đồng phục học sinh
(không bao gồm in tráng bao bì bằng kim loại, in trên các sản phẩm vải, sợi, dệt, may, đan)
Vận tải hành khách đường bộ khác Chi tiết: Kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Chi tiết: Kinh doanh vận tải hàng bằng xe ô tô Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Chi tiết : Đại lý bán vé máy bay, vé tàu hỏa, vé xe ô tô;
Dịch vụ lưu trú ngắn ngày Chi tiết: Kinh doanh cơ sở lưu trú du lịch Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động.
Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới )
Dịch vụ phục vụ đồ uống (Trừ quán bar, vũ trường) Quảng cáo
Hoạt động nhiếp ảnh Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Dịch vụ dịch thuật Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Dịch vụ dịch thuật
Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác Đại lý du lịch
Chi tiết: Kinh doanh du lịch lữ hành nội địa Điều hành tua du lịch
Dịch vụ đặt chỗ và các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch
Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại Chi tiết: Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo Giáo dục khác chưa được phân vào đâu Chi tiết: Đào tạo kỹ năng sống, làm việc nhóm Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khoẻ tương tự (trừ hoạt động thể thao)
Chi tiết: Dịch vụ massge.
(Nguồn: Công ty cung cấp, 2023)
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương Được thành lập vào giữa năm 2012 dưới dạng hộ sản xuất kinh doanh cá thể, công ty đã thiết kế và sản xuất ra các sản phẩm liên quan đến sự kiện Đến năm 2022, công ty quyết định mở rộng quy mô kinh doanh nên tiến hành thành lập Công ty Thùy Dương Đến 15/3 năm 2023, công ty quyết định tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 3 tháng để tận dụng các chính sách về ưu đãi thuế cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng đến covid19 Công ty sẽ hoạt động lại sau thời gian này.
Ngoài các mặt hàng đăng ký kinh doanh, Công ty hiện đang kinh doanh qua các trang facebook và các sàn thương mại điện tử với các mặt hàng phụ kiện liên quan đến sinh
Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
1.3.1 Sơ đồ tổ chức cơ cấu
(Nguồn: Phòng Nhân Sự Thùy Dương, 2023)
Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty Thùy Dương.
Các bộ phận trong công ty đều có mối liên kết chặt chẽ với nhau Phòng nhân sự rất quan trọng, có vai trò tuyển dụng nhân viên cho công ty, đào tạo nhân viên, đưa ra các quy định, chính sách trong công ty để các nhân viên chấp hành theo Phòng truyền thông giúp đem các sản phẩm của công ty đến với nhiều khách hàng, giúp phòng kinh doanh tiếp cận với khách dễ dàng, hiệu quả hơn Phòng kinh doanh thì tư vấn, hỗ trợ các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của công ty, thuyết phục khách mua hàng, đây là bộ phận quan trọng đem về doanh thu cho công ty Phòng CSKH thì có nhiệm vụ tiếp nhận và giải đáp các vấn đề khách hàng gặp phải khi mua hàng, giúp các nhân viên bán hàng giải quyết các trường hợp khách đổi trả hay muốn bảo hành sản phẩm Bộ phận kho và sản xuất sẽ nhận các đơn hàng từ nhân viên bán hàng để đóng gói gởi đi cho khách, cũng tiếp thu ý kiến của khách hàng về sản phẩm từ phòng kinh doanh và phòng chăm sóc khách hàng để hoàn thiện sản phẩm tốt hơn.
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Từng tổ chức, cá nhân sẽ được phân công nhiệm vụ và chức năng riêng biệt Cụ thể như sau:
- Giám đốc công ty: là người rất quan trọng Có trách nhiệm đứng đầu và điều hành doanh nghiệp Bao gồm:
+ Đưa ra các quyết định quản trị liên quan đến bộ máy quản lý cần thiết để hoạt động kinh doanh được thông suốt.
+ Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện hiệu quả.
+ Tổ chức xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo.
+ Là người đại diện trước pháp luật cho công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh.
+ Có nhiệm vụ theo dõi một cách chi tiết và đầy đủ tất cả các khoản tài sản và nguồn vốn công ty.
+ Bảo vệ các thông tin tài chính của công ty, bảo quản các loại chứng từ, sổ ghi chép và các tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty.
+ Thống kê chấm công, tính lương cho toàn bộ nhân viên công ty.
+ Lập kế hoạch tài chính, thuyết minh tài chính và chịu trách nhiệm pháp lý về công tác này.
+ Báo cáo thông tin cho cấp trên về mọi hoạt động liên quan đến kinh doanh để Giám Đốc kịp thời đưa ra các quyết định quản trị.
+ Thông báo cho nhân viên công ty về các vấn đề như lịch nghỉ lễ, Tết, bảo hiểm… + Đăng thông tin tuyển dụng và tham gia tuyển dụng nhân viên cho công ty.
- Phòng truyền thông: Đây là phòng quang trọng trong việc tìm kiếm khách hàng. + Chịu trách nhiệm về hình ảnh của công ty từ những hình ảnh sản phẩm cho đến hình ảnh của nhân viên trong công ty.
+ Lên kế hoạch chụp sản phẩm, lựa chọn mẫu ảnh và viết bài để quảng cáo các sản phẩm của công ty nhằm tìm kiếm khách hàng.
+ Phòng truyền thông của công ty có thêm bộ phận xử lý kỹ thuật: đây là bộ phận chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công nghệ, máy móc của nhân viên trong quá trình làm việc và bảo mật thông tin của công ty.
- Phòng kinh doanh: Đây là phòng quan trọng nhất mang lại lợi nhuận cho công ty và đại diện cho công ty trực tiếp trao đổi với khách hàng Biết được nhu cầu của khách hàng và đem sản phẩm của công ty đến gần hơn với khách hàng.
+ Trưởng phòng kinh doanh phải đặt ra các mục tiêu cho nhân viên và chịu trách nhiệm cho kết quả hoạt động kinh doanh trước cấp trên, luôn theo dõi và giám sát nhân viên trong quá trình làm việc Thống kê doanh thu đạt được trong tháng, quý…
+ Quản lý phòng kinh doanh chịu trách nhiệm cho các trang thương mại điện tử của công ty Theo dõi các nhân viên và đào tạo nhân viên bán hàng mới Lập kế hoạch kinh doanh mỗi ngày để đưa lên cấp trên.
+ Nhân viên bán hàng thì phải chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng, theo dõi các đơn hàng mình đã bán Tìm hiểu kỹ về nhu cầu của khách hàng, đưa ra sản phẩm phù hợp,đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Kiểm soát KPI phải đạt chỉ tiêu mỗi ngày mà cấp trên đề ra.
- Phòng chăm sóc khách hàng: Đây cũng là một bộ phận quan trọng, giúp công ty giữ chân khách hàng.
+ Trưởng phòng chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ theo dõi các nhân viên trong bộ phận, đào tạo các nhân viên mới Có trách nhiệm làm việc với các bên vận chuyển để theo dõi đơn hàng của khách hàng Làm việc giao hàng đến khách hàng, tiếp thu ý kiến, lý do khách trả hàng hay không nhận hàng.
+ Nhân viên chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng Theo dõi tất cả các đơn hàng của nhân viên kinh doanh Làm việc trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách của bên vận chuyển để hàng được đi nhanh hơn, biết được lộ trình của đơn hàng, liên hệ giao hàng tới khách hàng Ngoài ra, nhân viên chăm sóc khách hàng còn phải xin phản hồi của khách hàng về sản phẩm của công ty, giới thiệu các chương trình khuyến mãi của công ty tới khách hàng Hỏi thăm, gửi lời chúc, tri ân tới khách hàng trong các dịp lễ, Tết…
+ Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất các sản phẩm để tránh sản phẩm bị lỗi, hư hỏng.
+ Kho chịu trách nhiệm theo dõi đơn hàng của nhân viên bán hàng để gói hàng cùng việc gửi hàng đi.
+ Kiểm tra các đơn hàng bị hoàn về xem có bị lỗi hay không.
+ Kịp thời xử lý những mặt hàng sắp hết nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng tránh bị gián đoạn Theo dõi số lượng hàng còn trong kho, cập nhật số lượng để nhân viên bán hàng có thể tư vấn bán hàng cho khách hàng.
Hệ thống thống sản phẩm của công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Bảng 1.3 Hệ thống thống sản phẩm của Công ty Thùy Dương
(Nguồn: Công ty cung cấp, 2023)
CHƯƠNG 2 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH THUỲ DƯƠNG
2.1 Giới thiệu về bộ phận sự kiện tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
2.1.1 Sơ lược bộ phận sự kiện
Bộ phận sự kiện là một phần trong phòng kinh doanh
(Nguồn: Công ty Thùy Dương, 2022)
Sơ đồ 2.1 Vị trí của bộ phận trong phòng kinh doanh trong phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh có 2 bộ phận chính là bộ phận sự kiện và bộ phận du lịch
Bộ phận sự kiện có các nhiệm vụ và công việc như sau:
Tư vấn và thiết kế các ý tưởng, chủ đề và hoạt động cho các sự kiện như hội thảo, triển lãm, lễ khánh thành, tiệc cưới, sự kiện nghệ thuật,
Lập kế hoạch và quản lý chi phí cho các hoạt động sự kiện
Liên hệ và thương lượng với các đối tác, nhà tài trợ, nhà cung cấp dịch vụ và nghệ sĩ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công
Quản lý và điều hành sự kiện để đảm bảo chất lượng và sự hài lòng của khách hàng
Bộ phận kinh doanh Bộ phận điều hành tour inbound Outbound
2.1.2 Cơ cấu nhân sự bộ phận sự kiện
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự bộ phận sự kiện Đơn vị tính: Người
STT Bộ phận Số lượng
(Nguồn: Công ty Thùy Dương, 2023)
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận sự kiện
Bộ phận sự kiện tại một công ty tổ chức sự kiện như Thùy Dương có nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm và phát triển các cơ hội kinh doanh mới cho công ty Các công việc chính của bộ phận này bao gồm:
Nghiên cứu và phân tích thị trường: Bộ phận sự kiện sẽ tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường để tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, xu hướng sự kiện mới nhất, đối thủ cạnh tranh, v.v Từ đó, họ có thể xác định được các cơ hội kinh doanh mới và thiết lập chiến lược tiếp thị phù hợp.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Bộ phận kinh doanh sẽ liên lạc với các khách hàng tiềm năng, giới thiệu về các dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện, tư vấn về các gói dịch vụ, giá cả, v.v để đạt được các hợp đồng mới.
Tổ chức chương trình quảng cáo và tiếp thị: Bộ phận sự kiện sẽ thực hiện các hoạt động quảng cáo, tiếp thị và xây dựng thương hiệu cho công ty, đảm bảo rằng công ty luôn được quan tâm và lựa chọn trong các dự án tổ chức sự kiện. Điều hành quản lý dự án: Bộ phận sự kiện sẽ điều hành và quản lý các dự án sự kiện của công ty, đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Thúc đẩy bán hàng và phát triển kinh doanh: Bộ phận sự kiện sẽ thúc đẩy bán hàng và phát triển kinh doanh bằng cách tạo ra các chiến lược tiếp thị mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại và tiềm năng.
2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi tại bộ phận sự kiện của công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Bảng 2.2 Báo cáo quá trình thực tập tại công ty Thùy Dương
Tuần Công việc thực hiện
1 Làm quen với công việc tại công ty
TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ
Dương và các bộ phận
Nâng cao kỹ năng giao tiếp.
Trong công việc liên lạc với khách hàng, đối tác và các bên liên quan, kỹ năng giao tiếp là một yếu tố vô cùng quan trọng Tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương, em sẽ được trau dồi và nâng cao kỹ năng giao tiếp thông qua các hoạt động như liên lạc, đàm phán, thương lượng và giải quyết các vấn đề liên quan.
2 Làm quen cơ sở vật chất công ty
Tìm hiểu tài liệu công ty liên quan đến tổ chức sự kiện
Thực hành nâng cao kỹ năng quản lý cơ sở vật chất
Nghiên cứu các quy trình và quy định về quản lý cơ sở vật chất của công ty: Điều này giúp em hiểu rõ các quy định và quy trình của công ty về quản lý cơ sở vật chất, giúp em sử dụng và bảo trì chúng hiệu quả. Đánh giá tình trạng hiện tại của cơ sở vật chất: Xác định và đánh giá tình trạng thực tế của cơ sở vật chất để có kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế chúng.
Quản lý lịch trình bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất: Lập kế hoạch và quản lý lịch trình bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt và giảm thiểu nguy cơ hỏng hóc.
Tuần Công việc thực hiện
Kinh nghiệm học được xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tháng
Theo dõi việc sử dụng cơ sở vật chất: Theo dõi việc sử dụng cơ sở vật chất để đảm bảo chúng được sử dụng đúng cách và tránh lãng phí.
Tạo ra hệ thống báo cáo và theo dõi: Tạo ra hệ thống báo cáo và theo dõi để đánh giá hiệu quả quản lý cơ sở vật chất, phát hiện ra các vấn đề sớm và đưa ra các giải pháp.
Tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm chi phí: Tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm chi phí trong quản lý cơ sở vật chất như tận dụng các thiết bị cũ hoặc sử dụng các thiết bị tái chế để giảm thiểu chi phí.
Hoàn thiện kỹ năng đọc văn bản Để hiểu rõ thông tin và ý tưởng chính trong tài liệu, em nên đọc kỹ lưỡng và nếu cần, đọc lại nhiều lần để đảm bảo hiểu rõ Tìm kiếm từ khóa quan trọng và đánh dấu chúng để tập trung vào các ý chính. Ghi chú và tóm tắt các thông tin quan trọng để có thể sử dụng chúng dễ dàng Phân tích và đánh giá thông tin trong tài liệu để đưa ra nhận định và kết luận chính xác Nếu cần, tìm kiếm thêm thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Tổng hợp các thông tin quan trọng và trình bày ý kiến một cách rõ ràng và dễ hiểu bằng các phương tiện trình bày như bảng biểu, đồ thị, hình ảnh hoặc các trình chiếu Kiểm tra lại và sửa lỗi chính tả hoặc sai sót khác để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của bài tổng hợp.
Hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch: em cần phải có khả năng lên kế hoạch chi tiết và có mục tiêu rõ ràng để thực hiện các hoạt động liên quan đến sự kiện.
Tuần Công việc thực hiện
3 Tham gia hội nghị tổng kết năm của
Công ty và bộ phận kinh doanh
Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp
Các kỹ năng tốt trong giao tiếp khi tham dự tiệc công ty bao gồm:
Đánh giá thực trạng tổ chức sự kiện tiệc cưới của công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
Tổ chức sự kiện tiệc cưới đang trở thành một hoạt động hot trên thị trường để cặp đôi tổ chức lễ cưới, đồng thời quảng bá thương hiệu, giao lưu đối tác hoặc đơn giản chỉ muốn trở nên tuyệt vời nhất trong ngày trọng đại của mình Để đáp ứng nhu cầu này, chương trình tiệc cưới phải thật độc đáo và thu hút khách hàng Công ty Thùy Dương cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận với những ưu điểm vượt trội sau đây. Đầu tiên, công ty Thùy Dương có đội ngũ nhân viên năng động, giàu ý tưởng sáng tạo, giúp mang đến cho khách hàng những tiệc cưới đặc sắc và ấn tượng Đồng thời, công ty cũng đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ trong kế hoạch, nhờ nghiệp vụ chuyên môn cao và tính tỉ mỉ trong từng công đoạn.
Thứ hai, công ty Thùy Dương đầu tư đầy đủ các trang thiết bị máy móc chất lượng để phục vụ tốt nhất cho tiệc cưới của khách hàng Công ty luôn cung cấp các thiết bị sử dụng công nghệ hiện đại và đạt tiêu chuẩn, giúp hạn chế tình trạng gián đoạn hoạt động khi sự kiện diễn ra. Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện của công ty Thùy Dương đều là những người có trình độ đại học, chăm chỉ, cần cù và luôn đặt trách nhiệm công việc lên hàng đầu để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
Quy trình tổ chức sự kiện tiệc cưới của công ty Thùy Dương được lên kế hoạch chặt chẽ và chi tiết Đồng thời có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận thực hiện Trong quá trình diễn ra sự kiện, sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề yêu cầu hỗ trợ phát sinh nhanh chóng và khiến khách hàng hài lòng, đội ngũ nhân sự ở công ty luôn luôn hỗ trợ kịp thời cho khách hàng Chính vì thế, hạn chế được rủi ro và khắc phục kịp thời các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện và tạo nên uy tín đối với khách hàng. b) Khuyết điểm và nguyên nhân
Công ty hiện chưa có các kênh truyền thông viết bằng tiếng Anh Điều này đang gây hạn chế trong việc tiếp cận và cung cấp thông tin đến khách hàng quốc tế, khi họ phải nhờ đến trung gian để tiếp cận thông tin về sản phẩm và dịch vụ tiệc cưới của công ty Điều này gây mất thời gian và không đảm bảo tính chính xác của thông tin truyền tải Nguyên nhân của vấn đề này có thể do hạn chế về nguồn lực và không có đội ngũ nhân viên sale có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh.
Công ty cũng gặp phải vấn đề với một số nhà cung ứng không đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện tiệc cưới của khách hàng, khi sản phẩm không đúng mô tả, gây thiếu hài lòng và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của tổ chức tiệc cưới Nguyên nhân xuất phát từ việc Công ty cũng chưa đặt sự chú trọng đến chất lượng sản phẩm cung ứng và chỉ căn cứ vào đơn chào giá của nhà cung ứng. Ngoài ra, công ty cũng gặp phải vấn đề về thiếu đồng bộ trong chương trình tiệc cưới Điều này có thể do MC không có khả năng làm tốt công việc của mình, dẫn đến hiệu ứng chương trình không tốt và khách hàng không hài lòng về sự kiện Các cá nhân được thuê làm việc trong tiệc cưới cũng chưa được chuyên nghiệp, gây ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của sự kiện.
Cuối cùng, công ty cũng gặp phải vấn đề về việc thiếu khảo sát và khảo sát không kỹ, dẫn đến việc mang thiết bị tiệc cưới không phù hợp Nguyên nhân xuất phát từ viêc việc quá tự tin của nhân viên và tin tưởng vào khách hàng Công ty cần cải thiện quy trình khảo sát và nâng cao chất lượng nhân viên để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỆC CƯỚI TẠI CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH THUỲ DƯƠNG
Định hướng kinh doanh tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương
(Nguồn: Công ty Thùy Dương cung cấp, 2023)
Hình 3.1 Một chương trình lễ cưới hợp tác cùng đối tác Để định hướng kinh doanh tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương đến năm 2025, có thể thực hiện các bước sau:
Xác định mục tiêu và tầm nhìn: Trong giai đoạn 5 năm tới, công ty cần xác định được mục tiêu kinh doanh cụ thể và tầm nhìn dài hạn Mục tiêu có thể là tăng doanh thu, mở rộng thị trường, phát triển thương hiệu, tăng số lượng khách hàng, hoặc mục tiêu nào khác.
Nghiên cứu và phân tích thị trường: Cần tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu rõ hơn về xu hướng và nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới Cần lưu ý đến sự thay đổi của thị trường, cạnh tranh từ các đối thủ cũng như đánh giá sức mạnh và điểm yếu của công ty trong ngành.
Phát triển dịch vụ: Để thu hút khách hàng, công ty cần phát triển các dịch vụ tiệc cưới đa dạng, đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ Ngoài ra, cần có sự sáng tạo trong các gói dịch vụ để tạo sự khác biệt so với các đối thủ trong ngành.
Tập trung vào khách hàng: Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong việc kinh doanh tổ chức sự
Quảng bá thương hiệu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào Việc phát triển một chiến lược quảng bá thương hiệu đúng đắn và hiệu quả sẽ giúp nâng cao nhận thức về công ty và các dịch vụ của công ty đến khách hàng, tạo ra sự tin tưởng và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Để phát triển một chiến lược quảng bá thương hiệu hiệu quả, công ty cần sử dụng các kênh quảng cáo phù hợp với mục tiêu khách hàng của mình Các kênh quảng cáo truyền thống như báo chí, truyền hình và radio vẫn là những kênh quảng cáo quan trọng để giới thiệu công ty và sản phẩm của công ty đến khách hàng tiềm năng Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và mạng xã hội, các kênh quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, YouTube Ads, Instagram Ads cũng đang trở thành các kênh quảng cáo được ưa chuộng và hiệu quả hơn. Để đảm bảo hiệu quả của chiến lược quảng bá thương hiệu, công ty cần phối hợp giữa các kênh quảng cáo và các hoạt động PR Hoạt động PR giúp xây dựng hình ảnh và uy tín của công ty, tạo niềm tin và lòng tin của khách hàng đối với công ty Việc tổ chức sự kiện, đưa ra các thông tin mới nhất, hướng dẫn, bài viết, tương tác trên mạng xã hội đều giúp cho công ty tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và thu hút khách hàng quan tâm đến công ty. Để đạt được hiệu quả cao nhất từ chiến lược quảng bá thương hiệu, công ty cần định hình một hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ, nhằm tạo dựng lòng tin và niềm tin cho khách hàng Công ty cần cân nhắc đến những thông điệp, giá trị và ưu điểm của sản phẩm, và xây dựng một thông điệp thương hiệu nhất quán và hiệu quả Việc này sẽ giúp công ty thu hút khách hàng tiềm năng, tạo dựng sự tín nhiệm và tăng cường độ tin cậy của công ty trên thương trường.
Tìm kiếm đối tác tin tưởng, uy tín:
Tổ chức tiệc cưới là một lĩnh vực kinh doanh đang phát triển mạnh mẽ tại thành phố Đà Nẵng, với nhiều tiềm năng để tăng trưởng và phát triển trong thời gian tới Để đạt được sự phát triển và mở rộng mạng lưới kinh doanh trong lĩnh vực này, công ty cần tìm kiếm các đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là trong lĩnh vực tiệc cưới để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Việc tìm kiếm đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng Công ty cần xây dựng mối quan hệ đối tác đúng đắn và tiếp cận các đối tác tiềm năng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Để đạt được điều này, công ty có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện uy tín, đối tác kinh doanh hoặc các tổ chức chuyên về kết nối đối tác để tìm kiếm các đối tác phù hợp. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, công ty cần đào tạo, nâng cao trình độ và kỹ năng của đội ngũ nhân viên Việc đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên giúp tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Công ty có thể tổ chức các khóa học đào tạo nâng cao chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên hoặc tìm kiếm các khóa học đào tạo từ các tổ chức chuyên về đào tạo nhân viên. Để mở rộng mạng lưới kinh doanh, công ty cần tìm kiếm các đối tác mới Các đối tác mới sẽ giúp công ty tiếp cận thị trường mới, mở rộng mạng lưới khách hàng và tăng cường doanh số bán hàng Công ty có thể tìm kiếm các đối tác mới qua các hoạt động quảng cáo,tham gia các triển lãm, hội chợ hoặc tổ chức
3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương Để hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tiệc cưới tại công ty TNHH tổ chức sự kiện và du lịch Thuỳ Dương, bạn có thể áp dụng các giải pháp sau: a) Tiến hành lập kênh quảng bá bằng tiếng Anh.
Tìm kiếm người có khả năng ngoại ngữ như người bản xứ: Công ty của có thể tìm kiếm nhân viên nói tiếng Anh bản xứ để giúp viết nội dung và quản lý các kênh truyền thông bằng tiếng Anh Việc này sẽ giúp công ty tạo ra nội dung chất lượng cao và thu hút khách hàng quốc tế.
Thuê dịch vụ: Công ty có thể thuê dịch vụ để viết nội dung và dịch các thông tin sang tiếng Anh Các dịch vụ này có thể là các công ty dịch thuật hoặc các freelancer nước ngoài có chuyên môn trong việc dịch thuật và viết nội dung.
Sử dụng công cụ hỗ trợ dịch thuật: Công ty có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ dịch thuật trực tuyến như Google Translate hoặc DeepL để dịch các thông tin từ tiếng Việt sang tiếng Anh Tuy nhiên, công cụ này có thể không đảm bảo chất lượng cao như việc thuê người dịch hoặc nhân viên nói tiếng Anh bản xứ. Đào tạo nhân viên: Công ty có thể đào tạo nhân viên hiện tại để họ có khả năng viết nội dung và quản lý các kênh truyền thông bằng tiếng Anh Việc này sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê người nước ngoài hoặc thuê dịch vụ. b) Tổ chức đánh giá nhà cung cấp Đánh giá nhà cung cấp: Công ty cần thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp trước khi lựa chọn để đảm bảo rằng họ có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm để cung cấp sản phẩm và dịch vụ đúng chất lượng và đúng tiến độ Công ty nên xem xét các đánh giá và nhận xét của khách hàng trước đó để đánh giá năng lực của nhà cung cấp.
Tạo hợp đồng rõ ràng: Công ty tạo ra một hợp đồng cung cấp sản phẩm và dịch vụ tiệc cưới rõ ràng và chi tiết, bao gồm các mục tiêu chất lượng và thời gian hoàn thành Hợp đồng nên đảm bảo quyền lợi của công ty và đưa ra các điều khoản để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Đào tạo nhà cung cấp: Công ty có thể hỗ trợ đào tạo nhà cung cấp để nâng cao năng lực và hiểu rõ các yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty trong việc tổ chức tiệc cưới Việc đào tạo này sẽ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiệc cưới: Công ty nên kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp trước khi sử dụng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng tiệc cưới của công ty.
Thực hiện giám sát: Công ty nên thực hiện giám sát định kỳ đến các nhà cung cấp để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đang đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty. c) Hạn chế tối đa hiện tượng thiếu đồng bộ khi chạy chương trình tiệc cưới
Lập kế hoạch chương trình chi tiết cho tiệc cưới: Công ty cần lập kế hoạch chi tiết cho chương trình tiệc cưới, bao gồm thời gian và hoạt động cụ thể cho từng giai đoạn Kế hoạch này nên được thông báo cho tất cả các nhân viên liên quan để đảm bảo đồng bộ và tránh thiếu sót.
