1. Mục đích: Đánh giá và lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của nhà máy, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phù hợp với yêu cầu về an toàn sản phẩm cho người tiêu dùng và luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác. 2. Phạm vi áp dụng: Tất cả nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho Công ty TNHH ABC có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, an toàn sản phẩm, an ninh của nhà máy, bao gồm: nhà cung cấp nguyên phụ liệu, vận chuyển, inthêu, Bảo vệ… 3. Nội dung thực hiện: 3.1. Đánh giá: a Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do có nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, nhà máy thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình Catalogue chào hàng của nhà cung ứng Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan b Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin. c Tiêu chí đánh giá: Nhà máy xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung ứng như: Ổn định tài chính (Căn cứ vào báo cáo tài chính cuối năm) Lịch sử phát triển, quá trình hoạt động. Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng của Hoa Kỳ và các nước khác: Nhà cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện để nhà máy sản xuất và xuất khẩu thành phẩm đi thị trường Hoa kỳ và các nước khác phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu về an toàn sản phẩm người tiêu dùng theo luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác. Cụ thể: nhà cung ứng (bao gồm Công ty trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, linh kiện) phải cung cấp được bằng chứng, chứng nhận sản phẩm đã qua thử nghiệm của bên thứ 3 (3rd party lab) và đạt yêu cầu với sự xác nhận rằng: những thành phần, sản phẩm chứa trong lô hàng này tuân thủ tất cả các quy tắc áp dụng, lệnh cấm, các quy định và tiêu chuẩn được thực thi bởi Ủy ban an toàn sản phẩm người tiêu dùng (CPSC – Consumer Product Safety Commission) dựa trên thử nghiệm:
Trang 1ĐỐI TÁC KINH DOANH
(Evaluating and selecting contractors SOP)
Ngày hiệu lực
Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên
Chữ ký
Chức vụ
Trang 2THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Số
TT
Mục sửa đổi/
Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi
Lần sửa đổi
Ngày sửa đổi
Ghi chú:
1 Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định này của Quy trình
2 Nội dung trong quy trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo
3 Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.
Trang 41 Mục đích: Đánh giá và lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu
của nhà máy, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phù hợp với yêu cầu về an toàn sản phẩm cho người tiêu dùng và luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác
2 Phạm vi áp dụng: Tất cả nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho Công ty
TNHH ABC có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, an toàn sản phẩm, an ninh của nhà máy, bao gồm: nhà cung cấp nguyên phụ liệu, vận chuyển, in/thêu, Bảo vệ…
3 Nội dung thực hiện:
3.1 Đánh giá:
a/ Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do có nhiều nhà cung ứng cùng cung
cấp một hoặc nhiều sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, nhà máy thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua:
- Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình
- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng
- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan
b/ Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng được cập nhật
vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin
c/ Tiêu chí đánh giá: Nhà máy xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung ứng
như:
- Ổn định tài chính (Căn cứ vào báo cáo tài chính cuối năm)
- Lịch sử phát triển, quá trình hoạt động
- Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng của Hoa Kỳ và các nước khác:
Nhà cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện để nhà máy sản xuất và xuất khẩu thành phẩm đi thị trường Hoa kỳ và các nước khác phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu về
an toàn sản phẩm người tiêu dùng theo luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác
Cụ thể: nhà cung ứng (bao gồm Công ty trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, linh kiện) phải cung cấp được bằng chứng, chứng nhận sản phẩm đã qua thử nghiệm của bên thứ 3 (3rd party lab) và đạt yêu cầu với sự xác nhận rằng: những thành phần, sản phẩm chứa trong lô hàng này tuân thủ tất cả các quy tắc áp dụng, lệnh cấm, các quy định và tiêu chuẩn được thực thi bởi Ủy ban an toàn sản phẩm người tiêu dùng (CPSC – Consumer Product Safety Commission) dựa trên thử nghiệm:
Trang 5o Luật chất độc hại liên bang
o Luật phòng chống độc bao bì
o Đạo luật vải dễ cháy
Trong trường hợp nhà cung ứng chưa hoặc không cung cấp được bằng chứng, chứng nhận nguyên phụ liệu, linh kiện đã được thử nghiệm tại thời điểm giao chúng cho nhà máy thì nhà cung ứng phải đồng ý để nhà máy gửi thành phần/sản phẩm chứa trong lô hàng này đến bên thử nghiệm thứ 3 (3rd party lab) để thử nghiệm và cam kết chịu phí tổn liên quan đến kết quả đánh giá thử nghiệm này
Giấy chứng nhận phù hợp đạo luật an toàn sản phẩm (GCC – General Conformity Certificate for Consumer Production Safety Improvement Act) phải được lưu giữ để làm bằng chứng và sẵn sàng cho việc truy xét (nếu có)
- Điểm đánh giá:
Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
Stt Tiêu chí
đánh giá
Thang Điểm
Trọng số
Người chịu trách nhiệm
1 Chất lượng
sản phẩm
Có sai sót ngoài quy định tạm chấp
Sai sót trong phạm vi cho phép
Đúng với
Nhân viên Kinh doanh
2 Thời gian
giao hàng
Chậm 02 ngày
Chậm 01 ngày
Giao đúng thời gian yêu cầu
3
3 Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sỉ Có chiết khấu
theo số lượng 3
4 Phương thức
thanh toán Trả ngay
Trả chậm 07 đến 14 ngày
Trả chậm 15 đến 20 ngày 3
5 Phương thức
giao hàng
Giao tại kho bên bán trong TP
Giao tại kho bên mua trong TP
Giao tại nhà
Trách nhiệm xã hội
Stt Tiêu chí
đánh giá
số
Người chịu trách nhiệm
Trang 61 Lao động
trẻ em
Có lao động trẻ từ 15 đến dưới 17 tuổi
Có lao động trẻ 17 tuổi
Không có lao động trẻ em
3
NV Tuân thủ
2 Phân biệt
đối xử
Có biểu hiện phân biệt đối xử
Có phân biệt đối xử nhưng không có bằng chứng
rõ ràng
Không phân biệt đối xử 3
3 Lao động
cưỡng bức
Có biển hiện cưỡng bức lao động
Có dấu hiệu cưỡng bức lao động nhưng không
có bằng chứng rõ ràng
Không có hành vi cưỡng bức lao động
3
4 Tự do hội
họp
Không có tổ chức CĐ
Có tổ chức
CĐ nhưng hoạt động còn hạn chế
Có tổ chức
CĐ, CNV được tự do hội họp theo Quy định của pháp
3
5 Lương bổng
và phúc lợi
Không chi trả lương và phúc lợi đầy đủ theo Quy định
Thiếu một vài khoản phúc lợi nhưng trong phạm vi cho phé
Tuân thủ các Quy định về lương &
phúc lợi
3
6 Hợp đồng
lao động
Không ký hợp đồng với người lao động
Ký hợp đồng với người lao động nhưng không đầy
đủ hoặc thời hạn không hợp lý
Thực hiện hợp đồng lao động theo đúng luật
3
7 An toàn lao
động, PCCC
Không thực hiện đầy đủ an toàn lao động, PCCC như luật định
Thực hiện an toàn lao động, PCCC không đầy
đủ nhưng trong phạm
vi cho phép
Tuân thủ các Quy định về an toàn lao động, PCCC
3
Trang 78 Thời gian
làm việc
Tăng ca vượt Quy định tạm chấp nhận được
Có tăng ca vượt Quy định nhưng trong phạm
vi chấp nhận được
Tuân thủ các Quy định về thời gian làm việc
3
An ninh C-TPAT
Stt
Tiêu chí
đánh giá
Thang Điểm
Thang điểm
Người chịu trách nhiệm
1
An toàn về
container/xe
tải/đầu kéo
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định về
an toàn cont/
xe tải
3
Nhân viên tuân thủ
2 Quản lý ra vào
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1
cơ bản
Tuân thủ các Quy định về kiểm soát ra vào nhà
3
3 An toàn về nhân sự
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định an toàn về nhân sự
3
4 An toàn về thủ tục
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định an toàn về thủ tục
3
5
Huấn luyện
an ninh và
nhận biết
mối nguy
Không huấn luyện
Có huấn luyện nhưng chưa đầy đủ
Huấn luyện
an ninh và nhận biết mối nguy đầy đủ
3
6 An toàn về vật chất
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định an toàn về vật chất
3
Trang 8An toàn
Công nghệ
thông tin
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ an toàn công nghệ thông tin
3
8 Ngăn chặn
khủng bố,
buôn lậu,
buôn người
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ an toàn ngăn chặn khủng
bố, buôn lậu
và buôn người
3
Tổng kết điểm đánh giá:
- Màu xanh (Green): ≥ 50 điểm
- Màu vàng (Yellow): Từ 40 < 50 điểm
- Màu đỏ (Red): Dưới 40 điểm
Nhà cung ứng được lựa chọn phải đáp ứng các điều kiện:
1) Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng: bắt buộc (áp dụng đối với nhà cung ứng nguyên phụ liệu, in thêu, wash)
2) Chất lượng hàng hóa, dịch vụ:
- Điểm trung bình ≥ 10 điểm
- Điểm chất lượng ≥ 02 điểm
3) Trách nhiệm xã hội:
- Điểm trung bình ≥ 16 điểm
4) An ninh C-TPAT:
- Điểm trung bình ≥ 14 điểm d/ Tiến hành đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chí đã lập: Tham quan nhà xưởng
& đánh giá trực tiếp cơ sở vật chất, giấy phép kinh doanh, hệ thống chất lượng, chính sách xã hội, an ninh C-TPAT, hoặc yêu cầu nhà cung cấp gửi các giấy tờ/thông tin cần thiết để chứng minh họ tuân thủ các yêu cầu tối thiểu
e/ Thực hiện đánh giá vào biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng
Trang 9f/ Lập danh sách nhà cung ứng chính thức: Danh sách nhà cung ứng được chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng chính thức
g/ Trình Giám Đốc phê duyệt: Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, nếu không đồng ý thì sẽ thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn
h/ Lưu hồ sơ: Danh sách nhà cung ứng được chọn phải cập nhật thường xuyên
và lưu hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá
3.2 Đánh giá lại nhà cung ứng:
- Trong vòng 03 tháng kể từ ngày lựa chọn nhà cung cấp
- Định kỳ 01 năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc, nhà máy tiến hành đánh giá lại nhà cung ứng có tên trong danh sách nhà cung ứng chính thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho nhà máy Trình tự đánh giá được thực hiện theo thứ tự trên
3.3 Định kỳ đánh giá lại nhà cung cấp nếu không đáp ứng đủ các tiêu chí, công ty yêu nhà cung cấp có kế hoạch cải tiến trong khoảng thời gian nhất định Trường hợp nhà cung cấp không cải tiến được các tiêu chí như kế hoạch đề ra, Công
ty sẽ dừng gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực
4 Hồ sơ lưu trữ:
- BM 16 01 - Phiếu đánh giá nhà cung cấp
- BM 16 02 - Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt
Trang 10NGÀY ĐÁNH GIÁ: …./… /…… LOẠI ĐÁNH GIÁ: c BAN ĐẦU c SAU 03 THÁNG c HÀNG NĂM
A THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP
1 Tên nhà cung cấp: ………
2 Địa chỉ: ………
3 Người liên hệ: ……… 4 Điện thoại: ……… 5 Email: ………
6 Mặt hàng cung cấp: ………
B TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
1 CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
điểm Kết quả Ghi chú
Có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận được 1
Chất lượng sản
phẩm
Thời gian giao hàng
Giá bán
Phương thức thanh
toán
Phương thức giao
hàng
1
2
3
4
5
Trang 112 TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI
Stt Tiêu chí đánh giá Mức độ Tháng
điểm Kết quả Ghi chú
Có lao động trẻ từ 15 đến dưới 17 tuổi 1
Có biểu hiện phân biệt đối xử 1
Có phân biệt đối xử nhưng không có bằng chứng
Có biển hiện cưỡng bức lao động 1
Có dấu hiệu cưỡng bức lao động nhưng không có
Không có hành vi cưỡng bức lao động 3
Có tổ chức CĐ nhưng hoạt động còn hạn chế 2
Có tổ chức CĐ, CNV được tự do hội họp theo
Không chi trả lương và phúc lợi đầy đủ theo Quy
Thiếu một vài khoản phúc lợi nhưng trong phạm vi
Tuân thủ các Quy định về lương & phúc lợi 3 Không ký hợp đồng với người lao động 1
Ký hợp đồng với người lao động nhưng không đầy
đủ hoặc thời hạn không hợp lý 2 Thực hiện hợp đồng lao động theo đúng luật 3 Không thực hiện đầy đủ an toàn lao động, PCCC
Thực hiện an toàn lao động, PCCC không đầy đủ nhưng trong phạm vi cho phép 2
Lao động trẻ em
Tự do hội họp
Lương bổng và phúc
lợi
Phân biệt đối xử
Lao động cưỡng
bức
6
7
Hợp đồng lao động
An toàn lao động,
PCCC
1
2
3
4
5
Trang 123 AN NINH C-TPAT
Stt Tiêu chí đánh giá Mức độ Tháng
điểm Kết quả Ghi chú
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ các Quy định về an toàn cont/xe tải 3
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ các Quy định về kiểm soát ra vào nhà
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ các Quy định an toàn về nhân sự 3
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ các Quy định an toàn về thủ tục 3
Có huấn luyện nhưng chưa đầy đủ 2 Huấn luyện an ninh và nhận biết mối nguy đầy đủ 3
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ các Quy định an toàn về vật chất 3
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ an toàn công nghệ thông tin 3
Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu 1 Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản 2 Tuân thủ an toàn ngăn chặn khủng bố, buôn lậu và
Tổng cộng 24
C KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
- Tổng số điểm đạt: ………… /63 điểm.
An toàn về
container/xe tải/đầu
kéo
Quản lý ra vào
1
2
3
4
5
6
7
8
An toàn về vật chất
An toàn Công nghệ
thông tin
Ngăn chặn khủng
bố, buôn lậu, buôn
người
An toàn về nhân sự
An toàn về thủ tục
Huấn luyện an ninh
và nhận biết mối
nguy
Trang 13Năm Kết quả Năm Kết quả
1
2
3
4
5
6
7
BM
Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0 Ngày hiệu lực:
Kết quả đánh giá
Ghi chú Người liên hệ
DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG ĐƯỢC PHÊ DUYỆT
Stt