Cơ cấu tổ chức Bộ phận lễ tân: o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên o Nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin của sinh viên o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng o Thu tiền điện-nước hàng tháng B
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN
KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
- - -
-HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KÝ
TÚC XÁ VKU
Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy – 21EL080
Lê Thị Thúy Hằng – 21EL013 Ngô Ngọc Kim Ngân
Hồ Thị Nhật Đoan – 21EL006
Đà Nẵng, ngày 20, tháng 12, năm 2022
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT – HÀN
KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
- - -
-HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KÝ
TÚC XÁ VKU
Sinh viên thực hiện: Hồng Thúy Vy – 21EL080
Lê Thị Thúy Hằng – 21EL013 Ngô Ngọc Kim Ngân
Hồ Thị Nhật Đoan – 21EL006
Đà Nẵng, ngày 20, tháng 12, năm 2022
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian triển khai thực hiện báo học phần Phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin với đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ký túc xá VKU", chúng em đã nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn của thầy giáo, cô giáo trong khoa Kinh
tế số và Thương mại điện tử Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt – Hàn
Đặc biệt là sự nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn của thầy giáo TS Nguyễn Sĩ Thìn Chúng em xin trân trọng biết ơn sự chỉ bảo của quý thầy cô giáo Báo cáo là quá trình học tập, nghiên cứu khoa học và nghiêm túc của bản thân Mặc dù đã rất cố gắng,tuy nhiên vì trình độ cùng thời gian hạn chế, cho nên không khắc phục được một số khiếm khuyết nhất định
Chúng em cũng mong nhận được sự chia sẻ và ý kiến tư vấn của quý thầy cô giáo cùng các độc giả quan tâm về đề tài này
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 4CHƯƠNG 1: LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG
1.1 Bài toán thực tế
Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt – Hàn với số lượng sinh viên tương đối nhiều cho nên việc quản lý ký túc xá sinh viên của trường rất là khó khăn nếu không có sự ứng dụng tin học Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả ký túc xá sinh viên cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng tin học
Bài tóan quản lý ký túc xá đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công nghệ khả thi, phù hợp với quy mô cũng như khả năng đầu tư ngân sách của nhà trường
Ký túc xá cần xây dựng 1 hệ thống để quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh viên tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhà trường Hoạt động của hệ thống được xây dựng đảm bảo các yêu cầu sau:
Đối với sinh viên:
- Sinh viên có thể tìm kiếm thông tin về các loại phòng, từ đó lựa chọn được loại phòng phù hợp với bản thân
- Khi đăng ký ở ký túc xá sinh viên cần cung cấp các thông tin: Đơn xin vào nộitrú;các giấy tờ chứng nhận là đối tượng ưu tiên (nếu có); Giấy báo trúng tuyển (nếu là HS-SV năm thứ nhất) hoặc thẻ HS-SV (nếu là HS-SV từ năm thứ 2 trở lên)
- Các sinh viên đã ở ký túc xá có thể tra cứu các loại hóa đơn, tình trạng phòng, tình trạng khen thưởng hay vi phạm kỷ luật của bản thân
Đối với người quản lý:
- Hướng dẫn sinh viên các thủ tục đăng ký ký túc xá
- Xét duyệt hồ sơ đăng ký của sinh viên
- Nhập thông tin của sinh viên, cập nhật tình trạng phòng ở
- Kiểm tra số điện, rồi nhập thông tin vào hệ thống, hệ thống sẽ tự tính tiền rồi lập hóa đơn gửi tới từng phòng
- Đôn đốc sinh viên nộp tiền phòng, thực hiện đúng nội quy, đôn đốc công tác của các ban liên quan
Đối với ban giám đốc:
- Giám đốc phải nắm giữ toàn diện tình trạng ký túc xá, tình trạng các trang thiết bị công cộng…
- Quản lý thông tin của các nhân viên và phòng ban tương ứng
Trang 5- Ghi nhận và giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của sinh viên
- Quản lý việc thêm mới chính sách, đổi mới trang thiết bị, tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho sinh viên
1.2 Mô tả hệ thống
1.2.1 Nhiệm vụ cơ bản
Đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ thuê phòng của sinh viên
Kiểm soát việc sinh viên nhận ,trả phòng
Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
Bộ phận lễ tân:
o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên
o Nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin của sinh viên
o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
o Thu tiền điện-nước hàng tháng
Bộ phận quản lý sinh viên
o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX của sinh viên
o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
o Kiểm tra phòng và tài sản
o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã nhập
Bộ phận quản lý điện nước
o Kiểm tra đồng hồ điện nước
o Ghi lại chỉ số điện nước và tính toán tiền điện nước hàng tháng
o Cập nhật và kiểm tra hệ thống quản lý điện nước
1.2.3 Quy trình xử lý và quy tắc xử lý
Quản lý sinh viên vào KTX
o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận lễ tân tiếp đón
và tiếp nhận yêu cầu thông qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá Sau đó bộ phận lễ tân sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ của sinhviên
Trang 6o Sau khi xét duyệt bộ phận quản lý sinh viên sắp xếp phòng cho sinh viên
và thông báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý bộ phận quản lýsinh viên thực hiện kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.Sau khi hoàn tất thủ tục bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng
o Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên thẻ lưu trú Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của sinh viên vào
hệ thống quản lý
Xử lý sinh viên ra khỏi KTX
o Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận yêucầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX và gửi lên bộ phận quản lý xét duyệt
o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại
o Sau khi sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên
Kiểm tra đối chiếu lại
o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận lễ tân đã nhập
o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất trước khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX
o Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì sinh viên phải bồi thường theo quy định của KTX
o Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý SV sẽ thông báo với bộ phận lễ tân để hoàn tất việc trả phòng
Quản lý điện, nước
o Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của từng phòng
o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính toán chi phí Sau đó lập hóa đơn điện nước Sau cùng là gửi đến bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân thu tiền điện nước của sinh viên
Trang 71.4.1 Yêu cầu của người sử dụng
Ban quản lý ký túc xá cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số thông tin liên quan:
- Những sinh viên hiện ở trong KTX
- Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ
- Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật
- Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm
- Thông tin về nhân viên quản lý
1.4.2 Yêu cầu của hệ thống
Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm soát được số lượng sinh viên, thông tin sinh viên ở trong kỳ của KTX, cho nên hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác,các thao tác đơn giản
- Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiện với người
sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày
- Hệ thống có thể cập nhật tòa nhà và số phòng đã sử dụng hết hay chưa sử dụng
- Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng Cho biết thông tin về sinh viên bất kỳ, đưa ra được báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác
- Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo yêu cầu
Trang 8- Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thông tin.
- Cho phép in báo cáo
- Báo cáo
1.5 Các chức năng dự kiến của hệ thống
Chức năng 1: Chức năng quản lý thông tin sinh viên:
+ Thêm mới thông tin sinh viên khi có sinh viên mới, thay đổi sửa chữa thông tin sinh viên
+ Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinh viên, họ tên sinh viên, số điện thoại, lớp, khoa, phòng…
Chức năng 2: Chức năng quản lý phòng ký túc:
+ Thêm mới phòng trống, sửa phòng, cập nhật số người ở
+ Thông tin phòng gồm: mã phòng, mô tả cơ sở vật chất có trong phòng (nóng lạnh, điều hòa, quạt, bàn, tủ…), số lượng giường còn trống
Chức năng 3: Chức năng quản lý thông tin nhân viên ký túc:
+ Thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên
+ Thông tin nhân viên gồm: Họ tên, giới tính, số điện thoại, năm sinh, quê quán, chức
vụ, phòng ban
Chức năng 4: Chức năng quản lý hóa đơn:
+ Tra cứu, thêm, xóa thông tin hóa đơn
+ Thông tin hóa đơn gồm: loại hóa đơn, chủ sở hữu
Chức năng 5: Chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật
+ Tra cứu, thêm,sửa các khen thưởng hay vi phạm kỷ luật ký túc xá của sinh viên + Thông tin gồm: loại khen thưởng( kỷ luật), đối tượng, mức độ thưởng(phạt)…
Chức năng 6: Báo cáo thống kê.
Trang 9CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ VKU 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
Trang 102.2 Mô tả chi tiết chức năng
Đăng ký ở: Phát phiếu đăng ký cho sinh viên để thực hiện việc nhập thông tin
của sinh viên khi sinh viên có nhu cầu tạm trú thì sẽ gửi thông tin xuống phòng CTSV
Ký hợp đồng: khi sinh viên được xét ở trong KTX sẽ thực hiện ký hợp đồng ở
KTX với đại diện nhà trường
Gia hạn hợp đồng: Sinh viên có nhu cầu tiếp tục ở trong KTX sẽ được xét
thông qua kết quả rèn luyện học tập tại năm học trước và gia hạn hợp đồng
Kết thúc hợp đồng: cán bộ quản lý sinh viên ngành báo cho sinh viên trước 1 tháng và sinh viên khi kết thúc hợp đồng có trách nhiệm bàn giao các trang thiết bị lại cho nhà trường, thực hiện các thủ tục theo quy định
Quản lý kỷ luật: Báo cáo tình hình kỷ luật sinh viên: khi sinh viên có vi phạm
kỷ luật và có chứng cứ vi phạm kỷ luật cán bộ quản lý sinh viên ngành có trách nhiệm báo cáo với tô trưởng để họp hội đồng khen thưởng - kỷ luật Thông báo các trường hợp bị trục xuất khỏi KTX: khi sinh viên bị trục xuất khỏi KTX, cán bộ quản lý sinh viên ngành phải có trách nhiệm chuyển quyết định kỷ luật cho sinh viên, thông báo toàn khu KTX và toàn trường
Quản lý trực tự quản: trong thời gian tạm trú tại KTX, sinh viên có nhiệm vụ
trực tự quản theo sự phân công của cán bộ quản lý sinh viên ngành
Quản lý tài sản: sinh viên tạm trú tại KTX được mượn các trang thiết bị sinh
hoạt hàng ngày theo quy định
Quản lý sử dụng điện nước: hàng tháng, cán bộ quản lý phải ghi số điện nước
các phòng sử dụng
Lập báo cáo: cán bộ quản lý điện nước lập báo cáo chuyển phòng tài vụ để tính
tiền, thanh toán
2.3 Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ phận quản lý điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản lý giao dịch, Quản lý sinh viên, Quản lý điện-nước
Trang 11(1) Đăng kí phòng
Quản lý giaodịch
(3) Sắp xếp phòng
(4) Kí hợp đồng
(6) Cấp thẻ lưu trú
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên
(10) Kiểm tra phòng và tài sản
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước
Quản lý điệnnước(12) Tính tiền điện nước
2.4 Sơ đồ phân rã chức năng
-Giải thích kí hiệu sử dụng
(13) Lập hóa đơn điện nước
: Chức năng
: Quan hệ phân cấp
Trang 122.5 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
Đặc tả tiến trình đăng ký phòng
Đầu vào: Yêu cầu đăng kí vào ở KTX của sinh viên
Đầu ra: Xử lý yêu cầu của sinh viên theo trình tự
Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh viên
Xét duyệt đăng kí
Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viên
Nếu không: Thông báo với sinh viên
Quản lý Ký túc xá
Kiểm tra phòng và tài sản
Kiểm tra thông tin sinh viênCấp thẻ lưu trú
Trả phòng
Quản lý sinh viên
Kiểm tra đồng hồ điện nước
Tính tiền điện nước
Lập hóa đơn điện nước
Thu tiền điện nước
Trang 13Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí
Lặp: Nhận yêu cầu và tiến hành làm thủ tục trả phòng cho sinh viên
Nếu: Sinh viên đồng ý thì hoàn tất thủ tục trả phòng
Nếu không: tiếp tục thương lượng với sinh viên
Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
Nếu: Phòng đã được sắp xếp đúng với yêu cầu của sinh viên thì giao chìa khóa cho sinh viên, nếu không thì tiến hành đổi phòng cho sinh viên
Đến khi: Sinh viên nhận phòng
Đặc tả tiến trình cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống
Đầu vào: Thông tin sinh viên
Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống
Nội dung xử lý:
Lặp: Lấy thông tin của sinh viên
Nếu: thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống Nếu không thì kiểm tra lại thông tin sinh viên
Đến khi: Cập nhật thành công
Đặc tả tiến trình xét duyệt
Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên
Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên
Nội dung xử lý:
Trang 14Lặp: Xem xét phiếu đăng kí của sinh viên
Nếu: sinh viên đủ điều kiện thì sắp xếp phòng cho sinh viên rồi gửi thông tin đến bộ phận lễ tân Còn nếu không thì trao đổi lại với sinh viên
Đến khi: Yêu cầu được xử lý xong
Lặp: Sắp xếp phòng cho sinh viên
Nếu nhận được yêu cầu đăng kí từ bộ phận lễ tân thì sắp xếp phòng cho sinh viên
Đến khi: Có phòng cho sinh viên
Đặc tả tiến trình cấp thẻ lưu trú
Đầu vào: Thông tin sinh viên
Đầu ra: Sinh viên nhận thẻ lưu trú
Nội dung xử lý:
Lặp: Kiểm tra thẻ lưu trú
Nếu thẻ lưu trú của sinh viên đã đúng mọi thông tin thì tiến hành đưa đến bộ phận lễ tân trả cho sinh viên Nếu không thì tiến hành làm lại thẻ
Đến khi: Sinh viên nhận được thẻ lưu trú
Đặc tả tiến trình kiểm tra thông tin sinh viên
Đầu vào: Thông tin sinh viên trên hệ thống
Đầu ra: Thông tin sinh viên đã kiểm tra
Nội dung xử lý:
Lặp: Kiểm tra thông tin sinh viên
Sau khi bộ phận lễ tân nhập thông tin sinh viên vào hệ thống bộ phận quản lý sinh viên tiến hành kiểm trả lại Nếu thông tin sai thì yêu cầu bộ phận lễ tân nhập lại
Trang 152.5 Các thực thể và thuộc tính trong hệ thống
Sinh viên Mã sinh viên, tên sinh viên, ngày
sinh, giới tính, số điện thoại, lớp
Mã hóa đơn, mã công tơ, tên sản
phẩm, mức tiêu thụ, đơn giá, thành
tiền
Mã hóa đơn,
mã công tơ
Hợp đồng Mã hợp đồng, Tên sinh viên, Tên
phòng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc
Mã hợp đồng Mã sinh viên,
mã phòng
Trang 17CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ VKU 3.1 Xác định tiến trình hệ thống
STT Tiến trình nghiệp vụ Tiến trình hệ thống
- Tìm kiếm phòng trống hoặc phòngthiếu người
- Lấy thông tin phòng
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập
- Lưu thông tin hợp đồng
- In hợp đồng
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng
3 Cập nhật thông tin sinh viên - Mở form nhập sinh viên
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập
- Lưu thông tin sinh viên
- Tìm kiếm thông tin sinh viên
4 Kiểm tra thông tin sinh viên - Mở form sinh viên
- Tìm kiếm thông tin sinh viên
5 Xác nhận trả phòng - Mở form sinh viên
- Tìm kiếm thông tin sinh viên
6 Lập hóa đơn điện nước - Mở form lập hóa đơn điện nước
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập
- Tính toán trường dữ liệu có công
Trang 18thức kết xuất
- Lưu thông tin hóa đơn đã nhập
- In hóa đơn
- Tìm kiếm thông tin hóa đơn
- Tìm kiếm thông tin điện nước
7 Kiểm tra thông tin điện nước - Mở form nhập điện nước
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập
- Tính toán trường dữ liệu có côngthức kết xuất
- Lưu thông tin đã nhập
- Tìm kiếm thông tin điện nước
8 Tính tiền điện nước - Mở form điện nước
- Tìm kiếm thông tin điện nước
9 Thanh toán hóa đơn điện nước - Mở form hóa đơn điện nước đã lập
- Tìm kiếm hóa đơn cần thanh toán
- Nhóm 2: Nhóm nhân viên quản lý sinh viên làm công việc của nhóm chứcnăng “quản lý sinh viên”: Xét duyệt yêu cầu đăng ký,Sắp xếp phòng,Lập hợp đồng,cấpthẻ lưu trú,kiểm tra thông tin sinh viên
Trang 19- Nhóm 3: Nhóm nhân viên quản lý điện nước làm nhiệm vụ của nhóm chứcnăng “quản lý điện nước” : kiểm tra công cơ điện nước,Tính toán tiền điên nước,lậphóa đơn điện nước
Nhóm người dùng quản trị: Có 2 nhu cầu quản trị người dùng và quản trị dữliệu
ST
T
Nhu cầu quản lý Tiến trình hệ thống
1 Quản lý người dùng - Thêm người dùng mới
- Sửa thông tin người dùng
3.3 Biểu đồ Use case
3.3.1 Biểu đồ Use case tổng quát
Trang 203.3.2 Biểu đồ Use case chi tiết
3.3.2.1 Biểu đồ Use case chi tiết chức năng quản lý sinh viên
Đặc tả chi tiết chức năng thêm sinh viên:
Trang 21( thêm sinh viên)
- Người dùng đăng nhập và hệ thống hiển thị giao diện trang chủ
- Người dùng muốn thêm sinh viên vào hệ thống - Người dùng nhấn vào mục “Quản lý sinh viên” có trên trang chủ
- Người dùng nhấn “Thêm”
- Hệ thống hiển thị form thêm sinh viên
- Người dùng nhập thông tin sinh viên vào form có sẵn
- Nhấn “lưu”
- Kết thúc UsecaseDòng sự kiện
phụ (Thêm sinh
viên)
-Nếu người dùng không nhập tên sinh viên hoặc số điện thoại hoặc mã sinh viên và phòng
ở thì sẽ không được “lưu”
-Nếu người dùng nhập trùng số điện thoại hoặc
mã sinh viên hệ thống sẽ báo cho người dùng
Hậu điều kiện
+ Nếu trùng số điện thoại hoặc mã sinh viên:
Hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Đã tồn tại sinh viên” và yêu cầu nhập lại số điện thoại hoặc
mã sinh viên
+ Nếu người dùng không nhập đúng điều kiện bắt buộc hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập lại
* Đặc tả chi tiết chức năng sửa thông tin sinh viên:
Tên Usecase Sửa thông tin sinh viên
Điều kiện
Người dùng có tài khoản và đăng nhập thành công Người dùng có thể thao tác chức năng quản lý sinh viên trên hệ thống
Sinh viên cần sửa đã tồn tại trên hệ thống
Mục đích
Sửa thông tin cá nhân sinh viên khi nhập thông tin sai hoặc sinh viên cần thay đổi thông tin cá nhân