Kế toán trách nhiệm 4
Dự toán tổng thể 5
1.1.1.1 Khái niệm về dự toán tổng thể
Dự toán tổng thể là hệ thống các thông tin hướng dẫn cách thực hiện mục tiêu đã đặt ra Nó xác định mức hoạt động của các bộ phận nhằm đạt được kết quả tài chính toàn diện cho đơn vị Dự toán tổng thể giúp quản lý ngân sách hiệu quả và đảm bảo các mục tiêu tài chính được thực hiện đúng tiến độ.
1.1.1.2 Mục đích của việc xây dựng dự toán tổng thể
Việc thiết lập dự toán tổng thể nhằm giúp nhà quản lý các bộ phận xác định hướng đi rõ ràng để đạt được mục tiêu bộ phận, từ đó hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Dự toán tổng thể cung cấp kế hoạch chi tiết về doanh thu từng mặt hàng cần đạt và kiểm soát các khoản chi phí tại các bộ phận, đồng thời dự báo kết quả mong muốn trong tương lai Đây là công cụ quan trọng để lập kế hoạch tài chính chính xác và hướng dẫn hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Mục tiêu tiếp theo của dự toán tổng thể là trở thành thang đo đánh giá hiệu quả quản lý của từng bộ phận dựa trên kết quả thực tế đạt được Dự toán giúp xác định mức độ chênh lệch giữa kết quả thực hiện và kế hoạch ban đầu, từ đó cung cấp một cơ sở đánh giá chính xác về hiệu quả hoạt động của các bộ phận Việc sử dụng dự toán làm thang đo sẽ hỗ trợ quản lý trong việc điều chỉnh, tối ưu hóa các hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra.
1.1.1.3 Cách thức xây dựng dự toán tổng thể và các ví dụ về dự toán tổng thể Để đánh giá được trách nhiệm của từng bộ phận quản lý thì các nhà quản lý từng bộ phận phải thiết lập cho từng bộ phận mình các dự toán theo các ứng xử hoạt động trong phạm vi kiểm soát của mình Dự toán được thiết lập theo một trình tự nhất định bắt đầu từ đầu ra của doanh nghiệp, từ các bộ phận thuộc trung tâm doanh thu, đó là dự toán tiêu thụ sản phẩm, đến dự toán doanh thu, kế đến là các dự toán chuẩn bị đầu vào để đạt được doanh thu dự kiến, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trung tâm chi phí thiết lập cho mình các dự toán chi phí để có thể thực hiện công việc của bộ phận doanh thu Dự toán chi phí này gồm dự toán về hàng tồn kho, dự toán mua hàng, dự toán về chi phí quản lý và lưu thông Kế đến là dự toán về hoạt động tài chính nhằm đảm bảo các nguồn tiền phục vụ cho hoạt động Trên cơ sở đó dự toán về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối tài sản sẽ được lập nhằm thể hiện kết quả hoạt động dự kiến và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong tương lai
Việc chuẩn bị dự toán hoạt động của một công ty phụ thuộc lớn vào cấu trúc tổ chức và quy mô phạm vi hoạt động của công ty đó Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh, nhằm đảm bảo nguồn lực và mục tiêu phù hợp với đặc điểm tổ chức Chính vì vậy, phân tích cấu trúc tổ chức và phạm vi hoạt động là bước quan trọng để xây dựng dự toán hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quy trình dự toán tổng thể :
Quá trình xây dựng dự toán mẫu được thực hiện dựa trên mô hình công ty thương mại để minh họa quy trình lập dự toán một cách rõ ràng và chính xác Việc chọn mô hình phù hợp giúp đảm bảo tính khả thi và phù hợp với phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao độ chính xác trong dự toán chi phí và doanh thu Tham khảo bảng 1.2 để hiểu rõ các bước và phương pháp áp dụng trong quá trình xây dựng dự toán mẫu, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán và quản lý tài chính hiện hành.
Bảng 1.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng dự toán trong công ty thương mại
Dự toán tiêu thụ hàng hóa
Dự toán chi phí quản lý và lưu thông
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự toán ban đầu này được lập nhằm phục vụ việc xây dựng các dự toán khác, dựa trên mức tiêu thụ dự kiến và đơn giá bán ước tính (xem bảng 1.3).
Kế hoạch thu tiền các quý trong kỳ được xác định dựa trên dự toán tiền mặt thu về trong tương lai, bao gồm các khoản nợ phải thu của kỳ trước và dự kiến bán hàng trong kỳ (xem bảng 1.4) Các khoản thu này phản ánh tổng số tiền dự kiến nhận được từ khách hàng, giúp doanh nghiệp xây dựng dự phòng tài chính hợp lý cho từng thời kỳ Việc lập kế hoạch chi tiết này là yếu tố quan trọng để đảm bảo quản lý dòng tiền hiệu quả, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển bền vững.
Bảng 1.3 Dự toán về tiêu thụ hàng hóa ẹVT :1.000 VNẹ
I II III IV Cả năm
Số lượng tiêu thụ Đơn giá bán dự kieán
Bảng 1.4 Bảng dự kiến lịch thu tiền ẹVT :1.000 VNẹ
Quý IV năm trước Quyù I
Quyù II Quyù III Quyù IV
Giả định : chính sách bán hàng khi bán thu 60% trong quý hiện tại , 40% thu quý sau
Dựa trên dự toán tiêu thụ, nhu cầu hàng hóa của năm kế hoạch được xác định rõ ràng và trình bày trong bảng dự toán mua hàng (bảng 1.5 và 1.6) Số lượng hàng hóa cần mua trong năm được xác định theo công thức chính xác, giúp đảm bảo cân đối cung cầu và hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc lập dự toán mua hàng dựa trên dự toán tiêu thụ là bước quan trọng để lập kế hoạch mua sắm hợp lý, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tiến độ sản xuất.
Số lượng hàng cần mua = Nhu cầu kế hoạch tiêu thụ + Nhu cầu tồn kho cuối kỳ – Tồn kho hàng hóa đầu kỳ
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch tồn kho để chủ động trong quản lý kho hàng và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, đồng thời giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết Việc lên kế hoạch tồn kho còn giúp doanh nghiệp dự đoán và chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cho năm tới, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bảng 1.5 Dự toán số lượng hàng hóa cần mua ẹVT:1.000 VNẹ
I II III IV Cả năm
Mức tiêu thụ kế hoạch Cộng : tồn kho cuối kỳ Toồng nhu caàu
Trừ :hàng hóa tồn kho đầu kỳ
165.000 1.000 166.000 16.000 Nhu cầu mua vào trong kỳ 21.000 48.000 54.000 27.000 150.000
Giả định nhu cầu tồn kho cuối kỳ là 20% nhu cầu tiêu thụ của quý sau
Bảng 1.6 Dự toán về chi phí mua hàng ẹVT :1.000VNẹ
I II III IV Cả năm
Số lượng hàng cần mua Giá mua một đơn vị Giá mua hàng hóa Chiết khấu dự tính Số lần đặt hàng Chi phí cho một lần đặt hàng
Chi phí mua hàng Giá vốn hàng bán Định phí sản xuất chung phaõn boồ
Tổng chi phí mua hoạt động Trừ chi phí khấu hao Chi tiền mặt mua hàng
Giả định : định phí kế hoạch cả năm phân bổ đều cho 4 quý
Dự toán chi phí lưu thông và quản lý
Dự toán chi phí lưu thông và quản lý bao gồm các chi phí dự tính phát sinh trong kỳ kế hoạch để phục vụ công tác quản lý và vận chuyển hàng hóa Các khoản chi phí này được xác định dựa trên tính chất của chi phí liên quan đến mức độ hoạt động phù hợp với năng lực kinh doanh của doanh nghiệp Việc lập dự toán giúp đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa trong phạm vi kế hoạch đã đề ra.
Bảng 1.7 Dự toán về chi phí quản lý và lưu thông ẹVT:1.000VNẹ
I II III IV Cả năm
Khối lượng tiêu thụ kế hoạch Biến phí lưu thông và q.lý (1sp)
Biến phí dự toán Định phí lưu thông dự toán Quảng cáo
330.000 200.000 240.000 80.000 Tổng chi phí ước tính 178.000 232.000 250.000 190.000 850.000
Dự toán tiền mặt gồm 4 phần chính (xem bảng 1.8):
- Phần cân đối thu chi
Phần thu của doanh nghiệp bao gồm tổng số tiền mặt tồn đầu kỳ cộng với các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ, phản ánh rõ nguồn thu chính trong hoạt động kinh doanh Phần chi gồm các khoản chi trả lương nhân viên, mua sắm tài sản cố định, chi mua hàng hóa, và các chi phí khác, trong đó không bao gồm các khoản trả lãi vay Việc nắm rõ các khoản thu và chi giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và đảm bảo hoạt động kinh doanh vững mạnh.
Phần cân đối thu chi thể hiện lượng tiền trong hoạt động của doanh nghiệp, phản ánh chính xác tình hình tài chính Khi có bội chi, doanh nghiệp có thể vay ngân hàng hoặc huy động vốn từ các nguồn khác để duy trì hoạt động Ngược lại, nếu có bội thu, doanh nghiệp nên chuyển phần dư thừa sang các hoạt động đầu tư ngắn hạn để gia tăng lợi nhuận Điều này giúp nâng cao hiệu quả tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phần tài chính : phản ánh chi tiết các khoản huy động, trả nợ vay , trả lãi trong kỳ
Dự toán dự án nên được xây dựng trong thời gian ngắn nhất có thể, thường là theo tháng hoặc quý để đảm bảo tính khả thi và chính xác Việc lập dự toán theo tuần cũng có thể áp dụng tùy theo yêu cầu cụ thể của dự án Một kế hoạch dự toán rõ ràng và nhanh chóng giúp quản lý tiến độ hiệu quả, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách đề ra.
Bảng 1.8 Dự toán về lưu chuyển tiền ẹVT: 1.000 VNẹ
Chi mua hàng Chi phí quản lý và lưu thông Thuế thu nhập
Cân đối thu chi Hoạt động tài chính
Nợ năm trước chuyển sang Vay trong kyứ
Trả nợ vay Lãi suất 8%/năm Tổng Cộng hoạt động tài chính
Tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ 218.880 207.768 214.896 350.608 350.608
Giả định : tiền mặt tồn quỹ luôn phải bảo đảm trên mức 200.000.000 đồng Giả định vay năm trước là : 600.000.000 đồng
Nợ năm trước: 600.000.000 Vay naêm nay : 200.000.000 380.000.000 Nợ vay lũy kế: 800.000.000 1.180.000.000 780.000.000 220.000.000
Lãi suất 8%: 0.02 0.02 0.02 0.02 Lãi vay: 16.000 23.600 15.600 4.400 (Chi phí lãi vay tính trên nợ lũy kế)
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những dự toán chính của hệ thống dự toán, phản ánh lợi nhuận ước tính thu trong năm kế hoạch và đóng vai trò làm căn cứ để so sánh, đánh giá quá trình thực hiện của doanh nghiệp.
Trừ giá vốn hàng bán (7.075.000)
Lãi gộp 2.000.000 Trừ chi phí quản lý , lưu thông (850.000)
Lãi thuần từ hoạt động kinh doanh 1.150.000 Trừ chi phí trả nợ vay (59.600) Lãi thuần trước thuế 1.090.400 Trừ thuế thu nhập (28%) và thuế khác (325.792) Lãi thuần sau thuế 883.808
Dự toán bảng cân đối kế toán :
Phân tích chênh lệch kết quả thực tế và kế hoạch 13
1.1.2.1 Muùc ủớch cuỷa phaõn tớch cheõnh leọch:
Phân tích chênh lệch nhằm mục đích đánh giá hiệu quả thực hiện so với kế hoạch đã đề ra, giúp so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra để xác định mức độ thành công của hoạt động Quá trình này cung cấp cơ sở quan trọng để đánh giá thành quả quản lý, từ đó điều chỉnh chiến lược và cải thiện hiệu quả công việc.
Mục tiêu chính của phân tích chênh lệch là xác định nguyên nhân gây ra sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế, từ đó phát hiện những nhược điểm cần cải thiện trong quá trình thực hiện kế hoạch Đồng thời, phân tích chênh lệch giúp khai thác tối đa các tiềm năng còn bỏ ngỏ nhằm nâng cao kết quả lợi nhuận của doanh nghiệp.
1.1.2.2 Tiến hành phân tích chênh lệch
Sau khi có báo cáo từ bộ phận phản ánh kết quả hoạt động thực tế, kết quả này sẽ được so sánh với dự toán để đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận Việc đánh giá này nhằm xác định mức độ hoàn thành mục tiêu đề ra và phân tích các sai lệch giữa thực tế và dự toán, tập trung vào hai yếu tố chính là giá (chi phí) và lượng Đối với các trung tâm, kỹ thuật phân tích thống kê dựa trên phương trình chênh lệch = lượng + giá giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động và dự đoán chính xác tình hình tài chính, từ đó rút ra kinh nghiệm cho các kỳ dự toán tiếp theo Trong đó, chênh lệch về lượng thể hiện số lượng hàng hóa tiêu thụ so với dự toán, còn chênh lệch về giá phản ánh mức độ biến động của giá bán hàng hóa trong kỳ so với kế hoạch đề ra Phân tích chênh lệch giúp các nhà quản lý nắm bắt chính xác hiệu quả hoạt động và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
Trung tâm đầu tư và lợi nhuận có thể được đánh giá chính xác dựa trên phân tích chi phí và doanh thu Việc xem xét rõ ràng các khoản chi phí và doanh thu giúp xác định hiệu quả hoạt động của trung tâm, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa lợi nhuận Phân tích này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, nâng cao doanh thu và nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm.
Công thức tính chênh lệch: ΔKQ = KQ1 – KQ0
KQ0 = Q0 * P0 ΔKQ : Chênh lệch kêt quả giữa thực tế và dự toán
KQ1:Kết quả thực tế
KQ 0 :Kết quả dự toán
P0 :Đơn giá dự toán ΔKQ = Q + P = Δ Δ Δ lượng + Δ giá Δ Q = (Q1 - Qo)*Po Δ P = (P1 - Po)*Q1
Q: Chênh lệch do nhân tố về lượng Δ
P : Chênh lệch do nhân tố về giá Δ
Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập và xử lý thông tin nhằm xây dựng các kế hoạch hoạt động hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá thành quả của các bộ phận dựa trên dữ liệu thực tế đã phát sinh Hệ thống dự toán bắt đầu từ dự toán tiêu thụ, mua hàng đến chi phí quản lý và lưu thông, làm nền tảng để thiết lập lưu chuyển tiền tệ, lập báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán Sau mỗi kỳ hoạt động, các bộ phận trình báo kết quả cuối kỳ dựa trên số liệu thực tế, kế toán trách nhiệm thu thập và đánh giá các chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch để xác định nguyên nhân, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả hoạt động Đặc biệt, để đánh giá hiệu quả quản lý của một trung tâm đầu tư, người ta còn sử dụng các chỉ số như tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và lợi nhuận tăng thêm nhằm phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động của bộ phận đó.
Chỉ số tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return on Invesment – ROI) 15
Khái niệm về tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return on Invesment – ROI) 15
ROI, hay tỷ lệ lợi nhuận ròng trên vốn đầu tư, là chỉ số quan trọng thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp Chỉ số này được tính bằng cách chia lợi nhuận ròng cho tổng vốn đầu tư đã bỏ ra, giúp đánh giá khả năng sinh lời từ vốn bỏ ra Ngoài ra, ROI còn phản ánh tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, nhân với vòng quay doanh thu trên vốn đã sử dụng, giúp phân tích rõ hơn về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng của lệ hoàn vốn đầu tư (Return on Invesment – ROI) 15
Mục tiêu chính của việc sử dụng ROI là đánh giá hiệu quả đầu tư của các trung tâm đầu tư và doanh nghiệp với quy mô vốn khác nhau, giúp xác định nơi đạt hiệu quả cao nhất Phân tích ROI còn là cơ sở để đánh giá thành quả quản lý và tối ưu hóa chiến lược đầu tư.
Mục tiêu chính của việc sử dụng ROI là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao kết quả hoạt động Các chiến lược này có thể bao gồm tăng doanh thu, kiểm soát chi phí hiệu quả hoặc điều chỉnh lại cơ cấu vốn đầu tư để tối ưu hóa lợi nhuận.
1 Ray H.Garrison và Eric W Noreen - Managerial Accounting 8 th Edition, the Mc Graw Hill Compaies Inc
USA 1997, page 534 nghiep do w n load th yj uy i pl a luan van full moi nhat z z vb htj mk gmail.com Luan van retey thac si cd eg jg h g
Công thức ROI và một số nhân tố ảnh hưởng đến ROI 16
Bảng 1.10 Sơ đồ mô tả cấu trúc ROI
Tỷ lệ hoàn voán ROI
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
Số vòng quay cuûa vốn đầu tư
Vốn hoạt động bình quaân
Voỏn coỏ ủũnh bình quaân
Vốn lưu động bình quaân
ROI = Lợi nhuận = Lợi nhuận x Doanh thu
Vốn đần tư Doanh thu Vốn đầu tư ROI = Số vòng quay của vốn đầu tư * Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
Lợi nhuận sử dụng trong công thức là lợi nhuận thuần trước thuế thu nhập, giúp phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc chọn lợi nhuận thuần để tính toán là do nó phù hợp với doanh thu và vốn hoạt động đã tạo ra, đồng thời giúp xác định đúng vòng quay vốn Điều này giúp đo lường khả năng sinh lời của doanh nghiệp dựa trên nguồn vốn đã hoạt động, nâng cao độ chính xác của các phân tích tài chính.
Vốn hoạt động trong ROI thường được tính bằng trung bình cộng của vốn đầu năm và cuối năm trong điều kiện bình thường Trong trường hợp vốn biến động liên tục hơn trong năm, cần tính vốn bình quân theo từng tháng để đảm bảo tính chính xác Việc xác định đúng vốn hoạt động giúp nâng cao độ chính xác của phân tích ROI và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Phạm Văn Dược và Đặng Kim Cương đề cập đến vai trò của kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, qua đó giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác Cuốn sách của NXB Thống kê, trang 154, là nguồn tư liệu đáng tin cậy để hiểu rõ hơn về các phương pháp và kỹ thuật kế toán quản trị, phân tích kinh doanh hiện đại Để tải luận văn thạc sĩ hoặc các tài liệu liên quan, bạn có thể gửi email tới địa chỉ z z vb htj mk gmail.com, giúp bạn tiếp cận nguồn tài nguyên học thuật phong phú và cập nhật nhất.
ROI được xem là chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm của nhà đầu tư
Thí dụ: hoạt động của một doanh nghiệp như sau: vốn hoạt động bình quân 50 triệu, doanh thu trong năm là 100 triệu, lợi nhuận trong năm là 10 triệu
Các biện pháp làm tăng ROI
Dựa vào các thành tố cấu thành tỷ lệ ROI, chúng ta có thể nâng cao chỉ số này bằng cách tác động đến doanh thu, giảm chi phí hoặc điều chỉnh vốn đầu tư Việc phân tích các yếu tố này giúp tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả đầu tư, đáp ứng các mục tiêu tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp Theo bảng 1.11, việc kiểm soát các yếu tố về doanh thu, chi phí và vốn đầu tư là chìa khóa để cải thiện tỷ lệ ROI một cách hiệu quả.
Trong những năm 70 của thế kỷ 20, các nhà quản trị kinh doanh thường tập trung vào giảm chi phí trong khi doanh thu giữ nguyên để tăng lợi nhuận Việc kiểm soát chi phí hiệu quả giúp cải thiện tỷ suất lợi nhuận trên vốn (ROI), góp phần làm tăng chỉ số này trong phân tích tài chính.
- Doanh thu tăng lên, chi phí không đổi, hay chi phí giảm xuống:
Việc tăng doanh thu mà không tăng chi phí hoặc giảm chi phí giúp nâng cao lợi nhuận, từ đó làm tăng ROI do lợi nhuận gia tăng Khi doanh thu tăng lên hoặc chi phí giảm xuống, lợi nhuận của doanh nghiệp cải thiện rõ rệt, góp phần thúc đẩy hiệu quả đầu tư Tối ưu hóa doanh thu và kiểm soát chi phí là chiến lược quan trọng để nâng cao tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI).
- Doanh thu giảm với tốc độ giảm chậm hơn tốc độ giảm chi phí:
Giải pháp này tập trung vào việc cắt giảm các hoạt động không hiệu quả và giảm sản xuất các mặt hàng mang lại lợi nhuận thấp Mặc dù doanh thu giảm gây ảnh hưởng đến lợi nhuận, nhưng nhờ cắt giảm chi phí vốn và chi phí hoạt động không cần thiết, lợi nhuận ròng vẫn tăng lên Điều này dẫn đến việc tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư (ROI) gia tăng so với trước khi thực hiện các quyết định này.
Điều chỉnh vốn hoạt động là giải pháp ngắn hạn giúp công ty phản ứng linh hoạt với thị trường, đặc biệt khi đầu tư vào một số lĩnh vực không hiệu quả Khi thị trường có diễn biến bất lợi, công ty có thể rút vốn và điều chỉnh hoạt động từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác để bảo toàn lợi nhuận Điều này giúp duy trì hoặc thay đổi mức ROI trong các quyết định ngắn hạn, đảm bảo sự ổn định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng 1.11 Sơ đồ mô tả cải thiện chỉ tiêu ROI
Cải thiện vòng quay cuûa voán đầu tư
Cải thiện lợi nhuận / doanh thu
Kiểm soát tốt chi phí Taêng doanh thu
Một số điểm hạn chế của ROI 18
ROI là chỉ số quan trọng giúp các nhà quản lý phân tích hoạt động và thiết lập mục tiêu kinh doanh, nhưng cần lưu ý rằng ROI chỉ phản ánh tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư mà không thể đo lường chính xác mức độ tăng trưởng hay cải thiện tuyệt đối khi thực hiện các giải pháp tăng ROI Chỉ số ROI giúp so sánh hiệu quả giữa các kết quả, tuy nhiên nó không thể cho biết mức tăng thêm cụ thể hay lợi nhuận vượt mức mong đợi là bao nhiêu, dẫn đến khả năng gây hiểu nhầm trong quyết định đầu tư Việc dựa quá nhiều vào ROI có thể làm giảm khả năng xác định chính xác mức lợi nhuận tuyệt đối cần đạt được, điều này rất quan trọng để thúc đẩy các khoản đầu tư mang lại lợi nhuận thực tế cao hơn.
Có thể lấy ví dụ làm minh họa về hạn chế của ROI
Một bộ phận tổ chức lao động cần đầu tư mua hệ thống máy tính chi phí đầu tư là 150.000.000 đồng và sẽ tiết kiệm cho công ty 57.600.000 đồng
ROI đầu tư mới = Lợi nhuận tăng thêm = 57.600.000 = 38.4%
Vốn đầu tư tăng thêm 150.000.000
Chi phí lãi vay cần thiết để mua hệ thống máy tính là 20% khoảng 0.2 đồng cho một đồng vốn vào tài sản hoạt động
Giám đốc có đầu tư thêm không nếu hiện nay ROI của công ty cao hơn
ROI hiện tại = Lợi nhuận hiện tại = 500.000.000 = 46%
ROI gia tăng=Lợi nhuận hiện tại + Lợi nhuận gia tăng = 500.000.000+ 57.600.000
Vốn hiện tại + Vốn gia tăng 1.100.000.000+150.000.000 ROI gia taêng = 44.68% < 46%
Khi đánh giá thành quả của bộ phận hoặc quyết định có nên đầu tư thêm vào các bộ phận, cần xem xét thêm chỉ tiêu lợi nhuận còn lại (RI) để đánh giá hiệu quả hoạt động đầu tư Các hạn chế hiện tại trong quá trình đánh giá đòi hỏi phải mở rộng phân tích nhằm đưa ra các quyết định chính xác hơn về việc đầu tư và phát triển bộ phận trong doanh nghiệp Việc sử dụng chỉ tiêu RI giúp phân tích rõ hơn về lợi nhuận thực tế sau khi trừ đi các chi phí vốn, từ đó đánh giá chính xác hiệu quả đầu tư của từng bộ phận.
Lợi tức còn lại (Thu nhập tăng thêm Residual Income – RI) 19
Khái niệm về lợi tức còn lại (Thu nhập tăng thêm Residual Income – RI) 19
Lợi tức còn lại thể hiện khoản thu nhập của bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp sau khi đã trừ đi chi phí sử dụng vốn mong đợi đã đầu tư Chỉ số này nhấn mạnh khả năng sinh lời vượt trên chi phí vốn đã đầu tư vào một bộ phận hoặc doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả sử dụng vốn và khả năng tạo ra lợi nhuận vượt mong đợi.
Mục đích sử dụng của chỉ số lợi tức còn lại 20
Chỉ số RI giúp xác định chính xác lợi nhuận thực tế doanh nghiệp mang lại sau khi đã trừ đi các khoản chi phí vốn Đây là mục tiêu chính của việc sử dụng chỉ số RI, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính sau các khoản chi phí Việc đo lường lợi nhuận thực tế này giúp nhà quản lý và nhà đầu tư có cái nhìn rõ ràng về khả năng sinh lời của doanh nghiệp sau khi đã cân đối các yếu tố chi phí vốn.
Chỉ số RI giúp nhà đầu tư quyết định có nên tăng vốn đầu tư hay không, đặc biệt khi chỉ số ROI chưa đủ để đưa ra quyết định chính xác Việc sử dụng chỉ số RI cung cấp cái nhìn rõ hơn về khả năng sinh lợi thực tế của dự án, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định đầu tư hiệu quả hơn Đây là công cụ quan trọng giúp xác định xem việc mở rộng hay tăng vốn có phù hợp với lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp hay không.
Công thức tính của RI 20
RI : Lợi tức còn lại (Residual Income)
P : Lợi tức của trung tâm đầu tư (Profit)
R : Chi phí sử dụng vốn bình quân
C i: Vốn đầu tư (Capital) huy động từ nguồn i ri : Tỷ suất sinh lời mong muốn tối thiểu của nguồn i
Lợi tức còn lại (RI) được tính bằng cách lấy lợi tức của trung tâm đầu tư trừ đi vốn đầu tư nhân với lãi suất ước tính Việc sử dụng chỉ tiêu RI giúp nhà quản lý đưa ra quyết định có nên đầu tư vào hệ thống máy tính mới hay không, dựa trên phân tích các yếu tố sinh lời của dự án (xem bảng 1.12).
Milton F Usry, Lawrence H Hammervà, and Adolph Matz's "Cost Accounting: Planning and Control, 9th Edition," published by South-Western Publishing Company in Cincinnati, Ohio, in 1988, offers comprehensive insights into cost management strategies This authoritative source emphasizes the importance of effective planning and control in cost accounting to enhance overall organizational efficiency The book covers advanced methodologies for cost analysis, budgeting, and cost control, making it essential for students and professionals aiming to optimize financial performance Its detailed approach provides valuable guidance for implementing cost accounting practices that support strategic decision-making and competitive advantage.
Bảng 1.12 Bảng tính về việc đầu tư vào hệ thống máy tính mới
Chỉ tiêu Trước khi đầu tư Sau khi đầu tư
Số người lao động tại phòng 10 7
Số giờ bình quân 1 người/năm 1.920 1.920
Số giờ lao động tại bộ phận 19.200 13.440
Chi phí tiền lương 1 giờ 8.000 8.000
Tiết kiệm được chi phí - 57.600.000
Chi phí đầu tư hệ thống vi tính - 150.000.000
Tỷ lệ hoàn vốn dự kiến 20% - (30.000.000)
Lợi tức còn lại (RI) 27.600.000
Bảng phân tích cho thấy nhà quản lý tại bộ phận lao động đã tiết kiệm được chi phí lao động, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty Việc quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí lao động là yếu tố quan trọng giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.
Hay một ví dụ khác minh họa để cho thấy các nhà quản lý tại trung tâm đầu tư ra quyeỏt ủũnh taờng theõm 1
Một bộ phận chế biến tại Công ty Thực phẩm S có thể đầu tư vào máy chế biến thực phẩm mới trị giá 500.000 đồng để nâng cao năng suất và tạo ra lợi nhuận thêm 80.000 đồng Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư của thiết bị này đạt 16%, phản ánh hiệu quả đầu tư cao và khả năng sinh lời ổn định cho doanh nghiệp.
ROI đầu tư mới = Lợi tức bộ phận tăng thêm = 80.000 = 16%
Vốn đầu tư tăng thêm 500.000
Nhưng bây giờ nếu xét về chỉ số ROI, thì các nhà quản lý thất là khó quyết định khi đầu tư thiết bị mới
Vì nếu chưa có thiết bị mới ROI 000 000 18
1 Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Tp HCM- Kế toán quản trị NXB Tài Chính
Tp HCM 1997, trang 134 – 136 nghiep do w n load th yj uy i pl a luan van full moi nhat z z vb htj mk gmail.com Luan van retey thac si cd eg jg h g
Nếu mua thêm thiết bị mới ROI lại giảm xuống
Nếu sử dụng chỉ số RI sẽ giúp nhà quản trị tại trung tâm đầu tư dễ dàng ra quyết định như sau (xem bảng 1.13)
Bảng 1.13 Bảng tính đầu tư vào thiết bị mới hay không
Chỉ tiêu Không đầu tư mới Đầu tư mới
( Trừ chi phí lãi ước tính )
Tỷ lệ lãi ước tính 12% 12%
Chi phí lãi ước tính (2.160.000) (2.220.000)
Nhà quản lý tại trung tâm đầu tư sẽ ra quyết định đầu tư dựa trên việc đánh giá tăng lợi tức còn lại của bộ phận, ví dụ từ 1.400.000 lên 1.460.000 Việc này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và đạt được mục tiêu chung của tổ chức Do đó, nhà kế toán quản trị nên sử dụng chỉ số lợi tức đầu tư (ROI) để đo lường thành tích của bộ phận và trách nhiệm quản lý, từ đó thúc đẩy hành vi phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
Hạn chế của RI 22
Chỉ số RI giúp khắc phục nhược điểm của ROI bằng cách cung cấp số tuyệt đối để đo lường hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, khi chỉ sử dụng RI để đánh giá thành quả, có thể dẫn đến những kết quả không toàn diện do RI không phản ánh rõ ràng khả năng so sánh hiệu quả giữa các hoạt động hoặc doanh nghiệp có quy mô khác nhau Vì RI thường có xu hướng lạc quan hơn đối với các đơn vị có quy mô vốn lớn, việc sử dụng chỉ số này một cách đơn độc có thể gây ra những định kiến hoặc đánh giá thiếu chính xác về hiệu quả thực sự Do đó, để có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về hiệu quả hoạt động, cần kết hợp RI với các chỉ số khác và xem xét bối cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
Lấy ví dụ sau để minh họa về hạn chế của RI 1 (xem bảng 1.14)
So sánh về lợi tức còn lại của hay bộ phận A, G trong công ty S
Lợi tức bộ phận 3.000.000 6.750.000 Trừ chi phí lãi ước tính
Vốn đầu tư 20.000.000 45.000.000 (x) Tỷ lệ lãi ước tính 0.12 0.12 Chi phí lãi ước tính 2.400.000 5.400.000
Lợi tức của bộ phận A lớn hơn bộ phận G (6.750.000 VND so với 3.000.000 VND) do bộ phận A có quy mô vốn lớn hơn (45.000.000 VND so với 20.000.000 VND) Tuy nhiên, không nhất thiết bộ phận G hoạt động kém hơn bộ phận A Nếu so sánh ROI, có thể thấy rằng tỷ suất lợi nhuận trên vốn của bộ phận G cũng cần được đánh giá để có cái nhìn chính xác về hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
Phân tích báo cáo thành quả bộ phận để đánh giá trách nhiệm quản lý 23
Khái niệm bộ phận đánh giá trách nhiệm quản lý 23
Bộ phận trong tổ chức đề cập đến các thành phần riêng biệt có thể xác định rõ ràng thu nhập và chi phí Các bộ phận này có thể bao gồm khách hàng, đơn đặt hàng, khu vực, phân xưởng hoặc sản phẩm cụ thể Việc phân chia bộ phận giúp tổ chức kiểm soát và phân tích hiệu quả tài chính một cách chính xác Điều này có lợi cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động Nhờ việc xác định rõ ràng các bộ phận, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, chi phí từng phần một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Đặc trưng của báo cáo bộ phận 23
- Hình thức số dư đảm phí, chi phí khả biến được tách ra khỏi doanh thu để tính được số dư đảm phí
Trong báo cáo thành quả của từng bộ phận, các chi phí được phân loại rõ ràng theo tính chất có thể kiểm soát riêng biệt, từ các bộ phận nhỏ đến bộ phận lớn Khả năng kiểm soát chi phí thể hiện qua khả năng quản lý của từng bộ phận, với thẩm quyền tác động trực tiếp đến các loại chi phí này Việc tách riêng các loại chi phí giúp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính nội bộ của doanh nghiệp.
- Báo cáo thu nhập bộ phận chỉ ra thu nhập của toàn công ty và từng bộ phận
1 Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Tp HCM- Kế toán quản trị NXB Tài Chính
Tp HCM 1997, trang 137 nghiep do w n load th yj uy i pl a luan van full moi nhat z z vb htj mk gmail.com Luan van retey thac si cd eg jg h g
Mục đích sử dụng phân tích báo cáo thành quả bộ phận 24
Mục đích chính của việc phân tích báo cáo thành quả bộ phận là để xem xét chi tiết các đối tượng hoặc bộ phận đóng góp bao nhiêu vào thành quả chung của doanh nghiệp, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động từng bộ phận một cách chính xác và rõ ràng.
Mục tiêu thứ hai khi phân tích báo cáo bộ phận là để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận dựa trên số dư bộ phận Việc này giúp xác định kết quả hoạt động và tình hình tài chính của các bộ phận một cách chính xác và rõ ràng Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quản lý phù hợp nhằm nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực từng bộ phận.
- Mục tiêu kế đến là có thể xác định được thành quả quản lý của bộ phận
Ví dụ về báo cáo thành quản bộ phận giúp phân tích các định phí theo từng bộ phận, giúp quản lý dễ dàng kiểm soát và đưa ra quyết định phù hợp Việc phân tích định phí thành các khoản có thể kiểm soát được đối với từng bộ phận là bước quan trọng trong quá trình kiểm soát chi phí, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh Tham khảo bảng 1.15 để hiểu rõ hơn về cách phân loại các định phí có thể kiểm soát, từ đó thúc đẩy quản lý tài chính hiệu quả và phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
Bảng 1.15 1 Cách tiếp cận theo hình thức số dư đảm phí:Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận hàng tháng
Chia thành hai khu vực Phân chia khu vực B theo sản phẩm
Biến phí sản xuất của hàng bán
Số dư đảm phí sản xuất
Biến phí bán hàng và quản lý
-Định phí có thể kiểm soát của nhà quản lý bộ phận
(2) Số dư đảm phí có thể kiểm soát bởi nhà quản lý bộ phận -Định phí có thể kiểm soát
(3) Số dư đảm phí bộ phận -Chi phí khoâng phaân boồ
Những chi phí này được nhận diện một cách rõ ràng với bộ phận sản phẩm được phân bổ
1 Tập thể tác giả khoa kế toán kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Tp HCM- Kế toán quản trị NXB Tài Chính
Tp HCM 1997, trang 143 nghiep do w n load th yj uy i pl a luan van full moi nhat z z vb htj mk gmail.com Luan van retey thac si cd eg jg h g
Lập báo cáo bộ phận và phân tích báo cáo bộ phận 25
Báo cáo thành quả bộ phận bắt đầu bằng việc thiết lập báo cáo thu nhập của toàn công ty dưới dạng báo cáo theo số dư đảm phí, giúp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động Tiếp theo, phân tích các bộ phận lớn đóng góp vào lợi nhuận của doanh nghiệp để xác định các nguồn thu chính Sau đó, tiến hành phân tích các bộ phận nhỏ hơn để hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến thành quả của từng bộ phận, từ đó tối ưu hóa quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Điểm mấu chốt trong phân tích báo cáo thành quả bộ phận là tách biệt các định phí chung thành các định phí có thể kiểm soát được phù hợp với từng bộ phận, giúp làm rõ thành quả quản lý của bộ phận và thành quả của chính bộ phận đó Các định phí liên quan trực tiếp đến bộ phận; nếu bộ phận không còn hoạt động, các định phí này cũng không còn tồn tại Đánh giá thành quả quản lý bộ phận và thành quả của bộ phận chủ yếu dựa trên việc xem xét số dư của bộ phận, chính là phần còn lại sau khi trừ tất cả các khoản đảm phí và trang trải các định phí của bộ phận.
Phân tích và đánh giá thành quả bộ phận dựa trên tỷ lệ số dư đảm phí là phương pháp phù hợp cho các quyết định ngắn hạn, giúp xác định hiệu quả hoạt động trong ngắn hạn Trong khi đó, sử dụng số dư bộ phận là tiêu chí chính cho các quyết định dài hạn, cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động lâu dài của bộ phận (Xem bảng 1.16 để hiểu rõ hơn về các phương pháp đánh giá thành quả bộ phận).
Phân tích và đánh giá thành quả quản lý bộ phận là hoạt động quan trọng giúp nhà quản lý xác định tỷ lệ dư đảm phí có thể kiểm soát được một cách chính xác Việc này giúp đánh giá hiệu quả quản lý và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính của bộ phận Đánh giá thành quả quản lý bộ phận không chỉ phản ánh kết quả thực hiện mục tiêu mà còn giúp phát hiện các khu vực cần cải thiện để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bảng 1.16 Sơ đồ mô tả phân tích và đánh giá báo cáo thành quả bộ phận và thành quả quản lý bộ phận Đánh giá thành quả
Thành quả quản lý bộ phận Thành quả bộ phận
QĐ dài hạn QĐ ngắn hạn
Số dư bộ phận Tỷ lệ SDĐP
Tỷ lệ số dư của bộ phận có thể kiểm soát là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việc quản lý tốt các khoản dư nợ giúp hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao khả năng thanh khoản Theo các nghiên cứu mới nhất, việc theo dõi và phân tích tỷ lệ này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp Để duy trì tỷ lệ số dư hợp lý, các doanh nghiệp cần chú trọng vào quy trình kiểm soát và tối ưu hóa dòng tiền Tham khảo các luận văn thạc sĩ mới nhất để nâng cao kiến thức về quản trị tài chính và quản lý dựa trên các số liệu thực tế Liên hệ theo địa chỉ email: vaithacsi@gmail.com để được hỗ trợ và cung cấp các luận án phù hợp.
Trong chương 1, các công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý được trình bày nhằm mục đích đo lường thành quả và quản lý hiệu quả hoạt động của các bộ phận Các phương pháp nổi bật bao gồm kế toán trách nhiệm, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), lợi nhuận còn lại (RI), và phân tích báo cáo bộ phận, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả quản lý và định hướng phát triển bền vững.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập và xử lý thông tin để cung cấp các kết quả dự báo về lợi nhuận và hoạt động của đơn vị qua hệ thống dự toán, giúp quản trị cấp cao đưa ra quyết định chính xác Ngoài ra, kế toán trách nhiệm còn phân tích các sai biệt giữa thực tế và kế hoạch để xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động trong tương lai Để đánh giá trách nhiệm quản lý của trung tâm đầu tư, người ta sử dụng các chỉ số như ROI và RI, trong đó ROI giúp các nhà quản trị đo lường hiệu quả sử dụng đồng vốn bằng cách so sánh lợi nhuận với vốn đầu tư, đồng thời thể hiện hiệu quả hoạt động ở các quy mô khác nhau Tuy nhiên, ROI có hạn chế là không khuyến khích gia tăng đầu tư do bản chất của nó.
ROI là một chỉ số phản ánh mức độ sinh lợi tương đối của khoản đầu tư, nhưng không thể hiện rõ các lợi nhuận tăng thêm do các khoản đầu tư mới mang lại Để khắc phục hạn chế này, các nhà quản trị thường sử dụng chỉ số RI (Residual Income) nhằm đánh giá chính xác hơn hiệu quả hoạt động và giá trị tạo ra từ các khoản đầu tư.
RI cho biết lợi nhuận còn lại sau khi lấy lợi nhuận trừ đi chi phí sử dụng vốn
Phương pháp RI có nhược điểm là cho kết quả lạc quan đối với các bộ phận có quy mô vốn lớn Do đó, để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm đầu tư một cách khách quan, cần kết hợp cả chỉ số ROI và RI Việc này giúp đảm bảo cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả đầu tư và tránh các đánh giá sai lệch gây ra bởi quy mô vốn lớn.
Công cụ thứ tư để đánh giá trách nhiệm quản lý là phân tích báo cáo thành quả bộ phận, giúp phân tích thu nhập và chi phí của từng đối tượng để cung cấp đánh giá chi tiết hơn về trách nhiệm quản lý Báo cáo kết quả của các bộ phận thường được trình bày dưới dạng số dư đảm phí và định phí chung được tách riêng, qua đó thể hiện khả năng kiểm soát của từng bộ phận Nhờ đó, các nhà quản trị cấp cao có thể đánh giá chính xác thành quả quản lý của từng bộ phận dựa trên số dư bộ phận và khả năng kiểm soát của họ.
Các công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý có phạm vi ứng dụng nhất định, giúp nhà quản trị cấp cao nhận diện hiệu quả hoạt động của từng trung tâm và bộ phận Tuy nhiên, hiệu quả của các công cụ này phụ thuộc vào cách chúng được áp dụng và thực hiện trong thực tế Do đó, việc đánh giá mức độ phát huy tác dụng của các công cụ cần dựa trên kết quả thực tiễn ứng dụng để đảm bảo quản lý hiệu quả hơn.
CHệễNG 2 THỰC TRẠNG VẬN DỤNG CÁC CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC KINH DOANH ĐƯỜNG Ở TP
Chương 1 đã giới thiệu các kiến thức cơ bản về công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý, tạo nền tảng cho nghiên cứu Trong Chương 2, nghiên cứu sẽ đi sâu vào thực trạng vận dụng các công cụ quản lý để đánh giá trách nhiệm quản lý tại các doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực đường tại thành phố Hồ Chí Minh Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào hai doanh nghiệp lớn kinh doanh mặt hàng đường để phân tích hiệu quả và những thách thức trong quản lý Các phân tích này giúp hiểu rõ hơn về mức độ áp dụng các công cụ quản lý hiện hành và đề xuất giải pháp nâng cao trách nhiệm quản lý trong ngành.
2.1 Đánh giá trách nhiệm tại Công ty Thực phẩm và Dịch vụ Tổng hợp (GENECOFOV)
Giới thiệu chung về đơn vị 28
Công ty Thực phẩm và Dịch vụ Tổng hợp được thành lập từ năm 1987 theo quyết định của Bộ Thương Mại, sáp nhập ba tổng công ty lớn gồm Tổng công ty Thực phẩm, Công ty Thực phẩm Nam Trung Bộ và Công ty Xuất Nhập Khẩu Thực phẩm và Dịch vụ tại TP Hồ Chí Minh Chức năng chính của công ty là điều phối và bình ổn giá mặt hàng đường trong toàn khu vực phía Nam từ Bình Định đến Kiên Giang, góp phần giữ giá ổn định và đảm bảo nguồn cung cho thị trường Bên cạnh đó, công ty còn hoạt động kinh doanh các mặt hàng sữa và rượu nhằm đa dạng hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tổ chức bộ máy của công ty gồm có (xem bảng 2.1)
Giám đốc phụ trách chung : Được bổ nhiệm theo quyết định của Bộ Thương
Mại chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh, xây dựng điều lệ hoạt động của Bộ Công Ty, sau đó trình lên Bộ Thương Mại duyệt.
Giúp việc cho giám đốc đảm nhận trách nhiệm giải quyết các công việc được ủy nhiệm khi giám đốc vắng mặt, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ Người giúp việc chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về những nhiệm vụ được phân công, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Ngoài ra, họ còn hỗ trợ trong việc xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo các hoạt động diễn ra thuận lợi và theo đúng kế hoạch đề ra.
Các phòng ban chức năng :
Phòng tổ chức cán bộ tiền lương gồm trưởng phòng và nhân viên phụ trách quản lý nhân sự, lập bảng lương thưởng theo chế độ nhà nước, đồng thời nâng cao nghiệp vụ CBCNV để xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực, góp phần vào sự phát triển của công ty.
Phòng hành chính tổng hợp gồm một trưởng phòng và 15 nhân viên, đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận để thực hiện công tác hành chính như quản lý công văn, lưu giữ hồ sơ tài liệu và con dấu Phòng còn đảm nhận các nhiệm vụ văn thư, đánh máy, điều xe, tiếp khách và tổ chức các cuộc họp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Phòng tài chính kế toán gồm một trưởng phòng, một phó phòng và 5 nhân viên chịu trách nhiệm ghi chép, lưu trữ dữ liệu kế toán chính xác và kịp thời Phòng tổ chức xây dựng các kế hoạch vay vốn phù hợp để hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả Ngoài ra, phòng còn lập các báo cáo, báo biểu tài chính nhằm cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch cho các đơn vị quản lý trong công ty.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và mười một nhân viên chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược mua hàng, tập trung khai thác lợi thế của hàng nhập khẩu để mở rộng thị trường Phòng tập trung tìm kiếm các phương hướng và biện pháp tăng doanh số bán hàng hiện có, đồng thời duy trì sự ổn định của thị trường tiêu thụ trong nước Các hoạt động này nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và mở rộng quy mô công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Phòng chuyên trách như thanh tra và bảo vệ chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các chính sách, luật lệ của nhà nước trong lĩnh vực thương mại, bao gồm kiểm tra tại văn phòng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo an toàn trong công tác phòng cháy chữa cháy và giữ gìn an ninh trật tự cho toàn bộ cơ sở.
Sơ đồ tổ chức của Công ty GENECOFOV
Phòng Kinh doanh – Xuaát Nhập khẩu
Phòng Tài Chính Kế toán
P Tổ chức Cán bộ - Tiền lửụng
Vận dụng các công cụ đánh giá trách nhiệm tại Công ty GENECOFOV 30
2.1.2.1 Công cụ Kế toán trách nhiệm Hiện trạng của hệ thống kế toán trách nhiệm
- Về mặt xây dựng kế hoạch hoạt động:
Mỗi năm, công ty thường tổ chức đánh giá hoạt động cuối năm để xác định các thuận lợi và khó khăn đã gặp phải, cũng như kết quả đạt được Dựa trên đó, các chỉ tiêu kế hoạch cho năm tiếp theo được xây dựng và trình duyệt Bộ Thương Mại để làm cơ sở cho các hoạt động trong những năm tới Các chỉ tiêu này thường bao gồm các khoản thuế nộp ngân sách, giá trị kim ngạch xuất nhập khẩu, doanh thu, lợi nhuận, cũng như các chỉ tiêu về lao động và tiền lương, được sắp xếp theo thứ tự hợp lý Việc xây dựng các chỉ tiêu này dựa trên kinh nghiệm dự đoán doanh thu, thống kê chi phí và hoạt động của những năm trước, giúp ước tính lợi nhuận kế hoạch cho năm tới một cách chính xác.
Doanh thu và lợi nhuận được trình bày trên bảng kế hoạch là doanh thu và lợi nhuận gộp chung các các loại mặt hàng kinh doanh 1
- Về mặt phân tích đánh giá chênh lệch nhằm tìm nguyên nhân:
Kết quả hoạt động của công ty được tổng hợp thành báo cáo hàng quý, trong đó chú trọng vào phần doanh thu của các bộ phận như phòng kinh doanh và các cửa hàng, thể hiện tỷ lệ đạt kế hoạch Các báo cáo này không phân tích sâu về sự chênh lệch lượng và biến động giá trong kỳ hoạt động, chỉ nêu ra các nguyên nhân khách quan như thị trường biến động, giá đường giảm hoặc các nguyên nhân chủ quan như nỗ lực của nhân viên và nghiên cứu nguồn hàng Cuộc họp giao ban cuối quý chỉ đề xuất các bộ phận chưa đạt kế hoạch cần cố gắng để đạt mức hoạt động trung bình như các quý trong năm, còn nguyên nhân cụ thể của chênh lệch không được làm rõ Ngoài ra, các nguyên nhân biến động được phân tích chưa rõ ràng về cách chúng ảnh hưởng đến sự chênh lệch thực tế.
Hạn chế của hệ thống kế toán trách nhiệm
- Về xây dựng kế hoạch hoạt động (xem bảng 2.2)
Kế hoạch hoạt động của công ty chỉ đề cập đến các chỉ tiêu chung mang tính định hướng, chưa rõ ràng và chưa xác định rõ ràng các chiến lược cụ thể để hướng dẫn hoạt động của doanh nghiệp Điều này làm hạn chế khả năng xây dựng các kế hoạch chi tiết và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả Do đó, cần thiết phải xây dựng các mục tiêu rõ ràng hơn để định hướng phát triển bền vững và tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kế hoạch hoạt động của công ty thiếu các chiến lược cụ thể để đạt được doanh thu đề ra, không chỉ rõ cách thức thu về doanh thu từ từng mặt hàng Ngoài ra, kế hoạch chưa xác định rõ số lượng hàng hóa cần bán, khiến công ty không thể phân tích chính xác lượng hàng tồn kho, dự trữ hay khả năng tiêu thụ Điều này dẫn đến khó khăn trong việc dự đoán lượng hàng cần bán và thu hồi công nợ, là một hạn chế lớn trong quản lý kế hoạch kinh doanh.
1 Phụ lục 2 Bộ Thương Mại - Chỉ tiêu kế hoạch năm 2004, Công ty Thực phẩm và Dịch vụ Tổng hợp, Hà Nội
Trong báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 và phương hướng hoạt động năm 2004 của Công ty Thực phẩm và Dịch vụ Tổng hợp tại TP Hồ Chí Minh, các kế hoạch chưa rõ ràng, thiếu minh bạch về các khoản chi phí cần thiết để đạt được mục tiêu doanh thu Kế hoạch không xác định rõ giá vốn hàng mua, các khoản nợ liên quan, cũng như chi phí quản lý và lưu thông hàng hóa, khiến lợi nhuận dự kiến của công ty thiếu tính khả thi và thuyết phục Ngoài ra, các ước tính về chi phí dựa trên trung bình qua các năm không phản ánh rõ mối liên hệ giữa doanh thu và chi phí, dẫn đến kế hoạch thiếu tính khoa học và khó hoạch định chiến lược phù hợp.
Kế hoạch của công ty thiếu tính lôgíc về mặt thời gian, làm giảm tính khoa học của bảng kế hoạch Bảng kế hoạch chỉ đề cập đến các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận và tiền lương mà không xác định rõ các quý cần đạt được các chỉ tiêu này Ngoài ra, kế hoạch hoạt động không chỉ rõ thời điểm cao điểm kinh doanh và cần vốn nhất, gây khó khăn trong việc xác định các thời điểm huy động vốn phù hợp và hiệu quả.
Bảng kế hoạch cần được sắp xếp hợp lý dựa trên tính lôgíc của hoạt động kinh doanh Theo nguyên tắc kế toán và quản trị, doanh thu nên là điểm xuất phát để xác định các khoản chi phí và lợi nhuận, từ đó mới tính đến các khoản thuế và nộp ngân sách Việc đưa các khoản nộp ngân sách lên đầu tiên trong bảng kế hoạch là không hợp lý, vì điều này không phản ánh đúng quá trình hoạt động của doanh nghiệp Các khoản nộp ngân sách chỉ là kết quả của hoạt động doanh nghiệp, không phải mục tiêu cuối cùng Do đó, bố trí này làm giảm khả năng phân tích chính xác hiệu quả hoạt động và khả năng lập kế hoạch tài chính hợp lý.
Các hạn chế của công ty khiến việc dự báo chính xác doanh thu và chi phí trở nên khó khăn, dẫn đến ước lượng lợi nhuận không chính xác Điều này làm cho công ty không thể xây dựng được bảng cân đối tài sản dự kiến để phản ánh đúng tình hình tài chính tương lai Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập kế hoạch tài chính và ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.
Bảng 2.2 So sánh bảng thiết kế kế hoạch giữa cơ sở lý luận và thực tế tại Công ty
Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận
II Cách thức đạt mục tiêu
- Chi tiết các khoản chi phí
- Tạo nguồn vốn để đáp ứng
III Thời gian đạt các mục tiêu
- Về mặt phân tích đánh giá chênh lệch tìm nguyên nhân (xem bảng 2.3)
Hiện nay, công ty gặp khó khăn trong việc phân tích biến động về lượng và giá, dẫn đến không xác định được nguyên nhân chính gây ra sự thay đổi Thay vào đó, công ty chủ yếu tập trung so sánh mức doanh thu của các bộ phận kinh doanh mà chưa đi sâu vào phân tích các kết quả bên trong từng khu vực, ảnh hưởng đến khả năng đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả.
Công ty phân chia doanh thu của các bộ phận đều theo 4 quý, tập trung vào việc đạt mục tiêu doanh thu chứ không phân tích doanh thu không đạt hay vượt kế hoạch, do việc hiệu quả tiếp thị, bán hàng hay tăng giá không phải là yếu tố chính Việc chỉ quan tâm đến việc đạt doanh thu mục tiêu có thể làm giảm động lực và tinh thần trách nhiệm của các bộ phận trong nỗ lực kinh doanh.
Do công ty không thực hiện phân tích rõ ràng về các yếu tố ảnh hưởng, nên không thể xác định các biện pháp cải tiến phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động Mục tiêu xây dựng của công ty qua các năm ít thay đổi, phản ánh việc thiếu chiến lược cải tiến rõ ràng Kế hoạch và mục tiêu công ty thường mang tính ước đoán dựa trên kinh nghiệm, chưa dựa trên phân tích dữ liệu chính xác Hiệu quả làm việc không được nâng cao do không hiểu rõ các yếu tố thúc đẩy thành công, dẫn đến việc thiếu các giải pháp tối ưu để nâng cao năng suất và kết quả hoạt động.
Trong những năm 2000 và 2001, công ty đã gặp khó khăn do không phân tích đầy đủ các yếu tố biến động và dự báo thị trường, dẫn đến giảm giá đường và chững lại lượng hàng nhập khẩu Điều này đã gây thiệt hại lớn trong hoạt động kinh doanh mặt hàng đường của công ty Ngoài ra, việc thiếu hiểu biết về cấu trúc biến động của thị trường khiến các sản phẩm phụ như rỉ đường, mật đường và đường vàng tồn kho lâu, gây ra tình trạng ứ đọng vốn và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động.
Bảng 2.3 So sánh giữa lý lưận và thực tế về hoạt động phân tích tại Công ty
PHAÂN TÍCH CHEÂNH LEÄCH GIỮA THỰC TẾ VÀ KẾ
- Phân tích biến động về lượng
- Phân tích biến động về giá (Giá mua vào, giá bán ra…)
II Nhận xét và kết luận
- Rút ra nguyên nhân nhằm có những giải pháp thích hợp
PHAÂN TÍCH CHEÂNH LEÄCH GIỮA THỰC TẾ VÀ KẾ
- Doanh thu thực hiện và doanh thu kế hoạch
- Hướng dẫn mệnh lệnh phải đạt doanh thu đã phân bổ đều trong các quý
Nguyên nhân của những hạn chế trên
_ Xây dựng kế hoạch không đạt được tính khoa học và rõ ràng
Nguyên nhân chính có thể xuất phát từ việc các chỉ tiêu kế hoạch xây dựng không phản ánh đúng yêu cầu thực tế quản lý tại đơn vị Trong quan điểm quản lý của đơn vị, mỗi năm mục tiêu là nộp đủ các khoản ngân sách nhà nước theo đúng kế hoạch, vì đó được xem là nhiệm vụ chính của đơn vị Do đó, mục tiêu hàng đầu trong kế hoạch là hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, giải thích tại sao các mục tiêu về ngân sách luôn được đề ra trước tiên trong kế hoạch của đơn vị.
Một trong những nguyên nhân chính là các mẫu văn bản kế hoạch do đơn vị cấp trên quy định, khiến các doanh nghiệp không thể tự xây dựng mục tiêu phù hợp với đặc thù hoạt động Bộ Thương Mại gửi xuống các công ty yêu cầu xây dựng kế hoạch, nhưng bảng kế hoạch này thiếu hướng dẫn rõ ràng về quy trình lập các chỉ tiêu dựa trên logic doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và các khoản nộp ngân sách Thay vào đó, nội dung chủ yếu tập trung vào các khoản nộp ngân sách đầu tiên, gây hạn chế khả năng tự chủ trong việc xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp.
Công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch chi tiết về mặt thời gian do thiếu công tác thống kê chính xác về biến động theo các mùa vụ kinh doanh Việc thống kê chủ yếu tập trung vào cuối kỳ mỗi quý và chỉ dựa trên doanh thu, khiến công ty khó xác định xu hướng bán hàng Để tìm ra quy luật kinh doanh hiệu quả, công ty cần thực hiện thống kê chi tiết theo từng tháng, theo dõi sự thay đổi về số lượng và giá bán trong các tháng, đặc biệt vào tháng gần Tết, để dự đoán chính xác hơn các xu hướng bán hàng trong tương lai.
