Công tác lập hồ sơ công việc tại trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật tp hồ chí minh thực trạng và giải pháp

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.” Lập hồ sơ là khâu quan t

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 8.32.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TSKH BÙI LOAN THÙY

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019

vệ một học vị nào khác Mọi sự giúp đỡ cho việc hoàn thành luận văn đều đã được cảm ơn Các thông tin, trích dẫn trong luận văn đều đã được ghi rõ nguồn gốc./

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2019

Tác giả đề tài

Hoàng Thiên Phong

nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ, động viên của nhiều cá nhân và tập thể Tôi xin được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các cá nhân và tập thể đã tạo điều kiện

giúp đỡ tôi trong học tập và nghiên cứu

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, các Khoa, Phòng liên quan của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

TP Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mọi mặt trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TSKH Bùi Loan Thùy - người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, đóng góp nhiều ý kiến quý báu của các nhà khoa học, các thầy, cô giáo trong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

TP Hồ Chí Minh trong thời gian tôi học tập và thực hiện luận văn

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ và cộng tác của các Thầy, Cô lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh, đồng nghiệp và gia đình đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong học tập, công tác và hoàn thành luận văn

Tôi xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đối với mọi sự giúp đỡ quý báu đó

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2019

Tác giả đề tài

Hoàng Thiên Phong

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH i

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

3 Mục tiêu, Mục đích nghiên cứu 6

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 6

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 8

7.1 Ý nghĩa khoa học 8

7.2 Ý nghĩa thực tiễn 8

8 Kết cấu của đề tài 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG 10

1.1 Cơ sở lý luận của công tác lập hồ sơ 10

1.1.1 Các khái niệm cơ bản 10

1.1.2 Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ 13

1.1.3 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ 16

1.2 Cơ sở pháp lý của công tác lập hồ sơ 21

1.2.1 Hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan Trung ương 21

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ của Thành phố Hồ Chí Minh 22

1.2.3 Văn bản quản lý và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ của các Trường Đại học và Cao đẳng 23

1.3.3 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM 26

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 30

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM 30

2.2 Kết quả nghiên cứu định tính về công tác lập hồ sơ tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 34

2.2.1 Nhận thức của cán bộ quản lý, cán bộ văn thư lưu trữ và chuyên viên tại các đơn vị trực thuộc về công tác lập hồ sơ 34

2.2.2 Công tác lập bản danh mục hồ sơ 42

2.2.3 Công tác lập hồ sơ nguyên tắc 43

2.2.4 Công tác lập hồ sơ công việc 44

2.3 Nhận xét hiện trạng công tác tổ chức thực hiện công việc lập hồ sơ tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 45

2.3.1 Cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ 45

2.3.2 Lập bảng Danh mục hồ sơ 46

2.3.3 Bảng thời hạn bảo quản 49

2.3.4 Công tác lập hồ sơ ở các đơn vị trực thuộc 51

2.3.5 Nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 57

2.3.6 Một vài bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn hoạt động tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 58

2.4 Đánh giá chung 62

2.4.1 Những kết quả đạt được 62

2.4.2 Những hạn chế, tồn tại 63

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế và tồn tại 65

TP HỒ CHÍ MINH 70

3.1 Kế hoạch phát triển công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM từ năm 2019 trở về sau 70

3.1.1 Tận dụng những cơ hội (Opportunities) phù hợp để phát huy điểm mạnh (Strengths) của Nhà trường 70

3.1.2 Tận dụng tốt cơ hội (Opportunities) để vượt qua điểm yếu(Weaks) 70

3.1.3 Tận dụng lợi thế, điểm mạnh (Strengths) để giảm thiểu rủi ro (Threats) do môi trường bên ngoài gây ra: 71

3.1.4 Thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu (Weaks) bị tác động nặng nề hơn từ các yếu tố rủi ro (Threats) bên ngoài 71

3.2 Nhóm giải pháp về cơ chế chính sách đối với hoạt động tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc 71

3.2.1 Giải pháp đối với cơ quan quản lý nhà nước 71

3.2.2 Giải pháp đối với Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP HCM 75

3.3 Nhóm giải pháp tăng cường và nâng cao hiệu quả thực hiện công tác lập hồ sơ 79 3.3.1 Tăng cường nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ, viên chức của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc 79

3.3.2 Nhóm giải pháp chuyên môn, nghiệp vụ 80

3.3.3 Áp dụng ISO vào công tác lập hồ sơ công việc 90

3.4 Nhóm giải pháp về các điều kiện để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc 93

3.4.1 Tăng cường đầu tư nhân tố con người 93

3.4.2 Đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lập hồ sơ công việc 94

3.4.3 Ứng dụng CNTT trong công tác lập hồ sơ công việc 95

3.4.4 Tăng cường giám sát thực hiện 98

3.5.2 Khen thưởng, kỷ luật các cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện công tác lập hồ

sơ 99

KẾT LUẬN 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

PHỤ LỤC 109

BGDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo

QTTB Quản trị thiết bị TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

UBND Ủy ban nhân dân

1 Bảng 2.1 Bảng phân tích theo phương pháp SWOT 67

1 Hình 1.1: Góc lưu hồ sơ tại Khoa Cơ bản - Trường Đại học Nông Lâm

2 Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật

1 Tính cấp thiết của đề tài

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 quy định

“1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy

đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của

cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.”

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của công tác lưu trữ, trong hồ sơ sẽ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn

cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức, viên chức

Lập hồ sơ nhằm ngăn chặn tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng; tài liệu được sắp xếp trong giai đoạn văn thư trước khi chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan để tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Lập hồ sơ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, hạn chế các văn bản, giấy tờ không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm; góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, lâu dài và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử Đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong…

Đã có khá nhiều văn bản của các cơ quan nhà nước quy định về công tác lập hồ

liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Điều 13, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Quy định Lập danh Mục hồ sơ ; Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02/5/2013 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh Về ban hành danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ); Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh Ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh…

Thực hiện các văn bản trên, trong thời gian qua đã có nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) Tuy nhiên, trong Báo cáo số 477/BC-VTLTNN ngày 20/5/2019 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đã chỉ ra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế như:

“Danh mục hồ sơ được xây dựng, ban hành chưa sát với thực tiễn; chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại một số cơ quan, đơn vị chưa đạt yêu cầu; việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa triệt để và đúng hời gian quy định”

Đánh giá này của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phản ánh đúng thực tế đang diễn

ra ở nhiều cơ quan, tổ chức và hiện đang diễn ra phổ biến ở hầu hết các Trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, trong đó có Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh được thành lập từ năm

1998 và đây là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh Trong 20 năm tồn tại và phát triển của mình, lượng hồ sơ, tài liệu do Trường sản sinh ra là rất lớn, tuy công tác lập hồ sơ cũng có thực hiện ở một số bộ phận, một số cán bộ, viên chức, nhưng nhìn chung chỉ mang tính tự phát nhằm phục vụ cho việc giải quyết công việc được giao, còn mang tính tùy tiện, chưa tuân thủ các quy

“cất giữ riêng” và sau khi giải quyết công việc xong thì họ đem “vứt rác” chứ không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, vì vậy, tài liệu thất thoát rất nhiều

Bên cạnh đó, trong hệ thống giáo dục nói chung và Trường Cao đẳng Kinh tế -

Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh nói riêng, nhân sự làm công tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ hầu như là kiêm nhiệm, có thể là kế toán kiêm nhiệm văn thư, có thể là văn thư kiêm nhiệm cả lưu trữ, có thể là giáo viên một môn nào đó phụ trách công tác này,

họ hầu như không có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư lưu trữ và cũng không có nhiều thời gian để nghiên cứu các lĩnh vực này Hàng năm, cơ quan chủ quản đều tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn chưa mang lại hiệu quả, vì hầu hết người được cử đi tham dự không đúng thành phần hoặc người tham dự không nghiêm túc; mặt khác thời gian tập huấn thường rất ngắn (chỉ trong 01 ngày) nên việc tiếp thu, nắm bắt nội dung của người tham dự cũng rất hạn chế, giống như “cưỡi ngựa xem hoa” vậy

Thêm vào đó, Lãnh đạo nhà trường tuy cũng quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ, cũng nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, nhưng do phải dành quá nhiều thời gian cho việc quản lý, điều hành công tác chuyên môn của Trường nên hầu như chỉ chú trọng đến công tác quản lý văn bản đi, vì vậy cũng chưa quyết liệt chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ, chưa phát hiện nhiều sai sót trong công tác này nên cũng chưa có chủ trương xử lý các trường hợp sai phạm, đồng thời cũng chưa quan tâm đúng mức nhằm tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt công tác này

Từ những thực trạng nêu trên, việc nêu ra các giải pháp cho công tác lập hồ sơ của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh trở nên bức thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, các cơ quan quản lý nhà nước đang rất quan tâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác này Xuất phát từ những lý do nêu trên, học

viên chọn đề tài: “Công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ

thuật Tp Hồ Chí Minh – thực trạng và giải pháp” làm luận văn Thạc sĩ của mình

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Cho đến nay, ở nước ta đã có một số công trình, bài viết nghiên cứu về công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) tại các cơ quan, đơn vị, thể hiện dưới dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy hệ đại học,

học trao đổi về lý luận và thực tiễn công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ ở trong nước và nước ngoài được công bố trên một số báo và tạp chí, nhiều nhất là đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu các hội thảo…

Ở trong nước, một số tác giả, chuyên gia đầu ngành đã có những công trình, bài viết nghiên cứu về công tác văn thư, trong đó có công tác lập hồ sơ được viết thành sách, như: “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS.TS Vương Đình Quyền (Nhà xuất bản (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội); “Giáo trình Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả: GS.TS Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội, 2005); “Giáo trình Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả: Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (NXB Đại học Quốc Gia TP HCM, TP.HCM, 2015); “Giáo trình lưu trữ học đại cương” (NXB Đại học Quốc gia TP.HCM, 2015) của CVCC TS Phan Đình Nham và PGS.TSKH Bùi Loan Thùy; “Văn bản và tài liệu văn thư – nguồn bổ sung cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của CVCC TS Phan Đình Nham và PGS TSKH Bùi Loan Thùy

Bên cạnh đó, một số luận văn cao học của học viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội đề cập đến vấn đề này

Cụ thể như: Trịnh Thị Hà: “Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc BCH trung ương - thực trạng và giải pháp” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2006; Nguyễn Thị Trang Nhung: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2008; Nguyễn Văn Tâm: “Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng - thực trạng và giải pháp” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2008; Trịnh Thị Kim Oanh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2008; Hoàng Tùng Phong: “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở nội vụ” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2011…

Ngoài ra là các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, đánh giá tổng kết công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ các cấp của các cán bộ làm công tác nghiên cứu, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ

loại và quản lý văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ việc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01, năm 2006; Phan Minh Lý - “Nâng cao nhận thức hoạt động Quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ tỉnh” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3/2013; Dương Thị Huyền – Nguyễn Thị Kim Thu - “Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan – Thực trạng và giải pháp””, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 10/2014; PGS TS Vũ Thị Phụng –

“Lập hồ sơ hiện hành – cảm nhận và suy nghĩ từ một hội thảo khoa học” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12/2014 Hoặc các tham luận đăng trong Kỷ yếu hội thảo khoa học Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan – Thực trạng và giải pháp do Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Sở Nội vụ Thành phố Hải Phòng tổ chức vào ngày 01/10/2014 và các bài viết đăng trên các tập san, tạp chí của các ngành, các địa phương như: Trần Trung Kiên - “Một vài suy nghĩ về vấn

đề Nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương”, Kỷ niệm 33 năm ngày giải phóng Quảng Nam, số 3/2008; Hữu Hùng - “Công tác văn thư lưu trữ ở KBNN huyện: Đến khi nào khả thi?”, Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia, số 111, tháng 9/2011; ThS Hà Thị Thu Trang – Vũ Thị Miền - “Công tác quản lý hồ sơ ở trường Cao đẳng Sư phạm Ngô Gia Tự - Bắc Giang”, Tạp chí Giáo dục, số 300, tháng12/2012; Thanh Mai - “Công tác Văn thư Lưu trữ ngành Thuế: Bước tiến mới theo hướng chuyên sâu”, Tạp chí Thuế Nhà nước, số 20, tháng 5/2013…

Những công trình nghiên cứu trên chủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:

- Đánh giá thực trạng và nêu ra giải pháp về thực hiện công tác lập hồ sơ công việc tại một số đơn vị cụ thể

- Phân tích vai trò và tầm quan trọng của việc thực hiện lập hồ sơ phục vụ cho các nhu cầu thiết thực trong quản lý, nghề nghiệp của mình

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên đã góp phần làm sáng rõ nhiều vấn đề mang tính lý luận và thực tiễn quan trọng về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ công việc nói riêng Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống về cách thức tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể các quy trình, nhiệm vụ cần

nhiệm vụ của các Trường Cao đẳng

Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn, tác giả đã tham khảo và kế thừa một

số nội dung trong các công trình kể trên Ngoài ra, tác giả đề tài còn khai thác và sử dụng những nguồn tài liệu sau đây: - Nhóm tài liệu là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ - Nhóm tài liệu của các Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, bao gồm các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường, Quy định về công tác văn thư lưu trữ của Trường, các bản báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các quy trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ

3 Mục tiêu, Mục đích nghiên cứu

 Mục tiêu

Khảo sát, phân tích, nhận xét, đánh giá hiện trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh từ năm 1998 (từ khi thành lập Trường) đến tháng 12 năm 2018

 Mục đích

Đề xuất một số giải pháp nhằm đưa công tác lập hồ sơ công việc vào nề nếp, đúng quy trình, quy định của Nhà nước, của ngành nâng cao chất lượng thực hiện công tác này tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu, mục đích nghiên cứu nêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, nghiên cứu lý luận công tác văn thư, lưu trữ mà trọng tâm là công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Phân tích

từ lý luận đến thực tế áp dụng đối với đặc thù tài liệu tại Trường Cao đẳng Kinh tế -

Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh, qua đó làm sáng tỏ thêm những vấn đề lý luận

Thứ hai, khảo sát hiện trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

Thứ ba, phân tích, nhận xét, đánh giá hiện trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh, những kết quả đạt được và những nhiệm vụ đặt ra cho Trường nhằm phục vụ cho việc bảo vệ tài liệu, nộp lưu đầy

Thứ tư, đề xuất một số giải pháp nhằm đưa công tác lập hồ sơ công việc vào nề nếp, đúng quy trình, quy định của Nhà nước, của ngành và nâng cao chất lượng thực hiện công tác này tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh

tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

+ Thời gian: từ năm 1998 (từ khi thành lập Trường) đến tháng 12 năm 2018

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, người nghiên cứu tiến hành thực hiện đề tài bằng các phương pháp cụ thể sau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng để làm rõ

quy định của các cơ quan quản lý nhà nước và kinh nghiệm thực tiễn của các công trình nghiên cứu để áp dụng vào việc tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc tại các Trường Cao đẳng

Phương pháp phỏng vấn sâu (nghiên cứu định tính): vận dụng để phỏng vấn

các chuyên viên của Trường về những nội dung liên quan đến công tác lập hồ sơ công việc như: nhận thức về công tác lập hồ sơ, tầm quan trọng của công tác này, chỉ đạo của lãnh đạo về công tác này, cách thức, quy trình thực hiện, khó khăn và thuận lợi khi thực hiện … để nắm rõ hơn, sâu hơn hiện trạng của công tác lập hồ sơ

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế: phương pháp được sử dụng để khảo sát

hiện trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, quan sát quá trình thực hiện việc lập hồ sơ công việc của các chuyên viên tại các đơn vị, đặc biệt là tại bộ phận văn thư của Trường nhằm tìm ra các vấn đề hạn chế, tồn tại trong việc tổ chức thực hiện Tổng hợp thông tin thu thập được nhằm đưa ra nhận định về tình hình hoạt động tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Từ đó phân loại và

làm nổi bật vấn đề lập hồ sơ công việc tại Nhà trường

Phương pháp phân tích, tổng hợp: được vận dụng để phân tích từng khâu của

hoạt động tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc để hiểu rõ được bản chất của vấn đề Dựa trên kết quả phân tích để từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp đưa công tác lập hồ

sơ công việc vào nề nếp, đúng quy trình, quy định của Nhà nước, của ngành và nâng cao chất lượng thực hiện công tác này tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

7.1 Ý nghĩa khoa học

Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần làm sáng tỏ lý luận của ngành Lưu trữ học về lĩnh vực văn thư mà trọng tâm là công tác lập hồ sơ, khẳng định tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ công việc

7.2 Ý nghĩa thực tiễn

- Trên cơ sở nhận thức đúng hiện trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh, luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm đưa công tác lập hồ sơ công việc vào nề nếp, đúng quy trình, quy định của Nhà nước

và của ngành, đồng thời cũng đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng thực hiện công tác

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là tài liệu tham khảo bổ ích phục vụ cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ và Quản trị Văn phòng hoặc làm tài liệu bồi dưỡng nghiệp

vụ văn thư lưu trữ cho cán bộ, nhân viên của các Trường Cao đẳng

- Kết quả nghiên cứu có thể ứng dụng vào công tác lập hồ sơ công việc tại các Trường Cao đẳng, tạo điều kiện thuận lợi cho các Trường Cao đẳng thực hiện công tác nộp lưu hồ sơ vào các lưu trữ lịch sử ở các địa phương

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn của công tác lập hồ sơ công việc tại các Trường Đại học, Cao đẳng

- Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG

1.1 Cơ sở lý luận của công tác lập hồ sơ

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

 Hồ sơ

Về khái niệm hồ sơ, trong Công tác Lưu trữ Việt Nam do Vũ Dương Hoan

chủ biên (Nhà Xuất bản Khoa học Xã hội ấn hành năm 1987) định nghĩa:

Hồ sơ là một tập công văn tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việcvà được tập trung bảo quản ở một chỗ ( trong một bìa hay một cặp) Hiện nay khái niệm hồ sơ cũng được dùng để chỉ một tập văn bản kết hợp với nhau

theo đặc điểm hình thức như: tập biên bản, tập chỉ thị (tr.63) Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình

Quyền (Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2005) thì nêu định nghĩa về

hồ sơ như sau:

Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng

loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành (tr.336)

Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân

Ví dụ:

- Tập biên bản giao nhận xăng dầu đường thủy của Công ty Xăng dầu khu vực III quý IV năm 1086

- Tập lưu quyết định của UBND Thị xã Cử Lò về nâng lương cho giáo viên tiểu học năm 1999

- Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2000 của Văn phòng Bộ Nội vụ

- Tập văn bản của Chính phủ và Bộ Nội vụ về chế độ tuyển dụng công chức, viên chức từ 1998 đến 2004

Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:

- Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ

- Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một

cơ quan hoặc của một cá nhân

hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một

cơ quan, đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng

mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải

quyết công việc hàng ngày

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh )

- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân

- Một số loại hồ sơ khác: hồ sơ trình duyệt, hồ sơ đang giải quyết, v.v

 Lập hồ sơ

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình

Quyền (Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2005), khái niệm về Lập hồ

sơ cũng được định nghĩa là:

“Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” (tr.336,337)

Theo Khoản 11, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”

Như vậy, lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhát định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản

Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà

là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó) Thống nhất được quan điểm này không chỉ

có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề,

sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới” Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ

sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự

chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức, viên chức hành chính ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao

Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng, nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ

sơ trong quá trình lập hồ sơ

1.1.2 Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ

1.1.2.1 Vị trí:

- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Bởi vì, chỉ có lập hồ sơ mới tạo ra được những hồ sơ ghi lại đầy đủ, chính xác kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức; tạo nguồn thông tin văn bản để phục vụ cho công việc nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt và khai thác sử dụng lâu dài về sau;

- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

1.1.2.2 Tác dụng của công tác lập hồ sơ

- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau;

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ;

- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật ;

- Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư;

tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

1.1.2.3 Trách nhiệm lập hồ sơ

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình

- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính có nhiệm vụ:

+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan tổ chức cấp dưới;

+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức mình

+ Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

- Mỗi công chức trong cơ quan đều phải tự lập hồ sơ về công việc do mình

phụ trách Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.”

- Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách là người trực tiếp giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính trong việc hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về việc lập hồ sơ, trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công chức trong cơ quan, lập hồ sơ hoàn chỉnh, lựa chọn và chuẩn bị hồ

sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành

1.1.2.4 Yêu cầu của lập hồ sơ

- Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

đơn vị

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục

vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ Trước đây, trong Điều 22 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ" Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,

mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó" Và mới đây, theo quy định tại Điều 9

Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao

giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về

công việc được giao”

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người

Ví dụ:

+ Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản

tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình

+ Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu

- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị của các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải tương đối đồng đều

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng)

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản) Lưu ý, khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều

Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như sau:

- Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;

- Tập tài liệu tham luận của đại biểu;

- Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình

- Tài liệu phục vụ hội nghị

1.1.3 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ

1.1.3.1 Lập danh mục hồ sơ

 Khái niệm danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong

một thời gian nhất định (thường là một năm)

 Tác dụng của danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong

cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện;

- Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;

- Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;

- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, đơn

vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan;

- Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là

cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ

 Các bước lập danh mục hồ sơ

- Từng cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập;

- Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị

- Văn phòng (hoặc phòng hành chính) tổng hợp những danh mục hồ sơ của các đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan

- Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện

Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

ổn định thì chỉ cần lập danh mục hồ sơ một lần, những năm sau chỉ bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng

- Mỗi đơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập hồ sơ;

- Cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ

hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn thư cơ quan;

- Cuối năm, các cá nhân, các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp

hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan Những hồ sơ mà còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ;

- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng hoàn toàn với thực tế Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình các công việc và giải quyết công việc của cơ quan Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ Ngược lại, những công việc đã dự kiến nhưng thực hiện, không hình thành hồ sơ thì ghi rõ vào cột ghi chú “Không thành hồ sơ”

1.1.3.2 Phương pháp lập hồ sơ công việc

*Bước 1: Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ, cán bộ công chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Nếu cơ quan chư có danh mục hồ sơ , thì cán bộ công chức căn cứ vào kinh nghiệm

và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa hồ sơ thường lệ

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa Bên ngoài bìa ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ rang, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc của hồ sơ

* Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

Khi hồ sơ được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ Cán bộ

có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, không được

để lẫn lộn cả những tư liệu và các giấy tờ khác không liên quan

Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp Trong thực tế sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, đúng theo quá trình diễn biến công việc

* Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Kết thúc hồ sơ

Khi công việc kết thúc, công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ để:

+ Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu;

+ Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị;

+ Sắp xếp lại tài liệu, văn bản trong hồ sơ

- Biên mục hồ sơ Biên mục bên trong hồ sơ:

+ Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm

Khi đánh số trang cần lưu ý:

 Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ)

 Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số

 Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào

bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì

 Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình thì đánh số lên nhãn băng và cho vào

bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì

 Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số

 Trường hợp đánh sót số trang (trang liền kề không có số) thì dùng số của

trang trước và thêm a, b, c vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c ;

 Trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thì

thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c )

 Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí ) thì chỉ cần đánh một

số chung cho tư liệu đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu)

+ Viết mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa

Biên mục bên ngoài hồ sơ (Viết bìa hồ sơ):

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn

vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ;

số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ

- Viết chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát ) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “Chứng từ kết thúc'' Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ

1.2 Cơ sở pháp lý của công tác lập hồ sơ

1.2.1 Hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan Trung ƣơng

Để công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cơ quan) đi vào nề nếp, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc tại các cơ quan; đồng thời tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Chính phủ, Nhà nước và Bộ Nội vụ đã ban hành nhiều văn bản pháp quy quy định, cũng như hướng dẫn việc tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ, cụ thể như sau:

1 Luật Lưu trữ năm 2011

2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

3 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

4 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

5 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

6 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

7 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

8 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 năm 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức;

9 Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 2 năm 2014 của Bộ Nội

vụ “Nghị định về công tác văn thư”;

10 Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục;

11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội

vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ của Thành phố Hồ Chí Minh

Căn cứ vào các văn bản pháp quy của Trung ương, các địa phương và các cơ quan chủ quản thực hiện việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn phù hợp với tình hình, tính chất công việc của từng địa phương, cụ thể như sau:

1 Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02/5/2013 của Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh Ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;

2 Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh Ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố

Hồ Chí Minh;

3 Công văn số 4031/SNV-CCVTLT ngày 09/11/2016 của Sở Nội vụ TP.HCM v/v xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức;

4 Công văn số 335/CCVTLT-QL ngày 09/11/2016 của Chi Cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM v/v xác định thời gian, công việc phối hợp lựa chọn, thẩm định Mục lục và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

3 Công văn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP HCM về việc báo cáo thống

kê công tác Văn thư, Lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm

Tuy nhiên, đối tượng của các công văn này đều không đề cập đến các đơn vị

sự nghiệp nên các Trường đã không quan tâm và cũng không cần thiết phải thực hiện

1.2.3 Văn bản quản lý và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ của các Trường Đại học và Cao đẳng

Đối với các Trường Đại học, Cao đẳng, bên cạnh các hồ sơ về việc giải quyết các công việc trong trường, còn một lượng hồ sơ rất lớn đến từ học sinh/ sinh viên

đã và đang theo học tại Nhà trường Số lượng hồ sơ này rất lớn với nhiều trường thông tin từ thời gian trước và trong quá trình học tập tại Nhà trường, do vậy, để quản lý một lượng lớn thông tin của học sinh, sinh viên, công tác lập hồ sơ công việc sao cho khoa học, dễ tìm là vô cùng quan trọng

Công tác lập hồ sơ công việc của các Trường Đại học, Cao đẳng chủ yếu thực hiện theo quy định của nhà nước Một số Trường Đại học, Cao đẳng cũng ban hành những văn bản quy định, quy trình, hướng dẫn riêng để phù hợp hơn với tình hình thực tế của đơn vị, hầu hết đó là văn bản quy định (hoặc các quy chế) liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm cả nội dung lập hồ sơ, cụ thể như sau:

- Quyết định số 454/QĐ-PL ngày 18 tháng 10 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Phú Lâm ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ

trong đó có bao gồm một số quy định về việc lập hồ sơ;

- Quyết định số 05/QĐ-CĐKTKT ngày 07 tháng 01 năm 2019 về ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP HCM;

- Công văn số 666/CĐKT-TCHC ngày 20 tháng 10 năm 2014 của Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị

- Quyết định số 565/QĐ-CĐKT ngày 26 tháng 11 năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM ban hành Danh mục hồ sơ Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM năm học 2014 – 2015, và cũng từ thời điểm này, hàng năm Trường đều ban hành danh mục hồ sơ;

- Quyết định số 561/QĐ-CĐKT ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM;

- Quyết định số 399/QĐ-ĐHV ngày 14 tháng 4 năm 2016 của Trường Đại học Vinh về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Vinh trong

đó có bao gồm một số quy định về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

1.3 Sơ lược tình hình tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc tại một số Trường Đại học, Cao đẳng

Công tác lập hồ sơ công việc của các Trường Đại học, Cao đẳng đều được thực hiện theo quy định của Nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính phủ, Luật Lưu trữ năm 2011 và một số văn bản liên quan khác Đồng thời, các Trường cũng ban hành những quy định quy trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thực tế của mình

1.3.1 Trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang

Trong những năm gần đây công tác văn thư, lưu trữ của Trường đã đạt được những kết quả nhất định, việc soạn thảo văn bản tại các cơ quan, đơn vị đã thực hiện

theo đúng quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Nhà trường đã thông báo về việc thực hiện công tác lập hồ sơ công việc theo quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và tiến hành thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ nhiều năm trước1

Tuy nhiên, theo quan sát thực tế, việc lập hồ sơ công việc tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế như chưa có bìa hồ sơ theo đúng quy định, đa số Phòng, Khoa còn chưa thực hiện mở hồ sơ khi bắt đầu công việc

Hình 1.1: Góc lưu hồ sơ tại Khoa Cơ bản - Trường Đại học

Nông Lâm Bắc Giang

Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn hạn chế do thiếu trang thiết bị, cơ sở vật chất, kho lưu trữ riêng; Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Một số phòng ban như Phòng Tài chính Kế toán, tuy đã thực hiện tốt việc thu thập tài liệu nhưng cũng còn hạn chế ở việc trang bị bìa, hộp; chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ Một số đơn vị trực thuộc chưa thật sự quan tâm đến công tác lập hồ sơ công việc, chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ, dẫn đến tài liệu hàng năm chưa được thu thập kịp thời về lưu trữ

cơ quan, tài liệu còn bị phân tán, rải rác ở các bộ phận và cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn, nhất là ở các Khoa chuyên môn

1

Thông báo số 138/TB- ĐHNLBG ngày 13/2/2017 về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu

1.3.2 Trường Đại học Sài Gòn

Trường Đại học Sài Gòn được thành lập theo Quyết định số 478/QĐ-TTg ngày 25/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh Trường Đại học Sài Gòn là cơ sở giáo dục Đại học công lập trực thuộc UBND TP Hồ Chí Minh

Năm 2017, Chi cục Văn thư Lưu trữ TP.HCM đã tiến hành kiểm tra 20 cơ quan, tổ chức đóng tên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh trong đó có Trường Đại học Sài Gòn Kết quả kiểm tra như sau2

:

- Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ: Trường Đại học Sài Gòn là 01 trong 13 cơ quan, tổ chức đã xây dựng được Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, Trường cũng là 01 trong 14 cơ quan, tổ chức chưa ban hành bảng thời quản

hồ sơ, tài liệu; là 01 trong 18 cơ quan, tổ chức chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan; và cũng là 01 trong 11 cơ quan, tổ chức chưa xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động công tác Văn thư Lưu trữ hàng năm

- Về thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: có 18/20 cơ quan, tổ chức được kiểm tra chưa thực hiện nội dung này, Trường Đại học Sài Gòn cũng là một trong những cơ quan, tổ chức đó

Qua kết quả kiểm tra có thể thấy, Lãnh đạo Nhà trường đã có quan tâm đến việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ thông qua việc ban hành được Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ, tuy nhiên việc thực hiện các nội dung của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là chưa được thực hiện Nguyên nhân dẫn đến việc này có thể là do Lãnh đạo nhà trường chưa quan tâm và cũng có thể đến từ nghiệp vụ yếu kém của nhân viên văn thư và bộ phận tham mưu, thậm chí đến việc

mở sổ quản lý văn bản đi, đến thì Trường cũng là 01 trong 15 cơ quan, tổ chức mở

sổ chưa đúng mẫu quy định tại thông tư số 07/2012/TT-BNV

1.3.3 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM

Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan này rất được quan tâm Trong các

2 Báo cáo số 200/BC-CCVTLT ngày 04/7/2017 của Chi Cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM về Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017

Trường Cao đẳng trên địa bàn TP.HCM, chỉ có Trường này có nhân sự là Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ đang công tác tại Bộ phận văn thư Từ năm 2014 đến nay, hàng năm Trường đều có ban hành Danh mục hồ sơ cần lập trong năm Bên cạnh

đó, từ năm 2014, Nhà trường cũng đã ban hành công văn số 666/CĐKT-TCHC ngày 20 tháng 10 năm 2014 về việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị

Chính vì sự quan tâm của Hiệu trưởng nhà trường và sự bố trí nhân sự có chuyên môn phù hợp, đã dẫn đến kết quả rất khả quan Theo báo cáo thống kê cơ

sở công tác văn thư hàng năm, năm 2017, nhân sự làm công tác văn thư là 02 người, trong đó 01 nhân sự có trình độ trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ và 01 nhân sự có trình độ trên đại học chuyên ngành khác, toàn trường có 570 hồ sơ cần lập, đã tiến hành lập được 257 hồ sơ (trong đó có 180 hồ sơ điện tử).3

Qua kết quả đạt được của Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM, có thể thấy khi có được nhân sự có chuyên môn cao, được bố trí đúng vị trí việc làm, đồng thời được sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức thì nhất định sẽ có những chuyển biến tích cực trong việc tổ chức và thực hiện công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng, từ sự chuyển biến tích cực đó dần dần sẽ tạo

ra thói quen và công việc sẽ đi vào nề nếp Tuy nhiên, để có thể đẩy mạnh việc thực hiện, ngoài việc quan tâm, chỉ đạo, Nhà trường cần quy định các chế tài xử lý cá nhân, đơn vị thực hiện chưa thực hiện, đồng thời tuyên dương, khen thưởng các cá nhân, tổ chức tích cực thực hiện và đạt chất lượng cao

Việc lập hồ sơ rất có ý nghĩa với các Trường Đại học, Cao đẳng bởi với lượng thông tin khổng lồ của các Nhà trường cũng như của sinh viên, nếu thiếu sự chuyên nghiệp trong việc lập hồ sơ, công tác tìm kiếm thông tin, minh chứng sẽ rất khó khăn Đặc biệt, trong ngành có rất nhiều loại hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

Theo như luật định, tất cả cán bộ công nhân viên chức khi được giao giải

3 Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2017 của Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM

quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết; Trưởng các Đơn vị có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định

Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn rất nhiều bất cập trong công tác lập hồ sơ ở các Trường Đại học, Cao đẳng Tất cả các Trường đều có bộ phận văn thư và chỉ thực hiện công tác văn thư thuần túy, chứ không tham gia vào công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ công việc tại các hầu hết các Trường chưa được tổ chức thực hiện một cách bài bản, đúng theo quy định Với mỗi một tổ chức khác nhau, thì việc lập hồ sơ công việc đã được thực hiện một cách tự phát, căn cứ vào những nhiệm vụ khác nhau mà các cán bộ sẽ thực hiện lập hồ sơ cho phần công việc của mình, tuy nhiên việc thực hiện hầu hết không đảm bảo các quy định của Nhà nước Việc lập

hồ sơ hầu hết mới chỉ dừng lại ở các bộ phận như Tài chính, Nghiên cứu khoa học, còn những các loại hồ sơ khác vẫn chưa được lập, tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn, lưu trong các cặp file mà không được sắp xếp biên mục khoa học; vẫn còn tình trạng tài liệu trùng thừa; văn bản không đảm bảo các yếu tố thể thức còn phổ biến (thiếu ngày tháng văn bản, số văn bản, nội dung không đảm bảo…), tình trạng còn thiếu, mất mát tài liệu; lập hồ sơ không theo danh mục Việc thiết lập đòi hỏi cán

bộ lập hồ sơ phải có tinh thần trách nhiệm cao, nếu không thì ta không thể kiểm soát được lượng hồ sơ sản sinh trong năm, không lập hồ sơ công việc, dẫn tới tình trạng

hồ sơ, tài liệu để lung tung, lộn xộn, gây mất mát, khó tra tìm, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của cán bộ, viên chức và toàn Trường

Tiểu kết chương 1

Chương 1 của luận văn trình bày các cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý liên quan đến công tác lập hồ sơ và chỉ ra những nét cơ bản trong công tác lập hồ sơ của một số Trường Đại học, Cao đẳng

Nhìn chung, công tác lập hồ sơ tại các Trường Đại học, Cao đẳng vì vậy cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác lập hồ sơ, đồng thời phải đưa ra quy trình trong việc tiếp nhận cũng như lập và hoàn thiện hồ sơ, phải có những quy định, chế tài cụ

thể liên quan và tăng cường kiểm tra, giám sát để nâng cao ý thức của cán bộ giảng viên các trường trong công tác lập hồ sơ công việc Có như vậy, việc quản lý một khối lượng lớn thông tin, hồ sơ mới đảm bảo, nhất là đối với ngành có nhiều hồ sơ phải lưu vĩnh viễn như ngành giáo dục

UBND Thành phố đã ban hành Quyết định số 5574/QĐ-UB-VX ngày 21 tháng 10 năm 1998, cho phép thành lập trường Trung học nghề Phú Lâm trực thuộc

Sở Giáo dục - Đào tạo TP.HCM trên cơ sở tiếp nhận cơ sở vật chất của trường Đảng Nguyễn Văn Cừ thuộcThành ủy TP HCM

Đến ngày 17 tháng 05 năm 1999, UBND TP ban hành Quyết định số 2813/QĐ-UB-VX về việc chuyển Trường Trung học nghề Phú Lâm thành Trường Trung học Kỹ thuật - Nghiệp vụ Phú Lâm nhằm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ chuyên môn kỹ thuật - nghiệp vụ bậc trung học chuyên nghiệp phục vụ nhu cầu nhân lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố

Sau 10 năm hoạt động, ngày 09 tháng 4 năm 2008, một dấu mốc quan trọng

đã đến với Trường, khẳng định hơn nữa uy tín đào tạo của nhà trường bằng việc Trường vinh dự được Bộ GD-ĐT ban hành Quyết định 1974/QĐ-BGDĐT cho phép Thành lập Trường Cao đẳng Kinh tế –Kỹ thuật Phú Lâm trên cơ sở Trường Trung cấp Kỹ thuật –Nghiệp vụ Phú Lâm Cột mốc đó đã mở ra nhiều hướng đi mới cho Nhà trường, giúp trường xây dựng chiến lược phát triển, cung cấp nguồn nhân lực

có tay nghề chuyên môn vững vàng đáp ứng sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Với 5 năm hoạt động theo mô hình Trường Cao đẳng, cùng với đội ngũ cán

bộ và HSSV trường từng bước đạt được các mục tiêu phát triển hướng đến trở thành trường tiên tiến trong khu vực Thông qua Nghị quyết số 03/NQ-HĐND ngày 13 tháng 05 năm 2013 của Hội đồng nhân dân Thành phố, Nhà trường đã được Thủ