Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Doanh nghiệp thương mại - Công ty TNHH Hương Thuỷ

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Doanh nghiệp thương mại - Công ty TNHH Hương Thuỷ

Lời nói đầu

Những năm vừa qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế và với sự

đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sangcơ chế thị trờng đã tạo điều kiện cho ngành thơng mại - dịch vụ nớc ta trởngthành và phát triển, góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơnnhu cầu tiêu dùng xã hội, nâng cao chất lợng cuộc sống

Trong điều kiện hiện nay, với xu hớng toàn cầu hoá, quan hệ buôn bánthơng mại giữa nớc ta với các nớc bạn ngày càng đợc mở rộng về mọi mặt Dovậy, vai trò của ngành thơng mại đã trở nên rất quan trọng, không chỉ là cầunối giữa sản xuất với kinh doanh trong nớc mà còn mở rộng sang các nớctrên thế giới Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nớc phát triển sâurộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vế chủng loại, mẫu mã, chất l-ợng hàng hoá ngày càng đợc đảm bảo

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại có thể hiểu là việc

dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ Trong đó bánhàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trìnhkinh doanh Bởi vì, chỉ khi bán đợc hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc

độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ vớiNhà nớc, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanhnghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinhdoanh Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoànthiện các phơng pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá.Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệpkhông thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sửdụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủtrong sản xuất kinh doanh Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạt độngsản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lợc kinh doanh Đối với doanhnghiệp thơng mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phứctạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Việc tổ chức hợp lýquá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cầnthiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thơng mại nào

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức

đã học ở trờng, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh cũng nh

bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hơng Thuỷ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác

kế toán của công ty với đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại“Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại

công ty TNHH Hơng Thuỷ”.

Phạm vi của chuyên đề là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung

và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tế th

-ơng mại, phân tích các hoạt động kinh tế , mà em đã đợc học tại trờng Đạihọc Thơng mại Số liệu minh họa đợc lấy từ công ty TNHH Hơng Thuỷ, phốPhan Phù Tiên - Hà nội

Kết cấu của chuyên đề gồm ba chơng:

Chơng 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM

Chơng 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hơng

Em kính mong đợc sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, và phòng kế toáncông ty để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Chơng I

Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng

ở các doanh nghiệp thơng mại

I Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng

1 Khái niệm

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thựchiện; vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 2

hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp đợc chi phí

và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v

2.Đặc điểm

2.1Đối tợng phục vụ

Về đối tợng phục vụ của doanh nghiệp thơng mại là ngời tiêu dùng ,bao gồmcác cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xãhội

2.2 Các phơng thức và hình thức bán hàng

Các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại có thể bán hàng theo nhiều phơngthức khác nhau nh bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý Trong mỗi phơngthức bán hàng lại có thể thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp,chuyển hàng, chờ chấp nhận, )

2.2.1 Phơng thức bán buôn:

Là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sảnxuất , để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm củahàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha đi vàolĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá cha đợc thựchiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Giá bán biến

động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán Trong bánbuôn thờng bao gồm hai phơng thức:

a Phơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phơng thứcnày, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đahàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này có thểthực hiện theo hai hình thức :

- Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồngkinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộnghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao Hành vimua và bán hàng đồng thời đợc thực hiện

- Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanhnghiệp thơng mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phơng tiệm vận tảicủa mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm

đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền của bên mua thanhtoán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thìhàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ

b Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phơng thức bán buônhàng hoá mà trong đó, hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanhnghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theohình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại đểnhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp cho đạidiện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặcchấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Chứng từ bán hàng là hoá

đơn kiêm phiếu xuất kho Một liên của chứng từ giao cho ngời nhận hàng(bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng

Số hàng đã giao nhận xong đợc coi là tiêu thụ

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hìnhthức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanhnghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc

đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đóbên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận, thanhtoán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêuthụ Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu là

do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chiphí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua

2.2.2 Bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùnghoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chấttiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này cóđặc điểm là hàng hoá đã rakhỏi lĩnh vực lu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị và giá trị sử dụngcủa hàng hoá đã đợc thực hiện Bán lẻ thờng bán đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ,giá bán thờng ổn định Phơng thức bán lẻ có thể thực hiện dới các hình thứcsau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong

đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của ngời mua và nghiệp vụ giao hàng cho ngờimua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền củakhách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầyhàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứvào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy

để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng.Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thutiền và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 4

làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồnquầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bánhàng Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờthanh toán nhng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vữngvàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn,mất mát khi đông khách.

- Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, ngời mua đợc trảtiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thutheo giá bán thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm Về thựcchất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng.Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua, hàng hoá bán trảgóp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu

- Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻhàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bánhàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ởcác nơi công cộng, sau khi ngời mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩyhàng ra cho ngời mua

2.2.3 Phơng thức bán hàng đại lý:

- Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thứcnày doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở này trựctiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toántiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại

lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khidoanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhậnthanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mấtquyền sở hữu về số hàng này

- Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽnhận bán hàng cho doanh nghiệp khác Doanh nghiệp có trách nhiệm về sốhàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng chongời giao đại lý khi hàng hoá đã đợc tiêu thụ Hình thức bán hàng này có đặc

điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bán đợchàng thì doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng tính trên giá bán

2.3.1 Phơng thức thanh toán trực tiếp: Là quá trình bán hàng và thu tiền phát

sinh cùng một thời điểm Theo phơng thức thanh toán này, có các hình thứcsau :

- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanhtoán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán Khi bên bán chuyển giao hàng hóa,dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tơng ứng với giá cả

mà hai bên đã thỏa thuận Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khả năngthu tiền nhanh, tránh đợc rủi ro trong thanh toán nhng thờng chỉ áp dụng trongtrờng hợp hàng hóa có giá trị không lớn

- Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyểngiao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng cógiá trị tơng ứng với giá trị lô hàng đã nhận đợc từ bên bán Trong trờng hợpnày ngời bán đồng thời là ngời mua, mục đích không phải là thu tiền mà làmua một hàng khác tơng ứng Việc giao hàng diễn ra hầu nh là đồng thời.Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt

2.3.2 Phơng thức thanh toán không trực tiếp

Thanh toán không trực tiếp là phơng thức thanh toán đợc thực hiện bằngcáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bênthông qua các tổ chức kinh tế trung gian thờng là Ngân hàng Ngân hàng là tổchức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa ngời mua và ngờibán đợc thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vào từng thơng

vụ, từng đối tợng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể đợcthực hiện theo một số hình thức sau:

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷnhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất

định để trả cho ngời cung cấp hàng hóa lao vụ

- Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toántrong đó ngời bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch

vụ cho ngời mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ số tiền từngời mua

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thờng áp dụng đối với cácdoanh nghiệp có quan hệlàm ăn thờng xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dớihình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con

- Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tàikhoản đợc lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nớc quy định yêu cầu đơn vị thanh

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 6

toán trích một số tiền nhất định từ “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiTài khoản tiền gửi thanh toán” của mình

để trả cho ngời thụ hởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho ngời cầm tờ lệnh đó

- Hình thức thanh toán trả bằng th: Là hình thức thanh toán trong đóbên mua yêu cầu Ngân hàng mở th tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bán nếubên bán xuất trình đợc bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung đãghi trong th tín dụng Hình thức thanh toán này, đợc áp dụng rất phổ biến, đặcbiệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trờng hợp bên mua và bên báncha có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phơng thức này nó bảo đảm cảquyền lợi cho ngời mua và ngời bán

- Phơng thức thanh toán nhờ thu

Là phơng thức thanh toán mà trong đó ngời bán sau khi đã hoàn thànhnghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho ngời mua sẽ tiến hànhuỷ tháccho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở ngời mua trên cơ sở hối phiếu củangời bán lập ra

Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thơng mại việc thanh toán khôngtrực tiệp đợc áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.Theo phơng thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả ngờimua và ngời bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của

hệ thống liên Ngân hàng Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợihơn Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nớc ta là nền kinh tế nhiều thànhphần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế các thể chiếm tỷtrọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việcthanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế

2.4 Giá bán của hàng hóa

Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụhàng hóa Giá của hàng hóa phải thể hiện đợc giá trị, chất lợng của hàng hoá,giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá đợc tiêuthụ Vậy trong doanh nghiệp thơng mại thì giá bán đợc xác định nh thế nào ?

Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại đợc xác định là giá thỏathuận giữa ngời mua và ngời bán, đợc ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và cóthể đợc tính theo công thức:

Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thơng mại

Thặng số thơng mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thơng mạiTrong đó, thặng số thơng mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá muahàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp

Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp ápdụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua trongcông thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT Còn nếu doanh nghiệp tính thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá khôngbao gồm thuế GTGT

Bên cạnh việc tính toán đợc mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán radoanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn củahàng hóa vì nó ảnh hởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanhcủa doanh nghiệp Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liênquan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

Đối với doanh nghiệp thơng mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đợc xác định theo một trong số các phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính theo giá đích danh

- Phơng pháp bình quân gia quyền

- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 8

Giá ghi trên HĐ

(cha thuế VAT)

Thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có)

Trị giá mua

thực tế của

hàng hóa =

Chi phí p.s trong quá trình mua (ch a thuế VAT)

+

Các khoản giảm trừ (nếu có)

Trong một thị trờng ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trịgiá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phơng pháp nào là không quantrọng vì khi đó tất cả các phơng pháp đều cho một kết quả tơng tự nhau Tuynhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phơng pháp khác nhau

sẽ cho kết quả khác nhau Vì vậy, việc lựa chọn một phơng pháp tính giá muathực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quán qua các kỳhách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán

Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cầnphải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau:

Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính

đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho.Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc coi là chi phí thời kỳ,trong kỳ tập hợp đợc bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán Tuy nhiên, đểxác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuấtkinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phínày cho hàng đã bán theo công thức:

Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giávốn hàng đã bán

2.5 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép

2.5.1 Phạm vi hàng bán

Trị giá vốn

hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí QLDN của số hàng đã bán

Trị giá mua của hàng

Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ

Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ

+

Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ



=

Hàng hoá đợc coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơngmại, đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định.Theo quy định hiện hành, đợc coi là hàng báh phải thoả mãn các điều kiệnsau:

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo mộtphơng thức thanh toán nhất định

- Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm đợcquyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền đợc đòi tiền ở khách hàng

- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, dodoanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấpphát, tặng thởng,

Ngoài ra, trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán:

+ Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn đợc gọi là hàng đối luhay hàng đổi hàng

+ Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viênthanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp

+ Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng

+ Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theohợp đồng bên bán chịu

+ Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm

+ Hàng xuât để góp vốn liên doanh,

2.5.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi chép (Thời điểm ghi nhận doanh thu)

Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính thì doanh thubán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngời mua;

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 10

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sởhữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ;

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc đã thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịchbán hàng

Nhng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có cáctrờng hợp xác định sau:

+ Trờng hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trớc khinắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán làkhi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng

+ Trờng hợp 2: doanh nghiệp nắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ trớc khimất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khidoanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có)

+ Trờng hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thờinắm đợc quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàng bán làkhi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ

3 Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng

Trong các doanh nghiệp thơng mại, nghiệp vụ bán hàng mang tính ờng xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lý nghiệp

th-vụ bán hàng cũng mang tính thờng xuyên liên tục

Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, số ợng và chất lợng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả

l-Cụ thể:

- Quản lý về số lợng, chất lợng và giá trị của hàng gửi bán Hàng hoá

đem gửi bán cho bên mua đang trên đờng đi hoặc bên mua đã nhận đợc hàngnhng cha thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp.Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó

- Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnhtranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựngbiểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phơng thức bán phù hợp chotừng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chú trọnggiám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiện tiêucực nh tuỳ ý nâng giá Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toán nh mộtcông cụ đắc lực và sắc bén nhất Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận

trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kế toán căn

cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng có xácnhận của cả hai bên: bên mua và bên bán

- Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo đợcviệc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả,ngời quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từngkhách hàng Thực hiệnđợc công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn đợc quayvòng nhanh, và có thể đợc kịp thời huy động vốn khi cần thiết Vì vậy, kế toáncần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, có thể

đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bị chiếmdụng vốn kinh doanh

Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một sốyêu cầu nh: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuấtnhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợng và giá trị Nắm bắt theo dõichặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng

và từng loại hàng hóa tiêu thụ Tính toán xác định từng loại hoạt động củadoanh nghiệp Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc theo chế độ quy định

4 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng

- Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán kếtoán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điều hành vàquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanh nghiệp

Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nớc điều hành vĩ mônền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnhvực Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì kế toán nghiệp vụ bán hàng cungcấp thông quan trọng hơn cả Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanhnghiệp thơng mại có các nghiệp vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàngcủa doanh nghiệp trong kỳ cả về số lợng hàng bán trên tổng số và trên từngmặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phơng thức bán hàng

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàngbán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặthàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửahàng, quầy hàng, .)

- Xác định chính xác giá vốn thực tế của lợng hàng đã tiêu thụ, đồngthời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 12

- Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý kháchnợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn

và tình hình trả nợ,

- Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực

tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ,làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việcchỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bánhàng

II Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng

1.Chứng từ sử dụng

Chứng toán kế toán bao gồm 2 hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chấtphản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mangtính phổ biến rộng rãi

- Hệ thống chứng kế toán hớng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sửdụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nớc chỉ giữ vai trò hớng dẫn nội dung đểcác ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệ thốngchứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp

Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất bătbuộc:

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

+ Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

+ Báo các bán hàng

+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ

+ Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)

+ Thẻ quầy hàng

+ Giấy nộp tiền

+ Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

+ Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù, .) Đốivới hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thơng mại và các giấy tờ của hải quan

2.Tài khoản sử dụng

Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoảnghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kếtoán sử dụng các tài khoản sau:

* Tài khoản 511 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiDoanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phản

ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoảngiảm trừ doanh thu Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanhnghiệp Kết cấu tài khoản 511 nh sau:

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2dới đây:

- Tài khoản 5111 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Doanh thu bán hàng hoá”: đợc sử dụng chủ yếutrong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại

- Tài khoản 5112 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiDoanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này đợc

sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xâylắp,

- Tài khoản 5113 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiDoanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này đợc sửdụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh du lịch,vận tải, b-

u điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo,

TK511

- Tài khoản 5114 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiDoanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánhkhoản mà Nhà nớc nớc cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trờng hợp doanhnghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nớc

Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khối ợng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác định thực

l-sự tiêu thụ Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiệntrong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bán hàng và cácchứng từ có liên quan đến bán hàng Không đợc phản ánh vào tài khoản 511,những khoản sau:

- Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp

- Trị giá hàng hóa vật t, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài giacông, chế biến

- Số tiền thu đợc về nhợng bán thanh lý TSCĐ

- Trị giá hàng hóa gửi bán cha xác định tiêu thụ

- Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính,thu nhập bất thờng khác

Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng đợchởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả

Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giábán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm đợc hạch toán nhmột khoản thu nhập hoạt động tài chính

Trờng hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công đợc hởng.Trờng hợp doanh nghiệp đã thu đợc tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫn chagiao hàng cho khách hàng thì số tiền đó không đợc hạch toán vào doanh thubán hàng mà hạch toán vào bên có tài khoản 131, chỉ khi nào thực sự giaohàng thì doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 511

Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngoại tệ thì doanh thu bán hàng chính

là khoản chênh lệch giữa trị giá mua và trị giá bán của số ngoại tệ đó

* Tài khoản 512 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiDoanh thu bán hàng nội bộ”:Tài khoản này dùng đểphản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vịtrực thuộc trong cùng một công ty hoặc Tổng công ty v.v

Kết cấu tài khoản của 512 tơng tự kết cấu tài khoản 511 đã đợc đề cập ởtrên Tài khoản 512 cuối kỳ không có số d và gồm 3 tài khoản cấp 2:

*Tài khoản 531 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiHàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánhdoanh thu của số hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không

đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp động kinh tế

Tài khoản 531 không có số d cuối kỳ

* Tài khoản 532 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiGiảm giá hàng bán” :Tài khoản này dùng để phản ánhkhoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thỏa thuận

Tài khoản 532 cuối kỳ không có số d

* Tài khoản 157 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiHàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trịgiá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoànthành nhng cha xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng lầngửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán

Kết cấu tài khoản 157 nh sau:

- Trị giá hàng hóa gửi bán tăng

- Trị giá thực tế của hàng hóa không bán đ ợc đã thu hồi

D nơ: Trị giá của hàng hóa

gửi bán hiện còn cuối kỳ

* Tài khoản 632 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiGiá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác địnhgiá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không có

số d và có thể đợc mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thơng vụ, .Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng nhphơng tiện tính toán của từng doanh nghiệp

Kết cấu của tài khoản 632 nh sau:

* Tài khoản 131 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiPhải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng đểphản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiềnbán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ

Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng, kếtoán không đợc bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trả kháchhàng Phải xác định số d nợ, các khoản phải thu của khách hàng để ghi bên tàisản và số d có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bên nguồn vốn

Kết cấu của tài khoản 131 nh sau:

- Tập hợp trị giá mua của hàng

hóa, giá thành thực tế của dịch

vụ đã đợc xác định là tiêu thụ

- Phí thu mua phân bổ cho

hàng tiêu thụ trong kỳ

TK632

- Trị giá mua của hàng hóa

đã bán bị ngời mua trả lại

- Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

- Số tiền phải thu của khách hàng tăng trong kỳ

- Số tiền đã thanh toán với khách hàng trong kỳ

D có: Số phải trả khách hàng hiện còn cuối kỳ

* Tài khoản 3331 “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạiThuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phản

ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vàongân sách Nhà nớc

Tài khoản 3331 đợc áp dụng chung cho đối tợng nộp thuế cho cả phơngpháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp Nội dung ghi chép của tài khoản 3331

Số thuế GTGT đầu ra đã khấu trừ

Số thuế GTGT đ ợc miễn giảm

Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN

Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại

TK3331

Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch

vụ bán ra trong kỳ hoặc dùng trao

đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ

D có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ

Sơ đồ hạch toán hàng theo phơng thức trả góp

Sơ đồ hạch toán tại đơn vị nhận đại lý

3.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho

b Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ

thuần

Số tiền ng ời mua trả lần

đầu

TK131TK3331

TK711

Số tiền còn phải thu ở

ng ời mua

Lãi do bán trả góp

Thuế GTGT nếu có

Cuối kỳ k/c doanh thu thuần

Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Hoa hồng đại lýHoa hồng đại lý

Trị giá vốn hàng cha tiêu thụ

đầu kỳ

Có TK151,156,157 + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa còn lại chatiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau:

- Kết chuyền trị giá vốn hàng hóa tồn kho, tồn quầy

Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp đợc mở, ghi chép quản lý

lu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết,

có thể liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtheo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán Tổ chức sổ

kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ

kế toán chính thức; kết cấu, phơng pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhânviên kế toán, nhân viên quản lý, Nếu nh tổ chức chứng từ kế toán nhằm cungcấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt

động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếptheo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cáchtổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối t ợngquản lý Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâucông việc quan trọng Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ

đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 20

công việc ghi chép của kế toán nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ

về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý

Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào cáchình thức tổ chức sổ kế toán, từng DN sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổchức sổ kế toán cho phù hợp Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn

áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau:

4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạichứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổnghợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theonội dung kinh tế trên sổ cái

Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ

kế toán chi tiết

Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghichép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép

bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiệnthủ công

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

chứng từ ghi sổ

4.2 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theonội dung kinh tế Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu

sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính vàlập báo cáo tài chính

Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê;bảng phân bổ; sổ chi tiết

Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợngnghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kếtoán Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặtkhác không phù hợp với việc kế toán bằng máy

Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 22

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ đăng

ký CTGS

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú: ghi hàng ngày

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

4.3 Hình thức nhật ký - sổ cái

Đặc trng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vàomột quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duynhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tàikhoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùngmột vài trang sổ Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng

từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái

Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái

4.4 Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung.Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toánphản ánh trong sổ Nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản cóliên quan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mởcác nhật ký phụ Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệughi vào thẳng sổ cái

Ưu điểm: kết hợp các u điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái vàchứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợicho hiện đại hoá công tác kế toán Nhng nhợc điểm là việc kiểm tra đối chiếuphải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đọc kịp thời

Nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ thẻ hạch toán chi tiết

Sổ quỹ

Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung

C

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Chơng II:thực trạng kế toán nghiệp vụ bán

hàng tại công ty tnhh hơng thuỷ

i tổng quan về công ty tnhh hơng thuỷ

1 Sự ra đời của công ty

Công ty TNHH Hơng Thủy đợc thành lập vào tháng 10 năm 1999 với

đăng ký kinh doanh số 0102000845 do Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nộicấp Công ty có trụ sở tại 34 Phan Phù Tiên - HN

Công ty TNHH Hơng Thủy ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị ờng nên bớc đầu Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinhdoanh Vì vậy, Doanh nghiệp luôn đề ra những biện pháp để thực hiện, đó là:nâng cao tổng mức doanh thu, giảm tối đa tổng chi phí kinh doanh, sửa sangcơ sở vật chất Công ty, phục vụ công tác bảo quản dự trữ hàng hoá, cải thiện

tr-đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV trong đơn vị

Mặt khác Doanh nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng củanhân dân nhằm đa dạng hoá mặt hàng, cùng với các nhà sản xuất hàng hoá,nghiên cứu thay đổi mẫu mã các mặt hàng kinh doanh sao cho phù hợp với thịhiếu của ngời tiêu dùng

Công ty TNHH Hơng Thủy là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập.Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay đòi hỏi Doanh nghiệp phải tựchủ trong hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi và có lãi

Để thực hiện đợc yêu cầu đó, Ban Giám đốc và CBCNV công ty đã cốgắng vợt mọi khó khăn để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, dần dầntiến tới thành lập và mở rộng mạng lới bán hàng, tạo sự thuận tiện và dần đápứng nhu cầu của ngời tiêu dùng

2.Chức năng và nhiệm vụ Công ty TNHH Hơng Thủy

Công ty TNHH Hơng Thủy là một Doanh nghiệp t nhân Chức năngchính của Công ty là buôn bán các loại sữa , bên cạnh đó công ty còn kinhdoanh thêm nớc tăng lực, cà fê

Do vậy, công ty phải có trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả, bảo đảm

và phát triển vốn

3 Đặc điểm kinh doanh, tổ chức bộ máy trong công ty

Do mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là sản phẩm sữa một mặthàng mà không ít các cá nhân cần dùng Bên cạnh đó Công ty cũng có thuậnlợi là địa điểm kinh doanh đặt tại phố Phan Phù Tiên, Cát Linh, Hà Nội nênCông ty dễ dàng tiếp cận đợc với khách hàng Tuy nhiên Công ty cũng gặp

Phạm Thanh Minh 6CB2KT 26

những khó khăn nhất định nh việc tìm kiếm những nguồn hàng với giá rẻ, chấtlợng tốt Và để có những khách hàng tiềm năng có những lúc Công ty phảibán hàng lỗ.

Tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty:

Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ theo cơ cấu quản lý 1 cấp Công tác tổchức quản lý của Công ty đợc tổ chức nh sau:

- Đứng đầu công ty là Giám đốc: Ngời có quyền lực cao nhất, chịu mọitrách nhiệm với nhà nớc cũng nh với tập thể trong lĩnh vực kinh doanh, giámsát, điều hành các hoạt động của Công ty

- Phó Giám đốc kỹ thuật và kinh doanh: giúp Giám đốc phụ trách kỹthuật sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng

- Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trờng đầu vào và đầu ra của Công

ty, từ đó xây dựng chiến lợc cạnh tranh cho Doanh nghiệp trong từng giai

đoạn, từng thời kỳ phát triển của Doanh nghiệp

- Nghiên cứu, xác lập nhu cầu tiêu dùng của nhân dân theo thời vụ, theothời điểm, để xây dựng kế hoạch mua vào, dự trữ và bán ra hợp lý

- Nghiên cứu, tổ chức các khâu mua vào, bán ra hàng hoá cũng nh công tác lu kho sao cho hợp lý, đạt hiệu quả tối u

- Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm trớc Ban Giám đốc về việc quản lý các mặt kế toán tài chính Giám sát và phát hiện kịp thời việc thực hiện chế độ chính sách ở Công ty

Phòng Tiêu thụ

Đội xe vận tải bốc xếp

Kho

Quầy hàng

- Phòng tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của Công ty trên thị ờng so với sản phẩm của các đơn vị khác.

tr Đội xe vận tải và bốc xếp: Vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho bảoquản, tới quầy hàng cũng nh vận chuyển hàng hoá tới tận tay ngời tiêu dùng khi cần thiết

4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hơng Thuỷ

Bộ máy kế toán của Công ty: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao,

đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở Công ty mà bộ máy kế toán đợc tổ chức nh sau:

*01 kế toán trởng: đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung vềviệc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty đồng thời làngời giúp Giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức phân tíchhoạt động kinh tế trong Công ty Kế toán trởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máycông tác kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp l ý, hớng dẫn toàn bộ công việc kếtoán trong phòng, đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyênmôn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh

*01kế toán tổng hợp: Theo dõi và tập hợp các chi phí kinh doanh, tính toán

và xác định kết quả kinh doanh, số liệu do các thành phần có liên quan cungcấp

Cuối tháng, quý lập báo các tháng, báo cáo quí, cuối năm lập báo cáotài chính và các mẫu biểu báo cáo khác có liên quan theo đúng chế độ tàichính của nhà nớc

*01 thủ quỹ: Thu giữ các loại tiền của Công ty

Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty Bộ máy

kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiệntoàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp Giám đốc tổ chức côngtác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, thực hiện đầy đủ các chế

độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính

Hình thức sổ kế toán

Phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH Hơng Thủy áp dụng phơngpháp hạch toán “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạinhật ký chung”

Sau đây là sơ đồ hạch toán kế toán.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Do các đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụtài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật kýchung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ

đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụkinh tế phát sinh Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc nh: báo cáo bán hàngcủa nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền kế toán lập định khoản và ghi vàonhật ký chung theo trình tự thời gian

Đối với các đối tợng đã đợc mở sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ chứng từ

kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt mà không ghi vào nhật ký chung

Đối với các đối tợng cần quản lý chỉ tiêu chi tiết nh công nợ, TSCĐ, chiphí thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết hoặc thẻ có liên quan

Định kỳ 3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phátsinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung để chuyển số liệu vào

sổ cái các tài khoản tơng ứng hàng ngày hoặc định kỳ

Đối chiếu số liệu trên sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp số liệuchi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân

Báo cáo tài

- Phơng pháp định giá hàng tồn kho: Công ty sử dụng phơng pháp tính theo

đơn giá thực tế của từng lô hàng (đơn giá thực tế đích danh)

-Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán các nghiệp vụmua nguyên vật liệu, vật t và tính kết quả kinh doanh

- Đơn vị tiền tệ: VND

- Phơng pháp nộp thuế GTGT: Theo phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp tính trích khấu hao TSCĐ: Công ty sử dụng phơng phápkhấu hao bình quân Tuỳ theo điều kiện và mức độ sử dụng TSCĐ ở Doanhnghiệp để có thể xác định hệ số điều chỉnh mức khấu hao cho phù hợp với tìnhhình thực tế sử dụng TSCĐ của Doanh nghiệp

-Công ty áp dụng phơng pháp sử dụng đồng thời hai loại tỷ giá (Tỷ giáhạch toán và tỷ giá thực tế) để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại

Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban

đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất khokiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,

+ Do công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng phápkhấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộtài chính ban hành Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập