Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội

Lời mở đầu

Nền kinh tế thị trờng với những qui luật đặc trng nh qui luật cung cầu, cạnh tranh đang ngày càng thể hiện rõ nét trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế Sự cạnh tranh tất yếu sẽ dẫn đến hệ quả là có doanh nghiệp làm ăn phát

đạt, thị trờng luôn mở rộng Bên cạnh đó cũng có những doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất thậm chí phải tuyên bố giải thể, phá sản

Để tồn tại và phát triển sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng,

đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng nắm bắt đợc nhu cầu của thị trờng cần cái gì Từ đó căn cứ vào các yếu tố đầu vào để có phơng án sản xuất tối u Mặt khác doanh nghiệp cần phải nắm bắt đợc mức giá mà thị trờng chấp nhận với sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và chi phí thực tế để tối đa hoá lợi nhuận Muốn vậy, doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu đợc là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Nhận thức đợc vai trò và tầm quan trọng của vấn đề trên, với mong muốn

đợc góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác

tổ chức hạch toán kế toán nói chung em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp của

mình

Kết cấu của luận văn gồm 3 chơng:

Chơng I : Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chơng II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội.

Chơng III : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội.

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 1

Trong quá trình nghiên cứu đề tài em đã áp dụng phơng pháp so sánh và phơng pháp phân tích, tổng hợp dựa trên những cơ sở lý luận về hạch toán chi phí nguyên vật liệu và tình hình hạch toán thực tế tại công ty dệt 19/5 Hà Nôi

Từ đó, em mạnh dạn đa ra những đánh giá, đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

Do trình độ hiểu biết có hạn nên luận văn của em không thể tránh khỏi thiếu sót, em mong sẽ nhận đợc sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là TS – Trần Thị Nam Thanh cùng toàn thể các cán bộ phòng tài vụ của Công ty Dệt 19/5 Hà Nội

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp và là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Nguyên vật liệu có các đặc điểm sau:

Thứ nhất, về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu

động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả và hợp lý

Thứ hai, về mặt giá trị: khác với t liệu lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất Bên cạnh đó vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng rất quan trọng:

Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một

tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm Chính vì vậy cả số lợng và chất lợng của sản phẩm đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, đúng qui cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới đợc hạ thấp, từ đó tạo ra những sản phẩm chất lợng cao, giá thành sản phẩm hạ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình SXKD

đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng nguyên vật liệu để tránh lãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ lu chuyển vốn lu

động, hạ giá thành sản phẩm Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội

1.1.2 Yêu cầu trong quản lý nguyên vật liệu.

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 3

Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau trên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau Xã hội ngày càng phát triển thì các phơng pháp quản

lý cũng phải phát triển và hoàn thiện hơn

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để thu đợc nhiều lợi nhuận mà vẫn giữ vững và nâng cao chất lợng sản phẩm Điều này đòi doanh nghiệp phải tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu để cùng một khối lợng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lợng Để làm đợc điều đó doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau:

• Khâu thu mua: Nguyên vật liệu phải đợc quản lý về khối lợng, quy

cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua Đồng thời phải quản lý việc lập

kế hoạch, mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

• Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản, cân, đo, đong

đếm cần thiết; phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật và bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra

• Khâu sử dụng: Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu Trên cơ sở đó so sánh với các định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ đó tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp

• Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc dự trữ nguyên vật liệu quá nhiều gây ứ

đọng vốn

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc để quản lý nguyên vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh

Để đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

• Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

• Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

• Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

• Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

• Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, tính toán và phản ánh chính xác số ợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra

l-• Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ

và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ

có vai trò công dụng hết sức khác nhau trong quá trình SXKD Trong điều kiện

đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý

Trong thực tế của công tác quản lý ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất Theo đặc trng này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây:

• Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công

chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm nh sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy dệt; vải trong doanh nghiệp may Đối với bán thành phẩm mua ngoài nh… sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên liệu chính

• Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên liệu có tác dụng phụ trợ trong

quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện

và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, xà phòng, hơng liệu; hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 5

hoạt động bình thờng nh dầu nhờn, giẻ lau; hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu

kỹ thuật, nhu cầu quản lý

• Nhiên liệu: là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lợng nh

than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng) Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên nó

đợc tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông thờng

• Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng đợc dùng để sửa chữa và

thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải…

• Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: bao gồm các loại nguyên vật liệu

và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh…nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

• Phế liệu: là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay

thanh lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài (phoi bào, vải vụn, bông rối, gạch, sắt )

• Nguyên vật liệu khác: Bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài

các thứ đã kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại nguyên liệu đặc chủng…Cách phân loại nguyên vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình SXKD, tuy nhiên cũng có trờng hợp một loại nguyên vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh nguyên vật liệu chính có lúc lại đợc sử dụng nh nguyên vật liệu phụ Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mục đích, công dụng chính của nguyên vật liệu cũng nh nội dung qui định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên tài khoản kế toán để phân loại nguyên vật liệu, theo đó nguyên vật liệu đợc chia thành:

• Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm Bao gồm:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm

+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (thờng là các loại dầu, mỡ bảo dỡng máy móc thiết bị)

• Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các

phân xởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp.Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận, từ đó có biện pháp điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Nếu căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành:

• Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho

quá trình sản xuất kinh doanh đợc mua ngoài thị trờng

• Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Là các

nguyên vật liệu do doanh nghiệp chế biến hoặc thuê ngoài gia công để phục vụ sản xuất

• Nguyên vật liệu thu từ nguồn khác: là nguyên vật liệu nhận góp vốn

liên doanh hoặc đợc tăng, thởng cấp phát

Cách phân loại này tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc quản lý và

đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh chính xác

số hiện có và tình hình biến động nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể căn cứ vào quyền sở hữu để phân loại nguyên vật liệu thành:

• Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại

nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thành toán hoặc chấp nhận thanh toán

• Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các

nguyên vật liệu nhận gia công, chế biến hay nhận giữ hộ

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt đợc tình hình thực hiện có của nguyên vật liệu từ đó có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý

Tuy nhiên để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc thờng xuyên, liên tục và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện

có và tình hình biến động của từng nguyên vật liệu Bởi vậy các loại nguyên vật liệu cần phải đợc phân chia một cách tỷ mỉ hơn theo tính năng lý hoá, theo qui

định phẩm chất của nguyên vật liệu Việc phân chia này đợc thực hiện trên cơ

sở xây dựng và lập “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, trong đó nguyên vật liệu

đ-ợc chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại nhóm thứ đđ-ợc sử dụng một ký hiệu riêng gọi là số danh điểm nguyên vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán xuất, tồn kho nguyên vật phải phản ánh theo giá thực tế Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 7

do đặc điểm của nguyên vật liệu cũng nh để đơn giản và giảm bớt khối lợng tính toán, ghi chép hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu.

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu

a Giá thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá thực tế của chúng cũng khác nhau Về nguyên tắc, giá nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên vật liệu đó cho đến lúc nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập

mà giá thực tế của nguyên vật liệu đợc đánh giá khác nhau:

• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế Giá mua Các loại thuế Chi phí Các khoản cktm NVL nhập kho = ghi trên + không đợc + thu mua - và giảm giá NVL Trong kỳ hoá đơn hoàn lại thực tế mua đợc hởng

• Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế Chi phí

NVL gia công = NVL xuất + chế biến

Nhập kho trong kỳ gia công chế biến

• Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế Các chi phí liên quan

NVL thuê gia công = NVL xuất thuê + (tiền thuê gia công, chế

nhập kho trong kỳ gia công chế biến biến; chi phí vận chuyển;

hao hụt trong định mức)

• Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế

là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có)

• Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị

thu hồi tối thiểu

• Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế đợc tính là giá của

nguyên vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc theo giá trị nguyên vật liệu tặng thởng tơng đơng với giá trị thờng

b.Giá thực tế xuất kho.

Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu xuất cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

• Phơng pháp giá đích danh (Phơng pháp nhận diện)

Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó

Phơng pháp này thích hợp với những loại nguyên vật liệu đặc chủng, có giá trị lớn và nhận diện đợc Phơng pháp này thể hiện đợc thực tế tơng xứng phù hợp giữa doanh thu và chi phí của hàng bán ra Tuy nhiên, phơng pháp này phải theo dõi chi tiết giá nguyên vật liệu mỗi lần nhập kho vì vậy khó thực hiện đối với số lợng nguyên vật liệu lớn Hơn nữa, giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ không sát với giá thị trờng

• Phơng pháp đơn giá bình quân: Theo phơng pháp này, giá nguyên vật

liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị

= x

NVL xuất dùng NVL xuất dùng bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:+ Cách 1:

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế + Giá thực tế

cả kỳ dự trữ NVL tồn kho đầu kỳ nvl nhập trong kỳ =

Số lợng thực tế + Số lợng thực tế

NVL tồn kho đầu kỳ NVL nhập trong kỳPhơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm Nhng

độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng

đến công tác quyết toán nói chung Phơng pháp này chỉ thích hợp với những

đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không nhiều

Bình quân sau mỗi lần nhập Số lợng thực tế

NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc

nh-ợc điểm của 2 phơng pháp trên, chính xác và cập nhật Nhng tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần, vì vậy chỉ nên sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính

• Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, khi

tính giá nguyên vật liệu xuất kho ngời ta dựa trên nguyên tắc: nguyên vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính giá nguyên vật liệu xuất kho

• Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này dựa trên giả

thiết nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, khi xuất đến lô nguyên vật liệu nào thì lấy đơn giá mua của lô nguyên vật liệu đó để tính

Giá thực tế = Số lợng x Đơn giá thực tế của lô NVL xuất kho NVL xuất kho NVL nhập sau cùng

Phơng pháp này luôn cập nhập một cách khá chính xác về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong trờng hợp lạm phát, khi mức giá có

xu hớng tăng nhng phải tính theo từng danh điểm nguyên vật liệu

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định đợc lợng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu với qui cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho do vậy việc tính giá đợc tiến hành cho số lợng nguyên vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ sau đó mới xác định đợc mức giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ

Giá thực tế NVL = Số lợng NVL x Đơn giá nhập

Tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ NVL lần cuối

Giá thực tế = Giá thực tế + Giá thực tế - Giá thực tếNVL xuất dùng NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ NVL tồn cuối kỳ

• Phơng pháp hệ số giá.

Để tính giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho và nguyên vật liệu tồn kho, ngời ta có thể sử dụng phơng pháp hệ số giá để tính Theo phơng pháp này hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, cuối kỳ mới tiến hành tính toán điều chỉnh chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc qui định thống nhất trong một kỳ hạch toán Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu

Trớc hết tính hệ số giá theo công thức:

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 11

Sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá

NVL xuất kho trong kỳ NVL xuất kho trong kỳ

Theo phơng pháp này, số lợng tính toán ít, có thể theo dõi đợc sự luân chuyển hàng ngày của nguyên vật liệu theo thớc đo giá trị, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuy nhiên, nó lại che dấu sự biến động của giá, đòi hỏi trình độ kế toán cao

Kết luận: Các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho đều có nội

dung, u, nhợc điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Do đó, doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của

đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn một phơng pháp tính phù hợp Phơng pháp tính giá đã đăng ký phải đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán

1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy việc

đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu luôn luôn là một đòi hỏi cấp thiết đối với kế toán nguyên vật liệu Trong thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay ở nớc ta nói chung và ở các doanh nghiệp sản xuất nói riêng đang áp dụng ba phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là:

ở kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi

số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Hàng ngày hoặc

định kỳ 3 - 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.

ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết cho

từng danh điểm nguyên vật liệu ứng với thẻ kho mở ở kho Hàng ngày hoặc

định kỳ, nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi vào thẻ kho của thủ kho

Cuối tháng, kế toán cộng thẻ tính ra số nhập, số xuất và số tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu Số lợng nguyên vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực Để thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán nguyên vật liệu còn mở sổ

đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm Nhng trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, kho tàng tập trung, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, trình độ nghiệp

vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 13

Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp thẻ song song.

1.3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp này, quá trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu diễn ra nh sau:

ở kho: vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh

điểm nguyên vật liệu nh phơng pháp thẻ song song

ở phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà thay

vào đó chỉ mở một quyển “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối thấng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh

điểm nguyên vật liệu Mỗi danh điểm nguyên vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên

sổ đối chiếu luân chuyển

Cuối tháng đối chiếu số lợng nguyên vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại nguyên vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp

Phơng pháp này dễ làm, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm nguyên vật liệu đợc giảm nhẹ

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toánChi tiết NVL

Bảng tổng hợpNhập - xuất - tồn kho NVL Kế toántổng hợp

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Tuy nhiên, toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc kế toán và lập báo cáo hàng tháng thờng bị chậm trễ Ngoài ra việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, số lợng kho tàng ít, kế toán nguyên vật liệu kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ

Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.3.3 Phơng pháp sổ số d.

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phơng pháp này công việc kế toán đợc tiến hành

cụ thể nh sau:

ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động

nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng nh các phơng pháp trên

Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn

bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm nguyên vật liệu qui định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại nguyên vật liệu Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán nguyên vật liệu

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 15

Thẻ kho

Bảng kê nhập Luân chuyểnSổ đối chiếu

Kế toán tổng hợp

Bản kê xuất

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào các thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Ghi sổ số d xong thủ kho chuyển giao sổ số d cho phòng kế toán để kiểm tra và tính ra thành tiền.

ở phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và

phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ

kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan

Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hoạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ

đã đợc tính giá kế toán ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu

Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng kê lũy kế đợc

sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với số liệu của kế toán tổng hợp

Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp, tạo điều kiêpn kiểm tra th-ờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Tuy nhiên, do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết đợc tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu

mà muốn biết phải thông qua thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán còn gặp nhiều khó khăn Phơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại nguyên vật liệu, đã xây dựng đợc hệ thống danh

điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán hang ngày và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao

Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp sổ số d :

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo chế độ hiện hành.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể đợc tiến hành theo một trong hai phơng pháp sau: phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kê khai định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, và yêu cầu cảu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành

1.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những tiện ích của nó nh: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật

Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể định

đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu Tuy nhiên, với những

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D

Phiếu giao nhậnchứng từ xuất

Ghi hàng ngàyGhi định kỳGhi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

17

doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

1.4.1.1 Tài khoản sử dụng.

Để tiến hành Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

có áp dụng luật thuế GTGT, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

• TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán

TK 152 có kết cấu nh sau:

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…)

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong

kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…)

D nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho

• TK 151 “hàng mua đang đi đờng”

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp

đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán)

Kết cấu của TK 151 nh sau:

Bên nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đờng

Bên có: Phản ánh gía trị nguyên vật liệu đang đi trên đờng trớc khi nhập kho hay chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

D nợ: Giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đờng (đầu và cuối kỳ)

Các chứng từ đợc sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật t theo hạn mức… tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể

1.4.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

a Kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau nh: mua ngoài, tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, nhận góp vốn của các đơn vị khác… trong trờng hợp, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu phải tính

toán, phản ánh chính xác, đầy đủ giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong doanh nghiệp.

• Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài

Tr

ờng hợp 1: NVL và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng,

biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết theo từng loại NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu.

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (331,111,112,141…): Tổng giá thanh toán.

+ Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thơng mại hay giảm giá

NVL mua (do nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách, do giao nhận…) hoặc nguyên vật liệu mua hay trả lại chủ hàng, ghi:

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả.

Nợ TK 111,112: Số tiền ngời bán trả lại.

Nợ TK 138 (1388): Số tiền đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 152 (chi tiết từng loại nguyên vật liệu): Số giảm giá nguyên vật liệu mua, chiết khấu thơng mại hay nguyên vật liệu trả lại theo giá không thuế.

Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tơng ứng với số giảm giá, chiết khấu thơng mại đợc hởng hay nguyên vật liệu mua trả lại.

+ Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thanh toán khi mua nguyên vật liệu do thanh toán tiền hàng trớc hạn

Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả.

Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.

Nợ TK 138 (1388): Số tiền đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán đợc hởng.

Tr

ờng hợp 2: nguyên vật liệu về ch a có hoá đơn: Khi nguyên vật liệu

về mà cha có hoá đơn, kế toán cha ghi sổ ngay mà lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “nguyên vật liệu cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu).

Có TK 331 Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 19

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong ba cách sau:

Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng

Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán

đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính)

Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng

Tr

ờng hợp 3: Hoá đơn về nh ng nguyên vật liệu ch a về:

Kế toán lu hoá đơn mua hàng vào hồ sơ “nguyên vật liệu mua đang đi ờng” Nếu trong tháng nguyên vật liệu về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

đ-Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT).

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (331, 111,112,141…): Tổng giá thanh toán.

Sang tháng sau, khi nguyên vật liệu về, ghi:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết nguyên vật liệu).

Nợ Tk 621, 627, 641, 642: Xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh.

Có TK 151: nguyên vật liệu đi đờng kỳ trớc đã về.

Tr

ờng hợp 4: nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn:

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

+ Nếu nhập kho toàn bộ số nguyên vật liệu (kể cả số thừa):

Khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập:

Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Trị giá toàn bộ số nguyên vật liệu (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn.

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Có TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa (cha có thuế GTGT)

Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi sổ nh sau:

- Nếu trả cho ngời bán:

Nợ TK 338(3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa đã xử lý

Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Trả lại số thừa

- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa

Nợ TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa.

- Nếu thừa không dõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa

Có TK 711: Số thừa không dõ nguyên nhân

Ngoài cách ghi nh trên, trị giá nguyên vật liệu thừa ghi ở tài khoản 3381

có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT đầu vào) Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi sổ cho phù hợp

+ Nếu nhập kho theo số hoá đơn:

Khi nhập kho, ghi nhận số nhập nh trờng hợp bình thờng Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002

Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể kế toán ghi sổ nh sau:

- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá cha có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa

- Nếu thừa không do nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá cha có thuế GTGT)

Có TK 711: Số thừa không dõ nguyên nhân

Tr

ờng hợp 5: Nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn :

Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá nguyên vật liệu thực nhận,

số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ

nh sau:

+ Khi nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá mua cha có thuế của số thực nhập kho

Nợ TK 138 (1388): Trị giá số thuế (không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

+ Khi xử lý:

- Nếu ngời bán giao tiếp số nguyên vật liệu còn thiếu:

Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Ngời bán giao tiếp số thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

- Nếu ngời bán không còn nguyên vật liệu:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số NVL thiếu

- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 21

Nợ TK 138 (1381), 334: Cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số NVL thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

- Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK138 (1381): Xử lý số thiếu

Ngoài cách ghi trên, trị giá nguyên vật liệu thiếu ghi nhận ở TK 1381 còn

có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán, do vậy số thuế GTGT đầu vào ghi nhận ở TK 1331 chỉ là số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ tơng ứng với số nguyên vật liệu thực nhập

Nợ TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá mua cha có thuế GTGT

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT giảm trừ tơng ứng

• Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến hoàn thành nhập kho:

Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154: Ghi giảm chi phí

• Các trờng hợp tăng nguyên vật liệu khác:

Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài hoặc tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, nhận cấp phát, góp vốn Mọi tr… ờng hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu

đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các TK phù hợp Ví dụ:

Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm

Có TK 411: Nhận cấp phát, nhận góp vốn

Có TK 711: Nhận viện trợ, biếu tặng

Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711 Dùng không hết hoặc phế…liệu thu hồi nhập kho

• Tăng nguyên vật liệu do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm

Có TK 338 (3381): Nguyên vật liệu thừa ngoài định mức, chờ xử lý

Có TK 632: Thừa trong định mức tại kho

Khi xử lý sẽ tuỳ thuộc vào nguyên nhân ghi:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK liên quan

b Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho SXKD, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Trong mọi tr… -ờng hợp, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng theo phơng pháp tính đã đăng ký và phân bổ đúng đối tợng sử dụng

• Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD:

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân ởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng

• Xuất kho nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế:

Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến.

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế

• Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của nguyên vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch)

Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh

• Xuất nguyên vật liệu cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 23

• Xuất kho nguyên vật liệu cho các nguyên nhân khác (nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu tặng ):…

Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích:

Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng…

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại

Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu

• Phát hiện thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê.

+ Nếu cha rõ nguyên nhân ghi:

Nợ TK 138 (1381): Nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý

Có TK 152 (chi tiết NVL)

Khi có quyết định xử lý, tuỳ thuộc nguyên nhân thiếu ghi:

- Nếu thiếu trong định mức đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 138 (1381)

- Nếu thiếu ngoài định mức, ngời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thờng ghi:

Nợ TK 111: Số bồi thờng vật chất đã thu

Nợ TK 138 (1388): Số bồi thờng vật chất phải thu

Nợ TK 632: Tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 138 (1381)

+ Trờng hợp xác định ngay nguyên nhân thiếu thì không phải ghi qua TK

138 (1381) mà tuỳ thuộc từng nguyên nhân để ghi nh phần xử lý ở trên

1.4.1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (Tơng tự nh trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) Chỉ khác ở chỗ giá mua vào của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế (Tổng giá thanh toán phải trả nhà cung cấp)

Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp KKTX (Một số

nghiệp vụ kinh tế chủ yếu).

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 25

TK515

TK133 Nhập kho VL mua ngoài Xuất dùng cho SX

Xuất cho CPSX chung, BH,QL

Xuất cho XDCB sửa chữa TSCĐ

TK627,641,6421

TK241

TK154 Thuê ngoài gia công

TK1388,1368 Xuất cho vay tạm thời

TK632 Xuất bán

TK128,222,223 Xuất góp vốn LD

TK711,811

TK111,112,331

CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại

CL tăng

TK133

TK1381.632

TK412 Phát hiện thiếu hụt, mất mát

Thuế nhập khẩu TK3331

Thuế GTGT hàng NK

TK133 TK411

VL phát hiện thừa chờ xử lí TK3381

Nhập kho

TK412

Chênh lệch tăng do đánh giá

lại TS

CL giảm

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trên tài khoản phản ánh nguyên vật liệu tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ

th-và cuối kỳ của nguyên vật liệu trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Giá trị NVL = Giá trị NVL + Giá trị NVL - Giá trị NVL Xuất dùng trong kỳ còn lại đầu kỳ nhập trong kỳ còn lại cuối kỳ

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép Phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng.

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

• TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

TK 6111 có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng

thêm trong kỳ

Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu

hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.…

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu

• TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”:

TK này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại Kết cấu tài khoản này nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

D Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.

• TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”:

TK này dùng để phản ánh trị giá số nguyên vật liệu mua (đã thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp) nhng đang đi đờng hay gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, từng ngời bán Tài khoản 151 có kết cấu nh sau:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đờng.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đờng đầu kỳ.

D Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung và kết…cấu giống nh phơng pháp KKTX.

Sơ đồ 5: kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo ph ơng pháp KKĐK (Một

số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu).

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 27

CKTT được

hưởng

Mua chịu hoặc trả

bằng tiền vay TK133 TK3331

bán, hàng bán trả lại

Xuất dùng cho SXKD

TK631 Xuất thuê ngoài gia công

1.5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.

1.5.1 Các khái niệm.

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc: Là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thờng trừ chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo giá gốc (giá gốc nguyên vật liệu tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc nguyên vật liệu tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại) Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho quán triệt nguyên tắc thận trọng trong

kế toán Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi hàng tồn kho của doanh nghiệp

có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc, kế toán phải tiến hành trích lập dự phòng nhằm ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho

1.5.2 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.

Theo thông t 89/2002/TT - BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính về việc hớng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết

định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ tài chính, đối với chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho qui định việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL tồn kho) đợc hạch toán vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Quá trình trích lập đợc thực hiện nh sau:

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Số dự phòng giảm giá NVL tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng

+ Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho phải lập ở cuối kỳ

kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho đã lập ở cuối

kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá NVL tồn kho)

Có TK 159: Dự phòng giảm giá NVL tồn kho

+ Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho phải lập ở cuối kỳ

kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho đã lập ở cuối

kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá NVL tồn kho

Có TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá NVL tồn kho)

Sơ đồ 6: Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.

1.6 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán về nguyên vật liệu theo các hình thức sổ.

Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ kế toán theo một trình tự và phơng pháp nhất định Về thực chất, hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép và tổng hợp số liệu để lập các báo cáo kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán, thể lệ kế toán của nhà nớc, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh điều kiện trang thiết

bị, phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán cho phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán

Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, ban hành theo quyết đinh số 1864/1998/QĐ- BTC ngày 16/12/1998 quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp xây lắp bao gồm:

1.6.1.Hình thức Nhật ký chung.

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký , mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ chủ yếu theo hình thức này bao gồm:

- Nhật ký chung

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 29

Trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho

(Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay >

số đã lập ckỳ kế toán năm trước)

Hoàn nhập dự phòng giảm giá NVL tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay <

số đã lập CK kế toán năm trước)

đối tợng sử dụng NVL.

Nếu doanh nghiệp có mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan nh sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền Định kỳ, tổng hợp số…liệu ở sổ Nhật ký đặc biệt để vào sổ Cái

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân

Hình thức Nhật ký chung có u điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, nhng có nhợc điểm là ghi chép trùng lắp (Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền- Sổ Cái tiền mặt; Sổ nhật ký mua hàng – Sổ Cái tài khoản mua hàng)

Bảng tổng hợp chi tiết TK 152

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết TK 152

Báo cáo kế toán

Sơ đồ 7 :Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung.

cứ để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Các loại sổ kế toán theo hình thức này là:

- Nhật ký- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL kết hợp với sổ kho NVL (nếu NVL lu chuyển qua kho)

Trình tự ghi sổ kế toán:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

kế toán ghi vào Nhật ký – Sổ Cái, sau đó vào sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 31

Luận văn tốt nghiệp

Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký- Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ , thẻ kế toán chi tiết)

Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký- Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tơng ứng

Nh vậy trong hình thức Nhật ký - Sổ Cái việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo hệ thống (trên cơ sở Nhật ký sổ Sái), nhng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi trên sổ kế toán chi tiết Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên

sổ tổng hợp đợc tiến hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng cân đối số phát sinh

Hình thức Nhật ký- Sổ Cái có u điểm là: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ

đối chiếu kiểm tra, nhng có nhợc điểm là khó phân công lao động kế toán tổng hợp (chỉ có một sổ kế toán tổng hợp), đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi

sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh

Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái.

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ: Căn cứ trực tiếp

để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ - ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán

Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ Cái TK152

- Các sổ chi tiết NVL…

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc,

kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái Căn cứ vào

sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng

số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng

số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bắng nhau, và số d của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng

số d của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

Nh vậy, trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đợc tiến hành tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian (Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi theo hệ thống (sổ cái tài khoản), tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ cái tài khoản,Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi sổ kế toán chi tiết Trong một số trờng hợp có sự kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên sổ Cái tài khoản (sổ nhiều cột)

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 33

Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán cũng đợc tiến hành trên các bảng chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh nh trong hình thức sổ Nhật ký chung.

Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ- ghi sổ.

Ghi chú

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Hình thức chứng từ ghi sổ có u điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán, nhng có nhợc điểm lớn là công việc bị trùng

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Chứng từ gốc: phiếu nhập, xuất

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái TK152

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

lắp, khối lợng công việc ghi chép kế toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo thờng chậm.

Hình thức sổ kế toán Chứng từ - ghi sổ thờng áp dụng ở đơn vị quy vừa, quy mô lớn, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán

1.6.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ.

Nguyên tắc cơ bản của hình sổ kế toán Nhật ký - chứng từ là:

+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán)

+ Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ

kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản

lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chính

Các loại sổ kế toán chủ yếu:

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra

đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì

đ-ợc ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái

Số liệu tổng hợp ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng

từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo tài chính

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 35

Nh vậy, trong hình thức Nhật ký chứng từ việc ghi sổ kế toán đợc kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết ở một số Bảng kê, Nhật ký chứng từ, các sổ kế toán đều ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo trình tự thời gian đối với các hoạt động kinh tế tài chính cùng loại Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên Bảng kê, Nhật ký chứng từ đợc tiến hành thờng xuyên và rất chặt chẽ nhờ

có mẫu sổ đợc bố trí theo quan hệ đối ứng tài khoản

Quan hệ đối chiếu

Hình thức Nhật ký- chứng từ có u điểm lớn là: Giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp

Chứng từ nhập xuất NVL

Bảng kê số 3

Sổ chi tiết

TK331 Bảng phân bổ số 2 Sổ chi tiết nguyên vật liệu

Bảng kê số 4,5,6

liên quan

quququan

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NK- CT số 7

Sổ Cái TK152

kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết ngay trên cùng một trang sổ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc tiến hành thờng xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính Tuy nhiên, hình thức này có nhợc điểm là: Mẫu sổ kế toán phức tạp nên không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán, công việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên

kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng

Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ đợc áp dụng trong các đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thích hợp với những đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 37

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật

liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà nội.

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty dệt 19/5 hà nội.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty dệt 19-5 Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: HATEXCO

Địa chỉ : 203 Nguyễn Huy Tởng - Thanh Xuân – Hà Nội

Công ty ra đời trong thời kỳ công thơng nghiệp sản xuất kinh doanh những năm 1954 – 1960 Tiền thân của công ty là một số cơ sở t nhân đợc hợp nhất lại gồm: Công ty Việt Thắng, Công ty Dệt Hoà Bình, Công ty Dệt Tây Hồ

Công ty đợc chính thức thành lập vào tháng 10- 1959 và lấy tên là “Dệt 8 – 5” Cho đến nay 2005 đã trải qua 46 năm tồn tại và phát triển cùng với những thay đổi không ngừng về mọi mặt của đất nớc công ty Dệt 19 – 5 đã trải qua các giai đoạn sau :

* Giai đoạn 1959 1973–

Đây là thời kỳ đất nớc ta đang trải qua cuộc kháng chiến chống Mỹ Công

ty dệt 19-5 đợc thành lập mang tên Xí nghiệp Quốc doanh 8/5 gồm nhiều hợp tác xã dệt nhỏ hợp thành và có trụ sở tại Số 4- Ngõ 1- Hàng Chuối Thời điểm ban đầu, xí nghiệp Quốc doanh 8/5 chỉ có 250 ngời với dây chuyền sản xuất lạc hậu, cũ kỹ, quy mô sản xuất nhỏ và chủ yếu sản xuất vải phin, bít tất, vải kaki, khăn mặt, vải bạt theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nớc chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của Quốc phòng Năm 1964 trong thời kỳ chiến tranh công ty thực hiện theo chủ trơng của thành phố vừa sản xuất vừa chiến đấu, một bộ phận của nhà máy chuyển về thôn Văn – Xã Thanh Liệt để se sợi và dệt vải Năm 1967, xí nghiệp tách bộ phận dệt bít tất, khăn mặt, thành lập Xí nghiệp Dệt kim Hà Nội

* Giai đoạn 1974 1988–

Doanh nghiệp đổi tên thành xí nghiệp Dệt bạt 8 – 5 Hà Nội

Đến 1980, nhà máy đợc duyệt luận chứng kinh tế xây dựng cơ sở mới ở Nhân chính – Thanh Xuân nên xí nghiệp đợc cấp đất, vồn để đầu t xây dựng nhà máy mới Và khu sản xuất với tổng diện tích 4.5 ha, với 100 máy dệt Tiệp Khắc đặt tại Thanh Xuân chính thức đi vào hoạt động năm 1985, nhờ vậy năng suất tăng lên đạt 2.7 triệu m/năm, số lợng cán bộ công nhân viên cũng tăng lên, tổng số có khoảng 520 ngời

năm 1983, xí nghiệp Quốc doanh 8/5 đổi tên thành Nhà máy dệt bạt 19-5 Năm 1988 số lợng công nhân sản xuất công nghiệp của nhà máy đạt cao nhất

1256 ngời với số máy dệt là 200

* Giai đoạn từ 1989 đến nay.

Đây là thời kỳ đất nớc ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ bao cấp sang kinh tế thị trờng Các nhà máy phải tự tìm thị trờng tiêu thụ, tự chủ về tài chính và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nớc

Tháng 12/1992 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 3218 ngày 15/12/1992 quyết định đổi tên nhà máy thành “Công ty Dệt 19/5 Hà Nội” Đây

là một thuận lợi cho sự phát triển của Công ty, tạo điều kiện để Công ty mở rộng quan hệ đối ngoại, tiếp xúc với thị trờng trong nớc và quốc tế

Để thích nghi với cơ chế thị trờng, giải quyết những khó khăn về vốn và tiêu thụ sản phẩm Công ty đã liên doanh với một số đối tác Singapore thành lập nên “tập đoàn sản xuất hàng dệt may 19/5” Đến nay qua hơn 10 năm hoạt

động, liên doanh ngày càng lớn mạnh và đã nộp lãi về cho Công ty, giải quyết việc làm cho trên 500 lao động

Năm 1998, Công ty lắp đặt dây chuyền sản xuất sợi tự cung cấp cho phân xởng dệt của công ty và một phần để kinh doanh Đến nay Công ty đã có một phân xởng sợi hiện đại, đạt 1250 tấn/năm, với tổng số vốn đầu t cho dây chuyền này là 50 tỷ đồng

Tháng 6/2000, tổ chức quốc tế chứng nhận QMS (úc) đã đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9002: 1994 cho Công ty

Năm 2001, Công ty áp dụng đồng thời hệ thống quản lý chất lợng ISO

9002 và TQM làm hoàn thiện và nâng cao chất lợng quản lý thật sự

Vào đầu năm 2003, phân xởng may của công ty đợc thành lập Bớc đầu phân xởng này sẽ thực hiện gia công cho bên liên doanh Việt – Sin, sau đó sẽ tiến tới xuất khẩu trực tiếp Đây là một bớc đi chắc chắn, mở ra hớng phát triển mới cho Công ty

Nh vậy sau hơn 46 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bớc thăng trầm nhng công ty Dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh, với tốc độ phát triển nhanh và ổn định, đóng góp không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc cũng nh cho nền kinh tế quốc dân, đợc thể hiện qua báo cáo kết quả hoạt động SXKD nh sau:

Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D 39

Nguồn: Phòng Tài Vụ

Với sự cố gắng của toàn thể CBCNV, Công ty đã đợc Nhà nớc trao tặng:

01 huân chơng lao động hạng ba

01 huân chơng lao động hạng nhì

01 huân chơng lao động hạng nhất

Đạt huy chơng bạc về sản phẩm vải bạt các loại tại hội chợ triển lãm Giảng

Võ, Các công đoàn vững mạnh xuất sắc, đạt đảng bộ vững mạnh xuất sắc tiêu biểu của thành phố năm 2003, đạt quản lý giỏi qua các năm, Đoàn thanh niên vững mạnh Công ty đang cố gắng phấn đấu đạt đợc danh hiệu đơn vị Anh Hùng trong những năm tới

2.1.2 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Dệt 19/5 Hà Nội.

Công ty 19-5 Hà Nội đợc tổ chức theo chế độ một thủ trởng với mô hình trực tuyến chuyên chức năng trên cơ sở quyền làm chủ của ngời lao động

Giám đốc: là ngời điều hành tất cả các hoạt động của Công ty, chịu trách

nhiệm chung về tổng thể hoạt động trong Công ty nh kết quả sản xuất kinh doanh, tổ chức lao động và chịu trách nhiệm tr… ớc cơ quan chủ quản cấp trên Ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc điều hành các công việc của công ty; giám đốc còn chỉ huy trực tiếp các phòng ban: Phòng kiểm toán thống kê, Phòng tài vụ, Phòng lao động tiền lơng, Phòng kế hoạch thị trờng

Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh: là ngời phụ trách hoạt

động sản xuất kinh doanh trong công ty, phối hợp cùng phòng kế hoạch thị ờng lên kế hoạch sản xuất hàng tháng để cùng phòng vật t có kế hoạch tính toán nhu cầu về vật t phù hợp với yêu cầu sản xuất

tr-Phó giám đốc tài chính nội chính– : là ngời phụ trách về mặt quản lý TSCĐ, lên kế hoạch và thực hiện đầu t xây dựng cơ bản Quản lý về mặt tài chính của công ty Quản lý phòng y tế và phòng bảo vệ

Phó giám đốc kỹ thuật - đầu t: là ngời có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực

hiện đầu t xây dng cơ bản (đầu t mới và cải tạo lại) để đa vào sản xuất Phụ trách phòng kỹ thuật cơ điện