021 báo cáo thực tập tốt nghiệp công ty sản xuất thương mại tín khải

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNGLỜI MỞ ĐẦU ❖ Tính cắp thiết của đề tài Trong thời đại xã hội ngày càng phát triển trên xu thế hiện đại hóa, công nghiệp hóa,

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHÔ Hồ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO DẲNG CÔNG NGHỆ

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGƯYẺN THỊ BẠCH HƯỜNG

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH P H ố H ồ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

Đc : 53 Võ V ăn Ngân ,Phường Linh Chiểu , Quận Thủ Đức , TP.HCM

Tel : (08) 3896 6825 - 3897 2339 Fax : (08) 3896 2474

Em ail : tdc@ tdc.edu.vn W ebsite : www.tdc.edu.vn

Long An , Ngày tháng năm 2010

THƯ CẢM ƠN

Trong suốt hai năm ngồi trên g h ế nhà trường không những em được học tập, trao dồi đầy

đủ những kiến thức cơ bản của khoá học mà còn được học tập những kĩ năng sống không kém phần quan trọng trong xã hội về cách sông, về những mối quan hệ giao tiếp ngoài xã hội mà các quý Thầy Cô đã tận tâm truyền đạt cho học viên bằng một trái tim yêu nghề, yêu trò.

Em trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến với các quý Thầy Cô đã hết lòng, tận tụy dành những tình cảm tốt đẹp đ ể dạy dỗ cho chúng em trưởng thành cả về tri thức cũng như cách sống hoà hảo giữa gia đình và xã hội.

Cám ơn Ban Lãnh Đ ạo Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt một tháng thực tập tại Doanh nghiệp Tạo cơ hội cho em được tiếp cận thực tế với môi trường làm việc và vận dụng các kiến thức được học tập trong nhà trường áp dụng vào thực tiển tại Công ty một cách hiệu quả nhất.

C ám ơn các anh chị phòng Hành Chính -N h â n sự và các anh chị phòng ban khác đã quan tâm , giúp đỡ, hướng dẫn em nắm vững, hiểu rõ những công việc cụ thể tại Doanh nghiệp

và từng bộ phận phòng ban trong công ty.

K ết thúc khoá thực tập, cũng là lúc em chuẩn bị ra trường và có cơ hội được tham gia sức trẻ của mình phục vụ cho đ ất nước.

Em tin rằng những kiến thức quý báu mà quý thầy cô đã truyền đạt tại nhà trường cùng với những kĩ năng xử lý công việc m ột cách khoa học và hiệu quả tại Doanh nghiệp, sẽ trang bị cho em m ột nền móng vững chắc , làm hành trang vững bước vào cuộc sông và gặt hái nhiều thành công hơn trong xã hội Công N ghiệp hoá, H iện đại hoá đất nước như ngày nay.

Em chân thành biết ơn.

Truông Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Em tên : Lương Thị Ngọc Huyền

Trường : Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức

Khoa : Quản Trị Kinh Doanh

Trong quá trình thực tập, em xin tự kiểm điểm về bản thân như sau :

- Luôn chấp hành tốt những quy định của Nhà trường đề ra trong khoá thực tập,

Thực hiện đúng theo sự hướng dẫn,chỉ đạo cũng như nội quy của Doanh nghiệp trong thời gian thực tập

- Chấp hành nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc, sinh hoạt theo quy định của Doanh nghiệp

- Luôn bám sát theo đề cương thực tập của Nhà trường Đồng thời, học hỏi, trao dồi những kinh nghiệm từ các anh chị cùng Phòng ban.Có điều kiện vận dụng những kiến thừc đã học trong Nhà trường đưa vào thực tiễn

- Thực tập đúng thời gian, kể hoạch thực tập

Tuy nhiên, do lần đầu tiếp xúc thực tế với các loại giấy tờ ở cơ quan nên trong quá trình thực tập còn nhiều bỡ ngỡ và sai xót để làm tốt công tác nghiệp vụ Thư kí văn phòng

Kính mong Ban lãnh đạo công ty TNHH SX- TM TÍN KHẢI cùng quý Thầy Cô hướng dẫn, xem xét và góp ý cho em những kinh nghiệm thực tế đẻ trao dồi thêm những kiến thức vững chắc và bổ ích về nghiệp vụ Thư kí của bản thân

Kính đơn

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thù Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY TNHH SÀN XUẤT- THƯƠNG MẠI

TÍN KHẢI

T Ị & Ỉ ? .ã.K.Ẵi .(7ỳi.ẹyy^rTTẴ.tót-.TỊãiỹ.71 & L tãừ iTTĨ.iỳ.■ -l• ”■ "• A Sìí rJ ^

' &&ÚÙ V! " ẫ fíC” ! ỉteSvv.! !! ívu^^vp i/.ụ eiỉv^,!!! ÃteSE!! :! TÌ ĩi^ ! AÍA0.!! ij! i! !x!í LC!!!

Jw !ắL \ \ \ ¿SXÍL.' Lìnl^!! ỳit^ỉií iTT! /v!! ’.UÌ a' ‘ ‘ỹ ĩv ^ v ^ Ị ■

Ẵ *i£ 1 J.l0.£v 77Ã Ẵ â o À Íu 1 ív & £ Ì? r :$£U2ỈA4Ẳtotf*-.i £ k Ẵ yv ỈACttvvíL 7Tổrf7

Truờng Cao Đẳng Công Nghệ Thù Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

LỜI MỞ ĐẦU

❖ Tính cắp thiết của đề tài

Trong thời đại xã hội ngày càng phát triển trên xu thế hiện đại hóa, công nghiệp hóa, việc tổ chức sắp xếp một cách khoa học các hoạt động giao tiếp, các công việc hành chính văn phòng trong công sở, cơ quan, đơn vị, và các tổ chức doanh nghiệp là nhu cầu bức thiết hiện nay

Trong đó, công việc soạn thảo văn bản là một mảng quan trọng không thẻ tách rời cùng sự phát triển lớn mạnh của cơ quan, đơn vị mà đặc biệt là các doanh nghiệp Việc sọan thảo văn bản tốt sẽ giúp cho các họat động điều hành quản lý của

cơ quan đơn vị thông su ố t, nâng cao hiệu quả công việc

Là sản phẩm và phương tiện của họat động giao tiếp, Văn bản ngày càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi họat động giao tiếp của xã hội con người Đặc biệt trong họat động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan

tổ chức, đơn vị với nhau, giữa các cơ quan tổ chức với cá nhân, giữa cá nhân với cá nhân và với các mối quan hệ ngoài nước Vì văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính

Đối với chính quyền nhà nước văn bản là yếu tố quan trọng để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước Thực tiễn cho thấy, tất cả các cơ quan, tố chức đơn vị, cá nhân không thẻ không sử dụng văn bản trong các họat động giao dịch, điều hành tổ chức với một khối lượng lớn

Trong công tác quản lý nhà nước văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại

và truyền đạt các các quyết định quản lý, là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước

Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản đã góp phần tích cực, đáp ứng được các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã

hội Đặc biệt năm 1996 Quốc hội khóa IX đã thông qua và ban hành "LUẬT BAN

HÀNH VĂN BÃN QUY PHẠM PHÁP LUẬT", công tác sọan thảo văn bản ngày càng

được đưa vào nề nếp , khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây

Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước, ở các cơ quan đơn vị và các doanh nghiệp vẫn còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như : văn bản trái thẩm quyền, nội dung văn bản trái pháp luật, văn bản trình bày sai thể thức, thủ tục ban hành nghiêm trọng hơn nữa là người sọan thảo văn bản thiếu vốn kiến thức ngôn ngữ phổ thông

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

Không sử dụng đúng tiếng Việt, không nắm vững các yêu cầu về dùng từ, ngữ pháp và hành văn khi soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt dẫn đến tình trạng văn bản sọan cẩu thả qua quýt , tối nghĩa và thiếu mạch lạc gây nên nhiều hậu quả nghiêm trọng khôn lường đối với muôn mặt của đời sống xã hội Làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan tổ chức đơn vị trong các họat động giao tiếp, điều hành và quản lý hành chính

Thực trạng đó do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan , nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ yếu kém về kỹ thuật sọan thảo văn bản, nghiệp vụ hành chính văn thư của một sổ cán bộ trong các cơ quan tổ chức, đơn vị

và doanh nghiệp

Đẻ góp phần hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản trên tinh thần đổi mới hành chính hiện nay Nhằm giúp các học sinh trung cấp chuyên nghiệp có được

những kiến thức và kỹ năng cơ bản về soạn thảo văn bản Trường Cao Đẳng Công

Nghệ Thủ Đức đã quan tâm đầu tư và đưa bộ môn Nghiệp vụ Thư Kí văn phòng -

Kỹ thuật soạn thảo văn vào chương trình giảng dạy của Trường

Bộ môn này đã cung cấp cho học sinh hệ trung cấp chuyên nghiệp những kiến thức cơ bản về việc sử dụng từ, viết câu, hành văn khi soạn thảo các vân bản hành chính bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ thông Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ, kiến thức về soạn thảo vân bản quản lý nhà nước theo đúng các quy định về thề thức và thủ tục hành chính nhà nước

Vì vậy, có thể nói rằng kỹ năng soạn thảo văn bản là nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, Tổ chức, Doanh nghiệp,

tạo nên tác phong chuyên nghiệp của người Thư kí văn phòng trong xã hội ngày

nay

❖ Lý do chọn đề tài

Công tác soạn thảo văn bản là một trong những phương tiện thông tin viết chính thức và chính xác mà các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp dùng đẻ lãnh đạo, chỉ đạo mọi mặt quản lý của cơ quan Đồng thời, cũng là phương tiện ghi lại những tri thức, những kinh nghiệm giúp cho việc giải quyết nhanh chóng công việc trước mắt, lưu lại những thông tin cần thiết và quan trọng cho doanh nghiệp sau này

Do hiểu được tầm quan trọng của công tác soạn thạo văn bản đối với người thư kí trong hoạt động quản lý Doanh nghiệp

Cho nên, vẩn đề đặt ra là phải xử lý hài hoà giữa chất và lượng của văn bản Chất là tính quy định, khiến cho nó là nội dung này, chứ không thể là nội dung khác Lượng là số chữ trong một vàn bản Có những văn bản, số lượng chữ rất nhiêu, nhưng chất lượng của những chữ đó lại rất ít.

Trong triết học, người ta thường nói đến những biến đổi về lượng mới làm nảy sinh những biến đổi về chất Trong việc soạn thảo văn bản không thấy có hiện tượng này

Vì vậy,công tác soạn thảo văn bản đối với người Thư kí rất quan trọng,nên bằng mọi cách phải nâng cao chất lượng vàn bản Có như vậy,mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra

Truông Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

❖ Mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài này tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo các văn bản hành chính được ban hành trong Doanh nghiệp

- Mục đích của việc phân tích công tác quản lý và soạn thảo văn bản nhằm tìm hiểu, tham khảo về tình hình thực tể tại Phòng Hành Chính - Nhân sự về công tác soạn thảo, ban hành,quản lý văn bản tại Doanh nghiệp

- Các văn bản hành chính thông thường, công văn có tên loại và không tên loại có được áp dụng chuẩn xác với yêu cầu thể thức văn bản theo quy phạm pháp luật của Nhà nước

- Đồng thời, đánh giá công tác quản lý, nghiệp vụ cống tác văn thư của Phòng ban Từ đó có phương pháp đổi mới cho phù hợp, đảm bảo tính khoa học và khả thi đạt hiệu quả cao hơn trong công việc, nhằm nâng cao tác phong chuyên nghiệp của người Thư kí văn phòng

❖ Phương Pháp nghiên cứu :

- Phương pháp thu thập dữ liệu từ :

• Các hồ sơ lưu trữ văn bản tổng kết theo năm

• Các hồ sơ lưu trữ văn bản tổng kết theo từng qúi

• Các hồ sơ lưu trữ văn bản tổng kết theo tháng

- Ngoài ra, còn có sự hướng dẫn của Giáo viên hướng dẫn, Trưởngphòng hành chính và được sự chia sẻ kinh nghiệm nghiệp vụ Thư kí văn phòng của nhân viên phòng Hành chính tại công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI và tham khảo sách,báo,các tài liệu có liên quan đến đề tài cần nghiên cứu

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

• Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI

• Nội dung nghiên cứu của đề tài là công tác soạn thảo văn bản Cụ thể là việc soạn thảo và ban hành vàn bản theo đúng quy phạm pháp luật đã được ban hành

• Số liệu sử dụng cho việc nghiên cửu là các văn bản hành chính đã được Phòng Hành chính ban hành và lưu trữ tại Văn phòng vào ngày 21/6/ 2010 đến ngày 17/7/2010

• Kết cấu đề tài

• Chương ỉiGiới thiệu khái quát về công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI.

• Chương II: Nghiệp vụ thư kí văn phòng.

• Chương lll:Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn

bản

• Chương IV:Thực tiẻn công tác soạn thảo văn bản của phòng Hành chính -

Nhản sự tại công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI

• Chương V:Một số nhận xét và kiến nghị về công tác soạn thảo văn bản của

phòng Hành chính - Nhân sự tại công ty TNHH SX- TM TÍN KHẢI

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VÊ CỔNG TY TNHH sx -TM TÍN KHẢI

I- Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

1/ Giới thiệu sơ lược về công ty:

Công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI được thành lập vào ngày 25/09/2006 do một

cả nhân đẩu tư độc lập có tài khoản tại ngân hàng có con dấu mang tên công ty TNHHSX-TM TÍN KHẢI

• Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHH SX- TM TÍN KHẢI

• Tên giao dịch Quốc Tế:Tín Khải Production_Trading_Company limited

• Tên viết tắt:Công ty TNHH TÍN KHẢI

• Địa chỉ trụ sở chính: Đường 823 ấp Tân Bình,Xã Hòa Khánh Tây,Huyện Đức Hòa,Tỉnh Long An

Công Ty TNHH s x -TM TÍN KHẢI được thành lập theo giấy chứng nhận đăng

ký số 5002000923 Ngày 25/9/2006 Do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Long An cấp

Công ty được thành lập trong điều kiện nền kinh tể thị trường đất nước tổ chức thành công Hội nghị APEC lần thứ 14 Và là thành viên chính thức của tỏ chức thương mại thế giới WTO

Và đây cũng là móc thời gian công ty TNHH SX-TM TÍN KHẢI được khai sinh Đây vừa là niềm vui ,niềm tự hào của công ty

Đất nước chúng ta đang từng bước hoàn thiện nền kinh tế và cũng là thách thức rất lớn đối với công ty khi thành lập

Những tác động trên ảnh hưởng rất lởn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nền kinh tế cũng như đối với công ty TNHH SX_TM TÍN KHẢI

Chính vì lẽ đó, từ khi thành lập cho đến nay cống ty đã có những bức phá và đã

đi vào ổn định hoạt động theo đúng kế hoạch phát triển kinh tế đất nước

Nhất là với phương châm “Đoàn kểt vững mạnh,phát triển không ngừng”

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

Từ khi thành lập cho đến nay, công ty luôn mở rộng và phát triển, ngày càng nâng cao trình độ quản lý của cấp lãnh đạo và trình độ kỹ thuật cho đội ngũ cán bộ,

Kỹ sư, công nhân viên

Cho đến nay công ty đã có đội ngũ cán bộ, kỹ sự, công nhân viên khá vững mạnh, nhiệt tình, nàng động, lành nghề, khả năng giao tiếp linh hoạt, có bề dày kinh nghiệm nhiều năm không ngừng phấn đẩu và trưởng thành cùng đầy đủ trang thiết

bị Quy mô ngày càng vững chắc và sẽ không ngừng mở rộng hợp tác kinh doanh.Phương châm hợp tác “Thân thiện hai bên cùng có lợi” Công ty không ngừng

mở rộng quan hệ đầu tư kinh doanh trong và ngoài nước

Với hệ thống quản lý chặt chẽ, logíc, đảm bảo chất lượng đúng tiêu chuẩn Việt Nam và tiêu chuẩn thế giới

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty luôn có lợi nhuận cho đôi bên đối tác và không ngừng phấn đẩu trong việc cải thiện những điều kiện kinh doanh đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng

Chính những điều kiện thuận lợi nêu trên, đã giúp công ty ngày càng mở rộng kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu các khách hàng lẫn trong và ngoài ngoài nước,Với sự cố gắng, nỗ lực phát triển không ngừng của ban lãnh dạo cùng toàn thể công nhân viên Tín Khải Công ty tin rằng, sẽ tạo được niềm tin là đối tác đáng tin cậy của khách hàng và trong tương lai tiềm năng kinh doanh sẽ vươn xa hơn nữa

Il/Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1/ Chức năng kinh doanh:

Công ty chuyên sản xuất, gia công các sản phẩm cơ khí, sản xuất hạt nhựa tái sinh

và kinh doanh các sản phẩm nhựa và nhựa phế liệu như:PET, pp, PE, PVC, kim loại màu

Mua bán kim khí điện, máy linh kiện điện tử hàng điện lạnh,dầu nhớt,hóa chất, thiết bị vật tư, nguyên phụ kiện và phụ tùng phục vụ công- nông -ngư nghiệp

Mua bán nguyên phụ liệu cho ngành dệt may

Với mô hình công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh Công ty hứa hẹn

phương hướng xắp tới sẽ không ngừng mà phát triển ngày càng lớn mạnh

21 Nhiệm vụ:

Tỗ chức sản xuất kinh doanh theo đúng luật định, ứng dụng tiến bộ khoa học

kỹ thuật nhằm đảm bảo mục đích hoạt động

Truông Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức _GVHD: NGUYÊN THỊ BẠCH HƯỜNG

Công ty phải tuân thủ đúng chế độ quản lý, kiểm tra tài sản, tài chính.chú trọng đầu tư công tác tổ chức cán bộ, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng vân hóa, nghiệp vụ, chăm

lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên của toàn công ty

Sử dụng hợp lý, có hiệu quả và phát triển được nguồn vốn Nâng cấp mở rộng cơ sở vật chất tương ứng với tiến bộ tăng trưởng của công ty

Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.chủ động tổ chức bộ máy quản lý theo quy định của pháp luật

1/ Cơ cấu lao động :

Công ty tạo được công ăn việc làm cho 160 lao động Ttrong đó:

• Nhân viên văn phòng:37 người

• Nhân viên phân xưởng: 123 người

21 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty:

Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng các phòng ban, bộ phận khác nhau, rõ ràng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám Đốc,

Mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm đối với từng công việc cụ thể được giao Các phòng ban luôn kết hợp chặt chẽ với nhau tạo một cơ cáu chi tiết, liên kết hài hòa chặt chẽ

3/Sơ đổ cơ cáu tổ chừc bô máy quản lý của công ty:

Hình 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

Phó Giám Đốc còn có nhiệm vụ thay mặt Giám Đốc giải quyết công việc trong công ty Ngoài ra, Giám Đốc còn ký hợp đồng kinh tế nội địa theo sự ủy quyền của Giám Đốc

3.3/ Phòng hành chính:

Là tổ chức quản lý nhân sự, triển khai thu hút các nguồn lực, có chức năng cơ bản là tuyển dụng lao động và đào tạo nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty vả một số đội ngũ nhân lực làm việc chuyên môn khả thi đẻ đào tạo nguồn lợi cho công ty Ngoài ra, phòng nhân sự còn điều chuyển, đào thải, cho thôi việc, ngưng hợp đồng trễ thời hạn

Tham mưu cho Giám Đốc về tổ chức và cơ cấu nhân sự, về lao động tiền lương, về các chính sách khen thưởng, kỷ luật, các chính sách tuân thủ chế độ luật lao động về ngày công, ngày phép, thai sản, ốm đau, giải quyết các chế độ trợ cấp, tiêu chuẩn liên quan đến cán bộ công nhân viên trong công ty

3.4/ Phòng kế toán:

chịu trách nhiệm ghi chép, lập chứng từ ban đầu theo quy định của nhà nước, chịu trách nhiệm tổng hợp chứng từ và số liệu theo một trình tự hợp lý, tổng hợp thực hiện kế hoạch kinh doanh Lập bảng cân đối kế toán, lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu,

Lập kế hoạch thu chi tài chính, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Theo dõi công nợ và thanh toán kịp thời, xây dựng chế độ kế toán tiền lương hợp lý, báo cáo tình hình tồn kho hợp lý trong kỳ.

Phói hợp với phòng kinh doanh theo dõi các khoản thu từ các hợp đồng hợp tác kinh doanh,xúc tiến, thương mại

3.5/ Phòng kiểm soát:

Kiểm soát về hàng nhập, tham mưu với Giám Đốc để cho đơn giá thích hợp, theo dõi thu chi hàng ngày vả theo dõi công nợ, thao dõi tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

3.6/ Phòng thu mua:

Chuyên mua các loại hàng hóa để đáp ứng quá trình sản xuất của công ty và liên hệ khách hàng mở rộng hoạt động thu mua

3.7/ Phòng bảo vệ

Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản cho công ty và bảo vệ con người, giữ an ninh trật

tự cho công ty

IV- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính - Nhân sự:

Phòng Hành chính Nhân sự được thành lập trên cơ sở phòng Nhân sự và Văn phòng Công ty, phòng có các chức năng, nhiệm vụ sau:

c Quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm (kẻ cả các tài sản thuê ngoài của Công ty) theo phân cấp

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

a Thực hiện công tác quản trị Nhân sự trong toàn Công ty:

Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng mô hình quản lý, phương án tổ chức của Công

ty phù hợp trong từng thời kỳ

Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin, tham mưu cho Tổng Giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động

và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty

Thực hiện: Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; Kế hoạch tuyển dụng; Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, công việc v.v

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỀN THỊ BẠCH HUỜNG

TrưÒTig Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức

Làm đầu mối làm việc đẻ Công ty phối hợp với các Cơ quan bảo vệ Pháp luật, thanh tra, kiểm tra, giải quyết tranh chấp lao động,

b Thực hiện công tác quản trị Hành chính trong Công ty:

Công tác văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc, đời sống, lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, trật tự trị an, an toàn phòng cháy và chữa cháy Thư ký các cuộc họp trong nội bộ Công ty do Tổng Giám đốc chủ trì

Quản lý Tài sản, phương tiện đi lại trong toàn Công ty theo phân cấp

V- Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong những năm gần đây:

1/ Thuận lợi:

Được sự giúp đỡ của nhà nước về mặt tài chính nên công ty luôn đầu tư trang bị các bộ máy, thiết bị mới giúp cho hoạt động sản xuất tốt Cho nên, năng suất công ty luôn được nâng cao và việc thu mua phể liệu được tiến triển tốt

Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty đã dần đi vào ổn định và phát huy được năng lực ngành nghề hoạt động chính của mình, đảm bảo duy trì tổ chức hoạt động kinh doanh

Có nhiều khách hàng lâu năm lẫn trong nước và ngoài nước

Có đội ngũ lao động lâu năm và lảnh nghề

Đội ngũ lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm và tâm quyết với nghề Có tinh thần đoàn kết đồng đội cao trong công ty để tiến đến mục tiêu hoạt động kinh doanh chung của Doanh nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao

3/ Phân tích tình hình kinh doanh của công ty:

Trích số liệu hoạt động kinh doanh trong hai Năm Năm 2008 và 2009 :

Truông Cao Đẳng Công Nghệ Thu Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

Vào năm 2009 công ty đã đẩy mạnh trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên lên và thu mua những thiết bị máy móc mới đẻ sản phẩm của công ty luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giao hàng đúng thời hạn Đẻ có thể mở rộng nền kinh tế thị trường xuất khẩu ra các nước như: Trung Quốc, Thái Lan .Nên doanh thu của công ty tăng từ 242,875,400 ngàn đồng lên 294,475,800 ngàn đồng với tỉ lệ tăng là 21.24% Do chi phí mua phế liệu đầu vào biến động mạnh và chi phí mua máy móc thiết bị làm cho chi phí của năm 2009 tăng từ 235,786,000 ngàn đồng lên 265,687,000 ngàn đồng với tỉ lệ tăng là 12.68% Từ đó lợi nhuận của công ty cũng tăng từ 7,089,400 ngàn đồng lên 28,788,800 ngàn đồng

Do nàm 2006 công ty mới thành lập, cho nên công ty đã gặp không ít khó khăn Mặt dù khó khăn nhưng Ban Giám Đốc vẫn không để công ty mình bị thua lỗ Công ty đã tận dụng những thuận lợi vượt qua khó khăn đẻ hoàn thành nhiệm vụ và đạt được những thành quả sau:

Nguyên vật liệu tốt đảm bảo được chất lượng

Tình trạng máy móc thiết bị tốt

Tay nghề lao động được năng cao

Công ty tìm được các đối tác làm ăn mới, có thêm nhiều đơn đặt hàng mang lại hiệu quả cao

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

CHƯƠNG II : NGHIỆP vụ THƯ KÍ VĂN PHÒNG

A- CÔNG TÁC VÈ QUẢN LÝ HỆ THỔNG HỒ s ơ VÀ LUÂN CHUYÊN HỒ s ơ

TRONG DOANH NGHIỆP HOẶC c ơ QUAN

I- Công tác về quản lý hệ thống hồ sơ,tài liệu trong công ty hoặc cơ quan:

Hồ sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc nhặn thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý

và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học Bởi vì:

- Đẻ tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ, tài liệu làm căn

cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra

- Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh

nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động Qua đó, góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chinh, năng động và hiệu quả hơn

- Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thẻ của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị

- Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động

- Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực, tài vụ, kỹ thuật, kinh doanh nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản đẻ có cách chỉ đạo hợp lý

- Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết

1- Nguyên tắc tổ chức quản lỷ hồ sơ, tài liệu

Việc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp Đâỵ là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu, kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất

-Xác định toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ,tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định

- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp Từ đó, góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng

2- Phân loại hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau Để lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định Việc phân loại khoa học, hựp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng hô sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực, về cơ bản, có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu Hành chính văn phòng, bao gồm:

- Các văn bản quy phạm pháp lu ậ t: các quy định, chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp (hồ sơ nguyên tắc)

- Những hồ sơ, tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm

- Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm

- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa

- Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp

- Các loại giấy tờ, văn bản khác

3- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan)

-Tài liệu và các quyết định bỗ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng, nhiệm vụ cụ thể

-Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động

-Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động

- Hồ sơ, tài liệu về bảo hiểm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động

- Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch, bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương )

4- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động SXKD

- Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh của

doanh nghiệp

- Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý

- Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm

- Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

5- Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật

- Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu

- Tài liệu vê máy móc, thiêt bị, quy

công nghệ

-Các tài liệu khác có liên quan

y ¡3 « ế, cải tiến kỹ thuật

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ

THỦ ĐỨC

Trưòng Cao Đẳng Công Nghệ Thu Đức

6- Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

- Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hưởng dẫn về công tác tài chính, kế toán

- Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí

- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm

- Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính

- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán

7- Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

❖ Kết luân:

Có thẻ nói, ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác Chính vì vậy, nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sê đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay

II- Công tác luân chuyển hồ sơ, tài liệu trong Doanh nghiệp hoặc cơ quan

Luân chuyển hồ sơ, tài liệu trong Doanh nghiệp đơn thuần là công việc xử lý các văn bản đển, vản bản đi, đóng dẩu, sao, lưu, cung cấp văn bản theo yêu cầu

Tat cả công văn đi và đến đều phải được xử lý ngay trong ngày, chậm nhất là phải

xử lý ngay trong ngày hôm sau

c) Bỉ mât:

Đối với công tác văn thư thì phải có tính cơ mật, không nên tiết lộ thông tin cho những người không liên quan biết.Tầt cả công văn đi và đến đều phải đăng kí tại văn phòng và phòng hành chính

III- Mối liên hệ giữa bộ phận văn thư và các bộ phận khác

Mối liên hệ giữa các bộ phận văn thư và các bộ phận khác trong doanh nghiệp:

Chặt chẽ: vì Văn thư là nơi trung chuyển các văn bản, giấy tờ giữa bộ phận

Văn thư với các phòng ban, khi có văn bản đến sẽ chuyển cho các bộ phận liên quan, khi văn bản cần ban hành, phát hành văn bản để đề xuất lên Giám Đốc điều hành hay yêu cầu, đề nghị đối với các Cơ quan đối tác, thì bộ phận Văn thư là kiểm duyệt hình thức, nội dung và đóng dấu mới ban hành

Có thể lấy lại những thông tin đã lưu trữ nơi bộ phận Văn thư: khi văn bản đến,bộ phận Vàn thư lưu 01 bản rồi chuyển cho bộ phận liên quan; khi muốn ban hành văn bản thì bộ phận Văn thư vẫn phải lưu 01 bản Vì vậy, khi phòng ban nào

có nhu cẩu cần nội dung văn bản nào có thẻ đến Văn thư mượn lại (chỉ trừ văn bản chuyên môn)

Thống nhất: mọi ván bản khi ban hành đi từ các bộ phận liên quan có nhu

cầu đều phải qua bộ phận Văn thư thống nhất về thẻ thức và cách trình bày văn

bản

Giữ bí mật: bộ phận Văn thư khi nhận vản bản thì gửi bộ phận liên quan, nếu

là văn bản mật, khẩn thì nhanh chóng gửi thông tin kịp thời đầy đủ, chính xác và

giữ bí mật cho nội dung của văn bản khi cần thiết

Tương tác qua lại.- bộ phận Vân thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi cho bộ phận khác, đôn đốc, nhắc nhở việc trả lời các văn bản cho đối tác hay giữa nội bộ trong Công ty

IV- Mức độ áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp hoặc cơ quan

Hiện nay, tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin tại doanh nghiệp đã và đang đạt được những hiệu quả đáng kể trong công tác quản lý hệ thống hồ sơ,tài

liệu,nhân sự tại các phòng ban, chẳng hạn:

- Các văn thư liên quan đến hoạt động của Doanh nghiệp như công văn đi - đến,

vản bản hợp đồng, đều được quản lý tốt, tìm đâu có đỏ

- Hóa đơn, chứng từ được quản lý tốt, không thất thoát, nhầm lẫn, muốn xem lại là thầy ngay

- Tài chính được quản lý tốt, tiền nong vào ra rõ ràng, khi cần làm những báo cáo tải chính dù là yêu cầu mới thì cũng chỉ vài giờ là cỏ thể có

- Lý lịch cán bộ, nhân viên cũng được quản lý tốt, luôn đủ và đúng

Đồng thời, ở doanh nghiệp còn trang bị đủ những thiết bị cần thiết cho các công việc liên quan đến công văn, giấy tờ như máy fax, máy photo, máy in (màu), scan,

sử dụng mạng inetrnet đẻ gửi email đẻ có thể tiết kiệm thời gian và chi phí giấy tờ

qua bưu điện hay chuyển phát nhanh, có thể dùng yahoo chat để thông tin qua lại

nhanh, điện thoại

Phải khẳng định rằng, nếu Doanh nghiệp không ứng dụng Công Nghệ Thông tin vảo quản lý Doanh nghiệp một cách thiết thực thì những hiệu quả trong công tác quản lý Doanh nghiệp nói trên rẩt khỏ mà đạt được.

Trucmg Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức CVHD: NGUYỀN THỊ BẠCH HUỜNG

CHƯƠNG I I I - Cơ SỞ LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC SOẠN

THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

I- KHÁI NIỆM VẾ TÁM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN

1 - Khái niệm :

Theo cách hiểu truyền thống, soạn thảo văn bản là khái niệm gắn liền

với hoạt động quản lý thuộc lĩnh vực công là nhà nước; Nhà nước thông qua hoạt động soạn thảo văn bản đẻ ban hành các văn bản pháp luật để quản lý nhà nước và xã hội Do vậy, nói đến hoạt động soạn thảo văn bản là mọi người thường hiểu là liên quan đến nhà nước và pháluật

Hiện nay, khái niệm soạn thảo văn bản đã được hiểu một cách cởi mở

và linh hoạt Điều này, xuất phát từ nhu cầu thực tế cuộc sống hiện tại Khi có rất nhiều lĩnh vực của cuộc sống dân sự, từ công việc kinh doanh đến các giao dịch dân sự thông thường cũng đều liên quan nhiều đến công việc gọi là

soạn thảo văn bản.

Tính phức tạp của cuộc sống hiện tại với nhiều rủi ro khién cho nhu cầu giao dịch thông qua hình thức văn bản đang ngày càng được coi trọng và phổ biến Đó lả lý do ra đời dịch vụ soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

II- SOẠN THẢO VĂN BẢN

1- Các yêu cầu khi soạn thảo văn bản:

a) Đúng thể thức văn bản quy phạm pháp luật:

M ẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THE THỨC VĂN BẢN

(K èm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ và V ăn phòng Chính Phủ )

Trucmg Cao Đằng Công Nghệ Thủ Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HUỜNG

Phông chữ Vn TimeH : Cỡ chữ in hoa chữ

Truông Cao Đẳng Công Nghệ Thu Đức GVHD: NGUYỄN THỊ BẠCH HƯỜNG

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tôn cơ quan, tổ chức chủ In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH

quản cấp trên trực tiếp

- Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC QUÁN LÝ GIÁ

- Dòng kẻ bên dưới

3 Số, kí hiệu của văn bản In thường 13 đứng S ố : 32/QĐ-CTTK

4 Địa danh và ngày, tháng, năm In thường 13-14 Nghiêng Long an, ngày 17 tháng 6

5 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đôi với văn bản có tên loại

- - Tên loại văn bản In hoa 14-15 Đứng, đậm TỜ TRÌNH

- Trích y ếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm V/v Bổ nhiệm

- Dòng kẻ bên dưới

b Đôi với công văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v N âng bậc lương năm

2010

6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ

đ a o

a Gồm phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm

- Từ “ph ần ”, “chương” và số In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương I

1414

1414

1414

12

14

(7)

1414

1414