012 áp dụng phương pháp gemba 5s vào quản lý hồ sơ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÔ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH scxaa BÁO CÁO THựC TẬP TỐT NGHIỆP Chuyên đề: Áp dụng phương pháp Gemba 5S vào quản lý hồ

Trang 1

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÔ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

scxaa

BÁO CÁO THựC TẬP TỐT NGHIỆP

Chuyên đề:

Áp dụng phương pháp Gemba 5S vào quản lý hồ sơ

GV hướng dẫn: Lê Thị Mộng LinhHọc sinh thực hiện: Trần Thị Mỹ NươngNiên khóa: 2009 - 2012

Ngành: Quản Trị Doanh Nghiệp Thương MạiLớp: C09QT4 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ

1 ' THƯ VIÊN

TP.HCM, tháng 8 năm 2011

^KCB: ỜQD/ị/Ị

Trang 2

Bài báo cáo thực tập GVHD: Lê Thị Mộng Linh

LỜI CẢM ƠN

Sau 2 năm học tập tại khoa quản trị kinh doanh trường cao đẳng công nghệ thủ đức, được sự giúp đỡ quỷ báu của các thầy cô và bạn bè, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập với đề “Áp dụng phương pháp gemba 5S vào quản lý hồ sơ” tại khoa quản trị kinh doanh của trường

Hoàn thành bài báo cáo này, cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lê Thị Mộng Linh đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trong suốt quá trình làm bài báo cáo này

Xin chân thành cảm ơn thầy trưởng khoa Nguyễn Minh Tuấn đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại khoa quản trị kinh doanh ở trường nơi em đã gáng bó học tập trong thời gian dài

Xin chân thành cảm ơn thầy Hoàng Quốc Thanh bộ môn quản trị chất lượng hàng hóa đã cho em nhiều kiến thức để hoàn thành đề tài báo cáo này

Và cho em gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô ở khoa quản trị kinh doanh đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại khoa

Mặc dù đã cón nhiều cố gang trong học tập và thực tập Song thời gian có hạn, chua hiểu biết nhiều về quản trị chất lượng nên đề tài này không tranh khỏi sự thiếu sót Em kính mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp của thầy cô những ai quan tâm đến đề tài này Để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

SVTT: Trần Thị Mỹ Nương Lớp C09QT4

Trang 3

NHẬN XÉT CỦA CO QUAN TH ựC TẬP

Ngày tháng năm 2011

Trang 4

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẲN

Ngày Jiị tháng X năm 2011

l f C ịữ íllory? /j7 lẮ ^

Trang 5

MỤC LỤC

Phần 1: Lời mở đầu

1 Đặt vấn đ ề Trang 1

2 Mục tiêu nghiên cứu Trang 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứ u Trang 2

4 Phương pháp nghiên cứ u Trang 2Phần 2: tổng quan về trường cao đẳng công nghệ Thủ Đức

1 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trang 3

2 Cơ cấu tố chức, chức năng nhiệm vụ của trường Trang 4

3 chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của khoa Quản Trị Kinh doanh Trang 11Phần 3 cơ sở lý luận

1 Tổng quan về thực hiện, xây dựng Gemba 5 S Trang 16

2 Năm bước thực hiện chương trình áp dụng gemba 5S Trang 20

3 Trước khi bắt đấu tiến hành làm 5S phải thực hiện các công việc Trang 22

4 Áp dụng Gemba 5S vào thực t ế Trang 23

5 Chúng ta cùng xem một số hình ảnh minh họa để hiểu rõ hơn về 5s Trang 31Phần 4: Thực trạng tình hình thực hiện và áp dụng Gemba 5S tại khoa Quản Trị Kinh doanh

1 Thực trạng áp dụng phương pháp Gemba 5S tại k h o a Trang 34

2 Phân tích thực trạng áp dụng gemba 5S của Khoa QTKD Trang 34Phần 5: Kết luận và kiến nghị

1 kết luận Trang 42

2 Kiến nghị Trang 43Tài liệu tham khảo Trang 44

Trang 6

BÁO CÁO THỤC TẬP GVHD: Lê Thị Mộng Linh

Phần 1 Lời mở đầu

1 Đăt vấn đề

Việt nam hiện nay đang tùng bước hội nhập với khu vực và quốc tế Những năm qua Việt Nam đã gia nhập và trở thành thành viên chính thức của hiệp hội quốc gia Đông Nam Á, của diễn đàn hợp tác Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương (APEC ) và của diễn đàn hợp tác Á- Ảu ( ASEM).Quan trọng hơn hết là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) Nên đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm hàng hóa để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, không chỉ dừng lại ở đó mà các doanh nghiệp và tồ chức còn phải cải tiến cách quản lý hồ

sơ, tài liệu.Vì hồ sơ, tài liệu cùng là một loại tài sản có giá trị như một loại tài sản khác của doanh nghiệp, tổ chức có tác động trực tiếp trong hoạt động quản lý và sản xuất trong kinh doanh của doanh nghiệp, tồ chức xã hội Hơn thế nữa trong công cuộc đổi mới hiện nay, yêu cầu về hồ sơ, tài liệu phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học , đòi hởi người cán bộ làm công tác quản lý tài liệu hồ sơ văn phòng phải năng động, được đào tạo chuyên môn để đảm bảo yêu cầu của công việc

Vậy vấn đề đặt ra là phải làm sao có một đội ngũ quản trị giỏi, kết hợp với nhau

để nhanh chóng áp dụng công nghệ hiện đại, cũng như các cách quản lý khoa học

để tạo ra được những sản phẩm, dịch vụ và cả trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu được hiệu quả khoa học hơn

Để có được hiệu quả, khoa học trong việc cải tiến chất lượng sản phẩm và quản

lý hồ sơ, tài liệu thì bước đầu chúng ta nên áp dụng một phương pháp gọi là

GEMBA 5S vì phương pháp này là công cụ giúp cho các tồ chức bố trí hiện trường

làm việc thông thoáng, thoải mái nâng cao hiệu quả công việc, đây cũng là công cụ hữu hiệu trong cách quản lý hồ sơ, tài liệu mà đã được các nước phát triển áp dụng

và đã thành công

Trang 7

Em nhận thấy được sự hiệu quả mà phương pháp GEMBA 5S đem lại trong

việc quản lý hồ sơ, tài liệu nên em quyết định chọn “ Áp Dụng Gemba 5S vào quản lý hồ sơ, tài liệu” làm đề tài báo cáo thực tập.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu cách quản lý hồ sơ áp dụng theo phương pháp gemba 5S tại khoa quản trị kinh doanh trường cao đẳng công nghệ Thủ Đức, để tích lũy kinh nghiêm trong môi trường làm việc

Thực hành những lý thuyết đà được học ở nhà trường vào công việc cụ thể

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: các danh mục kiểm soát hồ sơ, công tác lưu trừ (quyết định, công văn, thông báo, báo cáo tờ trình )

Phạm vi: thực hiện tại khoa Quản Trị Kinh Doanh trường cao đẳng công nghệ Thủ Đức

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng kết hợp nhiều phương pháp: quan sát, thông kê, tổng hợp, chụp hình, so sánh và phân tích

Trang 8

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: Lê Thị Mộng Linh

Phần 2 TỔNG QUAN VÈ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

1 Ọuá trình hình thành và phát triển của trường

1.1 Giói thiệu về trường

Tên trường: TRƯỜNG CAO ĐẢNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

Tên tiếng anh : THU DUC COLLEGE OF TECHNOLOGY (TDC)

Mã trường : c c o

Địa điểm : 53, Võ Văn Ngân, Phường Linh chiểu, Q Thủ Đức, Tp.HCM

Điện thoại : 08.3896 6825 ( Phòng Hành Chính - Tổ Chức )

08.38970023 ( Phòng Đào Tạo )FAX : 08.3896 2474

Websites: www.tdc edu.vn

Trường cao đắng công nghệ thủ đức

Trang 9

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của trường :

Trường cao đẳng công nghệ Thủ Đức được thành lập theo quyết định số 6426/QĐ - BGDĐT ngày 24/09/2008

Tiền thân của trường là trung tâm giáo dục kỹ thuật tồng hợp và hướng nghiệp Thủ Đức trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo TP.HỒ Chí Minh, được thành lập theo quyết định số 213/QĐ-UB ngày 13/08/1984, trụ sở được đặt tại 43 Hoàng Diệu - Thủ Đức, trực thuộc Sở Giáo dục và Đào Tạo Đen ngày 27/05/2002 trung tâm trở thành trường trung học kỹ thuật và nghiệp vụ Thủ Đức theo quyết định số 2230/QĐ-ƯB, địa chỉ được đổi thành 43 Vổ Văn Ngân - Thủ Đức.Với sự nổ lực phấn đấu không ngừng phát triển trong vòng 6 năm từ một trường trung học kỹ thuật và nghiệp vụ Thủ Đức đã trở thành một trường cao đẳng công nghệ Thủ đức như ngày nay Địa chỉ một lần nữa được đổi thành 53 Võ Văn Ngân - Phường Linh Chiểu - Quận.Thủ Đức và được sự quản lý của ủy Ban Nhân Dân Thành phố Hồ Chí Minh

2 CO' cấu tố chức, chức năng nhiệm vụ cùa trướng

2.1 Ban lãnh đạo trưòìig

2

TS Nguyễn Toàn

Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng

Ths.Nguyễn Thị Lý Ths.Võ Long Triều Ths Nguyễn Mỹ Phi Phụng

Trang 10

2.2 Cof cấu tổ chức

Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý Trường cao đẳng công nghệ thủ đức bao gồm chi bộ, hiệu trưởng, đoàn thanh niên, công đoàn, các phó hiệu trưởng, 3 chi đoàn: giáo viên, nhân viên và các lớp, tổ công đoàn các phòng khoa, 8 phòng chức năng, 8 phòng khoa - bộ môn, có 3 trung tâm: ngoại ngữ-tin học, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ

> 8 phòng chức năng của trường gồm có:

1/ phòng khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế

1/ Khoa công nghệ thông tin

2/ Khoa tài chính- kế toán

3/ Khoa cơ khí

4/ Khoa điện - điện tử

5/ Khoa ngoại ngữ

6/ Khoa du lịch

Trang 11

7/ Khoa khoa học cơ bản

8/ Khoa quản trị kinh doanh

Cô Trần Thị Liễu Anh

Cô Trần Điệp Kiều Ngân Nguyễn Đan Thi

Trương Thị Vân

> Đội ngữ giáo viên

STT GIÁO VIỂN Cơ HỮU STT GIÁO VIÊN THỈNH GIẢNG

1 CÔ Lê Thị Mộng Linh 1 Thầy Đỗ Đức Minh

2 Cô Lê Thị Hạnh Xuân 2 Thầy Phan Ngọc Danh

3 Cô Trần Thị Liễu Anh 3 Thầy Phan Ngọc Danh

4 Cô Đặng Thị Uyên Phương 4 Thầy Hoàng Quốc Thanh

5 Cô Phan Thị Thương Huyền 5 Thầy Huỳnh Song Toàn

6 Cô Nguyễn Thị Thái Nguyên 6 Thầy Trần Tố Nai

Trang 12

8 Cô Lại Thị Ngọc Hân 8 Cô Trần Lý Phương Thảo

9 Cô Trần Điệp Kiều Ngân 9 Cồ Nguyễn Thị Mai Vinh

10 Thầy Lê Minh Trung 10 Cô Nguyễn Thị Bích Du

11 Thầy Nguyễn Minh Tuấn 11 Cô Trần Thị Hạnh Dung

12 Thầy Nguyễn Thái Đăng Khoa 12 Cô Nguyễn Thị Bích Thủy

13 Cô Lê Thị Liêm

14 Thầy Lê Văn Phiên

Trang 13

2.3 Sơ đồ tổ chức trường

Sơ ĐÒ Tỏ CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẢNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

Trang 14

2.4 chức năng và nhiệm vụ của nhà trưcmg

2.4.1 sứ mạng, tầm nhìn và giá trị của trường

- Sứ mạng của trưòtig Cao đắng Công nghệ Thủ Đức:

"'Đào tạo nguồn nhân lực có năng lực và đạo đức tốt, yêu nghề, sáng tạo, biết tự khẳng định giá trị, giữ gìn truyền thống văn hóa dân tộc, có ý thức học tập suốt đời ”.

- Tầm nhìn của trưòng Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức:

“Trở thành trường Đại học để đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao, góp phần đắc lực phát triển kinh tế - xã hội TP Hồ Chí Minh và của

cả nước ”.

- Giá trị của trưòng Cao đắng Công nghệ Thủ Đức:

“Chân thật, tự tin, khát vọng, chia sẻ, sáng tạo, năng động, hoạt động nhóm ”

2.4.2 chức năng nhiệm vụ của nhà trường

Đào tạo nhân lực trình độ cao đẳng có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp phù hợp, đáp ứng nhu cầu của xã hội, có khả năng hợp tác trong hoạt động nghề nghiệp, tự tạo được việt làm cho mình và cho xã hội

Đào tạo cán bộ có trình độ cao đắng kinh tế - kỹ thuật và các trình độ thấp hơn trong các lĩnh vực: công nghệ cơ khí, công nghệ thông tin, công nghệ tự động hoá, công nghệ kỹ thuật điện - điện tử, tài chính, kế toán, quản trị kinh doanh, nghiệp vụ

du lịch, thư ký văn phòng

Thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giao; kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, triển khai nghiên cứu khoa học; phát triển và chuyển giao công nghệ; thực hiện các loại hình dịch vụ khoa học,

Trang 15

công nghệ và sản xuất; sữ dụng có hiệu quả kinh phí đầu tư phát triển khoa học và công nghệ

Thực hiện dân chủ, bình đẳng, công khai trong việc bố trí và thực hiện các nhiệm vụ đào tạo, khoa học, công nghệ và hoạt động tài chính; quản lý giảng viên, cán bộ công nhân viên; xây dựng đội ngũ giảng viên đủ về số lượng, đảm bảo yêu cầu về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu nghành nghề theo quy định của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo

Đăng ký, tổ chức triển khai kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự quản lý chất lượng của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục

Tuyển sinh, tố chức quá trình đào tạo, công nhận tốt nghiệp, cấp vãn bằng, chứng chỉ theo đúng quy định của Bộ Trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo

Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong những người học và đội ngũ cán bộ công nhân viên của trường

Quản lý sủ dụng đất đai, cơ sỡ vật chất, trang thiết bị và tài sản theo quy đinh của pháp luật

Phối hợp với các tổ chức cá nhân và gia đình người học trong hoạt động giáodục

Tổ chức cho giảng viên, cán bộ, nhân viên và người học tham gia các hoạt động phù hợp với nghành nghề đào tạo, chăm lo đời sống và bảo vệ quyền lợi chính đáng, hợp pháp của cán bộ, giảng viên nhà trường

Giữ gìn và phát triển những di sản văn hoá dân tộc

Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Giáo Dục và Đào tạo, cơ quan quản lý các cấp về các hoạt động của trường theo quy định hiện hành

Trang 16

Công khai những cam kết của trường về chất lượng đào, chất lượng đào tạo thực tế của trường, các điều kiện đảm bảo chất lượng và thu chi tài chính hàng năm của trường

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

3 chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của khoa Quản Trị Kinh doanh

3.1 Giới thiệu về khoa

Khoa Quản Trị Kinh Doanh là một trong những khoa chuyên ngành có nhiệm vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học uy tín lớn của Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức

Là nơi tố chức ươm mầm tài năng cho HSSV thông qua các chương trình

ý nghĩa và thiết thực như: Hội thi Marketing sáng tạo, CLB taifnawng trẻ, Chương trình tư vấn nghề nghiệp, Chương trình đào tạo gắn với doanh nghiệp

Chương trình đào tạo ngành được xây dựng trên cơ sở phân tích nghề theo phương pháp DACUM, chú trọng rèn luyện kỹ năng hành nghề, phù hợp yêu cầu của nhà tuvển dụng

3.2 Nghành nghề đào tạo

• cao đẳng nghành quản trị kinh doanh

• cao đẳng liên thông nghành quản trị kinh doanh

• trung cấp nghành quản trị doanh nghiệp thương mại

• trung cấp thư ký văn phòng

Trang 17

3.3 cơ sỏ’ vật chất

Phòng mô phỏng doanh nghiệp với các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho nghiệp vụ Thư ký văn phòng, nghiệp vụ quản lý bán hàng, và mô phỏng các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp

Tại đây, bạn sẽ được trang bị các kiến thức và được thực tập nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ quản lý bán hàng sử dụng các phần mềm hiện đại mà các doanh nghiệp lcím ở Việt Nam đang sử dụng Bạn sẽ thật sự tự tin và dễ hòa nhập, nắm bắt với công việc mới sau khi tốt nghiệp Ngoài ra khoa còn được trang bị nhiều thiết bị

và dụng cụ phục vụ cho việc giảng và làm việc như: máy vi tính, điện thoại, fax Projector, mạng LANS, mạng Internet, micro xách tay, và các phần mềm liên quan

3.4 Cơ hội khi học ở khoa

• Học liên thông cao đẳng, đại học các trường Đại học ở TPHCM và Hà Nội

• Học hai ngoại ngữ: Anh ngữ và Hàn ngữ

• Nhận học bổng Hàn quốc

• Giao lưu với sinh viên Hàn quốc và Singapore

Trang 18

BÂO CAO THÜC TÀP G VHP: Lê Thi Mông Linh

• Ngoài ra, ban së cô ca hôi làm viêc bân thori gian cho câc doanh nghiêp cô hçrp tac vai Khoa

3.5 hoat dOng

Marketing sang tao

Hop tac Hàn Quôc

Giao liru Quôc te

Trang 19

3.6 chức năng ciía khoa

-T ố chức thực hiện quá trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương trình đào, kế hoạch giảng dạy chung của nhà trường

- Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp tác, phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sỡ sản xuất kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội

- tổ chức phát triển chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình môn học, tài liệu giảng dạy do hiệu trưởng giao Tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập, đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy học, thực tập và thực nghiệm khoa học

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và cán bộ nhân viên thuộc khoa

- Quản lý cơ sỡ vật chất của khoa

3.7 Nhiệm vụ của khoa

- Phân công công việc cho từng thành viên của khoa phù hợp với năng lực

- Quản lý, theo dõi việc thực hiện, nội quy, quy định của nhà trường cho từng thành viên trong khoa

- lập danh mục và quản lý, theo dõi trang thiết bị được cung cấp cho khoa

- Xây dựng tiến độ đào tạo, thời khóa biểu các lớp do khoa phụ trách

-Tỏ chức thu thập thông tin, tham quan học hỏi, tìm hiểu các yêu cầu xã hội, nhà tuyển dụng, doanh nghiệp, người học sau khi ra trường đối với các chuyên nghành do khoa phụ trách

3.8 các quyền hạn được nhà trường giao cho khoa

- Điều động phân công công tác cho từng thành viên trong khoa

Trang 20

- Đề nghị cho nhân viên của khoa nghỉ phép

- Đề xuất khen thưởng kỷ luật nhân viên - giảng viên của khoa

- Đề nghị sữa chữa, thay thế và cung cấp mới trang thiết bị phục vụ cho công tác của khoa

- Đề xuất sửa chữa, điều chỉnh, bổ sung chương trình đào tạo, chương trình chi tiết môn học, nội dung bài học

- Đề xuất kế hoạch biên soạn giáo trình liên quan đến các môn học do khoa quản

lý.

- Đề xuất lập tiến độ đào tạo, thời khóa biểu của các nghành do khoa quản lý

- Lập kế hoạch phân công giáo viên ra đề thi, coi thi, chấm thi

- Kiểm tra việc tuân thủ quy chế đào tạo các giảng viên

- Quyền đề xuất đi công tác, học tập các khóa nâng cao nghiệp vụ chuyên môn

3.9 Sản phẩm được tạo ra từ việc áp dụng Gemba 5S

1/ Biên bản hủy hồ sơ_ thủ tục

2/ danh mục kiểm soát hồ sơ_ thủ tục

3/ giấy đề nghị mượn hồ sơ_ thủ tục

4/ giấy đề nghị thay đổi tài liệu _1

5/ các tủ đựng hồ sơ áp dụng 5S

6/ các bìa đựng hồ sơ

3.10 Phân công trách nhiệm về quản lý, lưu trữ hồ so*

1 / Trương Thị Vân thư ký khoa

2/ Nguyễn Đan Thi thư ký khoa

Trang 21

BÁO CÁO THỤ C TẬP GVHD: Lê Thị Mộng Linh

Phần 3 Co’ sỏ’ lý luận l.Tổng quan về thực hiện, xây dựng Gemba 5S

1.1 định nghĩa 5S

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế

Phương pháp 5S hình thành từ 5 từ tiếng Nhật, phiên âm tiếng Latinh với mỗi từ bắt đầu bằng chữ s, dịch ra tiếng Anh và Tiếng Việt củng bắt đầu bằng chừS :

5S TIẾNG NHẬT TIẾNG ANH TIÉNG

VIỆT

YÊU CẢU

SI Seiri(?ễ£l) Sorting Sàng Lọc Phân loại những thứ cần

thiếtvà không cần thiết Loại

bỏ thứ không cần thiếtS2 S eito n (S d ) Straighten or

Set in Order

sắp x ế p Xắp xếp đúng vật đúng chổ,

và có đánh số ký hiệu, dễ tìm, dễ thấy

S3 Seiso(/ltí§) Sweeping Sạch Sẽ Giữ gìn nơi làm việc, thiết

bị, dụng cụ luôn sạch sẽS4 Seiketsu(/íl3S) Standardising Săn Sóc Duy trì 3S(S1,S2,S3), mọi

lúc mọi nơiS5 Shits uke(ỈIỆ) Sustaining sẵn Sàng Rèn luyện 3S một cách tự

giác, tự nguyện

Trang 22

1.2 Nguồn gốc xuất sứ của phong trào 5S

Phong trào 5S được hình thành tại Nhật Bản, song song với phong trào năng suất

và chất lượng sau thế chiến thử II

Đây là một trong những bí quyết giúp cho nhật bản vươn lên thành một cường quốc mạnh về kinh tế, từ một nước bại trận sau thế chiến thứ II

Sau khi áp dụng thành công ở Nhật Bản, vào năm 1986, giáo sư KAZƯO TSHƯCHIA, đã giới thiệu 5S vào các công ty ở SINGAPORE, sau đó tiếp tục

được giới thiệu vào HUNGARY, TRUNG QUỐC, ÁN ĐỘ, BRAXIN,THÁĨ LAN

và COSTA RICA

1.3 Mục tiêu chủ yếu của Gemba 5S

Xây dựng ý thức cải tiến (KAIZEN) cho mọi người tại chổ làm việc, khi mọi người tham gia vào chương trình 5S sẽ nhận thức được rõ hơn vai trò của mình trong hệ thống và lợi ích được hưởng trong chương trình, từ đó sẽ đóng góp nhiều

để cho hệ thống ngày càng tốt hơn

Hình thành nhóm làm việc với sự tham gia của mọi thành viên Đây là một trong những điều kiện để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TQM

Hình thành năng lực lãnh đạo của cán bộ Quản Lý và Quản Đốc qua hệ thống thực tế

Đỏi với Doanh Nghiệp :

Khi thực hiện 5S, tinh thần và thái độ làm việc của mọi ngừơi sẽ được tốt hem, tinh thần tự giác được nâng cao lên, mọi người hăng hái đóng góp ý kiến, đóng góp cải tiến , việc thực hiện 5s trong toàn công tytạonên một bầu không khí lành mạnh trong công ty, làm tăng long tin

Trang 23

♦> Đối với nhân viên :

Nhân viên sẽ tự hào về mình làm việc tham gia vào chương trình, họ

đã góp phần tăng tính cạnh tranh cho công ty điều này phần nào ổn định công việc và tăng thu nhập, nhân viên cảm thấy mình thực sự có ích và cảm nhận được sự đóng góp của mình vào công ty họ sẽ nhận được những phần thưởng xứng đáng với công sức đóng góp của họ

1.4 Lý do Áp dụng phưong pháp Gemba 5S

1.4.1 Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp,

cần phân loại, cần sạch sẽ Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản

lý và cải tiến 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho

nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự

nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh

được sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu

chuẩn chất lượng an toàn

1.4.1.1 Một đặc điểm của người ViệtNam (có lẽ là tình trạng chung của những nước nghèo), có thể nói là một căn bệnh, đó là: Giữ lại tất cả mọi thứ cần

thiết và không cần thiết Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng

được.Tại sao không sử dụng được?

1.4.1.2 Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà

tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa

không có tác dụng

1.4 2 Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được

và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất

giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm

Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai

quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra

Trang 24

Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn tồn tại thì phải thực hiện

1.4.3 Một số lý do khác:

- Đối với nhừng công ty đang xây dựng hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO

9000, 5S là bước xây dựng cơ sở ban đầu để thực hiện

- Mặt bằng của đa số công ty rất nhỏ so với yêu cầu của sản lượng, vấn đề tiết kiệm mặt bằng là vấn đề hàng đầu

- Cần nâng cao hiệu quả thời gian làm việc (không mất thời gian tìm), tăng cường vệ sinh cá nhân , an toàn lao động, và tiết kiệm vốn

1.5 Lựi ích sau khi áp dụng gemba 5S

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là "thực hiện xong" nhưng quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng

- Tâm lý cồng nhân thoải mái trong môi trường làm việc thuận lợi, sạch sẽ

- Những vật dụng thừa được loại bỏ

- Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập

- Công nhân có ý thức khi thực hiện công việc

Bên cạnh những lợi ích đó 5S còn đáp ứng một số nhu cầu như sau :

• Đảm bảo sức khỏe : đây là một vấn để quan trọng trong công tác quản lý

nhân sự, khi sức khỏe được đảm bảo, người lao động sẽ làm việc tốt hơn và đảm bảo được ngày công, giờ công

• Sư tiên loi trons công vỉêc khi mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp theo đúng

nguyên tắc của 5S, thì mọi người cảm thấy thuận lợi, từ đó năng suất và chầt lượng công việc được tăng lên

Trang 25

• Đáp ứng tốt những yêu cầu mới của khách hàniĩ : cuộc sống ngày càng

phát triển, đưa đến nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng tăng, nhu cầu về sạch sẽ hàng hóa có chất lượng cũng được tăng theo

• Tao môt nếp làm viêc công nghiệp : sự ngăn nắp khoa học trong lao động là

nền tảng để nâng cao năng suất lao động

2 Năm bước thực hiện chưo*ng trình áp dụng gemba 5S

> Phải quy định rõ trách nhiệm , quyền hạn và mối quan hệ của cácthành viên

Trang 26

Bưóc 2 : Đào tạo và huấn luyện

> Tố chức đào tạo và huấn luyện cho mọi thành viên trong công ty về 5S

> Vận dụng những kiến thức đà được học vào ngay các công việc cụ thể của từng người, từng bộ phận

> Cần chọn các giảng viên, huấn luyện viên có kinh nghiệm trong đào tạo và am hiểu về công việc cũng nhân tâm lý của nhân viên

> Mỗi cấp nhân viên cần có những giáo trình thích hợp

> Có điều kiện tố chức đi tham quan là một phương pháp thuyết phục nhất

Bước 3 : Tổ chức và lập lế hoạch hành động

> Ban lãnh đạo cấp cao cần tổ chức và phân công trách nhiệm cụ thể

> Lập kế hoạnh triển khai thực hiện, trong kế hoạch cũng phải nêu được quy mô thực hiện, cách thức và thời gian thực hiện từng công việc cụ thể

> Cử ra một ngừơi trong ban lãnh đạo giám sát trực tiếp các hoạt động của chương trình

Bước 4 : Tuyên bố và cam kết của lãnh đạo

> Lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc triển khai chương trình 5S tại công ty

> Trong tuyên bố phải nêu rõ lý do và mục tiêu của việc thực hiện 5S,

để động viên mọi người, nhà quản tri nên cho treo nhừng tranh ảnh,

áp phích dể khích lệ tinh thần mọi người làm việc một cách hăng say,

có hiệu quả

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	4,5 MB

Tiêu đề	Áp dụng phương pháp Gemba 5S vào quản lý hồ sơ
Tác giả	Trần Thị Mỹ Nương
Người hướng dẫn	Lê Thị Mộng Linh
Trường học	Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức
Chuyên ngành	Quản Trị Kinh Doanh
Thể loại	Báo cáo thực tập
Năm xuất bản	2011
Thành phố	Thủ Đức