Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện con cuông, tỉnh nghệ an hạn chế và giải pháp khắc phục

Theo đó chứng thực được hiểu là sự xác nhận cơ quan có thẩm quyền về việc sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS Ngô Thị Thu Hoài

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Phạm Thị Hiền Linh

Nghệ An, tháng 05 - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân được thực hiện dựa trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức chuyên ngành, nghiên cứu khảo sát tình hình thực tiễn và dưới sự

hướng dẫn khoa học của giảng viên Th.S Ngô Thị Thu Hoài

Các số liệu, bảng biểu và những kết quả trong khóa luận là trung thực; các nhận xét, giải pháp đưa ra là xuất phát từ thực tiễn và sự nghiên cứu của bản thân

Một lần nữa tôi xin khẳng định về sự trung thực của lời cam đoan trên

Vinh, tháng 5 năm 2015

Phạm Thị Hiền Linh

sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian em làm đề tài khóa luận tốt nghiệp đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè

Để hoàn thành khóa luận này, trước tiên, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Ngô Thị Thu Hoài - giảng viên khoa Luật trường Đại học Vinh

đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết khóa luận tốt nghiệp

Em cũng chân thành cảm ơn tập thể cán bộ công chức hiện đang công tác tại Phòng tư pháp huyện, cùng các cán bộ công tác tại các xã trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có thể tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác, là cơ sở cho những đánh giá của bản thân về đề tài nghiên cứu trong khóa luận

Cũng qua đây, cho phép em được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy,

Cô trong khoa Luật, trường Đại học Vinh đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trình quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc tự tin hơn

Bản thân em mới bước đầu đi vào thực tế tìm hiểu về lĩnh vực chứng thực và kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên bài khóa luận không tránh khỏi những sai sót nhất định Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô và các bạn để em hoàn thiện hơn kiến thức thực

tế và bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô khoa Luật trường Đại học Vinh dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong phòng tư pháp huyện và các cán bộ tư pháp trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Trân trọng cảm ơn!

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa của việc nghiên cứu 4

7 Kết cấu của đề tài 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 5

1.1 Khái quát chung về hoạt động chứng thực 5

1.1.1 Khái niệm chứng thực 5

1.1.2 Phạm vi các việc chứng thực 6

1.1.3 Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực 12

1.2 Quá trình hình thành, phát triển chứng thực ở Việt Nam 15

1.2.1 Thời kỳ Pháp thuộc đến trước cách mạng tháng 8 năm 1945 15

1.2.2 Thời kỳ sau cách mạng tháng 8 năm 1945 đến năm 1986 15

1.2.3 Giai đoạn từ năm 1986 đến nay 17

1.3 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Huyện và UBND cấp xã 19

1.3.1 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Huyện 19

1.3.2 Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN CON CUÔNG, TỈNH NGHỆ AN 29

2.1 Một số nét khái quát về huyện Con Cuông và những yếu tố ảnh hưởng, tác động tới hoạt động chứng thực trên địa bàn 29

2.1.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội đặc thù của huyện 29

2.1.2 Điều kiện về dân cư và mặt bằng dân trí của huyện 31

2.1.3 Nguồn nhân lực và vật lực của huyện trong hoạt động tư pháp 31

2.2 Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông 33

2.2.1 Những kết quả đạt được trong quá trình thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông 33

2.2.2 Những vướng mắc, tồn tại trong quá trình thực hiện chứng thực trên địa

bàn huyện Con Cuông 39

2.3 Nguyên nhân của những vướng mắc, tồn tại trong quá trình thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông 43

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 51

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN CON CUÔNG 52

3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực 52 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 63

KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt/ kí hiệu Cụm từ viêt tắt

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc trên địa bàn

huyện Con Cuông từ năm 2012 đến năm 2014

35

Bảng 2.2 Bảng thống kê số bản sao đƣợc chứng thực tại Phòng Tƣ

pháp huyện và UBND cấp xã trên địa bàn huyện Con Cuông

từ ngày 30/06/2009 đến ngày 30/12/2014

36

Bảng 2.3 Kết quả chứng thực bản sao từ bản chính của huyện Con

Cuông từ năm 2012 đến năm 2014

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt động chứng thực

ở nước ta đã và đang có những thay đổi Các thể chế chứng thực đang được hình thành và ngày càng hoàn thiện, tác động tích cực đối với sự phát triển

Đến nay, sau gần 15 năm thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và 8 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, hoạt động chứng thực đã đi vào

nề nếp và có những đóng góp tích cực trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, thúc đẩy sự phát triển của các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, hệ thống quy phạm pháp luật

về chứng thực còn bộc lộ nhiều bất cập, chưa góp phần cải cách hành chính nhà nước Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực còn tản mạn, chắp vá, chưa thống nhất, đồng bộ (Theo thống kê, có tới 4 nghị định và 7 thông tư cùng điều chỉnh hoạt động chứng thực)

Để khắc phục sự tản mát, chắp vá, thiếu thống nhất đó và tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện chứng thực, ngày 16/02/2015, Chính phủ ban

hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản

sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch Nghị

định này có hiệu lực kể từ ngày 10/4/2015 và thay thế các Nghị định trước

đây về chứng thực Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời đánh dấu sự phát triển của hoạt động chứng thực, thể hiện pháp luật chứng thực đang ngày càng được hoàn thiện hơn Tuy nhiên mới chỉ là bước đầu triển khai nên những giá trị mà văn bản này mang lại để khắc phục những khó khăn, hạn chế trước đây trong hoạt động chứng thực vẫn chưa thể khẳng định được

Trong quá trình tìm hiểu tại huyện Con Cuông, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký là rất lớn Tuy nhiên cũng như thực trạng chung của cả nước, trong quá trình thực hiện chứng thực tại địa phương vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế cần được giải quyết kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động trên địa bàn

Trước những yêu cầu và thực trạng đó, tôi lựa chọn và mong muốn

được nghiên cứu chuyên sâu, toàn diện về đề tài: “Thực trạng hoạt động

chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An - Hạn chế và giải pháp khắc phục” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Chứng thực là hoạt động quan trọng, diễn ra thường xuyên trong cuộc sống của người dân, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu chứng thực trong các giao dịch mà họ tham gia Bởi vậy đây là vấn đề được nhiều người quan tâm, nghiên cứu Nhiều năm qua, đã có một số đề tài, công trình nghiên cứu về vấn đề này như:

- Luận văn thạc sĩ luật học: “Hoàn thiện pháp luật về công chứng,

chứng thực ở Việt Nam hiện nay, lý luận và thực tiễn” của tác giả Tuấn Đạo

Thanh (năm 2001)

- “Tìm hiểu về phạm vi công chứng và chứng thực trong pháp luật hiện

hành” của tác giả Đặng Văn Khanh ( Nhà nước và Pháp luật, số 8/2001)

- “Công chứng, chứng thực ở Việt Nam - thực trạng và định hướng

phát triển” của tác giả Phạm Văn Lợi (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.Bộ Tư

Pháp, số 7/2004 )

- “Trách nhiệm dân sự của Công Chứng Viên và người có thẩm quyền

chứng thực” của tác giả Tuấn Đạo Thanh (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Bộ

Tư pháp, số 10/2004)

- “Những bất cập trong công tác chứng thực ở cấp xã” của tác giả

Nguyễn Cao Trí (Tạp chí dân chủ và Pháp luật Bộ Tư pháp, số 11/2006)

- “Cần phân biệt công chứng và chứng thực” của tác giả Nguyễn Thị

Thu Hương (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Bộ Tư pháp số 8/2006)

- “Một số bất cập về bản sao, chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký”

của tác giả Hà Linh (Tạp chí Dân chủ và Pháp luật Bộ Tư pháp, số 8/2008

- “Quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay và

những vấn đề đặt ra” của tác giả Đặng Văn Trường (Quản lý Nhà nước Học

Viện Hành Chính, số 1/2010)

- “Một số ý kiến về việc thực hiện yêu cầu công chứng, chứng thực hợp

đồng, giao dịch của doanh nghiệp” của tác giả Trịnh Duy Hưng (Tạp chí Dân

chủ và Pháp luật Bộ Tư pháp, số 2/2010)

Như vậy, trong phạm vi quan sát của tác giả, cho đến nay, chưa có công trình nào đánh giá các quy định chứng thực hiện hành trong quá trình thực hiện và nghiên cứu thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực ở Con Cuông

Vì vậy, đề tài “Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con

Cuông, tỉnh Nghệ An - Hạn chế và giải pháp khắc phục” không trùng với

các công trình khoa học khác đã được công bố

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Việc nhiên cứu đề tài này nhằm mục đích làm sáng tỏ và hoàn thiện thêm một số vấn đề lý luận chung về hoạt động chứng thực Đồng thời qua việc tìm hiểu về thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông để phát hiện ra những thiếu sót, hạn chế trong quá trình triển khai, áp dụng từ đó đưa ra những giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND cấp xã và phòng Tư Pháp cấp huyện nói chung và trên địa bàn khảo sát nói riêng

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về hoạt động chứng thực như khái niệm, đặc điểm của hoạt động chứng thực, phạm vi, thẩm quyền…các việc chứng thực

- Nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động chứng thực của UBND cấp

xã và phòng Tư Pháp huyện Con Cuông

- Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực Bên cạnh đó đưa ra những phương hướng, giải pháp để khắc phục hạn chế trong hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu tìm hiểu quy định của pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực, đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông và đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quy định pháp luật, nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn khảo sát

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Khóa luận chủ yếu đề cập đến nhưng quy định chung của pháp luật về hoạt động chứng thực Tìm hiểu hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, trong đó tập trung làm rõ thực trạng hoạt động chứng thực của UBND một số xã và Phòng Tư Pháp cấp huyện từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông

5 Phương pháp nghiên cứu

duy vật biện chứng, tư tưởng Hồ Chí Minh, vận dụng những quan điểm của

Đảng và Nhà nước ta về hoàn thiện hệ thống pháp luật, áp dụng pháp luật, đặc biệt là trong lĩnh vực công chứng, chứng thực

Bên cạnh đó, trong tất cả các chương của khóa luận còn sử dụng các phương pháp logic, phân tích, tổng hợp, so sánh để thức hiện các mục đích

và nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra

6 Ý nghĩa của việc nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, là một yêu cầu khá bức thiết, đáp ứng đòi hỏi của nhân dân, tháo

gỡ những vướng mắc còn tồn tại khi thực hiện hoạt động chứng thực đối với huyện Con Cuông Đề tài cũng góp phần hoàn thiện pháp luật về chứng thực, đảm bảo cho hoạt động chứng thực diễn ra đúng trình tự, thủ tục tránh được các rủi ro đối với người yêu cầu cũng như người thực hiện chứng thực

Các luận cứ và kiến nghị của đề tài có độ tin cậy và giá trị tham khảo cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập, đồng thời giúp ích phần nào cho cán

bộ làm công tác thực tiễn trong việc tìm hiểu và áp dụng các quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lí luận của hoạt động chứng thực

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông, tỉnh Nghệ An

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực trên địa bàn huyện Con Cuông

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

1.1 Khái quát chung về hoạt động chứng thực

1.1.1 Khái niệm chứng thực

Các văn bản pháp quy đầu tiên quy định về hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta trong thời kỳ đổi mới được đánh dấu bằng Nghị định số

45/NĐ ngày 27/7/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về tổ

chức và hoạt động công chứng nhà nước; tiếp đó là Nghị định số 31/CP ngày

18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước

Hoạt động chứng thực thời kỳ này được đồng nhất với hoạt động công chứng với một tên gọi chung là “công chứng”

Kể từ khi có Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/2/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực (Nghị định 75), hai hoạt động công chứng và chứng thực được phân biệt khá rõ ràng:

- Công chứng là sự chứng nhận của phòng công chứng nhà nước về tính xác thực của hợp đồng giao kết hoặc giao dịch dân sự khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác

- Chứng thực là sự xác nhận của uỷ ban nhân dân (UBND) cấp huyện

và cấp xã về việc sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của pháp luật

Như vậy, nếu như công chứng là hoạt động chứng nhận tính xác thực, thì chứng thực là hoạt động xác nhận Xét về mặt ngữ nghĩa, thì hai từ

“chứng nhận” và “xác nhận” có khác nhau về mức độ cao thấp trong mối liên hệ với thực tế và khác nhau về quy trình thao tác “Chứng nhận” có nghĩa là nhận cho để làm bằng là có, là đúng sự thật (Từ điển Tiếng Việt – NXB Đà Nẵng 1996) Để chứng nhận một sự việc, thông thường người chứng nhận phải qua một loạt thao tác kiểm tra, xác minh, đối chiếu.v.v…(ví dụ: chứng nhận hợp đồng…) Còn “xác nhận” có nghĩa là thừa nhận là đúng

sự thật Thông thường, “xác nhận” chỉ mang tính chất bàn giấy (ví dụ: xác nhận chữ ký, xác nhận lời khai…) Tóm lại, có thể hiểu là hành vi xác nhận

có tính chất đơn giản hơn, ít phức tạp hơn hành vi chứng nhận Nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;

xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch…nhưng để thực hiện hành vi chứng thực, người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ Vì vậy, đối tượng của hành vi chứng thực chủ yếu là các giấy tờ (ví dụ: chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ…)

Kể từ ngày 10/04/2015, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ

về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực

chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch chính thức có hiệu lực thi hành

Theo đó chứng thực được hiểu là sự xác nhận cơ quan có thẩm quyền về

việc sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy

tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của người yêu cầu chứng thực theo quy định của pháp luật Hoạt động chứng thực bao gồm: cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Cụ thể:

- “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

1.1.2 Phạm vi các việc chứng thực

1.1.2.1 Cấp bản sao từ sổ gốc

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn

cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực, Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị

sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan,

tổ chức cấp bản sao

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến

lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu: thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào việc người yêu cầu chứng thực có hay không có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương nơi đặt trụ sở của UBND thực hiện chứng thực Quy định này không những tạo thuận lợi cho người dân không phải đi xa (lên các cơ quan cấp huyện, tỉnh) mà còn mở ra một hệ thống rộng rãi với hơn 10.000 UBND cấp

xã có thẩm quyền chứng thực thay vì chỉ có hơn 700 UBND cấp huyện và 140 phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực nội dung này

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào

cơ quan cấp giấy tờ, văn bản Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 1 Điều 5); còn

UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a khoản 2 Điều 5 )

Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (Điều 19) Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (khoản 1 Điều 20)

và ký trước vào văn bản mà mình đã soạn sẵn và yêu cầu ký chứng thực chữ

ký của mình Bởi vì quy định của Nghị định 23 buộc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người có thẩm quyền ký chứng thực chữ ký Trước đây, theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài phải được thực hiện chứng thực ở Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền chứng thực này Quy định này, đôi khi gây ra sự lúng túng cho người dân và tổ chức khi phân định thẩm quyền Do đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều 5)

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23) Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người đó

ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực (khoản 3 Điều 24)

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24)

1.1.2.4 Chứng thực chữ ký người dịch

Trong bối cảnh đất nước ta ngày càng mở rộng hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới thì các giao lưu, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại… giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài cũng ngày càng gia tăng Kéo theo đó, nhu cầu có bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài cũng phát sinh ngày càng nhiều Trong đó, nhu cầu có bản dịch chính thức (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để bảo đảm trách nhiệm của người dịch về tính chính xác, đầy đủ của nội dung bản dịch) để phục vụ các giao dịch trong và ngoài nước, là hoàn toàn chính đáng

Từ khi Quốc hội thông qua Luật Công chứng (Luật số 82/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006), tách hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực, thì việc chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về

cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và

được giao cho các Phòng Tư pháp thực hiện Tuy nhiên, sau hơn năm năm

thực hiện, bên cạnh những kết quả đạt được, thì việc thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng đã gặp phải một số vướng mắc, bất cập, cụ thể như sau:

Thứ nhất, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định về tiêu chuẩn người dịch còn sơ sài, dẫn đến không đảm bảo chất lượng bản dịch, vừa không hợp

lý dẫn đến khó thực hiện Vì vậy, để tháo gỡ vướng mắc này, thiết nghĩ cần có

cơ chế kiểm tra, công nhận trình độ đối với những người dịch thuộc trường hợp đặc biệt này để tạo thuận lợi cho người dân

Thứ hai, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định “cứng” các Phòng

Tư pháp phải có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật Vì vậy, trên thực tế, bên cạnh một số Phòng Tư pháp có tổ chức đội ngũ cộng tác viên dịch thuật, nhiều Phòng

Tư pháp đã không tổ chức đội ngũ cộng tác viên dịch thuật Điều này đã gây khó khăn cho người dân trong việc liên hệ tìm người dịch (đặc biệt tại những địa phương không phải là những tỉnh, thành phố lớn) Đặc biệt, đối với một số ngôn ngữ hiếm, người dân phải rất vất vả trong việc liên hệ tìm người dịch Theo phản ánh của một số địa phương, nhiều trường hợp khi có nhu cầu, người dân phải đáp tàu xe ra tận Hà Nội, TP Hồ Chí Minh… mới tìm được người dịch Như vậy, tình trạng này đã gây phiền hà, tốn kém cho người dân

Thứ ba, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chủ yếu chỉ quy định về trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký người dịch; không quy định rõ cơ chế quản lý người dịch cũng như cơ chế xác định trách nhiệm của người dịch trong trường hợp dịch sai, dịch sót, dịch không chính xác, đầy đủ…, vì vậy chưa tạo cơ sở pháp lý nhằm xây dựng, phát triển và quản lý đội ngũ người dịch theo hướng chuyên nghiệp

Thứ tư, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định để kiểm soát chất lượng bản dịch Việc quy định tiêu chuẩn người dịch còn dựa vào bằng cấp tuy tạo thuận lợi cho người dân tại những tỉnh, thành phố lớn trong việc liên hệ tìm người dịch, song chất lượng của bản dịch, lợi ích của người yêu cầu dịch thuật không được bảo đảm Vì vậy, để tạo sự cạnh tranh lành mạnh, góp phần nâng cao chất lượng bản dịch, đồng thời mở rộng cơ hội lựa chọn người dịch của người dân, cần quy định người dịch được yêu cầu chứng thực chữ ký trong bản dịch tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch nào, không phân biệt về địa hạt hành chính

Như vậy, để khắc phục những tồn tại, bất cập nêu trên, thì việc quy định

cụ thể về tổ chức và quản lý người dịch và hoạt động dịch thuật trong lĩnh vực

chứng thực là hết sức cần thiết Quy định này là cơ sở pháp lý và tiền đề quan trọng để hình thành đội ngũ người dịch có năng lực, trình độ, có đạo đức nghề nghiệp; từng bước phát triển dịch vụ dịnh thuật chuyên nghiệp, có chất lượng trong lĩnh vực chứng thực, tạo sự yên tâm cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng bản dịch, đồng thời góp phần quan trọng trong việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân Nghị định số 23/2015/N Đ-CP đã dành hẳn mục 4 (từ Điều 27 đến Điều 33) để quy định về người dịch và chứng thực chữ ký người dịch, tạo ra cơ sở pháp lý cao hơn cho hoạt động này

Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch (Điều 30)

Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp nhưng có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định tại Điều 27 thì có quyền tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và yêu cầu chứng thực chữ ký

trên bản dịch (khoản 2 Điều 31)

1.1.2.5 Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản thì có quyền chọn một trong các cơ quan thuận tiện cho mình là Phòng Tư pháp quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Theo quy định tại Khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực các hợp

đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại

Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi có đất Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) nơi có nhà

Thực hiện chủ trương tách bạch hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của người dân và xã hội về hai lĩnh vực này thì cần có quy định rõ việc chứng thực chỉ chứng thực về hình thức của hợp đồng, giao dịch (khác với công chứng là chứng nhận về nội dung của hợp đồng, giao dịch) Tuy nhiên, trước đây việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp huyện, cấp xã được thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP nên người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch và văn bản được chứng thực

có giá trị ngang với văn bản được công chứng Điều này chưa phản ánh đúng bản chất của hoạt động chứng thực (chỉ mang tính hình thức) Do vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (Điều 35); Chỉ thực hiện một thủ tục chứng thực chung về hợp đồng, giao dịch; không có các thủ tục riêng về chứng thực một số hợp đồng, giao dịch như Nghị định số 75/2000/NĐ-CP

Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp

xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây (khoản 1 Điều 47)

1.1.3 Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao

được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính

đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn

cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

Đối với, Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”

Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực thì hợp đồng, giao dịch được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được công chứng đều có giá trị pháp lý như nhau:

đó là giá trị chứng cứ và giá trị thi hành đối với các bên giao kết Sau đó, khi Luật Công chứng năm 2006 và Luật Công chứng (sửa đổi) năm 2014 được ban hành, vẫn giữ nguyên quy định về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng, theo đó hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà

án tuyên bố là vô hiệu Như vậy, theo quy định của pháp luật, thì hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng, giao dịch được công chứng Tuy nhiên, thực tế thời gian qua cho thấy việc áp dụng quy định này đã gây ra một số tác động không tích cực đến hoạt động chứng

thực, thể hiện trên một số khía cạnh sau:

- Thứ nhất, tạo áp lực nặng nề cho người thực hiện chứng thực trong

thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch Nếu như để được bổ nhiệm công chứng viên, ứng viên phải là người tốt nghiệp đại học về chuyên ngành Luật

và phải trải qua lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng/thời gian tập sự hành nghề công chứng… và được bổ nhiệm chỉ để hành nghề duy nhất là công chứng (theo hướng chuyên nghiệp) và hành nghề ổn định, lâu dài (suốt đời) thì ngược lại, người được bầu, bổ nhiệm là cán bộ, công chức để thực hiện nhiệm

vụ chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã nhiều trường hợp không tốt nghiệp đại học về chuyên ngành Luật mà tốt nghiệp Đại học chuyên ngành khác hoặc Trung cấp… Mặt khác, cán bộ, công chức được bầu, bổ nhiệm để thực hiện nhiệm vụ chính là quản lý nhà nước, nhiệm vụ chứng thực chỉ là kiêm nhiệm và tính chất của đội ngũ này lại thường xuyên biến động, thiếu ổn định do thường được luân chuyển, điều động công tác khác… Trong khi đó, hợp đồng, giao dịch (đặc biệt là hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động

sản hoặc có giá trị lớn) thường là loại việc phức tạp, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải am hiểu sâu rộng về pháp luật và có kinh nghiệm thực tiễn thì mới có thể đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch này Do đó, việc giao cho người thực hiện chứng thực một nhiệm vụ nặng nề là đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch tương

tự như công chứng viên là chưa phù hợp với thực trạng tính chất, năng lực của đội ngũ này

- Thứ hai, về mặt khoa học, nếu yêu cầu kết quả của hoạt động chứng

thực phải tương đương với kết quả của hoạt động công chứng là không phù hợp với tính chất của hai hoạt động này Vì vậy, trong giai đoạn hiện nay, khi hoạt động chứng thực vẫn giữ một vị trí quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người dân (đặc biệt tại những vùng sâu, vùng xa, vùng kinh tế kho khăn…) thì việc tìm ra một giải pháp phù hợp, vừa tạo thuận lợi cho người dân, vừa đảm bảo phù hợp với tính chất, năng lực của đội ngũ người thực hiện chứng thực là cần thiết Nếu giao cho cơ quan thực hiện chứng thực nhiệm vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch thì kết quả của hoạt động chứng thực (tức giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực) phải được cân nhắc so với kết quả của hoạt động công chứng (giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng) Hoạt động chứng thực có tính chất đơn giản hơn, do đó giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực cần được đánh giá

đúng mức so với giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng

Xuất phát từ những lý do nêu trên, việc quy định hợp đồng, giao dịch

được chứng thực chỉ có giá trị được đảm bảo về mặt “hình thức” (không được đảm bảo về mặt “nội dung”) là cần thiết Cụ thể, người thực hiện chứng

thực chỉ chịu trách nhiệm về một số yếu tố mang tính “hình thức” của hợp đồng, giao dịch như: thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí, chữ ký của các bên giao kết, còn nội dung của hợp đồng, giao dịch sẽ do các bên giao kết tự chịu trách nhiệm Thực ra, việc chứng thực giá trị hình thức của hợp đồng không phải là một vấn đề mới mà đã được nhiều nước trên thế giới áp dụng Hiện nay, ở các nước theo hệ thống Anglo-sacxon như: Vương quốc Anh, các nước trong Liên hiệp Anh; Hoa Kỳ, Đan Mạch, Cannada, Ấn Độ…, khi thực hiện công chứng, các luật sư, hộ tịch viên hoặc

cố vấn pháp lý của Giáo hội chỉ chú trọng đến tính xác thực về mặt “hình

thức” của hợp đồng, giao dịch như: nhận diện đúng khách hàng, xác định đúng thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, ghi lại sự kiện pháp lý hoặc thỏa

thuận của các bên hoặc ý chí của người yêu cầu công chứng, không quan tâm

đến việc xác định tình trạng pháp lý của đối tượng hợp đồng, không chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng do đó hợp đồng không có giá trị cưỡng chế thi hành như một phán quyết của Tòa án mà chỉ được coi là nguồn chứng cứ

trước Tòa, vẫn cần phải điều tra, xác minh

1.2 Quá trình hình thành, phát triển chứng thực ở Việt Nam

1.2.1 Thời kỳ Pháp thuộc đến trước cách mạng tháng 8 năm 1945

Hoạt động công chứng, chứng thực xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể

từ khi thực dân Pháp xâm lược nước ta Hoạt động công chứng, chứng thực của nước ta ở giai đoạn này đều áp dụng theo mô hình của Pháp, chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Tiêu biểu là Sắc Lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng Thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 07 tháng 10 năm 1931 của toàn quyền Đông Dương P.Pasquies) Theo đó, người thực hiện công chứng là công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng Thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời Quy chế công chứng viên do nhà nước bổ nhiệm (cụ thể do Tổng Thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời) Công chứng viên hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất của người hành nghề tự do Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba văn phòng công chứng ở Sài Gòn, ngoài ra các thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng do chánh lục sự tòa án sơ thẩm kiểm nhiệm

1.2.2 Thời kỳ sau cách mạng tháng 8 năm 1945 đến năm 1986

Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, khai sinh ra nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa, ngày 01 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư Pháp Vũ Trọng Khánh đã ký quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực như: bãi chức công chứng viên người pháp tên Deroche tai văn phòng công chứng, bổ nhiêm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chỉnh thể Việt Nam dân chủ cộng hòa Đặc biệt người Việt Nam quốc tịch Pháp được nhà nước “thu dung” Thời kỳ đó công chứng viên phải chịu trách nhiệm và chịu

sự kiểm tra, và giám sát của Ủy ban hành chính các cấp

Để đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945 Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy

tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tai địa phương… Xét về nội dung đây chỉ là một thủ tục hành chính càng về sau việc

áp dụng sắc lệnh 59/SL càng mang tính hình thức, chủ yếu xác nhận ngày, tháng, năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự

Ngày 29 tháng 2 năm 1952 Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 85 quy định thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch

sử bấy giờ nên sắc lệnh 85 chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến Cũng theo Sắc lệnh này, Ủy ban kháng chiến cấp xã được nhận thực vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của những ruộng đất, nhà cửa đem bán, trao đổi có thể thấy hoạt động công chứng, chứng thực trong giai đoạn này không được phát triển do rất nhiều nguyên nhân, cụ thể:

Trước tiên do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn, thiếu thốn nhiều mặt Đặc biệt là nền kinh tế nước nhà giai đoạn này rất kém phát triển

Thứ hai do nhà nước ta không chấp nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng, chứng thực lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân; mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này

Giai đoạn từ năm 1954- 1981 có rât ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực Đến năm 1981 có nghị 143 của Hội Đồng Bộ Trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ tư pháp Trên cơ

sở nghị định 143 năm 1987 có thông tư 574/ QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành cùng với nó là sự ra đời của phòng công chứng TP Hồ Chí Minh, phòng công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu ), công tác công chứng, chứng thực của UBND cũng được kiện toàn Sau đó, để tạo điều kiện hơn nữa cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng Bộ Tư Pháp đã ban hành thông tư

số 858/QLTPK ngày 15 tháng 10 năm 1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm

công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng Căn cứ vào những văn bản này thì các tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng đàn đàn hình thành mạng lưới các phòng công chứng trên cả nước

Tại miền Nam sau hiệp định Giơnevơ năm 1954, công chứng dưới thời chính quyền Ngụy- Sài Gòn được điều chỉnh bởi Dụ 43 ngày 29/11/1954 quy định về ngạch Chưởng khế (Ngạch Chưởng Khế là người Việt Nam) do Bảo Đại ký với tư cách là Quốc Trưởng Mục đích là thiết lập trong mỗi quản hạt của mỗi Tòa sơ thẩm thuộc Bộ Tư Pháp một phòng công chứng, nhưng trên thực tế chỉ thiết lập được một phòng công chứng hoạt động tại Sài Gòn và tồn tại đến năm 1975

1.2.3 Giai đoạn từ năm 1986 đến nay

Thời kỳ từ năm 1991 đến trước khi Luật công chứng 2006 có hiệu lực Giai đoạn này, kể từ sau đại hội Đảng VI năm 1986 nước ta đã có những chuyển biến to lớn sang thời kỳ mở cửa và hội nhập Nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân dân thời kỳ này và theo quan điểm chỉ đạo của Đảng, Hội đồng bộ trưởng đã ban hành nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm

1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Tiếp đó, Chính Phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước vào ngày 18 tháng 5 năm 1996 thay thế cho Nghị định 45/HĐBT, theo đó phòng công chứng là thuộc Sở Tư Pháp, quy định này nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân

Sau một thời gian do tình hình kinh tế nước ta ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng của các quan hệ kinh tế, thương mại khiến cho các quy định của Nghị định 31/CP đã trở nên lạc hậu Ngày 8 tháng 2 năm 2000 Chính Phủ ban hành Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực Đây là Nghị định

có nhiều điểm mới so với các văn bản trước đây như khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định rõ ràng, cụ thể…Về tính chất hành vi công chứng, chứng thực là một hoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực và đúng pháp luật của bản sao của các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý và các giấy tờ mang tính pháp lý

và các giao dịch dân sự Theo quy định tại nghị định 75/200/NĐ-CP các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực gồm có: các phòng công chứng Nhà nước; UBND cấp huyện;UBND cấp xã; Cơ quan đại diện ngoại giao; cơ

quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Bên cạnh đó, cơ quan tổ chức cấp bản gốc, các loại giấy tờ, hồ sơ mang tính pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao Mặc dù nhiều cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực như trên, nhưng trong thực tế đa số người dân có nhu cầu thường đổ dồn về phòng công chứng Nhà nước gây ra tình trạng quá tải

Từ ngày 01/7/2007 (ngày luật công chứng năm 2006 có hiệu lực) đến hiện nay

Do nhu cầu công chứng của nhân dân ngày càng cao khiến cho mối quan hệ trong hoạt động công chứng ngày càng phức tạp nên Luật công chứng đã được Quốc Hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006 Luật công chứng 2006 ra đời và có hiệu lực, tách bạch giữu hoạt động công chứng và chứng thực, chính vì vậy hoạt động chứng thực cũng cần có một Nghị định riêng để điều chỉnh, thay thế cho Nghị định 75/2000/NĐ-CP Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/05/2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là Nghị định79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2006 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề chứng thực

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác chứng thực vẫn còn một số hạn chế, yếu kém làm ảnh hưởng đến chất lượng của công tác chứng thực, từ đó ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng đã bộ lộ một số hạn chế như việc phân cấp thẩm quyền chứng thực còn rắc rối, chưa hợp lý, gây khó khăn cho người thực hiện chứng thực và người yêu cầu chứng thực; tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực vẫn còn phổ biến; Các quy định về xác định văn bản được dịch để chứng thực chữ ký người dịch; tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch; cơ chế xác định trách nhiệm pháp lý của người dịch còn chưa phù hợp hoặc bị bỏ ngỏ…

Để khắc phục sự tản mát, chắp vá, thiếu thống nhất, đồng bộ trong hệ thống pháp luật về chứng thực, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện chứng thực, cũng như xác định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước (UBND cấp huyện/Phòng Tư pháp, UBND cấp xã) trong lĩnh vực chứng thực, thì việc xây dựng để trình Quốc hội thông qua Luật chứng thực là rất cần

thiết Trong giai đoạn hiện nay, khi chưa xây dựng Luật chứng thực, để kịp thời khắc phục những hạn chế nêu trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực được giao chủ trì soạn thảo Nghị định về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

1.3 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Huyện và UBND cấp xã

1.3.1 Thẩm quyền chứng thực của Phòng tư pháp cấp Huyện

Khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

“a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận

di sản mà di sản là động sản

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp”

Trước đây, theo quy định tại khoản 1 điều 5 Nghị định

79/2007/NĐ-CP, Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo hai nội dung:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Cũng theo quy định tại khoản 1 điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP, người được trao quyền thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp cấp huyện là Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện

Sau khi Nghị định 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực thi hành và được tổ chức thực hiện trên thực tế đã đáp ứng được các yêu cầu của công cuộc đổi mới của đất nước; đặc biệt là đáp ứng được các yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực mà Đảng và Nhà nước đã đặt ra Mặc dù vậy, sau khi tổ chức thực hiện trên thực tế, Nghị định 79/2007/NĐ-

CP cũng đã bộc lộ một số điểm bất cập như việc xác định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực cho Phòng Tư pháp theo quy định tại khoản 1 điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP chưa thực sự góp phần hữu hiệu cải cách thủ tục hành chính Trong thực tế có nhiều trường hợp hồ sơ của người yêu cầu chứng thực gồm nhiều loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính như: giấy tờ bản chính bằng tiếng nước ngoài, giấy tờ, bản chính song ngữ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền nước ngoài cấp, bản chính là văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp một

số giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện, một số giấy tờ, văn bản thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp

xã Mặt khác, việc xác định thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã theo quy định tại điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP không đáp ứng được yêu cầu của thủ tục hành chính là phải linh hoạt, mềm dẻo Trong trường hợp nêu trên, theo quy định của khoản 1 điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực sẽ phải lần lượt mang từng loại giấy tờ trong hồ sơ đến Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã để chứng thực Những hồ sơ chứng thực nêu trên tuy không nhiều, nhưng nếu theo quy định tại khoản 1 điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP như vậy sẽ mất nhiều thời gian của người yêu cầu chứng thực, mặt khác mục đích của việc cải cách thủ tục chứng đặt ra trong trường hợp này và những trường hợp khác tương

tự là không đạt được

Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện có hiệu quả thẩm quyền của mình trong lĩnh vực chứng thực, mặt khác nhằm cải cách thủ tục chứng thực và tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực; ngày 20/1/2012 Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định này

có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2012

Tuy nhiên, sau đó Nghị định số 04/2012/NĐ-CP được ban hành đã đẩy Phòng Tư pháp rơi vào tình trạng quá tải do Nghị định số 04/2012/NĐ-CP quy định chỉ có Phòng Tư pháp được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản song ngữ, còn UBND cấp xã không có thẩm quyền này Như vậy, những bài học kinh nghiệm từ thực tế cho thấy, việc tiếp tục phân định thẩm quyền chứng thực trên cơ sở căn cứ vào ngôn ngữ thể hiện trên văn bản là không cần thiết, không phù hợp và gây ra rắc rối khi áp dụng Hàng loạt các văn bản về công chứng, chứng thực được ban hành giai đoạn trước đây cũng không phân định thẩm quyền chứng thực bản sao theo tiêu chí này Mặt khác, sự phân định thẩm quyền theo tiêu chí này lại tạo ra khó khăn cho cơ quan xây dựng pháp luật trong việc phải đưa ra một định nghĩa chính xác thế nào là giấy tờ, văn bản song ngữ, giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, đặc biệt khi trong tình hình hội nhập hiện nay, rất nhiều văn bản, giấy

tờ có sự đan xen giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài hoặc “chưa” thêm tiếng nước ngoài không theo một cách thức nào cả Thời gian qua, một số địa phương đã phải gửi công văn tới Bộ Tư pháp đề nghị xác định một số giấy tờ, văn bản có phải là giấy tờ, văn bản song ngữ hay không? Vì vậy, thiết nghĩ đối với công tác chứng thực bản sao từ bản chính, nên xóa bỏ sự phân định thẩm quyền giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã Theo đó, UBND cấp huyện, cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, không phân biệt bản sao bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hay song ngữ Điều này

sẽ giải quyết được tất cả những rắc rối, phiền hà hiện nay cho người dân, cho

cơ quan thực hiện chứng thực, mà vẫn đảm bảo chất lượng bản sao

1.3.2 Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

“a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan

có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận

di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng

thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã”

Trước đây, theo quy định tại Điều 22 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực thì việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện; hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản

có giá trị trên 50 triệu đồng thì thuộc thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng; còn UBND cấp xã không được giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản Mặc dù sau đó Luật Đất đai năm 2003 và mới đây là Luật Đất đai năm 2013 đã giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất; Luật Nhà ở năm 2005 đã giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở tại nông thôn và mới đây Luật Nhà ở năm 2014 đã giao cho UBND cấp xã (nơi có nhà ở) thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở, tuy nhiên, riêng về hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì UBND cấp xã vẫn không có thẩm quyền (Nghị định

số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký chỉ quy định UBND cấp xã

có thẩm quyền chứng thực bản sao, chữ ký)

Chính từ việc pháp luật trước đây không quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản nên đã gây ra một số bất hợp lý sau:

- Không đảm bảo tính khoa học trong phân công công việc: Hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở thường là những hợp đồng quan trọng, có

giá trị lớn mà UBND cấp xã (tại những địa bàn chưa thực hiện chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản cho tổ chức hành nghề công chứng) vẫn được giao thẩm quyền chứng thực, trong khi hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì UBND cấp xã lại không được chứng thực

- Việc quy định hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản phải do tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận hoặc do UBND cấp huyện thực hiện chứng thực (đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng) đã gây khó khăn, phiền hà cho người dân trong việc đi lại

vì UBND cấp huyện/tổ chức hành nghề công chứng thường ở cách xa nơi người dân sinh sống và giao thông đi lại thường gặp nhiều khó khăn (đặc biệt tại những tỉnh vùng sâu, vùng xa)

- Việc phân định thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và tổ chức hành nghề công chứng căn cứ vào giá trị của động sản (trên hoặc dưới 50 triệu đồng) là không khoa học bởi vì thực tế cho thấy, việc căn

cứ vào giá trị của động sản để xác định thẩm quyền công chứng/chứng thực thường không đảm bảo chính xác, nhiều trường hợp các bên giao dịch có thể khai man về giá trị tài sản và nhiều trường hợp người thực hiện chứng thực cũng rất khó để có thể xác minh

Xuất phát từ những lý do trên, tại nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định theo hướng cả UBND cấp huyện và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản (không phân biệt về giá trị cũng như tính chất) Điều này xuất phát từ những lý do sau:

- Góp phần cải cách hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân Khi

có yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, người dân

có thể lựa chọn chứng thực tại UBND cấp xã thay cho phải đến UBND cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng và trụ sở UBND cấp xã thường được bố trí ở địa bàn gần dân, vì vậy người dân dễ dàng tiếp cận

- Tạo thuận lợi trong nghiệp vụ chứng thực vì tránh được những rắc rối không cần thiết trong việc phải xác định giá trị của động sản hoặc xác định động sản đó có thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hay không

- Đảm bảo tính khoa học, tính hợp lý trong phân công công việc giữa các cơ quan thực hiện chứng thực, tạo giải pháp phù hợp để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác chứng thực, là một bước tiến trong cải cách hành chính, đảm bảo đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân

- Tận dụng được bộ máy chính quyền gần dân nhất là UBND cấp xã: UBND cấp xã là đơn vị hành chính nhà nước cấp nhỏ nhất được bố trí gắn với các địa bàn dân cư Việc giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản là tận dụng được cơ sở vật chất và nhân lực sẵn có của UBND cấp xã, tránh lãng phí (bởi vì hiện tại UBND cấp xã cũng đã phải bố trí cơ sở vật chất và nhân lực để thực hiện chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai, nhà ở)

- Phần lớn trường hợp người thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã thường nắm rõ về nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao dịch, biết rõ đối tượng giao dịch, nên nếu UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì sẽ đảm bảo thuận tiện, nhanh gọn do giảm bớt thời gian xác minh

Như vậy, với việc mở rộng thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã

và UBND cấp huyện đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, cụ thể Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản như nhau, không giới hạn về giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) sẽ giải quyết được những vướng mắc đã nêu Thông qua các quy định mới hợp

lý, sẽ tạo sự thông thoáng, thuận tiện trong hoạt động chứng thực, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội

Bên cạnh đó, một điểm đáng lưu tâm khi xem xét thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND cấp xã dó là: trước đây, theo quy định tại khoản

2 Điều 24 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ

về công chứng, chứng thực thì: “Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã

phụ trách tư pháp thực hiện việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này và phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực.” Theo

quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì: “Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã” Như vậy, kết hợp các quy định này (do Nghị định số 75/2000/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực về phần chứng thực hợp đồng, giao dịch), có thể hiểu theo quy định hiện hành thì Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách tư pháp có thẩm quyền ký chứng thực các việc

hợp đồng, giao dịch/bản sao/chữ ký; còn Phó Chủ tịch UBND cấp xã (không phụ trách tư pháp) có thẩm quyền ký chứng thực các việc bản sao, chữ ký

Riêng việc giúp Lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện chứng thực, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã

có trách nhiệm giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định cụ thể công chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực nên kết hợp các quy định này, có thể hiểu theo quy định hiện hành thì công chức Tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách tư pháp thực hiện việc chứng thực hợp đồng, giao dịch; còn đối với hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký thì do Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định cụ thể nên UBND cấp xã có thể chủ động bố trí công chức (không nhất thiết phải là công chức Tư pháp - hộ tịch) giúp Lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực

Từ quy định này của pháp luật, trên thực tế đã xuất hiện thực trạng sau:

- Theo phản ánh của những địa phương nơi có nhu cầu chứng thực bản sao lớn, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã phải dành quá nhiều thời gian cho việc ký chứng thực bản sao (đặc biệt vào mỗi kỳ tuyển sinh, nhiều trường hợp phải ký hàng ngàn bản trong một ngày), vì vậy không còn thời gian dành cho công việc quản lý nhà nước Trong khi đó, đây là những chức danh được bầu để thực hiện công việc chính là quản lý nhà nước Việc những chức danh này phải dành quá nhiều thời gian để giải quyết các việc sự vụ như ký chứng thực bản sao… là chưa hợp lý Mặt khác, chưa kể những chức danh này thường rất bận rộn và phải tham gia nhiều công việc quản lý nhà nước, họp hành vì vậy làm chậm tiến độ giải quyết việc chứng thực Đây là nguyên nhân cơ bản khiến cho hiện nay việc chứng thực bản sao từ bản chính tại hầu hết các Ủy ban nhân dân cấp xã đều không đảm bảo được thời gian theo quy định hiện hành của pháp luật (hầu hết đều phải hẹn người dân đến nhận kết quả vào buổi làm việc khác) hoặc một số UBND cấp xã chỉ tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào một số buổi làm việc trong tuần Từ thực tế này, việc nghiên cứu giao cho công chức Tư pháp - Hộ tịch thẩm quyền ký chứng thực những loại việc đơn giản như: bản sao, chữ ký… nhằm rút ngắn thời gian giải quyết việc chứng thực, góp phần cải cách thủ tục hành chính đã được đặt ra Tuy nhiên, do vướng các quy định về công tác văn thư nên việc thể chế hóa nội

dung này vào văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực còn gặp nhiều khó khăn Cụ thể, nếu đối chiếu theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số

điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì công chức Tư pháp - Hộ tịch

không phải là một chức danh có thẩm quyền ký, vì vậy chữ ký của công chức

tư pháp - hộ tịch không được đóng dấu của UBND cấp xã Vì vậy, để tháo gỡ vướng mắc này, các văn bản về công tác văn thư cần có quy định linh hoạt về thẩm quyền ký, đóng dấu để tạo thuận lợi cho các lĩnh vực đặc thù như lĩnh vực chứng thực

- Trong hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, việc bố trí công chức giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã trong hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký tại các xã, phường, thị trấn trên toàn quốc còn chưa thống nhất, tùy thuộc vào điều kiện thực tế của từng xã, phường, thị trấn: bên cạnh nhiều xã, phường, thị trấn bố trí công chức tư pháp - hộ tịch, có nhiều

xã, phường, thị trấn lại bố trí công chức địa chính, văn phòng… Điều này đã gây ra tình trạng không thống nhất trong việc xây dựng đội ngũ người làm công tác chứng thực cũng như gây khó khăn cho công tác tập huấn nghiệp vụ, nâng cao năng lực, trình độ của đội ngũ người làm công tác chứng thực Để

khắc phục tình trạng này, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ

gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch là người giúp

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực: “Công chức

Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp” (Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Trước mắt, trong khi chưa thể cải cách theo hướng giao cho công chức

Tư pháp- Hộ tịch có thẩm quyền ký chứng thực thì cần quy định rõ công chức

Tư pháp - Hộ tịch là người giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc chứng thực để tạo cơ sở pháp lý cho việc thống nhất và chuẩn hóa

đội ngũ người làm công tác chứng thực

Như vậy, từ phân tích trên có thể kết luận về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã được thể hiện qua quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

* Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:

- Việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giữa Phòng Tư pháp và UBND cấp xã được căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; UBND cấp xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy

tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

- Để bảo đảm triển khai thi hành Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng

* Về thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:

Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản (điểm b khoản 1, điểm b khoản

2 Điều 5)

* Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch:

- Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản như nhau, không giới hạn về giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản 2 Điều 5)

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Luật Nhà ở năm 2014 (điểm đ khoản 2 Điều 5) Ủy ban nhân dân cấp huyện tiếp tục thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015 (khoản 2 Điều 47)

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Cơ sở lí luận luôn là nền tảng cho mọi hoạt động thực tiễn và chứng thực cũng vậy Nền tảng có vững chắc thì hoạt động thực tiễn mới hiệu quả Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa như hiện nay, chứng thực ở Việt Nam đang chứng tỏ là một công

cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu qủa góp phần tích cực phòng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN CON CUÔNG, TỈNH NGHỆ AN

2.1 Một số nét khái quát về huyện Con Cuông và những yếu tố ảnh hưởng, tác động tới hoạt động chứng thực trên địa bàn

2.1.1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội đặc thù của huyện

Con Cuông là một huyện vùng cao, nằm ở phía Tây Nam tỉnh Nghệ

An, nằm trong khoang thứ hai giải đất miền Trung, sâu vào thềm cao nguyên Trấn Ninh Trung tâm huyện lị cách thành phố Vinh 130 km Toạ độ địa lý từ 18046'30" đến 19019'42" vĩ độ bắc, từ 104037'57" đến 105003'08" kinh độ đông.Với vị trí địa lý:

Phía đông nam giáp huyện Anh Sơn, Phía đông bắc giáp huyện Quỳ Hợp và Tân Kỳ, Phía tây bắc giáp huyện Tương Dương,

Phía tây nam có đường biên giới nước Lào dài 55,5 km (gồm 3 mốc Quốc giới M4, M5, M6, do 02 đồn biên phòng Môn Sơn và đồn biên phòng Châu Khê quản lý) [20, tr.4]

Con Cuông có địa hình chủ yếu là đồi núi chiếm ¾ diện tích Diện tích

tự nhiên 173.381 ha, diện tích sông suối và núi đá 8.446 ha, đất nông nghiệp 4.035 ha, đất lâm nghiệp 104.663 ha, trong đó có 61.752 ha rừng đặc dụng Huyện có nhiều sông suối nhỏ rải rác như Khe Mọi, Khe Choăng, Khe Thơi, sông Giăng, phân bố rộng khắp trên địa bàn [20, tr.4]

Điều này đã mang lại không ít khó khăn cho huyện Con Cuông, địa hình chủ yếu là đồi núi đã gây cản trở cho giao thông, đi lại của người dân nơi đây Để chứng thực bản sao hay các giấy tờ, tài liệu một số người dân phải đi

bộ hàng chục cây số mới đến được trụ sở UBND xã để chứng thực, họ sinh sống ở các vùng xa xôi hẻo lánh, đời sống khó khăn không có phương tiện đi lại, trong khi đó trụ sở ủy ban thường đặt ở các vùng trung tâm, đông dân cư Bên cạnh đó giao thông khó đi lại nên việc giải quyết công việc, tuyên truyền pháp luật tại các vùng sâu vùng xa, biên giới gặp khó khăn cho cán bộ Để đi tới vùng đồng bào dân tộc Đan Lai sinh sống phải mất 2 giờ đồng hồ đi xe và gần một giờ đồng hồ đi xuồng

Là huyện vùng cao, lợi thế về vị trí và điều kiện thuận lợi để phát triển nông - lâm nghiệp và du lịch, thương mại Đây là huyện được UNESCO đưa vào danh sách các địa danh thuộc Khu dự trữ sinh quyển miền tây Nghệ An