Đề tài xây dựng hệ thống thương mại điện tử cửa hàng kinh doanh thiết bị di động

Đicùng với xu thế ấy, cửa hàng kinh doanh thiết bị di động LDT Mobile hiện tại là mộtcửa hàng chuyên cung cấp các mặt hàng với chất lượng và giá thành tốt nhất thịtrường, chuyên kinh doa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỒ ÁN MÔN HỌC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CỬA HÀNG KINH DOANH THIẾT BỊ DI ĐỘNG

Giảng viên hướng dẫn: THS ĐỖ DUY THANHSinh viên thực hiện:

Trần Hoàng Luân – 15520452 Nguyễn Văn Duy – 15520168 Nguyễn Thanh Tỉnh – 15520900

Tp Hồ Chí Minh tháng 01 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Trong cuộc sống của chúng ta, có lẽ ai cũng đã từng thất bại hoặc thành công,

dù như thế nào thì đó cũng là kết quả nỗ lực của mỗi cá nhân cũng như tập thể Vàđằng sau đó chính là sự hỗ trợ giúp đỡ từ m người Xét về mặt thành công, trong thực

tế không có sự thành công nào mà không có sự giúp đỡ, nhất là trong học tập Dân gian

ta có câu “Không thầy đố mày làm nên” quả thật là đúng, học sinh không thể thànhcông nếu không có sự giúp đỡ, truyền đạt cũng như chỉ bảo tận tình của người Thầy.Hôm nay, để có thể hoàn thành được đồ án môn học này, nhóm chúng em rất biết ơnnhững thầy cô đã hỗ trợ tận tình, đã cung cấp cho chúng em nhiều kiến thức cũng nhưkinh nghiệm của người đi trước, lời đầu tiên chúng em xin cảm ơn tập thể cán bộ,giảng viên trường Đại học Công Nghệ Thông Tin – ĐHQG Tp Hồ Chí Minh, nơi màchúng em được tự do nghiên cứu cũng như học thêm nhiều kiến thức bổ ích Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, nhóm chúng em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa

Hệ thống thông tin – Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin đã cùng với tri thức vàtâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thờigian học tập tại trường Đặc biệt là thầy Đỗ Duy Thanh, giảng viên dạy thực hành lớpchúng em, Thầy đã cung cấp cho chúng em các kiến thức cơ bản về ERP cũng nhưnhiều kiến thức quý báu khác, bên cạnh đó thầy còn truyền đạt lại cho chúng em rấtnhiều kinh nghiệm lẫn kĩ năng cần thiết để có thể vận dụng vào đồ án môn học này,thầy còn hướng dẫn cho chúng em cụ thể chi tiết quy trình cách làm đồ án cũng nhưnhiều kiến thức quý báu và lời góp ý cho đồ án này, đã luôn theo sát chúng em từng tiếthọc để giúp chúng em sửa lỗi và bổ sung hoàn thiện đồ án

Ngoài ra, để đồ án được hoàn thành thì không thể nào cám ơn những người đãlàm ra đó, cám ơn các bạn các thành viên trong nhóm đã chăm chỉ và chịu khó hoànthành nhiệm vụ đúng tiến độ

Với những gì đã được giúp đỡ, cuối cùng nhóm đã hoàn thành đồ án có tên:

“Xây dựng hệ thống thương mại điện tử cửa hàng kinh doanh thiết bị động” Trải quathời gian một học kỳ thực hiện đề tài Với sự hướng dẫn tận tình cùng những đóng gópquý báu của quý Thầy/Cô và các bạn giúp nhóm chúng em hoàn thành tốt hơn báo cáomôn học của mình Bên cạnh việc vận dụng những kiến thức được học trên lớp đồngthời kết hợp với việc học hỏi và tìm hiểu những kiến thức mới Từ đó, nhóm đã vậndụng tối đa những gì đã tiếp thu được để hoàn thành một báo cáo đồ án tốt nhất Tuynhiên, trong quá trình thực hiện, không tránh khỏi những sai sót Dó đó, rất mong nhậnđược những sự góp ý từ phía quý Thầy/Cô nhằm giúp nhóm hoàn thiện những kiến

thức đã học tập và cũng là hành trang để nhóm thực hiện tiếp các đề tài khác trongtương lai Xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô và các bạn!

Trân trọng cảm ơn

Tp Hồ Chí Minh Tháng 01/2018

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỒ ÁN

1.2 Các lợi điểm cạnh tranh

1.3 Phân tích cạnh tranh theo mô hình Micheal Porter 1.3.1 Giới thiệu mô hình cạnh tranh theo Micheal Porter 1.3.2 Phân tích

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.1 Đặc tả bài toán

2.2 Phân tích yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu chức năng

2.2.2 Yêu cầu phi chức năng

2.3 Mô hình use case

2.3.1 Sơ đồ use case tổng quan

4.2.1 Quản lý báo giá (Quotation)

4.2.2 Quản lý đơn hàng (Sales Order)

4.3 Quản lí mua hàng

4.3.1 Mời thầu (Call for bids)

4.3.2 Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)

4.3.3 Thanh toán hóa đơn

4.4 Quản lí kho

4.4.1 Kiểm tra kho

4.4.2 Xuất kho (Delivery Orders)

4.4.3 Chuyển kho nội bộ (Internal Transfer)

4.4.4 Nhập kho (Receipts)

4.5 Bán hàng tại cửa hàng (Point of Sales)

4.6 Quản lý nhân viên (Employee Directory)

4.7 Marketing

4.7.1 Survey

4.7.2 Quản lý chiến dịch (Campaign)

4.8 Tạo đầu mối bằng kênh trực tuyến

4.9 Payroll

4.9.1 Salary Rules

4.9.2 Salary Structure

4.9.3 Contracts

4.9.4 Employee Payslips

4.9.5 Payslips Batch

4.9.6 Employee Payslip PDF Report

4.10 Phân quyền người dùng trong hệ thống: 4.11 Quản lý tuyển dụng

4.11.1 Tạo một vị trí công việc tuyển dụng 4.11.2 Tạo một survey tuyển dụng

4.11.3 Quản lý các ứng viên nộp đơn xin việc 4.12 Quản lý nhân sự

4.12.1 Tạo một nhân viên mới

4.12.2 Quản lý hợp đồng lao động với nhân viên 4.13 Online Events

5.4 Bảng phân công công việc nhóm

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỒ ÁN 1.1 Tổng quan đề tài

1.1.1 Đặt vấn đề

Cuộc sống của chúng ta ngày càng phát triển và hiện đại, những công việc taychân ngày càng thay thế bằng máy móc giúp công việc trở nên hiệu quả và đạt năngsuất hơn trước đây Chúng ta đang sống trong một kỉ nguyên mới, kỉ nguyên về côngnghệ nhất là công nghệ thông tin và Internet, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin,nhất là trong vấn đề liên lạc thì cản sản phẩm công nghệ như điện thoại đặc biệt là điệnthoại thông minh, máy tính bảng ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt ở nước ta thì sốlượng người sử dụng điện thoại di động ngày càng tăng Do đó việc nắm bắt và làmkinh doanh trong lĩnh vực này sẽ là một nơi đem lại kinh tế mà không bị giới hạn Đicùng với xu thế ấy, cửa hàng kinh doanh thiết bị di động LDT Mobile hiện tại là mộtcửa hàng chuyên cung cấp các mặt hàng với chất lượng và giá thành tốt nhất thịtrường, chuyên kinh doanh các các thiết bị điện thoại chính hãng cũng như hàng xáchtay kèm máy tính bảng và các phụ kiện liên quan đang dần thu hút được khách hàng Tuy nhiên, nói về xu hướng ấy thì với các hình thức kinh doanh nhỏ lẻ như kiểucác cửa hàng truyền thống sẽ không có khả năng cạnh tranh bằng hình thức kinh doanhtheo kiểu mới khi sử dụng internet làm công cụ đặc biệt chính là thương mại điện tử sẽ

là một sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, công ty lớn Theo như một số liệu

đã phân tích, đến năm 2020 cứ 10 người sẽ có 8 người dùng điện thoại di động,hoạt động kinh doanh online sẽ tăng trưởn %, những thống kê của Google cho thấy

xu hướng mua bán online đặc biệt qua điện thoại di động đang ngày một gia tăng ởViệt Nam Trước khi quyết định mua sắm nói chung và mua điện thoại di động nóiriêng, 70% người dùng sẽ lên mạng tìm kiếm thông tin, địa chỉ mua hàng 66% ngườidùng nghiên cứu khoảng 1 ngày trước khi đi xem trực tiếp và 82% người dùng vàođiện thoại để quyết định mua gì ngay khi đang ở trong cửa hàng Mặc dù theo thống kêhiện nay, 45 triệu người Việt đã tiếp cận Internet và nhu cầu tìm kiếm trên mạng trướckhi mua sắm ngày một tăng nhưng các doanh nghiệp dường như vẫn còn đứng ngoàicuộc Các doanh nghiệp vẫn còn chậm trong việc số hóa thông tin kinh doanh củamình, bởi nhiều thách thức như thiếu nhận thức về lợi ích của kết nối trực tuyến, chorằng việc số hóa tốn nhiều chi phí và thiếu cơ hội tiếp cận nguồn vốn đầu tư, thiếuchuyên môn kĩ thuật nội bộ, xã hội có thói quen dùng tiền mặt và lo lắng về vấn đề bảomật

Cửa hàng kinh doanh thiết bị di động LDT Mobile cũng không ngoại lệ, mặc dù

là cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng điện thoại di động chính hãng như SAMSUNG,

OPPO, LG, Iphone và các điện thoại xách tay từ các thương hiệu nổi tiếng, cũng nhưkinh doanh máy tính bảng và các phụ kiện đi kèm nhưng hiện tại cửa hàng vẫn áp dụnghình thức kinh doanh thủ công truyền thống, dựa trên sổ sách giấy tờ là chính Hìnhthức kinh doanh bằng phương pháp này đã và đang gặp rất nhiều khó khăn và khôngphù hợp trong hoàn cảnh hiện taijm cùng với việc cửa hàng đang có nhu cầu mở rộngquy mô, nên áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kinh doanh của cửa hàng là vôcùng cần thiết Với số lượng khách hàng ngày càng tăng lên, đồng nghĩa là cửa hàngphải xử lý một lượng lớn thông tin hàng ngày về các giao dịch kinh doanh, giấy tờ, lạiphải đảm bảo việc quản lý được thông tin nhân viên, thông tin sản phẩm cũng như tìmmột nhà cung cấp tốt nhất là một thách thức lớn đối với cửa hàng khi sử dụng phươngpháp kinh doanh truyền thống này Do đó cần có một giải pháp phù hợp với tình hìnhthực tế của cửa hàng, giúp cửa hàng có thể quản lý toàn diện mọi mặt, năng cao hiệuquả kinh doanh và tạo lòng tin nơi khách hàng, và đặc biệt có thể cạnh tranh với cáccửa hàng cũng như công ty kinh doanh tương tự trên thị trường Hoàng Nam Mobile,Phong Vũ, Thế giới di động, FPT.

1.1.2 Giải pháp

Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp nhỏ sẽ hoạt động tốt hơn khi có một trang web mạnh Họ có thể tăng doanh số bán hàng nhanh gấp 4 lần so với đối thủ cạnh tranh hoạt động ngoại tuyến nếu họ ứng dụng web và các công cụ về quảntrị nguồn lực doanh nghiệp như ERP là vô cùng cần thiết Nắm bắt được vai trò trên, cửa hàng đã quyết định xây dựng hệ thống thương mại điện tử cửa hàng kinh doanh thiết bị di động trên nền Odoo qua việc sử dụng ERP vào việc hoạch định nguồn lực của chính cửa hàng của mình nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh

và tiện lợi Nhân viên cửa hàng và người quản lý có thể sử dụng và điều hành một cách

dễ dàng nhằm giúp quản lý mọi nguồn lực của cửa hàng như

Quản lý kho

Quản lý nhân viên

Quản lý website

Ngoài ra, hệ thống còn giới hạn bởi các yếu tố:

- Chương trình chỉ triển khai trên hệ điều hành Windows – Microsoft máy tính

- Áp dụng cho mô hình cửa hàng vừa và nhỏ

Đối tượng sử dụng: Cho nhân viên các cửa hàng sử dụng để thuận tiện cho việc bán

hàng, quản lý về các mặt Và còn cho các đối tượng khách hàng

1.2 Các lợi điểm cạnh tranh

- Tập trung vào đối tượng khách hàng là học sinh sinh viên và người có thu nhập trungbình

- Sản phẩm kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm xách tay với giá thành rẻ hơn sảnphẩm được nhập trực tiếp từ nhà sản xuất, bên cạnh đó là các sản phẩm thuộc phânkhúc tầm trung giá rẻ của các thương hiệu nổi tiếng được ưa chuộng

- Tập trung vào các sản phẩm có chức năng hợp thời bao gồm camera sefile, camerakép, cảm biến vân tay, 4G, thiết kế thời trang

- Tập trung vào kinh doanh thương mại điện tử để dễ dàng tiếp cận với khách hàng ởcác tỉnh thành khác ngoài các thành phố lớn như TP.HCM hay Hà Nội nhằm khai tháclượng khách hàng tiềm năng.

- Tập trung vào dịch vụ chăm sóc khách hàng trước và sau khi mua hàng: cung cấp cácgói ưu đãi khi mua hàng, bảo hành sản phẩm, hỗ trợ kĩ thuật, …

- Bên cạnh đó có chiến lược quảng cáo và truyền thông giúp giới thiệu cửa hàng

- Tổ chức nhiều event, chương trình khuyến mãi thường xuyên

1.3 Phân tích cạnh tranh theo mô hình Micheal Porter

1.3.1 Giới thiệu mô hình cạnh tranh theo Micheal Porter

1.3.2 Phân tích

1.3.2.1 Sức mạnh của nhà cung ứng (Supplier Power)

Để hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm công nghệ, đòi hỏi phải

có rất nhiều đầu tư về kiến thức, trang thiết bị và tìm được cho cửa hàng một nhà cungcấp tốt nhất, hợp lý nhất chính là một trong những yếu quyết định thành công của cửahàng

Ở phân khúc phân phối sỉ mặt hàng công nghệ, FPT Trading, PSD (Petrosetco)

và Digiworld hiện là ba tên tuổi lớn nhất khi chiếm lĩnh hầu hết thị phần ngành Dướiđây là biểu đồ doanh thu của các công ty phân phối

Cần phải tạo mối quan hệ với các tổ chức cung cấp các nguồn hàng khác nhau

từ các nhà phân phối hàng xách tay từ Mỹ, Hàn, Singapore, Nhật Bản, … để đảm bảođược nguồn hàng và số lượng mặt hàng trong cửa hàng

Do đó, cửa hàng sẽ có nhiều cơ hội để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho mình,

và sức ép từ phía các nhà cung cấp sẽ giảm

Hợp tác, liên kết và tín nhiệm, tăng cường mối quan hệ trong khi vẫn đảm bảonâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đôi bên cùng có lợi và cùng nhautăng cường khả năng tạo ra nguồn lợi nhuận mới

Thiết lập quan hệ hợp tác nhằm đảm bảo tính lâu dài, tính bền vững trong quan

hệ và thúc dẩy sự phát triển lẫn nhau trong quá trình hợp tác

1.3.2.2 Các rào cản gia nhập (Barriers to Entry)

Sản phẩm xách tay còn tìm ẩn nhiều nguy cơ như: hàng giả, hàng thay linh kiện,

… không đảm bảo bằng hàng chính hãng

Yêu cầu vốn: Với việc bắt đầu kinh doanh từ một cửa hàng bán lẻ thời điểm banđầu ít đối mặt với khủng hoàng về vốn

Đặc trưng hóa sản phẩm: Việc kinh doanh các mặt hàng điện thoại đã có tươnghiệu như: Apple, Samsung, Oppo, HTC, … là những mặt hàng đã có thương hiệu sẽ dễdàng tiếp cận khách hàng hơn.

Sự tiếp cận đến các kênh phân phối: Việc tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều nướccung cấp khác nhau nên luôn đảm bảo được kênh phân phối sản phẩm

Chính sách của chính phủ: Kinh doanh cửa hàng điện thoại được nhà nước cấpphép

1.3.2.3 Sức mạnh của khách hàng (Buyer Power)

Khách hàng có xu hướng lựa chọn những cửa hàng có thương hiệu và ưachuộng mua hàng truyền thống hơn là mua hàng online

Khách hàng là một áp lực cạnh tranh có thể ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ hoạtđộng sản xuất kinh doanh của ngành

Trong thời buổi này khách hàng không còn coi trọng những sản phẩm quá rẻ,chất lượng thấp thay vào đó họ sẽ nhắm vào những sản phẩm chất lượng hơn đáp ứngđược nhu cầu sử dụng và phù hợp với túi tiền của họ Từ đó, tạo tiền đề cho nhữngchiếc điện thoại xách tay giá cả hợp lí, chất lượng ổn định dễ bán ra hơn

Cửa hàng còn chú trọng khâu chăm sóc khách hàng, gây dựng mối quan hệ tốtvới họ để khong những biến họ thành những khách hàng thân thuộc mà còn biến họthành khách hàng marketing để họ có thể giới thiệu cửa hàng với bạn bè và người thân

1.3.2.4 Nguy cơ thay thế (Threat of Substitutes)

Hiện tại các thiết bị di động đang dần là xu hướng vì tính tiện dụng nên khó cóthể thay thế bởi các sản phẩm nào khác

Sản phẩm điện thoại xách tay với nhiều loại, tích hợp các công nghệ hiện đạinhư cảm biến vân tay, nhận diện khuôn mặt, … đáp ứng được nhu cầu khách hàng.Hoàn toàn có thể bán chạy hơn các sản phẩm như iPad và các loại máy tính bảng khác

về độ tiện lợi và mức giá cả cũng hợp lí hơn

1.3.2.5 Mức độ cạnh tranh (Degree of Rivalry)

Hiện nay có rất nhiều chuỗi cửa hàng bán lẻ di động lớn có thương hiệu như:Thegioididong, VienthongA, FPT…

Bên cạnh đó có rất nhiều cửa hàng bán lẻ như: hnammobile, 24h Store, Huca,CellphoneS

Các nhà mạng như: Vinaphone, MobiFone, Viettel cũng tham gia phân phối diđộng kèm theo hợp động nhà mạng tạo ra ưu thế cạnh tranh cho các nhà mạng so vớicác cửa hàng bán lẻ.

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU

2.1 Đặc tả bài toán

Hoạt động của khách hàng: Khách hàng là người có thể làm những hoạt độngsau: lên website của cửa hàng tìm kiếm thông tin về các sản phẩm điện thoại di độngcũng như các sản phẩm có liên quan, sau đó có thể tiến hành đặt hàng và thanh toán,bên cạnh đó khách hàng còn có thể đặt câu hỏi trực tiếp với nhân viên cửa hàng và dđểlại thông tin để bộ phận chăm sóc khach hàng có thể liên lạc sau

Hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng: sẽ là người trực tiếp tư vấn hoặcliên hệ với khách hàng cho cửa hàng để có thể biết được mục đích và yêu cầu cũng như

sở thích và thông tin mà khách hàng đang cần

Hoạt động của bộ phận kho: Nhân viên trong bộ phận kho sẽ kiểm tra tình trạngcác sản phẩm trong kho, có tồn kho hiện tại như thế nào về các sản phẩm của cửa hàng,cũng như làm các hoạt động động liên quan đến việc tiếp nhận việc xuất kho và nhậpkho, kiểm kê sản phẩm cho cửa hàng

Hoạt động của bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự sẽ trực tiếp quản lý tất cảnhân viên trong cửa hàng, ngày, giờ làm việc và theo dõi sát sao quá trình làm việc củanhân viên Ngoài ra bộ phận nhân sự sẽ còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức các cuộctuyển dụng nhân viên cho cửa hàng

Hoạt động của bộ phận tài chính kế toán: Nhân viên kế toán sẽ dựa vào các đơnhàng để tính tiền cho khách hàng, quản lý thông tin kế toán cho cửa hàng, lập báo cáo

về doanh thu và lợi nhuận cho cửa hàng, còn nhân viên về tài chính sẽ chịu trách nhiệm

về việc chi tiêu của cửa hàng về vốn, tiền trả cho nhà cung cấp cũng như trả lương chonhân viên và các chi tiêu trong cửa hàng

Hoạt động của bộ phận mua hàng: Sẽ đảm nhận và được phê duyệt sẽ thực hiệnhai nhiệm vụ, thứ nhất sẽ mua các sản phẩm điện thoại và các linh kiện, thứ hai sẽ muacác vật tư sản phẩm dùng trong cửa hàng bằng thông qua tìm nhà cung cấp phù hợptiến hành giao dịch với nhà cung cấp và thanh toán để mua sản phẩm về cho cửa hàngthông qua các hoạt động quyết định các yêu cầu về vật tư, quyết định nguồn cung, lựachọn nhà cung cấp, tạo hóa đơn mua hàng và xác nhận với nhà cung cấp, nhận và xácthực hóa đơn với nhà cung cấp

Hoạt động của bộ phận bán hàng: Nhân viên bán hàng sẽ chịu trách nhiệm vềviệc hướng dẫn và giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, tiến hành lập đơn hàng với

thông tin về chi tiết sản phẩm, giá bán, giá khuyến mại, tạo và gửi báo giá cho kháchhàng

2.2 Phân tích yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu chức năng

Có một số chức năng quan trọng sau:

Chức năng quản lý:

+ Chức năng quản lý, chăm sóc khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, quản

lý các đầu mối, cơ hội có khả năng trở thành khách hàng, chăm sóc các khách hàng cũ.+ Chức năng quản lý đơn hàng: Quản lý báo giá, đơn bán hàng, mua hàng từnhà cung cấp

+ Chức năng quản lý kho, bãi: Quản lý nhập, xuất kho, tồn kho, quản lý trungchuyển giữa các kho, phiếu nhập, xuất kho

+ Chức năng quản lý nhân viên/tuyển dụng: Quản lý thông tin nhân viên trongcửa hàng, thông tin về hoạt động tuyển dụng nhân sự cho cửa hàng

Chức năng lưu trữ:

+ Lưu trữ thông tin khách hàng: Hệ thống sẽ cần để đảm bảo trong việc lưu trữthông tin của khách hàng như số điện thoại, tên khách hàng, địa chỉ cũng như các thôngtin liên quan đến giao dịch trước đó (nếu có) của khách hàng, các thông tin này chỉđược lưu riêng tư không công khai

+ Thông tin về các sản phẩm: Cần lưu trữ thông tin của các sản phẩm và các phụkiến khác trong cửa hàng lên hệ thống

+ Thông tin về nhân viên/tuyển dụng: Các thông tin liên quan đến nhân viênnhư họ tên, điện thoại, CMND, trình độ bằng cấp, ngày bắt đầu làm việc và các thôngtin liên quan quá trình làm việc của nhân viên

+ Thông tin về các hoạt động mua hàng, bán hàng và kế toán của cửa hàng: Lưutrữ chính xác các thông tin trên

2.2.2 Yêu cầu phi chức năng

 Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, trực quan với người dùng

 Tính an toàn, bảo mật: Các thông tin được lưu trữ và mã hóa, đảm bảo thông tinkhách hàng và các thông tin quan trọng được bảo mật tối ưu nhất

 Tính hiệu quả: Tối ưu hóa chi phí, đem lại lợi nhuận cho công ty

 Tính tương thích: Có thể chạy trên mọi loại thiết bị từ laptop đến điện thoại cánhân.

2.3 Mô hình use case

2.3.1 Sơ đồ use case tổng quan

2.3.2 Danh sách các actor

ST

T

1 Khách hàng Sẽ là người tương tác với website của cửa

hàng Tiến hành xem và tra cứu các sản phẩmcủa cửa hàng, đặt hàng, thanh toán và hỏi đáptrực tiếp với nhân viên cửa hàng

2 Bộ phận chăm sóc khách

hàng

Nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng

sẽ là người sử dụng các modul như CRM đểtạo và giữ mối quan hệ với khách hàng hayđầu mối Sẽ hỗ trợ khách hàng thông qua cáckênh thông tin như email, số điện thoại, chatonline, … để khách hàng có thể được cung cấpdịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất cũngnhư biết rõ hơn các thông tin về sản phẩm, giá

cả, nhà sản xuất, thời gian và bảo hành và các

chính sách khác.

3 Bộ phận tài chính kế toán Quản lý các khoản chi phí kế toán của cửa

hàng về mua sản phẩm, thanh toán của kháchhàng, lương của nhân viên và các khoản phícủa cửa hàng

4 Bộ phận bán hàng Tiến hành tạo hóa báo giá, gửi báo giá cho

khách hàng, tạo đơn bán hàng và các vấn đềliên quan đến sản phẩm bán ra

5 Bộ phận mua hàng Tiến hành tạo ra những yêu cầu báo giá hay tổ

chức việc đấu thầu để tìm ra nhà cung cấp tốtnhất nhằm mua được những nguyên vật liệuhay sản phẩm với giá tốt cho cửa hàng, quản lýviệc mua các sản phẩm cửa cửa hàng

6 Bộ phận kho Quản lý các sản phẩm trong kho, số lượng

cũng như vị trí cửa các sản phẩm trong kho,lập kế hoạch dịch chuyển hàng hóa

7 Bộ phận nhân sự Có nhiệm vụ quản lý thông tin của các nhân

viên trong cửa hàng, quản lý công tác tuyểndụng của cửa hàng

2.3.3 Danh sách các use case

ST

1 Tìm sản phẩm Tra cứu thông tin sản phẩm trên

2 Đặt hàng Thực hiện việc nhập và đặt

3 Thanh toán Khách hàng tiến hành thanh

toán (lựa chọn trong haiphương thức thanh toán)

Khách hàng

4 Nhập thông tin Nhập vào thông tin để tiến hành

5 Quản lý khách hàng Quản lý việc thêm, xóa, sửa

thông tin của khách hàng

Bộ phận chăm sóckhách hàng

6 Tạo cuộc hẹn Tạo cuộc hẹn gặp mặt khách

hàng tại cửa hàng khi kháchhàng có nhu cầu Có thể cuộchẹn với nhà cung cấp về thươnglượng trong việc mua sản phẩm

Bộ phận chăm sóckhách hàng, bộphận mua hàng

7 Tạo opportunity từ

lead Khi đã xác thực được kháchhàng có tiềm năng cao, nhân

viên sẽ chuyển đổi Lead thànhOpportunity

Nhân viên bánhàng

8 Nhận thông tin từ

khách hàng Nhận thông tin đặt mua sảnphẩm của khách hàng từ trang

web thông qua việc kiểm traLeads

Nhân viên bánhàng

9 Quản lý tài chính, kế

toán Bộ phận kế toán sẽ phải quản lýcác khoản thu chi, ngân sách

của công ty cho quá trình muasản phẩm cho cửa hàng, thanhtoán của khách hàng khi có nhucầu phát sinh Ngoài ra còn đốivới việc thanh toán lương chonhân viên cửa hàng

Nhân viên kế toán,tài chính

10 Tạo hóa đơn Sau khi khách hàng đặt mua

hay chấp nhận mua sản phẩm,

để kết thúc quá trình này thìmột hóa đơn này được tạo racho khách hàng được gửi bằngmail, fax,… lúc này trạng tháivẫn ở chỗ đang chờ thành toán,sau đó khách hàng trả tiền,trạng thái của hóa đơn sẽ làchính thức

Nhân viên kế toán

11 Quản lý sản phẩm Nhập liệu thông tin sản phẩm

cho cửa hàng, số lượng và sảnphẩm cụ thể

Người quản lý

12 Quản lý nhà cung cấp Thông tin về nhà cung cấp Người quản lý

13 Quản lý đơn hàng Sau khi khách hàng đã xác nhận

việc mua sản phẩm đúng nhưnhững gì được ghi hệ thống vàbáo giá (nếu cần), lúc này nhânviên sẽ tạo đơn mua hàng vàgửi cho khách hàng, bản chấtbáo giá và đơn mua hàng là nhưnhau nhưng chỉ khác nhau vềmặt trạng thái, đơn mua hàngmang tính chính thức hơn báo

Nhân viên bánhàng, nhân viênmua hàng

giá

14 Tạo báo giá Sau khi đã chuyển đổi thành

Opportunity thì lúc này nhânviên sẽ gửi báo giá cho kháchhàng (có thể gửi qua email củakhách hàng) nhằm cung cấpchắc chắn thông tin về giá cả,các thông tin về chương trìnhkhuyến mãi và ưu đãi đi kèm

Nhân viên bánhàng, nhân viênmua hàng

15 Quản lý tuyển dụng Bộ phận nhân sự sẽ quản lý

công tác tuyển dụng nhân viênvào cửa hàng thông qua việc sửdụng các module của HumanResources bao gồm tạo côngviệc tuyển dụng, quản lý ứngviên và quá trình tuyển dụngcủa ứng viên, …

Nhân viên bộ phậnnhân sự

16 Quản lý nhân viên Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện

các tác vụ liên quan đến việcquản lý nhân viên như thêmmới nhân viên, cập nhật thôngtin nhân viên, quản lý thời gianlàm việc của nhân viên

Người quản lý

17 Quản lý kho Nhân viên quản lý sẽ kiểm tra

số lượng hàng hóa sản phẩm cótrong kho, còn có nhiệm vụquản lý qui trình nhập hàng vàxuất hàng ra khỏi kho cửa hàng

Nhân viên kho

18 Đăng nhập Các nhân viên trong cửa hàng

muốn thao tác với hệ thống thìđều bắt buộc phải đăng nhập

Mỗi nhân viên có một tài khoảnnhất định

Người quản lý

CHƯƠNG 3: CÁC MODULES SỬ DỤNG

3.1 Sale Management

 Tạo báo giá nhanh chóng, chuyên nghiệp Gửi ngay báo giá bằng email, PDF.Theo dõi các báo giá, chuyển đổi từ báo giá thành hợp đồng bán hàng nhanhchóng Không cần nhập lại các dữ liệu đã có, dành thời gian cho việc bán hàng

 Không mất thời gian để tìm kiếm thông tin khách hàng, hợp đồng, sản phẩm, tất

cả sản phẩm đều được truy xuất dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian tra cứu thôngtin

 Kiểm tra nhanh chóng tồn kho của sản phẩm trong cá kho khác nhau

 Tích hợp hoàn chỉnh với phân hệ CRM: Quản lý toàn bộ các tiềm năng, đầumối, ghi nhận các cuộc gọi, cuộc gặp, đặt kế hoạch cho các cuộc gặp, triển khaucác chiến dịch marketing Các cơ hội đều có thể được chuyển thành báo giábằng các thao tác đơn giản

3.2 CRM

- Quản lý các tác vụ chính như thông tin liên lạc, nhận dạng khách hàng, ưutiên hóa từng loại tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý vàthông báo tự động

- Tạo các tiềm năng một cách tự động dựa trên email gửi đến Phân tích cácnguồn để đánh giá tính khả thi của một cơ hội bán hàng So sánh hiệu quảcủa các kênh hay các chiến dịch marketing cũng như sự hiệu quả của cácnhóm bán hàng (Sales Team)

- Quản lý toàn bộ các tương tác, giao dịch với khách hàng như email, điệnthoại, báo giá, …

- Chức năng theo đuổi các cơ hội được đánh giá là tiềm năng giúp nhận đượccác thông báo tự động (qua email) về tình hình của Cơ hội (thắng, thua, …)

- Lên lịch các buổi gặp gỡ và các cuộc gọi điện sử dụng lịch tích hợp

3.3 Purchase Management

- Tự động tạo các yêu cầu mua sắm, yêu cầu khởi tạo cho báo giá, theo dõiđơn hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp, kiểm soát việc nhận hàng và kiểmtra hóa đơnc ủa nhà cung cấp

- Khởi tạo đấu thầu mua, tổng hợp các trao đổi của nhà cung cấp trong quátrình đấu thầu và so sánh các thỏa thuận cung cấp Chọn nhà cung cấp tốtnhất và gửi đơn đặt hàng dễ dàng

- Không có sản phẩm hoặc đơn hàng bị bỏ sót, kiểm soát hàng tồn kho chophép quả lý các đơn đặt hàng bị trả lại, hoàn tiền, tiếp nhận sản phẩm vàkiểm soát chất lượng.

- Thống kê chính xác về hoạt động của các nhà cung cấp thông qua báo cáolinh hoạt, sự chậm trễ giao hàng, đàm phán giảm giá, số lương hàng hóa đặtmua, …

3.4 eCommerce

- Tính năng theo cấu trúc bán hàng chéo (built-in-cross-selling) cung cấp sảnphẩm bổ sung liên quan đến những gì người mua đã chọn trong giỏ hàng củahọ

- Công cụ bán hàng nâng cao cho khách hàng thấy các sản phẩm tương tựnhưng đắt tiền hơn từ cơ sở dữ liệu của bạn, với những ưu đãi

3.5 Web Builder

- Tạo trang web đẹp, dễ dàng, nhanh chóng không cần kiến thức lập trình

- Các khối giao diện cho phép thiết kế trang web hiện đại, đơn gian han so vớicách xây dựng các trang web khác

- Tương thích với kích thước trên điện thoại di động

- Tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm (SEO) đã có sẵn, không cần cấu hình thêm,Google Analytics mặc định theo dõi phần mềm bán hàng Sợ đồ cấu trúc vànội dụng được tạo ra tự động cho Google lập chỉ mục

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ cho phép tiếp cận được với nhiều đối tượng hơn

3.6 Point of Sales

- Tích hợp đầy đủ với phân hệ quản lý tồn kho của công ty và phân hệ kế toáncung cấp số liệu thống kê theo thời gian thực và tổng hợp tất cả các cửa hàng

mà không có những rắc rối của việc tích hợp nhiều ứng dụng

- Triển khai các cửa hàng chỉ với đường truyền internet: không cần cài đặt,không cần máy chủ đặt tại chỗ

- Chạy được trên đa nền tảng: Trình duyệt web, thiết bị di động máy in và cácthiết bị ngoại vi

3.7 Live Chat

- Hỗ trợ nhanh chóng cho khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàngnhanh chóng, tăng sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng với trang web

3.8 Marketing

- Cung cấp các tiền năng (Leads) tự động thông qua các chiến dịch marketing

- Thiết kế các chiến dịch tiếp thị như quy trình công việc: bao gồm các mẫuemail, báo cáo, …

- Xác định các phân đoạn đàu sẽ chọn các mục nên nhập chiến dịch

- Chạy chiến dịch trong chế độ mô phỏng để kiểm tra theo thời gian thực hoặctăng tốc và tinh chỉnh

3.9 Warehouse Management

- Thiết lập các nghiệp vụ giao nhận, đóng gói và dịch chuyển nội bộ theo lịchtrình tự động bằng cách sử dụng quy tắc định tuyến của riêng công ty Quytắc đẩy và kéo các quy định để tổ chức một kho hoặc để quản lý các dịchchuyển của hàng hóa giữa một số kho

- Bao quát tất cả các kho hàng bằng cách truy xuất tất cả các nghiệp vụ trongquá khứ và các giao dịch hàng tồn kho trong tương lai Theo dõi chi tiết tất

cả các di chuyển kho, không chỉ trong kho của công ty mà còn trong kho củađối tác

- Tích hợp với các phân hệ Bán hàng, Mua hàng, Kế toán: Việc mua sắm hànghóa được quản lý chính xác bởi phân hệ quản lý kho được tích hợp đầy đủvới phân hệ mua hàng, bán hàng để có dự báo chính xác Việc tích hợp với

kế toán cho phép định giá hàng tồn kho theo thời gian thực và báo cáo chitiết về các khoản thu chi trong nghiệp vụ quản lý kho

- Quản lý từng vị trí riêng của hàng hóa để trong hay ngoài kho, kho củakhách hàng, kho của nhà cung cấp hoặc hàng tồn tại kho sản xuất với hệthống quản lý đa kho dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc

3.10 Employee Directory

- Tất cả các hoạt động nhân sự của Công ty bạn được quản lý dễ dàng: chia sẻ kiến thức, tuyển dụng, đánh giá, bảng chấm công, hợp đồng, điểm danh, biênchế, vv

- Từng nhu cầu được cung cấp bởi một ứng dụng cụ thể kích hoạt theo yêu cầu

3.12 Online Events

- Cửa hàng có thể tự tạo các sự kiện nhằm thúc đẩy kinh doanh, tăng lượng khách hàng thông qua các sự kiện theo từng thời điểm trong năm, có thể thực hiện được qua việc giảm giá, …

- Được hiển thị lên website giúp khách hàng có thể nhìn thấy theo mọi lúc, mọi nơi các sự kiện đang diễn ra

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI CÁC MODULES TRONG ODOO 4.1 Website bán hàng

- Trang chủ gồm ảnh cover, thông tin các sản phẩm kinh doanh, thông tin liên hệ, thời gian làm việc

- Sản phẩm gồm các sản phẩm cửa hàng đang kinh doanh

- Nhấp vô từng sản phẩm sẽ hiển thị chi tiết thông tin sản phẩm.

4.2 Quản lí bán hàng

4.2.1 Quản lý báo giá (Quotation)

- Trong module Sale chọn Quotation → chọn Create để tạo báo giá

- Báo giá được tạo có những thông tin sau

- Điền các thông tin như khách hàng muốn gửi báo giá (Customer), Thờigian (Date), chọn Add an item ở mục Order Lines để thêm sản phẩm, đơngiá, số lượng muốn gửi báo giá

- Điền xong tất cả thông tin nhấn Save để hoàn thành bảng báo giá.

- Chọn Send by Email để gửi báo giá cho khách hàng bằng mail

- Cũng có thể chọn Print để in báo giá ra file PDF.

4.2.2 Quản lý đơn hàng (Sales Order)

- Sau khi gửi báo giá cho khách hàng và khách hàng đồng ý mua thì chọnConfirm Sale để tạo đơn hàng

- Chọn View Delivery Order để xem thông tin giao hàng

- Chọn Check Availability để khiểm tra số lượng hàng trong kho, chonTransfer để giao hàng cho khách hàng

- Khi đơn hàng được giao thành công chọn Create Invoice tiến hành tạohóa để để khách hàng thanh toán

- Hóa đơn được tạo có các thông tin như sau

- Chọn Validate để tiến hành xác nhận thanh toán, ở đây có 2 cách gửi hóađơn cho khách hàng là gửi bằng email hoặc in hóa đơn.

- Chọn Register Payment để tạo thanh toán của khách hàng, chọn phươngthức thanh toán ở mục Payment Method, xong nhấn Register Payment đểtiến hành thanh toán.

- Đơn hàng đã hoàn thành

4.3 Quản lí mua hàng

4.3.1 Mời thầu (Call for bids)

- Vào module Purchase → chọn mục Call for bids → chọn Create để tạoyêu cầu mời thầu

- Điền các thông tin ngày hết hạn mời thầu, ngày đặt hàng, sản phẩm mờithầu, số lượng, … Nhấn Save để lưu lại.

- Chọn Confirm Call để xác nhận gọi cho các nhà thầu → chọn Request aQuotation để yêu cầu báo giá và chọn các nhà thầy để gửi báo giá

- Gửi mail cho các nhà cung cấp yêu cầu báo giá bằng cách click vào biểutượng trong khung đỏ

- Yêu cầu báo giá được gửi đi gồm những thông tin

- Sau khi được nhà cung cấp gửi báo giá chỉnh sửa giá trong Requests forQuotation → chọn RFQ của nhà cung cấp để chỉnh sửa giá → Edit đểchỉnh giá theo nhà cung cấp → Sau đó chọn Bid Received

- Quay lại Call for Bids → chọn Close Call for Bids khi muốn kết thúc đấuthầu.

- Khi này sẽ xuất hiện nút Choose Product Lines để lựa chọn mua sảnphẩm của nhà cung cấp nào.