[Cây xanh] phan tich thiet ke he thong quan ly benh vien phần mềm quản lý học sinh

phan tich thiet ke he thong quan ly benh vien phần mềm quản lý học sinh

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC SINH

Đơn vị thiết kế: Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Cây Xanh (GreenTree, JSC)

Nhóm phát triển dự án:

• Trần Văn Hậu

• Nguyễn Quang Tú (Team Leader)

• Nguyễn Huy Giang

• Phạm Sơn Tùng

• Đỗ Anh Tuấn

Nhóm đối tác:

• Nguyễn Xuân Cảnh (CEO)

• Nguyễn Duy Khánh (CCO)

Mục lục

GIỚI THIỆU CÔNG TY

Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Cây Xanh (Green Tree Joint Stock Company) được thành lập tháng 01-2014 tại văn phòng TC-306 bởi một đội ngũ kỹ sư Bách Khoa giàu tính sáng tạo, năng động, cần cù, nhiệt huyết trong lĩnh vực đưa ra các giải pháp phần mềm, các hệ thống quản lý và cổng thông tin điện tử, với định hướng hoạt động cung cấp các giải pháp và dịch vụ phần mềm cho lĩnh vực quản lý nói chung tại Việt Nam và quốc tế Trong thời gian hoạt động, Green Tree, JSC đã liên tục phát triển và trở thành một trong những công ty trẻ, năng động và có uy tín cao trong lĩnh vực hoạt động của mình Green Tree, JSC có đội ngũ quản trị chính thức 5 thành viên vào tháng 04-2014 và hoạt động trong 2 lĩnh vực chính

• Cung cấp các hệ thống quản lý trên nền Website: tổ chức bộ máy, bán hàng, đào tạo…

• Cung cấp các giải pháp dịch vụ triển khai cổng thông tin điện tử

Với một đội ngũ kĩ sư nhạy bén, với phương châm hoạt động cam kết lâu dài, đội ngũ triển khai chuyên nghiệp và luôn nỗ lực hiểu biết sâu sắc nhu cầu khách hàng, Green Tree, JSC đã nhận được sự tin tưởng của nhiều khách hàng và đối tác lớn tại Việt Nam

và quốc tế

(Delegation)

Green Tree, JSC

LỜI NÓI ĐẦUHiện nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và cải thiện đáng kể năng suất trong các hệ thống thông tin quản lý ngân hàng, giao thông….vốn dĩ cồng kềnh và quá tải từ xưa tại Việt Nam, tuy nhiên hệ thống các trường trung học phổ thông của chúng ta vẫn chưa thể triển khai và bắt nhịp với hệ thống xử lý thông tin điện tử và

vẫn tồn tại rất nhiều thao tác tốn kém, không hiệu quả và nhiều rủi ro Tạo áp lực cho hệ thống giáo dục về nhân lực quản lý và chi phí cũng như khắc phục rủi ro, công việc quản lý thậm chí có thể gây mệt mỏi, bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công-nhân-viên chức tham gia quản lý bằng các phương pháp lạc hậu Bởi vậy, sự ra đời và can thiệp kịp thời của một hệ thống quản lý thông tin điện tử hiện đại là tất yếu để giải đáp các khó khăn cho giáo dục như:

 Tiết kiệm chi phí nhân lực

 Liên kết gần gũi Nhà trường-Phụ huynh-Học sinh

Trong bài này sẽ giải quyết bài toán “Quản lý trường trung học phổ thông”, bài toán được mô tả sơ lược như sau:

Trong nhà trường trung học phổ thông, mỗi học sinh khi nhập trường phải nộp một bộ hồ sơ cá nhân Các thông tin về từng học sinh sẽ được nhà trường quản lý thông qua hồ sơ và tiến hành làm thẻ học sinh cho từng học sinh

Sau mỗi học kì, mỗi học sinh có thể nhận được các loại điểm thi học kì của từng môn Cuối học kì, nhà trường tổng kết điểm trung bình của môn, của từng học kì cho mỗi học sinh Học sinh sẽ nhận được kết quả học tập và nhận xét về ý thức học tập và xếp loại vào cuối mỗi kì và cả năm

Ban quản trị có trách nhiệm cung cấp các quy định tính điểm, các đánh giá xếp loại, quy định về khen thưởng kỉ luật Cuối mỗi kì học, Ban giám hiệu nhận được các báo cáo về tình hình chung của từng lớp và đưa ra quyết định khen thưởng cho từng tập thể lớp và cá nhân học sinh và ra quyết định danh sách lên lớp

Các phần dưới sẽ là khảo sát hệ thống và chi tiết các bước giải quyết bài toán này

I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÍ HỌC SINH

1 Khảo sát tình hình thực tế tại trường THPT Trung Giã

1.1 Giới thiệu trường THPT Trung Giã

Trường THPT Trung Giã nằm trên địa bàn xã Trung Giã – Sóc Sơn – Hà Nội, trường mới được lại xây dựng nên cơ sở vậy chất rất khang trang, quang cảnh trường rộng rãi thoáng mát Hiện nay trường THPT Trung Giã có 30 phòng học, 10 phòng chức năng Trường có 100% cán bộ đạt chuẩn và trên chuẩn Trường hiện đang có 1375 học sinh trong đó khối lớp 10 có 10 lớp tổng số học sinh là 497, khối lớp 11 có 10 lớp tổng

số học sinh là 455, khối lớp 12 có 9 lớp tổng số học sinh là 423 Thành tích của học sinh trong các cuộc thi tuyển sinh đại học, cao đẳng, thi tốt nghiệp phổ thông, rồi đến các cuộc thi học sinh giỏi luôn đạt kết quả cao Trường THPT Trung Giã đã đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia vào năm 2013

1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Trường được tổ chức với mô hình ban giám hiệu điều hành và quản lí chung gồm:

Để phù hợp với quá trình quản lý học sinh thì nhà trường có phân ra 3 bộ phận là

bộ phận tiếp nhận học sinh, bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy, bộ phận quản lý điểm

và hạnh kiểm vai trò của từng bộ phận cụ thể như sau:

• Bộ phận tiếp nhận học sinh: có trách nhiệm nhập danh sách học sinh, lập hồ sơ học sinh khi bắt đầu một khoá học, một năm học mới

• Bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy: có trách nhiệm lập lịch học, bổ sung quy chế dạy và học, phân công giáo viên các bộ môn, giáo viên các bộ môn

• Bộ phận Quản lý điểm và hạnh kiểm: có trách nhiệm nhập điểm, hạnh kiểm học sinh cuối mỗi học kỳ và đưa ra đánh giá kết quả học tập, khen thưởng kỷ luật

1.3 Lưu trữ thông tin của học sinh

Lưu trữ dữ liệu gồm:

• Toàn bộ học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp của học sinh đều được lưu giữ và quản lý tại phòng văn thư lưu trữ toàn bộ bằng sổ sách

• Hồ sơ báo cáo quyết định hoặc một số giấy tờ khác do đồng chí hiệu trưởng quản lý

• Giáo viên bộ môn cho điểm trong sổ điểm cá nhân

• Lưu trữ điểm trong sổ cái để tính điểm trung bình cả kì và cả năm Trong sổ cái còn lưu trữ hạnh kiểm để xếp loại học lực cho học sinh trong mỗi kì, cả năm học

• Lưu trữ thông tin lí lịch học sinh như: quê quán, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, phụ huynh học sinh(bố và mẹ), nghề nghiệp trên sổ sách, giấy tờ

• Giấy tờ lưu trữ học sinh chuyển đi hoặc chuyển đến

• Điểm do giáo viên bộ môn cung cấp, giáo viên chủ nhiệm ghi điểm vào sổ cái rồi tính điểm trung bình học kỳ và cả năm sau đó gửi điểm lên phòng giám hiệu

Một số lãnh đạo, giáo viên nhà trường đã quản lí học sinh, công việc của mình trên máy tính, sử dụng các phần mềm tin học phổ dụng như WORD, EXCEL nhưng chưa có phần mềm nào được xây dựng một cách hệ thống và chuyên sâu phục vụ cho quá trình quản lý học sinh

Việc quản lý học sinh của trường chủ yếu vẫn dựa trên các giấy tờ nên việc quản

lý còn gặp một số vấn đề khó khăn Việc cập nhật sự thay đổi chậm, phải tẩy xoá hay phải làm mới hoàn toàn mỗi khi bổ sung hoặc xoá khi có học sinh chuyển trường hay có học sinh chuyển tới mất rất niều thời gian, nhiều khi dẫn tới lỗi trong dữ liệu lưu trữ

Sau đây là một số mẫu giấy tờ thường được sử dụng tại trường:

Học bạ

Phần lý lịch

Phần ghi điểm, hạnh kiểm

Phần đánh giá kết quả trong từng năm học

Các mẫu báo cáo thông kê

Cho từng học sinh

- Bảng điểm chi tiết môn học

- Bảng điểm tổng hợp

Cho từng lớp học

- Danh sách lớp

- Bảng điểm chi tiết môn học

- Bảng điểm tổng kết môn học

Toàn trường

1.4 Quy trình quản lý học sinh của nhà trường

Quá trình của một học sinh khi bắt đầu vào trường cho tới khi tốt nghiệp

Quá trình tiếp nhận hồ sơ của học sinh từ khi vào trường tới khi ra trường:

Tiếp nhận học sinh: mỗi học sinh khi đủ điều kiện vào trường phải cung cấp đầy

đủ thông tin về bản thân, gia đình bao gồm:

• Giấy khai sinh photo có công chứng

• Học bạ cấp 2

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp cấp 2 tạm thời

• Giấy báo điểm

• Hộ khẩu đem theo để đối chiếu

Bộ phận Tiếp nhận học sinh nhận thông tin về học sinh, kiểm tra, phân loại học sinh Nếu thiếu thiếu sót những thông tin quan trọng phải yêu cầu học sinh cung cấp ngay, có thể cử bộ phận đi xác minh thông tin về học sinh nếu cảm thấy cần thiết Khi thông tin về học sinh đã đúng, đủ Bộ phận Tiếp nhận học sinh tiến hành lập hồ sơ học sinh Việc cập nhật sơ đồ học sinh được diễn ra trong tất cả các năm tiếp theo khi học sinh còn học tại trường khi Sau khi lập xong hồ sơ học sinh, bộ phận tiếp nhận học sinh tiến hành phân lớp, phân nhóm học sinh Việc tiến hành phân lớp tuân theo nguyên tắc riêng của mỗi trường có thể có lớp chuyên hoặc lớp chất lượng cao Học sinh mới được phân vào các khối lớp, danh sách lớp được lập rõ ràng Công việc cuối cùng của bộ phận Tiếp nhận học sinh là phân công giáo viên chủ nhiệm cho từng lớp Mỗi lớp phân công một giáo viên chủ nhiệm chụi trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các em cách thức phương pháp học tập, qui chế ngay từ những ngày đầu khi bước vào trường Danh sách của từng lớp và giáo viên chủ nhiệm được lập và lưu vào trong kho dữ liệu

• Đầu mỗi năm học dữ liệu học sinh được cập nhật bổ sung, hồ sơ học sinh và danh sách lớp được gửi về Bộ phận thiết lập kế họach

Bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy: khi đã nhận được đầy đủ thông tin về học

sinh, giáo viên, thông tin giáo dục của cấp trên căn cứ vào qui chế dạy và học ở trường

bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy phân công giáo viên dạy các môn học cho các lớp, lập Thời khoá biểu cho tất cả các lớp, tất cả các môn học Bảng phân công giáo viên, Thời khoá biểu sau khi được lập được gửi lại cho học sinh, giáo viên và gửi sang bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm Thời khoá biểu được lập cho toàn bộ năm học, nếu không thực sự cần thiết thì sẽ không thay đổi

• Trong quá trình học tập, rèn luyện giáo viên chủ nhiệm và giáo viên các bộ môn có trách nhiệm quản lý và đánh giá kết quả của mỗi học sinh Kết quả này được cập nhật liên tục vào Bảng điểm, hạnh kiểm riêng của mỗi giáo viên Tuy nhiên giai đoạn này không nằm trong hệ thống quản lý học sinh

• Cuối mỗi học kỳ năm học, giáo viên gửi Bảng điểm và đánh giá hạnh kiểm của từng học sinh cho Bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm Bộ phận quản lý điểm căn

cứ vào Qui chế dạy và học của trường do bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy cung cấp thực hiện nhiệm vụ của mình

Bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm: cuối học kỳ I, bộ phận nhận đầy đủ thông tin

về quá trình học tập, rèn luyện của học sinh trong cả kỳ học, tổng hợp dữ liệu, sơ kết học kỳ Cuối năm học, bộ phận này cũng tổ chức sơ kết năm học đồng thời thực hiện phân loại đánh giá học sinh và đưa ra các thống kê, báo cáo, khen thưởng, kỷ luật, kết quả xét lưu ban lên lớp

• Kết thúc năm học, bộ phận Tiếp nhận học sinh cập nhật dữ liệu điểm, hạnh kiểm, các danh hiệu vào hồ sơ học sinh, lưu trữ dùng cho đến khi kết thúc khoá học

1.5 Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống

• Ký hiệu các đối tượng sử dụng mô hình tiến trình nghiệp vụ

Bộ phận của hệ thống

Luồng dữ liệu

Tác nhân ngoài

• Mô hình tiến trình nghiệp vụ

2 Các nghiệp vụ của hệ thống quản lý học sinh

2.1 Quy trình tiếp nhận hồ sơ học sinh

- Điều kiện ban đầu: Mỗi khi có sự thay đổi về hồ sơ học sinh như chuyển lớp, chuyển trường, lên lớp, lưu ban…

- Thông tin đầu vào: lý lịch bản thân do học sinh cung cấp

- Kết quả đầu ra: dữ liệu mới nhất của học sinh đó

- Nơi sử dụng: ban lưu trữ

- Tần suất: không cố định, tuỳ thuộc vào thông tin đến

- Quy tắc: Mỗi học sinh chỉ có duy nhất một hồ sơ

- Lời bình:

 Hồ sơ học sinh phải được cập nhật liên tục hàng năm hoặc mỗi khi có

sự thay đổi trong quá trình học của học sinh

 Thông tin trong hồ sơ học sinh phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng,tránh trùng lặp, nhầm lẫn

2.2 Quy trình lập thời khóa biểu

- Điều kiện ban đầu: Đầu năm học bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy phải lập thời khoá biểu cho từng lớp trong từng học kì

- Thông tin đầu vào: dữ liệu về danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học

- Kết quả đầu ra: lịch học của từng lớp

- Nơi sử dụng: học sinh, ban lưu trữ

- Tần suất: Đầu năm học (1lần duy nhất )

- Quy tắc:

 Mỗi lớp chỉ có một thời khoá biểu

 Thời khoá biểu của mỗi lớp hoàn toàn khác nhau

 Thời khoá biểu phải trùng với kế hoạch giảng dạy của giáo viên

 Không được nhầm lẫn về ngày học, giờ học, giáo viên, số lượng tiết học, số môn học

- Lời bình: Lập thời khoá biểu ngay từ đầu năm học tạo nên sự thống nhất, có

kế hoạch trong dạy và học Cần sử dụng người có giỏi tính toán và có kinh nghiệm để lập thời khoá biểu, nên sử dụng máy tính hỗ trợ Đầu năm học phải tiến hành lập thời khóa biểu cho cả hai học kì

2.3 Quy trình lập kế hoạch giảng dạy

- Điều kiện ban đầu: Đầu năm học bộ phận phải lập kế hoạch giảng dạy cho từng giáo viên bộ môn, trong từng học kì

- Thông tin đầu vào: dữ liệu về danh sách lớp, số lượng giáo viên, danh mục môn học, số ngày học, số tiết học

- Kết quả đầu ra: lịch học của từng giáo viên theo từng môn học

- Nơi sử dụng: giáo viên bộ môn, ban lưu trữ

- Tần suất: Đầu năm học (1 lần duy nhất)

- Quy tắc:

 Giáo viên dạy bao nhiêu môn thì có bấy nhiêu kế hoạch giảng dạy cho từng môn đó

 Kế hoạch giảng dạy phải trùng với thời khoá biểu của học sinh

 Không được nhầm lẫn về ngày học, giờ học, giáo viên, số lượng tiết học, số môn học

- Lời bình: Lập kế hoạch giảng dạy ngay từ đầu năm học tạo nên sự thống nhất, có kế hoạch trong dạy và học Cần sử dụng người có giỏi tính toán và có kinh nghiệm để lập kế hoạch giảng dạy, nên sử dụng máy tính hỗ trợ

2.4 Quy trình tính điểm trung bình

- Điều kiện ban đầu: sau mỗi học kì, giáo viên bộ môn gửi tất cả các điểm của môn học có trong học kì đó lên bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm để tính điểm trung bình từng môn học và trung bình chung

- Thông tin đầu vào: điểm môn học trong học kì của giáo viên bộ môn gửi lên

bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm

- Kết quả đầu ra: điểm trung bình môn học đó và điểm trung bình chung của tất cả các môn học

- Nơi sử dụng: bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm, ban lưu trữ

- Tần suất: 1 học kì /lần

- Quy tắc:

 Điểm miệng và điểm 15 phút hệ số 1, Điểm 45 phút hệ số 2

 Đối với từng môn học: ĐTB = (TBHK *2 + Điểm thi )/3

 Hai điểm Toán, Văn nhân hệ số 2 khi tính điểm trung bình

 Điểm TBCN = (Điểm TBHK2 *2 + Điểm TBHK1) / 3

- Lời bình:

 Kết quả điểm phải được giáo viên chủ nhiệm thông báo đến từng học sinh, nếu cần thiết có thể thông báo cho phụ huynh học sinh

 Điểm của học sinh phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng, đúng quy tắc

2.5 Quy trình báo cáo, thống kê, in ấn

Công việc in thời khóa biểu

- Điều kiện ban đầu: khi yêu cầu của ban giám hiệu cần lập thời khóa biểu cho từng lớp

- Thông tin đầu vào: Kết quả lập thời khóa biểu do bộ phận tính toán gửi

- Kết quả đầu ra: Thời khoá biểu theo từng lớp

- Nơi sử dụng: học sinh, ban lưu trữ

- Tần suất: Đầu năm học ( lập cho cả hai học kì )

Lời bình: In thời khoá biểu phải đúng với yêu cầu đã gửi đến, tránh nhầm lẫn gây hậu quả trong công tác dạy và học của nhà trường

Công việc in kế hoạch giảng dạy

- Điều kiện ban đầu: khi yêu cầu của ban giám hiệu hoặc giáo viên cần in kế hoạch cho từng giáo viên theo từng môn học

- Thông tin đầu vào: Kết quả lập kế hoạch giảng dạy do bộ phận tính toán gửi

- Kết quả đầu ra: kế hoạch giảng dạy của từng giáo viên theo từng môn học

- Nơi sử dụng: giáo viên, ban lưu trữ

- Điều kiện ban đầu: khi yêu cầu cần in kế hoạch cho từng giáo viên theo từng môn học

- Thông tin đầu vào: Kết quả lập kế hoạch giảng dạy do bộ phận tính toán gửi

- Kết quả đầu ra: kế hoạch giảng dạy của từng giáo viên theo từng môn học

- Nơi sử dụng: giáo viên, ban lưu trữ

-Công việc in bảng điểm

- Điều kiện ban đầu: cuối mỗi học kì khi có yêu cầu in ấn bảng điểm

- Thông tin đầu vào: Kết quả tính toán do bộ phận tính toán cung cấp

- Kết quả đầu ra: bảng điểm môn học, bảng điểm học kì theo từng lớp

- Nơi sử dụng: giáo viên, học sinh, ban lưu trữ

- Tần suất: 1học kì /lần

- Quy tắc:

 Bảng điểm phải được in theo từng lớp, từng môn học

 Có chữ kí xác nhận của giáo viên và đại diện ban giám hiệu

 Khi có thay đổi phải in bảng điểm mới, không sửa chữa tẩy xoá trên bảng điểm

Công việc in báo cáo thống kê cuối năm

- Điều kiện ban đầu: cuối mỗi năm học khi ban giám hiệu yêu cầu in báo cáo thống kê như điểm, xếp loại chung, danh sách học sinh giỏi …

- Thông tin đầu vào: Thống kê tổng hợp do bộ phận tính toán cung cấp

- Kết quả đầu ra: báo cáo danh sách học sinh giỏi,thống kê điểm, thống kê xếp loại …

- Nơi sử dụng:ban giám hiệu, ban lưu trữ

- Tần suất: 1 lần (Cuối năm học)

- Quy tắc:

 Thực hiện theo đúng yêu cầu báo cáo

 In ấn phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó

 Các báo cáo thống kê phải sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá

Công việc in quyết định khen thưởng kỉ luật

- Điều kiện ban đầu: Khi ban giám hiệu yêu cầu in quyết định khen thưởng kỉ luật

- Thông tin đầu vào: quyết định khen thưởng hay kỉ luật một cá nhân, tập thể

cụ thể

- Kết quả đầu ra: Bằng khen, giấy khen, quyết định khen thưởng, quyết định kỉ luật

- Nơi sử dụng: ban giám hiệu

- Tần suất: tuỳ thuộc vào yêu cầu gửi đến

- Lời bình: quyết định khen thưởng kỉ luật phải đúng với mẫu biểu đã quy định trước đó và phải có dấu và chữ kí xác nhận của nơi trao quyết định

3 Mong muốn của khách hàng và mục tiêu, yêu cầu, lợi ích của hệ thống mới

Với phương pháp quản lý điểm thủ công trong hệ thống cũ thì sẽ mất thời gian, mất sức và còn nhiều bất cập Một lớp có nhiều học sinh, một trường có rất nhiều lớp nên việc quản lý như vậy sẽ rất cồng kềnh Ví dụ khi muốn tìm kiếm thông tin của một học sinh thi cần tìm lại hồ sơ của học sinh đó trong kho hồ sơ việc này là không dễ do

có rất nhiều hồ sơ Do thực tế khi lưu trữ thông tin có thể phải thêm 1 số thông tin quản

lí mới công việc này với hệ thống cũ là rất khó khăn Ví dụ như khi muốn lưu trữ thêm thông tin liên lạc của phụ huynh học sinh là số điện thoại và email Do vậy các trường THPT cần có một phần mềm chuyên biệt để quản lý học sinh một cách khoa học và hiệu quả nhất

3.1 Mong muốn của khách hàng về hệ thống mới

Hệ quản học sinh PTTH có nhiệm vụ cơ bản như sau:

• Quản lý học sinh trên tất cả các mặt từ khi bắt đầu vào trường, mỗi năm học cho đến khi tốt nghiệp ra trường

• Quản lý đội ngũ giáo viên, quản lý các lớp các bộ môn

• Khi kết thúc mỗi học kỳ và năm học làm tốt công tác sơ kết tổng kết, xét các danh hiệu, xét lưu ban, lên lớp và tốt nghiệp

• Thông tin bảo đảm bí mật, an toàn, sắp xếp hợp lý để tiện khai thác, tìm kiếm sửa chữa

3.2 Mục tiêu của hệ thống mới

• Mục tiêu cung cấp hệ thống quản lý thông tin giáo dục toàn diện

• Cập nhật kịp thời với quy chế mới

• Tổng hợp, liên thông thông tin giữa các cấp trường - phòng giáo dục - sở giáo dục

• Cung cấp thông tin cho phụ huynh học sinh về tình hình học tập, rèn luyện của con cái khi ngồi trên ghế nhà trường

3.3 Yêu cầu của hệ thống mới

STT Yêu cầu chất lượng

Tính tiến hóa

1 Thay đổi quy định tiếp nhận học sinh

Tính tiện dụng

6 Giao diện người dùng thân thiện

7 Ngăn chặn không gây lỗi, cảnh báo nếu gặp lỗi

Tính tương thích

8 Chạy được trên hệ điều hành Window hiện nay

Tính bảo mật

9 Có chức năng sao lưu cơ sở dữ liệu (định kỳ và tức thì)

10 Phục hồi cơ sở dữ liệu khi mất (xóa nhầm)

3.4 Lợi ích của hệ thống mới

hoạch giảng dậy

Giảm bớt thời gian của việc thiết lập kế hoạch giảng dạy, sắp lịch nhanh không bị trùng lặp

Bộ phận Quản lý

điểm và hạnh kiểm

Nhập đểm nhanh chóng, sửa chữa điểm nhập sai dễ dàng, không cần tính điểm cho học sinh phần mềm tự động tính điểm và đưa ra kết quả tống kết

Ban giám hiệu Dễ dàng xem các báo cáo thống kế, để đưa ra các nhận xét

4 Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát

4.1 Sơ đồ tổng thể hệ thống mới cần xây dựng

Bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy

Bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm

Ban giám hiệu

4.2 Mô tả chi tiết dữ liệu

Dự án: Quản lý học sinh PTTH Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ học sinh

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu

Tên dữ liệu: Mã học sinh

Định nghĩa Mã của học sinh là duy nhất cho từng học sinh dùng để phân biệt học sinh đó với

học sinh khác Cấu trúc và

khuôn dạng Kiểu số nguyên, tự động tăng khi thêm bản ghi mới

Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000 học sinh

Ví dụ Học sinh: Lê Trần Cường

Lời bình Mã học sinh phải là duy nhất, không có hai học sinh có cùng mã số

Tên dữ liệu: Họ tên học sinh

Định nghĩa Họ tên học sinh

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu ký tự, độ dài 30 ký tự Nhập tự do với yêu cầu không ít hơn 2 từ.

Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000 học sinh

Ví dụ Học sinh: Lê Trần Cường

Lời bình Tên học sinh phải đầy đủ, chính xác theo tên trong giấy khai sinh

Tên dữ liệu: Ngày sinh

Định nghĩa Ngày sinh của từng học sinh

Lời bình Ngày sinh phải đúng theo giấy khai sinh

Tên dữ liệu: Giới tính

Định nghĩa Giới tính của học sinh

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu số nguyên, bằng 1 là Nam, 0 là nữ Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000 học sinh

Ví dụ Trường giới tính của học sinh Lê Trần Cường có giá trị là: 1

Lời bình

Tên dữ liệu: Địa chỉ

Định nghĩa Địa chỉ gia đình học sinh

Cấu trúc và

khuôn dạng Kiểu ký tự, độ dài tối đa 50

Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000 học sinh

Ví dụ 220 Hoa Bằng – Yên Hoà - Cầu Giấy

Lời bình Nơi sinh nên đầy đủ từ cấp xã (phường), huyện ( quận)

Tên dữ liệu: Điện thoại gia đình

Định nghĩa Điện thoại liên hệ

Tên dữ liệu: Họ tên Bố

Định nghĩa Họ tên đầy đủ của bố

Cấu trúc và

khuôn dạng Kiểu ký tự, độ dài 30 ký tự

Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000

Lời bình Có thể bỏ trống khi không có bố

Tên dữ liệu: Họ tên Mẹ

Định nghĩa Họ tên đầy đủ của mẹ

Cấu trúc và

khuôn dạng

Kiểu ký tự, độ dài 30 ký tự Loại hình Sơ cấp

Số lượng Số lượng cho phép 100000

Lời bình Có thể bỏ trống khi không có mẹ

Tên dữ liệu: Mã môn học

Định nghĩa Mã của môn học xác định là duy nhất cho mỗi môn học

Tên dữ liệu: Tên môn học

Định nghĩa Tên môn học

Tên dữ liệu: Hệ số Môn học

Định nghĩa Hệ số của môn học trong tính điểm tổng kết học kỳ

Số lượng Tối đa 15

Ví dụ Lớp 10A1 năm học 2006 - 2007 có mã ‘0506A1’

Lời bình

Tên dữ liệu: Tên lớp học

Định nghĩa Tên lớp, thay đổi theo từng năm

Cấu trúc và

khuôn dạng

Char(4) Loại hình Sơ cấp

Số lượng Tối đa 50

Lời bình

Tên dữ liệu: Mã Giáo viên

Định nghĩa Mã giáo viên dạy trong trường, phân biệt với giáo viên khác

Cấu trúc và

khuôn dạng

Số nguyên, tăng tự động Loại hình Sơ cấp

Số lượng Tối đa 100

Ví dụ Nguyễn Thu Thuỷ có mã 1

Lời bình

Tên dữ liệu: Tên giáo viên

Định nghĩa Tên đầy đủ giáo viên

Cấu trúc và

khuôn dạng

NVarChar(30)

Loại hình Sơ cấp

Số lượng Tối đa 100

Lời bình

Tên dữ liệu: Điểm

Định nghĩa Điểm giáo viên đánh giá kết quả học tập của học sinh

4.3 Tổng hợp các kết quả đầu ra của hệ thống

khen thưởng, kỷ luật

Bảng điểm chi tiết môn họcBảng điểm tổng kết các môn học

In báo cáo tổng hợpVới giáo viên:

Thống kê số lượng học sinh giảng dạy theo môn họcThống kê tỷ lệ điểm học sinh (khá, giỏi, trung bình)Thống kê tỷ lệ điểm thi học kỳ

Với toàn trường

D5 • Hạnh kiểm

khen thưởng, kỷ luật

 Bảng tổng hợp các dữ liệu

ràng buộc

5 Ước lượng dự án

Trước khi lập kế hoạch dự án phần mềm quản lí điểm, nhà trường đã có một số thông tin, dữ liệu như bảng điểm của học sinh qua các kỳ, các năm, danh sách môn học, danh sách giáo viên giảng dạy trong trường…

Bên cạnh đó còn có các quy định về cách tính điểm, một số phần mềm đã sử dụng từ trước…Tất cả những yếu tố này sẽ giúp cho việc thiết kế phần mềm mới thuận lợi hơn, giảm bớt được một số khó khăn do yếu tố chủ quan đem lại

5.1 Kĩ thuật ước lượng

Chi phí phần mềm bao gồm một phần trăm nhỏ của toàn bộ chi phí cho hệ thống dựa trên máy tính Một lỗi lầm lớn trong các ước lượng chi phí phần mềm có thể tương đối ít ảnh hưởng Ngày nay, phần mềm là một yếu tố tốn kém trong nhiều hệ thống dựa trên máy tính Lỗi lầm ước lượng chi phí lớn có thể tạo ra chênh lệch giữa lợi nhuận và thất thoát Ước lượng về chi phí và công sức phần mềm không thể nào cho một kết quả chính xác được bởi có quá nhiều tham biến (con người, kĩ thuật, môi trường, chính trị…) ảnh hưởng đến chi phí chung của phần mềm và công sức càn để phát triển nó Tuy vậy việc ước lượng dự án phần mềm có thể được biến đổi từ một nghệ thuật thành một dãy các bước hệ thống để đưa ra các ước lượng với độ rủi ro chấp nhận được

Để đạt được các ước lượng chi phí và công sức tin cậy, một số tuỳ chọn nảy sinh:

1 Trì hoãn việc ước lượng tới giai đoạn sau trong dự án (chúng ta có thể đạt được ước lượng chính xác 100% sau khi dự án đã hoàn tất)

2 Dùng các kĩ thuật phân rã tương đối đơn giản để sinh ra ước lượng về chi phí và công sức dự án.

3 Phát triển một mô hình kinh nghiệm cho chi phí và công sức làm phần mềm

4 Thu được một hay nhiều công cụ ước lượng tự động

Các ước lượng chi phí phải đưa ra ngay từ đầu Tuy nhiên chúng ta đợi càng lâu thì càng biết nhiều, biết càng nhiều thì ước lượng càng chính xác, càng ít có khả năng phạm phải lỗi lầm trầm trọng trong ước lượng Những ước lượng về công sức con người cần có (thường theo người/ tháng), thời hạn dự án theo ngày tháng (theo thời gian lịch)

và chi phí( theo đồng) Trong nhiều trường hợp, ước lượng được thực hiện bằng cách dùng kinh nghiệm quá khứ xem như hướng dẫn duy nhất Nếu một dự án mới rất giống

về kích cỡ và chức năng với một dự án quá khứ thì rất có thể là dự án mới sẽ đòi hỏi chi phí cũng tương tự như dự án cũ Người ta phát triển một số kĩ thuật ước lượng để phát triển phần mềm Mặc dù mọi kĩ thuật đều có điểm mạnh và điểm yếu của nó, tất cả chúng đều có một số thuộc tính chung như sau:

- Phải thiết lập phạm vi dự án trước

- Độ đo phần mềm( cách đo quá khứ) cũng được dùng để làm cơ sở tiến hành ước lượng

- Dự án phần mềm cần phải được chia thành từng phần nhỏ để ước lượng riêng biệt

Nhiều nhà quản lý áp dụng một số kĩ thuật ước lượng khác nhau, sử dụng kĩ thuật

nọ để kiểm tra chéo cho kĩ thuật kia

Ước lượng

 Kinh phí chi phí cho dự án: 25 triệu

 Nhân lực thực hiện: 5 người

 Giá trị của thành phẩn (tức là của phần mềm quản lí học sinh): 50 triệu

 Tổng thời gian thực hiện: 45 ngày

- Điều tra thực tiễn: 7 ngày

- Phân tích đánh giá sơ bộ: 3 ngày

- Lập kế hoạch xây dựng dự án: 10 ngày

- Tiến hành thực hiện dự án:14 ngày

- Kiểm thử: 8 ngày

- Triển khai hướng dẫn sử dụng: 3 ngày

 Phương tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần thiết

 Thời gian bảo trì: 2 năm

 Ngoài ra còn có sự giúp đỡ của giáo viên, cán bộ… trong nhà trường

5.2 Rủi ro của dự án

Trong 1 vài thập niên gần đây, đặc biệt là cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ 21, đã có sự tăng lên mạnh mẽ của ngành tự động hóa Các ngành tự động hoá này căn bản lại phụ thuộc vào các phần mềm chức năng, do đó sự phức tạp trong phát triển phần mềm cũng tăng đáng kể trong những năm này MacManus đã nhận định 65% dẫn đến thất bại của

dự án là do những vấn đề trong quản lý, 35% là những vấn đề về công nghệ Vấn đề quản lý bao gồm các vấn đề với cấu trúc của dự án, tài nguyên dự án, quy hoạch phương pháp và quản lý rủi ro chưa đầy đủ Các vấn đề kỹ thuật bao gồm thiết kế phần mềm nghèo nàn, không tuân thủ các yêu cầu phần mềm, kỹ thuật đánh giá và phát triển không đúng Như vậy, rủi ro trong các dự án phần mềm là không thể tránh khỏi Rủi ro là yếu

tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và đời sống Tuy nhiên, với đặc thù riêng của mình, nhận diện và kiểm soát rủi ro trong các dự án phần mềm là điều không hề đơn giản Mọi rủi ro đều tạo ra vấn đề, đều gây ảnh hưởng xấu tới các dự án phần mềm, do đó những kỹ sư phần mềm phải có những biện pháp nhận diện rủi ro hiệu

quả, thẩm định xác suất xuất hiện, tác động nếu nó xuất hiện và giải quyết nó một cách hiệu quả để đạt được phần mềm tốt theo yêu cầu của khách hàng.

Phân tích rủi ro là điều chủ chốt cho việc quản lý dự án phần mềm tốt và quá nhiều dự án được tiến hành mà không cần xem xét đến rủi ro Phân tích rủi ro, đánh giá rủi ro thực tế là một loạt các bước quản lý rủi ro: xác định rủi ro, đánh giá rủi ro, phân loại rủi ro, chiến lược quản lý rủi ro, giải quyết rủi ro, điều khiển rủi ro

Xác định rủi ro

- Rủi ro là 1 hay nhiều sự việc chưa nhưng có khả năng xảy ra trong tương lai có tác động đến dự án, và khi sự việc đó xảy ra thường sẽ gây ảnh hưởng xấu tới dự án, cản trở sự hoàn thành của dự án

- Rủi ro dự án xác định các vấn đề yêu cầu, khách hàng, tài nguyên, nhân sự, lịch biểu, ngân sách, tiềm năng và ảnh hưởng của chúng lên dự án phần mềm

- Rủi ro kĩ thuật xác định các vấn đề tiềm năng về thiất kế, cài đặt, giao diện, kiểm chứng và bảo trì Bên cạnh đó, độ mơ hồ riêng, độ bất trắc kĩ thuật, sự lạc hậu kĩ thuật và kĩ thuật mũi nhọn cũng là những nhân tố rủi ro Rủi ro kĩ thuật xuất hiện bởi vì vấn đề khó giải quyết hơn ta tưởng

- Rủi ro nghiệp vụ là ở bên trong bởi chúng có thể làm sáng tỏ kết quả của ngay

cả dự án phần mềm tốt nhất

*) Rủi ro về mặt kĩ thuật: Đây là rủi ro thường thấy của bất kì dự án phần mềm

nào không phụ thuộc vào quy mô cũng như phạm vi ứng dụng của nó Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai được phải có một nền tảng kĩ thuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thường Đối với các dự án lớn thì các phương tiện kĩ thuật

hỗ trợ không dừng lại ở mức đó mà còn là các một hệ thống máy móc và phương tiện kĩ thuật hỗ trợ khác Đây là dự án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên tham gia thì đây là dự án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗ trợ và nhanh chóng hoá quá trình quản lí học sinh ở nhà trường phổ thông và còn một số khó khăn sau:

- Số lượng máy tính được trang bị tại các trường còn hạn chế so với tổng số học sinh, tổng số lớp học nên sẽ gây khó khăn khi đưa dự án này vào hoạt động ở quy mô toàn trường

- Mặt khác thì số máy được đưa vào sử dụng vào công việc quản lí là rất ít chủ yếu triển khai ở mức giảng dạy và quản lý vấn đề tài chính của nhà trường

*) Rủi ro về mặt quản lí : Ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển thì hầu

hết các cán bộ, giáo viên của trường đều được trang bị các kiến thức về công nghệ thông tin Tuy nhiên xét trên phương diện quản lý thì những rủi ro khi đưa dự án vào triển khai như sau:

- Sự hiểu biết về chung về công nghệ thông tin của phần đông các bộ công nhân viên mới ở mức học sử dụng, chứ không phải có một nền tảng hiểu biết rõ ràng về nó Vậy nên khi triển khai khó tìm được phương án chung, thống nhất trong cách thức triển khai trên quy mô toàn trường

- Tư duy quản lí cũ theo hướng thủ công đã ăn nhập vào phần đông người Việt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản lí học sinh theo hình thức như dự án xác định là vô cùng khó khăn

*) Rủi ro nghiệp vụ : Xảy ra ngay cả khi dự án phần mềm rất tốt Có 5 loại rủi ro

nghiệp vụ là:

- Xây dựng một sản phẩm tốt nhưng không có người sử dụng

- Xác định một sản phẩm không thích hợp với chiến lược sản phẩm tổng thể của công ty

- Xác định một sản phẩm mà người bán hàng không hiểu làm sao bán được

- Mất sự hỗ trợ của cấp quản lý cao do thay đổi mối quan tâm hay do thay đổi mối quan tâm.

- Mất cam kết về tài chính hay nhân sự

Ước lượng rủi ro

Ước lượng rủi ro là cố gắng xác định tỷ lệ theo hai cách có thể xảy ra rủi ro có thực và hậu quả của các vấn đề liên quan tới rủi ro đó, nếu nó xuất hiện Người lập kế hoạch dự án cùng với các nhà quản lý và các nhân viên kỹ thuật thực hiện 4 hoạt động ước lượng rủi ro:

- Chú ý đến độ chính xác của dự phòng rủi ro sao cho không có hiểu lầm

Thang được xác định hoặc theo thuật ngữ có hoặc không, định tính hay định lượng Các câu hỏi trong khoản mục rủi ro có thể được trả lời có hay không Cách tiếp cận này không khả quản, cách tiếp cận tốt nhất là theo xác suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện Người lập kế hoạch dự án có thể ước lượng được xác suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện

- Xác suất rủi ro sẽ xuất hiện: chúng ta có thể dùng tỉ lệ 0-1 để mô tả xác suất của rủi ro Rủi ro có xác suất 0 được gọi là không có cơ hội xuất hiện Rủi ro có xác suất là 0.90 được gọi là chắc chắn xảy ra Xác suất trong khoảng 0 đến 1 thì rủi ro có cơ hội xuất hiện Người ta có thể ước lượng xác suất trên bằng cách phân tích thống kê về các độ đo thu được từ các dự án quá khứ hay các thông tin khác…

- Tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện: Chúng ta có thể dùng thang 0 đến 1 để mô tả tác động của rủi ro Rủi ro có tác động 0 được gọi là không có tác động Rủi ro với tác động

1 được gọi là đình chỉ (nguy hiểm nghiêm trọng dẫn đến dự án không thực hiện được)

Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng và phải được thực hiện một cách nghiêm túc khi đành giá rủi ro, ta thực hiện theo các bước sau:

1 Xác định các mức tham khảo rủi ro cho dự án

2 Cố gắng xây dựng mối quan hệ từng mức tham khảo

3 Dự đoán tập các điểm tham khảo

4 Cố gắng dự đoán việc các tổ hợp hợp thành của các rủi ro sẽ ảnh hưởng thế nào tới mức tham khảo

dự án và giám sát mọi rủi ro đã được nhận diện để duy trì vị thế ở trên bất kì cái gì có thể xảy ra trong dự án Để nhận diện rủi ro, người quản lí có thể xem xét các vấn đề dự

án phần mềm điển hình như rủi ro kĩ thuật, rủi ro nhân sự và rủi ro ước lượng Bên cạnh các rủi ro chung có thể có những rủi ro đặc biệt duy nhất cho dự án Bất kì dữ liệu nào

từ dự án tương tự cũng đều có thể có ích trong việc nhận diện các rủi ro duy nhất này Dựa trên thông tin này, các kế hoạch có thể được thực hiện để giải quyết các rủi ro Phần lớn các dự án phần mềm đều có những rủi ro sau đây: ước lượng kích cỡ, giới hạn ngân sách, thực hiện công nghệ mới, sự tham gia của khách hàng bị giới hạn, thị trường

thay đổi, thay đổi cán bộ, thay đổi phạm vi, các vấn đề phụ thuộc phần cứng, các vấn đề phụ thuộc mạng, vấn đề kĩ năng của tổ dự án, và vấn đề cách làm việc tổ Người quản lí

dự án phải xác định các rủi ro có thể xuất hiện hay các rủi ro sẽ gây ra tác động lớn và giám sát chúng một cách cẩn thận và giải quyết sớm nhất có thể được Rủi ro được giảm nhẹ càng sớm, tác động của nó càng đỡ tốn kém

- Nhận diện một số rủi ro trong dự án phần mềm:

Ghi đè lên công việc người khác, đoạn

mã không có trong phiên bản mới nhất

Sử dụng công cụ quản lý cấu hình hiệu quả

Thiếu thời gian thử nghiệm hoặc chưa

biết cách sử dụng các sản phẩm công

nghệ

Dành thêm thời gian để học cách sử dụng các công cụ và những công nghệ mới và tìm kiếm sự giúp đỡ từ nhà quản lý xây dựng phần mềm, đồng nghiệp

Công việc bị chôn vùi trong công việc

của nhóm khác Phải có kế hoạch quản lý xác định thường xuyên cập nhật kế hoạch của nhóm

Kế hoạch triển khai mất nhiều thời gian,

không đủ thời gian để hoàn thành sản

phẩm

Không đi sâu vào các chi tiết cần thiết cho kế hoạch

Phát triển sai chức năng Chọn phương pháp phân tích tốt hơn;

phân tích tính tổ chức/mô hình nghiệp vụ của khách hàng

Phát triển sai giao diện Phân tích các thao tác người dùng, tạo

- Việc khảo sát, thiết kế và xây dựng phần mềm nhằm đáp ứng hầu hết các yêu cầu của nhà quản lý, đáp ứng việc cập nhật và quản lý thông tin về học sinh một cách nhanh chóng và kịp thời

- Sau khi thiết kế và xây dựng thành công dự án phần mềm,phải tiến hành kiểm thử chặt chẽ nhằm tìm ra và khắc phục những sai xót, đồng thời xây dựng bản hướng dẫn sử dụng chi tiết giúp nhà quản lý sử dụng dễ dàng hơn và nhằm hạn chế những rủi

ro không đáng có đối với nhà quản lý

5.3 Lập lịch

Cấu trúc phân việc dự án

Chúng ta sẽ chia bộ phận quản lí dự án thành nhiều bộ phận nhỏ thực hiện các vai trò chuyên môn phân việc cho từng bộ phận quản lí dự án để theo dõi và kiểm soát dự

án phần mềm khi nó đang được tiến hành

Với từng bộ phận khác nhau thì công việc của từng bộ phận cũng khác nhau Cụ thể như:

- Bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống: nhóm theo dõi sẽ kiểm tra hệ thống có đang hoạt động tốt hay không bằng cách nhận các phản hồi của bộ phận quản lí điểm trên trường Nếu tình trạng tốt thì tiếp tục theo dõi, nếu tình trạng lỗi thì báo với bộ phận sửa chữa để kịp thời khắc phục lỗi

- Bộ phận giải quyết sự cố: nhóm giải quyết sự cố nhận thông báo từ bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống sau đó tìm hướng giải quyết để khắc phục nhanh các lỗi càng sớm càng tốt.

Việc quản lí dự án phần mềm cần có sự kết hợp tốt giữa các bộ phận quản lí với nhau Cụ thể như:

- Các nhóm phụ trách các nhiệm vụ khác nhau sẽ thường xuyên họp để thu thập tình trạng hoạt động của hệ thống, đưa ra các vấn đề hay sự cố gặp phải và cùng thảo luận giải quyết các sự cố với yêu cầu khắc phục sự cố một cách hiệu quả và nhanh nhất

- Đánh giá kết quả của cuộc họp, tổng kết những bất cập hiện có trong hệ thống máy tính và đưa ra được giải pháp khắc phục lỗi Phân công nhiệm vụ lại nếu cần thiết

và phân công công việc cho các nhóm thực hiện tiếp trong thời gian tới

- Xác định tiến độ thực hiện dự án nhằm đánh giá được những gì đã làm được, những gì chưa làm được, những vướng mắc và quan trọng hơn là xác định các mốc dự

án chính thức đã được đúng tiến độ như lập lịch chưa

- Cần có mối liên hệ với nhà quản lý để cập nhật những yêu cầu phát sinh trong quản lý nhằm điều chỉnh việc thiết kế phần mềm một cách nhanh chóng và kịp thời

- Kiểm soát được nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án, giải quyết vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm Nếu mọi việc đang trôi chảy (tức là dự án theo đúng lịch và trong pham vi ngân sách, các cuộc họp cho thấy có tiến bộ thực sự và đạt được những cột mốc quan trọng), thì việc kiểm soát là nhẹ nhàng Nhưng khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát để điều tiết một cách nhanh chóng và phù hợp nhất Sau khi vấn đề đã được chuẩn đoán, có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề Để nhóm có thể bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thể chỉnh lại lịch biểu

Mạng nhiệm vụ

Nhóm có 5 người cùng tham gia dự án kĩ nghệ phần mềm quản lí điểm của học sinh trường trung học phổ thông thì rất có thể là các hoạt động phát triển sẽ được thực hiện song song

Phân tích, đặc tả và tổng quan về các yêu cầu kết quả là những nhiệm vụ đầu tiên cần phải thực hiện và đặt nền tảng cho các nhiệm vụ song song theo sau

Sơ đồ đường thời gian

Ban quản lí dự án sẽ lập lịch biểu cho hoạt động quản lí dự án trong thời gian nhất định Với dự án xây dựng hệ thống quản lí điểm cho trường trung học phổ thông thì cần thời gian 30 ngày để thực hiện kiểm thử và bắt đầu thực hiện dự án trong nhà trường

Sơ đồ cụ thể thời gian kiểm thử và bắt đầu thực hiện dự án trong nhà trường được thể hiện như sau:

Từ ngày thứ nhất đến hết ngày thứ 3 Điều tra tình trạng thực tại của nhà

trường

Từ ngày thứ 4 đến hết ngày thứ 8 Phân tích đánh giá sơ bộ

Từ ngày thứ 9 đến hết ngày thứ 17 Lập kế hoạch xây dựng dự án

Từ ngày thứ 18 đến hết ngày thứ 23 Tiến hành thực hiện dự án

Từ ngày thứ 24 đến hết ngày thứ28 Kiểm thử

Từ ngày thứ 28 đến hết ngày thứ 30 Triển khai, hướng dẫn sử dụng

- Điều tra tình trạng thực tại của nhà trường: quan sát, điều tra bằng hỏi rồi nhanh chóng tổng kết đưa ra những nhược điểm của hệ thống quan lí cũ

- Phân tích hệ thống trước thông kết quả điều tra thực trạng của nhà trường

- Lập kế hoạch dự án: thiết kế bản kế hoạch dự án

- Tiến hành thực hiện dự án: thực hiện cài đặt hệ thống

- Kiểm thử: chạy thử chương trình quản lí trong thời gian 5 ngày để biết phần mềm hoạt động có bị lỗi không hay có những nhược điểm nào cần sửa lỗi thì khắc phục và bảo trì

hệ thống

- Triển khai, hướng dẫn sử dụng: sau khi phần mềm chạy tốt thì thực hiện triển khai và hướng dẫn người quản lí hệ thống của nhà trường biết các thao tác làm việc với hệ thống

Số người trong nhóm thực hiện dự án này là 5 thành viên

- Nguyễn Văn Hậu: Thu thập tài liệu, nghiên cứu thực tiễn tại trường trung học phổ thông và thiết kế chương trình

- Nguyễn Quang Tú: Thu thập tài liệu, nghiên cứu thực tiễn tại trường trung học phổ thông và thiết kế chương trình

- Nguyễn Huy Giang: Thiết kế trực tiếp chương trình và tổng hợp chung

- Nguyễn Huy Giang: Thiết kế chương trình và xây dựng dự án phần mềm

- Phạm Anh Tuấn: Thiết kế chương trình và xây dựng dự án phần mềm

Phân công công việc rõ ràng và các thành viên đều có trách nhiệm với nhiệm vụ mình được giao

Phần cứng và phần mềm

- Phần cứng:

Phần cứng phục vụ thiết kế lập kế hoạch là các máy tính cá nhân Phần cứng giúp triển khai phần mềm dự án là hệ thống máy tính tại trường trung học phổ thông.

- Phần mềm:

Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập trình và lập trình html5, css3, js, PHP, hệ quản trị

cơ sở dữ liệu phpmyadmin

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH CẤP 3

1 Sơ đồ phân cấp chức năng

1.1 Xác định các chức năng chi tiết

Phương pháp xác định:

• Khi các em bắt đầu vào nhập học nhà trường Bộ phận tiếp nhận học sinh nhận

hồ sơ, lưu vào trong Kho dữ liệu hồ sơ học sinh

Tiếp nhận học sinh: mỗi học sinh khi đủ điều kiện vào trường phải cung cấp đầy

đủ thông tin về bản thân, gia đình Bộ phận Tiếp nhận học sinh nhận thông tin về học sinh, kiểm tra, phân loại học sinh Nếu thiếu thiếu sót những thông tin quan trọng phải yêu cầu học sinh cung cấp ngay, có thể cử bộ phận đi xác minh thông tin về học sinh nếu cảm thấy cần thiết Khi thông tin về học sinh đã đúng, đủ Bộ phận Tiếp nhận học sinh tiến hành lập hồ sơ học sinh Việc cập nhật sơ đồ học sinh được diễn ra trong tất cả các năm tiếp theo khi học sinh còn học tại trường khi Sau khi lập xong hồ sơ học sinh,

bộ phận tiếp nhận học sinh tiến hành phân lớp, phân nhóm học sinh Việc tiến hành phân lớp tuân theo nguyên tắc riêng của mỗi trường có thể có lớp chuyên hoặc lớp chất lượng cao Học sinh mới được phân vào các khối lớp, danh sách lớp được lập rõ ràng Công việc cuối cùng của bộ phận Tiếp nhận học sinh là phân công giáo viên chủ nhiệm cho từng lớp Mỗi lớp phân công một giáo viên chủ nhiệm chụi trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các em cách thức phương pháp học tập, qui chế ngay từ những ngày đầu khi bước vào trường Danh sách của từng lớp và giáo viên chủ nhiệm được lập và lưu vào trong kho dữ liệu

• Đầu mỗi năm học dữ liệu học sinh được cập nhật bổ sung, hồ sơ học sinh và danh sách lớp được gửi về Bộ phận thiết lập kế họach

Bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy: khi đã nhận được đầy đủ thông tin về học

sinh, giáo viên, thông tin giáo dục của cấp trên căn cứ vào qui chế dạy và học ở trường

bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy, phân công giáo viên dạy các môn học cho các lớp, lập Thời khoá biểu cho tất cả các lớp, tất cả các môn học Bảng phân công giáo viên, Thời khoá biểu sau khi được lập được gửi lại cho học sinh, giáo viên và gửi sang

bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm Thời khoá biểu được lập cho toàn bộ năm học, nếu không thực sự cần thiết thì sẽ không thay đổi

• Trong quá trình học tập, rèn luyện giáo viên chủ nhiệm và giáo viên các bộ môn có trách nhiệm quản lý và đánh giá kết quả của mỗi học sinh Kết quả này được cập nhật liên tục vào Bảng điểm, hạnh kiểm riêng của mỗi giáo viên Tuy nhiên giai đoạn này không nằm trong hệ thống quản lý học sinh

• Cuối mỗi học kỳ năm học, giáo viên gửi Bảng điểm và đánh giá hạnh kiểm của từng học sinh cho Bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm Bộ phận quản lý điểm căn

cứ vào Qui chế dạy và học của trường do bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy cung cấp thực hiện nhiệm vụ của mình

Bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm: cuối học kỳ I, bộ phận nhận đầy đủ thông tin

về quá trình học tập, rèn luyện của học sinh trong cả kỳ học, tổng hợp dữ liệu, sơ kết học kỳ Cuối năm học, bộ phận này cũng tổ chức sơ kết năm học đồng thời thực hiện

phân loại đánh giá học sinh và đưa ra các thống kê, báo cáo, khen thưởng, kỷ luật, kết quả xét lưu ban lên lớp

• Kết thúc năm học, bộ phận Tiếp nhận học sinh cập nhật dữ liệu điểm, hạnh kiểm, các danh hiệu vào hồ sơ học sinh, lưu trữ dùng cho đến khi kết thúc khoá học

Từ kết quả trên ta xác định hệ thống QLHS PTTH bao gồm các chức năng như sau:

(1) Lưu trữ hồ sơ học sinh(2) Lập danh sách lớp (3) Phân công chủ nhiệm (4) Lập danh sách giáo viên các bộ môn(5) Thiết lập lịch học

(6) Bổ sung, sửa đổi qui chế(7) Nhập điểm các loại(8) Xét kết quả rèn luyện(9) Tính điểm trung bình (10) Xét khen thưởng, kỷ luật (11) Xét lưu ban, lên lớp(12) In ấn, báo cáo

(1) Lập danh sách giáo viên các bộ

môn

(2) Thiết lập lịch học

(3) Bổ sung, sửa đổi qui chế

Thiết lập kế hoạch giảng dạy

(7) Nhập điểm các loại

(8) Xét kết quả rèn luyện

(9) Tính điểm trung bình

Quản lý điểm và hạnh kiểm

(10) Xét khen thưởng, kỷ luật (11) Xét

lưu ban, lên lớp

1.3 Vẽ sơ đồ phân cấp chức năng

2 Sơ đồ luồng giữ liệu

2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ

o Tiến trình: là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động của thông tin

Biểu diễn:

o Luồng dữ liệu: Luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình

Thông tin vào

Thông tin ra

Tên tiến trình

Biễu diễn: Mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

o Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ Tên kho chỉ dữ liệu trong kho

Tên kho

Tên tiến trình

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

Tên gọi

3 Sơ đồ luồng dữ liệu chi tiết cho các chức năng

3.1 Sơ đồ chức năng Tiếp nhận học sinh

3.2 Sơ đồ chức năng thiết lập KHGD

3.3 Sơ đồ chức năng Quản lý Điểm & Hạnh kiểm

3.4 Sơ đồ chức năng Tổng kết

4 Mô hình thực thể quan hệ

4.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

• Xác định kiểu thực thể:

o Các tài nguyên: học sinh, giáo viên, môn học, lớp học

o Các giao dịch: nhập điểm, hạnh kiểm; xét khen thưởng, kỷ luật; xét lưu ban, lên lớp, lập thời khóa biểu, phân công giáo viên chủ nhiệm

o Các thông tin tổng hợp: bảng điểm học sinh, bảng điểm lớp học theo môn học, danh sách học sinh, danh sách học sinh lưu ban, danh sách khen thưởng kỷ luật …

• Các thực thể xác định từ bảng Mô tả hệ thống mới:

Khi các em bắt đầu vào nhập học nhà trường Bộ phận tiếp nhận học sinh nhận

hồ sơ, lưu vào trong Kho dữ liệu hồ sơ học sinh

Tiếp nhận học sinh: mỗi học sinh khi đủ điều kiện vào trường phải cung cấp

đầy đủ thông tin về bản thân, gia đình Bộ phận Tiếp nhận học sinh nhận thông tin

về học sinh, kiểm tra, phân loại học sinh Nếu thiếu thiếu sót những thông tin quan trọng phải yêu cầu học sinh cung cấp ngay, có thể cử bộ phận đi xác minh thông tin

về học sinh nếu cảm thấy cần thiết Khi thông tin về học sinh đã đúng, đủ Bộ phận Tiếp nhận học sinh tiến hành lập hồ sơ học sinh Việc cập nhật sơ đồ học sinh được diễn ra trong tất cả các năm tiếp theo khi học sinh còn học tại trường khi Sau khi lập xong hồ sơ học sinh, bộ phận tiếp nhận học sinh tiến hành phân lớp, phân nhóm học sinh Việc tiến hành phân lớp tuân theo nguyên tắc riêng của mỗi trường có thể

có lớp chuyên hoặc lớp chất lượng cao Học sinh mới được phân vào các khối lớp, danh sách lớp được lập rõ ràng Công việc cuối cùng của bộ phận Tiếp nhận học sinh là phân công giáo viên chủ nhiệm cho từng lớp Mỗi lớp phân công một giáo viên chủ nhiệm chụi trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các em cách thức phương pháp học tập, qui chế ngay từ những ngày đầu khi bước vào trường Danh sách của từng lớp và giáo viên chủ nhiệm được lập và lưu vào trong kho dữ liệu

Đầu mỗi năm học dữ liệu học sinh được cập nhật bổ sung, hồ sơ học sinh và

danh sách lớp được gửi về Bộ phận thiết lập kế họach.

Bộ phận thiết lập kế hoạch giảng dạy: khi đã nhận được đầy đủ thông tin về

học sinh, giáo viên, thông tin giáo dục của cấp trên căn cứ vào qui chế dạy và học ở trường bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy, phân công giáo viên dạy các môn học cho các lớp, lập Thời khoá biểu cho tất cả các lớp, tất cả các môn học Bảng phân công giáo viên, Thời khoá biểu sau khi được lập được gửi lại cho học sinh, giáo viên

và gửi sang bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm Thời khoá biểu được lập cho toàn bộ năm học, nếu không thực sự cần thiết thì sẽ không thay đổi

Trong quá trình học tập, rèn luyện giáo viên chủ nhiệm và giáo viên các bộ môn

có trách nhiệm quản lý và đánh giá kết quả của mỗi học sinh Kết quả này được cập nhật liên tục vào Bảng điểm, hạnh kiểm riêng của mỗi giáo viên Tuy nhiên giai đoạn này không nằm trong hệ thống quản lý học sinh

Cuối mỗi học kỳ năm học, giáo viên gửi Bảng điểm và đánh giá hạnh kiểm của từng học sinh cho Bộ phận quản lý điểm và hạnh kiểm Bộ phận quản lý điểm căn cứ vào Qui chế dạy và học của trường do bộ phận Thiết lập kế hoạch giảng dạy cung cấp thực hiện nhiệm vụ của mình

Bộ phận quản lý điểm, hạnh kiểm: cuối học kỳ I, bộ phận nhận đầy đủ thông tin

về quá trình học tập, rèn luyện của học sinh trong cả kỳ học, tổng hợp dữ liệu, sơ kết học kỳ Cuối năm học, bộ phận này cũng tổ chức sơ kết năm học đồng thời thực hiện phân loại đánh giá học sinh và đưa ra các thống kê, báo cáo, khen thưởng, kỷ luật, kết quả xét lưu ban lên lớp

Kết thúc năm học, bộ phận Tiếp nhận học sinh cập nhật dữ liệu điểm, hạnh kiểm, các danh hiệu vào hồ sơ học sinh, lưu trữ dùng cho đến khi kết thúc khoá học

• Xác định thực thể, thuộc tính thông qua Bảng biểu: hệ thống có 1 số bảng biểu sau:

o Danh sách học sinh (Lớp, họ tên học sinh )

o Bảng điểm học sinh theo môn học ( Lớp, Môn, tên học sinh, điểm, giáo viên)

o Danh sách học sinh đạt khen thưởng (Lớp, tên học sinh, TBHK, hạnh kiểm, hình thức khen thưởng)

• Vậy bài toán Quản lý học sinh gồm các thực thể với các thuộc tính như sau:

1 Học bạ học sinh ( mã học bạ, họ tên, ngày sinh, giới tính, diện ưu tiên, họ tên bố, nghề nghiệp)

2 Học sinh (mã học sinh, mã học bạ, lớp, hạnh kiểm, khen thưởng, kỷ luật )

3 Giáo viên (mã giáo viên,họ tên, số điện thoại, chuyên môn)

4 Môn học ( Mã môn, tên môn, hệ số)

5 Lớp (Mã lớp, tên lớp, giáo viên chủ nhiệm, sỹ số, tính chất lớp)

6 Điểm ( mã học sinh, giáo viên, môn học, điểm hệ số 1, điểm hệ số 2, điểm TBKT, TBHK)

7 Thời khoá biểu (mã, lớp, giáo viên, môn học)

4.2 Xác định kiểu liên kết

Phương pháp:

• Duyệt lại các quá trình giao dịch

• Gạch chân các động từ diễn tả mối liên hệ giữa các dữ liệu trong hệ thống

Thực hiện:

• Học bạ: mỗi học sinh chỉ có một học bạ, một học bạ chỉ dùng duy nhất cho một học sinh

• Học sinh

• Mỗi học sinh học học ít nhất trong 1 lớp và nhiều nhất trong 1 lớp

• Mỗi học sinh có thể học nhiều môn học trong 1 năm học, kỳ học, mỗi học sinh có thể học nhiều giáo viên

• Môn học

• Một giáo viên có thể dạy nhiều môn học và ít nhất là một môn học

• Một môn học được học bởi nhiều lớp và ít nhất là một lớp

• Có thể nhiều giáo viên dạy cùng một môn học cho một lớp

• Lớp học:

• Môt lớp học phải có có nhiều học sinh

• Một giáo viên chủ nhiệm

• Nhiều giáo viên bộ môn

• Điểm

• Học sinh có thể có nhiều điểm hể số 1

• Nhiều điểm hệ số 2 và chỉ duy nhất 1 điêm thi HK, điểm TBHK

• Giáo viên: mỗi giáo viên có thể chủ nhiệm 1 lớp và dạy các lớp khác, mỗi giáo viên có thể có khả năng dạy được nhiều môn học

• Thời khoá biểu: mỗi tiết học trong thời khoá biểu liên quan đến 1 lớp học, 1 môn học, 1 giáo viên

4.3 Định nghĩa kiểu ký hiệu sử dụng trong mô hình thực thể

• Thực thể

• Liên kết và số lượng liên kết

• Lực lượng tham gia vào liên kết

Max = n, Min = 1 Max = 1, Min = 0 Max = 1, Min = 0

4.4 Sơ đồ mô hình thực thể liên kết

Ban đầu ta có thể xác định mô hình thực thể liên kết như sau:

Nhận xét kiểu thực thể “Học bạ học sinh” chứa kiểu thuộc tính “Kết quả học tập, rèn luyện”, “Diện ưu tiên” và nghề nghiệp (Bố/Mẹ) là các thuộc tính đa trị

Áp dụng quy tắc xử lý thuộc tính đa trị của một kiểu thực thể cho trường hợp này ta được ER mới có dạng: