Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Thiết kế can thiệp tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008 tại công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Thiết kế can thiệp tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2008 tại công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN

THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

THIẾT KẾ CAN THIỆP TỔ CHỨC KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

VÀ KINH DOANH ĐỊA ỐC HÒA BÌNH

GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH

HV THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ ÁNH LINH MSHV: 7701220621

NHÓM: 3 LỚP: QTKD ĐÊM 2 - K22

MỤC LỤC

1 Sự cần thiết của đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4 Phương pháp thực hiện 5

5 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC 6

1.1 Khái niệm chung về thay đổi và phát triển tổ chức 6

1.2 Các bước thực hiện thay đổi và phát triển tổ chức 6

1.2.1 Lập đề cương thay đổi hoặc phát triển tổ chức 6 1.2.2 Chuẩn đoán tổ chức 6

1.2.3 Thu thập và xử lý thông tin 6

1.2.4 Quản trị sự thay đổi 7

1.2.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức 7

1.2.6 Đánh giá và thể chế hóa 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH ĐỊA ỐC HÒA BÌNH 8 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình 8

2.1.1 Thông tin chung 8

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 9

2.1.3 Kết quả hoạt động Công ty 10

2.2 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình 11

2.2.1 Sứ mệnh của công ty 11

2.2.2 Chính sách chất lượng 11

2.2.3 Phạm vi quản lý chất lượng 12

2.2.4 Nội dung hệ thống quản lý chất lượng 12

2.2.4.1 Các yêu cầu chung 12

2.2.4.2 Hệ thống tài liệu 13

2.2.4.3 Kiểm soát tài liệu 13

2.2.4.4 Kiểm soát hồ sơ chất lượng 14

2.2.5 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 14

2.3 Những lợi ích, thuận lợi, khó khăn của công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình trong qua trình thực h iện ISO 15

2.3.1 Lợi ích (động lực thay đổi) 15

2.3.1.1 Về quản lý nội bộ 15

2.3.1.2 Về mặt thị trường 19

2.3.2 Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 20

2.3.3 Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 21

2.3.3.1 Lãnh đạo một số phòng ban chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL 21

2.3.3.2 Khó khăn trong việc thay đổi những thói quen cũ của nhân viên 21

2.3.3.3 Công ty qui mô lớn, lĩnh vực hoạt động phức tạp thì càng khó thực hiện 21

2.3.3.4 Hệ thống tài liệu phức tạp 22

2.3.3.5 Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chưa đáp ứng được so với tốc đ ộ phát triển công ty 23

CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ CAN THIỆP TỔ CHỨC VÀ ĐÁNH GIÁ 24 3.1 Can thiệp chiến lược 24

3.2 Can thiệp kỹ thuật 25

3.3 Can thiệp quản trị nguồn nhân lực 25

3.4 Can thiệp quan hệ con người 27

3.5 Đánh giá nội bộ 28

Kết luận 29

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Ngày nay, chất lượng của sản phẩm hàng hóa, dịch vụ có vài trò hết sức quantrọng trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Cuộc cạnh tranh trên thị trườngngày càng quyết liệt và sự thắng bại giữa các doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào mức

độ phù hợp của chất lượng sản phẩm, sự hợp lý về giá cả và dịch vụ thuận tiện Chiếnthắng sẽ thuộc về sản phẩm thỏa mãn được nhu cầu ngày càng phong phú của kháchhàng

Nếu chất lượng sản phẩm thường là yêu cầu xuất phát từ phía khách hàng, các tiêuchuẩn sản phẩm, các thỏa thuận ghi trong hợp đồng hay các yêu cầu của pháp chế, thì đểđảm bảo cung cấp sản phẩm có chất lượng, tạo niềm tin cho khách hàng thì các doanhnghiệp phải có được một hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), từ đó hướng toàn bộ

nỗ lực của mình cho mục tiêu phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn Và sư ra đời của bộtiêu chuần TCVN ISO 9000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hình thành hệ thốngquản lý chất lượng ở mỗi doanh nghiệp

Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bì nh với quy mô hơn 6000lao động và thi công các công trình trên cả nước là một trong những doanh nghiệp xâydựng sớm tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Qua đó,hoạt động quản lý và điều hành của công ty được hỗ trợ rất nhiều: trách nhiệm và quyềnhạn của các bộ phận được xác định rõ ràng hơn, các hoạt động kiểm soát chất lượng,kiểm soát an toàn trong thi công được cải tiến, các yêu cầu của khách hàng được đáp ứngthỏa đáng … Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lượng cũng còn tồn tại nhiều điểm khókhăn, chưa phù hợp khi áp dụng

Nhằm đánh giá và thiết kế can thiệp tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hệ thốngquản lý chất lượng tại Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình, tác giảchọn đề tài “Thiết kế can thiệp tổ chức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO 9001:2008 tại công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình”

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với mục tiêu:

- Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩ n ISO tại Công ty

cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

- Xác định những lợi ích, thuận lợi, khó khăn khi áp dụng ISO tại Công ty cổ phầnxây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

- Thiết kế can thiệp tổ chức nhằm làm tăng hiệu quả hoạt động của hệ thố ng quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa

ốc Hòa Bình

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnISO tại Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tại Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa

ốc Hòa Bình

4 Phương pháp thực hiện

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

 Tổng hợp cơ sở lý thuyết về thay đổi và phát triển tổ chức

 Sử dụng các thông tin thứ cấp thu thập được từ các hồ sơ, báo cáo, số liệu nội

bộ của công ty

- Phương pháp nghiên cứu định tính: Phỏng vấn sâu, thảo luận nhóm, quan sátnhằm đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: tổng hợp ý kiến từ Ban lãnh đạo công ty, cáctrưởng bộ phận để đề xuất can thiệp tổ chức

- Phương pháp suy luận logic: kết quả phân tích và các thông tin tổng hợp, đánh giá

để đề ra các biện pháp thích hợp

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương chính sau:

- Chương 1: Tổng quan về thay đổi và phát triển tổ chức

- Chương 2: Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Công ty

cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

- Chương 3: Thiết kế can thiệp tổ chức và đánh giá

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm chung về thay đổi và phát triển tổ chức

Hiện nay thế giới đang thay đổi với tốc độ chóng mặt Thay đổi diễn ra quanh ta

và đó là quy luật tất yếu của sự phát triển Sứ mệnh của những nhà quản lý là phải nắmbắt được sự thay đổi và điều chỉnh nó đi theo hướng có lợi cho tổ chức, qua đó làm pháttriển tổ chức

Khi nói đến sự thay đổi trong một tổ chức, cần phải hiểu đó là sự thay đổi củatất cả mọi quá trình, cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớnhơn cho doanh nghiệp, cho tổ chức, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịchchuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhấtvới doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phongcách văn hóa công ty

1.2 Các bước thực hiện thay đổi và phát triển tổ chức

1.2.1 Lập đề cương thay đổi hoặc phát triển tổ chức

Trước khi tiến hành thực hiện thay đổi hay phát triển chúng t a cần đưa ra đềcương cụ thể và chi tiết cho việc thay đổi, bao gồm các bước chuẩn bị, quá trình thựchiện, ấn định thời gian có thể

1.2.2 Chẩn đoán tổ chức

Chẩn đoán là một quá trình phối hợp giữa các thành viên của tổ chức với tư vấn đểthu thập những thông tin thích hợp, phân tích chúng và rút ra những kết luận cho hoạchđịnh hành động và can thiệp

Mục đích của chẩn đoán là xác định vấn đề đang tồn tại trong công ty và nhữngtiền đề cần thiết để phát triển tổ chức lên mức cao hơn

1.2.3 Thu thập và xử lý thông tin

Mục đích là thu thập đầy đủ số liệu cần thiết cho việc thay đổi và phát triển tổchức, sau đó tiền hành xử lý số liệu tìm ra vấn đề đang tồn tại, hoặc những dữ liệu cầnthiết cho việc thay đổi

Các kỹ thuật cần thiết cho việc thu thập thông tin bao gồm:

- Thảo luận nhóm

- Thảo luận tay đôi

- Brainstorming

- 10-10 ý tưởng

- Quan sát

- Khảo sát bảng câu hỏi

Các kỹ thuật xử lý thông tin gồm hai phương pháp định tính và định lượng để tìm

ra vấn đề cần giải quyết

1.2.4 Quản trị sự thay đổi

Các nguyên nhân của sự thay đổi có thể đến từ trong hoặc ngoài tổ chức

Để quản lý có hiệu quả các sự thay đổi chúng ta cần tiến hành các bước :

- Chuẩn bị để thay đổi gồm : xác định chiến lược, chuẩn bị đội ngũ và phát triển

mô hình thay đổi

- Thực hiện thay đổi : phát triển kế hoạch và thực hiện kế hoạch đề ra

- Củng cố sự thay đổi : thu thập và phân tích thông tin phản hồi, tìm kiếm lỗ hổng

và kiểm soát sự chống đối, thực hiện hành động sửa chữa và đánh dấu sự thành công

1.2.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức

Sau khi vạch ra được bản kế hoạch cần cho việc thay đổi cũng như có các số liệucần thiết, chúng ta bắt tay vào việc can thiệp để thay đổi tổ chức bao gồm việc can thiệpvào các mối quan hệ con người, việc quản trị nhân lực, chiến lược phát triển của tổ chức

và cấu trúc kỹ thuật của tổ chức

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ

KINH DOANH ĐỊA ỐC HÒA BÌNH

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

2.1.1 Thông tin chung

HÒA BÌNH

- Tên giao dịch: HOA BINH CONSTRUCTION & REAL ESTATE

CORPORATION

- Slogan: Hòa Bình Chinh Phục Đỉnh Cao (Reach The Peaks Peacefully)

- Trụ sở:

Địa chỉ: 235 Võ Thị Sáu, phường 7, quận 3, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: (848) 9325 030 Fax: (848) 9325 221

E-mail: info@hoabinhcorporation.com

Website: www.hoabinhcorporation.com

- Vốn điều lệ: 151.195.400.000 đồng

- Ngành nghề kinh doanh:

o Xây dựng dân dụng và công nghiệ p

o Xây dựng cầu đường, công trình giao thông, xây dựng hệ thống cấp thoátnước

o San lấp mặt bằng

o Kinh doanh nhà

o Tư vấn xây dựng (trừ tư vấn thiết kế công trình)

o Sản xuất, mua bán hàng vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất

o Dịch vụ: sửa chữa nhà & trang trí nội thất

- Cơ cấu tổ chức: Bộ máy hoạt động của công ty được chia thành 2 khối với các phòngban sau:

o Khối trực tiếp gồm: Ban chỉ huy công trường, Bộ phận giám sát, Đội thicông, Ban quản lý thiết bị, Ban an toàn lao động

o Khối gián tiếp: phòng Hành chính – tổ chức, phòng Kế toán – tài chính,phòng Hợp đồng – vật tư, phòng Kỹ thuật – dự thầu, phòng Đảm bả o chấtlượng, phòng Đầu tư, phòng Kiểm soát nội bộ.

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân của Hòa Bình là văn phòng xây dựng Hòa Bình thuộc Công ty Xây dựng Dândụng và Công nghiệp Thành lập từ năm 1987 đến nay, quá trình phát triển của Hòa Bìnhgồm những sự kiện đáng ghi nhớ:

- Năm 1987, bắt đầu hoạt động với việc thiết kế và thi công một số công trình nhà ở

- Năm 1989, đầu tư vào nhà xưởng và trang bị máy tính văn phòng nhằm ứng dụn gcông nghệ tiên tiến vào chuyên môn và quản lý xây dựng

- Năm 1993, thi công cải tạo, nâng tầng khách sạn Riverside, khách sạn International,Food Center of Saigon … Hòa Bình tập hợp được lực lượng đông đảo kỹ sư, kiến trúc

sư, công nhân lành nghề và từ đó xác định phương hướng phát triển công ty: chuyênsâu vào các công trình kỹ-mỹ thuật cao

- Năm 1994, thành lập Xưởng Mộc Hòa Bình tại Hóc Môn, nay đã chuyển về Gò Vấp.Thiết kế, sản xuất, lắp đặt các sản phẩm có chi tiết trang trí phức tạp, đa dạng, đápưng nhu cầu và sở thích của từng khách hàng ở hàng trăm công trính

- Năm 1998, thiết kế và thi công khách sạn Tân Sơn Nhất, được Bộ Xây dựng trao tặnghuy chương vàng công trình chất lượng cao

- Năm 2001, hệ thống quản lý chất lượng về lĩnh vực thi công xây dựn g của Hòa Bìnhđược tổ chức QMS cấp giấy chứng nhận theo TCVN ISO 9001:2000

- Năm 2002, công ty mở rộng thị trường sang khu đô thị mới Phú Mỹ Hưng, được giaonhiều công trình lớn khác nhau như khu phố Mỹ Kim, Mỹ Toàn, Mỹ Khánh, MỹGia…

- Năm 2005, thi công một số công trình có quy mô và yêu cầu kỹ -mỹ thuật cao như:công trình mở rộng nhà ga Tân Sơn Nhất, The Nam Hải resort, Trung tâm Hội nghịquốc gia Hà Nội, khách sạn Park Hyatt Saigon

- Ngày 27/12/2006, Cổ phiếu Hòa Bình chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứngkhoán TP.HCM

- Năm 2008, trong điều kiện vô cùng khó khăn do tình trạng suy thoái kinh tế toàn cầu,Hòa Bình vẫn đảm bảo cam kết của mình về chất lượng, tiến độ và chi phí, các danhhiệu đạt được “Sao vàng đất Việt”, “top 100 thương hiệu Việt”, “thươ ng hiệu chứngkhoán uy tín” …

- Năm 2010, đánh đấu thập niên phát triển vượt bậc của công ty về công nghệ kỹ thuật,trình độ quản lý và tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận cùng với những thành tích vàdanh hiệu cao quý

2.1.3 Kết quả hoạt động của công ty qua các năm

Với 24 năm hoạt động, Hòa Bình đã tham gia thực hiện và hoàn thành nhiều công trình

có tên tuổi với quy mô lớn và đạt được những thành quả đáng khích lệ, t ốc độ tăngtrường doanh thu bình quân trên 50% kể từ khi cổ phần hóa cho đến nay

Bảng 2.1 Doanh thu và lợi nhuận từ năm 2004 đến 2010

Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Doanh thu (tỷ đồng) 97,79 133,33 205,62 455,36 695,98 1.763,46 1.768,20

% tăng doanh thu 36,3% 54,2% 121,5% 52,8% 153,38% 0,27% Tổng tài sản (tỷ đồng) 70,48 84,53 133,17 940,07 1.163,29 1.355,93 1.912,90 Lợi nhuận (tỷ đồng) 2,16 3,03 9,01 24,83 7,91 48,18 139,7

EPS (đồng/cổ phiếu) 650 680 1600 3310 561 3,195 9,411 Tổng lao động (người) 775 1261 1803 2973 4520 6192 6458

2.2 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty cổ

phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình

2.2.1 Sứ mệnh của công ty

Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh địa ốc Hòa Bình được lập ra nhằm:

 Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt đẹp nhất, nhanhchóng nhất và tiện ích nhất trong ngành xây dựng và địa ốc

 Tạo lập một môi trường làm việc mang lại hiệu quả cao nhất nhằm phát huymột cách toàn diện tài năng của từng cán bộ công nhân viên

 Thỏa mãn đầy đủ nhất những nhu cầu, những ước mơ của mỗi người, đem lạilợi nhuận hợp lý cho công ty và lợi tức thỏa đáng cho các cổ đông, đồng thời,cống hiến thật nhiều cho đất nước, xã hội

2.2.2 Chính sách chất lượn g

 Đối với khách hàng, công ty luôn phấn đấu thỏa mãn cao nhất các yêu cầu củakhách hàng thông qua việc cung cấp các loại dịch vụ sản phẩm đạt chất lượng,với dịch vụ tốt nhất và phù hợp với các yêu cầu pháp luật

 Đối với toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty luôn chú trọng vào đào tạo vànâng cao trình độ để đáp ứng các quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tạomôi trường làm việc tốt để tất cả nhân viên phát huy sáng kiến và năng lực

 Đối với hệ thống quản lý, công ty liên tục cải tiến đảm bảo hệ thống hoạt động

có hiệu quả, phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

 Đối với trách nhiệm xã hội, phấn đấu xây dựng và phát triển t hành biểu tượngcông ty giàu tính nhân bản, tính cộng đồng, làm chuẩn mực cho mô hình công

ty kiểu mới: công ty vì phát triển cộng đồng Nhằm đóng góp hết sức mình vàoviệc xây dựng hình ảnh non sông Việt Nam ngày càng tươi đẹp hơn, sánh vaivới bạn bè năm châu, xây dựng tiêu chuẩn sống mới cho xã hội

 Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cam kết: chính sáchchất lượng này được thấu hiểu, duy trì và thực hiện ở mọi cấp

2.2.3 Phạm vi quản lý chất lượng

- Về địa lý: tại trụ sở 235 Võ Thị Sáu, phườn g 7, quận 3, TP.HCM và tất cả các côngtrình do Hòa Bình thi công

- Về tổ chức: áp dụng cho tất cả các bộ phận, phòng ban và khối công trường

- Về hoạt động: hoạt động thi công và hoàn thiện các công trình xây dựng dân dụng

- Về sản phẩm: cho tất cả các công trình do Hòa Bình thi công

2.2.4 Nội dung hệ thống quản lý chất lượng

2.2.4.1. Các yêu cầu chung

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm cơ cấu tổ chức, hệ thống tài liệu (Sổ tay ch ấtlượng, các qui trình, qui định, hướng dẫn công việc, tài liệu hỗ trợ và các hồ sơ liên quan)các quá trình và nguồn lực cần thiết để quản lý chất lượng

Ban lãnh đạo, Đại diện Lãnh đạo các Trưởng Ban, phòng và bộ phận xác định cácquá trình cần thiết của hoạt động sản xuất kinh doanh, sao cho nhất quán với yêu cầu củatiêu chuẩn ISO 9001:2008, đáp ứng chính sách chất lượng và thỏa mãn yêu cầu kháchhàng thông qua:

- Xây dựng các qui trình, qui định các trình tự và mô tả các mối quan hệ tương tác giữacác quá trình

- Cung cấp kịp thời và đầy đủ các nguồn lực với các thông tin cần thiết nhằm thực hiện

có hiệu quả các quá trình đã được xác định bao gồm cả hoạt động đo lường, theo dõi

và phân tích các quá trình này

- Quyết định các hành động cần thiết, dựa vào kết quả phân tích, nhằm đạt được các kếtquả mong muốn kể cả cải tiến liên tục các quá trình này

- Tất cả các phòng và bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện, duy trì và cải tiếnliên tục hệ thống quản lý chất lượng dưới sự kiểm soát và giám sát của Đại diện lãnhđạo, cùng với sự cam kết và hỗ trợ toàn diện của Ban lãnh đạo.

2.2.4.2. Hệ thống tài liệu

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng được sử dụng trong công ty bao gồm:

- Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng

- Sổ tay chất lượng: Chức năng là nhằm giớ i thiệu cơ cấu tổ chức quản lý, tóm tắt phạm

vi thực hiện của công ty theo những nguyên tắc của hệ thống chất lượng theo ISO9001:2008 và mối quan hệ giữa các quá trình có liên quan

- Các qui trình, qui định, hướng dẫn công việc dạng văn bản dùng để mô tả t iến trìnhthực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh liên quan đến các hạng mục theo yêucầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Tài liệu hỗ trợ:

 Các tài liệu bên ngoài, hướng dẫn công việc, các qui trình, tiêu chuẩn

 Số lượng và mức độ tài liệu được thiết lập tại công ty căn cứ vào phạm vi và tínhchất phức tạp của công việc, phương pháp tiến hành và các kỹ năng kinh nghiệmđược yêu cầu đối với nhân viên thực hiện các hoạt động liên quan đến hệ thốngquản lý chất lượng

- Hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng

2.2.4.3. Kiểm soát tài liệu

Các tài liệu của hệ thống chất lượng được nhận biết qua tên tài liệu hoặc số hiệucùng với ngày hiệu lực, số soát xét, và do người có thẩm quyền xem xét và ký duyệttrước khi ban hành

Khi có tài liệu mới, Bộ phận kiểm soát tài liệu chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu lêntrang web nội bộ, gửi email để phổ biến đến các bộ phận sử dụng Tài liệu gốc được lưugiữ tại nơi thích hợp để nhân viên có liên quan dễ dàng tra cứu

Việc thay thế hoặc sửa đổi tài liệu sẽ được ghi nhận và do người có thẩm quyềnxem xét và ký duyệt

Các tài liệu bên ngoài, trước khi đưa vào sử dụng phải được sự chấp thuận củangười có thẩm quyền, được nhận biết, phân phối và kiểm soát thông qua web nội bộ

Bộ phận kiểm soát tài liệu phải loại bỏ ngay các tài liệu khô ng còn hiệu lực khi tiếnhành phân phối các tài liệu mới.

Công văn đến công ty được kiểm soát thời gian nhận, truyền đạt đến đơn vị liênquan, theo dõi quá trình xử lý, lưu công văn Công văn đi được kiểm soát từ khâu nộidung cho đến hình thức biên soạn, đóng dấu gởi đi

Các văn bản thông báo, quyết định công văn nội bộ của công ty được lưu ở Bộ phậnhành chính, dán ở bản tin và chuyển đến các phòng ban có liên quan

2.2.4.4. Kiểm soát hồ sơ chất lượng

Các trưởng phòng ban, đơn vị có trách nhiệm xác định toàn bộ hồ sơ chất lượngtrong Danh mục hồ sơ chất lượng, phân từng loại cụ thể, nêu rõ phương pháp lưu giữ,thời gian lưu giữ, nơi lưu giữ và cách thức hủy bỏ hồ sơ

Mỗi phòng ban, đơn vị phải phân công nhân viên chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơtheo từng chức năng công việc tương ứng Các nhân viên sẽ được hướng dẫn cách thứcquản lý hồ sơ sao cho có thể truy cập dễ dàng, nhanh chóng, tránh mất mát và hư hỏng.Các tủ đựng hồ sơ trong văn phòng làm việc phải được bố trí tạo khung cảnh làm việckhoa học, hài hòa và thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ

Các hồ sơ có tính bảo mật cao cần phải được ưu tiên cất giữ ở những khu vực cókhóa Thẩm quyền truy cập hồ sơ phải được xác định rõ ràng

Hồ sơ phải được ghi chép rõ ràng và thời gian lưu giữ được qui định phải phù hợpvới yêu cầu luật định liên quan, yêu cầu của khách hàng và điều kiện thực tế của công ty.Việc này do các Trưởng phòng ban quyết định và thông qua kiểm soát của đại diện lãnhđạo Nhân viên thường xuyên kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi lưu giữ

Hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được kiểm soát theo Quy trìn hkiểm soát hồ sơ chất lượng

2.2.5 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Theo yêu cầu 8.5 của tiêu chuẩn ISO 9001 :2008 : “Tổ chức phải cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo ”.