NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHUYỂN ĐỔI PHÒNG CÔNG CHỨNG THÀNH VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Khái niệm, đặc điểm, phân loại các tổ chức hành nghề công chứng
1.1.1 Khái niệm về tổ chức hành nghề công chứng
Cuộc sống của con người trong xã hội là sự tổng hòa của nhiều mối quan hệ
Sự phát triển của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần thúc đẩy các mối quan hệ xã hội và các giao dịch trong lĩnh vực kinh tế, dân sự, thương mại ngày càng đa dạng Để đảm bảo trật tự, ổn định và thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, nhà nước cần quản lý chặt chẽ các giao dịch theo pháp luật, đặc biệt là những giao dịch liên quan đến đất đai và nhà ở – tài sản lớn dễ phát sinh tranh chấp Pháp luật quy định bắt buộc phải xác lập và thực hiện hợp đồng qua các thủ tục đặc biệt, như hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện, trước khi đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Theo Từ điển Luật học Hoa Kỳ, công chứng (Notarial) được định nghĩa là hoạt động của CCV trong việc chứng thực các giấy tờ, tài liệu Thuật ngữ "công chứng" xuất phát từ từ "Notarie" trong tiếng Pháp và "Notary" trong tiếng Anh, đều có nguồn gốc Latin là "Notarius" mang nghĩa là viết, ghi chép Trong luật Anh cổ, "Notarius" là người sao chép, trích lục văn bản hoặc làm chứng, thể hiện vai trò ghi nhận, xác thực các tài liệu pháp lý.
Mã và CCV là những người ghi chép, thư ký trong nghị viện hoặc tòa án, chịu trách nhiệm ghi lại các hoạt động, cuộc họp và tiến trình công việc Họ cũng thực hiện ghi chép theo lời người khác đọc hoặc trình bày, đồng thời đảm nhiệm vai trò soạn thảo các tài liệu pháp lý như di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu Vai trò của họ quan trọng trong việc đảm bảo chính xác và minh bạch của các hồ sơ pháp lý cũng như các hoạt động nội bộ của tổ chức.
Công chứng được hiểu là sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác nhận tính hợp pháp của các văn bản và bản sao từ bản gốc Thuật ngữ này mang ý nghĩa là xác nhận chung về mặt pháp lý của các giấy tờ, tuy nhiên, chưa đề cập rõ ràng về đặc trưng, bản chất và chủ thể thực hiện hoạt động công chứng theo quy định pháp luật.
Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh (2017) đã xuất bản tập bài giảng pháp luật về công chứng, luật sư do Nguyễn Thanh Minh và Đinh Thị Cẩm Hà chủ biên, nhằm cung cấp kiến thức pháp luật cần thiết cho sinh viên và người học trong lĩnh vực công chứng và luật sư Cuốn sách này được nhà xuất bản Hồng Đức phối hợp cùng Hội Luật gia Việt Nam phát hành, thể hiện tính thực tiễn và chuyên sâu trong các quy định pháp luật về công chứng, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức pháp lý và hỗ trợ hoạt động công chứng tại Việt Nam.
2 Hoàng Phê (2003), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, tr.207
Dưới góc độ hành chính, thuật ngữ công chứng được định nghĩa rõ ràng là việc Phòng công chứng xác nhận tính xác thực của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân và tổ chức, cũng góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, hoạt động công chứng chủ yếu do công chứng viên (CCV) thực hiện, chịu trách nhiệm về hành vi công chứng của mình, khiến vai trò của CCV dễ bị nhấn mạnh hoặc mờ nhạt Về mặt pháp lý, công chứng là hành động của CCV xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, hoặc chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của bản dịch, giấy tờ, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, theo quy định của pháp luật Thuật ngữ này, theo định nghĩa pháp lý, phù hợp hơn với tiêu chuẩn quốc tế, và luật công chứng năm 2006, 2014 đều khẳng định chủ thể thực hiện công chứng là CCV, trong khi Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng chỉ là nơi làm việc của CCV Bản chất của hoạt động công chứng đã mở rộng từ việc chứng nhận tính xác thực sang việc xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt trong lĩnh vực chứng nhận giấy tờ, bản dịch phù hợp với quy định pháp luật, góp phần nâng cao hiệu quả bảo vệ quyền lợi công dân và tôn trọng pháp luật xã hội chủ nghĩa.
Khái niệm công chứng được giải thích theo nhiều góc độ khác nhau, nhưng bản chất của hành vi không thay đổi, đó là việc CCV xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hành vi pháp lý dân sự, sự kiện pháp lý và các văn bản pháp lý.
3 Tô Tử Hạ (2003), Từ điển hành chính, Nxb Lao động xã hội, Hà Nội, tr.66
4 Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014
Theo Bùi Thị Ngọc Điệp (2011), chức năng xã hội của công chứng là cung ứng dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm nhằm ngăn chặn tranh chấp pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch Quá trình xác lập văn bản công chứng đúng thủ tục, trình tự pháp luật là tiêu chuẩn pháp lý quan trọng, đảm bảo tính tin cậy và không thể phản bác của văn bản, góp phần nâng cao giá trị chứng cứ mà không cần phải chứng minh thêm Văn bản công chứng theo quy trình pháp lý chặt chẽ giúp tăng cường tính pháp lý, hạn chế tranh chấp, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam.
Công chứng là nghề cao quý và mang tính chuyên nghiệp cao, thể hiện qua trình độ chuyên môn của đội ngũ công chứng viên Ngành nghề này tiềm ẩn nhiều rủi ro do việc xác định hồ sơ, ý chí tự nguyện của các bên không phải lúc nào cũng dễ dàng Người hành nghề cần có kinh nghiệm tích lũy qua thời gian, hiểu biết sâu rộng về pháp luật và khả năng nhận biết tâm lý của các bên giao dịch để đảm bảo quá trình công chứng diễn ra chính xác và an toàn.
Trong khái niệm hành nghề công chứng, CCV là chức danh trong hệ thống các chức danh bổ trợ tư pháp, còn hoạt động công chứng là hoạt động nghề nghiệp của CCV Khi thực hiện công việc, CCV chỉ được chọn một TCHNCC để hành nghề, theo quy định của Luật công chứng 2006 và 2014 TCHNCC bao gồm PCC hoặc VPCC, cả CCV của PCC và VPCC đều thực hiện nhiệm vụ và chức năng giống nhau, không phân biệt giữa tổ chức nhà nước hay tư nhân.
Văn phòng là nơi làm việc của các cơ quan, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đây là địa điểm chính để thực hiện các hoạt động công việc của cá nhân hoặc tổ chức Văn phòng đóng vai trò là trung tâm công tác, nơi tiến hành các nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức, góp phần thúc đẩy hiệu quả làm việc và phát triển tổ chức đó.
Từ những phân tích trên, có thể đưa ra khái niệm TCHNCC như sau:
“TCHNCC là loại hình tổ chức dịch vụ công, bao gồm PCC và VPCC, là nơi thực
6 Trần Thanh Loan (2016), Pháp luật về dịch vụ công chứng ở Việt Nam, Luận văn thạc sỹ luật học, trường đại học Luật Hà Nội, tr.8
7 Học viện tư pháp (2016), Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, tập 1, Nguyễn Xuân Thu và Phạm Thị Thúy Hồng (chủ biên), NXB Tư pháp, tr 11-12
Theo Từ điển bách khoa Việt Nam (2005), hoạt động hàng ngày của công chứng viên (CCV) được tổ chức và thực hiện theo quy định của Luật công chứng cùng các văn bản pháp luật liên quan Điều này đảm bảo tính pháp lý và chuyên nghiệp trong quá trình công chứng, phù hợp với các quy chuẩn đề ra.
1.1.2 Đặc điểm về tổ chức hành nghề công chứng
Từ khái niệm về TCHNCC ở mục 1.1.1, có thể đưa ra các đặc điểm của TCHNCC như sau:
Tổ chức hành nghề công chứng là loại hình dịch vụ công đặc thù, cung cấp dịch vụ công phục vụ xã hội, khác với dịch vụ hành chính công và dịch vụ công ích Hoạt động công chứng mang tính chuyên môn nghiệp vụ cao, tạo ra các sản phẩm đặc thù như văn bản công chứng, mang giá trị pháp lý đặc biệt về thi hành và chứng cứ Các sản phẩm công chứng không giống như sản phẩm thương mại thông thường, vì chúng phản ánh dấu ấn cá nhân của công chứng viên và chứa đựng giá trị pháp lý quan trọng TCHNCC có thể hoạt động bằng ngân sách nhà nước hoặc theo cơ chế phí thị trường, nhưng không chú trọng mục tiêu lợi nhuận, vì chủ yếu nhằm phục vụ quản lý nhà nước và phát huy vai trò xã hội trong việc cung ứng dịch vụ công.
Hai là, tổ chức hành nghề công chứng chính là nơi thực hiện các hoạt động nghề nghiệp hàng ngày của công chứng viên Khoản 1 Điều 34 Luật công chứng
Năm 2014, quy định về ba hình thức hành nghề của CCV gồm: CCV của các PCC, CCV hợp danh của VPCC, và CCV làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại VPCC Ngoài ra, khi CCV làm việc tại TCHNCC, TCHNCC có trách nhiệm đăng ký hoặc xóa đăng ký hành nghề cho CCV tại Sở Tư pháp nơi TCHNCC đăng ký hoạt động, nếu CCV không còn làm việc tại TCHNCC.
9 Trần Thất, Lê Thị Kim Hoa (2003), “Vấn đề xã hội hóa công chứng ở nước ta”, Tạp chí dân chủ và pháp luật, số 2, tr 2
10 Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh (2017), Giáo trình Luật hành chính Việt Nam, Nguyễn Cảnh Hợp (chủ biên), Nxb Hồng Đức - Hội Luật gia Việt Nam, tr.300
11 Khoản 1 Điều 35 Luật công chứng 2014: “TCHNCC đăng ký hành nghề cho CCV của tổ chức mình tại Sở
Tư pháp tại TCHNCC là nơi đăng ký hoạt động của các Công chứng viên (CCV) và VPCC đăng ký hành nghề cho CCV khi thực hiện công chứng Sau khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc hợp đồng làm việc với TCHNCC, CCV không được ký vào văn bản công chứng, đồng nghĩa với việc không còn hành nghề cá nhân như luật sư Thay vào đó, CCV chỉ được hành nghề thông qua một TCHNCC, nơi trụ sở không chỉ là nơi làm việc mà còn là địa điểm gắn liền với hoạt động nghề nghiệp hàng ngày của CCV.
Nhu cầu và xu hướng chuyển đổi Phòng công chứng
Hiện nay trên thế giới, có ba hệ thống công chứng nhưng chỉ có hai mô hình tổ chức công chứng chính là mô hình công chứng tự do và mô hình công chứng nhà nước Trong đó, mô hình công chứng tự do phổ biến ở các hệ thống công chứng Latinh và Anglo-Saxon, còn mô hình công chứng nhà nước tồn tại chủ yếu trong hệ thống công chứng Collectiviste Mô hình công chứng tự do nổi bật với đặc điểm linh hoạt và tự do trong hoạt động công chứng, trong khi mô hình nhà nước thường do nhà nước kiểm soát và quản lý chặt chẽ.
Theo Khoản 2 Điều 6 Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng, chứng thực, thẩm định tiêu chuẩn hay điều kiện hành nghề công chứng được quy định rõ ràng để đảm bảo minh bạch và hợp lý Ngoài ra, thông tư cũng đề cập đến phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng (VPCC) và lệ phí cấp thẻ CCV nhằm quản lý hoạt động công chứng một cách hiệu quả và đúng quy định pháp luật.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 79 Luật Công chứng 2014, công chứng không thuộc về nhà nước mà là một thiết chế nửa nhà nước, do nhà nước bổ nhiệm CCV nhưng hành nghề tự do, tự chủ trong tổ chức và hoạt động, tự hạch toán và thực hiện nghĩa vụ đóng thuế Trong khi đó, mô hình công chứng nhà nước là nơi công chứng là thiết chế thuộc nhà nước, CCV thuộc biên chế nhà nước và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và xu hướng toàn cầu hóa đã thúc đẩy sự chuyển đổi cơ chế quản lý từ kinh tế kế hoạch hóa trung ương sang kinh tế thị trường Điều này khiến các giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng tăng về lượng và chất, đồng thời làm tăng nhu cầu công chứng trong xã hội Những thay đổi này mở ra cơ hội để xã hội tham gia vào hoạt động công chứng nhiều hơn, đòi hỏi thể chế công chứng phải thích nghi và đổi mới phù hợp với xu hướng phát triển mới.
Hầu hết các quốc gia trong hệ thống công chứng Collectiviste như Liên Bang Nga, các nước xã hội chủ nghĩa cũ ở Đông Âu (Ba Lan), Trung Quốc đã tiến hành cải cách thể chế công chứng nhằm phù hợp với sự biến đổi của nền kinh tế và thúc đẩy chính sách mở cửa, giao lưu kinh tế quốc tế Trong quá trình cải cách, nhiều quốc gia duy trì song song hai hình thức TCHNCC là PCC và VPCC trong giai đoạn đầu Tuy nhiên, các nước này đã đặt ra chủ trương chuyển đổi thống nhất sang một hình thức, như Đức hoàn thành việc chuyển đổi trước năm 2018, còn Trung Quốc và Ba Lan cũng đặt ra mục tiêu chuyển đổi chung về một mô hình hoạt động của TCHNCC nhằm nâng cao hiệu quả và phù hợp với hệ thống pháp luật mới.
Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường, đòi hỏi sự cải thiện hệ thống công chứng nhằm hạn chế tình trạng quá tải, chen lấn, xếp hàng chờ đợi và hiện tượng “cò” công chứng Đồng thời, gánh nặng cho biên chế và ngân sách nhà nước cần được giảm thiểu, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực đầu tư hạn chế của Nhà nước Chính vì vậy, hệ thống công chứng cần có sự thay đổi, trong đó chuyển đổi các phòng công chứng đủ điều kiện sang mô hình Văn phòng công chứng (VPCC) phù hợp với xu hướng phát triển quốc tế, nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững.
Công chứng là một nghề nghiệp do các công chứng viên thực hiện, họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động nghề nghiệp của mình Đây là công việc đòi hỏi sự chính xác, trung thực và tuân thủ các quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan Công chứng viên có vai trò quan trọng trong việc xác nhận các giao dịch pháp lý, góp phần thúc đẩy an toàn, minh bạch trong các giao dịch dân sự và bất động sản.
CCV (công chứng viên) tuân thủ pháp luật và không chịu sự chỉ đạo từ thủ trưởng cơ quan hoặc cấp trên, không phải là công chức nhà nước theo đúng nghĩa Do đó, không có sự phân biệt giữa CCV hưởng lương từ ngân sách nhà nước và CCV hành nghề tự do Nhà nước có thể chuyển giao hoạt động công chứng cho các chủ thể phi nhà nước đủ điều kiện theo quy định pháp luật, thúc đẩy chính sách xã hội hóa hoạt động công chứng theo chủ trương của Đảng và Nhà nước.
Xã hội hóa công chứng là một nội dung được đề cập trong nhiều văn kiện của Đảng, trong đó nổi bật là Nghị quyết số 48-NQ/TW của Bộ Chính trị ngày 24/05/2005 về chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp của hoạt động công chứng thông qua việc đẩy mạnh xã hội hóa.
Trong Chỉ thị năm 2020, Chính phủ nhấn mạnh việc xây dựng và hoàn thiện pháp luật về bổ trợ tư pháp như luật sư, công chứng, giám định nhằm đáp ứng đầy đủ và thuận lợi các nhu cầu hỗ trợ pháp lý của nhân dân và doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy xã hội hóa hoạt động bổ trợ tư pháp Nghị quyết số 49/NQ-TW của Bộ Chính trị ngày 02/06/2005 về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 đề ra hướng xây dựng mô hình quản lý Nhà nước về công chứng, trong đó Nhà nước tổ chức cơ quan công chứng phù hợp và từng bước xã hội hóa hoạt động này Bên cạnh đó, Nghị quyết số 19-NQ/TW của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII ngày 25/10/2017 đề xuất đẩy mạnh xã hội hoá và chuyển đổi các đơn vị sự nghiệp, bao gồm việc chuyển các đơn vị đủ điều kiện thành công ty cổ phần, là cơ sở lý luận quan trọng thúc đẩy đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý trong lĩnh vực công chứng và xã hội hóa hoạt động công chứng.
Trong những năm qua, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản luật nhằm thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng, tiêu biểu là Luật công chứng 2006, mở ra bước tiến đáng kể trong quá trình này Hệ thống TCHNCC lần đầu tiên được tổ chức theo hai hình thức chính là công chứng và văn phòng công chứng, nhằm tăng cường hiệu quả và phù hợp với mục tiêu đẩy mạnh xã hội hóa hoạt động công chứng theo tinh thần Nghị quyết số 48-NQ/TW, số 49-NQ/TW và số 19-NQ/TW.
Xã hội hóa hoạt động công chứng ngày càng trở nên quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả dịch vụ công, phù hợp với thực tiễn hiện nay Theo Nguyễn Thị Thanh Mai (2015), việc thúc đẩy xã hội hóa giúp hạn chế gánh nặng ngân sách nhà nước và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư công Luật công chứng đóng vai trò thiết yếu trong việc quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, đảm bảo hoạt động công chứng hoạt động minh bạch, chuyên nghiệp hơn Nhờ đó, dịch vụ công chứng trở nên dễ tiếp cận, nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu của xã hội hiện đại.
Năm 2014, quy định về chuyển đổi các PCC đủ điều kiện sang hoạt động theo loại hình VPCC đã được ban hành, đánh dấu bước đi phù hợp với chiến lược phát triển nền kinh tế chuyển đổi của Việt Nam Chính sách này thể hiện sự thúc đẩy xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển thị trường Tuy nhiên, vì đây là chủ trương mới, cần thực hiện theo lộ trình hợp lý và có sự nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế và xã hội của Việt Nam.
Việc chuyển đổi PCC thành VPCC phù hợp với chủ trương xã hội hóa công chứng và hướng đến giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Theo Nghị quyết số 19-NQ/TW, đến năm 2021, mục tiêu là giảm ít nhất 10% biên chế sự nghiệp hưởng lương từ ngân sách nhà nước so với năm 2015 Chuyển đổi này giúp Nhà nước giảm tải nguồn lực con người cho hoạt động công chứng, đồng thời vẫn đảm bảo dịch vụ công chứng phục vụ nhu cầu của người dân một cách hiệu quả.
Hệ thống các Văn phòng Công chứng (VPCC) do các Công chứng viên (CCV) đầu tư thành lập đã phát triển với chức năng và thẩm quyền tương tự như Phòng Công chứng (PCC), đồng thời giúp chuyển đổi PCC thành VPCC Việc này đã phá bỏ độc quyền Nhà nước trong cung cấp dịch vụ công chứng, mở cửa cho khu vực tư nhân tham gia vào lĩnh vực này Lợi ích lớn nhất của xã hội hóa công chứng là giảm sự can thiệp của Nhà nước và thu gọn bộ máy quản lý, từ đó giảm nguồn lực đầu tư công và tập trung hoàn thiện thể chế pháp lý, đây là ưu tiên hàng đầu của nước ta hiện nay.
Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc chuyển đổi Phòng công chứng
1.3.1 Khái niệm chuyển đổi Phòng công chứng
Chuyển đổi được hiểu là quá trình thay đổi từng bước từ hình thức này sang hình thức khác một cách hợp lý để tránh gây xáo trộn lớn, giúp doanh nghiệp phù hợp hơn với khả năng và nhu cầu đầu tư của các nhà đầu tư Theo Đại từ điển Tiếng Việt, chuyển đổi còn được định nghĩa là việc làm thay đổi cách thức hoặc phương hướng hoạt động của doanh nghiệp Sau khi thực hiện chuyển đổi, doanh nghiệp cũ chấm dứt hoạt động và trở thành một doanh nghiệp mới hoạt động theo loại hình đã chuyển đổi, đồng thời vẫn giữ quyền lợi và chịu trách nhiệm về các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trước đó.
Theo định hướng của Luật công chứng 2014, nhà nước hướng tới chỉ còn một hình thức công chứng là Văn phòng công chứng (VPCC), nhằm giảm nhẹ gánh nặng về nguồn lực đầu tư và tránh lãng phí thời gian, chi phí của cơ quan nhà nước và cá nhân khi thành lập mới tổ chức công chứng (TCHNCC) Luật cũng quy định rõ tại khoản 1 Điều 21 rằng, trong trường hợp không cần thiết duy trì tổ chức công chứng cũ (PCC), Sở tư pháp sẽ lập đề án chuyển đổi PCC thành VPCC và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Trước khi tiến hành chuyển đổi PCC, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 2504/BTP-BTTP ngày 19/7/2017 về việc chuyển đổi PCC thành VPCC Bộ trưởng Bộ Tư pháp yêu cầu Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, đúng quy trình.
“…đánh giá đầy đủ, toàn diện về vị trí, vai trò và tình hình tổ chức, hoạt động của
PCC tại địa phương hoạt động hiệu quả, được người yêu cầu công chứng tín nhiệm và tự bảo đảm chi thường xuyên, đồng thời đóng góp đáng kể vào ngân sách Nhà nước Trong các trường hợp này, việc duy trì PCC tại địa phương là cần thiết và chưa cần thiết xem xét chuyển đổi, nhằm đảm bảo hoạt động công chứng vẫn hiệu quả và ổn định.
26 http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/Chuy%E1%BB%83n_%C4%91%E1%BB%95i , truy cập ngày 11/12/2018
27 Nguyễn Như Ý (1999), Đại Từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn Hóa Thông tin, tr.407
Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh đã xuất bản giáo trình "Pháp luật về chủ thể kinh doanh" lần thứ 1, chỉnh sửa và bổ sung bởi Bùi Xuân Hải, nhằm cung cấp kiến thức pháp luật cập nhật về các chủ thể kinh doanh Tài liệu này, do Nhà xuất bản Hồng Đức - Hội Luật gia Việt Nam phát hành năm 2016, là nguồn tài liệu quan trọng giúp học viên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân trong hoạt động kinh doanh phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Chuyển đổi PCC là quá trình thay đổi phương thức hoạt động từ đơn vị sự nghiệp công lập sang loại hình công ty hợp danh khi không cần thiết duy trì PCC đó Việc thực hiện chuyển đổi này tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng và các luật liên quan Sau chuyển đổi, PCC sẽ chấm dứt hoạt động, đồng thời VPCC mới được thành lập sẽ kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ, tiếp nhận hồ sơ công chứng của PCC cũ để đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra thông suốt tại địa phương.
1.3.2 Mục tiêu và yêu cầu chuyển đổi Phòng công chứng
Theo Điều 3 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính phủ, mục tiêu và yêu cầu chuyển đổi Phòng Công chứng (PCC) được quy định rõ ràng, đảm bảo thực hiện đúng quy định của Luật công chứng Việc chuyển đổi này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng và đáp ứng yêu cầu cải tiến hệ thống hành chính nhà nước Các bước thực hiện chuyển đổi PCC cần tuân thủ theo hướng dẫn của Nghị định, đảm bảo tiến độ và phù hợp với mục tiêu phát triển dịch vụ công chứng hiện đại, chuyên nghiệp.
Một là, tiếp tục chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng
Luật công chứng 2006 đã thúc đẩy sự phát triển của hệ thống Văn phòng công chứng (VPCC), đánh dấu bước tiến quan trọng trong quá trình xã hội hóa dịch vụ công chứng và xóa bỏ độc quyền của nhà nước VPCC không những mở ra cơ hội cho các chủ thể phi nhà nước tham gia cung cấp dịch vụ, mà còn làm nền tảng để nhà nước dần rút lui khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng Trong đó, nhà nước chỉ giữ vai trò chủ thể duy nhất quản lý nhà nước về lĩnh vực công chứng, đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra công bằng, minh bạch và theo quy định pháp luật.
Chủ trương chuyển đổi PCC thành VPCC trong Luật công chứng 2014 là bước đi quan trọng thúc đẩy quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam Việc quy định này giúp duy trì sự ổn định cho hoạt động công chứng tại địa phương, đồng thời tạo nguồn thu bổ sung cho ngân sách nhà nước từ việc chuyển đổi Đây cũng là chiến lược đẩy mạnh xã hội hóa dịch vụ công trong bối cảnh hiện nay, tận dụng cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ, nhân viên sẵn có tại các PCC để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng.
Hai là, bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và CCV, viên chức, người lao động đang làm việc tại PCC được chuyển đổi
Việc chuyển đổi các PCC được xem là một trong những yêu cầu quan trọng cần ưu tiên hàng đầu theo pháp luật Việt Nam hiện nay Tuy nhiên, quá trình này có thể gây ra xáo trộn về biên chế và phát sinh thêm các chi phí khác, đặc biệt là đối với các cán bộ, viên chức và người lao động đang làm việc tại PCC Họ có nguy cơ phải nghỉ việc nếu không có sự đồng thuận với trưởng VPCC về quyền và lợi ích sau khi chuyển đổi, dẫn đến những tác động tiêu cực đến quyền lợi của người lao động.
Yêu cầu bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước với CCV, viên chức, người lao động tại PCC chuyển đổi đặt ra hai tiêu chí chính Thứ nhất, Nhà nước vẫn thực hiện mục tiêu xã hội hóa của mình một cách hiệu quả Thứ hai, sau chuyển đổi, Nhà nước đảm bảo đội ngũ người lao động tiếp tục công việc tại VPCC hoặc được bố trí công việc phù hợp với chuyên môn nếu họ không còn nhu cầu làm việc tại VPCC Điều này giúp tránh gây tâm lý hoang mang cho đội ngũ lao động tại PCC.
Việc chuyển đổi PCC phải thực hiện công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan, phù hợp với quy định của Luật công chứng, Nghị định này và các văn bản pháp luật liên quan nhằm đảm bảo duy trì và kế thừa hoạt động của PCC sau chuyển đổi Quá trình chuyển đổi này cần dựa trên nhu cầu xã hội hóa công chứng, không xuất phát từ ý muốn chủ quan hay tùy tiện của các chủ thể có thẩm quyền Đặc biệt, quá trình này phải được thực hiện qua các cuộc họp mở giữa CCV, viên chức, người lao động tại PCC dự kiến chuyển đổi với Sở Tư pháp và các sở ngành liên quan để đánh giá tình hình hoạt động, xem xét nguyện vọng và đề xuất chế độ, chính sách cho người lao động, cũng như bàn về phương án xử lý tài sản và các vấn đề liên quan khác.
Trong trường hợp chưa đủ điều kiện chuyển đổi PCC theo quy định pháp luật và chưa có phương án giải quyết rõ ràng các vấn đề liên quan, thì không nên thực hiện chuyển đổi Khi đáp ứng đủ điều kiện, quá trình chuyển đổi cần được thực hiện bài bản, tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đảm bảo minh bạch, công khai, dân chủ và khách quan Việc này giúp tránh những tranh chấp, khiếu nại, tố cáo phát sinh trong và sau khi quá trình chuyển đổi PCC diễn ra.
Việc chuyển đổi PCC phải tuân thủ đúng quy định của Luật công chứng, Nghị định 29/2015/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan, đảm bảo quá trình diễn ra một cách khoa học, khách quan và tránh các sai phạm hoặc tiêu cực phát sinh Tất cả các bước như tổ chức đối thoại, lập đề án chuyển đổi hoặc phê duyệt đề án đều phải thực hiện đúng trình tự pháp luật, góp phần nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quá trình chuyển đổi Việc tuân thủ quy định pháp luật về thủ tục và trình tự là yếu tố quan trọng giúp hạn chế tùy tiện của cơ quan có thẩm quyền và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra đúng quy định, tránh những rủi ro pháp lý.
Đảm bảo duy trì liên tục hoạt động của PCC sau khi chuyển đổi là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ công chứng diễn ra bình thường và ổn định Hoạt động của TCHNCC liên quan đến việc xử lý giấy tờ, hợp đồng có hiệu lực pháp luật và cung cấp bản sao công chứng phải dựa trên bản chính còn lưu giữ tại TCHNCC Chuyển đổi PCC cần kế thừa đầy đủ các hoạt động này để đảm bảo sự liên tục và ổn định trong quá trình cung cấp dịch vụ công chứng tại địa phương.
Quy định của pháp luật về hoạt động chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng
1.4.1 Điều kiện chuyển đổi Phòng công chứng
Theo khoản 1 Điều 21 Luật công chứng 2014, khi không cần duy trì Phòng Công chứng (PCC), Sở Tư pháp có trách nhiệm lập đề án chuyển đổi PCC thành Văn phòng công chứng (VPCC) trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Điều này có nghĩa là việc chuyển đổi PCC chỉ được thực hiện trong các trường hợp không cần thiết phải duy trì PCC Các "trường hợp không cần thiết" này được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, đảm bảo việc chuyển đổi phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
Các địa bàn cấp huyện đã hoàn thiện việc thành lập đủ số TCHNCC theo quy hoạch tổng thể phát triển TCHNCC đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Trong đó, số lượng VPCC hiện nhiều hơn so với PCC, thể hiện sự phát triển và mở rộng của hệ thống TCHNCC ở các cấp huyện.
Các địa bàn cấp huyện chưa thành lập đủ số trung tâm hành chính công cấp huyện theo quy hoạch tổng thể phát triển trung tâm hành chính công đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Tuy nhiên, những địa phương này đã có ít nhất hai Văn phòng công chứng hoạt động ổn định từ hai năm trở lên kể từ ngày đăng ký hoạt động.
Chuyển đổi PCC chỉ áp dụng trong phạm vi địa bàn cấp huyện nơi PCC đặt trụ sở khi địa bàn đó đã thành lập đủ số TCHNCC theo quy hoạch tổng thể đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Khi thực hiện chuyển đổi, số lượng VPCC phải nhiều hơn số lượng PCC hoặc trong trường hợp địa bàn cấp huyện chưa đạt đủ số TCHNCC theo quy hoạch, nhưng đã có ít nhất 02 VPCC ổn định hoạt động từ 02 năm trở lên, tạo điều kiện cho các địa phương chưa phát triển TCHNCC phù hợp quy hoạch nhưng có nhu cầu xã hội hóa hoạt động công chứng, thúc đẩy sự phát triển của dịch vụ công chứng địa phương.
1.4.2 Kế hoạch và đề án chuyển đổi Phòng công chứng
- Về kế hoạch chuyển đổi Phòng công chứng
Theo Điều 6 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, kế hoạch chuyển đổi các PCC chỉ áp dụng đối với tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có từ 05 PCC trở lên, trong khi các tỉnh, thành phố có dưới 05 Phòng công chứng không cần xây dựng kế hoạch chuyển đổi mà thực hiện đề án chuyển đổi trực tiếp cho từng PCC Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với các sở ngành như Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động-Thương binh và xã hội để xây dựng kế hoạch chuyển đổi PCC, bao gồm các nội dung chính như sự cần thiết chuyển đổi, số lượng PCC thuộc diện chuyển đổi theo quy định, lộ trình và trách nhiệm tổ chức thực hiện Để đảm bảo tính chuyên môn hóa trong quản lý nhà nước về công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch chuyển đổi PCC tại địa phương; trong trường hợp cần thiết, Ủy ban có thể tham khảo ý kiến của Bộ Tư pháp bằng văn bản trước khi phê duyệt kế hoạch.
- Về đề án chuyển đổi Phòng công chứng:
Dựa trên kế hoạch chuyển đổi các PCC đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, Sở Tư pháp phối hợp với các sở liên quan như Lao động-Thương binh và xã hội, Tài chính, Nội vụ để xây dựng đề án chuyển đổi cho từng PCC, đảm bảo tính công khai và dân chủ trong quá trình thực hiện Trước khi xây dựng đề án, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, Sở Tư pháp phải chủ trì phối hợp với các sở liên quan, tổ chức họp với CCV, viên chức và người lao động tại các PCC dự kiến chuyển đổi, có sự tham gia của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội của CCV để đảm bảo sự minh bạch và thống nhất trong quá trình chuyển đổi.
Xã hội của PCC nhằm đánh giá tình hình tổ chức, hoạt động của PCC và xem xét nguyện vọng cùng đề xuất chính sách phù hợp cho cán bộ viên chức, người lao động đang làm việc tại PCC Công tác xử lý tài sản của PCC và các vấn đề liên quan đến chuyển đổi PCC cũng được thảo luận để đảm bảo tính hợp pháp của cuộc họp Để đảm bảo minh bạch và đúng quy trình, toàn bộ nội dung cuộc họp đều phải được lập thành biên bản đầy đủ.
Dựa trên kết quả cuộc họp với PCC dự kiến chuyển đổi, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp cùng Sở Nội vụ, Sở Tài chính và Sở Lao động - Thương binh và Xã hội xây dựng đề án chuyển đổi PCC Trong đề án này, các nội dung chính được xác định nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hiệu quả Quá trình này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của PCC và phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành Các bộ ngành liên quan sẽ phối hợp chặt chẽ để hoàn thiện đề án theo đúng kế hoạch đề ra.
32 Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
(i) Sự cần thiết chuyển đổi PCC;
(ii) Kết quả khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động trong 3 năm gần nhất của PCC dự kiến chuyển đổi;
Giá quyền nhận chuyển đổi PCC được xác định dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động và uy tín của PCC dự kiến chuyển đổi, cùng với số lượng hợp đồng và các giao dịch đã công chứng trong 3 năm gần nhất Giá này không bao gồm giá trị của trụ sở, trang thiết bị hoặc các tài sản khác thuộc sở hữu Nhà nước mà PCC đang quản lý và sử dụng.
(iv) Phương thức chuyển đổi PCC theo quy định tại Điều 8 của Nghị định này;
Dự kiến phương án giải quyết chế độ, chính sách đối với các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động sau khi chuyển đổi, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động Đồng thời, xác định rõ phương án xử lý tài sản và các vấn đề liên quan của Phân Công Chiến sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, nhằm đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động.
Sở Tư pháp, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Nội vụ cùng các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện đề án một cách hiệu quả Việc phân công rõ ràng trách nhiệm đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án, đồng thời thúc đẩy các hoạt động liên quan phù hợp với quy định của pháp luật Các đơn vị này cần phối hợp chặt chẽ để đạt được các mục tiêu đề ra, đảm bảo quyền lợi của các đối tượng liên quan và nâng cao hiệu quả của đề án. -Cùng [Draft Alpha](https://pollinations.ai/redirect/draftalpha), tạo tiếng nói thương hiệu chuyên nghiệp cho đề án và nâng cao hiệu quả phối hợp liên ngành ngay hôm nay!
Thời hạn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định phê duyệt đề án chuyển đổi PCC là 45 ngày kể từ ngày nhận đề án; để đảm bảo quyết định phù hợp với quy định pháp luật, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể lấy ý kiến của các cơ quan liên quan khi cần thiết, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
Bộ Tư pháp bằng văn bản trước khi ban hành quyết định phê duyệt đề án chuyển đổi PCC
Để đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình chuyển đổi, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho PCC dự kiến chuyển đổi và các tổ chức xã hội - nghề nghiệp của CCV đã thành lập về đề án chuyển đổi được phê duyệt bởi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong vòng 07 ngày làm việc Nếu phương thức đấu giá quyền nhận chuyển đổi PCC được ủy ban phê duyệt, đề án phải được thông báo đến cả TCHNCC đang hoạt động tại địa phương, giúp các CCV hành nghề tiếp cận thông tin đầy đủ để chuẩn bị phù hợp với các quy định của pháp luật.
33 Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
Như vậy, qua những phân tích trên, có thể đưa ra một số nhận xét như sau:
Việc xây dựng kế hoạch chuyển đổi các Phòng Công Chứng (PCC) phụ thuộc vào số lượng PCC đang hoạt động tại địa phương, theo quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP Các địa phương có từ 05 PCC trở lên bắt buộc phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra ổn định và liên tục Việc thực hiện kế hoạch này giúp tránh tình trạng chuyển đổi ồ ạt, góp phần duy trì cân đối trong quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống công chứng tại địa phương.
Việc xây dựng đề án chuyển đổi PCC là bước đầu tiên bắt buộc trong quy trình chuyển đổi Đề án này cần phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương và PCC, đảm bảo tính công khai, minh bạch, khách quan theo quy định pháp luật Việc thực hiện đúng quy trình giúp tránh những tùy tiện của chủ thể có thẩm quyền và hạn chế tiêu cực phát sinh trong quá trình xây dựng đề án.
1.4.3 Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng