Mục tiêu và đối tƣợng nghiên cứu
Mục tiêu của khóa luận là xây dựng một khuôn khổ pháp lý hiệu quả để quản lý các Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam Tác giả phân tích thực trạng hoạt động của các văn phòng đại diện, làm rõ những tác động tích cực và tiêu cực đối với nền kinh tế và những tồn tại trong quản lý nhà nước hiện nay Đặc biệt, bài nghiên cứu nhấn mạnh các bất cập trong quy định pháp luật điều chỉnh văn phòng đại diện theo pháp luật Việt Nam và so sánh với quy chế pháp lý của một số quốc gia khác nhằm rút ra bài học quý giá để hoàn thiện hệ thống pháp lý.
3 http://www.moit.gov.vn/web/guest/tintuc?p_p_id=cmsviewportlet_war_vsi_portlets_instance_xbbg&p_p_ac tion=1&p_p_state=normal&p_p_mode=view&p_p_col_id=column-
Khóa luận tập trung nghiên cứu pháp luật về trình tự, thủ tục thành lập, hoạt động và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, so sánh với một số quốc gia trong khu vực và trên thế giới Đồng thời, khảo sát thực tiễn hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam để phát hiện những bất cập trong quản lý nhà nước và thực hiện quyền, nghĩa vụ của các văn phòng này Dựa trên những phân tích đó, đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện khung pháp lý về Văn phòng đại diện nhằm thúc đẩy môi trường đầu tư và hội nhập quốc tế.
Tình hình nghiên cứu của đề tài
Hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phát triển, thu hút sự quan tâm của các nhà nghiên cứu Trong đó, luận văn Thạc sĩ Luật học năm 2009 tại Đại học Luật TP.HCM của tác giả Trần Anh Khoa đã đề cập đến “Một số vấn đề pháp lý về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam” Luận văn này đã làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng các quy định cũng như đề xuất phương hướng, kiến nghị hoàn thiện pháp luật về loại hình này.
Luật thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Trương Thanh Tùng đề cập đến việc hoàn thiện Luật Thương mại phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ở Việt Nam hiện nay Luận văn nhấn mạnh việc mở rộng hoạt động kinh doanh cho Văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài, đề xuất cho phép họ thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời theo Luật Thương mại Việt Nam Đồng thời, tác giả kiến nghị áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp để đảm bảo sự kiểm soát của nhà nước trong quá trình hoạt động Ngoài các nghiên cứu của luận văn Thạc sĩ, còn có nhiều bài viết khác bàn luận về vấn đề này, góp phần thúc đẩy sự hoàn thiện pháp luật thương mại tại Việt Nam.
Trong bài luận văn Thạc sĩ Luật học tại Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh năm 2009, Trần Anh Khoa phân tích các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật khi thành lập và hoạt động của các văn phòng này Bài viết cũng đề cập đến các quy trình, điều kiện pháp lý cần thiết để cấp phép cho văn phòng đại diện, góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh quốc tế tại Việt Nam.
Trương Thanh Tùng tập trung nghiên cứu các phương hướng hoàn thiện Luật Thương mại phù hợp với điều kiện phát triển của nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế tại Việt Nam hiện nay Bài luận văn Thạc sĩ Luật học tại Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh đã phân tích những vấn đề còn tồn đọng trong hệ thống pháp luật thương mại Việt Nam Ông đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và tính phù hợp của Luật Thương mại, thúc đẩy hoạt động thương mại trong bối cảnh toàn cầu hóa Nội dung nghiên cứu nhấn mạnh vai trò của pháp luật thương mại trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan Đây là nguồn tài liệu quý giá giúp hoàn thiện khung pháp lý thương mại Việt Nam phù hợp với hội nhập quốc tế.
Minh, trong tác phẩm đăng trên Tạp chí Khoa học Pháp lý năm 2004, đã phân tích các điểm bất hợp lý trong quy định về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, góp phần làm rõ những hạn chế và đề xuất cải thiện pháp lý về vấn đề này Bài viết "Bất hợp lý trong quy định về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài" của tác giả Phạm Thị đã nhấn mạnh các bất cập trong hệ thống pháp luật hiện hành, nhằm thúc đẩy hoàn thiện pháp luật phù hợp hơn với thực tiễn kinh doanh quốc tế.
Thùy Dương cho rằng Nghị định 72 có các quy định chưa hợp lý, đặc biệt khi đề cập đến chức năng của văn phòng đại diện Cô nhấn mạnh rằng, vì văn phòng đại diện không hoạt động thương mại sinh lời trực tiếp nên bản chất không liên quan đến hoạt động tài chính của thương nhân nước ngoài, mà chỉ đóng vai trò như cầu nối phát sinh hoặc phát triển các quan hệ tài chính Do đó, không cần thiết phải yêu cầu báo cáo tài chính như các chi nhánh, theo quan điểm của Thùy Dương.
Trong bối cảnh kinh tế mới của Việt Nam, cần rà soát lại pháp luật và học hỏi kinh nghiệm của các quốc gia khác để thúc đẩy phát triển bền vững Khóa luận có điểm mới là tiếp cận vấn đề từ góc độ quốc tế kết hợp với thực tiễn, phân tích các quy định về Văn phòng đại diện ở Việt Nam và so sánh với pháp luật của các nước phát triển, láng giềng, và quốc gia tiềm năng đầu tư của Việt Nam Tác giả nhấn mạnh việc học tập kinh nghiệm thiết lập và áp dụng pháp luật từ các nước để hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về Văn phòng đại diện, đồng thời phân tích những hạn chế trong thực thi pháp luật hiện nay tại Việt Nam Các đề xuất được xây dựng dựa trên cơ sở tổng hợp thực trạng hoạt động trong nước và kinh nghiệm quốc tế nhằm tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước, tạo hành lang pháp lý thông thoáng cho nhà đầu tư nước ngoài, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển ổn định và bền vững.
Các phương pháp nghiên cứu
Trong khóa luận, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu biện chứng duy vật để phân tích các quy định về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, nhằm hiểu rõ mối liên hệ giữa pháp luật và thực tiễn hoạt động tại Việt Nam trong những năm gần đây Tác giả cũng áp dụng phương pháp phân tích so sánh quy định của Việt Nam với pháp luật của một số quốc gia trên thế giới để rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu Mục tiêu là đề xuất các hướng điều chỉnh phù hợp với quy luật phát triển toàn cầu và diễn biến thị trường nội địa, đồng thời xây dựng môi trường pháp lý thu hút đầu tư nước ngoài một cách hiệu quả, vừa linh hoạt, vừa chặt chẽ trong quản lý nhà nước nhằm thúc đẩy phát triển bền vững kinh tế quốc gia trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng.
Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng của đề tài
Hiện nay, nhu cầu đầu tư nước ngoài để mở rộng thị trường của các thương nhân đang ngày càng tăng Việc hiểu rõ pháp luật về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là rất cần thiết Khóa luận cung cấp hệ thống các thông tin về trình tự, thủ tục thành lập, phạm vi hoạt động, chấm dứt hoạt động và quyền lợi, nghĩa vụ của Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Đây là tài liệu hữu ích cho thương nhân nước ngoài muốn tìm hiểu pháp luật Việt Nam để thành lập Văn phòng đại diện tại nước ta.
Việc điều chỉnh các văn bản pháp luật về quản lý đầu tư là cấp thiết để cải thiện môi trường đầu tư trong nước, đảm bảo sự chặt chẽ của quản lý nhà nước, đồng thời phù hợp với các cam kết quốc tế và các hiệp định thương mại tự do khu vực Môi trường đầu tư tại Việt Nam sẽ thu hút hơn khi có khung pháp lý rõ ràng, minh bạch và ổn định, cùng với nguồn nhân lực lành nghề và hệ thống hạ tầng phát triển Chính sách đổi mới này sẽ khiến các doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn Việt Nam là điểm đến đầu tư, góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và giải quyết việc làm cho lao động địa phương Trong đó, việc sửa đổi Nghị định 72 cần phù hợp xu hướng mở rộng hội nhập kinh tế toàn cầu, tạo dựng môi trường đầu tư hấp dẫn nhưng vẫn đảm bảo quản lý nhà nước chặt chẽ, phát triển bền vững cả về kinh tế lẫn xã hội.
Khóa luận cung cấp thông tin về trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam tại các quốc gia phát triển như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Trung Quốc, Liên Bang Nga, cũng như các quốc gia láng giềng đang phát triển và các đối tác tiềm năng Đây là tài liệu tham khảo hữu ích giúp thương nhân Việt Nam mở rộng hoạt động kinh doanh và tăng cường xúc tiến thương mại ra quốc tế.
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM VÀ PHÁP LUẬT MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI
Khái niệm và đặc trưng của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
1.1.1 Khái niệm Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài là những người mang nguồn vốn đầu tư ra nước ngoài nhằm tìm kiếm lợi nhuận đồng thời cũng mang lại lợi ích kinh tế rất lớn cho quốc gia nhận đầu tƣ, tuy nhiên đi kèm theo đó sẽ là những tác động bất lợi nếu không được kiểm soát Điều 16, Luật Thương mại 2005 quy định “Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận” 7 Trong xu hướng toàn cầu hóa kinh tế ngày nay, với mong muốn mở rộng thị trường vượt ra khỏi biên giới nội địa, thương nhân nước ngoài thường thiết lập một hiện diện thương mại tại các quốc gia mà mình muốn quảng bá thương hiệu, xúc tiến thương mại hoặc thực hiện dự án đầu tƣ Văn phòng đại diện chính là một trong những hình thức hiện diện thương mại được thương nhân nước ngoài lựa chọn để thiết lập trong giai đoạn tìm hiểu môi trường kinh doanh ban đầu trước khi mở Chi nhánh hoặc Công ty để hoạt động thương mại Luật Thương mại 2005 đã đưa ra khái niệm “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép” 8
1.1.2 Đặc trưng của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Từ khái niệm về Văn phòng đại diện nêu trên, có thể rút ra đƣợc Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có những đặc điểm như sau:
7 Khoản 1, Điều 16, Luật Thương mại 2005
8 Khoản 6, Điều 3, Luật Thương mại 2005
(i) Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài tại
Việt Nam 9 và hoạt động trong phạm vi ủy quyền của thương nhân
Với đặc trưng là đơn vị phụ thuộc do thương nhân nước ngoài thành lập nên Văn phòng đại diện phải được tổ chức hoạt động theo Điều lệ của thương nhân, chỉ được thực hiện các hoạt động theo sự ủy quyền của thương nhân đó, không có tính độc lập về tài chính và phải hạch toán phụ thuộc Điều này có nghĩa là, Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân 10 Theo đó, thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam 11 Nhiệm vụ thay mặt cho thương nhân nước ngoài giao dịch với cá nhân, tổ chức kinh tế khác và cơ quan nhà nước Việt Nam, đồng thời tổ chức thực hiện các hoạt động mà Văn phòng đại diện được ủy quyền, sẽ được giao cho một người đứng đầu văn phòng – thường được gọi là Trưởng Văn phòng đại diện
Từ những phân tích trên, ta có thể rút ra đƣợc bản chất của Văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền Đặc trưng này là điểm tương đồng với khái niệm
“Đại diện cho thương nhân” được quy định tại Điều 141, Luật Thương mại 2005
Cụ thể, Văn phòng đại diện và Đại diện cho thương nhân cùng thực hiện các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của các chủ thể khác và không đƣợc tự do thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi đƣợc giao hoặc đƣợc ủy quyền Tuy vậy, hai khái niệm này vẫn có nhiều điểm khác nhau nhƣ việc thành lập một Văn phòng đại diện đòi hỏi cần phải đăng ký trong khi việc chỉ định một Đại diện cho thương nhân không quy định yêu cầu này Và điểm khác nhau quan trọng nhất đó là Đại diện cho thương nhân được hưởng thù lao đối với hợp đồng được giao kết trong phạm vi đại diện 12
(ii) Đặc điểm thứ hai là, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam 13
9 Khoản 6, Điều 3, Luật Thương mại 2005
10 Điều 84, Bộ luật Dân sự của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 33/2005/QH11 ngày 14/6/2005 (“Bộ Luật Dân sự 2005”)
11 Khoản 3, Điều 16, Luật Thương mại 2005
12 Khoản 1, Điều 147, Luật Thương mại 2005
Văn phòng đại diện khác biệt với chi nhánh của thương nhân nước ngoài về chức năng và quyền hạn Theo Điều 18, Khoản 1 của Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện chỉ có nhiệm vụ xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và tìm kiếm đối tác mà không được ký kết hoặc sửa đổi hợp đồng đã có Trong khi đó, chi nhánh được phép thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, ký kết hợp đồng, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài và tham gia các hoạt động mua bán và thương mại phù hợp với quy định pháp luật Điều này tạo nên sự khác biệt rõ ràng giữa hai hình thức hiện diện thương mại của thương nhân nước ngoài.
Không được hoạt động thương mại sinh lợi trực tiếp là đặc trưng tương đồng với hầu hết quy định của các nước khác về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài Chẳng hạn: Theo Tổ chức Xúc tiến Thương mại Nhật Bản (JETRO), quy định rằng Văn phòng đại diện có thể tiến hành khảo sát thị trường, thu thập thông tin, mua hàng, và thực hiện quảng cáo, nhưng họ không được phép tham gia vào các hoạt động bán hàng 16 Trong sự thay đổi gần đây nhất của Trung Quốc tại
Quy chế đăng ký Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Trung Quốc, được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 10/11/2010, có hiệu lực từ ngày 01/3/2011, cũng quy định không Văn phòng đại diện nào được phép tiến hành hoạt động thu lợi nhuận 17
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chủ yếu bao gồm thực hiện chức năng liên lạc, xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác, nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại Ngoài ra, Văn phòng đại diện còn theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân mà họ đại diện.
14 Khoản 3, Điều 18, Luật Thương mại 2005
15 Khoản 3, khoản 5, khoản 7, Điều 19, Luật Thương mại 2005
16 http://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/laws/section1/ (truy cập ngày 17/5/2012)
17 Điều 13, Quy chế đăng ký Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Trung Quốc, được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 10/11/2010, có hiệu lực từ ngày 01/3/2011
18 Điều 16, Nghị định 72 Đây là những hoạt động đặc trƣng của Văn phòng đại diện và cũng là vai trò của chúng khi được thành lập, xuất phát từ đặc điểm là hiện diện của thương nhân ở nước ngoài Đặc điểm này cũng là đặc trưng của Văn phòng đại diện tại một số quốc gia khác: Theo pháp luật Singapore, Văn phòng đại diện phải giới hạn chặt chẽ những hoạt động của nó trong phạm vi nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khả thi và thực hiện công tác liên lạc thay mặt cho công ty mẹ của nó 19 Tại Nhật Bản, chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng bao gồm: cung cấp thông tin cho công ty mẹ tại nước sở tại, quảng cáo và quảng bá, nghiên cứu thị trường, mua và lưu giữ tài sản cho công ty mẹ 20
Nhƣ vậy, trong phần này tác giả vừa trình bày khái niệm và phân tích để thấy được các đặc trưng của Văn phòng đại diện theo pháp luật Việt Nam trong tương quan so sánh với quy định của một số quốc gia khác Đồng thời để nổi bật các đặc trưng riêng, tác giả cũng so sánh Văn phòng đại diện với hình thức hiện diện thương mại khác của thương nhân nước ngoài là Chi nhánh, cũng như đối chiếu với các đặc điểm của Văn phòng đại diện trên một số quốc gia khác để làm rõ hơn các đặc trƣng trên Nhìn chung, các đặc điểm của Văn phòng đại diện theo pháp luật Việt Nam là tương đồng với quy định của một số quốc gia được nghiên cứu.
Quy chế pháp lý về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài theo pháp luật Việt Nam và pháp luật một số quốc gia trên thế giới
1.2.1 Trình tự, thủ tục cấp, điều chỉnh, cấp lại và gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
1.2.1.1 Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Giấy phép thành lập là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo văn phòng đại diện tồn tại và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý Nhà nước Thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng hai điều kiện chính: thứ nhất, là thương nhân được pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ công nhận, và thứ hai, đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam Việc cấp giấy phép giúp doanh nghiệp nước ngoài hoạt động hợp pháp và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
19 https://roms.iesingapore.gov.sg/tncnonprofit.aspx (truy cập vào ngày 10/5/2012)
Để thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Nhật Bản, thương nhân cần có giấy phép hợp lệ xác nhận địa điểm thành lập hoặc đăng ký kinh doanh Thủ tục này đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động và tuân thủ quy định pháp luật Nhật Bản, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và hợp pháp tại thị trường quốc tế (Nguồn: phapluat24h.com, truy cập ngày 05/5/2012)
Thương nhân nước ngoài cần hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia của họ Điều kiện này giúp xác định thương nhân là một thực thể có kinh nghiệm và ổn định trên thị trường nội địa, tạo nền tảng vững chắc để mở rộng đầu tư ra các nước khác Ngoài ra, quy định này còn nhằm tránh tình trạng các chủ thể mới thành lập gặp khó khăn khi mở rộng mạng lưới đầu tư quá sớm, dễ gây bất ổn và ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của nền kinh tế nước ta.
Nghị định 72 nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động của các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là việc kéo dài thời hạn hoạt động của các đơn vị đã hết thời hạn, gây ra tình trạng tồn đọng không hiệu quả Theo quy định, giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn tối đa là 05 năm, không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân đó, phù hợp với quy định pháp luật của nước họ Đây là một bước tiến so với Nghị định 45/2000/NĐ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh nước ngoài tại Việt Nam.
Nghị định 45 của Chính phủ ban hành ngày 06/9/2000 quy định về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp du lịch nước ngoài tại Việt Nam Theo đó, Văn phòng đại diện được phép hoạt động với thời gian vĩnh viễn mà không cần gia hạn định kỳ, dẫn đến tình trạng thương nhân nước ngoài đã chấm dứt hoạt động nhưng Văn phòng đại diện vẫn tồn tại và tiếp tục hoạt động hình thành các vướng mắc pháp lý.
Trong hệ thống quản lý nhà nước, các quốc gia thường quy định về thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện để đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ Thời hạn này thường phụ thuộc vào đặc thù kinh tế và chính trị của từng nền kinh tế, mang lại tính linh hoạt phù hợp với điều kiện địa phương Tại Việt Nam, thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện được quy định rõ trong Giấy phép thành lập, với thời gian tối đa là 05 năm, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và phù hợp với quy định pháp luật.
23 Chi tiết tại http://www.sggp.org.vn/kinhte/2008/1/140697/ (truy cập ngày 18/5/2012)
Ở một số quốc gia, thời hạn của Giấy chứng nhận phê duyệt thành lập thường ngắn hơn, tối đa là 3 năm Thời hạn này quy định rõ thời điểm hiệu lực của giấy phép, đảm bảo quá trình hoạt động của doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật từng nước Việc cập nhật và gia hạn giấy phép đúng thời hạn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Trung Quốc có thời hạn 03 năm và cần xin gia hạn hàng năm, đảm bảo hoạt động phù hợp với quy định pháp luật địa phương Tại Nga, hoạt động của Văn phòng đại diện bị kiểm soát chặt chẽ, với quy định mở văn phòng dựa trên giấy phép đăng ký có thời hạn từ 01 đến 03 năm và có thể gia hạn nếu cần thiết Bộ Công thương Singapore quy định Văn phòng đại diện của doanh nghiệp quốc tế chỉ được hoạt động tối đa 03 năm kể từ ngày bắt đầu hoạt động Những quy định về rút ngắn thời hạn cấp phép giúp kiểm soát hoạt động của Văn phòng đại diện chặt chẽ và thường xuyên hơn, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật của từng quốc gia.
Điều 6 của Nghị định 72 quy định rõ các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm: thương nhân nước ngoài kinh doanh mặt hàng hoặc dịch vụ bị cấm theo Danh mục, đề nghị cấp phép trong vòng 2 năm kể từ khi bị thu hồi giấy phép trước, có bằng chứng gây ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội hoặc phá hoại môi trường, tài nguyên, truyền thống văn hóa, đạo đức Việt Nam Ngoài ra, hồ sơ không hợp lệ hoặc không bổ sung đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cũng là các lý do không được cấp phép.
1.2.1.2 Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện Để đƣợc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ tại Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực
Nhóm chuyên gia gồm John J Downes, Phạm Sỹ Chung, và Phạm Đình Thưởng đã phối hợp thực hiện dự án EU nhằm hỗ trợ Bộ Công Thương sửa đổi Nghị định 72 liên quan đến Văn phòng đại diện và Chi nhánh của thương nhân nước ngoài Báo cáo này nhằm cung cấp các kiến nghị cải thiện quy định, thúc đẩy hợp tác thương mại quốc tế và phù hợp với tiêu chuẩn pháp lý mới của Việt Nam Việc cải tiến Nghị định 72 sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, nâng cao khả năng cạnh tranh và thúc đẩy phát triển kinh tế đất nước.
Vietnam Mutrap III, Hà Nội (11/2011), tr 44
25 http://www.baomoi.com/Nen-mo-van-phong-dai-dien-o-Nga-thay-vi-lap-cong-ty/45/6105294.epi (truy cập ngày 18/5/2012)
Để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ như đơn đề nghị cấp giấy phép, bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó thời hạn hoạt động còn ít nhất 01 năm nếu có thời hạn; báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu tương đương; bản sao điều lệ hoạt động của thương nhân nước ngoài; và bản sao hợp đồng thuê địa điểm trụ sở, phải được công chứng hoặc miễn công chứng theo quy định pháp luật Tất cả các giấy tờ này đều phải dịch sang tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam để xem xét cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Khi nhận hồ sơ, Sở Công Thương kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ Quy định này giúp các thương nhân nước ngoài chưa quen với các quy định hành chính của Việt Nam nhanh chóng hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn của Sở Công Thương Khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, thủ tục xử lý sẽ tiếp tục theo đúng quy trình quy định.
Sở Công thương viết giấy biên nhận và giao cho người nộp
Chính Trưởng Văn phòng đại diện hoặc người đại diện được ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài phải trực tiếp nhận Giấy phép từ cơ quan cấp phép theo ngày hẹn trên giấy biên nhận Sau khi nhận Giấy phép, họ cần ký xác nhận vào Sổ đăng ký theo quy định Thời hạn xử lý hồ sơ là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo đúng quy định của Sở.
27 Khoản 2, Điều 2, Nghị định số 120/2011/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 16/12/2011 sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính tại một số Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại