Tiểu Luận - Nghiệp Vụ Văn Thư - Đề Tài - Thực Hành - Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Trường Đại Học Thành Đông

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ~~~~~~*~~~~~~ BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ ĐỀ TÀI THỰC HÀNH XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG MỤC LỤC PHẦN 1[.]

Trang 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

~~~~~~*~~~~~~

BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

ĐỀ TÀI :

THỰC HÀNH: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG

Trang 2

MỤC LỤC

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ 4

1.2 Mục đích, ý nghĩa của danh mục hồ sơ 4

PHẦN 2: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG 6

2.1 Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đông 6

a, Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đông 6

b, Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính Tổng hợp Trường Đại học Thành Đông.7 2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ về công tác thi đưa, khen thưởng và pháp chế 8

PHẦN 3: KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

Trang 3

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê tên hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi

thời hạn bảo và tên người lập

Danh mục hồ sơ gồm 5 yếu tố thông tin: Ký hiệu hồ sơ, tên đề mục và tiêu đề

hồ sơ, thời hạn bảo quản, đơn vị/người lập hồ sơ và ghi chú

Để tạo lập danh mục hồ sơ, cần dựa trên những cơ sở sau:

Thứ nhất, các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ

quan và các đơn vị tổ chức

Thứ hai, các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ,

viên chức cơ quan nói chung

Thứ ba, kế hoạch công tác của năm (năm lập danh mục hồ sơ của cơ quan và

của các đơn vị)

Thứ tư, các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác có liên quan.

Thứ năm, danh mục hồ sơ của năm trước.

Ngoài ra, để bản danh mục hồ sơ sát đúng với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế về lập hồ sơ của những năm trước cũng như lý luận và phương pháp lập hồ sơ và giá trị của các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

(Nguồn: PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội)

1.2 Mục đích, ý nghĩa của danh mục hồ sơ

Việc lập danh mục hồ sơ có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, đơn vị:

Một, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên

chức Lập hồ sơ giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanh chóng, công việc sẽ được giải quyết kịp thời và chính xác

Hai, giúp cơ quan, đơn vị, cán bộ, công viên chức quản lý văn bản chặt chẽ hơn,

tránh những rủi ro như việc mất hoặc không tìm thấy văn bản

Ba, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư.

1.3 Yêu cầu: Có 5 yêu cầu cơ bản

Trang 4

Hai, đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ.

Ba, văn bản trong hồ sơ có giá trị tương đối đồng đều.

Bốn, văn bản trong hồ sơ phải có độ tin cậy.

Năm, hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác.

Trang 5

PHẦN 2: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG

ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG 2.1 Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đông

a, Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đông

Địa chỉ: Số 3, Vũ Công Đán, phường Tứ Minh, thành phố Hải Dương

Hotline: 0987759668

Website: www.thanhdong.edu.vn

Được thành lập theo quyết định số 1489/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ, Thành Đông là trường đại học đầu tiên của tỉnh Hải Dương Trường giữ vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Hải Dương nói riêng và của khu vực đồng bằng sông Hồng cũng như cả nước nói chung

Sứ mệnh của Đại học Thành Đông là cùng với các trường đại học trong

Tỉnh và cả nước đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao về lĩnh vực kinh tế, khoa học quản lý, kỹ thuật và tham gia vào sự chuyển giao những công nghệ tiên tiến, hiện đại đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của tỉnh Hải Dương nói riêng và cả nước nói chung.

Trang 6

b, Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính Tổng hợp Trường Đại học Thành Đông

- Tham mưu giúp Ban Giám hiệu nhà trường thực hiện công tác tổ chức, công tác cán bộ, lao động tiền lương, thi đua, khen thưởng; công tác tổng hợp, thống nhất, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; vệ sinh môi trường, quản

lý Ký túc xá, đoàn ra, đoàn vào, chuẩn bị phòng nghỉ cho khách, giảng viên đến trường làm việc và giảng dạy; các hoạt động lễ tân, phục vụ, khánh tiết, các phương tiện vận tải

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác quản trị cơ sở vật chất, bảo vệ an ninh trật tự bao gồm: đất đai, nhà cửa, hội trường, giảng đường, phòng thí nghiệm, hệ thống điện, nước, cây xanh… Quản trị, quản lý trang thiết bị, vật tư và các điều kiện phục vụ giảng dạy, học tập và NCKH

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý tài chính, kế toán của trường;

- Đảm bảo thông tin liên lạc giữa Lãnh đạo Nhà trường với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường

2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ về công tác thi đưa, khen thưởng và pháp chế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trang 7

PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP Độc lập – Tự do –Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỞNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG

Số và ký hiệu

hồ sơ

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn

bảo quản

Đơn vị/

người lập hồ sơ

Ghi chú

V Công tác thi đua khen thưởng

01.TDKT Kế hoạch tổ chức thực hiện Luật

Thi đua - Khen thưởng (năm học

2020 – 2021) của Đại học

Thành Đông

20 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

02.TDKT Văn bản kiểm tra, hướng dẫn Luật

Thi đua - Khen thưởng của Đại học Thành Đông

Vĩnh viễn Phòng Hành

chính Tổng hợp

Hồ sơ nguyên tắc

03.TDKT Kế hoạch phát động phong trào

thi đua năm học 2020-2021 của trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

04 TDKT Kế hoạch hướng dẫn thực hiện

phong trào thi đua,năm học

2020-2021 của trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

Trang 8

05 TDKT Tiêu chuẩn đánh giá,xếp loại công

tác thi đua khen thưởng của Trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

06.TDKT

Tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua năm học 2020- 2021 của Trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

07.TĐKT

Đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua đối với các cá nhân và tập thể đạt giải trong đợt Nghiên cứu khoa học (năm học 2019-2020) Năm 2020

chính Tổng hợp

08.TĐKT

Hồ sơ khen thưởng sinh viên đạt thành tích xuất sắc trong đợt Nghiên cứu khoa học (năm học 2019-2020) Năm 2020

chính Tổng hợp

09.TĐKT

Báo cáo của Phòng hành chính tổng hợp về thành tích thi đua

(năm học 2019- 2020) Năm 2020

chính Tổng hợp

10.TĐKT Hướng dẫn hình thức thi đua,

khen thưởng năm học 2020-2021 của Phòng hành chính tổng hợp

chính Tổng hợp

Trang 9

11.TĐKT Đề nghị tăng mức khen thưởng

đối với các danh hiệu thi đua năm học 2020-2021 của Phòng hành chính tổng hợp

chính Tổng hợp

12.TĐKT Kế hoạch Công tác thi đua, khen

thưởng năm học 2020-2021 của Phòng Hành chính tổng hợp

chính Tổng hợp

13.TĐKT Biên bản các cuộc họp của hộiđồng thi đua Trường Vĩnh viễn Phòng Hành

chính Tổng hợp

14.TĐKT Hồ sơ báo các của hội đồng thi

đua trường trong các cuộc họp 10 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

15.TTĐKT Hồ sơ nội dung trong các cuộc

họp của hội đồng thi đua Trường

chính Tổng hợp

17.TĐKT Tờ tình đề nghị công nhận danhhiệu thi đua và hình thức khen

thưởng bậc cao đối với các cá nhân và tập thể của trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

18 TĐKT Hồ sơ danh sách các cá nhân, tậpthể được đề nghị khen thưởng của

trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

19.TĐKT Hồ sơ báo cáo thành tích của cánhân, tập thể được đề nghị khen

thưởng (kèm theo minh chứng)

chính Tổng hợp

Trang 10

20.TĐKT Biên bản họp hội đồng thi đuakhen thưởng (năm 2020 -2021)

của trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

21.TĐKT Hồ sơ khảo sát hoạt động củaKhối Thi đua các Trường chuyên

nghiệp và dạy nghề trên địa bàn tỉnh Hải Dương

5 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

22.TĐKT Dự thảo các hoạt động thi đua củaTrường Đại học Thành Đông 10 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

VI Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế

01 VTLTPC Tập các văn bản về công tác pháp

chế gửi chung đến các phòng, ban năm 2020 của Phòng Hành chính Tổng hợp

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

Phòng Hành chính Tổng hợp

VI Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế

01 VTLTPC Tập các văn bản về công tác pháp

chế gửi chung đến các phòng, ban năm 2020 của Phòng Hành chính Tổng hợp

02.VTLTPC Kế hoạch, báo cáo của PhòngHành chính tổng hợp về việc thực

hiện công tác pháp chế

- Vĩnh viễn Phòng Hành

chính Tổng hợp

Trang 11

03.VTLTPC Hồ sơ Xây dựng, ban hành quy

định, hướng dẫn về công tác pháp chế do Đại học Thành Đông chủ trì năm 2020-2021

chính Tổng hợp

04.VTLTPC Hội nghị về việc góp ý xây dựng

văn bản pháp luật Sở Giáo dục tỉnh Hải Dương chủ trì tại Hải Dương năm 2020-2021

5 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

05 VTLTPC Công văn trao đổi về công tác

pháp chế năm 2020-2021 của Trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

06.VTLTPC Hội nghị thẩm định văn bản quy

phạm pháp luật của Đại học Thành Đông tại Hải Dương năm 2020

chính Tổng hợp

07 VTLTPC Quyết định của Phòng Hành

chính tổ hợp về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật năm 2020- 2021

chính Tổng hợp

08 VTLTPC Tập lưu văn bản về công tác văn

thư, lưu trữ gửi chung đến các phòng, ban của Trường Đại học Thành Đông

09.VTLTPC Quyết định của Trường Đại học

Thành Đông về việc xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn

chính Tổng hợp

Trang 12

10.VTLTPC Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ

của Trường Đại học Thành Đông tại Hải Dương năm 2021

chính Tổng hợp

11 VTLTPC Kế hoạch báo cáo của Phòng

Hành chính Tổng hợp về việc báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2021

chính Tổng hợp

12 VTLTPC Kế hoạch, báo cáo công tác văn

thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Qúy, tháng

- Vĩnh viễn

- 10 năm

13.VTLTPC Kế hoạch, chương trình thực hiện

cải cách công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 của Phòng Hành chính Tổng hợp

chính Tổng hợp

14 VTLTLPC Quyết định của Trường Đại học

Thành Đông về việc tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (thu thập, bảo quản,chỉnh lý, khai thác

sử dụng, ) năm 2020-2021

chính Tổng hợp

15.VTLTPC Công văn trao đổi về văn thư, lưu

trữ năm 2020-2021 của Trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

16.VTLTPC Quyết định cấp giấy giới thiệu

cho cán bộ theo ủy quyền của Hiệu trưởng năm 2020 -2021 của Trường Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

Trang 13

17 VTLTLPC Quyết định cấp giấy đi đường cho

cán bộ theo ủy quyền của Hiệu trưởng năm 2020 -2021 của Trường đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

18.VTLTLPC Hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ công

tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị 20 năm Hành chínhPhòng

Tổng hợp

19.VTLTPC Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức(năm

học 2020 -2021 ) của Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

20.VTLTPC Hồ sơ danh sách cán bộ, viên

chức có tên trong văn văn bản ( năm học 2020 -2021 ) của Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

21.VTLTPC Hồ sơ xác nhận chữ ký của cán

bộ, viên chức ( năm học 2020

-2021 ) của Đại học Thành Đông

chính Tổng hợp

22.VTLTPC Tập lưu văn bản về công văn đến

các đơn vị, cá nhân của Trường Đại học Thành Đông

23.VTLTPC Tập lưu văn bản về theo dõi, quản

lý, vào sổ công văn đến để trình Đến khivăn bản Phòng Hànhchính Tổng

Trang 14

Thành Đông hành

24.VTLTPC Kế hoạch theo dõi, quản lý, vào

sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng năm 2020 của Phòng Hành chính tổng hợp

chính Tổng hợp

25.VTLTPC Kế hoạch, Báo cáo của Phòng

Hành chính tổng hợp về việc quản lý chuyển công văn đến các đơn vị và cá nhân

- Vĩnh viễn

- 10 năm

26.VTLTPC Tập lưu văn bản về theo dõi và

báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử

lý văn bản và công việc của các đơn vị của Trường Đại học Thành Đông

27.VTLTPC Kế hoạch theo dõi và báo cáo tiến

độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị năm 2020 của Phòng Hành chính tổng hợp

chính Tổng hợp

28.VTLTPC Hồ sơ thẩm định về thể thức và

tính hợp pháp của công văn đi Trường Thành Đông

chính Tổng hợp

29.VTLTPC Hồ sơ quy định về trình duyệt, kí

và nhân bản số lượng công văn đi 20 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

Trang 15

30.VTLTPC Hồ sơ về quản lý và sử dụng con

dấu 20 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

31.VTLTPC Sổ đăng ký văn bản đi 20 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

32.VTLTPC Tập văn bản lưu trữ công văn đến 10 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

33.VTLTPC Hồ sơ học bạ sinh viên, các văn

bản, giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn đọng)

chính Tổng hợp

34.VTLTPC Sổ theo dõi cấp phát văn bằng,

chứng chỉ Vĩnh viễn Phòng Hànhchính Tổng

hợp

35.VTLTPC Hồ sơ bảo quản con dấu của các

đơn vị trong Trường 5 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

36.VTLTPC Hồ sơ bảo quản con dấu của

Trường Đại học Thành Đông 5 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

Trang 16

37.VTLTPC Hồ sơ sử dụng con dấu của

Trường Đại học Thành Đông 5 năm Phòng Hànhchính Tổng

hợp

38.VTLTPC Hồ sơ sử dụng con dấu của đơn vị

trong trường Đại học Thành Đông

5 năm Phòng Hành

chính Tổng hợp

39.VTLTPC Công văn về chế độ bảo mật của

Nhà nước của Trường Đại học Thành Đông ban hành

chính Tổng hợp

40.VTLTPC Hồ sơ giấy tờ đảm bảo nguyên

tắc chế độ bảo mật của Nhà nước của Trường Đại học Thành Đông ban hành

chính Tổng hợp

41.VTLTPC Các quy định về việc đảm bảo bí

mật Nhà nước Đến khivăn bản

hết hiệu lực

Trang 17

PHẦN 3: KẾT LUẬN

Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ Đây là những minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việc lập danh mục hồ sơ sẽ Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức; Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Trang 18

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại

học Quốc gia Hà Nội

2 Thông tư 09/ 2021/ TT-BNV, “Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”, https://thuvienphapluat.vn/ van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-09-2011-TT-BNV-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-hinh-thanh-125299.aspx

3 Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Kạn, “Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc đối với các cơ quan, tổ chức”, https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-

nganh-388/van-thu-luu-tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx

4 Trường Đại học Thành Đông, https://thanhdong.edu.vn/

Tiêu đề	Thực Hành: Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Trường Đại Học Thành Đông
Trường học	Trường Đại Học Thành Đông
Chuyên ngành	Nghiệp Vụ Văn Thư
Thể loại	Báo cáo bài tập
Năm xuất bản	2009
Thành phố	Hải Dương

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	339,89 KB