Theo từ điển Bách khoa VN : “Tập thể là nhóm xã hội đạt mức phát triển cao, trong đó các thành viên đoàn kết, gắn bó với nhau trên cơ sở hoạt động chung vì mục đích có giá trị xã hội và
Trang 1KỸ NĂNG LÀM VIỆC TẬP THỂ
VÀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM I- Kỹ năng làm việc tập thể
1- Khái niệm kỹ năng.
a- Bản năng là gì?
Bản năng là sự sinh tồn của các loài động vật mang tính tự nhiên trong đấu tranh vì sự sống của nó, trong đó có con người
Bản năng con người nổi trội hơn các loài động vật cao cấp khác ở đời sống xã hội, tức là đời sống có ý thức Tuy là đời sống
có ý thức nhưng ý thức đó vẫn mang nguồn gốc tự nhiên nên ý thức sống của con người thời sơ khai mang nặng tính bản năng
“mạnh được yếu thua”, “người khỏe ăn hiếp người yếu”
Nhờ vào đời sống xã hội , con người tách dần mình ra thành một bộ phận của tự nhiên và tương đối độc lập với tự nhiên mà thành kỹ năng sống
b- Kỹ năng sống là gì?
Kỹ năng sống là đời sống xã hội của con người có bản chất gia đình, cộng đồng và dân tộc Trong các vùng địa lý, kinh tế, ngôn ngữ, văn hóa khác nhau sẽ có kỹ năng sống khác nhau Chính những yếu tố này tạo ra lối sống đặc trưng, bản sắc và kể
cả lạc hậu
Khi thế giới hội nhập, khoa học kỹ thuật phát triển, “thế giới
là mái nhà chung” thì vùng địa lý không còn quá lệ thuộc và con người đã tạo ra kỹ năng nhân loại (kỹ năng xã hội loài người) thay cho kỹ năng cộng đồng dân tộc, và đây cũng là thời kỳ phát triển của con người
c- Kỹ năng làm việc
Trang 2Kỹ năng làm việc là hoạt động lao động có khoa học kỹ thuật công nghệ thay cho lao động thủ công, ở đấy bất cứ ai bước vào làm việc đều được đào tạo theo yêu cầu của công việc, tức là công việc buộc người ta phải phù hợp Nếu giai đoạn kỹ năng sống người ta tạo ra công cụ để phục vụ con người thì giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đa phần bắt buộc người lao động phải phù hợp với tiêu chuẩn của công cụ mới làm chủ được công
cụ, tuy nhiên không phải là tất cả Cũng từ đó mà lao động bị phân hóa thành những người tiếp tục sáng tạo công cụ và những người sử dụng công cụ
Ở Việt Nam hiện nay đang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nên đa phần chỉ ở trình độ tiếp cận và sử dụng công cụ lao động tiên tiến, vì thế kỹ năng làm việc của chúng ta là rất yếu Đây là vấn đề đặt ra buộc chúng ta phải nâng cao kỹ năng làm việc, đặc biệt là công chức
2- Khái niệm tập thể
a- Tập thể là gì?
Tập thể là một tập hợp người sống và làm việc có chung mục đích được thống nhất theo hệ tư tưởng, đường lối nhất định
Ví dụ : Đảng Cộng sản Việt Nam; Tập thể của một ngành; Tập thể của một tổ chức; Tập thể công chức cơ quan … dù công việc rất khác nhau nhưng cùng đồng tâm nhất trí vì nhiệm vụ chung
mà ở đấy kết quả cuối cùng là của tất cả mọi người
Khái niệm tập thể rất dễ bị nhầm lẫn với khái niệm nhóm
Theo từ điển Bách khoa VN : “Tập thể là nhóm xã hội đạt mức phát triển cao, trong đó các thành viên đoàn kết, gắn bó với nhau trên cơ sở hoạt động chung vì mục đích có giá trị xã hội và có ý nghĩa đối với tập thể và cá nhân Các thành viên của tập thể có mối qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau, phụ thuộc lẫn nhau, cộng đồng trách nhiệm về kết quả hoạt động chung Là một hình thức tổ chức nhóm xã hội đặc trưng của lối sống xã hội chủ nghĩa”
Trang 3b- Tập thể và cá nhân.
Tập thể chỉ tồn tại khi có các cá nhân coi nhẹ lợi ích của mình đặt lợi ích tập thể lên cao hơn Tuy nhiên, không thể làm mất đi sự tồn tại cá nhân, vì thế sự hài hòa giữa tập thể và cá nhân luôn luôn là vấn đề đặt ra đối với công chức nhà nước xã hội chủ nghĩa
Đương thời Hồ Chí Minh luôn luôn căn dặn công chức là
“công bộc của dân” Điều này cho thấy việc sống vì tập thể trước nhân dân được đặt ra quan trọng thế nào Nhưng do có một bộ phận công chức đã không làm theo lời Bác đã có hành động “gây khó cho dân” là do chủ nghĩa cá nhân ở họ gây ra
Chúng ta không phủ nhận sự tồn tại cá nhân, song chúng ta phải vì lợi ích của nhân dân, của Đảng là trên hết sau đó mới đến lợi ích của mình thì đó là sự hài hòa giữa tập thể và cá nhân, đó là
xã hội chủ nghĩa Nếu ta lấy lợi ích của cá nhân lên trên sau đó mới đến lợi ích tập thể thì đó là tư bản chủ nghĩa
II- Kỹ năng làm việc nhóm.
1- Nhóm là gì?
Nhóm xã hội là khái niệm xã hội chỉ một tập hợp người liên kết với nhau bởi các dấu hiệu hình thức hoặc bản chất, được điều chỉnh bởi các thiết chế có những giá trị chung, và ít nhiều biệt lập với các tập hợp người khác Theo số lượng các thành viên và điều kiện tác động lẫn nhau trong nhóm, các nhóm xã hội được chia thành nhóm nhỏ và nhóm lớn
Nhóm lớn là nhóm người liên kết nhau bởi điều kiện khách quan chung, xác định sự tồn tại của họ một cách vững chắc như giai cấp, tầng lớp, dân tộc, đảng chính trị, nghề nghiệp, thể thao, thanh niên, các hiệp hội …
Nhóm nhỏ là nhóm người tồn tại trong khoảng không gian
và thời gian chung, được liên kết bởi các quan hệ thực tế của các
Trang 4thành viên của nhóm, thực hiện trên cơ sở giao tiếp như các đội sản xuất, lớp học, gia đình, nhóm bạn bè…
Những đội sản xuất trong nhà máy có tổ chức, nhóm trong một cơ quan công sở, có quy tắc hoạt động rõ ràng là những nhóm chính thức
Những nhóm bạn bè, vui chơi là những nhóm không chính thức, quan hệ của các thành viên ở đây xoay quanh một trục tâm khác
Nhóm nhỏ hơn cả là nhóm khuếch tán, nghĩa là các thành viên của nhóm tham gia vào các quan hệ không phải là nội dung của hoạt động nhóm mà là sự phù hợp hay không phù hợp giữa các cá nhân; hội liên hiệp là thành viên của nhóm tham gia các mối quan hệ chỉ thể hiện các mục đích có ý nghĩa đối với cá nhân; nghiệp đoàn là thành viên của nhóm tham gia các quan hệ có ý nghĩa đối với cá nhân nhưng mang nội dung liên hiệp trong hoạt động nhóm; tập thể là thành viên của nhóm tham gia các quan hệ
có nghĩa đối với cá nhân và có giá trị đối với xã hội trong hoạt động nhóm
III- Kỹ năng làm việc nhóm
1- Tổ làm việc
a/ Tổ làm việc có nhu cầu phối hợp rất nhỏ, nên :
- Tổ có tất cả các kỹ năng cần thiết của cá nhân để đạt được mục tiêu chung của phòng ban
- Nhiệm vụ được giao phó chung và riêng là hợp lý
- Nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu chung
Kỹ năng quản lý ở đây là không tập trung vào một thành viên duy nhất mà là cả tổ làm việc chịu trách nhiệm thế nào Nhà quản lý có toàn quyền và quyết định
b/ Nhóm là sự phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người
Trang 5- Nhóm là toàn bộ kỹ năng của các thành viên để đạt mục tiêu chung
- Các cá nhân giám sát nhau vì mục tiêu chung
- Nỗ lực của cá nhân này hỗ trợ cho các cá nhân khác và ngược lại
2- Tầm quan trọng của nhóm
a/ Có nhiều hình thức nhóm khác nhau phù hợp với những mục đích khác nhau Sau đây là một vài hình thức tiêu biểu:
- Nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định chính sách và chỉ đạo chung
- Nhóm chuyên trách thực hiện các kế hoạch đặc biệt để giải quyết vấn đề hay nắm bắt cơ hội
- Nhóm chất lượng làm việc về vấn đề chất lượng, năng suất và dịch vụ
- Nhóm làm việc tự quản thực hiện toàn bộ quy trình làm việc hàng ngày
- Nhóm ảo kết hợp các cá nhân tách biệt nhau về mặt địa lý
để cùng thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt
b/ Những kỹ năng cơ bản
- Không cá nhân nào hội đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và quan điểm thực hiện công việc
- Các cá nhân phải làm việc cùng nhau ở mức độ phụ thuộc lẫn nhau rất cao
- Mục tiêu thách thức đặc biệt chỉ có nhóm mới giải quyết được
3- Nền tảng cho sự thành công.
a/ Một mục tiêu chung rõ ràng và có định hướng về hiệu suất hoạt động
- Mục tiêu phải thể hiện bằng văn bản, kế hoạch thực hiện
- Các thành viên phải đọc lại mục tiêu cho người điều hành
Trang 6- Từng người phác họa mục tiêu theo trình độ của bản thân.
- Mục tiêu phải thống nhất với nhau
- Chia sẻ thông tin chính xác, trung thực
b/ Hết mình vì mục tiêu
- Hết mình vì mục tiêu chung của nhóm
- Hiểu biết, tận tâm và quyết tâm hành động
- Thôi thúc khi gặp trở ngại, khó khăn
- Tận tâm chứ không phải hòa hợp (thuận hòa vi quý là không được)
c/ Cùng đóng góp và hưởng lợi
- Cuộc đua thuyền và bạn bè là một trong những người chèo thuyền
- Không chỉ đưa ra quan điểm mà phải hành động
- Chỉ có hành động có kết quả mới được hưởng lợi
d/ Môi trường khuyến khích
- Sự hỗ trợ của cấp trên
- Cơ cấu không nặng nề về thứ bậc
- Cơ chế khen thưởng phù hợp
- Kinh nghiệm làm việc theo nhóm
+ Kỹ năng lắng nghe + Giao tiếp với các đối tượng khác nhau
+ Chuyên tâm vào nhiệm vụ chung đ/ Phù hợp với mục tiêu của tổ chức
- Mô hình tổ chức sáng tỏ
- Nhóm phải theo mục tiêu của tổ chức
- Nhóm điều chỉnh theo mục tiêu của tổ chức
4- Xuất phát đúng vị trí
a/ Lập kế hoạch và lịch trình công việc
- Làm rõ mục tiêu
- Xác định nhiệm vụ
- Phân công nhiệm vụ
b/ Xác định cách đánh giá
Trang 7- Định lượng, định tính công việc
- Định về ngân sách
- Định thời gian hoàn thành
c/ Thiết lập các tiêu chí về các hành vi ứng xử
- Mỗi người đều có lịch làm việc riêng cụ thể
- Tham gia giải quyết , hỗ trợ giữa các thành viên
- Tránh làm việc riêng trong quá trình làm việc chung
- Công khai các hoạt động cá nhân trong nhóm
- Phê bình và tự phê bình, tự phê bình và phê bình
- Bảo mật
- Định hướng hành động
5- Những thách thức trong việc quản lý nhóm
a/ Vai trò của nhóm trưởng
- Vui vẻ nhận trách nhiệm và hoàn thành phần việc của mình
- Nhóm làm việc chứ không phải mệnh lệnh cấp trên – cấp dưới
- Hợp tác cùng hoàn thành công việc
- Người khởi xướng đúng lúc
- Người làm gương cho mọi người
- Người thương thảo
- Người huấn luyện
b/ Khuyến khích sự đồng nhất trong nhóm
- Lợi ích của sự đồng nhất trong nhóm là rất lớn, là quyết định thành công
- Nuôi dưỡng sự đồng nhất trong nhóm vì mục tiêu chung
- Tư duy cá nhân hợp nhất thành tư duy nhóm
c/ Quản lý tính sáng tạo của nhóm
- Sự khác biệt cá nhân là cần thiết khơi nguồn cho những ý tưởng mới
- Sự đa dạng trong tư duy, thống nhất trong hành động
- Đa dạng phương pháp, kỹ năng thống nhất
Trang 8- Quản lý suy nghĩ bất đồng, phát huy suy nghĩ hòa hợp d/ Quản lý mâu thuẫn
- Tạo môi trường để mọi người thảo luận những vấn đề khó khăn
- Tạo điều kiện để thảo luận tránh mâu thuẫn
- Tiến đến cách thảo luận vào những gì làm được
6- Hoạt động theo nhóm
a/ Quy trình của nhóm
- Tinh thần hợp tác
- Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân và nhóm
- Chia sẻ thông tin, hỗ trợ cuộc sống
b/ Hoàn thành từng phần việc nhỏ
- Chia mục tiêu thành nhiệm vụ nhỏ
- Tạo động cơ thúc đẩy hoàn thành từng việc nhỏ
- Tổ chức kỷ niệm đánh dấu việc hoàn thành mục tiêu, công việc nhất định
c/ Hỗ trợ sự học hỏi trong nhóm
- Chọn những thành viên nhóm ham học hỏi, có khả năng tiếp thu nhanh làm nòng cốt
- Học ngay từ việc vừa làm của các thành viên, nhất là việc thành công và rút kinh nghiệm thất bại
- Tạo cơ hội cho mọi người thử nghiệm
d/ Đánh giá hiệu suất lao động
- Sự tận tâm với công việc của nhóm
- Mức độ tham gia và lãnh đạo của cá nhân
- Giao tiếp bằng lời nói và văn bản trong nhóm, ngoài nhóm
- Tinh thần hợp tác
- Giải quyết mâu thuẫn
- Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu
- Ra quyết định
- Kỹ năng phân tích
Trang 9- Mức độ tin cậy
- Tôn trọng quy trình và thủ tục
- Kỹ năng quản lý công việc, thời gian, tài chính
- Duy trì quan hệ giữa các cá nhân
- Thay đổi bản than và đón nhận mạo hiểm
- Nỗ lực học hỏi của cá nhân và của nhóm
đ/ Các phương pháp đánh giá
- So sánh với nhóm tương tự
- Đánh giá dựa trên mục tiêu và lịch trình ban đầu
- Mời chuyên gia, tổ chức tư vấn
- Thong qua thảo luận
- Thẩm vấn việc đã làm được để chuẩn bị cho tương lai e/ Đánh giá các thành viên trong nhóm
- Đồng nghiệp đánh giá đồng nghiệp
- Đánh giá qua sự thỏa mãn của nhân dân
- Tự đánh giá
- Đánh giá của trưởng nhóm
- Đánh giá của cấp trên (cấp quản lý)
7/ Nhóm ảo
Nhóm ảo là nhóm phần lớn thời gian giao tiếp của nhóm không được thực hiện dưới hình thức gặp gỡ trực tiếp mà bằng email, thư thoại, điện thoại, phần mềm làm việc theo nhóm, hội thảo, video … hay có thể nói, nhóm ảo là nhóm những người trong nhóm không ở cùng vị trí địa lý
a/ Nhóm ảo và công nghệ
- Website và mạng nội bộ - intranet
- Phần mềm nhóm
- Truy cập cơ sở dữ liệu
- Máy Fax
Trang 10- Phần mềm chỉnh sửa văn bản
- Đáp ứng công nghệ (giao tiếp qua vật chứng, tín hiệu …) b/ Hội thảo qua điện thoại
c/ Hội thảo Video
d/ Bảng thông báo điện tử
đ/ Quản lý nhóm ảo
- Sự đồng nhất của nhóm cao hơn
- Sự tận tâm cao hơn
- Tinh thần hợp tác cao hơn
- Các yếu tố văn hóa không làm trở ngại
e/ Huấn luyện nhóm ảo
- Huấn luyện sử dụng công nghệ
- Huấn luyện thong tin, thông báo
- Huấn luyện sự thỏa thuận giữa các thành viên
- Huấn luyện kỷ luật, quy tắc
8- Để trở thành một người có tinh thần làm việc theo nhóm
a/ Cởi mở trước ý tưởng mới
- Tôn trọng quan điểm khác nhau
- Luôn đón nhận ý tưởng mới trong vai biết hoài nghi
b/ Cởi mở với những cách làm việc khác nhau
- Tiếp cận phong cách làm việc mới với thái độ tích cực
- Cởi mở với những cách giải quyết nhiệm vụ khác nhau
- Hãy tìm cơ hội hợp tác
c/ Chia sẻ những gì bạn có
- Hướng dẫn các thành viên khác khi bạn biết
- Cung cấp thông tin liên quan
d/ Tìm kiếm giải pháp thay thế
- Mục đích rõ ràng nhưng phương pháp cụ thể chỉ được xác lập sau thảo luận
- Phương hướng hành động chỉ có sau khi tranh luận
- Hành động theo khả năng có sẵn chỉ đạt một nửa mục tiêu
- Nhiều giải pháp kết hợp có thể ra giải pháp tối ưu
Trang 11đ/ Phát triển mối quan hệ hợp tác cho những người từ các bộ phận khác nhau
- Tìm người huấn luyện hoặc hướng dẫn hành vi cho nhóm
- Tìm hiểu thành viên qua năng lực nghề nghiệp lẫn đặc điểm cá nhân
- Triển khai nhiệm vụ dễ dàng trước để tập duyệt nhóm e/ Là một thành viên đáng tin cậy trong nhóm
- Chỉ hứa khi bạn có ý định thực hiện lời hứa đó
- Không cam kết những nhiệm vụ không làm được
- Chuẩn bị đủ tài liệu cho cuộc hợp và đến dự hợp đúng giờ
- Hoàn tất công việc đúng thời gian
- Chỉ bản giao khi công việc đạt chất lượng tốt
- Trân trọng các mối quan hệ đang có
- Thẳng thắn và khách quan khi có ai đó hỏi ý kiến
g/ Định hướng theo kết quả
- Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và theo đuổi từng mục tiêu
- Khi kết thúc cuộc hợp phải đề ra được các nhiệm vụ hành động cụ thể, sau đó mỗi thành viên sẽ hoàn tất phần việc của mình
- Khéo léo nhắc nhở người nói nhiều làm ít
Kết luận :
Để đất nước phát triển đòi hỏi người Việt Nam nói chung, công chức nói riêng cần biết rèn luyện và có năng lực làm việc nhóm, sống vì tập thể Điều này thật sự người Việt Nam chúng ta còn rất yếu, vì thế việc học tập, rèn luyện kỹ năng làm việc tập thể và kỹ năng làm việc nhóm là hết sức cần thiết và quan trọng đối với mỗi chúng ta để bước vào công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước