KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS
Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL
- Nắm được khái niệm cơ sở dữ liệu, mô hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ a Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu (Dữ liệu) là tập hợp các dữ liệu liên quan với nhau, chứa thông tin về các tổ chức như trường đại học, ngân hàng, công ty hay nhà máy Nó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như băng từ hoặc đĩa từ nhằm đáp ứng nhu cầu truy xuất thông tin của nhiều người dùng với các mục đích khác nhau Mô hình Cơ sở dữ liệu quan hệ là một trong những mô hình phổ biến giúp tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả và dễ quản lý.
Trong mô hình dữ liệu quan hệ, dữ liệu được thể hiện qua các bảng, mỗi bảng gồm các dòng và cột, trong đó mỗi cột có tên duy nhất Mỗi dòng đại diện cho một đối tượng cụ thể trong quản lý, thường được gọi là bản ghi hoặc mẫu tin Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (HQTCSDL) giúp tạo lập và thao tác trên CSDL dựa theo mô hình này, đảm bảo quản lý dữ liệu hiệu quả và linh hoạt.
2 Giới thiệu chung về Access
- Biết được xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tượng của phần mềm
Microsoft Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thuộc bộ Microsoft Office của Microsoft, giúp người dùng dễ dàng tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả.
Microsoft Access 2010 giới thiệu nhiều tính năng mới, đặc biệt là hỗ trợ định dạng Web-ready cho cơ sở dữ liệu Phiên bản này nâng cấp công cụ Web Publication, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý Web Database hơn so với các phiên bản trước Tính năng này cho phép xuất dữ liệu sang web nhanh chóng, thuận tiện cho việc truy cập và chia sẻ dữ liệu trực tuyến.
Kể từ Access 2007 trở đi, giao diện người dùng đã được cải tiến với thanh Ribbon mới thay thế các menu và thanh công cụ truyền thống, giúp thao tác trở nên trực quan và dễ dàng hơn Cửa sổ Danh mục chính mở rộng chức năng của các cửa sổ Database trước đây, mang lại khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả hơn cho người dùng Những thay đổi này đã nâng cao khả năng của Access trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp hơn.
Chúng tôi cung cấp các công cụ mạnh mẽ để khai báo, lưu trữ và xử lý dữ liệu hiệu quả, bao gồm công cụ tạo bảng dữ liệu, form giao diện chương trình, query truy vấn dữ liệu và kết xuất báo cáo Nhờ các công cụ này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu một cách chính xác và tối ưu Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc với các giải pháp công nghệ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Quản lý số liệu hiệu quả đòi hỏi phải tổ chức dữ liệu một cách thống nhất và liên kết các số liệu rời rạc với nhau để tạo thành hệ thống dữ liệu liên thông Việc này giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ thiết kế các chương trình tự động hóa xử lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển mạnh mẽ, giúp các nhà phát triển phần mềm dễ dàng xây dựng các dự án quản lý quy mô vừa và nhỏ Ứng dụng của Access rất phù hợp trong việc phát triển các hệ thống phần mềm tùy chỉnh, tối ưu hóa quá trình quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.
Access được sử dụng để phát triển các phần mềm quản lý phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, như quản lý bán hàng, thu ngân, chi phí, vật tư, học sinh, điểm số học sinh, và giáo viên Các đối tượng chính của Access bao gồm các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo, giúp tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và linh hoạt Sử dụng Access giúp đơn giản hóa quá trình quản lý thông tin và nâng cao năng suất làm việc cho các cơ sở kinh doanh và trường học nhỏ.
- Các loại đối tượng chính trong Access 2010 là Table, Query, Form, Report, Macro, Module Các đối tượng này sẽ được giới thiệu lần lượt ở các bài sau (Hình 1.1)
3 Môi trường làm việc & Các khái niệm cơ bản
- Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access
3.1 Giới thiệu môi trường làm việc a Vùng làm việc
Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:
- Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới
- Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu
Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick
Access gồm các nút công cụ Save, Undo (Hình 1.1)
Khi cơ sở dữ liệu đang mở, bạn có thể tùy chỉnh thanh Quick Access bằng cách nhấn nút "Customize" để mở menu cho phép chỉ định các nút lệnh cần thiết Nếu lệnh mong muốn không có trong danh sách, bạn có thể nhấn vào nút "More" để chọn thêm các lệnh phù hợp, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao hiệu quả làm việc.
Commands hoặc click phải trên thanh Quick
Access chọn Customize Quick Access Toolbar
(Hình 1.2) Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK c Thanh Navigation Pane
Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung Navigation
Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form,
Report, Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng
Bằng cách click phải vào tên của đối tượng ương
Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xóa, import, export một đối tượng
Nhấn phím F l 1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane
3.2 Hệ thống menu chính của Access
Phiên bản 2010 của phần mềm không giống các phiên bản trước, khi tích hợp toàn bộ hệ thống menu vào một thanh công cụ ribbon duy nhất Thanh Ribbon được thiết kế gồm nhiều tab khác nhau, giúp người dùng dễ dàng truy cập các chức năng Để mở một tab, có thể nhấp vào nhãn của tab hoặc sử dụng phím tắt, đặc biệt nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên các phím tắt của các tab, nâng cao trải nghiệm và hiệu quả sử dụng.
Các tab trên Ribbon thường được chia thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm có tiêu đề con rõ ràng bên dưới để phân chia các chức năng Một số nhóm trên Ribbon còn có nút chức năng đặc biệt, khi nhấn vào đó sẽ mở ra cửa sổ thiết lập cho phép tùy chỉnh các thuộc tính của nhóm tương ứng, giúp người dùng dễ dàng thao tác và tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu công việc.
Cửa sổ Properties cho phép người dùng chỉnh sửa các thuộc tính của đối tượng một cách dễ dàng Tùy vào đối tượng đang được chọn, cửa sổ này sẽ hiển thị các thuộc tính phù hợp, giúp quản lý và điều chỉnh đối tượng hiệu quả hơn (Hình 1.4)
Hình 1.4 Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím
Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:
- Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng
- Data: Gồm các thuộc tính truy xuất dữ liệu của đối tượng
- Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng
- Other Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,
- All: Gồm tất cả các thuộc tính của bốn nhóm trên
3.3 Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access
CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys,
Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon (Hình 1.5)
Bảng là thành phần quan trọng nhất trong tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả Đây là đối tượng cần được tạo ra trước để tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hợp lý Trong một bảng, dữ liệu được sắp xếp thành nhiều cột và hàng, giúp dễ dàng truy xuất, chỉnh sửa và phân tích thông tin Ngoài ra, truy vấn (Queries) là công cụ giúp truy xuất dữ liệu cụ thể từ các bảng theo yêu cầu, tối ưu hóa quá trình làm việc với cơ sở dữ liệu.
Query là công cụ giúp người dùng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả Người dùng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE (Query By Example) để truy cập và xử lý dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình Việc lựa chọn công cụ phù hợp giúp tối ưu hóa quá trình truy vấn thông tin, nâng cao năng suất làm việc và đảm bảo tính chính xác của kết quả.
By Example) để thao tác trên dữ liệu c Biểu mẫu (Forms)
Môi trường làm việc & Các khái niệm cơ bản
- Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access
3.1 Giới thiệu môi trường làm việc a Vùng làm việc
Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:
- Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới
- Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu
Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick
Access gồm các nút công cụ Save, Undo (Hình 1.1)
Khi cơ sở dữ liệu đang mở, người dùng có thể tùy chỉnh thanh công cụ bằng cách nhấn nút Customize để mở menu cấu hình các lệnh hiển thị trên thanh Quick Access Nếu các lệnh mong muốn không có sẵn trong menu, bạn có thể nhấn nút More để truy cập thêm các tùy chọn và thêm các lệnh cần thiết, giúp tối ưu hóa thao tác và nâng cao hiệu quả làm việc.
Commands hoặc click phải trên thanh Quick
Access chọn Customize Quick Access Toolbar
(Hình 1.2) Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK c Thanh Navigation Pane
Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung Navigation
Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form,
Report, Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng
Bằng cách click phải vào tên của đối tượng ương
Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xóa, import, export một đối tượng
Nhấn phím F l 1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane
3.2 Hệ thống menu chính của Access
Phiên bản 2010 của phần mềm tích hợp toàn bộ hệ thống menu trên một thanh công cụ Ribbon, giúp người dùng dễ dàng truy cập các chức năng chính Thanh Ribbon được chia thành nhiều tab, cho phép người dùng nhanh chóng chuyển đổi giữa các phần công cụ bằng cách nhấn vào nhãn của tab hoặc sử dụng phím tắt Để hiển thị tên các phím tắt của các tab, người dùng chỉ cần nhấn phím Alt hoặc F10, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thao tác và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Hầu hết các tab trên Ribbon trong phần mềm được chia thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm có tiêu đề con hiển thị rõ ràng dưới nhóm Một số nhóm trên Ribbon còn có nút chức năng, khi nhấn vào sẽ mở ra cửa sổ thiết lập cho phép tùy chỉnh các thuộc tính liên quan đến nhóm đó Việc tổ chức các nhóm và chức năng này giúp người dùng dễ dàng truy cập và thao tác nhanh chóng, nâng cao hiệu quả làm việc.
Cửa sổ Properties cho phép chúng ta chỉnh sửa thuộc tính của đối tượng, phù hợp với từng loại đối tượng được chọn Khi chọn đối tượng khác nhau, cửa sổ Properties sẽ hiển thị các thuộc tính tương ứng của đối tượng đó, giúp người dùng tùy chỉnh dễ dàng và chính xác (Hình 1.4)
Hình 1.4 Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím
Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:
- Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng
- Data: Gồm các thuộc tính truy xuất dữ liệu của đối tượng
- Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng
- Other Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,
- All: Gồm tất cả các thuộc tính của bốn nhóm trên
3.3 Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access
CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys,
Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon (Hình 1.5)
Trong cơ sở dữ liệu Access, bảng là thành phần quan trọng nhất để lưu trữ dữ liệu, vì vậy bảng cần được tạo ra trước để đảm bảo cấu trúc dữ liệu hợp lý Mô hình bảng trong Access gồm các cột và dòng, giúp tổ chức dữ liệu một cách rõ ràng và dễ quản lý Ngoài ra, truy vấn (Queries) là công cụ hỗ trợ truy xuất dữ liệu nhanh chóng và chính xác từ các bảng, giúp người dùng xử lý thông tin một cách hiệu quả hơn trong quá trình quản lý dữ liệu.
Query là công cụ quan trọng dùng để người dùng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác Người dùng có thể thao tác với dữ liệu thông qua ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE (Query By Example), giúp dễ dàng truy vấn dữ liệu phù hợp với yêu cầu Việc sử dụng query không chỉ tối ưu hóa quá trình truy cập dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả xử lý thông tin trong các hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại.
By Example) để thao tác trên dữ liệu c Biểu mẫu (Forms)
Form là công cụ thiết kế giao diện cho chương trình, giúp cập nhật và xem dữ liệu dễ dàng hơn Biểu mẫu tạo điều kiện thân thiện trong quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu, nâng cao trải nghiệm người dùng Báo cáo (Reports) đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng, hỗ trợ quản lý và ra quyết định chính xác hơn.
Report là công cụ quan trọng giúp người dùng dễ dàng tạo các kết xuất dữ liệu từ bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo mẫu chuẩn, giúp in ra màn hình hoặc máy in một cách chuyên nghiệp Ngoài ra, việc sử dụng tập lệnh (Macros) còn tối ưu hóa quá trình tự động hóa, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện tính linh hoạt trong xử lý dữ liệu.
Macro là tập hợp các lệnh giúp tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại trong Microsoft Access, nâng cao hiệu quả làm việc Tập lệnh của Access chính là công cụ lập trình đơn giản, cho phép người dùng tùy chỉnh các tác vụ phù hợp với các tình huống cụ thể Bộ mã lệnh (Modules) đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng chức năng của cơ sở dữ liệu, giúp xây dựng các chương trình phức tạp hơn để đáp ứng yêu cầu của người dùng.
Visual Basic for Application (VBA) là ngôn ngữ lập trình nền tảng trong môi trường Microsoft Access, giúp tự động hóa các công việc phức tạp hơn so với tập lệnh thông thường VBA cho phép tạo ra các hàm người dùng tự định nghĩa, nâng cao khả năng tù chỉnh và tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu Bộ mã lệnh này thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu lập trình nâng cao trong quản lý cơ sở dữ liệu.
Một số thao tác cơ bản
- Nắm được các thao tác khởi động, kết thúc chương trình
- Nắm được các thao tác mở, tạo mới một tập tin csdl, lưu tập tin csdl
- Cách 1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010
- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa sổ khởi động Access như hình
Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau:
- Mở thực đơn File | Exit
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
- Hoặc đóng nút Close trên cửa sổ Access đang mở
4.3 Tạo mới 1 tập tin CSDL access
− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database
− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là accdb
Nếu không chỉ định đường dẫn lưu file, tập tin mới tạo sẽ được lưu tự động trong thư mục Document Để chọn vị trí lưu khác, người dùng có thể nhấn nút Browse để xác định thư mục đích Sau đó, nhấn nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu thành công.
4.4 Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:
∗ Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open…
∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open
∗ Double click vào tên tập tin cần mở
4.5 Lưu CSDL access Để lưu CSDL access, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:
- Cách 1: Vào Menu File->Save
- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng trên thanh tiêu đề
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S
1 Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu
2 Các đối tượng trong MS access là gì?
3 Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess
4 Với Access 2010, khi tập tin access được tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì?
THỰC HÀNH: Khởi động MS Access 2010 và thực hiện
1 Thêm nút lệnh hiện thị trên thanh Quick Access như hình sau:
2 Dùng chuột để thực hiện qua lại các Tab của thanh Ribbon, thu nhỏ thanh này nếu nó chiếm nhiều không gian màn hình
3 Dùng phím tắt để thực hiện qua lại các Tab của thanh Ribbon
4 Chuyển về Tab Home của thanh Ribon và thiết lập lại thuộc tính Background Color, Gridline Color, Direction trong nhóm Font
5 Chuyển về Tab Create để tìm hiểu các công cụ tạo ra các đối tượng chính trong CSDL Access
TẠO BẢNG DỮ LIỆU
Các khái niệm
- Hiểu được các khái niệm bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính
Bảng là thành phần quan trọng và cơ bản trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) của Access, nơi lưu giữ dữ liệu về các đối tượng thông tin như nhân viên (DMNHANVIEN), phòng ban (DMPHONGBAN), Mỗi bảng chứa các hàng, gọi là record hoặc mẫu tin, lưu trữ thông tin riêng biệt của từng đối tượng Mỗi mẫu tin trong bảng đều có cấu trúc thống nhất, gồm các trường (field) nhằm đảm bảo dữ liệu được tổ chức rõ ràng và dễ quản lý.
Trong một cơ sở dữ liệu (CSDL), có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng cụ thể, với từng phần dữ liệu có đặc điểm riêng biệt Với Access, các kiểu dữ liệu được xác định rõ ràng cho từng trường, ví dụ như cột TEN có kiểu Text, giúp quản lý và truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn.
Trong mỗi bảng, các trường đóng vai trò là các cột thể hiện thuộc tính của đối tượng cần quản lý, giúp tổ chức dữ liệu một cách rõ ràng và logic Tùy thuộc vào tính chất của từng thuộc tính, các trường có thể được định nghĩa với các kiểu dữ liệu khác nhau để đảm bảo tính chính xác và phù hợp trong quản lý dữ liệu.
Trường khóa chính (Primary key) là trường có giá trị duy nhất trong mỗi bản ghi của bảng, giúp phân biệt các mẫu tin một cách rõ ràng Nó đảm bảo rằng không có hai bản ghi nào trong cùng một bảng có cùng giá trị của trường khóa chính Trường khóa chính có thể là một trường đơn lẻ hoặc kết hợp nhiều trường để tạo thành khóa chính phức hợp, giúp duy trì tính toàn vẹn và khả năng truy vấn dữ liệu hiệu quả.
Trường khóa ngoại (Foreign key): là trường khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó
Mỗi mẫu tin (bản ghi) trong bảng là một hàng chứa dữ liệu về thuộc tính của đối tượng được quản lý Các mẫu tin đều có cùng cấu trúc gồm các trường dữ liệu, kiểu dữ liệu và thuộc tính dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng quản lý thông tin trong hệ thống.
Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:
Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước
Text Văn bản Tối đa 255 ký tự
Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự
Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực), dùng để thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu số được thiết lập trong Control Panel
Dữ liệu kiểu Date và Time Các định dạng của dữ liệu Date/Time được thiết lập trong Control
Currency Kiểu tiền tệ, mặc định là $ 8 byte
Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa 4 byte
Kiểu luận lý (Boolean) Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, On/Off 1bit
Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm khác Tối đa 1 GB
HyperLink Dữ liệu của field là các link
Lookup Wizard không phải là một kiểu dữ liệu mà là một chức năng giúp tạo danh sách các giá trị, trong đó các giá trị này có thể được nhập tay hoặc tham chiếu từ bảng khác trong cơ sở dữ liệu Chức năng này rất hữu ích trong việc quản lý dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng cập nhật thông qua việc liên kết các bảng dữ liệu liên quan Từ khóa "Lookup Wizard" trong các thiết lập cơ sở dữ liệu giúp tối ưu hóa quá trình nhập liệu và duy trì dữ liệu chính xác hơn.
Bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số từ các chương trình khác khi đính kèm dữ liệu Để thay đổi các định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường Windows, hãy truy cập vào Start, sau đó vào Control Panel, chọn Regional and Language, và tùy chỉnh các thiết lập phù hợp.
− Tab Numbers để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…
− Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ
− Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ
Thuộc tính là những đặc tính riêng của từng đối tượng
Mỗi trường dữ liệu (cột), các đối tượng điều khiển trên form/report, form/report đều có bảng thuộc tính riêng của nó.
Tạo lập bảng
- Biết cách tạo bảng bằng wizard
- Biết cách tự tạo bảng ở chế độ Design view
2.1 Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard
Để tạo bảng trong Microsoft Access, bạn bắt đầu bằng cách mở cửa sổ làm việc của Access và chọn tab Create trên thanh Ribbon Trong nhóm lệnh Table, nhấn nút lệnh Table để mở cửa sổ thiết kế bảng mới Quá trình này sẽ hiển thị một bảng thiết kế gồm một cột, cho phép bạn bắt đầu tùy chỉnh cấu trúc dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Trong bảng dữ liệu, cột ID là khóa chính mặc định với kiểu tự động tăng (Autonumber) và có một cột trống "Click to Add" Bạn có thể dễ dàng đổi tên cột ID bằng cách nhấp chuột phải vào tên cột và chọn "Rename Field" để tùy chỉnh theo ý muốn.
Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào
Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo
Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng
Nếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế, chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu Home - chọn View – chọn Design View như Hình 2.2
2.2 Tạo bảng bằng chức năng Table Design
To create a new table in Microsoft Access, click the "Create" tab on the Ribbon and then select the "Table Design" button within the "Tables" group This action opens the Table Design window, which contains various components essential for designing your table efficiently Understanding how to navigate this interface is crucial for effective database management and table customization.
− Field Name: định nghĩa các fields trong bảng
− Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng
− Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field
− Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:
− General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name
∗ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field
Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:
Khi nhập tên field trong cột Field Name, bạn có thể sử dụng khoảng trắng và không phân biệt chữ hoa chữ thường Tuy nhiên, để tối ưu hóa cho SEO và dễ nhớ, nên đặt tên field ngắn gọn, rõ ràng, có ý nghĩa, và tránh sử dụng khoảng trắng Điều này giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn và nâng cao khả năng tìm kiếm của hệ thống.
− Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type
− Chú thích cho field trong cột Description
− Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties
Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:
− Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)
− Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table
Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key
Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:
− Click vào nút trên thanh Quick Access
− Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên)
Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:
* Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng
* Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau
* Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber
2.3 Chuyển qua chế độ Datasheet View
Có thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View như sau:
− Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View
− Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng
To add a new data field, place your cursor in the cell below "Field-Click to Add" and select a data type from the Add & Delete group on the Ribbon Alternatively, click on "Click to Add" and choose a data type from the dropdown menu For more options, click the "More Fields" button to explore additional data types.
− Nhập tên cho Field mới
Bạn có thể tạo Field tính toán trong chế độ DataSheet View của bảng bằng cách thêm một trường mới, trong đó kết quả dựa trên các biểu thức tính toán từ các Field trước đó Điều này giúp tự động cập nhật dữ liệu một cách chính xác và tiện lợi trong quá trình quản lý thông tin.
* Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên
* Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder
* Nhập biểu thức tính toán.
Trường và các thuộc tính
Hiểu rõ chức năng của các thuộc tính trường là một phần quan trọng trong quản lý dữ liệu, vì nó quyết định độ rộng dữ liệu lưu trữ trong bảng và định dạng dữ liệu nhập vào Mỗi kiểu dữ liệu đều có các thuộc tính và đặc trưng riêng biệt, giúp đảm bảo dữ liệu được quản lý chính xác và hiệu quả Dưới đây là các thuộc tính định dạng cơ bản cần nắm rõ để tối ưu hóa việc thiết lập và sử dụng bảng dữ liệu.
3.1 Các thuộc tính trường (Field Properties)
Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu Chỉ có hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number
− Dữ iệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự
− Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự
− Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con
Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa
Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số có dạng single, double) đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2
Khi trình bày dữ liệu trên màn hình hoặc in ra máy in, quy định về định dạng hiển thị phụ thuộc vào kiểu dữ liệu Người dùng có thể lựa chọn các định dạng có sẵn từ Access hoặc tự tạo chuỗi ký tự định dạng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu Đối với kiểu dữ liệu Text, việc thiết lập định dạng giúp hiển thị chuỗi ký tự rõ ràng, dễ đọc và phù hợp với yêu cầu trình bày dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access.
Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text
Ký tự định dạng Tác dụng
> đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
< đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\ Ký tự nằm sau dấu \
Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)
Ví dụ: định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị
> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG
< Lý Tự Trọng lý tự trọng
20 b) Định dạng dữ liệu kiểu number
+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn
General Number Hiển thị đúng như số nhập vào
Currency Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ Fixed
Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal
Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn
Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)
Scientific Hiển thị số dạng khoa học
Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị
Scientific 1234.5 1.23E+03 c) Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:
.(period) Dấu chấm thập phân
,(comma) Dấu phân cách ngàn
# Số hoặc khoảng trắng (blank)
E+ E- e+ e- Số dạng khoa học Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng d) Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:
+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:
+ Các ký tự định dạng: e) Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No: định dạng Ý nghĩa
Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third
− First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No
− Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng
− Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai
Hiển thị Field (True) Field (Fasle)
Thưc hành: Tạo một bảng VIDU gồm các trường CotText, CotNumber,
CotYesNo tương ứng có kiểu dữ liệu lần lượt là Text, Number, Yes/No
- Thiết đặt thuộc tính Format cho các trường này theo các ví dụ ở mục a, b, e
- Nhập 3 mẫu tin cho bảng VIDU
- Xem và kiểm tra kết quả ở chế độ Datasheet View
3.2 Chi tiết một số thuộc tính Field
- Hiểu được chi tiết và cách sử dụng các thuộc tính cơ bản: input mask, Validation rule, Validation text, Required, AllowZeroLength, Index, Caption, Default Value
3.2.1 Input Mask (mặt nạ nhập liệu):
Quy định khuôn định dạng dữ liệu Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó
Lưu ý rằng khi thiết lập Input Mask cho bảng, các quy định này sẽ áp dụng cho cả biểu mẫu (Form), truy vấn (Query) và báo cáo (Report) Nếu muốn áp dụng Input Mask chỉ cho riêng biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn cần thiết lập quy định Input Mask riêng cho từng loại đó để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt trong quản lý dữ liệu.
Trong Access, các trường dữ liệu có thể đồng thời quy định thuộc tính Format và Input Mask, giúp hiển thị dữ liệu theo định dạng đã thiết lập trong Format Khi hiển thị dữ liệu, Access sẽ sử dụng dạng thức trong thuộc tính Format để trình bày phù hợp với mục đích Tuy nhiên, khi chỉnh sửa dữ liệu qua biểu mẫu, Access sẽ áp dụng dạng thức trong Input Mask để đảm bảo nhập dữ liệu đúng định dạng và nhất quán.
− Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask
0 Ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu (bắt buộc nhập)
Kự số hoặc khoảng trắng, không cho phép nhập dấu (không bắt buộc nhập)
# Nhập số 0-9, khoảng trắng, dấu + - (không bắt buộc nhập)
L Ký tự A-Z (bắt buộc nhập)
? Ký tự chữ A-Z (không bắt buộc nhập)
A Ký tự chữ hoặc số (bắt buộc nhập) a Ký tự chữ hoặc số (không bắt buộc nhập)
Bất kỳ ký tự nào, khoảng trắng (bắt buộc nhập)
C Bất kỳ ký tự nào, khoảng trắng (không bắt buộc nhập)
Chuyển tất cả các ký tự sang chữ thường
Chuyển tất cả các ký tự sang chữ hoa
3.2.2 Validation rule (Quy tắc hợp lệ):
Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập liệu là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu chính xác trong Access Khi dữ liệu không phù hợp với điều kiện đã đặt ra, hệ thống sẽ hiển thị thông báo dựa trên nội dung trong Validation Text Trong quy tắc xác thực (Validation Rule), có sử dụng các phép toán để kiểm tra điều kiện nhập dữ liệu phù hợp, giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn.
− Phép toán quan hệ: or; and; not
− Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).Có thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:
* Dấu *: thay thế tất cả các ký tự
* Dấu #: thay thế các ký tự số
* Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?
3.2.3 Validation text (Thông báo lỗi):
Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thoả điều kiện của Validation Rule, chuỗi trong validation text có độ dài tối đa 255 ký tự
Có yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một field hay có thể để trống
Trường dữ liệu có thể là kiểu văn bản (text) hoặc Memo, và có thể chứa chuỗi với độ dài bằng Zero hoặc không có nội dung Nếu trường là khóa chính, thuộc tính này sẽ luôn là "No".
Trong lập trình, cần phân biệt giữa trường dữ liệu có giá trị null (chưa có dữ liệu hoặc trống) và trường chứa chuỗi rỗng (“”) Khi hiển thị trên màn hình, cả hai loại trường này thường trông giống nhau, nhưng về mặt logic dữ liệu, chúng hoàn toàn khác nhau, ảnh hưởng đến xử lý và lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
3.2.6 Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)
Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ mục trên một field)
− Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu
− Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và không cho phép các giá trị trùng nhau
− Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và cho phép các giá trị trùng nhau
3.2.7 Caption: Định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên field Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên field làm tiêu đề
Trong Access, quy định giá trị mặc nhiên cho cột giúp tự động gán giá trị khi thêm mới dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu Người dùng có thể dễ dàng thiết lập bằng cách gán một biểu thức cho thuộc tính này, đảm bảo tính nhất quán và tự động trong quá trình nhập dữ liệu Việc sử dụng giá trị mặc định giúp giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa sau này, phù hợp với các tiêu chuẩn của SEO về tối ưu hóa nội dung hướng đến người dùng và công cụ tìm kiếm.
Thực hành: Với bảng VIDU ở mục 3, thực hiện các yêu cầu sau: a Trường CotText bao gồm 5 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là chữ cái bắt buộc nhập,
3 ký tự sau là chữ số bắt buộc nhập b Trường CotNumber phải là số từ 0 đến 100 Nếu nhập sai sẽ hiển thị ra thông báo:
“Nhập sai CotNumber chỉ nhận các giá trị từ 0 đến 100” c Trường Yes/No có giá trị mặc định là “Nam”
Hướng dẫn: a input mask: LL000 b validation rule: between 0 and 100 và validation text: Nhập sai CotNumber chỉ nhận các giá trị từ 0 đến 100 c Tab Lookup - Display Control: Textbox
Format: “Nam”;”Nữ” và Default: “Nam”.
Nhập liệu
Khi làm việc trên form, để thêm một record mới bạn thực hiện như sau:
− Mở form ở chế độ form view
− click nút New Record trên thanh Navigation button bên dưới cửa sổ form
− Form sẽ chuyển đến record trống, cho phép bạn nhập dữ liệu
Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu
4.2 Xóa record: Di chuyển đến record cần xóa
− Trong nhóm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh
Delete-Chọn Delete Record (Hình 2.12)
Tuy nhiên khi xóa record phải xem xét ảnh hưởng đến các
4.3 Tìm kiếm dữ liệu: để tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon
− Xuất hiện cửa sổ Find and Replace
* Find What: Nhập giá trị cần tìm
* Look In: Phạm vi tìm kiếm
* Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô
* Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường
Click nút Find Next để thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm
− Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị được tìm thấy bằng một giá trị khác ta chọn tab Replace
− Replace With: Nhập giá trị cần thay thế
− Click nút Replace để thay thế giá trị được tìm thấy hiện tại
− Click nút Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị được tìm thấy
4.5 Sao chép và di chuyển dữ liệu
− Click phải chuột lên thành viên cần chép
− Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard
− Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database
− Nhập tên cho đối tượng sao chép
− Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép
∗ Structure only: Chỉ sao chép cấu trúc
∗ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu
∗ Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại
Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ thực hành thêm 3 mẫu tin vào bảng VIDU tại mục 3 Các bước thực hành bao gồm tìm kiếm mẫu tin cần thao tác, sau đó sao chép, di chuyển dữ liệu giữa các vị trí, thực hiện thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới, và cuối cùng là xóa mẫu tin không còn cần thiết Việc làm này giúp nâng cao kỹ năng quản lý dữ liệu trong bảng VIDU một cách hiệu quả và chính xác.
Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 4
5 Làm việc với dữ liệu trong datasheet view
− Trên thanh Ribbon chọn tab Home
− Trong nhóm lệnh Text Formatting, chọn font chữ cho Table và các định dạng khác
− Click nút trên nhóm Text Formatting sẽ xuất hiện cửa sổ Datasheet Formatting cho phép bạn hiệu chỉnh các thuộc tính của Datasheet như màu nền , màu lưới, …
5.2 Thay đổi vị trí cột
− Click vào tiêu đề cột
Drag để thay đổi vị trí cột (chuột vẫn đang ở tại tiêu đề cột)
− Trên thanh Ribbon, trong nhóm −
Để hiển thị cột bị ẩn trong bảng tính, bạn chỉ cần thao tác giống như khi ẩn cột, nhưng ở menu lệnh của nút "More", bạn chọn lệnh "Unhide fields" để hiển thị lại các cột đã ẩn Ngoài ra, bạn có thể thao tác qua lệnh "Records", nhấn nút "More" rồi chọn "Hide fields" để ẩn các cột không cần thiết, giúp tối ưu hóa giao diện bảng dữ liệu.
− Chọn cột cần cố định
− Trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Records, click nút More, chọn lệnh Freeze Fields
− Ngược lại, muốn bỏ cố định cột ta chọn lệnh UnFreeze All Fields
5.5 Điều chỉnh chiều cao dòng
− Đặt con trỏ vào đường biên của dòng sao cho xuất hiện mũi tên 2 chiều, Drag để thay đổi chiều cao của dòng
Đổi tên cột: Nhấp chuột tại cột cần đổi tên
Chọn menu Fields trên thanh Ribbon, chọn Name
Xuất hiện cửa sổ Enter Field Properties, đặt tên mới cho cột tại ô Name (Hình 2.23)
5.7 Sắp xếp record a) Sắp xếp theo một field
− Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp
To sort data in Excel, click the "Sort Ascending" or "Sort Descending" buttons located in the Sort & Filter group on the Ribbon For multi-field sorting, use the "Advanced Filter Options" within the same group to arrange data based on multiple fields, ensuring more precise data organization.
− Chọn lệnh -Advanced Filter/Sort
− Xuất hiện cửa sổ Filter- Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ trái sang phải
− Ở mục Sort- chọn kiểu sắp xếp
− Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort
Filter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành Cách thực hiện:
− đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều kiện lọc
− Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon
- chọn một trong các lệnh trong menu:
- Equals….: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn
Does NotEquals….: lọc các records có giá trị khác với giá trị được chọn
∗ Contains …: lọc các records chứa giá trị được chọn
∗ Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị được chọn
− Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tên field
− Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc
Thực hành: Thực hiện các thao tác ẩn cột, đổi tên cột, chỉnh chiều cao dòng, sắp xếp mẫu tin trong bảng VIDU ở mục 4 để rõ hơn
Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 5
6 Quan hệ giữa các bảng
Sau khi thiết kế các bảng, ta có được cấu trúc dữ liệu cơ bản nhưng chưa thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng Việc thiết lập các quan hệ giữa các bảng trong MS Access giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu Điều này giúp hệ thống cơ sở dữ liệu vận hành chính xác, an toàn và tối ưu hơn cho người sử dụng.
- Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu
Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)
Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại
Mối quan hệ 1-n cho phép mỗi bản ghi trong bảng 1 liên kết với nhiều bản ghi trong bảng n, trong khi mỗi bản ghi trong bảng n chỉ liên kết duy nhất với một bản ghi trong bảng 1 Đây là kiểu quan hệ phổ biến trong thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu, giúp tối ưu hóa mối liên kết và truy vấn dữ liệu Hiểu rõ về quan hệ 1-n là cần thiết để xây dựng cấu trúc dữ liệu chặt chẽ và hiệu quả trong các hệ thống thông tin.
Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n
6.2 Khai báo quan hệ giữa các Bảng
− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships
− Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại Show Tables sẽ xuất hiện (Hình 2.31)
− Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click nút
Show Table trên thanh Ribbon
∗ Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu
∗ Tab Queries: hiển thị các truy vấn đã tạo trong cơ sơ dữ liệu
∗ Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query
− Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add
− Click nút Close đóng cửa sổ Show Table
− Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ
To establish a relationship between tables, drag the relevant field from one table to another, such as dragging the "MaSV" field from the STUDENT table to the "MaSV" field in the RESULT table This action will open the "Edit Relationships" window, where you can configure the relationship options for accurate data linking.
To ensure referential integrity, it is essential to enforce referential integrity constraints in your database This guarantees data consistency and accuracy across related tables Maintaining referential integrity ensures that relationships between tables are valid, preventing orphaned records and preserving data quality throughout the system.
Khi nhập dữ liệu vào bảng, dữ liệu của các trường tham gia quan hệ ở bảng "nhiều" (bảng con) phải tồn tại trong bảng "một" (bảng cha) Ví dụ, để thêm kết quả của sinh viên vào bảng KETQUA, mã sinh viên (MaSV) cần phải có trong bảng SINHVIEN, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tránh lỗi ràng buộc dữ liệu trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một
Khi vi phạm các nguyên tắc truy cập dữ liệu, Access sẽ không nhận dữ liệu và hiển thị thông báo lỗi Tính năng Cascade Update Related Fields cho phép tự động cập nhật các trường liên quan trong các bảng phụ khi thay đổi giá trị khóa chính trong bảng cha, giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu trong mối quan hệ giữa các bảng.
Cascade Delete Related Records cho phép tự động xóa các bản ghi liên quan trong bảng con khi xóa một bản ghi trong bảng cha, giúp duy trì tính nhất quán dữ liệu và giảm thiểu công việc xử lý thủ công Khi bật chức năng này, Access sẽ tự động xóa tất cả các bản ghi trong bảng con có quan hệ liên kết với bản ghi đã xóa trong bảng cha, thay vì báo lỗi như mặc định Điều này giúp quản lý dữ liệu dễ dàng hơn và đảm bảo dữ liệu liên kết luôn được duy trì một cách hợp lý.
Trong Microsoft Access, khi cả hai trường tham gia liên kết đều là khóa chính, hệ thống tự động tạo ra mối quan hệ 1-1 (One to One) Điều này có nghĩa là mỗi bản ghi trong bảng này sẽ tương ứng với chỉ một bản ghi trong bảng kia, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý dữ liệu Việc thiết lập quan hệ 1-1 giúp tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu, tránh trùng lặp và dễ dàng duy trì dữ liệu liên quan chặt chẽ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Trong Microsoft Access, khi một bảng có một trường khóa chính và bảng còn lại có trường khóa ngoại liên kết, hệ thống sẽ tự động thiết lập quan hệ 1-nhiều (One to many) Điều này có nghĩa là mỗi mẩu tin trong bảng "một" (bảng cha) có thể liên kết với nhiều mẩu tin trong bảng "nhiều" (bảng con), trong khi mỗi mẩu tin trong bảng "nhiều" chỉ được liên kết với một mẩu tin trong bảng "một" Quản lý mối quan hệ này giúp duy trì tính nhất quán dữ liệu và tối ưu hóa hoạt động của cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access.
“nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”
Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete (Hình 2.34)
− Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý
− Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1
1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới tên QLSV.accdb với các đặc tả sau:
BÀI trình chỉ quản lý sinh viên của một trung tâm hoặc một khoa
Lớp được phân biệt bằng MaLop
Mỗi lớp có nhiều sinh viên, các sinh viên được phân biệt nhau bằng MaSV, một sinh viên chỉ thuộc một lớp
Một sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học được phân biệt bằng MaMH và mỗi môn học được học bởi nhiều sinh viên
Mỗi sinh viên ứng với mỗi môn học được thi hai lần và ứng với mỗi lần thi thì chỉ có một kết quả duy nhất
2 Tạo các bảng trong CSDL đồng thời thiết lập khóa chính cho mỗi bảng như sau:
LOP field Name Data Type Description Field Properties
Field size: 30 Caption: Tên Lớp
GVCN Text Giáo viên CN
Field size: 30 Caption: Giáo viên CN
MONHOC field Name Data Type Description Field Properties
MaMH Text Mã môn học
Field size: 10 Format: >[Red] caption: Mã môn học
TeNMH Text Tên môn học
Field size: 30 Caption: Tên môn học
SoTC Number Số tín chỉ
Field size: byte Caption: Số tín chỉ
SINHVIEN field Name Data Type Description Field Properties
MaSV Text Mã sinh viên
Field size 10 Format >[Red] Caption: Mã Sinh viên
HoSV Text Họ sinh viên
Field size: 30 Caption: Họ sinh viên
TenSV Text Tên sinh viên
Field size: 20 Caption: Tên sinh viên
Display control: Textbox NgaySinh Date/time Ngày sinh
Format : short date Input mask: 00/00/00 Caption: Ngày sinh
Field size: 50 Caption: Địa chỉ DienThoai Text Điện Thoại
Field size:14 Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại
KETQUA field Name Data Type Description Field Properties
Field size 10 Format >[Blue] Caption:
Field size: 10 Format: >[Red] Caption:
Field size: Double Caption: Điểm lần 1 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <
Field size: Double Caption: Điểm lần 2 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <
2 Nhập dữ liệu cho các bảng:
Mã Môn học Tên Môn học
CSDL Cơ Sở Dữ Liệu 4 CDTH1
DHOA Đồ họa máy tính
JAVA Lập trình JAVA 5 TCTH3
NMTH Nhập môn tin học
Trần Văn Hải PPLT Phương Pháp
PTWB Phát triển Web 3 TRR Toán Rời Rạc 3
Sinh Địa chỉ Điện Thoại Mã Lớp
A101 Lê Kiều Oanh Nữ 12/10/78 12 Nguyễn Trãi Q3 ( )7896746 CDTH1A A102 Trần văn An Nam 15/11/76 14 Đinh Tiên
Hiền Nữ 12/02/78 13 Trần Bình Trọng
Nhân Nam 11/11/80 15 Nguyễn Trãi Q3 ( )7213546 CDTH1A
A201 Nguyễn Lâm Nam 10/10/88 12 Trần Não PN CDTH2A
A202 Tạ Thanh Lam Nữ 11/01/86 172E Nuyên Hồng
CDTH2A A203 Hoàng Minh Nam 22/11/88 132/12 Nguyễn Trãi
CDTH2A A204 Lê thị Hoa Nữ 03/12/87 98/16 Nguyễn Kiệm
( )7892137 CDTH2A B101 Lê Bá Hải Nam 12/12/78 12 Trương Định Q3 ( )8131231 CDTH1B
B102 Phạm thị Hoa Nữ 09/09/79 5 Lê Lai Q1 CDTH1B
B103 Lê Vĩnh Phúc Nam 01/04/80 12 Phan văn Trị GV CDTH1B B104 Phạm văn Hùng Nam 09/04/79 50 Nguyễn Kiệm
Tâm Nam 05/07/81 45 Lê Quang Định
( )8231312 CDTH1B B201 Đỗ Hoàng Nam 09/11/87 12 Nguyễn Kiệm
( )9347477 CDTH2B B202 Trần thị Dung Nữ 10/01/89 39/12a Nguyễn
CDTH2B B203 Lê văn Lợi Nam 01/12/89 145/1A Nguyên
CDTH2B B204 Đặng Trung Tiến Nam 22/12/88 11/1E Lê Lợi GV CDTH2B C3501 Nguyễn văn Hùng Nam 12/12/80 45 Bạch Đằng BT TCTH35A C3502 Lê thị Tường Vi Nữ 15/09/79 56 Hai Bà Trưng
( )8512631 TCTH35A C3503 Đỗ Kim Loan Nữ 03/04/82 8 Cống Quỳnh Q1 ( )7231232 TCTH35A C3504 Trần Hùng Nam 03/04/82 45 Nguyễn Trãi Q5 ( )7213131 TCTH35B C3505 Nguyễn Văn Cường Nam 12/11/89 123 Nguyễn Oanh
( )7879899 TCTH35B C3506 Trần Lâm Nam 11/01/89 45 Quang Trung
Nam Nam 07/12/85 12/A Võ thị Sáu Q3 TCTH36A E3602 Nguyễn
TCTH36A E3603 Võ Tấn Lộc Nam 20/12/90 21/E Nguyễn Đình
TCTH36B E3605 Trần Thanh Tuấn Nam 22/12/89 38 Võ Văn Tần Q3 ( )3732839 TCTH36B E3606 Phạm Hoàng Long Nam 14/02/87 55 Quang Trung
TCTH36A E3607 Trần Thanh Tâm Nam 14/09/87 65 Quang Trung
Mã Sinh viên Mã Môn học Điểm lần 1 Điểm Lần 2
Mã Môn học Điểm lần
4 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:
Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, các bảng không có tham chiếu tạo trước để đảm bảo tính ổn định và tránh lỗi Các bảng có khóa ngoại tham chiếu cần được tạo sau các bảng liên quan để duy trì tính nhất quán dữ liệu Thứ tự tạo bảng phù hợp là đầu tiên tạo bảng LOP và MON HOC, sau đó là bảng SINHVIEN, và cuối cùng là bảng KETQUA để đảm bảo mối liên hệ hợp lý giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu.
Trường Malop trong bảng SINHVIEN là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaLop trong bảng LOP, giúp liên kết thông tin giữa hai bảng một cách chính xác Trường MaSV trong bảng KETQUA là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaSV trong bảng SINHVIEN, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cho các kết quả học tập của sinh viên Ngoài ra, trường MaMH trong bảng KETQUA cũng là khóa ngoại, tham chiếu đến trường MaMH trong bảng MONHOC, giúp liên kết môn học và điểm số một cách rõ ràng Các trường khóa ngoại này đều có kiểu dữ liệu là Lookup Wizard, giúp dễ dàng quản lý và thao tác dữ liệu liên quan.
Sau khi tạo xong các bảng trong cơ sở dữ liệu, bạn cần vào menu Database Tools và chọn Relationships để thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng Nhấn chuột phải vào các dây quan hệ và kiểm tra vào ba hộp kiểm để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và duy trì tính nhất quán của cơ sở dữ liệu.
Cuối cùng là nhập dữ liệu như yêu cầu
THỰC HÀNH: Thực hiện thao tác sắp xếp (sử dụng nhóm công cụ Sort & Filter trong Menu/Home)
1 Mở Table SINH VIEN a Sắp xếp theo MALOP tăng dần b Sắp xếp theo TENSV tăng dần, trùng TENSV thì sắp theo HOSV
2 Mở Table MONHOC Sắp xếp theo HOCKY tăng dần, trùng HOCKY thì xếp theo MAMH tăng dần
3 Mở Table KETQUA Sắp xếp theo MASV tăng dần, trùng MANV thì xếp theo MAMH tăng dần
4 Mở Table SINHVIEN: Sắp xếp theo PHAI, trùng phái thì xếp theo TENSV giảm dần, trùng TENSVthì xếp theo NGAYSINH tăng dần
Quan hệ giữa các bảng
Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta đã xác định được cấu trúc của từng bảng, nhưng chưa thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng giúp MS Access quản lý dữ liệu hiệu quả hơn, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và duy trì các ràng buộc dữ liệu trong quá trình nhập liệu Điều này không chỉ nâng cao tính chính xác của dữ liệu mà còn tối ưu hóa quá trình truy xuất và quản lý dữ liệu trong hệ thống.
- Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu
Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)
Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại
Quan hệ 1-n trong cơ sở dữ liệu cho phép mỗi bản ghi trong bảng 1 liên kết với nhiều bản ghi trong bảng n, trong khi mỗi bản ghi của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một bản ghi trong bảng 1 Điều này giúp tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả, phù hợp cho các hệ thống cần xử lý mối quan hệ nhiều phía giữa các thực thể Hiểu rõ về quan hệ 1-n giúp tối ưu hóa khả năng truy vấn và duy trì tính nhất quán của dữ liệu trong các dự án phát triển phần mềm và quản trị dữ liệu.
Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n
6.2 Khai báo quan hệ giữa các Bảng
− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships
− Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại Show Tables sẽ xuất hiện (Hình 2.31)
− Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click nút
Show Table trên thanh Ribbon
∗ Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu
∗ Tab Queries: hiển thị các truy vấn đã tạo trong cơ sơ dữ liệu
∗ Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query
− Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add
− Click nút Close đóng cửa sổ Show Table
− Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ
To establish a relationship between tables, drag the relevant field from one table to the corresponding field in another table (for example, dragging the MaSV field from the SINHVIEN table to the MaSV field in the KETQUA table) A pop-up window titled "Edit Relationships" will appear, offering various options to customize the connection (see Figure 2.33).
Enforcing referential integrity is essential to establish constrained relationships within a database Properly maintained referential integrity ensures data accuracy and consistency by preventing orphaned records and maintaining valid links between related tables This constraint is crucial for upholding data integrity and supporting reliable database operations.
Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của các trường tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha) Ví dụ, để thêm một sinh viên vào bảng KETQUA, mã sinh viên MaSV đó cần phải có sẵn trong bảng SINHVIEN, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một
Khi vi phạm các nguyên tắc trên, Access sẽ không chấp nhận dữ liệu và báo lỗi Tính năng Cascade Update Related Field cho phép tự động cập nhật các trường khóa chính trong bảng cha khi có sự thay đổi, giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu trong các bảng liên kết Nếu không sử dụng tính năng này, các thay đổi về khóa chính sẽ gây ra lỗi hoặc mất dữ liệu liên quan trong bảng con Việc sử dụng Cascade Update Related Field giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn trong các mối quan hệ giữa các bảng trong Access.
Cascade delete related records là tính năng cho phép tự động xóa tất cả các bản ghi liên quan trong bảng con khi bạn xóa một bản ghi trong bảng cha, giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và giảm công sức quản lý dữ liệu liên kết trong Microsoft Access Khi bật chức năng này, thay vì nhận thông báo lỗi, hệ thống sẽ xóa tự động các mẩu tin liên quan trong bảng con, đảm bảo dữ liệu không bị rối rắm hoặc thiếu liên kết Đây là giải pháp hiệu quả để quản lý dữ liệu có mối quan hệ phức tạp, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi xử lý các thao tác xóa dữ liệu trong Access.
Khi cả hai trường tham chiếu đều là khóa chính, Access tự động thiết lập mối quan hệ 1-1 (One to One), đảm bảo mỗi bản ghi trong bảng này sẽ liên kết chính xác với một bản ghi duy nhất trong bảng kia Điều này giúp quản lý dữ liệu chặt chẽ hơn và tối ưu hóa hiệu quả truy vấn trong cơ sở dữ liệu Mối quan hệ 1-1 thường được sử dụng trong các tình huống yêu cầu phân tách dữ liệu để phù hợp với cấu trúc hệ quản trị cơ sở dữ liệu hơn.
Khi một bên là trường khóa chính và bên kia là khóa ngoại, Microsoft Access sẽ thiết lập mối quan hệ 1-nhiều (One to many) Điều này có nghĩa là mỗi bản ghi trong bảng cha có thể liên kết với nhiều bản ghi trong bảng con, đảm bảo tính linh hoạt và duy trì dữ liệu liên kết chặt chẽ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
“nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”
Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete (Hình 2.34)
− Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý
− Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1
1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới tên QLSV.accdb với các đặc tả sau:
BÀI trình chỉ quản lý sinh viên của một trung tâm hoặc một khoa
Lớp được phân biệt bằng MaLop
Mỗi lớp có nhiều sinh viên, các sinh viên được phân biệt nhau bằng MaSV, một sinh viên chỉ thuộc một lớp
Một sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học được phân biệt bằng MaMH và mỗi môn học được học bởi nhiều sinh viên
Mỗi sinh viên ứng với mỗi môn học được thi hai lần và ứng với mỗi lần thi thì chỉ có một kết quả duy nhất
2 Tạo các bảng trong CSDL đồng thời thiết lập khóa chính cho mỗi bảng như sau:
LOP field Name Data Type Description Field Properties
Field size: 30 Caption: Tên Lớp
GVCN Text Giáo viên CN
Field size: 30 Caption: Giáo viên CN
MONHOC field Name Data Type Description Field Properties
MaMH Text Mã môn học
Field size: 10 Format: >[Red] caption: Mã môn học
TeNMH Text Tên môn học
Field size: 30 Caption: Tên môn học
SoTC Number Số tín chỉ
Field size: byte Caption: Số tín chỉ
SINHVIEN field Name Data Type Description Field Properties
MaSV Text Mã sinh viên
Field size 10 Format >[Red] Caption: Mã Sinh viên
HoSV Text Họ sinh viên
Field size: 30 Caption: Họ sinh viên
TenSV Text Tên sinh viên
Field size: 20 Caption: Tên sinh viên
Display control: Textbox NgaySinh Date/time Ngày sinh
Format : short date Input mask: 00/00/00 Caption: Ngày sinh
Field size: 50 Caption: Địa chỉ DienThoai Text Điện Thoại
Field size:14 Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại
KETQUA field Name Data Type Description Field Properties
Field size 10 Format >[Blue] Caption:
Field size: 10 Format: >[Red] Caption:
Field size: Double Caption: Điểm lần 1 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <
Field size: Double Caption: Điểm lần 2 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <
2 Nhập dữ liệu cho các bảng:
Mã Môn học Tên Môn học
CSDL Cơ Sở Dữ Liệu 4 CDTH1
DHOA Đồ họa máy tính
JAVA Lập trình JAVA 5 TCTH3
NMTH Nhập môn tin học
Trần Văn Hải PPLT Phương Pháp
PTWB Phát triển Web 3 TRR Toán Rời Rạc 3
Sinh Địa chỉ Điện Thoại Mã Lớp
A101 Lê Kiều Oanh Nữ 12/10/78 12 Nguyễn Trãi Q3 ( )7896746 CDTH1A A102 Trần văn An Nam 15/11/76 14 Đinh Tiên
Hiền Nữ 12/02/78 13 Trần Bình Trọng
Nhân Nam 11/11/80 15 Nguyễn Trãi Q3 ( )7213546 CDTH1A
A201 Nguyễn Lâm Nam 10/10/88 12 Trần Não PN CDTH2A
A202 Tạ Thanh Lam Nữ 11/01/86 172E Nuyên Hồng
CDTH2A A203 Hoàng Minh Nam 22/11/88 132/12 Nguyễn Trãi
CDTH2A A204 Lê thị Hoa Nữ 03/12/87 98/16 Nguyễn Kiệm
( )7892137 CDTH2A B101 Lê Bá Hải Nam 12/12/78 12 Trương Định Q3 ( )8131231 CDTH1B
B102 Phạm thị Hoa Nữ 09/09/79 5 Lê Lai Q1 CDTH1B
B103 Lê Vĩnh Phúc Nam 01/04/80 12 Phan văn Trị GV CDTH1B B104 Phạm văn Hùng Nam 09/04/79 50 Nguyễn Kiệm
Tâm Nam 05/07/81 45 Lê Quang Định
( )8231312 CDTH1B B201 Đỗ Hoàng Nam 09/11/87 12 Nguyễn Kiệm
( )9347477 CDTH2B B202 Trần thị Dung Nữ 10/01/89 39/12a Nguyễn
CDTH2B B203 Lê văn Lợi Nam 01/12/89 145/1A Nguyên
CDTH2B B204 Đặng Trung Tiến Nam 22/12/88 11/1E Lê Lợi GV CDTH2B C3501 Nguyễn văn Hùng Nam 12/12/80 45 Bạch Đằng BT TCTH35A C3502 Lê thị Tường Vi Nữ 15/09/79 56 Hai Bà Trưng
( )8512631 TCTH35A C3503 Đỗ Kim Loan Nữ 03/04/82 8 Cống Quỳnh Q1 ( )7231232 TCTH35A C3504 Trần Hùng Nam 03/04/82 45 Nguyễn Trãi Q5 ( )7213131 TCTH35B C3505 Nguyễn Văn Cường Nam 12/11/89 123 Nguyễn Oanh
( )7879899 TCTH35B C3506 Trần Lâm Nam 11/01/89 45 Quang Trung
Nam Nam 07/12/85 12/A Võ thị Sáu Q3 TCTH36A E3602 Nguyễn
TCTH36A E3603 Võ Tấn Lộc Nam 20/12/90 21/E Nguyễn Đình
TCTH36B E3605 Trần Thanh Tuấn Nam 22/12/89 38 Võ Văn Tần Q3 ( )3732839 TCTH36B E3606 Phạm Hoàng Long Nam 14/02/87 55 Quang Trung
TCTH36A E3607 Trần Thanh Tâm Nam 14/09/87 65 Quang Trung
Mã Sinh viên Mã Môn học Điểm lần 1 Điểm Lần 2
Mã Môn học Điểm lần
4 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:
Trong quá trình tạo bảng trong cơ sở dữ liệu, cần tạo các bảng không có tham chiếu khóa ngoại trước, như bảng LOP và MON HOC Sau đó, mới tạo các bảng có khóa ngoại tham chiếu như SINHVIEN và cuối cùng là KETQUA để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tránh lỗi khi xây dựng các bảng liên kết Thứ tự tạo các bảng hợp lý là: đầu tiên là bảng LOP và MON HOC, tiếp theo là SINHVIEN, và cuối cùng là KETQUA nhằm tối ưu hóa quá trình thiết lập mối quan hệ giữa các bảng.
Trường MaLop trong bảng SINHVIEN là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaLop của bảng LOP, giúp duy trì liên kết giữa sinh viên và lớp học Trường MaSV trong bảng KETQUA là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaSV của bảng SINHVIEN, xác định mối quan hệ giữa kết quả và sinh viên Ngoài ra, trường MaMH trong bảng KETQUA cũng là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaMH của bảng MONHOC, liên kết điểm số với môn học cụ thể Do đó, ba trường khóa ngoại này thường có kiểu dữ liệu là Lookup wizard để tối ưu hóa việc tra cứu dữ liệu.
Sau khi tạo xong các bảng trong cơ sở dữ liệu, bạn cần truy cập vào menu Database Tools và chọn Relationships để quản lý các mối quan hệ giữa các bảng Để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, hãy nhấn chuột phải vào các dây quan hệ và kiểm tra vào 3 hộp kiểm liên quan Việc thiết lập đúng các mối quan hệ này giúp duy trì tính nhất quán và chính xác của dữ liệu trong hệ thống của bạn.
Cuối cùng là nhập dữ liệu như yêu cầu
THỰC HÀNH: Thực hiện thao tác sắp xếp (sử dụng nhóm công cụ Sort & Filter trong Menu/Home)
1 Mở Table SINH VIEN a Sắp xếp theo MALOP tăng dần b Sắp xếp theo TENSV tăng dần, trùng TENSV thì sắp theo HOSV
2 Mở Table MONHOC Sắp xếp theo HOCKY tăng dần, trùng HOCKY thì xếp theo MAMH tăng dần
3 Mở Table KETQUA Sắp xếp theo MASV tăng dần, trùng MANV thì xếp theo MAMH tăng dần
4 Mở Table SINHVIEN: Sắp xếp theo PHAI, trùng phái thì xếp theo TENSV giảm dần, trùng TENSVthì xếp theo NGAYSINH tăng dần
5 Đóng Table SINH VIEN đã được sắp xếp, sau đó mở lại một lần nữa, bảng nhân viên có còn được theo thứ tự sắp xếp không? Cho nhận xét
Để tạo tập tin cơ sở dữ liệu mới tên là HOADON.MDB, bạn sử dụng chức năng Table Design trong Access 2010 để thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu Trong quá trình thiết kế, cần xác định các trường dữ liệu phù hợp và tạo khóa chính để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Việc này giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, dễ dàng truy xuất và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu cho hoạt động xét nghiệm.
Sử dụng Relationships tạo mối quan hệ giữa các bảng và nhập dữ liệu theo nguyên tắc, nếu mối quan hệ là 1 nhập trước N nhập sau
+ Tạo bảng: Tại Menu Create chọn Table Design trong nhóm công cụ Tables
Field Name Data type Description Field Properties
MANV AutoNumber Mã Nv Format:>[Red]
Caption: Mã Nv HONV Text Họ nhân viên Field size: 25
TENNV Text Tên nhân viên
Caption: Tên NV Require: yes
PHAI Yes/No Phái Yes:
Format:;"Nam"[Blue];"Nữ"[Magenta] Caption: Giới tính
Display Control: Text Box NGAYSINH Date/Time Ngày sinh Format: short date
Input Mark: 00/00/00 Caption: Ngày sinh NOISINH Text Nơi sinh Field size:15
DIACHI Text Địa chỉ Field size: 40
DIENTHOAI Text Số điện thoại Field size:14
Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại ẢNH OLE Object Hình
MAKH Text Mã Khách hàng
TENKH Text Tên Khách hàng
Field size: 25 Format:>[Blue];Caption: Tên Công ty
DIACHI Text Địa chỉ Field size: 40
THANHPHO Text Thành phố Field size: 10
DIENTHOAI Text Số điện thoại
Field size:14 Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại
Field Name Data type Description Field Properties
MASP Number Mã san pham Field size: Integer
Caption: Ma Sp Required: yes TENSP Text Ten San pham Field size: 40
DONVITINH Text Don vi tinh Field size: 10
DONGIA Number Đơn giá Field size: Double
Format:standard Decimal places: 2 Caption: đơn giá Validation rule: >0 Validation Text: Phải nhập số >0 SLTON Number Số lượng tồn Field size: integer
Caption: Số lượng tồn Default value : 0
Field Name Data type Description Field Properties
Text Mã hoá đơn Field size: 5
Caption: mã hóa đơn Required: yes
Text Loại hóa đơn: nhập-xuất-chuyển- trả
Fieldsize:1 Default value: X Validation rule:
Text Mã khách hàng Field size: 10
Number Mã nhân viên Field size:LongInteger
Caption: mã nhân viên Required: yes
NGAYLAPHD Date/Time Ngày lập hoá đơn Format: short date
Caption: Ngày hoá đơn Input Mask: 00/00/00 Validation Rule: 0 Validation Text: Phải nhập số >0 GIABAN Number Đơn giá xuất nhập Field size: Double
Format:standard Decimal places: Auto Caption: đơn giá
+ Chọn khóa thích hợp Tạo mối quan hệ cho các bảng trên: Tại Menu Database Tools chọn Relationships trong nhóm Relationships
Nhập dữ liệu theo mẫu:
(Tương tự chọn dữ liệu cho các bảng còn lại)
Câu 2: Thực hiện thao tác sắp xếp (sử dụng nhóm công cụ Sort & Filter trong
1 Mở Table SAN PHAM c Sắp xếp theo DONGIA tăng dần d Sắp xếp theo TENSP giảm dần
2 Mở Table HOADON: Sắp xếp theo MANV tăng dần, trùng MANV thì xếp theo
3 Mở Table NHAN VIEN: Sắp xếp theo PHAI, trùng phái thì xếp theo TENNV giảm dần, trùng TENNV thì xếp theo NGAYSINH tăng dần
4 Đóng Table NHÂN VIÊN đã được sắp xếp, sau đó mở lại một lần nữa, bảng nhân viên có còn được theo thứ tự sắp xếp không? Cho nhận xét
Câu 3: Thực hiện thao tác lọc dữ liệu (sử dụng nhóm công cụ Sort & Filter trong Menu/Home) cho các yêu cầu bên dưới
1 Mở table NHÂN VIÊN, sử dụng Filter by Selection thực hiện lọc: a Các nhân viên có tên là “Anh” b Các nhân viên Nam
