Tiểu Luận - Quản Trị Hậu Cần - Đề Tài - Trình Bày Bản Chất Của Hậu Cần Kinh Doanh, Các Hoạt Động Hậu Cần Chủ Yếu Và Hoạt Động Hỗ Trợ - Phân Tích Hoạt Động Hỗ Trợ Hậu Cần Của Interlog

Hậu cần kinh doanh đòi hỏiphải tính đến chi phí, mức dịch vụ khách hàng, hiệu quả hoạt động…nên địnhnghĩa hậu cần nêu trong trong quân sự chưa thể hiện được hết thực chất củahậu cần tron

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

MÔN QUẢN TRỊ HẬU CẦN

ĐỀ TÀI: Trình bày bản chất của hậu cần kinh doanh, các

hoạt động hậu cần chủ yếu và hoạt động hỗ trợ

- Phân tích hoạt động hỗ trợ hậu cần của InterLOG

A TỔNG QUAN VỀ HẬU CẦN VÀ CÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN

I CHẤT CỦA HẬU CẦN KINH DOANH

Thuật ngữ hậu cần (logistics) trong từ điển là "một ngành khoa học quân

sự để thực hiện những việc gắn với quá trình thu mua, bảo quản và vậnchuyển vật liệu, con người cùng trang thiết bị" Ở đây, thuật ngữ hậu cầnđược đặt trong khuôn khổ của lĩnh vực quân sự, là nơi tổ chức các hoạt độnghậu cần trên quy mô lớn và hết sức phức tạp và đã trợ giúp đắc lực cho cácchiến công trên trận địa Ví dụ, trong chiến dịch Điện Biên Phủ, quân đội ta

đã tổ chức dân quân kéo pháo lên tận hầm tướng Christian de Castries;trong chiến dịch Hồ Chí Minh, con đường Trường Sơn đã trở thành huyếtmạch để chuyển người, gạo và vũ khí vào chiến trường

Tuy nhiên, kinh doanh có những mục tiêu và quá trình hoạt động vớinhiều điểm khác biệt so với quân sự Hậu cần kinh doanh có mục tiêu đốitượng riêng, có phạm vi khác hậu cần quân sự Hậu cần kinh doanh đòi hỏiphải tính đến chi phí, mức dịch vụ khách hàng, hiệu quả hoạt động…nên địnhnghĩa hậu cần nêu trong trong quân sự chưa thể hiện được hết thực chất củahậu cần trong kinh doanh Nội dung hậu cần kinh doanh bao gồm tổng thểcác hoạt động cung ứng và bảo đảm các yếu tố vật chất và kỹ thuật (nguyênvật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm cuối cùng và những thông tin hậu cần)

để cho quá trình chính yếu của tổ chức, doanh nghiệp được tiến hành đúngmục tiêu đặt ra cũng như đáp ứng đúng đòi hỏi của khách hàng

Ví dụ: Tưởng tượng rằng bạn là người trồng táo Sản phẩm của bạn chính

là những trái táo có thể được vận chuyển đến các cửa hàng tạp hóa, chợ nôngsản, hay thậm chí là đến các nhà máy chế biến sử dụng táo làm nguyên liệuchính cho bánh hay các thực phẩm khác Bạn cần lưu tâm đến việc giữ chonhững trái táo không bị ảnh hưởng từ các loại côn trùng hay có nhiễm thuốctrừ sâu, đồng thời đảm bảo rằng chúng an toàn cho sức khỏe, và phải tươingon Sau khi táo được chọn, chúng được đưa vào giỏ, sắp xếp, và rồi vậnchuyển đến địa điểm cuối cùng Tất cả các công đoạn trên diễn ra trong suốtthời gian mà những trái táo vẫn còn giữ được độ tươi ngon

Nếu bất kỳ một công đoạn nào trong chuỗi trên gặp trục trặc, nó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lô táo của bạn Chẳng hạn, nếu chiếc xe chở táo bị hỏng, trong khi bạn lại không có sẵn giải pháp khác thay thế ngay lập tức, thì xác suất lô táo bị hư hỏng là rất cao Toàn bộ lô hàng đó có thể không bao giờđến được nơi nhận, mà nó cần được thay thế một cách nhanh chóng nhất Các

chi phí gây ra bởi những tổn thất này bạn và/ hoặc doanh nghiệp thu mua táo của bạn phải chịu (tùy vào hình thức giao – nhận hàng mà 2 bên thỏa thuận: Exworks, FOB, DDP…) Chúng bao gồm chi phí hư hỏng, chi phí nhiên liệu,chi phí vận chuyển, lưu kho và các chi phí khác phát sinh cho tới khi hàng tớitay khách hàng của bạn Nếu như bạn có thể giảm thiểu những hư hỏng, mất mát hay giảm chi phí hậu cần, bạn sẽ có thể tiết kiệm tiền và gia tăng lợi nhuận từ việc bán sản phẩm đó.

Theo cách tiếp cận của Hội đồng quản trị hậu cần Hoa Kỳ: “Hậu cần làquá trình lập kế hoạch thực hiện và kiểm soát luồng hàng hóa, dự trữ nguyênvât liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và các thông tin có liên quan từ thờiđiểm bắt đầu cho đến khi hàng hóa được tiêu dùng nhằm đáp ứng yêu cầu củakhách hàng một cách tốt nhất”

Các bộ phận của một hệ thống hậu cần điển hình gồm có: dịch vụ kháchhàng hậu cần, dự báo nhu cầu, kênh phân phối, kiểm soát hàng tồn kho, muanguyên vật liệu, giải quyết đơn hàng, dịch vụ và địa điểm hỗ trợ, lựa chọn vịtrí kho hàng và nhà xưởng, hoạt động mua, đóng gói, xử lý hàng hóa bị trảlại, thu hồi và xử lý phế liệu, trao đổi vận chuyển và dự trữ

Tổng thể các hoạt động hậu cần có thể phân thành 2 nhóm chính: các hoạtđộng hậu cần chủ yếu và các hoạt động hậu cần hỗ trợ

II CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CHỦ YẾU

Bao gồm 4 hoạt động chính là: dịch vụ khách hàng, dự trữ, vận chuyển,thông tin và xử lý đơn hàng

1 Dịch vụ khách hàng hậu cần

Dịch vụ khách hàng là chuỗi các hoạt động từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng,thực hiện đơn hàng, giao hàng cho đến những hoạt động sau khi bán như bảohành, bảo dưỡng hoặc hỗ trợ kỹ thuật,

Dịch vụ khách hàng có vai trò quan trọng trong:

- Góp phần xây dựng và duy trì thương hiệu cho doanh nghiệp

- Nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

- Ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí

- Thu hút thêm nhiều khách hàng mới

- Ảnh hưởng tới sự trung thành của khách hàng

Dịch vụ khác hàng cần phối hợp với công tác marketing để: xác định nhucầu và mong muốn của khách hàng về dịch vụ hậu cần; xác định phản ứngcủa khách hàng đối với dịch vụ hậu cần; xác định các mức độ phục vụ kháchhàng (mức độ đáp ứng)

2 Vận chuyển

Vận chuyển có vai trò:

- Ảnh hưởng tới thời gian cung ứng nguyên vật liệu và thành phẩm

- Ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các công việc của doanh nghiệp

- Ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

- Ảnh hưởng đến giá sản phẩm và dịch vụ

Vận chuyển gồm: lựa chọn phương thức và dịch vụ vận chuyển; thốngnhất về chi phí vận chuyển; xác định tuyến vận chuyển; lập kế hoạch vậnchuyển; lựa chọn phương tiện vận chuyển; giải quyết thủ tục liên quan vậnchuyển; kiểm soát giá

3 Hoạt động dự trữ

Dự trữ là những nguồn lực vật chất được cất giữ có chủ đích của doanhnghiệp nhằm đáp ứng cho nhu cầu tương lai Nó bao gồm: nguyên liệu thô;sản phẩm dở dang; sản phẩm cuối cùng; dụng cụ sản xuất và các vật phẩmkhác

Hoạt động dự trữ bao gồm:

- Các chính sách dự trữ nguyên vật liệu và thành phẩm

- Dự báo tiêu thụ ngắn hạn

- Bố trí sản phẩm tại các điểm dự trữ

- Xác định số lượng, quy mô và vị trí điểm dự trữ

- Chiến lược cung ứng kịp thời, chiến lược kéo hoặc chiến lược đẩy

4 Thông tin và xử lý đơn hàng

Hoạt động xử lý đơn hàng: trình tự tương tác giữa các đơn hàng và hàngtồn kho; phương thức truyền tải thông tin phục vụ xử lý đơn hàng; quy định

về mặt hàng

Hoạt động duy trì thông tin: thu thập, lưu trữ và truyền tải thông tin; phântích dữ liệu; các thủ tục kiểm soát

III CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN HỖ TRỢ

Bao gồm nhiều hoạt động như: dự tính các nguồn lực; mua hàng; bốc và

dỡ hàng; đóng gói; chuẩn bị nhà kho; hoàn thiện các thủ tục giấy tờ,

Một số các hoạt động tiêu biểu:

- Định vị kho hàng: xác định không gian kho, bố trí kho và thiết kế nơi xếp

dỡ, hình dáng kho lưu trữ, lựa chọn trang thiết bị kho, chính sách đổi mớithiết bị kho

- Lưu kho: sắp xếp kho bãi và sắp xếp hàng hóa trong kho, trình tự lựa chọnđơn đặt hàng, dự trữ và thu hồi hàng tồn kho

- Mua hàng: chọn người cung ứng, định thời gian mua, định số lượng mua,định phương thức mua

- Bao gói: thiết kế bao gói, phương thức bao gói, lợi ích bao gói

Bao gói là một hoạt động hỗ trợ cho hoạt động vận chuyển và dự trữcũng như hoạt động lưu trữ và xử lý nguyên vật liệu

Các hoạt động chủ yếu và hoạt động hỗ trợ được phân chia do cónhững hoạt động diễn ra ở tất cả các kênh hậu cần, trong khi các hoạt độngkhác diễn ra tùy thuộc vào các điều kiện của một doanh nghiệp cụ thể Cáchoạt động chủ yếu chiếm phần lớn trong tổng chi phí hậu cần và có vai tròthiết yếu trong phối hợp có hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ hậu cần

Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng hậu cần đặt ra các sản phẩm và độ sẵnsàng mà hệ thống hậu cần phải đáp ứng Chi phí hậu cần tăng lên ứng vớitừng mức độ phục vụ khách hàng

Vận chuyển và dự trữ là các hoạt động cơ bản có chi phí cao trong cáchoạt động hậu cần Mỗi hoạt động nói trên sẽ chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 tổngchi phí hậu cần Hoạt động vận chuyển gia tăng thêm giá trị về mặt địa điểm,hoạt động dự trữ gia tăng thêm giá trị về mặt thời gian trong giá trị hàng hóa

và dịch vụ

Xử lý đơn hàng chiếm mức chi phí thấp hơn so với chi phí vận chuyển

và dự trữ Tuy nhiên nó lại chiếm phần lớn thời gian đưa hàng hóa và dịch vụtới người tiêu dùng Đây là hoạt động dẫn tới việc vận chuyển hàng hoán vàthực hiện dịch vụ Duy trì thông tin giúp cho tất cả các hoạt động hậu cầnkhác có được các thông tin cần thiết để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động

Các hoạt động hỗ trợ mặc dù có tầm quan trọng lớn nhưng chỉ đượcxem xét như một đóng góp cho việc hoàn thành nhiệm vụ hậu cần

B TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ IINTERLOG

-I GIỚI THỆU TỔNG QUAN VỀ INTERLOG

1 Giới thiệu

Thành lập từ năm 2005, InterLOG xây dựng tầm nhìn và phấn đấu trởthành công ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, trởthành đơn vị sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo tại Việt Nam và khu vực ĐôngNam Á Trong hơn một thập kỷ qua, InterLOG luôn theo đuổi sứ mệnh tạo rachuỗi giá trị tối ưu nhất cho khách hàng, cộng đồng và doanh nghiệp Ngoàihoạt động phát triển các dịch vụ cốt lõi như giao nhận vận chuyển hàng hóaxuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ; gom hàng lẻchuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) và nội địa (LTL); đại lý hải quan…InterLOG luôn quyết tâm tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng bằng việc tậptrung cung cấp các giải pháp logistics gắn liền với nhu cầu và lợi ích của đốitác, khách hàng

2 Cơ cấu tổ chức

3 Lĩnh vực hoạt động

Interlogistics - Một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa Được thành lập năm 2005, với mạng lưới vận chuyển rộng khắp thế giới, cùng cơ sở hạ tầng, phương tiện vận chuyển tương đối tốt và hiện đại Ở một vị thế cao hơn, Interlogistics hoàn toàn tự tin đảm nhận công việc phức tạp hơn được gọi là “Giao nhận hàng nghệ thuật” – Liên quan đến hàng hóa có giá trị cao, dễ vỡ hoặc thậm chí vô giá.

4 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi

- Tầm nhìn: Interlog với định hướng trở thành một công ty chuẩn quốc tế

về cung cấp các dịch vụ Logistics tích hợp và là đơn vị tạo dựng nên chuỗicung ứng ở Việt Nam và khu vực Đông Dương

- Sứ mệnh của Interlog là tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả mang lại lợi ích cho cả khách hàng, bản thân doanh nghiệp và cộng đồng

- Giá trị cốt lõi: HỢP TÁC WIN WIN - Chia sẻ lợi ích một cách công bằng

II HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA INTERLOG

1 Giới thiệu về các loại hình dịch vụ của Interlog

a Vận chuyển đường biển

- Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất khẩu và Nhập khẩu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại

- Dịch vụ hàng nguyên Container với các mức giá cạnh tranh

- Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery)

- Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa với điều kiện EXW/DDU

b Vận chuyển hàng không

- Đại lý bán cước và ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không

- Ngoài cách thức vận chuyển hàng hóa thông thường bằng đường hàng không, InterLog còn đảm nhận thực hiện dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển và hàng không, giúp khách hàng vừa giảm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian

- Đảm nhận các dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door)

c Vận chuyển nội địa

- Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển

- Phát hành vận đơn HB/L hàng nội địa

- Mua bảo hiểm cho hàng nội địa

- Cung cấp dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu thủy – xe)

- Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển kết hợp với các dịch vụgiá trị gia tăng (đóng pallet, kiện gỗ, kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng)

- Tàu chạy hàng tuần

- Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo đúng lịch trình vận chuyển

- Mức giá cạnh tranh và ưu đãi

- Bảo đảm an toàn hàng hóa, không hư hỏng, mất mát

d Dịch vụ gom hàng lẻ LCL

- Dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp hàng tuần từ TP.HCM, Hải Phòng đi

Singapore, Hong Kong, ShangHai, Malaysia (Port Klang), …

- Dịch vụ hàng lẻ via Singapore đến France, Italy, Africa, …

- Dịch vụ hàng lẻ via HongKong đến China, Europe, Canada, …

- Worldwide LCL services via Singapore to France, Italy, Africa,…

- Worldwide LCL services via HongKong to China mainland, Europe, Canada,…

e Dịch vụ hải quan

- Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa

- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp

- Đáp ứng nhu cầu khai quan của khách hàng

f Dịch vụ kho bãi

- Interlog hiện đang vận hành 2 kho hàng với diện tích hơn 4000m2, vị trí thuận lợi cho giao thông và gần khu vực trung tâm thành phố Hệ thống quản lý chyên nghiệp, công nhân lành nghề, cẩn thận, đảm bảo hàng hóa của khách hàng được chăm sóc chu đáo

- Hàng hóa được bảo hiểm an toàn, phòng cháy chữa cháy nên khách hàng hoàn toàn yên tâm khi gửi hàng cho chúng tôi

- Các dịch vụ cung cấp:

 Cho thuê chứa hàng tồn kho

 Kiểm kê

 Xếp dỡ

 Đóng gói bao bì

 Phân phối hàng hóa theo yêu cầu

2 Các phương thức gửi hàng bằng đường biển Interlog cung cấp

a Gửi hàng nguyên container (FCL- Full container loaded)

Định nghĩa: FCL là khi một chủ hàng sử dụng hết toàn bộ không gian của

container để gửi hàng hóa của mình Như vậy, một container sẽ chỉ có một chủ hàng duy nhất Những doanh nghiệp lớn, có lượng hàng hóa vận chuyển nhiều thường xuyên đóng hàng theo phương thức này Cách nào thường được gọi là «đóng hàng nguyên công (nguyên container)

Hình thức: Interlog cung cấp hầu hết các loại container thông dụng như: 20’/40’/40 HC

- Dịch vụ: Interlog cung cấp dịch vụ FCL với mức giá cạnh tranh trên thị trường và cung cấp dịch vụ tư vấn tận tình cho khách hàng:

 Kiểm tra hệ thống đại lý xem có đại lý handle tại cảng đích không

 Kiểm tra với khách hàng điều kiện thanh toán cước collect hay prepaid

 Kiểm tra giá ít nhất 3 hãng tàu có cảng đích là cảng chính của họ để đảm bảo giá cước tốt nhất Phải tư vấn cho khách hàng về dịch vụ có liên quan như: khai quan, đóng hàng, đóng hàng, vận chuyển, kiểm dịch …

b Gửi hàng lẻ (LCL – Less than container loaded)

Định nghĩa: LCL là khi hàng hóa của một chủ hàng không đủ để

đóng đầy một container, do vậy một container sẽ chứa hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau Đây là phương thức của các doanh nghiệp nhỏ, có lượng hàng hóa vận chuyển ít hoặc không thường xuyên

Hình thức: Với loại hình này Interlog sẽ đóng vai trò là người gom hàng

(consodilator) sẽ tập hợp những lo hàng lẻ của nhiều chủ, tiên hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lẻ đóng vào container, niêm phong kẹp chỉ theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng gửi xuống tàu chở đi, dỡ container lên bãi chưa cảng đích và giao cho người nhận hàng lẻ

 Kiểm tra giá với ít nhất 3 co – loader để đảm bảo gía tốt nhất cho tuyến dịch vụ đó

 Phải tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ có liên quan như: Khai quan, đóng thùng, vận chuyển nội địa, cách thức giao hàng tại cảng đích

c Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/ FCL)

Định nghĩa: Phương pháp này là sự kết hợp của phương pháp FCL và

LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuân với người chuyênchở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là:

 Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)

 Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/ FCL)

d Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi ((door to door delivery)

Định nghĩa: Là dịch vụ mà theo đó, công ty giao nhận tổ chức vận tải

thông qua những hình thức cụ thể như đường biển, đường hàng không, đường

bộ, … đến tận nới nhận hàng và trao tận tay người nhận (từ cửa đến cửa – Door to Door) nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Trách nhiệm: Đối với dịch vụ này nghĩa vụ của khách hàng ở phạm vi tối thiểu và phía Interlog phải chịu mọi trách nhiệm và rủi ro trong thời gian từ khi nhận hàng tại địa điểm của người gửi hàng đến khi giao hàng tận tay người nhận hàng

Dịch vụ: Interlog cung cấp tất cả các quy trình trong dịch vụ này mà

không thông qua trung gian thể hiện dưới bảng sau:

e Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa

Đối với từng loại hàng Interlog sẽ cung cấp một dịch vụ bảo hiểm khác nhau như: hàng dễ hỏng,

III Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo phương

thức door to door bằng đường biển tại công ty interlogistics.

1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức door to door bằng đường biển tại công ty interlogistics

Bước1: Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu gửi hàng.

Phòng kinh doanh tiếp cận khách hàng, có thể thông qua mail, gặp trực tiếp hay qua điện thoại.Cần khách hàng cung cấp các thông tin:

- Loại hàng, tính chất hàng hoá