Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức bố trí và sử dụng nhân sự tại công ty TNHH Hariki Precision Việt Nam

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong doanhnghiệp và những kiến thức em đã học về quản trị nhân sự trong nhà trường, đặc biệt làqua thời gian nghiên cứ

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG SỐ LIỆU SỬ

DỤNG TRONG BÀI BÁO CÁO

1 Sơ đồ 1.1 Thang bậc nhu cầu của lý thuyết

2 Sơ đồ 1.2 Quy trình bố trí và sử dụng nhân

4 Sơ đồ 1.4 Sơ đồ cộng hưởng trong làm

7 Bảng 2.3 Kết quả SXKD của DN trong 3

năm gần đây ( 2011-2013) Trang 27

8 Bảng 2.4 Tình hình lao động tại công ty

giai đoạn 2011- 2013 Trang 28

9 Bảng 2.5 Trình độ lao động tại công ty

qua các năm (2011 -2013) Trang 28

10 Biểu đồ 2.1 Cơ cấu lao động tại DN vào năm

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

 T ÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI : 5

 X ÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ TRONG ĐỀ TÀI 5

 M ỤC TIÊU ĐỀ TÀI 6

 P HẠM VI NGHIÊN CỨU 6

 P HƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU : 6

 K ẾT CẤU ĐỀ TÀI : 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 9

I M ỘT SỐ VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 9

1 Khái niệm nguồn nhân lực 9

2 Khái niệm và vai trò của quản trị nguồn nhân lực: 10

2.1 Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực 10

2.2 Vai trò của quản trị nhân lực 11

II C ÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC 11

1 Khái niệm về bố trí và sử dụng nhân sự 11

2 Mục tiêu, vị trí và vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực 12

2.1 Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân lực 12

2.2 Vị trí, vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực 13

3 Nội dung của công tác bố trí và sử dụng nhân lực 13

3.1 Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự 14

3.1.1 Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo quy hoạch 14

3.1.2 Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic hiệu suất 14

3.1.3 Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo logic tâm lý xã hội 15

3.1.4 Bố trí và sử dụng phải lấy sở trường làm chính 16

3.1.5 Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực 17

3.2 Nội dung và quy trình của bố trí và sử dụng nhân lực 17

3.2.1 Dự báo nhu cầu nhân sự 18

3.2.2 Đánh giá thực trạng nhân lực của doanh nghiệp 19

3.2.3 So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng về nhân sự 20

3.2.4 Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực 21

3.2.5 Kiểm soát nhân lực 22

4 Bố trí và sử dụng nhân sự theo nhóm 23

5 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác bố trí và sử dụng nhân lực trong doanh nghiệp 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH HARIKI PRECISON VIỆT NAM 27

I G IỚI THIỆU CÔNG TY HPV 27

1 Sơ lược về công ty 27

2 Quá trình hình thành và phát triển của HPV 27

3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 27

3.1 Chức năng: 27

3.2 Quyền hạn: 27

3.3 Trách nhiệm 28

4 Mô hình tổ chức bộ máy công ty HPV 28

5 Cơ sở vật chất kỹ thuật: 30

6 Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây ( 2011-2013) 31

II P HÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC TRONG CÔNG TY TNHH H ARIKI P RECISION V IỆT N AM 32

1 Tình hình nhân lực tại công ty: 32

1.1 Lực lượng lao động : 32

1.2 Chất lượng đội ngũ nhân lực trong thời gian qua 37

2 Phân tích việc bố trí và sử dụng nhân lực trong công ty TNHH HPV theo các nguyên tắc khoa học 39 2.1 Phân tích việc bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty theo quy hoạch 39

2.2 Phân tích việc bố trí và sử dụng nhân lực theo nguyên tắc hiệu suất 40

2.3 Phân tích việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty theo logic tâm lý xã hội 40

2.4 Phân theo nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực lấy sở trường làm chính 41

2.5 Phân tích theo nguyên tắc dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực 41

3 Tình hình bố trí và sử dụng nhân lực theo chức năng 41

3.1.1 Xác định nhu cầu nhân sự: 43

3.1.2 Đánh giá thực trạng lao động của công ty 44

3.1.3 Tiến hành bố trí và sử dụng nhân lực: 44

3.1.4 Kiểm soát nhân lực: 45

3.1.5 So sánh nhu cầu về nhân lực và khả năng đáp ứng hiện tại 45

4 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của công ty trong thời gian qua 45

5 Những thành công và tồn tại trong công tác bố trí và sử dụng nhân lực trong Công ty TNHH HPV 47 5.1 Những điểm mạnh trong công tác tổ chức bố trí và sử dụng nhân lực: 47

5.2 Những tồn tại trong công tác bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty TNHH HPV 48

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ 50

I M ỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 50

1 Mục tiêu của công ty trong thời gian tới 50

2 Phương hướng của công ty trong thời gian tới 50

II M ỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY HPV 52

1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty 52

2 Nâng cao chất lượng công tác dự báo nhu cầu và đánh giá nguồn nhân sự 56

3 Hoàn thiện các nội quy, quy chế làm việc và thực hiện nghiêm chỉnh chặt chẽ hơn các quy chế đã xây dựng 57

4 Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện phân công lao động 59

5 Tăng cường sự giao tiếp giữa nhân viên với lãnh đạo 59

6 Các giải pháp khác 60

III K IẾN NGHỊ 62

KẾT LUẬN 63

LỜI MỞ ĐẦU



Tính cấp thiết của đề tài:

Nhân lực là một nhân tố quan trọng của mọi tổ chức Cho dù khoa học kỹ thuật

có phát triển bao nhiêu, hay doanh nghiệp có những công nghệ hiện đại, nguồn nguyênliệu rẻ bấy nhiêu, thì cũng cần phải dùng đến nguồn nhân lực- con người Bởi conngười là một yếu tố đảm bảo sự thành công của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạtđộng kinh doanh của mình Một doanh nghiệp sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranh của mình,khi các giải pháp nguồn nhân lực một cách hợp lý, hay chính là việc mà các nhà quảntrị bố trí và sử dụng nguồn lao động của mình như thế nào để họ có thể phát huy đượcnăng lực, sở trường của mình, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh Trong công tác bố trí và sử dụng nhân sự cho các bộ phận, phòng ban… thì cácnhà quản trị phải sử dụng nó như thế nào, để góp phần tăng hiệu quả của công tác quảntrị nhân sự là một vấn đề mà các nhà quản lý của công ty phải tiến hành nghiên cứu,suy nghĩ nhằm làm cho việc hoàn thiện công tác bố trí và nhân lực được hoàn thiện và

có hiệu quả

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong doanhnghiệp và những kiến thức em đã học về quản trị nhân sự trong nhà trường, đặc biệt làqua thời gian nghiên cứu thực tập tại công ty em nhận thấy công ty đang gặp khó khănvướng mắc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân lực trong việc đạt hiệu quả tối đa khi sửdụng nguồn nhân lực của tổ chức Cụ thể, công ty đang gặp khó khăn ở một số vấn đềtrong công tác bố trí và sử dụng nhân lực sau:

 Công ty chưa nhận thức được sâu sắc tầm quan trọng của công tác bố trí và sửdụng nhân lực đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

 Quy trình đánh giá nhân sự trước khi bố trí và sử dụng nhân lực chưa thực hiệnđầy đủ khoa học

 Việc bố trí và sử dụng nhân lực còn nhiều bất hợp lý về số lượng , cơ cấu laođộng trong công ty

 Trên thực tế, công tác bố trí và sử dụng nhân lực còn nhiều bất hợp lý về sốlượng cơ cấu phòng ban và chất lượng nhân lực

Do đó tập trung nghiên cứu vấn đề hoàn thiện công tác bố trí và sử dụng nhân lực tạicông ty TNHH Hariki Precison Việt Nam là vấn đề cần giải quyết hiện nay

Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Nhận thấy tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc bố trí và sử dụng nhân sựtại công ty TNHH Hariki Precison Việt Nam và ảnh hưởng của việc bố trí, sử dụngnhân sự đến hoạt động kinh doanh cũng như thỏa mãn nhu cầu của cán bộ công nhânviên nhằm kích thích người lao động làm việc nhiệt tình phát huy hết năng lực củamình Bên cạnh đó, xét về điều kiện cũng như khả năng, sự lựa chọn của bản thân vàqua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hariki Việt Nam, em đã chọn đề tài: “ Một sốgiải pháp hoàn thiện công tác tổ chức bố trí và sử dụng nhân lực tại Công ty TNHHHariki Precision Việt Nam” làm báo cáo thực tập của mình

Mục tiêu đề tài

Từ sự nghiên cứu đặc điểm của công tác bố trí và sử dụng nguồn lao độngtrong Doanh nghiệp nói chung và trong công ty TNHH Hariki Precision Việt Nam nóiriêng để đi đến các giải pháp, nhằm phát huy tối đa các điểm mạnh và giảm thiểu một

số mặt còn hạn chế trong công tác bố trí và sử dụng nhân lực

Nghiên cứu các cơ sở lý luận về công tác bố trí và sử dụng nguồn nhân lựctrong Doanh nghiệp thương mại

hành chính nhân sự Ngoài ra còn nghiên cứu thêm ở phòng Kinh doanh, Kế toán của công ty

- Về thời gian: Giới hạn nghiên cứu tình hình số liệu của công ty trong 3 năm,

từ năm 2010-2013 Nghiên cứu giới hạn thời gian 3 năm gần đây nhất để thấy được những biến động của công ty để có kết quả phân tích thực trạng được chính xác hơn

và mang tính thiết thực hơn

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Chỉ nghiên cứu các vấn đề về thực trạng công

tác bố trí và sử dụng nhân lực tại các phòng ban trong công ty TNHH Hariki PrecisionViệt Nam

Phương pháp nghiên cứu:

- Nghiên cứu lí thuyết qua tài liệu sách báo về nhân lực cũng như các lĩnh vực tìnhcảm của con người

- Thông qua những số liệu tại công ty về cơ cấu, tình hình sản xuất,…,tình hình làmviệc, thuyên chuyển…và những số liệu về hiệu quả sử dụng nguồn lao động như:những kết quả công ty đạt được trong những năm gần đây ( tình hình phát triển, doanhthu, lợi nhuận…), năng suất tăng (giảm),…

- Tìm ra những ưu điểm và vướng mắc gặp phải về cách thức hoạt động cũng nhưnhững biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc sử dụng lao động

a) Phương pháp thu thập số liệu

Mục đích: phương pháp này rất cần thiết để cho em có thể thu thập được cácthông tin về công ty Các dữ liệu thứ cấp này là một kênh thông tin quan trọng, nócung cấp cho em 1 lượng thông tin tương đối lớn về công ty như: về cơ cấu tổchức, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm cơ cấu tổ chức lao động, tình hìnhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2010-2013 thực trạng bố trí

và sử dụng nhân sự của công ty trong thời gian qua

Cách thức thu thập: Các dữ liệu thứ cấp này đã được em thu thập ở website củacông ty và các dữ liệu ở các bộ phận phòng tổ chức nhân sự, phòng kế toán tàichính, và các phòng ban khác của công ty.

Từ các số liệu thu thập được, em đã tiến hành phân tích số liệu để nhằm thấyđược thực trạng của vấn đề bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty TNHH HarikiPrecision Việt Nam Cụ thể là em đã sử dụng phương pháp thống kê, so sánh vàphân tích bảng biểu về số lượng, chất lượng nhân lực, so sánh các số liệu năm nayvới các số liệu năm trước Sử dụng phương pháp chọn mẫu nhằm chọn ra các sốliệu trong báo cáo kinh tế của công ty cần thiết cho việc phân tích thực trạng côngtác bố trí và sử dụng nhân lực của công ty

b) Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu thứ cấp và sơ cấp

 Phương pháp phát phiếu điều tra

Số lượng phiếu phát ra là 10 phiếu, thu lại 10 phiếu

Đối tượng: Phiếu điều tra được phát cho ban quản trị, các cán bộ công nhân viêntrong công ty để nhằm thấy được thực trạng bố trí và sử dụng nhân sự của công tyTNHH Hariki Precision Việt Nam trong thời gian qua Phương pháp này được thựchiện qua các bước sau:

- Bước thứ nhất, soạn thảo và đánh giá phiếu điều tra

- Bước thứ hai, phát phiếu điều tra cho các đối tượng nghiên cứu

- Bước thứ ba, thu htập phiếu điều tra và tiến hành xử lý, phân tích

Mục đich của cuộc nghiên cứu này, phiếu điều tra được thiết kế nhằm thu thậpđược những thong tin có thể đánh giá tình hình bố trí bvà sử dụng nhân lực cảucông ty về nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực, quy trình bố trí và sử dụng nhân

sự và một số nội dung khác liên quan tới công tác bố trí và sử dụng nhân lực củacông ty

Từ việc tổng hợp, đánh giá em sẽ thu thập được các thông tin tiến hành phântích để rút ra những kết luận về tình hình bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty vàmột số thông tin co liên quan.

 Phương pháp phỏng vấn: Bao gồm 10 câu hỏi

Đối tượng được phỏng vấn ở đây chủ yếu là giám đốc, trưởng phòng tổ chứcnhân sự, và một số cán bộ công nhân viên văn phòng

Những câu hỏi tập trung xoay quanh vấn đề công tác bố trí và sử dụng nhân lực,tình hình biến động nhân lực về số lượng, chất lượng nhân lực, và hiệu quả củacông tác bố trí và sử dụng nhân lực của công ty trong thời gian qua

Ngoài các phương pháp em đã nêu ở trên, trong bài luận văn của mình em đã sửdụng các phương pháp khác nhau như: phương pháp thống kê, phương pháp sosánh, phân tích số liệu để tổng hợp, khái quát và làm roc thực trạng và sử dụngnhân sự của công ty trong giai đoạn 2010-2013

Kết cấu đề tài:

Ngoài các trang nhận xét, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ,danh mục từ ngữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, báo cáo gồm có 3chương

Chương 1: Cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức bố trí và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bố trí và sử dụng nguồn nhân lực tại công

ty TNHH Hariki Precision Việt Nam.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức bố trí và sử dụng nguồn nhân lực tại công ty TNHH Hariki Precision Việt Nam

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ

SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

I Một số vấn đề quản trị nguồn nhân lực

1 Khái niệm nguồn nhân lực

Theo Fischer và Dornhusch thì nguồn nhân lực được hiểu là “ toàn bộ trình độ chuyên môn mà con người tích lũy được, có khả năng đem lại thu nhập trong tương lai.”

Theo giáo sư Phạm Minh Hạc : “ Nguồn nhân lực là tổng thể các tiềm năng lao động của một nước hay một địa phương sẵn sàng tham gia một công việc nào đó”.

Khi nói đến nguồn nhân lực, chúng ta nói đến trình độ, cơ cấu sự đáp ứng vớiyêu cầu của thị trường lao động Chất lượng nguồn nhân lực phản ánh trình độ kiếnthức, kỹ năng và thái độ của người lao động

Nguồn nhân lực với tư cách là sự phát triển của kinh tế xã hội, cũng có thể hiểu

là tổng hợp các cá nhân cụ thể tham gia vào lao động, là tổng hợp các yếu tố về thểchất và tinh thần được huy động vào quá trình lao động Với cách hiểu này nguồn nhânlực bao gồm những người trong độ tuổi lao động

Nếu xét về nguồn nhân lực trên góc độ số lượng thì nó được biêủ hiện qua cácchỉ tiêu quy mô và tốc độ tăng trưởng lực lượng lao động, tỷ lệ thuận với tốc độ tăngtrưởng dân số Chất lượng nguồn nhân lực được biểu hiện qua các mặt như trình độvăn hóa, trình độ chuyên môn, sức khỏe, khả năng sáng tạo…

Nếu hiểu nguồn nhân lực là nguồn lực của mỗi người thì nó bao gồm thể lực vàatrí lực Trong quá trình hoạt động sản xuất trực tiếp thì chủ yếu là tận dụng thể lực, trílực thường chỉ vận dụng ở vị trí quản lý Ngày nay các doanh nghiệp đang đi vào vấn

đề khai thác trí lực để phục vụ cho thể lực hoạt động kinh doanh có hiệu quả

Như vậy có rất nhiều khái niệm về nguồn nhân lực nhưng ta có thể xem kháiniệm nguồn nhân lực trên hai góc độ:

 Nguồn nhân lực xã hội: nguồn nhân lực xã hội là dân số trong độ tuổi laođộng có khả năng lao động.

 Nguồn nhân lực doanh nghiệp: là lực lượng lao động của doanh nghiệp chính là số người có tên trong danh sách của doanh nghiệp và được doanh nghiệp trả lương

2 Khái niệm và vai trò của quản trị nguồn nhân lực:

2.1 Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực

Ngày nay khái niệm hiện đại về quản trị nguồn nhân lực là: “ Quản trị nguồn nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được những mục tiêu của cá nhân”.

 Mục tiêu của tổ chức:

 Chi phí lao động tối đa của nhân viên

 Nguồn nhân lực ổn định và sẵn sàng

 Sự trung thành của người lao động

 Sự hợp tác thân thiện của người lao động

 Người lao động phát huy và đóng góp những sáng kiến

 Tổ chức sản xuất một cách khoa học và chặt chẽ

 Lợi nhuận tối đa và chiến thắng trong cạnh tranh

 Mục tiêu của cá nhân:

 Thỏa mãn những nhu cầu không ngừng tăng lên của con người

 Một cách cụ thể những nhu cầu của nhân viên có thể là:

 Nhu cầu về việc làm và điều kiện làm việc

 Quyền cá nhân và lương bổng

 Cơ hội thăng tiến

 Ở một giác ngộ khác thì: “Quản trị nguồn nhân lực là tổng hợp những hoat động quảntrị liên quan đến việc tạo ra duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người

trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.” (Quản trị nguồn nhân lực – NXB trường Đại học Thương Mại, 2005)

 Ở một khía cạnh khác thì “ Quản trị nguồn nhân lực là việc thực hiện hoàn thành cáccông việc sau:

 Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự

 Thu hút, tuyển mộ nhân viên

 Tuyển chọn nhân viên

 Huấn luyện, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

 Bố trí sử dụng và quản lý nhân viên

 Thúc đẩy, động viên nhân viên

 Trả công lao động

 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

 An toàn và sức khỏe

 Thực hiện giao tế nhân sự

 Giải quyết các tương quan nhân sự ( các quan hệ lao động như khen thưởng, kỷluật, sa thải, tranh chấp lao động…)

Nói tóm lại, “Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút,xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao độngphù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức về mặt số lượng và chất lượng”

( Th.S Nguyễn Vân Điềm,PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân – Quản trị nhân lực , NXB Lao động xã hội,2006)

2.2 Vai trò của quản trị nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò chủ đạo trong sự phát triển bền vững củadoanh nghiệp mà nó còn đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức vàgiúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường Tầm quan trọng của quản lýnguồn nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người

là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổchức Nguồn nhân lực là một nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên quản trịnguồn nhân lực chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức Mặtkhác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản

lý tốt nguồn nhân lực, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản trị đều thực hiện bởi conngười

Trong thời đại ngày nay, quản trị nguồn nhân lực có tầm quan trọng ngày càngtăng vì những lí do sau:

 Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ chức muốn tồntại và phát triển phải cải tổ tổ chức của mình theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ vànăng động trong đó yếu tố con người mang tính quyết định Bởi vậy, việc tìmđúng người phù hợp để giao đúng việc, đúng cương vị đúng là vấn đề đángquan tâm đối với mọi loại hình tổ chức hiện nay.

 Sự tiến bộ của KH-KT cùng sự phát triển của ngành kinh tế buộc các nhà quản

lý phải biết thích ứng Do đó việc tuyển chọn, sắp xếp ,đào tạo, điều động nhân

sự trong tổ chức nhằm đạt hiệu quả tối ưu là vấn đề phải quan tâm hàng đầu

 Nghiên cứu về quản trị nhân lực sẽ giúp cho các nhà quản lý học được cáchgiao tiếp với người khác, biết cách đặt câu hỏi và biết cách lắng nghe, biết cáchtìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, thấu hiểu nhu cầu của nhân viên, biếtcách đánh giá nhân viên chính xác, tạo động lực cho nhân viên say mê với côngviệc và tránh được sai lầm trong việc tuyển chọn, bố trí và sử dụng lao động đểnâng cao chất lượng thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả của tổ chức

II Công tác tổ chức bố trí và sử dụng nhân lực

1 Khái niệm về bố trí và sử dụng nhân sự

Bố trí và sử dụng nhân sự là một nội dung quan trọng của nhà quản trị nhân sự

Nó xác định đặc điểm của người tham gia lao động và việc thực hiện công việc củangười lao động Xuất phát từ yêu cầu đúng người, đúng việc, người lao động được bốtrí làm việc đúng với sở trường, kĩ năng, trình độ nghề nghiệp thì mỗi người sẽ làm tốtnhất công việc của họ, để lao động không bị lãng phí Công tác bố trí và sử dụng nhân

sự liên quan đến cả đội ngũ mới được tuyển dụng cũng như đội ngũ đang đảm nhậncông việc

Bố trí và sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí, khai thác phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.

 Ở góc độ khác:

 Phân công ( Bố trí ) và sử dụng lao động là sự sắp xếp, bố trí và phân công lao động,quản trị lao động nhằm giải quyết 3 mối quan hệ cơ bản sau:

 Người lao động và đối tượng lao động.

 Người lao động và máy móc thiết bị

 Người lao động với người lao động trong quá trình lao động

2 Mục tiêu, vị trí và vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực

2.1 Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân lực

Nhu cầu công việc hàng ngày lôi cuốn con người và những guồng quay không

có điểm dừng Đôi khi việc bố trí và sử dụng nhân sự mới chỉ đáp ứng những mục tiêu cấp thiết trước mắt Do vậy mục tiêu chung nhất của bố trí và sử dụng nhân sự là tập trung sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, nhằm phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu xuất làm việc và qua đó, hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp

Để hoàn thành mục tiêu này cần đảm bảo ba mục tiêu sau:

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặc dù lao động của nước ta nhiềunhưng lao động đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp không phải là nhiều Mặt khác sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thu hút nhân sự ngày càng tăng, bài toán đảm bảo đủ số lượng, chất lượng trở thành cơ bản nhất và khó khăn nhất đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định, bố trí sử dụng nhân sự

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm làm gia tăng năng suất lao động và tạo động lực của nhân viên khi làm việc Hơn nữa, trong xã hội hiện đại, nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo động lực cho họ trong quá trình lao động Người lao động khi được sắp xếp vào vị trí đúng chuyên môn, sở trường của họ thì sẽ phát huy được hết

khả năng, sự nhiệt tình và hăng say trong công việc, hơn nữa đúng người, đúng việc đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của doanh nghiệp.

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo các đột biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân công mà hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ

2.2 Vị trí, vai trò của bố trí và sử dụng nhân lực

Trong nền kinh tế chuyển đổi, khi công việc ngày càng đa dạng, phức tạp và yêu cầu của công việc ngày càng tăng, thì hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối đầu với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, phải vật lộn với các cuộc suy thoáikinh tế và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân viên Khi đó bố trí và sử sụng nhân sự đóng vai trò là một trong những điểm mấu chốt của công tác quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp Vai trò này được thể hiện như sau:

* Đối với người lao động:

- Bố trí và sử dụng nhân sự hợp lý giúp người lao động có cơ hội được thể hiện hết khả năng của mình, làm nhưng công việc yêu thích phù hợp với năng lực làm việc

- Bố trí và sử dụng nhân sự sẽ tạo điều kiện cho những người có khả năng ngồi vào vị trí thích hợp, đúng với năng lực sở trường của họ Hơn nữa nó sẽ nâng cao tay nghề cho người lao động, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho họ

* Đối với doanh nghiệp:

- Việc bố trí và sử dụng nhân sự chính là nền tảng để thực hiện các quy trình kinh doanh và các chiến lược của công ty

Bố trí sử dụng nhân sự hợp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao hiệu quả côngviệc

Bố trí và sử dụng nhân sự giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào tạo và phát triển nhân lực trong tương lai Thông qua việc bố trí và sử dụng nhân sự, ban lãnhđạo sẽ biết được những yêu cầu còn thiếu đối với nhân viên để có kế hoạch bổ sung, đầo tạo và phát triển nhân sự.

* Đối với xã hội:

- Bố trí và sử dụng nhân sự hợp lý sẽ nâng cao năng suất lao động do đó là điều kiện để xã hội tạo ra nhiều của cải vật chất, là điều kiện gián tiếp để thúc đẩy xã hội phát triển

- Bố trí và sử dụng hợp lý thì người có tài, có đức sẽ được sử dụng năng lực vào

vị trí thích hợp, còn người chưa có tài sẽ được bồi dưỡng rèn luyện thêm thúc đẩy xã hội ngày càng văn minh văn hoá hơn

3 Nội dung của công tác bố trí và sử dụng nhân lực

Trong doanh nghiệp, bố trí và sử dụng nhân sự đựơc thực hiện thông qua các hoạt động bao gồm: phân tích và đánh giá nhu cầu nhân sự, đánh giá và dự tính khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự hiện tại, đưa ra trù tính quy hoạch đội ngũ cán bộ, tiến hành bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí theo đúng năng lực và sỉư trường của mỗi người, xác lập nhóm làm việc có hiệu quả…Các khâu này có quan hệ mật thiết với nhau, chỉ cần một khâu không làm tốt sẽ làm các khâu còn lại bị ảnh hưởng và xa hơn, hiệu quả tổng thể cũng sẽ không đạt được

Bố trí và sử dụng nhân sự vừa mang tính ổn định vừa mang tính linh hoạt vì quátrình liên quan trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng như cá nhân từng người lao động

Theo quy tắc này, quá trình bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo có mụcđích, muốn vậy doanh nghiệp cần phải chú ý một số đặc điểm sau:

Khi quy hoạch cần chú ý tới năng lực chuyên môn của mỗi nhân viên Nhân sựgiỏi là quá trình đào tạo mà lên, cần phải mạnh tay sử dụng nhân viên giỏi để họ cóquyết tâm thực hiện những công việc mang tính thách thức cao Thực tế các doanhnghiệp Việt Nam cần sử dụng lao động trẻ, vì nguồn nhân lực trẻ ở Việt Nam rất dồidào

- Bố trí và sử dụng nhân sự phải coi trọng phẩm chất đạo đức của nhân sự,doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng: Cần,kiệm, liêm, chính Cụ thể là tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trungthực, tuân thủ các cam kết của doanh nghiệp…

3.1.2 Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic hiệu suất

Bố trí và sử dụng nhân sự theo logic hiệu suất có nghĩa là bố trí đúng người, đúngviệc, nhằm nâng cao hiệu suất công việc Hiệu suất làm việc của cá nhân phải làm tănghiệu suất của tập thể, vì vậy phải bố trí đúng người đúng việc và phải tạo lập được raêkíp hỗ trợ lẫn nhau Để làm được điều này cần phải thực hiện được một số việc sauđây:

- Đảm bảo tính chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn hệthống doanh nghiệp

- Đảm bảo tính hợp tác giữa cá nhân và nhóm, theo yêu cầu đó mục tiêu vàquyền hạn, nghĩa vụ của cá nhân, vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp phải được xácđịnh rõ ràng

- Việc bố trí và sử dụng nhân sự đòi hỏi phải đảm bảo phù hợp năng lực nhân

sự, năng lực của nhân viên, các điều kiện cơ sở vật chất hỗ trợ quá trình làm việc,

hệ thống thông tin…

Bố trí và sử dụng nhân sự cũng phải xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp vànăng lực của cá nhân Sự thành công của mỗi người đều có quan hệ chặt chẽ vớimôi trường của nó, trong tình huống bình thường, hoàn cảnh hiện thực, có thể trở

thành điều kiện nhưng cũng có thể trở thành vật cản cho sự thành công của nhânviên Ngoài ra bố trí và sử dụng nhân sự phải gắn với chức vụ, cách dùng ngườiphải căn cứ vào năng lực để định rõ chức danh “danh chính, ngôn thuận” Một nhàquản trị giỏi thì phải căn cứ vào tài năng cao thấp của nhân viên để cân nhắc họ vàonhững chức vụ thích hợp, căn cứ vào đạo đức, phẩm chất của họ để xác định vị trícủa họ, “nếu người có tài mà không dùng đúng tài của họ, cũng không được việc”.

Bố trí và sử dụng nhân sự cũng cần cân nhắc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể.Khi bố trí và sử dụng nhân sự cần phải lấy lợi ích của tập thể, của doanh nghiệplàm nền tảng Đây là một quy tắc mà nếu không tuân thủ sẽ gây đảo lộn về mặt tưtưởng của người lao động, từ đó gây ra hậu quả khó lường

3.1.3 Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo logic tâm lý xã hội

Con người là tổng hoà của các mối quan hệ xã hội, vì vậy cần phải chú ý tới cácmối quan hệ tình cảm của họ trong bố trí và sử dụng nhân sự Con người sẽ làmviệc tích cực khi có động cơ thúc đẩy, nếu động cơ càng mãnh liệt thì sự tích cựccàng gia tăng Các nhà nghiên cứu tâm lý xã hội đã đưa ra quyết định rằng khidoanh nghiệp chú trọng đến yếu tố tâm lý trong quá trình xây dựng nhóm thì hiệuquả sẽ cao hơn rất nhiều trong năng suất lao động

Abraham Maslows cũng đã khái quát động cơ của con người tuân theo thang bậcnhu cầu

NHU CẦU

XÃ HỘI

Được chấp nhận Được yêu thương Được là thành viên của tập thể

Tình bạn

NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG

Thành đạt

Tự tin

Tự trọng Đựơc công nhận

NHU CẦU

TỰ KHẲNG ĐỊNH

Phát triển cá nhân

Tự hoàn thiện

Sơ đồ 1.1 Thang bậc nhu cầu của lý thuyết Maslow

Từ các lý thuyết này có thể vận dụng vào công tác bố trí và sử dụng nhân sự:

- Giao cho họ nhiều việc làm và phức tạp để tạo ra thách thức thúc đẩy phấnđấu - Khích lệ nhu cầu thành đạt

- Luân chuyển công việc

- Tạo niềm vui trong công việc

Do vậy bố trí và sử dụng nhân sự cần phải theo khoa học, nhà quản trị cần phảikhôn khéo khi sử dụng nhân sự

3.1.4 Bố trí và sử dụng phải lấy sở trường làm chính

Khi bố trí và sử dụng nhân sự, một mặt doanh nghiệp cần có sự lựa chọn kỹlưỡng nhưng cũng cần phải dựa vào sở thích của người lao động Mặt khác nhàquản trị phải biết phát huy tài năng của họ và tìm cách hạn chế các điểm yếu tạođiều kiện cho họ phát huy hết khả năng và sở thích của mình

Bố trí và sử dụng chuyên môn của mỗi cá nhân nhằm đảm bảo cho mỗi nhânviên thấy hứng thú khi thực hiện công việc đứng chuyên môn Một nhân viênthường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia nhiều công

việc khác nhau Tuy nhiên doanh nghiệp cần xem điểm nào nổi trội và có lợi chodoanh nghiệp Doanh nghiệp nên tránh cho nhân viên kiêm chức nhiệm vì làmnhiều việc sẽ không đạt hiệu quả bằng công việc chuyên sâu của họ

Hơn nữa khi bố trí và sử dụng nhân sự cần phải lấy chữ tín làm gốc Tuyểnngười có năng lực và bố trí họ và những công việc thích hợp đã là một công việckhó nhưng điều khó nhất là phải tin tưởng họ một cách đầy đủ Nhà quản trị cầnhiểu rằng không lo thiếu người có năng lực mà chỉ lo thiếu lòng tin để sử dụng họ.Điều quan trọng nhất là nhà quản trị phải luôn nhìn vào điểm sáng của cấp dưới

3.1.5 Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực.

Bố trí vào sử dụng lao động phải thực hiện theo nguyên tắc tập trung Thốngnhất từ cấp cao nhất nhưng phải phân quyền rộng rãi cho cấp dưới trong hệ thống

tổ chức doanh nghiệp Nhà quản trị khi bố trí và sử dụng nhân sự trong phạm viphân quyền thì cũng phải thực hiện nguyên tắc này thì nhân viên mới yên tâm làmviệc, vui vẻ làm việc, đồng thời tạo được không khí hoà hợp trong doanh nghiệp

Bố trí và sử dụng nhân sự nên được thực hiện thông qua những cuộc trao đổigặp gỡ giữa cấp trên và người được bố trí để thông suốt Bên cạnh đó nhà quản trịcần phải chú ý tới ý kiến của tập thể và lắng nghe những ý kến đó

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản trong bố trí và sử dụng nhân sự Để thựchiện những nguyên tắc trên hiệu quả thì cần phải nghiên cứu kĩ tình hình bố trí và

sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các công việc, nội dung cần thiếttrong bố trí và sử dụng nhân sự phù hợp

3.2 Nội dung và quy trình của bố trí và sử dụng nhân lực

Quá trình bố trí và sử dụng nhân lực tại doanh nghiệp thực chất là quá trình nhàquản trị tiến hành các hoạt động nhằm dự báo nhu cầu về nhân sự thông qua phântích thực trạng tình hình của doanh nghiệp Từ đó tiến hành bố trí và sử dụng nhân

sự đưa ra các định mức lao động chung Đồng thời tiến hành hoạt động kiểm soátnhân sự nhằm đảm bảo sự đúng đắn, khoa học và có hiệu quả của công tác bố trí và

sử dụng nhân sự

Dự báo về nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp

Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ

nhân sự của doanh nghiệp

So sánh nhu cầu về nhân sự và khả năng đáp ứng

hiện nay

Tiến hành bố trí và sử dụng nhân sự

Kiểm soát nhân sựQuá trình bố trí và sử dụng nhân sự được thực hiện thông qua quy trình sau:

Sơ đồ 1.2 Quy trình bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp

3.2.1 Dự báo nhu cầu nhân sự

Dự báo nhu cầu nhân sự nhằm mục đích xác định số lượng nhân sự cho doanhnghiệp và yêu cầu trình độ, kĩ năng, các tiêu chuẩn lao động tốt nhất

Các căn cứ để tiến hành bố trí và sử dụng nhân sự:

- Khối lượng công việc cần phải làm, nó sẽ quyết định đến số lượng nhân sựcần thiết, từ đó doanh nghiệp xác định được cơ cấu để bố trí và sử dụng nhân sự

- Trình độ trang thiết bị kĩ thuật và khả năng thay thế công nghệ.

- Sự thay đổi về tổ chức hành chính có ảnh hưởng đến năng suất lao động

- Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc

- Khả năng nâng cao chất lượng của nhân viên

- Tỷ lệ nghỉ việc có thể tại doanh nghiệp

- Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghềtrên thị trường lao động

Dự báo trong bố trí và sử dụng nhân sự thường mang tính dài hạn Nó liên quannhiều tới cơ cấu tổ chức theo nhu cầu của thị trường Để xác định nhu cầu bố trí và

sử dụng nhân sự các doanh nghiệp cần xuất phát từ yêu cầu của chiến lược kinhdoanh để xác định hệ thống các nhiệm vụ, các quy trình nghiệp vụ trong cơ cấu tổchức mới, từ đó xác định các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ trong từng bộ phận

Từ đó xác định số lượng nhân sự và yêu cầu về chất lượng nhân sự trong giai đoạnmới

3.2.2 Đánh giá thực trạng nhân lực của doanh nghiệp

* Đánh giá tổng quan thực trạng nhân lực của doanh nghiệp

- Đánh giá tổng quan nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp chính là phân tíchcung nội bộ của doanh nghiệp về con người Đánh giá tổng quan giúp doanhnghiệp xác lập định hướng nhu cầu tổng thể cho công tác bố trí và sử dụng nhânsự: doanh nghiệp có đủ nhân sự hay không? Hoạt động này trước hết dựa trên cơ sởtrả lời các câu hỏi sau:

- Doanh nghiệp hiện có bao nhiêu người trong mỗi công việc

- Trong thời gian tới đối với mỗi công việc ước tính bao nhiêu người sẽ ở lạichỗ cũ, bao nhiêu người sẽ chuyển sang công việc khác? Và bao nhiêu người sẽ rờikhỏi công việc của mình và vào tổ chức đó

Sau đó các doanh nghiệp tổ chức hệ thống thông tin nhân sự từ đó mới có thểtiến hành hoạt động kiểm toán nhân sự

* Đánh giá năng lực của nhân sự trước khi bố trí và sử dụng

Để đánh giá năng lực của nhân sự khi tiến hành bố trí và sử dụng nhân sự cầnnắm được các thông tin về năng lực làm việc, sở trường, sở đoản của từng cá nhân

để xem xét từng vị trí dự tính sẽ bố trí nhân sự mới Trong đánh giá năng lực củanhân sự thường sử dụng các tiêu chuẩn:

- Đánh giá về tư chất cá nhân như tính liêm khiết, khả năng chịu đựng căngthẳng và khả năng đổi mới…

- Đánh giá về kỹ năng chuyên môn như tư duy kinh doanh Trình độ chuyênmôn nghề nghiệp, khả năng tiếp thu kiến thức mới, khả năng ngoại ngữ

- Đánh giá về kỹ năng lãnh đạo và tổ chức như định hướng mục tiêu, khả năngquản trị nguồn nhân sự, lãnh đạo qua làm gương, vững vàng trong quyết định

- Đánh giá kỹ năng giao tiếp như khả năng biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinhthần đồng đội…

Việc đánh giá này có thể được cấp trên tiến hành với sự tham khảo của kháchhàng, đồng nghiệp hoặc tự đánh giá bản thân…

Cấp trên đánh giá, thì thường cấp trên đánh giá trực tiếp, nhiệm vụ của cấp trên

là thâu tóm các dữ liệu từ mọi phía và phải khách quan trong đánh giá Cấp trên cónhiệm vụ làm rõ những mặt mạnh, tồn tại của cán bộ và nhân viên do mình quản lýnhằm tạo điều kiện giúp đỡ cấp dưới phát triển tốt hơn

Trong trường hợp cá nhân tự đánh giá, mỗi cá nhân sẽ có cơ hội nhìn lại bảnthân của mình, cách thức này đánh giá này cho phép tạo bầu không khí cởi mởtrong công việc và sẽ giúp cho nhân viên dễ dàng thay đổi thái độ, tác phong làmviệc cũng như cách ứng xử với đồng nghiệp vì nó dựa trên tính tự nguyện

3.2.3 So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng về nhân sự

Biến động về biên chế Các giải thuyết về thăng

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ GAP

Phân tích GAP có thể cho ba kết quả:

- Nhu cầu và khả năng cung ứng cân bằng

- Mức cầu vượt quá mức cung chỉ báo kết quả khả năng khan hiếm

- Mức cung vượt quá mức cầu chỉ báo khả năng dư thừa

So sánh này phản ánh về mặt số lượng, năng lực và chi phí Từ đó doanh nghiệp

đề ra biện pháp điều chỉnh Ví dụ khi cầu vượt quá cung thì phải bổ sung nhân sựhoặc tìm cách tăng năng suất lao động Khi dư thừa lao động thì có thể giảm giờlàm hoặc giảm nhân công hoặc khuyến khích về hưu sớm…

3.2.4 Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực

Tiến hành bố trí và sử dụng nhân lực có thể được thực hiện theo 3 dạng: ngắnhạn, trung hạn, dài hạn

Trong ngắn hạn, hoạt động điều chỉnh về bố trí và sử dụng nhân sự nhằm mụctiêu đảm bảo độ thích ứng giữa nhu cầu của doanh nghiệp và người lao động Hoạtđộng điều chỉnh về bố trí và sử dụng nhân sự ngắn hạn nhằm tránh sự tác động củavấn đề thời vụ, một số biến động khủng hoảng kinh tế tài chính ngắn hạn… Nóthường giải quyết 3 vấn đề thường xảy ra: tính thời vụ trong kinh doanh, cao điểmcủa sản xuất, giảm sản lượng

Trong các lĩnh vực mà nhu cầu có tính thời vụ, phải có sự mềm dẻo và phảiphản ứng nhanh theo biến đổi của nhu cầu Có thể có các giải pháp như: làm thêmgiờ, sử dụng lao động tính thời vụ, hợp đồng có thời hạn, lao động tạm thời, thuêgia công, cử cán bộ đi đào tạo, nghỉ phép… nghỉ việc tạm thời, giảm thời gian làmviệc

Về trung hạn, cần bám sát các thông tin về nhân sự hiện tại cũng như hướngphát triển của doanh nghiệp trong ngắn hạn Nhận định các khó khăn và thuận lợi

có thể có trong trung hạn sẽ góp phần tiến hành các giảp pháp bố trí và sử dụngnhân sự có hiệu quả

Tương tự sẽ có 3 tình huống xảy ra thiếu nhân sự, thừa nhân sự, nhân sự đủ đápứng yêu cầu Từ đó các giảp pháp bao gồm:

- Tăng cường sử dụng điều chuyển nội bộ

- Giảm sử dụng nguồn nội bộ với một số vị trí, nhất là với người lao động cóhọc vấn thấp

- Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự

- Về hưu sớm…

Trong dài hạn, cần có kế hoạch phát triển nhân sự phù hợp với môi trường hoạtđộng của mình Cần tạo ra sự hài hoà giữa dự báo nhu cầu nhân sự và sự phát triển

của nhân viên trong doanh nghiệp Điều này đặc biệt quan trọng vì nó sẽ tạo ra bầukhông khí khuyến khích phát triển.

3.2.5 Kiểm soát nhân lực

Kiểm soát nhân lực nhằm nắm bắt tình hình bố trí và sử dụng nhân lực để từ đó

có các biện pháp và hoạt động can thiệp hợp lý kịp thời để phát huy được năng lựcnhân sự Hoạt động kiểm soát cần phải được tiến hành khéo léo nhằm:

- Biết rõ năng lực của nhân sự

- Điều chuyển nhân sự sang vị trí mới phù hợp hơn

- Kiểm nghiệm các quyết định nhân sự đã phù hợp hay chưa

- Giúp đỡ nhân sự bố trí sử dụng và làm tốt công việc được giao

Để kiểm soát nhân sự có hiệu quả cần phải căn cứ vào nhiều nguồn thông tin vềnguồn nhân sự trên cở sở dân chủ tập trung, trong đó căn cứ vào thực tiễn công táccủa nhân sự là rất quan trọng vì chỉ qua thực tiễn con người mới bộc lộ hết tài năngbản chất của mình

4 Bố trí và sử dụng nhân sự theo nhóm

Nhóm là sự kết hợp giữa hai người trở lên nhằm thực hiện mục tiêu chung của

cả nhóm và thoả mãn nhu cầu của các thành viên Họ có cùng ngôn ngữ làm việcthông nhất, có sự phân công công việc và xác lập mối quan hệ tương quan giữa cácthành viên trong nhóm trong sự quản lý điều hành chung để thực hiện mục tiêuchung của nhóm

 Xây dựng và phát triển nhóm làm việc hiệu quả

 Xây dựng mục tiêu và tầm nhìn của nhóm

 Lựa chọn các nhân viên có chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ của nhóm và cóphẩm chất cá nhân phù hợp để có thể hỗ trợ cho nhau trong khi làm việc

 Trang bị những cơ sở vật chất cần thiết cho công việc của nhóm

 Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.

 Xác lập các giá trị cơ bản và tôn chỉ hoạt động của nhóm nhằm xây dựng khôngkhí làm việc tạo điều kiện phát triển cả năng lực thể chất và tinh thần để có thểvượt qua những khó khăn

 Xác lập cơ chế giao tiếp và trao đổi thông tin trong và ngoài nhóm

 Xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật của nhóm

 Các ưu điểm của việc thiết lập công việc theo nhóm :

- Tăng sự phát triển các kỹ năng của cá nhân

- Giúp cho hiệu quả công việc đạt ở mức cao nhất cả ở số lượng và chất lượng

- Giảm thời gian chuyển giao

- Giảm tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc

- Động viên nhân sự làm việc thông qua môi trường làm việc theo nhóm

 Để tăng tính cộng hưởng cho nhóm ta có sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ cộng hưởng trong làm việc nhóm

Mối quan hệ giữa bố trí và sử dụng với tuyển dụng nhân sự, đào tạo, phát triển

nhân sự và đãi ngộ nhân sự trong quản trị nhân sự

Đây là bốn nội dung cơ bản trong công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp,

có mối quan hệ tác động qua lại, bổ sung và quy định lẫn nhau Tuyển dụng là tiền

đề của bố trí sử dụng và đào tạo phát triển nhân sự Bố trí và sử dụng nhân sự sẽ tácđộng đến tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ…Quản trị nhân lực không còn là nhàquản trị nhân lực nếu thiếu một trong bốn nội dung đó Chính vì vậy, trong thựctiễn các nhà quản trị nhân lực phải thực hiện cả bốn nội dung của nhà quản trị nhânlực trong sự tương quan chặt chẽ giữa chúng với nhau Và do đó công tác bố trí và

sử dụng nhân sự chiếm một vị trí quan trọng trong công tác quản trị nhân lực trongcác doanh nghiệp

5 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác bố trí và sử dụng nhân lực trong doanh nghiệp.

Hiện nay chúng ta đang sống trong một môi trường luôn thay đổi và thay đổi vớitốc độ nhanh Các nhà quản lý phải đối mặt với một nhiệm vụ khó khăn đó làchuẩn bị sự thay đổi cho phù hợp Các yếu tố tác động mạnh mẽ tới công tác bố trí

và sử dụng nhân sự bao gồm:

* Các yếu tố thuộc về môi trường xã hội và môi trường kinh tế:

Việc gia tăng dân số và cạn kiệt nguồn tài nguyên, ô nhiễm môi trường làm cho

sự cạnh tranh giữa các vùng, các quốc gia, cá công ty thậm chí là các cá nhân vớinhau ngày càng gay gắt, khốc liệt hơn Sự tăng trưởng kinh tế và tốc độ lạm phátđều có ảnh hưởng đến thu nhập, đời sống và công ăn việc làm cho người lao động

Do đó ảnh hưởng đến sự hình thành và phát triển nguồn nhân lực do đó tác độngkhông nhỏ tới công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp thương mại

* Các yếu tố thuộc về môi trường công nghệ kỹ thuật, thông tin:

Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghềmới Đòi hỏi lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới Thêmvào đó nghề cũ mất đi để đào tạo, bồi dưỡng năng cao trình độ, sắp xếp bố trí lại

KH-CN hiện đại làm cho môi trường thông tin ngày càng phát triển và thông tinngày càng trở thành nguồn lực mang tính chất sống còn đối với tổ chức Do đó conngười cũng ngày càng hoàn thiện về nâng cao trình độ để có thể điều khiển đượcchúng.

* Môi trường chính trị:

Các tổ chức kinh doanh sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn tới môi trườngchính trị thông qua các sản phẩm dịch vụ hay việc làm so họ tạo ra đối với xã hội.Ngược lại, môi trường ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự ổn định các cuộc sống kinh tếcủa công ty Vì vậy ảnh hưởng tới cuộc sống của nhân sự trong doanh nghiệp

* Môi trường văn hoá, xã hội:

Xã hội phân chia nhiều nhóm quyền lợi và các nhóm này quan tâm đến những

sản phẩm mang tính cộng đồng như nạn thất nghiệp nhiều hơn là một số sản phẩmkinh tế như lợi nhuận Thêm vào đó lối sống nhu cầu cách nhìn nhận về giá trị conngười cũng thay đổi, những thay đổi này có ảnh hưởng đến cách tư duy và các cuộcsống về nguồn nhân lực trong đó có công tác bố trí và sử dụng nhân sự

* Môi trường bên trong doanh nghiệp:

Gồm các nhân tố như:

 Lịch sử hình thành, các giá trị triết lý

 Quy mô, cấu trúc của công ty

 Sứ mạng, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, các chính sách chiến lược

 Phong cách của ban lãnh đạo

 Đặc điểm của lực lượng lao động

Ngoài ra còn có các yếu tố khác như khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các quyđịnh pháp lý của nhà nước…cũng ảnh hưởng rất lớn tới công tác bố trí và sử dụngnhân sự

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH HARIKI PRECISON VIỆT NAM.

1 Sơ lược về công ty.

Tên giao dịch: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hariki Precision Việt Nam

Tên giao dịch quốc tế : HARIKI PRECISION VIỆT NAM CO , LTD

 Điện Tử  Linh Kiện và Thiết Bị

 Cơ Khí – Máy Móc và Trang Thiết Bị

 Cơ Khí – Gia Công và Chế Tạo

Điện thoại: (0650) 3782692, 3782693

Fax: (0650) 3782694

Email: hpvstaff@harikivn.com

2 Quá trình hình thành và phát triển của HPV.

- Tháng 7/2002: Bắt đầu xây dựng xưởng 1

- Tháng 11/2002: Công ty bắt đầu vào giai đoạn sản xuất

- Tháng 05/2006: Hoàn tất xây dựng xưởng 2

- Tháng 2/2010: Đạt tiêu chuẩn ISO – TS16949 và ISO 9000

- Tháng 3/2012: Hoàn tất xây dựng xưởng 3

3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

3.1 Chức năng:

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên phần lớn doanhthu của công ty thu từ hoạt động bán hàng Mặt hàng của công ty kinh doanh làcác linh kiện, thiết bị điện tử Cùng với sự phát triển của ngành Điện tử- Côngnghệ, các mặt hàng của công ty cũng đóng góp một phần đáng kể cho lĩnh vựcxây dựng Khách hàng của công ty bao gồm các công ty thuộc ngành sản xuất ô

tô, máy tính

Các mặt hàng của công ty bao gồm cả hàng sản xuất trong nước và hàngđược nhập khẩu Một trong những ưu thế của công ty là hầu hết các mặt hàngđược cung cấp trực tiếp qua các nhà sản xuất Đồng thời công ty luôn giữ chữtín trong hoạt động kinh doanh nên công ty luôn nhận được sự ưu đãi về phíabạn hàng

 Công ty tập trung kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vực như:

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh

- Nhập khẩu ủy thác các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng

3.2 Quyền hạn:

Công ty được quyền kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký, được quyền quản

lý, sử dụng vốn, đất đai, giá trị quyền sử dụng trí tuệ, công nghệ, bí quyết kĩ thuật, và các nguồn lực khác

Được phép huy động vốn bằng các biện pháp như:

 Điều chỉnh mức tăng vốn điều lệ tương ứng với giá trị tài sản tăng lên của công ty

 Lựa chọn thị trường trên cơ sở phân tích và hoạch định sẵn của Công ty

 Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương theo nguyên tắc đảm bảo hiệu quả kinh doanh trong khuôn khổ các định mức, đơn giá đã quy định thống nhất trong công ty

- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản các quỹ, về kế toán, hoạch toán, lao động tiền lương, chế độ kiểm soát và các chế độ khác đúng theo quy định của pháp luật Chịu trách nhiệm về tính xác thực và hợp pháp của hoạt động tài chính doanh nghiệp.

- Thực hiện nghĩa vụ về thuế và các chính sách khác của Nhà nước

- Điều chỉnh mức tăng vốn điều lệ tương ứng với giá trị tài sản tăng lên của Côngty

- Lựa chọn thị trường trên cơ sở phân tích và hoạch định sẵn của Công ty

- Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương theo nguyên tắc đảm bào hiệu quả kinh doanh trong khuôn khổ định mức, đơn giá đãquy định thống nhất trong công ty

4 Mô hình tổ chức bộ máy công ty HPV

4.1 Cơ cấu tổ chức

4.2 Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc và cơ chế hoạt động

Giám đốc công ty: Là người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của

công ty, quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng Giám đốc phụ trách chung, cóquyền điều hành toàn công ty, theo đúng kế hoạch, chính sách, pháp luật Giám đốc làngười chịu trách nhiệm toàn bộ trước Nhà nước và lãnh đạo cấp trên

Phó giám đốc kỹ thuật: Có nhiệm vụ điều hành sản xuất, chuyên theo dõi thiết

bị, công nghệ, áp dụng những thành tựu mới của nước ngoài vào quy trình sản xuất của công ty, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất, là người giúp việc cho giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh: Là người chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và chỉ

đạo công tác kinh doanh của công ty Phó giám đốc còn là người giúp đỡ giám đốc về việc: giao dịch, ký kết các hợp đồng với khách hàng

GIÁM ĐỐC

P.GIÁM ĐỐC Kinh doanh

PGĐ

Kỹ thuật

BP QUẢN

LÝ SẢN XUẤT

BP

XUẤT NHẬP KHẨU

BP.

KẾ TOÁN

BP HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

Phân

xưởng1 Phân xưởng 2

Hệ thống

Đội bảo vệ

BP QUẢN

LÝ CHẤT LƯỢNG

- Phụ trách quản lý con dấu của đơn vị, tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ

hồ sơ, tài liệu theo đúng chế độ quy định

 Phòng kế toán:

- Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu

về xuất, nhập theo quy định của Công ty

- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện

có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc

- Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán

bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyếttoán công nợ với khách hàng Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đếnviệc giao nhận

 Phòng xuất nhập khẩu:

- Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệusản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng

- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sảnphẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những

phương án sản xuất hiệu quả nhất

 Phòng quản lý sản xuất:

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty

- Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca,sản phẩm… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất

- Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị

- Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư , thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì đường cao tốc trong toàn công ty

 Phòng quản lý chất lượng

- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng

- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra

- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp

- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng

- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng

 Phòng bảo vệ:

- Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản nội bộ, tuần tra canh gác ra vào cổng, phòng ngừa tội phạm, xử lý vi phạm tài sản, tổ chức huấn luyện tự vệ, quân sự và thực hiện nghĩa vụ quân sự của công ty

5 Cơ sở vật chất kỹ thuật: