Công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng và dịch vụ viễn thông hà nội

Để có được những ưu thế trên, ngoài yếu tố khoa học kĩ thuật, công nghệ và trình độ quản lý kinh doanh thì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứngvững và có uy tín trên thị trường c

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanhnghiệp với nhau nhằm tạo thế đứng cho doanh nghiệp mình đang ngày càng trởnên gay gắt, khốc liệt Để có thể đứng vững trong môi trường đó, doanh nghiệpcần phải tạo ra được những ưu thế riêng có của mình như: chất lượng sản phẩm,giá cả, mẫu mã, tính hiện đại tiện dụng

Để có được những ưu thế trên, ngoài yếu tố khoa học kĩ thuật, công nghệ

và trình độ quản lý kinh doanh thì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứngvững và có uy tín trên thị trường chính là việc quản trị nguyên vật liệu hiệu quả.Đảm bảo quản trị nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan,thường xuyên của mọi đơn vị sản xuất và nó có tác động rất lớn tới kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệmnguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh trongdoanh nghiệp Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng

là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến

độ sản xuất trong doanh nghiệp Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là bộphận trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sảnphẩm Do đó, quản trị nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc giảm chiphí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như thựctrạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty CP xây dựng và dịch vụ viễn

thông HN, tôi chọn đề tài: “ Công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng và dịch vụ viễn thông Hà Nội”.

Nội dung bài chuyên đề bao gồm 3 chương :

Chương I: Quản trị nguyên vật liệu – Những vấn đề lý luận cơ bản

Chương II: Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty CPxây dựng và dịch vụ viễn thông HN.

Chương III: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệutại công ty CP xây dựng và dịch vụ viễn thông HN

Để hoàn thành bài chuyên đề này quá trình thực tập e đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của TS Nguyễn Thị Kim Nhung và Bác Nguyễn Quốc Cường –nguyên là giám đốc công ty Cổ phần xây dựng và dịch vụ viễn thong Hà Nộicùng sự chỉ bảo của các cô chú, anh chị trong phòng tổ chức hành chính củacông ty Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện bài chuyên đề song vẫn còn nhiều thiếusót kình mong các thầy cô giúp đỡ chỉ bảo để e có thể hoàn thiện bài tốt hơn, emxin chân thành cảm ơn

Chương I : quản trị nguyên vật liệu – những vấn đề lý luận cơ bản

1.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu:

a Khái niệm

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoàihoặc tự sản xuất ra dùng cho mục đích sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp.Nguyên vật liệu có thể hiểu là bao gồm “ nguyên liệu” và “ vật liệu” Trong đó,nguyên liệu là thuật ngữ để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến côngnghiệp, còn vật liệu dùng để chỉ những nguyên liệu đã qua sơ chế

b Đặc điểm

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản nhất của quá trình sản xuất.Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì NVL sẽ bị thayđổi hình dạng và chuyển dịch giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ

Chi phí các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sảnxuất và giá thành của sản phẩm Do đó, việc quản lý chặt chẽ NVL ngay từ khâuthu mua cho đến khâu sử dụng sẽ có ý nghĩa và hiệu quả rất lớn trong việc tiếtkiệm chi phí và tiết kiệm vốn

Mặt khác, NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho,chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại NVL cũng tồn tại dưới nhiềudạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động bởi điều kiệnthời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh

Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL có vai trò rất quan trọng đối vớihoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp

1.2 Các cách phân loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quyết định rất lớn đến hiệu quả của quátrình sản xuất kinh doanh Hơn nữa, do đặc điểm là rất phong phú, đa dạng vềchủng loại và chất lượng, cho nên để phục vụ cho công tác quản lý NVL mộtcách hiệu quả nhất thì yêu cầu đặt ra là phải tiến hành phân loại NVL Phân loạiNVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhấtđịnh, tùy thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Có thể sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau để tiến hành phân loại NVL.Tùy theo yêu cầu quản lý NVL mà mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các cáchphân loại sau:

a Phân loại theo công dụng của NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

-Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực

thể của sản phẩm và quyết đinh chất lượng của sản phẩm

-Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá

trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chấtlượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ laođộng hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhucầu quản lý

-Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như

than, dầu mỏ, hơi đốt… Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành mộtnhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toánthuận tiện hơn

-Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay

thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

-Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần

lắp, các vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, trong công nghiệp

-Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên.

Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lýTSCĐ

b Phân loại theo nguồn hình thành NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

-Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu

sản xuất

-Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do

mua ngoài từ thị trường trong nước và nhập khẩu

-Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp

vốn liên doanh

c Phân loại theo mục đích sử dụng của NVL

Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

-Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.

-Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho

nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

1.3 Tầm quan trọng của công tác quản trị nguyên vật liệu:

Như trên đã nói, NVL là một trong ba yếu tố cơ bản nhất của quá trình sảnxuất trong hầu hết các doanh nghiệp Hơn nữa chi phí NVL lại chiếm tỷ trọnglớn trong tổng chi phí sản xuất, vì vậy mà nó ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và

vốn của doanh nghiệp Mặt khác, một doanh nghiệp thường sản xuất kinh doanhrất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hóa những sảnphẩm của mình Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượngmột chi tiết, bộ phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại Hơn nữa, lượngNVL cần sử dụng vào những việc khác nhau và thường xuyên thay đổi Vì vậy,tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanhnghiệp phải quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên.Bởi vậy, công tác quản trị NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộcông tác quản trị quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm cung cấpkịp thời, đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, đồng thời kiểmtra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạnchế mất mát hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất

Tổ chức tốt công tác quản trị, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL làcông việc không thể thiếu và là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý Trongquá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là những bướcđệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, cácdoanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường rất khó áp dụng tiến hành sản xuấtkinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL dự trữ NVL dựtrữ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng lại có vai trò rất lớn để cho quá trìnhsản xuất kinh doanh tiến hành liên tục Do vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn

sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn Nếu dự trữ quá ít sẽ có thể làm cho quá trình sảnxuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp,thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh Quản trị và sử dụng hợp

lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung củadoanh nghiệp Do đó, bất kì một doanh nghiệp cũng cần đánh giá đúng vai trò

của công tác quản trị NVL và kiểm soát chặt chẽ tình hình sử dụng NVL trongdoanh nghiệp mình.

1.4 Nội dung công tác quản trị nguyên vật liệu:

Việc quản trị nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất

xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ vàphương pháp quản trị nguyên vật liệu cũng khác nhau Làm thế nào để cùng mộtkhối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất thoả mãn nhucầu ngày càng cao của khách hàng Việc quản trị nguyên vật liệu có hiệu quả haykhông phụ thuộc rất nhiều vào khả năng, trách nhiệm của cán bộ quản lý Việcquản trị nguyên vật liệu bao gồm các nội dung sau:

1.4.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:

Định mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng lớn nhất cho phép đểsản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trongđiều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định

Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào

áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trong nhất để thực hiện tiết kiệm vậtliệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng NVL Mức tiêu dùng NVL còn là căn

cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu, tạo điều kiện chohạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong cácdoanh nghiệp

Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa quyết địnhđến chất lượng cách mức đã được xác định Tuỳ theo từng đặc điểm kinh tế kỹthuật và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây

dựng ở mức thích hợp Trong thực tế có các phương pháp xây dựng định mứctiêu dùng vật liệu sau đây.

a Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm

Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùngnguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiêntiến rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức

Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụkịp thời cho sản xuất

Nhược điểm: ít tính khoa học và tính chính xác

b Phương pháp thực nghiệm

Là phương pháp dựa trên kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp vớinhững điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra, sửa đổi và kết quả đã tính toán

để tiến hành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kế hoạch

Ưu điểm: có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê

Nhược điểm: Chưa phân tích toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định mức

và còn phu thuộc vào phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sảnxuất

c Phương pháp phân tích

Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kĩ thuật với việc phântích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao nguyên vật liệu, chính vì thế nóđược tiến hành theo hai bước

Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt là về thiết

kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độtay nghề công nhân

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sửdụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch

Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêudùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùngluôn nằm trong trạng thái được cải tiến

Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn toàn diệnvàchính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổchức tốt Một điều dễ thấy khác đó là một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải

có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao, nhưng dù thế nào đi nữathì đây cũng là phương pháp tiên tiến nhất

1.4.2 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:

Trong toàn bộ công tác quản lý nguyên vật liệu thì khâu hoạch định nhucầu NVL là khâu đầu tiên và được đánh giá là khâu quan trọng nhất Mộtphương pháp thường hay được sử dụng khi tiến hành xác định nhu cầu NVL làphương pháp MRP

1.4.3 Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất:

Như chúng ta đã biết NVL là một trong ba yếu tố cấu thành của quá trìnhsản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động), nội dung cơ bảncủa đối tượng lao động là NVL Nếu xét về mặt vật chất thì NVL là yếu tố cấuthành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm Chất lượng của NVL cóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng các

yếu tố NVL chiếm phần lớn trong cơ cấu giá thành Còn xét về lĩnh vực vốn thìtiền bỏ ra mua NVL chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lưu động của các doanhnghiệp Do đó, việc đảm bảo NVL trong sản xuất là yêu cầu cấp bách đặt ra đốivới mọi đơn vị sản xuất kinh doanh Để đảm bảo NVL trong sản xuất phải thựchiện tốt các yêu cầu sau:

- Đảm bảo cung cấp kịp thời NVL cho sản xuất Tính kịp thời là yêu cầu vềmặt lượng của sản xuất Phải luôn đảm bảo để không xảy ra tình trạngthiếu NVL làm cho sản xuất bị gián đoạn

- Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của NVL Tínhkịp thời phải gắn liền với đủ về số lượng và đúng về chất lượng Đây làmột yêu cầu của công tác phục vụ Nếu cung cấp kịp thời nhưng thừa về

số lượng và chất lượng không đảm bảo thì hiệu quả sản xuất sẽ không cao

Về mặt quy cách và chủng loại cũng là yếu tố quan trọng, nếu cung cấpkịp thời, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng nhưng sai quy cách và chủngloại sẽ gây nhiều thiệt hại cho sản xuất, thậm chí sản xuất còn bị giánđoạn

- Đảm bảo cung cấp đồng bộ Tính đồng bộ trong cung cấp cũng có ý nghĩatương tự như tính cân đối trong sản xuất Tính đồng bộ hoàn toàn khôngphải là sự bằng nhau về số lượng mà đó chính là quan hệ tỷ lệ do địnhmức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm quyết định Nếu cung cấpkhông đồng bộ (tức là không đảm bảo quan hệ tỷ lệ) thì sản xuất sẽ khôngmang lại hiệu quả cao Tính đồng bộ trong cung ứng được thể hiện qua nộidung của kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu

1.4.4 Tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu:

Mua sắm, tiếp nhận NVL là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu củaviệc quản lý Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vậtliệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng Đồng thời nó là ranhgiới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông vàgiá cả NVL của mỗi bên Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho ngườiquản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạngcủa NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc, đổ vỡ,hoặc biến chất của nguyên vật liệu Do tính cấp thiết như vậy, trong công tácmua sắm NVL, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá và lựa chọn các nhà cungứng tốt nhất, cung cấp NVL có chất lương cao nhất mà vẫn đảm bảo chi phí hợp

lý

1.4.5 Tổ chức quản lý kho dự trữ:

Kho là nơi tập trung dự trữ NVL, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụchuẩn bị cho quá trình sản xuất , đồng thời cũng là nơi dự trữ thành phẩm củadoanh nghiệp trước khi tiêu thụ Do tính chất đa dạng và phức tạp của NVL nên

hệ thống kho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiềuloại NVL Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo giữ gìn toànvẹn số lượng và chất lượng cho NVL

Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau :

- Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa

hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu

- Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đápứng một cách nhanh nhất cho sản xuất

- Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm tra bất cứ lúc nào

- Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích kho.

1.4.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu:

Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sảnxuất Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽtạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động củacông nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làmtăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo các hình thức sau:

+ Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất:

Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, từng bộ phận sản xuất đãbáo trước cho bộ phận cấp phát của kho trong thời gian nhất định để tiến hànhcấp phát Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất

và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã tiêu dùng

- Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanhnghiệp , tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

- Hạn chế : bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trongthời gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn,thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát

+ Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sựchủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát Dựa vào khối lượng sảnxuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấpphát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất Doanh nghiệp thực hiện quyết

toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với số lượng NVL

đã tiêu dùng Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và

có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác Thực tế cho thấy hình thứccấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVLchính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL mộtcách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ và đỡ thao tác tính toán Do vậy, hình thứccấp phát này đạt hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp cómặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kếhoạch sản xuất

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu:

Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu baogồm cả các yếu tố chủ quan và khách quan Việc xem xét các yếu tố này là rấtcần thiết để nhằm đánh giá đúng ảnh hưởng của từng nhân tố tới công tác quảntrị NVL

1.5.1 Đặc điểm sản phẩm:

Sản phẩm thường được cấu thành từ 3 yếu tố, trong đó có NVL, khôngnhững thế chi phí NVL còn chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sảnphẩm Do đó để một sản phẩm hoàn chỉnh xong quy trình sản xuất, lưu kho vàchờ ngày lưu thông trên thị trường thì yếu tố quyết định là nguyên vật liệu.Ngược lại, loại sản phẩm, quy cách sản phẩm cũng tác động không nhỏ đến quycách nguyên vật liệu Có loại sản phẩm đòi hỏi nguyên vật liệu thô chưa qua chếbiến như những phân xưởng xẻ gỗ thì phải cần nguyên vật liệu là những cây gỗchưa hề qua một khâu chế biến nào Nhưng cũng có loại sản phẩm lại đòi hỏinguyên vật liệu là loại đã được chế biến gia công thành một dạng khác so vớihình thái ban đầu

1.5.2 Thị trường:

Điểm đầu tiên và cũng là điểm kết thúc của quá trình sản xuất kinh doanhchính là thị trường Thị trường là nơi để thu mua nguyên vật liệu phục vụ quátrình sản xuất, cũng là nơi đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng- kết thúc mộtvòng quay của quá trình sản xuất Hơn nữa, các yếu tố cung cầu trên thị trường

có vai trò quyết định đến giá cả của nguyên vật liệu Khi cung lớn hơn cầu, giá

cả có xu hướng giảm và ngược lại Do đó, dựa trên thực tế và khả năng dự báo

sự biến động của thị trường nguyên vật liệu mà các doanh nghiệp có thể lựa chọnthời điểm thu mua NVL sao cho tiết kiệm chi phí một cách tối đa

1.5.3 Trình độ khoa học kỹ thuật:

Các thành tựu trong lĩnh vực khoa học công nghệ có tác dụng như lực đẩygiúp nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua viêc tạo khả năng to lớn đưa chấtlượng sản phẩm không ngừng tăng lên Tiến bộ khoa học công nghệ đã tạo ra vàđưa vào sản xuất những công nghệ mới có các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cao hơn,

ít tiêu hao nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí Đồng thời, khoa học kỹthuật cho phép chúng ta tạo ra và tìm ra những nguyên vật liệu mới, nguyên vậtliệu tốt hơn, rẻ hơn, nhờ có tiến bộ khoa học kỹ thuật mà con người có thể tạo racác phương pháp và phương tiện kỹ thuật quản lý tiên tiến góp phần nâng caochất lượng, và hạ giá thành sản phẩm

1.5.4 Trình độ lao động:

Trong thời đại công nghệ hiện đại như ngày nay, các loại máy móc thiết bịứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ đã có thể thay thế con người tronghầu hết các công việc Tuy nhiên không thể phủ nhận vai trò vô cùng quan trọngcủa con người là không thể thiếu được trong bất cứ hoạt động, lĩnh vực nào.Trong công tác quản trị nguyên vật liệu cũng vậy, con người là nhân tố trực tiếp

sử dụng các phương pháp khoa học để tính toán định mức tiêu hao nguyên vậtliệu, xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ kế hoạch, tham gia vàoviệc quản lý dự trữ, cấp phát và theo dõi việc sử dụng nguyên vật liệu Nếu cáccán bộ phụ trách vật tư không có trình độ chuyên môn cần thiết thì có thể dẫnđến nhiều sai sót trong quản trị nguyên vật liệu dùng cho sản xuất Từ đó, có thểlàm lãng phí nguồn vốn hoặc gây tình trạng chậm trễ trong sản xuất Mặt khác,nhờ có con người và thông qua các phương tiện sản xuất mà các yếu tố đầu vào

là nguyên vật liệu có thể kết hợp với nhau tạo nên thực thể sản phẩm Nói cáckhác, nhân tố con người hay trình độ lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tácquản trị nguyên vật liệu và qua đó là ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm củadoanh nghiệp

1.6 Kinh nghiệm quản trị nguyên vật liệu của doanh nghiệp nước ngoài – Toyota :

Toyota là nhà tiên phong trong sản xuất ôtô ở Việt Nam Giống như tất cảcác chi nhánh của Toyota, Toyota Việt Nam đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượngcao nhất cho tất cả các sản phẩm do mình sản xuất và bán ra Với lịch sử trên 30năm, "Hệ thống Sản xuất Toyota " là một hệ thống quản lý rất hiệu quả doToyota tạo ra đã được nhiều công ty áp dụng ở các nước khác nhau trên toàn thếgiới nhằm tối ưu hóa năng suất và chất lượng

Gốc rễ làm nên sự lớn mạnh của Toyota hôm nay mà ngay các đối thủ của

nó cũng không hiểu đó chính là họ biết cách biến công việc thành một chuỗi cácthực nghiệm đan xen nhau

JUST IN TIME là phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bằngcác bảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn Trong dâychuyền sản xuất không có chi tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất không có

sản phẩm tồn kho, cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho Phương pháp nàytạo ra một quy trình sản xuất khép kín cao độ, nhanh, khoa học Các công ty vệtinh phải làm việc đúng với quy trình và giờ giấc mà hệ thống OA (officeautomation) của hãng mẹ điều khiển thông qua các phiếu đặt hàng có chỉ thị giờgiấc , số lượng chính xác Người mua chỉ cần mua đủ số hàng mình cần và ngườibán phải có đủ hàng ngay lúc đó thoả mãn nhu cầu của người mua "Người mua"

ở trong quản lý xí nghiệp chính là vị trí công đoạn trong dây chuyền sản xuất lắpráp và "người bán" chính là các hệ thống công ty vệ tinh sản xuất hàng trựcthuộc Toyota Rộng hơn trong toàn bộ quy trình quản lý từ sản xuất đến phânphối xe của Toyota là sẽ không có hiện tượng xe tồn kho, nguyên vật liệu tồnkho, xe sản xuất đúng và đủ với đơn đặt hàng, đúng chính xác giờ giấc giao hàngcho khách hàng

Ngoài ra, Toyota còn sử dụng “hệ thống kéo” để tránh việc sản xuất thừa:

Hệ thống kéo xoay quanh ý tưởng cung cấp thêm hàng hóa dựa trên nhu cầuhàng ngày của khách hàng hơn là cố định theo một lịch trình hoặc hệ thống Nóđược gọi là hệ thống linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng

Bên cạnh đó, Toyota còn thực hiện tốt quá trình bổ sung vật tư cho sảnxuất Những bộ phận cần được phục hồi sẽ tự động lấp đầy vào quy trình sảnxuất một cách hiệu quả Một tấm thẻ gọi là “thẻ thông báo” hay “thẻ báo hiệusản xuất” sẽ được sử dụng như là một bảng chỉ dẫn sản xuất Và ngay lập tức cáclinh kiện sẽ được đưa vào quy trình sản xuất một cách nhanh chóng Các bộ phậnvật tư vừa bị lấy đi sẽ được lấp đầy và sản xuất dựa trên “thẻ báo hiệu sản xuất”

- Các bộ phận khác nhau mà đã được hoàn tất sẽ được lưu trữ vào cuối mỗiquy trình và một “thẻ báo hiệu” được đính kèm trong mỗi thùng chứa

- Khi người điều hành một khâu sản xuất hoàn tất thì các bộ phận đã bị lấy

đi sẽ được lấp đầy ngay và thẻ báo hiệu sẽ được chuyển đi

- Thẻ này sẽ được thu hồi và các thùng hàng rỗng được xe tải chở lại nhàcung cấp để lấy hàng Và các bộ phận sẽ được sản xuất theo những chỉ dẫnbên trong

Đồng thời, nhằm cung cấp đủ số lượng nguyên vật liệu cần thiết, Toyotacũng chú trọng trong việc quản trị các nhà cung ứng Toyota đã tạo ra một mạnglưới cung ứng tiên tiến mang lại cho nó những lợi thế trong chi phí sản xuất trênmỗi đơn vị sản phẩm so với các đối thủ, một nửa chi phí đó là có được từ việcgiảm chi phí nguyên vật liệu, nhân công, bảo hành

Để thực hiện mục tiêu này, Toyota đã tìm hiểu kĩ về chi phí của quá trìnhsản xuất và công nghệ của các nhà cung ứng cũng như hệ thống sản xuất linhđộng toàn cầu Toyota đã trải qua nhiều năm để đầu tư mở rộng mạng lưới nhàcung ứng và đối tác trên tinh thần thử thách và giúp đỡ để họ tự cải thiện

Toyota dựa vào những nhà cung ứng bên ngoài cho hầu hết các nguyênvật liệu và phụ tùng cho mỗi chiếc xe mà nó tạo ra Trong quá trình hình thànhsản phẩm, từ nghiên cứu đến sản xuất, Toyota luôn có sự hợp tác với các nhàcung ứng Những nhà cung ứng mà Toyota tìm kiếm là những công ty có ý chí

và khả năng để trở thành đối tác năng động

Toyota chủ trương tìm kiếm những nhà cung ứng có khả năng cạnh tranhtầm cỡ thế giới, dựa trên các tiêu chí về chất lượng, giá cả, phân phối và khảnăng công nghệ Toyota có 9 nhà cung ứng thân thiết

Giúp đỡ các nhà cung ứng cạnh tranh: Toyota cam kết giúp đỡ các nhàcung ứng tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường xe hơi Sự cam kết này củng

cố chính sách của Toyota trong việc trau dồi một mối quan hệ vững chắc, lâudài Tạo lợi nhuận cho nhau dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau Quá trình đó diễn rathông qua hai chương trình:

 Chính sách thu mua hàng năm: Toyota đánh giá cao mối quan hệ hợp tác

giữa hai bên và thể hiện những mong muốn của mình với các nhà cung ứng.Những mong muốn đó liên quan trực tiếp đến mục tiêu lâu dài của Toyota

 Hệ thống cung ứng: đôi khi, những nhà cung ứng phải đối mặt với những

thách thức, khó khăn trong việc nỗ lực nhằm đáp ứng những mong đợi củađối tác Toyota gửi các chuyên gia đến hỗ trợ các nhà cung ứng trong việchoạch định và thực thi những cải tiến cần thiết

Việc quản trị hàng tồn kho của Toyota tận dụng triệt để công nghệ máytính Việc lưu kho được điều hành bằng một hệ thống máy tính tinh vi Một hệthống quản lý nhà kho hợp nhất giám sát toàn bộ quá trình giao nhận hàng và lưugiữ những dữ liệu được cập nhật về tồn kho, trong đó bao gồm: hệ thống máytính nối mạng, máy quét mã vạch, hệ thống thu thập dữ liệu bằng tần số vô tuyến

RF, những máy vi tính xách tay cùng với những thiết bị nhà kho truyền thốngnhư: máy nâng hàng, băng chuyền,…

Chương II: Thực trạng công tác bảo đảm , quản lý nguyên vật liệu tại công ty

CP XD & VLVT HN

2.1 Giới thiệu chung về công ty :

2 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của Công ty CP XD & VLVT HN là xưởng sản xuất cột bê tôngthuộc Công ty công trình Bưu điện được thành lập theo quyết định số 834 ngày

13 / 5 / 1999 Xưởng được khởi công xây dựng từ năm 1999 và đi vào sản xuấtnăm 2001 với sản phẩm chủ yếu là cột bê tông để trang bị cho các đường dâythông tin

Sau khi đòi hỏi của thị trường cơ cấu sản phẩm của xí nghiệp được mở rộngkhông chỉ phục vụ cho ngành Bưu điện mà còn phục vụ cho ngành khác Đểphù hợp với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệptrong điều kiện cơ chế thị trường thay đổi Ngày 21 /10/ 2002 , xưởng sản xuấtcột bê tông đổi tên thành xí nghiệp bê tông và xây lắp bưu điện Trong giai đoạnnày , xí nghiệp sản xuất các sản phẩm chính là cột điện bê tông , tấm lợp nhà ,gạch lát hoa , tấm đan Nhận các công trình trong và ngoài ngành bưu điện Trong thời kỳ này tốc độ tăng trưởng của công ty rất lớn Năm 1996 công tyđầu tư thêm dây chuyền sản xuất ống nhựa thứ hai Đầu tư thêm dây chuyền ốngnhựa ф34, ống hai nửa

Mấy năm gần đây tuy tốc độ phát triển có chậm lại nhưng hàng năm công tyvẫn hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra

Sự phát triển và trưởng thành của công ty CP XD & VLVT HN trong nhữngnăm gần đây được thể hiện qua một số chỉ tiêu cơ bản sau:

ST

T

1 Doanh thu thuần 71.486.783.21

9

2.1.2 Một số đặc điểm của công ty.

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất:

Công ty CP XD & VLVT HN là một doanh nghiệp có qui mô vừa chuyên

ngành sản xuất các sản phẩm phục vụ trong ngành Xây dựng và một số ngànhkhác như điện lực, cấp thoát nước

Công ty CP XD & VLVT HN có bốn thành viên và một văn phòng đại diệnkhu vực phía nam: Xí nghiệp nhựa, xí nghiệp bê tông Bưu điện II, xí nghiệp bêtông Bưu điện III, xí nghiệp xây lắp I Các xí nghiệp có trụ sở tại các địa bànkhác nhau trừ xí nghiệp nhựa nằm trên cùng địa bàn với công ty Các xí nghiệp

có chức năng và nhiệm vụ sản xuất như sau: xí nghiệp bê tông Bưu điện II, xínghiệp bê tông Bưu điện III chuyên sản xuất các cần cẩu kiện bê tông, xí nghiệpxây lắp I - xây dựng và lắp đặt các công trình Bưu điện, các công trình dândụng Xí nghiệp nhựa chuyên sản xuất các sản phẩm bằng chất dẻo Văn phòngđại diện giao dịch bán các sản phẩm của công ty tại khu vực phía nam

Dưới đây là sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất ống nhựa dẫn cáp tại xí nghiệpnhựa thuộc công ty CP XD & VLVT HN

Vật liệu chính

PVC 800.1000

Phụ gia ổn định, tựgia công

Xem xét qui trình công nghệ thấy chu kì sản xuất ngắn, qui trình sản xuất hàngloạt lớn Không có bán thành phẩm, không có sản phẩm dở dang do đó việc cungứng, dự trữ và sử dụng vật tư có thể tính toán trước được.

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nên bộ máy quản lý củaCông ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng Mỗi xí nghiệp có bộ

Cần pha chế

Nhập kho

Điện trên máy

Địa hình chân không

Làm mát sản phẩm

In nhận sản phẩm

Cắt thành hình bán sản phẩm

Nong đầu, tạo khớp nối

Kiểm tra ngoại quang, trọng lượng, kích thước, cơ lý, phân loại sản phẩm

Lập chương trình

máy điều khiển

tốc độ, nhiệt độ

máy quản lý riêng và chịu sự lãnh đạo của bộ máy quản lý Công ty Cơ cấu lãnhđạo của bộ máy Công ty bao gồm: Giám đốc, ba phó giám đốc và sáu phòngquản lý, nghiệp vụ.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

2.2 T×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i công ty CP XD & VLVT HN

2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu.

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Công ty CP XD & VLVT HN có 4 xí nghiệp thành viên nhưng chỉ có xínghiệp nhựa chịu sự chỉ đạo sản xuất của Công ty, còn các xí nghiệp kiahạch toán đối lập Vì vậy Công ty chỉ quản lý và cung cấp nguyên vật liệucho xí nghiệp nhựa: sản phẩm nhựa của Công ty gồm các loại ống nhựa phục

vụ ngành Bưu điện là chủ yếu và một số ngành khác như điện lực, cấp thoátnước Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty rất đa dạng và phong phú được sửdụng với khối lượng lớn Có tới 30 loại nguyên vật liệu chính và hơn 3000loại phụ tùng, công cụ dụng cụ Mỗi chủng loại nguyên vật liệu lại bao gồm

Ban giám đốc Công ty

Phòng tổ

chức hành

chính

Phòng KHthị trường

Phòngcung ứngvật tư

Phòng

kĩ thuật

Phòng

kế toánTCPhòng kinh

doanh