Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin “quản lý vật tư”

Chơng I : Giới thiệu tổng quanvề cơ quan thực tập 1 Chức năng nhiệm vụ của công ty: Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội, là đơn vị duy nhất của Bu điện Hà Nội có

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay song song với sự phát triển củacác ngành khoa học kỹ thuật khác thì ngành công nghệthông tin cũng đã phát triển mạnh mẽ trên mọi phơng diện và

đạt nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật trong mọi lĩnh vực Các ứng dụng của công nghệ thông tin cũng đã và

đang đợc áp dụng trên hầu hết các lĩnh vực của xã hội Cùngvới sự ra đời của nhiều thế hệ máy tính mới hiện đại với tốc

độ xử lý cao, thì các phần mềm và các ngôn ngữ lập trìnhcũng không ngừng đợc cải tiến, phát triển nâng cao Trong

đó có ngôn ngữ lập trình Access của Microsoft windows đợcứng dụng mạnh mẽ, nó đã khai thác khả năng giao diện đểcải tiến và làm việc với cơ sở dữ liệu rất tiện lợi

Với Microsoft Access, ta có thể xây dựng một hệ thốngchơng trình ứng dụng trong môi trờng hệ điều hànhMicrosoft windows rất dễ dàng và tiện lợi cho ngời sử dụng.Access có rất nhiều u thế trong việc giải các bài toán quản lý

và hệ quản trị Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữliệu tơng tác với ngời dùng chạy trong môi trờng Windows, nótăng sức mạnh cho ngời sử dụng trong công tác tổ chức, lập

dự án, tìm kiếm, lu trữ và biểu diễn thông tin

Vì vậy trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp em đã

chọn Microsoft Access để xây dựng chơng trình quản lý vật t của Công ty điện thoại và lấy tên là chơng trình

“Quản lý vật t”.

Trong quá trình thực tập và làm chuyên đề cùng với sự cốgắng của bản thân, em luôn đợc thầy giáo Đoàn Quốc Tuấntận tình hớng dẫn cùng với sự hớng dẫn của các anh chị hớndẫn thực tập giúp đỡ song do trình độ còn hạn chế nênkhông tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc sự bổ sung

đóng góp tiếp theo của các thầy cô để chơng trình của em

đa vào ứng dụng thực tế thành công tốt đẹp

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn,cùng các thầy, cô giáo đã tận tình giúp đỡ em trong thời gianvừa qua

Em xin chân thành cảm ơn chị Bùi Thị Vân Trang cùngtoàn thể mọi ngời đã tận tình chỉ bảo cho em trong thờigian vừa qua

Cấu trúc của chuyên đề thực tập:

Lời nói đầu

Chơng I: Giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập

1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

2 Cơ sở vật chất kỹ thuật

3 Mô hình tổ chức sản xuất

4 Giới thiệu phòng thực tập

ChơngII: Cơ sở, phơng pháp luận nghiên cứu đề tài

I Quản lý và các ứng dụng của tin học trong quản lý

I.1 Một số kháI niệm về quản lý

I.2 ứng dụng của tin học trong quản lý

I.3 Những đặc đIểm của hệ thống quản lý

I.4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

II Những nội dung cơ bản cho việc thiết kế một hệ thống

thông tin quản lý

1 Mét sè kh¸I niÖm vÒ hÖ thèng th«ng tin.

II.6 ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu

II.7 C¸c giao diÖn chÝnh vµ mÉu b¸o c¸o cña ch¬ng tr×nh.KÕt luËn

TµI liÖu tham kh¶o

Phô lôc

Chơng I : Giới thiệu tổng quan

về cơ quan thực tập

1 Chức năng nhiệm vụ của công ty:

Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố

Hà Nội, là đơn vị duy nhất của Bu điện Hà Nội có nhiệm vụquản lý bảo dỡng vận hành khai thác toàn bộ hệ thống trangthiết bị kỹ thuật thông tin điện thoại của mạng viễn thôngThủ đô, đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ các cơ quanTrung ơng và Hà Nội, các cơ sở kinh tế văn hoá xã hội và toàn

bộ nhân dân Thủ đô Với những thành tích đã đạt đợc,Công ty đã đợc Nhà nớc trao tặng:

1 Huân chơng Anh Hùng Lao Động

2 Cơ sở vật chất kỹ thuật:

Về năng lực thiết bị kỹ thuật liên tục hàng năm Công ty

đợc đầu t đổi mới trang thiết bị kỹ thuật của các nớc tiêntiến góp phần tạo ra bớc đột phá về kỹ thuật thông tin làmnền tảng cho cho những bớc tiến trên con đòng số hoá mạngviễn thông Thủ đô Các trang thiết bị kỹ thuật của Công ty

Điện Thoại Hà Nội bao gồm hệ thống trang thiết bị chuyểnmạch kỹ thuật số hiện đại tầm cỡ Thế giới và hiện đại bậcnhất trong khu vực đó là 8 trung tâm chuyển mạch: Bờ Hồ,

Từ Liêm, Hùng Vơng, Trần Khắc Chân là các tổng đài 1000E10 do hãng ALCATEL của Pháp sản xuất: Các trung tâmchuyển mạch Thợng đình, Ô Chợ Dừa là tổng đài EWSD dohãng BOSH TELECOM của CHLB Đức sản xuất: Các trung tâmchuyển mạch Đuôi cá, Mai Hơng là tổng đài NEAX 61 do hãngNEC của Nhật sản xuất Cùng với 8 trung tâm chuyển mạch làgần 70 tổng đài vệ tinh tạo nên một hệ thống mạng đa trạmbao phủ khắp các địa bàn của các Quận nội thành và cáchuyện ven đô đảm bảo tốt các nhu cầu về thông tin liên lạccủa Thủ đô Hệ thống mạng ngoại vi bao gồm hệ thốngtruyền dẫn cáp quang và hệ thống cáp đồng và các thiết bị

đầu cuối.Hệ thống truyền dẫn cáp quang kết nối giữa cáctổng đài trung tâm với nhau , giữa các tổng đài trung tâmvới các tổng đài vệ tinh với tốc độ truyền 34MB/ s và kỹthuật PDH (phân cấp số cận đồng bộ) và trong tơng lai sẽ đ-

ợc thay thế bằng kỹ thuật SDH (phân cấp số đồng bộ) Hệthống cáp đồng với hàng trăm km cáp chính , phụ do các nớcNhật, Nam triều tiên và các Công ty liên doanh nội địa sảnxuất cùng với hệ thống cống bể dài trên 250 km đã nối thôngcho hơn 200000 máy điện thoại trong thành phố hoạt độngtốt.Cùng với hệ thống trang thiết bị chính là hệ thốngchuyển mach hiện đại và hệ thống mạng ngoại vi trảikhắpđịa bàn Thủ đô Công ty ĐTHN còn có các dịch vụ tiệnlợi nh hệ thống Đại lý điện thoại công cộng1180 đại lý, 100máy điện thoại công cộng dùng thẻ, dịch vụ 108 giải đáp 13danh mục về thông tin kinh tế xã hội, Dịch vụ 116 giải đáp

điện thoại , Trung tâm niên giám những trang vàng với cuốnniên giám phát hành hàng năm, Trung tâm bảo hành thiết bịviễn thông với những dịch vụ cung cấp lắp đặt, bảo hành ,sửa chữa các trang thiết bị viễn thông nh Tổng đài nội bộ ,máy FAX, máy điện thoại

Trong tất cả các công việc của Công ty việc ứng dụngtin học đợc đa lên hàng đầu Hoạt động tin học của Công ty

đã đạt đợc những thành tựu nhất định Công ty đã có nhữngmạng LAN của một số đơn vị và một mạng LAN chung củaCông ty.Các công tác nh quản lý nhân sự, quản lý kinh tế,quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ và quản lý khai thác các dịch vụ

đã đợc ứng dụng tin học một cách sâu rộng

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật lành nghề , với hệ thốngtrang thiết bị kỹ thuật hiện đại Công ty Điện Thoại Hà Nội cóthể đáp ứng tốt mọi yêu cầu thông tin hiện tại và sẽ khôngngừng phát triển trong tơng lai Sắp tới hệ thống chuyểnmạch của Công ty sẽ lên tới 17 trung tâm chuyển mạch, trên

100 tổng đài vệ tinh cùng với sự phát triển rộng khắp củamạng ngoại vi hớng tới năm 2000 với mật độ điện thoại 20máy/ 100 dân trên địa bàn Hà nội Cùng với những bớc tiến

đó Công ty sẽ đa vào mạng lới các kỹ thuật mới mạch vòng cápquang RING I, RING II , kỹ thuật SDH, tổng đài phân phốicuộc gọi ACD, hệ thống vô tuyến cố định GMH-2000, pháttriển các dịch vụ phi thoại trên mạng nh truyền số liệu,INTERNET vv đóng góp vào sự nghiệp xây dựng kinh tế-văn hoá- xã hội của Thủ đô Hà nội

m « h×nh tæ chøc s¶n xuÊt:

3.1: Phòng tổ chức cán bộ – lao động tiền l ơng:

 Phòng tổ chức - lao động tiền lơng (TC-LĐTL) là đơn

vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chứcnăng giúp Giám đốc quản lý công tác tổ chức, lao động, tiềnlơng, chế độ, chính sách, công tác dân quân tự vệ, côngtác an toàn lao động, bảo hộ lao động và phòng cháy chữacháy của Công ty điện thoại

- Tổ chức quản lý nắm chắc tình hình đội ngũ vàtừng cá nhân cán bộ trực thuộc Công ty quản lý và những cán

bộ do cấp trên quản lý Quản lý hồ sơ cán bộ và tập hợp báocáo thống kê theo quy định

- Thực hiện các nội dung công việc tuyển dụng, làm hộkhẩu, cho thôi việc, nghỉ chế độ, chính sách của Nhà nớc vàtình hình sản xuất của Công ty

- Chọn cử cán bộ đi học tập tại các trờng trong nớc, đitham quan học tập ở nớc ngoài

- Tổ chức bồi dỡng thi nâng bậc hàng năm và giúp đỡhọc sinh, sinh viên các trờng gửu đến học tập, thực tập tạiCông ty.

- Tổ chức theo dõi đánh giá kết quả tập sự của họcsinh, sinh viên đợc phân bổ về Công ty Và một số nhiệm vụkhác nữa

3.2: Phòng quản lý kỹ thuật:

 Phòng quản lý kỹ thuật gọi tắt là phòng kỹ thuật, là

đơn vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội cóchức năng giúp Giám đốc quản lý công tác kỹ thuật của côngty

 Phòng quản lý Kỹ thuật có các nhiệm vụ :

- Tổ chức quản lý chặt chẽ hệ thống mạng lới thông tin

điện thoại của thành phố về số lợng, kết cấu, chất lợng trangthiết bị, về sơ đồ tổ chức mạng, về hồ sơ kỹ thuật, vềtrang thiết bị đo thử và các thiết bị phụ trợ khác

- Tổ chức hớng dẫn các quy trình qui phạm kỹ thuật vềkhai thác, vận hành bảo dỡng và quản lý các trang thiết bị kỹthuật

- Quản lý, lu trữ tài liệu, sơ đồ, hồ sơ kỹ thuật về mạngcáp, thiết bị chuyển mạch và các thiết bị phục vụ thông tin

đang khai thác vận hành trên mạng lới Cập nhật những biến

động về mạng cáp và thiết bị

- Phối hợp đào tạo, tuyển chọn lao động kỹ thuật, thinâng bậc, kiểm tra thử việc do Công ty tổ chức

3.3: Phòng quản lý nghiệp vụ:

 Phòng quản lý nghiệp vụ gọi tắt là phòng nghiệp vụ

là đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội cóchức năng giúp Giám đốc quản lý kinh doanh các dịch vụkhai thác điện thoại của Công ty điện thoại Hà nội

 Phòng quản lý nghiệp vụ có các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ củanghành

- Tổ chức hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện thể

lệ thủ tục khai thác điện thoại đờng dài, các dịch vụ đặcbiệt, 108, 116, điện thoại công cộng Thanh tra, kiểm tra cáckhiếu nại của thuê bao

- Xây dựng quy định, quy trình về quản lý nghiệp vụcho việc khai thác dịch vụ, PTTB, quản lý dàn số, cớc phí,

108, 116 trong nội bộ BĐHN, Công ty điện thoại

- Tổ chức thực hiện cung cấp số liệu :

+ Số máy điện thoại theo nội dung danh bạ 116, 108.+ Trung tâm niên giám và các đơn vị quản lý

+ Đại lý điện thoại công cộng

+ Các loại khiếu nại

+ Quản lý hồ sơ thuê bao đợc biến động theo mã thu cớchàng tháng.

3.4: Phòng Tài chính – kế toán:

 Phòng tài chính kế toán gọi tắt là phòng TC-KT là đơn

vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội, có chứcnăng giúp Giám đốc trong lĩnh vực công tác tài chính kếtoán, quản lý kinh tế của công ty

 Phòng TC-KT có các nhiệm vụ :

- Tổ chức giám sát việc thực hiện các thể lệ, thủ tụcquản lý kinh tế, tài chính kế toán thuộc đơn vị doanhnghiệp nhà nớc

- Tổ chức quản lý kinh doanh và các hoạt động kinh tếtài chính trong doanh nghiệp theo đúng qui định của nhànớc không để thất thoát tài sản và thâm hụt công quĩ

- Hoạch toán kinh doanh, cân đối thu chi đảm bảo cáchoạt động sản xuất, bảo toàn vốn đảm bảo đời sống cho cán

bộ công nhân viên

- Tổ chức bộ máy kế toán các nghiệp vụ, thực hiện đầy

đủ đúng chế độ kế toán : Kế toán tài sản cố định, kế toánvật t, tiền lơng, kế toán thu chi Phục vụ đắc lực cho côngtác quản lý

- Thực hiện đầy đủ nội dung, chế độ kế toán tổnghợp, kiểm tra số liệu chứng từ, lập, ghi sổ cái, lập bảng kếttoán tài sản, phân tích số liệu kế toán, lập báo cáo kiểm tratài sản theo qui định

- Ra các văn bản, hớng dẫn, qui định cho các đơn vịthực hiệnnhững nội dung công việc thuộc phạm vi chức tráchnhiệm vụ của phòng và đôn đốc các đơn vị thực hiện.

-Tổ chức hớng dẫn, tập huấn nhiệm vụ cho kế toán các

đơn vị trong công ty

3.5: Phòng kế hoạch kinh doanh:

 Phòng Kế hoạch kinh doanh viết tắt là phòng KH-KD

là một đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội

có chức năng giúp Giám đốc Công ty trên các lĩnh vực Côngtác: kế hoạch, kinh doanh, vật t, tài sản, sửa chữa và xâydựng cơ bản

 Phòng KH-KD có các nhiệm vụ:

- Tổng hợp kế hoạch thu, chi, phát triển mở rộng sảnxuất kinh doanh lập kế hoạch hàng năm để trình duyệt vàbảo vệ kế hoạch đối với cấp trên

- Phân bổ kế hoạch thu, chi trên cơ sở tính toán theo

kế hoạch đã đợc giao, giao cho các đơn vị thực hiện trongtừng thời gian thích hợp để các đơn vị phấn đấu hoànthành

- Lập kế hoạch mua sắm vật t, phơng tiện, công cụ lao

động sản xuất đảm bảo trang bị đủ đáp ứng đợc các yêucầu phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

3.6: Phòng hành chính quản trị:

 Phòng Hành chính-Quản trị gọi tắt là phòng Hànhchính là đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hànội có chức năng giúp Giám đốc tổ chức thực hiện và quản lýcông tác hành chính quản trị của Công ty.

 Phòng Hành chính có các nhiệm vụ:

- Quản lý toàn bộ mặt bằng sản xuất của các đài trạm

và các phòng làm việc thuộc khu vực văn phòng của Công ty

- Quản lý trang bị nội thất, phơng tiện làm việc và hệthống chiếu sáng, đảm bảo yêu cầu công tác và sinh hoạt ởcác cơ sở sản xuất trong Công ty

- Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm trang bị thờngxuyên và giải quyết những yêu cầu phát sinh đột xuất đápứng các yêu cầu sản xuất và công tác

+ Tập hợp các yêu cầu về sửa chữa, cải tạo nhà trạm,khảo sát cụ thể và dề xuất ý kiến báo cáo Giám đốc

- Tổ chức hệ thống lu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty

- Quản lý, sử dụng và giữ gìn tốt các trang thiết bị vănphòng

3.7: Phòng máy tính:

 Phòng Máy tính là đơn vị trực thuộc Công ty Điệnthoại Hà nội có chức năng nghiên cứu tin học ứng dụng vàosản xuất và tổ quản lý mạng máy tính của Công ty Điện thoại

 Phòng máy tính có các nhiệm vụ sau :

- Tập trung nghiên cứu về phần mềm, xử lý tin, phầncứng và truyền thông.

- Nghiên cứu việc triển khai các ứng dụng mới vào côngnghệ thông tin, ứng dụng vào trong sản xuất của Công ty :thiết bị phần cứng, hệ điều hành ( UNIX, NOVELL,WINDƠWS NT ), các phần mềm quản trị dữ liệu ( ORACLE,SYCBASE )

- Nghiên cứu các vấn đề về mạng máy tính bao gồmmạng LAN và WAN tiến hành triển khai thực tế ở Công ty( mạng LAN chung của Công ty, đấu nối liên mạng, truy nhập

từ xa )

- Khắc phục các sự cố trục trặc, h hỏng thiết bị tin học

ở các đơn vị trong Công ty, đề xuất các biện pháp sử lý cầnthiết

- Quản lý mạng LAN chung trong toàn Công ty, các mạngLAN con của 108, 116, 119, LAN nghiệp vụ cụ thể, phòngmáy tính phải tập trung vào một số công tác khác

- Lấy số liệu mạng cáp này theo định kỳ để kiểm tra,làm cơ sở báo cáo tổng kết

3.8: Ban thanh tra bảo vệ:

Ban thanh tra bảo vệ viết tắt là ban TT-BV là đơn vịchức năng trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội,giúp Giám đốc lĩnh vực công tác kiểm tra, thanh tra, bảo vệcủa Công ty Điện thoại Hà nội

 Ban TT_BV có các nhiệm vụ :

- Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc, tổ chức kiểm trathanh tra các hoạt động thuộc các lĩnh vực sản xuất, hoạt

động kinh tế, tài chính, quản lý vật t chấp hành luật phápcủa nhà nớc vv

- Xây dựng kế hoạch, thanh tra, kiểm tra theo chế độ

định kỳ và bất thờng với các nội dung cụ thể và yêu cầu các

đơn vị liên quan phối hợp thực hện

- Và các nhiệm vụ khác nữa

3.9: Các đài điện thoại:

Có các đơn vị: Đài điện thoại trung tâm

Đài điện thoại Thợng Đình

Đài điện thoại Hùng Vơng

Đài điện thoại Giáp Bát

Là các đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty

điện thoại Hà nội,có chức năng quản lý mạng lới dây, máy,cáp (DMC) quản lý các tổng đài vệ tinh, nhà trạm lắp đặtthiết bị các trang thiết bị kỹ thuật khác do Giám đốc Công

ty giao

3.10: Đội cơ điện điều hoà:

Đội cơ điện điều hoà là đơn vị sản xuất trực thuộcGiám đốc Công ty Điện thoại Hà nội, có chức năng quản lý,vận hành, bảo dỡng hệ thống nguồn điện, hệ thống bơmthoát nớc, hệ thống điều hoà không khí Lắp đặt hệ thống

điều hoà, nguồn điện và gia công cơ khí phục vụ các yêucầu sản xuất của Công ty.

3.11: Đội nâng cấp:

 Đội Nâng cấp mạng lới thông tin gọi tắt là đội nângcấp là đơn vị SX trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hànội có chức năng thực hiện việc phát triển, nâng cấp chất l-ợng mạng cáp phục vụ yêu cấu sản xuất kinh doanh của Côngty

 Đội nâng cấp có các nhiệm vụ sau :

 Thi công , xây dựng các công trình cáp mới trong phạm

vi nhiệm vụ của Công ty cho phép

 Kéo cáp quay đầu, đấu nối , đấu chuyển cáp khi cóyêu cầu cần thiết

 Xây dựng các công trình cáp mới cần tiến độ nhanh

mà các đơn vị khác không làm kịp

 Xây dựng các tuyến cáp chính, cáp phụ cần thiết phục

vụ yêu cầu phát triển thuê bao

3.12: Trung tâm Chuyển mạch – truyền dẫn:

 Trung tâm Chuyển mạch - truyền dẫn viết tắt làTrung tâm CM-TD là đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốcCông ty Điện thoại Hà nội có chức năng quản lý vận hành, khaithác bảo dỡng hệ thống chuyển mạch và hệ thống ghép kênhtruyền dẫn cáp sợi quang

 Trung tâm CM-TD có các nhiệm vụ:

- Tổ chức xây lắp hệ thống thiết bị đài trạm trongthành phố Hà nội và các huyện ngoại thành.

- Quản lý bảo dỡng, vận hành khai thác hệ thống chuyểnmạch, hệ thống ghép kênh

- Truyền dẫn sợi cáp quang ở các tổng đài trung tâm vàcác tổng đài vệ tinh trong nội thành

- Giải quyết các yêu cầu mở kênh, tạo số, xoá số gọi,khoá, mở các dịch vụ theo yêu cầu chỉ đạo

- Cập nhật số liệu kỹ thuật, lu trữ hồ sơ tài liệu và thựchiện chế đọ báo cáo theo quy định

- Giữ gìn đảm bảo quản lý các linh kiện dự phòng thaythế và tổ chức quản lý tốt tài sản đợc giao

3.13: Trung tâm đo thử điều hành sửa chữa:

 Viết tắt là TTĐTĐHSC, gọi tắt là trung tâm 119 là

đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hànội có chức năng điều hành sửa chữa h hỏng DMC đảm bảokhôi phục liên lạc theo chỉ tiêu thời gian qui định trên toànmạng lới của công ty Điện thoại Hà nội quản lý

 TTĐTĐHSC có các nhiệm vụ :

- Tổ chức tiếp nhận báo hỏng, đo thử, xác định, lậpphiếu sửa chữa và xuất phiếu đến các đài điện thoại

- Theo dõi điều hành đôn đốc sửa chữa đảm bảo chỉtiêu thời gian khôi phục liên lạc.

- Đo thử nghiệm thu chất lợng và khoá phiếu , tập hợp sốliệu báo cáo hàng ngày

- Quản lý chặt chẽ số liệu và thực hiện các chế độ báocáo theo quy định

- Thực hiện nghiêm chỉnh những quy định về giaotiếp với khách hàng trong quan hệ công tác

3.14: Trung tâm điện thoại công cộng:

 Trung tâm Điện thoại công cộng (sau đây viết tắtlàTTĐTCC) là đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc công ty

Điện thoại Hà nội có chức năng tổ chức sản xuất, kinh doanhloại hình dịch vụ điện thoại công cộng (dạng đại lý và điệnthoại dùng thẻ) trên mạng lới điện thoại Hà nội do công ty Điệnthoại quản lý

 Trung tâm Điện thoại công cộng có các nhiệm vụsau :

- Tổ chức phát triển và kinh doanh có hiệu quả mạng lớidịch vụ đại lý điện thoại công cộng trên địa bàn thành phốthuộc quyền quản lý của Công ty Điện thoại Hà nội

- Thực hiện công tác quản lý, kiểm tra thờng xuyên việcthực hiện qui chế hoạt động của đại lý điện thoại công cộng

Đảm bảo cho đại lý kinh doanh khai thác theo đúng hợp đồng

đã ký, đặc biệt là về giá cớc, tinh thần, thái độ phục vụ cũng

nh đảm bảo văn minh dịch vụ đại lý

-Tổ chức thực hiện việc thu cớc điện thoại tại nhà đại

lý : đúng tiến độ, đảm bảo những nguyên tắc quản lý tàichính chặt chẽ, tránh thất thu,mất mát

- Quản lý chặt chẽ và tổ chức mạng lới đại lý kinh doanh

có hiệu quả số thẻ (Card) đã đợc nhận

- Tổ chức tiếp thị nắm, bắt yêu cầu thông tin để đềxuất phơng án phát triển các điểm đặt máy Pay-phone mới

đạt hiệu quả kinh doanh

3.15: Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin:

 Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin viết tắt làTrung tâm BHTBTT và gọi tắt là Trung tâm bảo hành là

đơn vị dịch vụ trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hànội có chức năng bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điệnthoại thuộc phạm vi quy định của Công ty điện thoại Hà nội

 Trung tâm BHTBTT có các nhiệm vụ :

- Quản lý, bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điệnthoại và thiết bị nguồn điện cho các tổng đài điện thoạiPABX

- Tổ chức tiếp thị tìm kiếm khách hàng mua và bánthiết bị điện thoại đạt hiệu quả kinh doanh

- Thực hiện đầy đủ các thủ tục thu tiền của kháchhàng, giao nộp Công ty và cập nhật số liệu vào sổ sách kếtoán ầy dủ

- Sửa chữa đờng dây trung kế từ hộp đầu dây cạnhtổng đài đến các máy nhánh

Tr ởng phòng (kế toán tr ởng) : Nguyễn Quang H ng

Phó phòng: Lê Thị Hoà

Bộ phận Vật t

Bộ phận

Công

trình

Bộ phận tài sản

Bộ phận thanh toán tiền mặt, ngân hàng

Công đoàn : Châu Minh Thu

Bùi Thị Vân Trang

Ngô Thị Miến

Nguyễn Khánh T ờng Nguyễn Lê Hằng

Ngô Kim Dung (Doanh thu)

Quách Xuân Thắng (KT tổng hợp)

Phạm Thu Hà (Ngân hàng)

Lê Kim Thái (Công nợ)

Nguyễn Thanh Hồng (Văn th )

Châu Minh Thu (Thủ quỹ)

- Phục vụ khách hàng với tinh thần trách nhiệm cao, thái

độ văn minh, lịch sự trong giao tiếp không để khách hàngkêu ca, phàn nàn

4 Giới thiệu về phòng thực tập:

Em thực tập tại phòng Tài chính – Kế toán của công ty.Phòng có 17 ngới và đợc bố chí làm việc theo sơ đồ sau

4.1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng Tài chính –

Kế toán qua tìm hiểu và nghiên cứu em thấy rằng các côngviệc trong phòng đều đợc mọi ngời trong phòng thực hiệnkhông có gì vớng mắc riêng bộ phận vật t có một vấn đề.Chơng trình quản lý vật t của phòng đang dùng do đã đợcdùng từ lâu nên bây giờ không còn phù hợp nữa do có một sốvấn đề đòi hỏi mới nẩy sinh mà chơng trình cũ không đápứng đợc Ví du nh về mẫu báo cáo, cách tính giá, Và dokhông tơng thích với phần cứng hiện có của phòng PhòngTài chính – Kế toán đã quyết định nhờ phòng máy tính viết

hộ một chơng trình mới cho việc quản lý vật t nhng khi đavào sử dụng nó vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu vì có một sốvấn đề chơng trình mới đáp ứng đợc tốt hơn chơng trình

cũ nhng một số vấn đề lại không đợc tốt bằng chơng trình

cũ do vậy phòng Tài chính – Kế toàn vẫn dùng chơng trình

cũ mặc dù có một số phần có lỗi Do đó em đã chọn đề tàithực tập của mình là chơng trình quản lý vật t của Công ty

điện thoại Tuy răng vấn đề vật t là một vấn đề đã có từlâu và đã đợc nhiều ngời giải quyết nhng mỗi một công ty

nó có đặc thù riêng do đó nó cũng có những đòi hỏi khácnhau khi giải quyết một vấn đề

4.2.Tên đề tài:

Qua tìm hiểu và cùng với sự hớng dẫn của mọi ngời trongphòng Tài chính – Kế toán em quyết định chọn đề tài củamình là chơng trình:

“ Qu¶n lý vËt t ”.

Chơng II cơ sở phơng pháp Luận nghiên cứu đề tài

I Quản lý và các ứng dụng của tin học trong quản lý 1.1 Một số khái niệm về quản lý:

- Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát, nóthờng đợc dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các

 Thứ hai là : Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc

đề ra các phơng pháp mới, các công việc kiểm tra, hớng dẫn.Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm

3 / 4, còn lại là cho loại hình lao động thứ hai

1.2 ứ ng dụng tin học trong quản lý:

Ngày nay cùng với sự phát triển của máy tính cũng nh cácphần mềm, sự ứng dụng của công nghệ thông tin rất rộng rãitrên mọi lĩnh vực Trong nớc ta công nghệ thông tin đã và

đang khẳng định vai trò và vị trí to lớn của mình trongmọi lĩnh vực kinh tế, xã hội Việc áp dụng tin học vào quản lýnhằm mục đích giải phóng cho họ tập trung dồn sức vàoquản lý chặt chẽ,khoa học,làm tăng hiệu quả và tốc độ xử lýthông tin.Tùy theo từng nhiệm vụ cụ thể mà ngời ta có thể tinhọc hóa toàn bộ hay tin học hóa từng phần

1.2.1 Tin học hóa toàn bộ:

Phơng pháp này là tin học đồng thời các chức năng quản

lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế chocấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý

Ưu điểm : là các chức năng quản lý đợc tin học hóa mộtcách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán vàtránh đợc trùng lặp, d thừa đầu lớn

1.2.2 Tin học hóa từng phần:

Phơng pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặctheo yêu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế cácphần hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện một cách độclập và tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệkhác nhau

 Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản khi thựchiện vì các ứng dụng phát triển tơng đối độc lập với nhau,vốn đầu t ban đầu không lớn

 Nhợc điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trongtoàn bộ hệ thống và không tránh khỏi trùng lặp và d thừathông tin

Trong hai phơng pháp trên cho dù áp dụng phơng phápnào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải đợc xây dựngtheo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất

1.3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý:

1.3.1 Phân cấp quản lý:

- Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chứcthống nhất từ trên xuống dới và có chức năng tổng hợp thôngtin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống

- Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợctổng hợp từ dới lên trên và truyền từ trên xuống dới.

1.3.2 Luồng thông tin vào:

- Mỗi công việc khối lợng thông tin phải xử lý thờng nhậtrất lớn, đa dạng về chủng loại cũng nh cách xử lý hay tínhtoán Có thể phân thông tin làm ba loại:

 Loại thông tin dùng cho tra cứu

 Loại thông tin luân chuyển chi tiết

 Loại thông tin luân chuyển tổng hợp

Trong đó:

- Thông tin dùng cho tra cứu là loại thông tin đợc dùngchung cho hệ thống và ít thay đổi, các loại thông tin này đ-

ợc đa vào một lần và chỉ dùng để tra cứu

- Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin chi tiết

về các hoạt động thờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý,khối lợng thông tin loại này thờng rất lớn

- Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin tổnghợp về hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng

và mang nhiều thông tin

1.3.3 Luồng thông tin ra:

- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin vào vàphụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể.Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý sổsách báo cáo và các loại thông tin thông báo

1.4 Các ph ơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý:

Việc xây dựng hệ thông tin quản lý có thể làm theo cácphơng pháp sau:

1.4.1 Phơng pháp phân tích: là phơng pháp trớc hếtphải xây dựng đảm bảo khoa học trong toàn bộ hệ thống rồisau mới xây dựng các chơng trình làm việc

- Ưu điểm:Tránh đợc việc thiết lập các mảng làm việcmột cách thủ công

- Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vàomột cách thủ công

1.4.2 Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp đòi hỏi phảixây dựng các mảng làm việc cho từng bài toán riêng biệt

- Ưu điểm: cho phép ta có thể đa dần hệ thống vào hoạt

động theo từng giai đoạn Nh vậy nhanh chóng thu đợc kếtqủa

- Nhợc điểm: Khó tránh khỏi sự trùng lặp về thông tin.1.4.3 Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ng-

ời ta kết hợp đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản vàmột số mảng làm việc cần thiết, tuy nhiên cũng cần phải tổchức một cách chặt chẽ để đảm bảo xây dựng cơ sở thôngtin thống nhất trong toàn bộ hệ thống

II Những nội dung cơ bản cho việc thiết kế một

hệ thống thông tin quản lý:

1 Một số khái niệm của hệ thống thông tin:

a Thông tin:

Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cha đợc xử lý Thôngtin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, cónghĩa và có giá trị đối với đối tợng nhận tin trong việc raquyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trởthành dữ liệu của quá trình khác.

Thông tin phải phản ánh đợc mối quan hệ giữa đối tợng

và chủ thể Đối tợng phản ánh thông tin cho chủ thể, chủ thểbiến thông tin đợc phản ánh đó thành tri thức Do đó thôngtin phải là đối với từng chủ thể, thông tin phải đợc chủ thể trithức hoá và áp dụng nó vào cuộc sống

Đặc trng của thông tin:

+ Giảm độ bất định về đối tợng

+ Thông tin mang tính thời điểm

+ Thông tin mang tính định hớng, thông tin càng hẹpthì giá trị của nó càng lớn

+ Thông tin mang tính cục bộ

b Thông tin quản lý:

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm

đầu ra của hệ thống quản lý Chủ thể quản lý thu thậpthông tin từ môi trờng và từ chính đối tợng quản lý của mình

mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức

Nh vậy, thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất mộtcán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết

định quản lý của mình Có 3 loại quyết định quản lý là:Quyết định chiến lợc: nhằm xác định mục tiêu và xây dựngnguồn lực cho tổ chức; Quyết định chiến thuật nhằm cụthể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, nhằm kiểm soát và khaithác tối đa nguồn lực; Quyết định tác nghiệp nhằm thực thinhững nhiệm vụ cụ thể

Thu thập Xử lý và l u trữ Phân phát

Đích

Kho dữ liệu

Trong hệ thống thông tin, dữ liệu đợc thu thập từ cácnguồn đa vào xử lý cùng với dữ liệu đã đợc lu trữ ở kho dữliệu từ trớc, sau đó thông tin đầu ra đợc phân phát đến các

động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng theo hớng tăng khả năng cạnh tranh bằng năng suất lao

động

Khi công nghệ mới ra đời cũng có thể dẫn đến việc một

tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệthống thông tin của mình Khi một phần mềm ra đời nhiềudoanh nghiệp phải xem xét, cân nhắc xem có nên sử dụng

để cải tiến, trợ giúp tốt hơn cho công việc của mình haykhông

Những thách thức về chính trị cũng có thể là nguyênnhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

b Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin:

Mục đích của một dự án phát triển một hệ thống thôngtin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sửdụng, nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức,chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo

đuổi một phơng pháp để phát triển hệ thống thông tin

nh-ng nếu khônh-ng có phơnh-ng pháp ta sẽ có nh-nguy cơ khônh-ng đạt đợcnhững mục tiêu định trớc.

Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin là một tập hợpcác bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trìnhphát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Có banguyên tắc chung cho việc phát triển một hệ thống thông tinlà:

Nguyên tắc sử dụng các mô hình: Ta cần phải nắmvững về ba mô hình: logíc, vật lý ngoài, vật lý trong, đồngthời phải phân định rõ ràng ranh giới giữa chúng

Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng: đây làmột nguyên tắc của sự đơn giản hoá Trong thực tế ngời ta

đã chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống thì phải đi

từ các mặt chung trớc khi xem xét đến mặt chi tiết

Nguyên tắc về sự chuyển đổi mô hình: Ta phải chuyển

từ mô hình vật lý sang mô hình logíc trong giai đoạn phântích và chuyển từ mô hình logíc sang mô hình vật lý tronggiai đoạn thiết kế Giai đoạn phân tích đợc bắt đầu bằngviệc thu thập các dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại.Nguồn dữ liệu đợc cung cấp từ ngời sử dụng, các tài liệu vàquan sát, nó cho ta sự mô tả về mô hình vật lý ngoài của hệthống Từ sự mô tả này, phân tích viên sẽ biến đổi, phiêndịch thành mô hình logíc, nó thể hiện sự liên quan logíccủa các hiện tợng, đối tợng trong hệ thống đang hoạt động

Từ mô hình logíc này, trong giai đoạn thiết kế, phân tíchviên xem xét cụ thể xem hệ thống mới sẽ thực hiện những

công việc gì và bằng cách nào để ngời sử dụng có thể tơngtác với hệ thống.

Nh vậy phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việcphân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thốngbắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để

đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế lànhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năngcải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc

và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệthống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trongcủa hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tinhọc Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của

tổ chức

§¸nh gi¸ yªu cÇu

Ph©n tÝch chi tiÕt

ThiÕt kÕ logÝc

X©y dùng ph ¬ng ¸n

ThiÕt kÕvËt lý ngoµi

3 Các công đoạn của việc phát triển một hệ thống thôngtin:

a Đánh giá yêu cầu:

Giai đoạn đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cholãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu

đích thực để ra quyết về thời cơ, tính khả thi và hiệu quảcủa một dự án phát triển hệ thống Đây là giai đoạn tơng

đối ngắn về thời gian, ít tốn kém về chi phí nhng đòi hỏiphân tích viên phải đánh giá đúng yêu cầu của thực tế, nếuphạm phải sai lầm sẽ có thể dẫn tới làm lùi bớc trên toàn bộ dự

án, kéo theo những tốn kém chi phí cho tổ chức

 Các bớc của giai đoạn này gồm:

Lập kế hoạch: ở giai đoạn này thì lập kế hoạch là làmquen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thuthập cũng nh nguồn và phơng pháp thu thập cần dùng

Làm rõ yêu cầu: là làm cho phân tích viên hiểu đúngyêu cầu của ngời yêu cầu Xác định chính xác đối tợng yêucầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống

và xác định khung cảnh nghiên cứu

Đánh giá khả thi: là tìm xem có yếu tố nào về tổ chức,tài chính, thời gian, kỹ thuật ngăn cản nhà phân tích thựchiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề ra haykhông

Chuẩn bị trình bày báo cáo

b Phân tích chi tiết:

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợcchẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, có nghĩa là xác định

đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chínhcủa chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thốngmới và đề ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mụctiêu trên.

 Các bớc trong giai đoạn này gồm:

Lập kế hoạch phân tích chi tiết: lập thành đội ngũ, lựachọn công cụ và phơng pháp, xác định thời hạn xây dựngNghiên cứu môi tr ờng của hệ thống đang tồn tại : bao gồmnghiên cứu môi trờng ngoài, môi trờng tổ chức, môi trờng vật

lý, môi trờng kỹ thuật

Nghiên cứu hệ thống hiện tại: từ việc thu thập thông tin

về hệ thống hiện tại phân tích viên phải xây dựng đợc môhình vật lý ngoài và mô hình logíc của hệ thống

Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề:Phân tích viên phải đa ra chẩn đoán chính xác về vấn đềcủa hệ thống hiện tại, từ đó xác định mục tiêu của hệ thốngmới và các yếu tố của giải pháp

Đánh giá lại tính khả thi: là việc khẳng định lại tính khảthi về tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian đối với mỗiphơng án đề ra

Sửa đổi đề xuất của dự án: dựa vào những thông tinthu thập đợc cùng với những đánh giá, phân tích đợc, ta phảicung cấp cho ngời ra quyết định một bức tranh toàn diệncủa dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và vềcác ràng buộc thời gian thực hiện dự án

Chuẩn bị trình bày báo cáo

Thủ công Giao tác ng ời - máy

Tin học hoá hoàn toàn Thủ công

Để thu thập thông tin trong giai đoạn này ta sử dụng một

số phơng pháp nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, dùng phiếu

điều tra, quan sát Trong quá trình thu thập thông tin ta cần

xử lý rất nhiều dữ liệu vì vậy ta phải mã hoá chúng Mã hoá

đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thứcmang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằngcách cho liên hệ với tập hợp các đối tợng cấn biểu diễn Có cácphơng pháp mã hoá sau: mã hoá phân cấp; mã hoá liên tiếp,mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép nối Mã hoá dữliệu nhằm nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng, mô tảnhanh chóng các đối tợng, nhân diện nhóm đối tợng nhanhhơn, đồng thời giảm chi phí, giảm không gian lu trữ và thờigian tìm kiếm

Từ những thông tin thu thập đợc, ngời phân tích phải môhình hoá chúng thông qua sơ đồ luồng thông tin và sơ đồluồng dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng thông tin gồm có:

c Thiết kế logíc:

Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thànhphần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợccác yếu điểm của hệ thống thực tế đặt ra và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc, đồng thờivẫn tuân thủ những ràng buộc của môi trờng Trong giai

đoạn này ta phải đa ra mô hình hệ thống mới bằng các sơ

đồ DFD các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phântích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống

Tên ngời/bộphậnphát/nhânthông tin

Tên tiến trình

xử lý

Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sởdữ liệu cho hệ thống thông tin mới Vì cách tiếp cận nh vậy

đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó

sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thốngvà chỉ những xử lýyêu cầu sẽ đợc thực hiện

Thiết kế logic bao gồm các công đoạn:

Thiết kế cơ sở dữ liệu: đây là việc xác định yêu cầuthông tin của ngời sử dụng hệ thống thông tin mới Có hai ph-

ơng pháp thiết kế là:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: làphơng pháp xác định các đầu ra, liệt kê chúng và thực hiệnchuẩn hoá qua 3 mức

+ Mức 1 : là việc thực hiện quy tắc mỗi danh sách không

đợc phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có các thuộc tínhlặp thì phải tách nó ra thành các danh sách con, có một ýnghĩa dới góc độ quản lý Đồng thời gắn cho nó một tên, tìmcho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính

định danh của danh sách gốc

+ Mức 2: Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụthuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc mộtphần Nếu có thì phải tách những bộ phận phụ thuộc mộtphần thành một danh sách mới, lấy bộ phận đó làm khác chodanh sách mới và đăt cho danh sách mới một tên riêng

+ Mức 3: Mức này yêu cầu trong một danh sách không đợc

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu có sự phụthuộc đó thì phải tách chúng thành các danh sách riêng sao

cho không còn sự phụ thuộc bắc cầu mà phải phụ thuộc trựctiếp Đồng thời tạo khóa và tên cho các danh sách mới tạo ra đó.Sau khi chuẩn hoá qua 3 mức ta phải xác định khối lợngdữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ và xác định liên hệlogíc giữa các tệp, thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá:

là phơng pháp mô tả mối quan hệ giữa các đối tợng trong hệthống, xem xét mức độ quan hệ giữa chúng là quan hệ 1@1(Một – Một), 1@N (Một – Nhiều) hay M@N (Nhiều – Nhiều).Thiết kế xử lý

Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

Hợp thức hoá mô hình logic

d Đề xuất các phơng án của giải pháp:

Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ chomô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ,xác định khả năng đạt đợc các mục tiêu cũng nh sự tác độngcủa chúng vào lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang làm việc tại

hệ thống và đa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo về cácphơng án khả thi nhất

Trong giai đoạn này ta cần phải xác định các ràng buộcliên quan đến tổ chức và tin học; Xác định biên giới chophần tin học hoá, xác định cách thức xử lý; Phân tích chiphí/lợi ích và thực hiện đánh giá đa tiêu chuẩn

e Thiết kế vật lý ngoài:

Thiết kế vật lý ngoài là việc mô tả chi tiết phơng án củagiải pháp đã đợc chọn ở giai đoạn trớc đây Nhiệm vụ chínhcủa giai đoạn này là lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giaodiện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá,thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo.Thiết kế các giao diện là xác định hệ thống thông tin sẽtrình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng nhập dữliệu vào hệ thống hay đa kết quả ra Thiết kế cách thức t-

ơng tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà ngời sửdụng hội thoại với hệ thống thông tin và thiết kế các thủ tụcthủ công quanh việc sử dụng hệ thống thông tin tin học hoá.Kết thúc giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu là tài liệuchứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sử dụng, nó môtả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phầntin học hoá

f Triển khai kỹ thuật hệ thống:

Giai đoạn này có nhiệm vụ đa ra các quyết định có liênquan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chứcvật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghicủa các tệp và những chơng trình máy tính khác nhau cấuthành nên hệ thống thông tin Những công đoạn chính củagiai đoạn này là: lập kế hoạch triển khai, thiết kế vật lýtrong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống các tàiliệu, đào tạo ngời sử dụng Mục tiêu chính của giai đoạntriển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt.Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin họchoá của hệ thống thông tin - đó chính là phần mềm Việc