LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Đặc điểm của công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Kế toán là công cụ quan trọng phục vụ công tác quản lý kinh tế, giúp doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát tài chính hiệu quả Đây là hoạt động gắn liền với quá trình quản lý, đóng vai trò then chốt trong việc ra quyết định và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định Kế toán đã xuất hiện cùng với sự hình thành của đời sống loài người, phản ánh sự phát triển của nền kinh tế qua các thời kỳ Việc hiểu rõ vai trò của kế toán giúp nâng cao chất lượng quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các tổ chức.
Trong doanh nghiệp công nghiệp, quá trình tái sản xuất bao gồm các giai đoạn sản xuất, phân phối và tiêu thụ diễn ra một cách tuần tự Sau khi hoàn tất quá trình sản xuất, doanh nghiệp chuyển sản phẩm ra thị trường để tiêu thụ, nhằm thể hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, sự sống còn của sản phẩm chính là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững Việc bán sản phẩm không chỉ quyết định sự duy trì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mà còn đảm bảo đời sống cho công nhân và người lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đó.
Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp mang tính lịch sử, chính trị và có ý nghĩa xã hội to lớn Tuy nhiên, tiền lương cũng chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố xã hội và tư tưởng chính trị Trong xã hội tư bản chủ nghĩa, tiền lương thể hiện bằng tiền của sức lao động, đồng thời phản ánh giá trị của lao động trong thị trường.
Trong xã hội chủ nghĩa, tiền lương thể hiện giá trị vật chất của lao động và được sử dụng để phân phối công bằng trong tổng sản phẩm xã hội theo nguyên tắc làm theo năng lực, hưởng theo lao động Tiền lương không chỉ phản ánh sức lao động biểu hiện ra bên ngoài mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự công bằng về thu nhập, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và ổn định xã hội.
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
- Theo quan niệm của Mác: Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động.
Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại, tiền lương là giá cả của lao động, được xác định dựa trên quan hệ cung cầu trên thị trường lao động Trong khi đó, tại Việt Nam thời kỳ kế hoạch hóa tập trung, tiền lương được hiểu là một bộ phận thu nhập quốc dân nhằm bù đắp hao phí lao động tất yếu do nhà nước phân phối cho công nhân viên chức dưới hình thức tiền tệ, phù hợp với quy luật phân phối theo lao động.
Tiền lương là phần trả cho người lao động dựa trên số lượng và chất lượng công việc họ thực hiện, nhằm bù đắp hao phí lao động và phản ánh giá trị của sản phẩm xã hội Được quy định đúng đắn, tiền lương trở thành yếu tố thúc đẩy sản xuất mạnh mẽ, khuyến khích người lao động hăng say làm việc, nâng cao trình độ tay nghề, đồng thời thúc đẩy đổi mới kỹ thuật để nâng cao năng suất lao động.
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
Tiền lương là một yếu tố kinh tế quan trọng gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa Nó đóng vai trò là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra, phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tùy theo cơ chế quản lý, tiền lương có thể được xác định là một phần của chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, hoặc là một phần của thu nhập cuối cùng, phản ánh kết quả tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài tiền lương dựa trên số lượng và chất lượng công việc, người lao động còn được hưởng các khoản thưởng theo quy định của đơn vị Trong trường hợp người lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động, họ sẽ được nhận trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống.
Việc tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện công tác phân bổ cũng như sử dụng hiệu quả lực lượng lao động là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh Hoàn thiện chế độ tiền lương, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là các công cụ quan trọng nhằm kích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất, rèn luyện tay nghề và nâng cao năng suất Các chính sách về lao động, lương, BHXH, BHYT, KPCĐ do nhà nước ban hành được các doanh nghiệp điều chỉnh phù hợp với đặc điểm ngành nghề để tổ chức lao động tốt hơn Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT theo quy định, sử dụng nguồn quỹ công đoàn một cách hiệu quả, góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
6 khích ngời lao động thực hiện tốt nhiệm vụ góp phần thể hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng. Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp Kế toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ cần thực hiện những nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép phản ánh trung thực, kịp thời và đầy đủ về tình hình hiện có và sự biến động của số lượng, chất lượng lao động Quản lý ghi chép còn theo dõi chặt chẽ về sử dụng thời gian lao động và kết quả đạt được trong hoạt động lao động hàng ngày Việc ghi chép chính xác giúp phản ánh đúng thực trạng và hỗ trợ xây dựng các biện pháp nâng cao năng suất, chất lượng lao động Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý nhân sự hiệu quả và thúc đẩy phát triển bền vững của tổ chức.
Đảm bảo tính toán chính xác và kịp thời các khoản tiền lương, thưởng, trợ cấp phù hợp với chính sách và chế độ hiện hành Việc phản ánh đầy đủ, đúng hạn về tình hình thanh toán các khoản này cho người lao động giúp duy trì sự minh bạch và tin cậy trong quản lý chi trả.
Việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, cùng với việc chấp hành các chính sách về tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ, là bước quan trọng đảm bảo quyền lợi người lao động và tuân thủ quy định pháp luật Đồng thời, việc giám sát sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Việc tính toán và phân bổ chính xác các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ là yếu tố then chốt để phản ánh đúng chi phí sản xuất kinh doanh Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị cần đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, tiền thưởng cùng các khoản trích theo quy định của BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ và phương pháp kế toán Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
1.1.4 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, KPCĐ, bảo hiểm thất nghiệp
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động thuộc phạm vi quản lý và sử dụng Thành phần chính của quỹ lương gồm các khoản tiền lương trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc thực tế hoặc theo sản phẩm Trong quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương thành hai loại cơ bản để quản lý và theo dõi chính xác hơn.
Các hình thức trả lơng
Hiện nay ở nớc ta tiền lơng cơ bản đợc áp dụng rộng rãi, có 2 hình thức đó là:
+ Trả lơng theo thời gian
+ Trả lơng theo sản phẩm.
1.2.1.Trả lơng theo thời gian Đây là hình thức trả lơng căn cứ vào thời gian lao động, lơng cấp bậc để tính lơng cho công nhân viên. Hình thức này đợc áp dụng chủ yếu cho cán bộ công nhân viên chức, quản lý, y tế giáo dục, sản xuất trên dây chuyền tự động, trong đó có 2 loại:
Trả lơng theo thời gian đơn giản.
Trả lơng theo thời gian có thởng.
Trả lương theo thời gian đơn giản là phương pháp trả tiền dựa trên số giờ hoặc ngày làm việc thực tế của người lao động, không phụ thuộc vào thái độ hoặc kết quả công việc Phương pháp này dựa trên bậc lương và thời gian làm việc thực tế, giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên trong việc nhận lương đúng thời gian Đây là cách trả lương phổ biến và dễ thực hiện trong các doanh nghiệp, tạo sự công bằng dựa trên thời gian lao động thực tế.
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
- Lơng tháng: áp dụng đối với cán bộ công nhân viên làm ở bộ phận gián tiếp.
Mức lơng = Lơng cơ bản + Phụ cấp (nếu có)
- Lơng ngày: đối tợng áp dụng chủ yếu nh lơng tháng khuyến khích ngời lao động đi làm đều.
Mứclơng = lơng tháng: 26 ngày * số ngày làm việc thùc tÕ
Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng kết hợp giữa việc trả lương dựa trên thời gian làm việc và tiền thưởng dựa trên việc đạt được các chỉ tiêu về số lượng và chất lượng công việc đã đề ra Đây là phương pháp thúc đẩy năng suất lao động bằng cách khuyến khích công nhân hoàn thành nhiệm vụ vượt mức các mục tiêu đề ra, vừa đảm bảo thu nhập ổn định theo thời gian, vừa nâng cao hiệu quả công việc thông qua phần thưởng xứng đáng.
Hình thức này được áp dụng cho công nhân phụ, như công nhân sửa chữa và điều chỉnh thiết bị, cũng như công nhân chính làm việc tại những môi trường có trình độ cơ khí hoá và tự động hoá cao Công việc của họ yêu cầu tuyệt đối đảm bảo chất lượng để duy trì hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống.
Mức lơng = Lơng tính theo thời gian giản đơn + Tiền thởng
Hình thức trả lương theo năng suất có nhiều ưu điểm vượt trội so với hình thức trả lương theo thời gian đơn giản Phương thức này không chỉ phản ánh trình độ thành thạo của người lao động mà còn khuyến khích họ chịu trách nhiệm với công việc Tuy nhiên, việc xác định mức lương hợp lý vẫn là một thách thức lớn, khiến cho phương thức này chưa thể đảm bảo phân phối dựa trên năng suất lao động một cách chính xác.
1.2.2 Trả lơng theo sản phẩm:
Tiền lương trả theo sản phẩm là hình thức lương cơ bản phổ biến trong khu vực sản xuất vật chất hiện nay Hình thức trả lương này dựa trên đơn giá để hoàn thành mỗi đơn vị sản phẩm, giúp đảm bảo công nhân nhận được thu nhập phù hợp với năng suất làm việc của mình Việc áp dụng lương theo sản phẩm thúc đẩy yếu tố năng suất và hiệu quả công việc, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và cạnh tranh của doanh nghiệp.
1 2 này có nhiều u điểm hơn so với hình thức trả lơng tính theo thêi gian.
Trả lơng theo sản phảm có những tác dụng sau:
Quan điểm trả lương dựa trên năng suất và chất lượng lao động càng được thực hiện đầy đủ hơn sẽ thúc đẩy công nhân nâng cao hiệu quả làm việc và phấn đấu đạt kết quả sản xuất cao hơn Việc gắn liền thu nhập tiền lương với kết quả lao động không chỉ đảm bảo công bằng mà còn khuyến khích công nhân nâng cao năng suất lao động, góp phần tăng trưởng kinh tế của doanh nghiệp và đất nước Chính sách trả lương theo năng suất còn giúp thúc đẩy sự phát triển cá nhân, nâng cao trình độ tay nghề và tạo động lực tích cực trong môi trường làm việc.
Khuyến khích công nhân tích cực học tập văn hóa, nâng cao trình độ kỹ thuật nghiệp vụ để phát huy sáng tạo và áp dụng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong sản xuất Việc sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị giúp nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy quá trình đổi mới quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong công tác lao động và thực hiện kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả.
Khi doanh nghiệp bố trí lao động hợp lý, việc cung ứng vật tư không kịp thời sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả lao động và làm giảm năng suất, dẫn đến thu nhập của người lao động giảm Người công nhân sẽ đề xuất cải tiến quản lý hoặc tự tìm các giải pháp để khắc phục những bất hợp lý do quyền lợi bị ảnh hưởng Để phát huy hiệu quả của công tác trả lương theo sản phẩm và đảm bảo hiệu quả kinh tế cao, cần phải đáp ứng các điều kiện cơ bản phù hợp.
+ Phải xây dựng đợc định mức lao động có căn cứ khoa học Điều này tạo điều kiện để tính toán đơn giá tiền lơng chính xác.
+ Tổ chức sản xuất và tổ chức lao động phải tơng đối hợp lý và ổn định Đồng thời tổ chức phục vụ tốt nơi làm việc
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc để tạo điều kiện cho ngời lao động trong ca làm việc đạt hiệu quả kinh tế cao.
Thực hiện nghiêm ngặt công tác thống kê và kiểm tra nghiệm thu sản phẩm nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn Việc kiểm tra chặt chẽ giúp ngăn chặn hiện tượng làm bừa, làm ẩu và chạy theo số lượng, từ đó nâng cao uy tín cũng như đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Đề cao công tác kiểm tra nghiệm thu là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất để duy trì chất lượng và nâng cao hiệu quả công việc.
+ Bố trí công nhân vào những công việc phù hợp với bậc thợ của họ
Có các chế độ trả lơng sau:
Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân là hình thức trả lương phổ biến dành cho công nhân viên trực tiếp sản xuất, giúp tạo động lực thúc đẩy năng suất làm việc Cách trả lương này phù hợp với quy trình lao động độc lập của công nhân, cho phép quy định mức kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm riêng biệt để đảm bảo chất lượng Đơn giá tiền lương theo phương thức này thường cố định, giúp đơn giản hóa quá trình tính toán và quản lý chi phí Tiền lương của công nhân được tính dựa trên công thức rõ ràng, phản ánh chính xác năng suất làm việc của từng cá nhân.
L = §G x Q Trong đó: ĐG: đơn giá tiền lơng.
Q: mức sản lợng thực tế.
Hợp đồng lao động mang lại lợi ích rõ ràng khi mối quan hệ giữa lương thưởng và kết quả công việc được thể hiện minh bạch Người lao động dễ dàng xác định mức thu nhập dựa trên năng suất và chất lượng sản phẩm của mình Chính nhờ đó, họ có động lực để nâng cao hiệu quả làm việc, góp phần tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm Việc này thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cũng như quyền lợi của người lao động.
Nhược điểm chính của người công nhân là thiếu quan tâm đến chất lượng sản phẩm, dẫn đến sản phẩm không đạt tiêu chuẩn Ngoài ra, tinh thần làm việc tập thể và sự hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình sản xuất còn yếu, làm giảm hiệu quả công việc Tình trạng dấu nghề, dấu kinh nghiệm cũng là một điểm hạn chế, ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng cuối cùng của sản phẩm.
*) Chế độ trả lơng khoán: đợc áp dụng cho những công việc nếu giao chi tiết bộ phận sẽ không có lợi bằng giao toàn
1 4 bộ khối lợng cho công nhân hoàn thành trong một thời gian nhất định.
Chế độ lương này được áp dụng cho công nhân làm việc đột xuất như sửa chữa, tháo lắp nhanh thiết bị để thúc đẩy quá trình sản xuất Nguyên tắc này phù hợp với xây dựng cơ bản và áp dụng cho cả cá nhân lẫn tập thể trong các công việc cần hành động nhanh chóng.
Chế độ trả lương theo khoán mang lại lợi ích lớn cho công nhân khi họ biết rõ số tiền lương mình sẽ nhận sau khi hoàn thành công việc và thời gian giao nhiệm vụ, giúp họ chủ động sắp xếp công việc hợp lý Điều này tạo điều kiện để công nhân tranh thủ thời gian hoàn thành công việc đúng hạn, đồng thời người giao khoán cũng yên tâm về khối lượng công việc đã hoàn thành.
Phơng pháp hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
1.3.1 Chứng từ sử dụng Để hạch toán tiền lơng, tiền công và các khoản trợ cấp, phụ cấp cho ngời lao động dựa vào các hình thức trả lơng.
Kế hoạch lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự Việc này đảm bảo tính rõ ràng và minh bạch về số tiền lương cần trả cho từng người lao động Đồng thời, quá trình tính tiền lương phải trả dựa trên các tiêu chí đánh giá năng suất và thành tích, giúp đảm bảo công bằng và chính xác trong thanh toán lương Bảng thanh toán lương chi tiết góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững.
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
Các khoản khấu trừ đợc lập theo từng đơn vị sản xuất, theo đơn vị hiện hành thì kế toán đợc sử dụng những chứng từ sau đây:
+ Bảng chấm công Mẫu số 01 LĐTL
+ Bảng thanh toán lơng Mẫu số 02 LĐTL + Phiếu nghỉ đợc hởng BHXH Mẫu số 03 LĐTL
+ Bảng thanh toán BHXH Mẫu số 04. L§TL
+ Bảng thanh toán tiền thởng Mẫu số 05 LĐTL + Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 07 LĐTL + Biên bản điều tra tai nạn Mẫu số 09 LĐTL
1.3.2 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình thanh toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của ngời lao động, kế toán sử dụng TK 334 , TK 338
+ TK 3381 : Tài sản thừa chờ sử lý
+ TK 3382 : Kinh phí công đoàn
+ TK 3383 : Bảo hiểm xã hội
+ TK 3387 : Doanh thu cha thực hiện
+ TK 3388 : Phải trả phải nộp khác
+ TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp
Ngoài ra còn sử dụng các TK khác như : TK 111, 112, 622,
1.3.3 Phơng pháp hạch toán kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
1.3.3.1 Phơng pháp hạch toán kế toán tiền lơng
- Hàng tháng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng.
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 : Chi phÝ sản xuất chung
Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 : Chi phÝ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 : X©y dựng cơ bản dở dang
Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
- Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên
Nợ TK 431 : Quĩ khen thưởng phóc lợi
Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
- Các khoản phải trừ vào lương của công nhân viên
Nợ TK 334 : Phải trả công nhân viên
Có TK 333 (3338) : Các loại thuế khác
Có TK 138 (1388) : Phải thu khác
Có TK 338 : Phải trả phải nộp khác
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
- Khi thanh toán tiền lương, tiền công, BHXH, tiền thưởng cho CNV.
+ Nếu thanh toán bằng tiền
Nợ TK 334 : Phải trả công nhân viên
Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
+ Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hoá
Nợ TK 334 : Phải trả công nhân viên
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
Cã TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp Đồng thời phản ánh giá vốn của vật tư hàng hoá xuất trả lương
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
- Hàng tháng khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nh©n trực tiếp sản xuất
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp
Cã TK 335 : Chi phÝ phải trả
- Khi xác định số tiền lương công nhân nghỉ phép thực tế phải trả
Nợ TK 335 : Chi phÝ phải trả
Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
Trong trường hợp doanh nghiệp không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, khi tính tiền lương nghỉ phép cho công nhân thực tế, doanh nghiệp cần căn cứ vào số ngày nghỉ phép đã sử dụng và mức lương thực tế của công nhân Việc này đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động được thực hiện đầy đủ, đồng thời phù hợp với quy định về quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ số ngày nghỉ phép đã sử dụng để tính đúng, tính đủ tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân theo quy định hiện hành.
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
TK 334 Tạm ứng trừ vào l ơng
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp nhà n ớc của
BHXH, BHYT, KPC§ khÊu trõ vào l ơng
Khấu trừ phải thu hồi bồi th êng vÒ TS thiÕu theo quyÕt định xử lý
TK 338 Tiền l ơng và th ởng phải trả
BHXH phải trả cho CNV
Kế toán các khoản thanh toán với công nhân viên
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
1.3.3.2 Phơng pháp hạch toán các khoản trích theo lơng
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 : Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 : Chi phớ bỏn hàng
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 : Xây dựng cơ bản dở dang
- Tính số BHXH phải trả công nhân viên
Nợ TK 338 : Phải trả phải nộp khác
Có TK 334 : Phải trả công nhân viên
- Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
Có TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Chi BHXH và KPCĐ tại doanh nghiệp
- Số BHXH được cơ quan BHXH cấp
Có TK 338 : Phải trả phải nộp khác
- Trường hợp số đã trả đã nộp về BHXH, KPCĐ kể cả số vượt chi lớn hơn số phải trả phải nộp khi được cấp bù
Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
Hạch toán các khoản trích theo lơng
BHXH phải nộp trực tiếp cho công nhân
Nộp KPCĐ,BHXH cho cơ quan qlý và khoản kinh phí chi tại DN
TrÝch BHXH,BHYT KPCĐ tính vào chi phí
Số chi hộ,chi vợt mức đợc
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc hoàn lại, đợc cấp lại
Các hình thức kế toán áp dụng
Tùy thuộc vào quy mô, loại hình và điều kiện hoạt động, các doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp để đảm bảo công tác kế toán hiệu quả và đúng chuẩn Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phổ biến, giúp quản lý dữ liệu tài chính một cách rõ ràng và thuận tiện hơn Việc chọn đúng hình thức sổ kế toán không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao năng suất và chất lượng công tác kế toán của doanh nghiệp.
- H×nh thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký - sổ cái
- H×nh thức Nhật ký - chứng từ
- H×nh thức chứng từ ghi sổ
1.4.1 Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung Sau đó, lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ:
Sổ Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác các hoạt động tài chính hàng ngày Đây còn là công cụ phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi sổ Sổ Cái Việc duy trì sổ Nhật ký chung đúng quy trình góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán.
Trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, đơn vị có thể mở sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ liên quan, giúp giảm bớt khối lượng ghi trên Sổ Cái Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nhưng để tránh trùng lặp nghiệp vụ, những nghiệp vụ này không ghi vào sổ Nhật ký chung Việc sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt giúp nâng cao hiệu quả quản lý kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian ghi chép.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo hệ thống tài khoản được quy định rõ ràng Mỗi tài khoản trong sổ Cái có các trang liên tiếp dùng để ghi chép các hoạt động trong suốt kỳ kế toán, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt chính xác tình hình tài chính Việc duy trì sổ Cái đúng chuẩn là bước quan trọng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép các đối tượng kế toán cần theo dõi một cách chi tiết để phục vụ yêu cầu phân tích, tính toán tổng hợp và kiểm tra chính xác Những sổ này giúp cung cấp thông tin chính xác về từng khoản mục kế toán mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng đầy đủ Việc sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết là cần thiết để đảm bảo quản lý tài chính chính xác và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Trong kế toán tiền lương, hàng ngày kế toán dựa trên các chứng từ gốc, bảng tính lương, BHXH và bảng thanh toán lương để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào các tài khoản 334 và 338 Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ cũng được ghi đồng thời vào sổ kế toán chi tiết liên quan để đảm bảo quản lý chính xác Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ cái, lập bảng cân đối sổ phát sinh, và sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành lập báo cáo tài chính.
1.4.2 Hình thức nhật ký - sổ cái
GVHD (Hội chứng đào thải xương mới) là một vấn đề quan trọng trong lĩnh vực y học Th.s Mai Thị Bích Ngọc nhấn mạnh rằng đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái là việc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Phương pháp này giúp tổ chức ghi chép rõ ràng, chính xác và thuận tiện cho việc theo dõi, tổng hợp dữ liệu kinh tế, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.
Căn cứ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ đều được ghi mỗi dòng đồng thời ở cả hai phần: Nhật ký và Sổ cái Dữ liệu trên Nhật ký - Sổ cái đảm bảo tính chính xác để lập báo cáo tài chính kế toán, dựa trên các chứng từ gốc ghi vào Nhật ký - Sổ cái trên các tài khoản như TK 334 để phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để theo dõi chính xác các khoản chi phí, trong đó kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể được ghi nhận trên sổ chi tiết thanh toán Ngoài ra, các khoản này còn được theo dõi qua sổ ghi chi phí sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Việc phân loại và ghi chép chính xác các khoản mục này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các chi phí và tuân thủ quy định kế toán.
1.4.3.Hình thức nhật ký chứng từ (NKCT)
Nhật ký - chứng từ là sổ kế toán tổng hợp phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản Mỗi Nhật ký - chứng từ có thể dành cho một tài khoản hoặc dành cho nhiều tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau, đặc biệt là các quan hệ đối ứng mật thiết với nhau Việc mở Nhật ký - chứng từ phù hợp giúp đảm bảo ghi chép chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của các sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ.
Hàng tháng, NKCT phải tiến hành thủ tục khóa sổ để kết thúc tháng cũ và mở sổ mới cho tháng kế tiếp Việc này đảm bảo ghi nhận chính xác các số dư, doanh thu và chi phí của từng kỳ kế toán Trong quá trình khóa sổ, toàn bộ số dư cần thiết sẽ được chuyển từ NKCT cũ sang NKCT mới, giúp duy trì tính liên tục và chính xác của dữ liệu kế toán Quá trình này là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống kế toán luôn cập nhật và phản ánh đúng tình hình tài chính doanh nghiệp mỗi tháng.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, phản ánh chính xác các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Mỗi tờ sổ dùng để ghi chép một tài khoản, thể hiện các phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý Thông tin trên sổ cái được cập nhật dựa trên tổng số phát sinh Có của tài khoản, phản ánh rõ ràng tình hình tài chính của doanh nghiệp theo nguyên tắc kế toán và quy định của ngân hàng.
Tài khoản có số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan Sổ cái chỉ ghi nhận một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã thực hiện khóa sổ và kiểm tra, đối chứng số liệu trên các nhật ký tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của dữ liệu tài chính.
Bảng kê là loại tài liệu được sử dụng cho các đối tượng cần bổ sung thông tin chi tiết về số liệu Dựa trên dữ liệu phản ánh trong bảng kê, cuối tháng sẽ tiến hành ghi nhận vào hệ thống NKCT có liên quan, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu kế toán.
Kế toán tiền lơng trong điều kiện áp dụng tin học
Hiện nay, thị trường có nhiều phần mềm kế toán như SAS, Cads, Fast, Misa, Effect, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công tác kế toán Việc ứng dụng công nghệ tin học không chỉ giảm thiểu công việc thủ công mà còn cho phép cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng hơn Nhờ tính năng ưu việt của máy tính và kỹ thuật tin học, các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng cho doanh nghiệp.
Việc tính lương thường được thực hiện vào cuối tháng sau khi đã có kết quả hoặc thời gian lao động của nhân viên Phương thức trả lương có thể theo thời gian hoặc theo sản phẩm, phù hợp với từng bộ phận hoặc doanh nghiệp Các phần mềm kế toán giúp tự động tính lương một cách chính xác và tiết kiệm thời gian, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự hiệu quả.
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc phần mềm kế toán thì tính lơng, các khoản trích theo lơng đều có thể thực hiện đợc một cách tự động
Việc tính lương tự động trong phần mềm kế toán được thực hiện qua bảng tính lương, giúp tối ưu hoá quy trình xử lý lương Bảng tính lương có khả năng tự động hoá cao, chỉ yêu cầu người dùng nhập ít thông tin cần thiết, phần còn lại sẽ được phần mềm tự động thực hiện theo các quy trình đã thiết lập sẵn Ngoài ra, hệ thống còn tự sinh ra các bút toán phản ánh chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo từng bộ phận, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán.
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC HOẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI
CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN
ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tân Thuận, thành lập từ năm 2001 theo quyết định số 102002007 của Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội, bắt đầu với vốn điều lệ 500 triệu đồng Ban đầu, công ty chú trọng vào kinh doanh thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng và viễn thông, đặc biệt là trong lĩnh vực thiết bị điện tử viễn thông Ngành này đòi hỏi sự am hiểu đặc thù, và công ty đã đối diện với nhiều khó khăn, thách thức vì ngành viễn thông trước đó là lĩnh vực độc quyền của tập đoàn nhà nước.
Một công ty tư nhân mới thành lập với tuổi đời còn rất non trẻ đã không ngừng nỗ lực vượt qua khó khăn để khẳng định vị thế trên thị trường Để duy trì và phát triển bền vững, công ty đã từng bước hoàn thiện chính mình, nâng cao năng lực và mở rộng thị trường Dưới đây là những thông tin tóm tắt về quá trình hình thành và phát triển của công ty, thể hiện sự quyết tâm và chiến lược vững chắc của doanh nghiệp trẻ này.
Tên công ty : Công ty TNHH Tân Thuận
Tên giao dịch : TAN THUAN COMPANY LIMITED Địa chỉ trụ sở: Số 25A- Ngõ 161- Thái Hà - Quận Đống Đa – Hà Nội Điện thoại : (+844) 35146992 Fax :(+844)35146993
Tại : Ngân hàng TMCP sài gòn công thương – Chi nhánh Đống Đa Website: tanthuantelecom.com
Công ty TNHH Tân Thuận là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu riêng và hệ thống hạch toán độc lập Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, công ty nỗ lực xây dựng thương hiệu vững mạnh và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định để phát triển bền vững trên thị trường Sự tự chủ về tài chính và quản lý giúp Tân Thuận tăng cường khả năng cạnh tranh, phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
Phòng dự án Phòng kinh doanh
Phòng hành chính của công ty luôn đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu để đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng Với gần 10 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được vị thế vững chắc trên thị trường thiết bị văn phòng, điện tử viễn thông Chính nhờ vào sự cam kết về chất lượng và uy tín, công ty đã chiếm được lòng tin của nhiều khách hàng, nâng cao thương hiệu và uy tín trên thị trường.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng và thiết bị điện tử viễn thông chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và tổ chức Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn lắp đặt và bảo trì hệ thống thiết bị, đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả Với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, nâng cao năng suất làm việc của khách hàng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy công ty
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng như một hệ thống liên kết chặt chẽ, bắt đầu từ Giám đốc đứng đầu, tiếp theo là Phó Giám đốc và các phòng ban nằm dưới quyền quản lý của các trưởng phòng Điều này giúp đảm bảo hoạt động tổ chức diễn ra một cách hiệu quả và phối hợp nhịp nhàng.
Trong mô hình quản lý này, các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách quản lý xử lý Những vấn đề chung của công ty sẽ được bàn bạc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc, trong đó Giám đốc sẽ đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và chịu trách nhiệm hoàn toàn về quyết định của mình.
Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành công việc hàng ngày theo chỉ đạo trực tiếp, đảm nhận trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh chính của công ty Vai trò của Phó Giám đốc là hỗ trợ Giám đốc trong quản lý và lập kế hoạch chiến lược, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Người đảm nhiệm vị trí này cần có khả năng lãnh đạo, quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo các mục tiêu đặt ra được thực hiện đúng tiến độ Với trách nhiệm cao, Phó Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động ổn định và nâng cao hiệu quả của tổ chức.
Phòng Bảo hành là bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ hậu mãi sau bán hàng Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm xử lý các yêu cầu bảo hành, đảm bảo chất lượng dịch vụ sau bán hàng, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng Phòng Bảo hành đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì uy tín và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên sâu cho giám đốc và bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển của công nghệ mới, giúp doanh nghiệp nắm bắt các đặc điểm nổi bật và tính năng kỹ thuật của các giải pháp công nghệ tiên tiến Đảm bảo rằng các chiến lược công nghệ được cập nhật phù hợp với xu thế thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Các chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công nghệ mới để hỗ trợ quyết định đầu tư và triển khai phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu, kiểm tra , đánh giá chất lượng các sản phẩm của các nhà cung cấp, hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
- Lắp đặt thiết bị cài đặt phần mềm theo yêu cầu của khách hàng,giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách khi cần thiết
Kiểm tra các điều kiện bảo hành để đảm bảo quyền lợi của khách hàng Nhận và gửi hàng bảo hành chính xác, đúng quy trình để duy trì chất lượng dịch vụ Thu đòi và giao trả hàng bảo hành nhanh chóng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo hợp đồng nhằm nâng cao hiệu suất và độ bền của sản phẩm, củng cố lòng tin và uy tín của thương hiệu trên thị trường.
Các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty được tập hợp để phân tích và đánh giá, từ đó giúp ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược phù hợp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Việc lắng nghe ý kiến khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm người dùng và đảm bảo dịch vụ cung cấp luôn đáng tin cậy, hoàn hảo nhất có thể Nhờ đó, công ty có thể tối ưu hóa sản phẩm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng.
* Phòng Dự án :Công ty có chức năng tư vấn cho giảm đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh Nhiệm vụ cụ thể :
Nghiên cứu và cập nhật các quy định mới nhất của Nhà nước về công tác quản lý đầu tư giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả dự án Đồng thời, các quy chế đấu thầu liên quan đến cung cấp và lắp đặt trang thiết bị cần được thực hiện rõ ràng, minh bạch để đảm bảo cạnh tranh lành mạnh Việc nắm bắt chính xác các quy định này không chỉ giúp các doanh nghiệp hoạt động đúng quy trình mà còn góp phần nâng cao chất lượng đầu tư và tối ưu hóa nguồn lực.
GVHD: Th.s Mai Thị Bích Ngọc
Nghiên cứu kế hoạch đầu tư của các tổ chức, cá nhân để tận dụng cơ hội tham gia các dự án cung cấp, lắp đặt và bảo trì trang thiết bị điện tử văn phòng, thiết bị viễn thông mới Tiếp cận các đối tác có kế hoạch nâng cấp trang thiết bị để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và mở rộng khả năng tham gia các hoạt động đấu thầu Việc này giúp nắm bắt các dự án tiềm năng, đảm bảo cạnh tranh hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật số.
Xây dựng kế hoạch là bước quan trọng để đề ra các giải pháp cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đề ra Trong đó, đề xuất các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch Sau đó, trình giám đốc phê duyệt kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh dựa trân chiến lược kinh doanh của công ty.
