Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt
Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt có đội ngũ nhân viên đa dạng, bao gồm các vị trí như giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban chức năng Tương tự các doanh nghiệp khác, quy mô nhân sự của công ty được tổ chức rõ ràng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp Số lượng nhân viên của công ty phản ánh quy mô hoạt động và mục tiêu phát triển trong lĩnh vực thương mại và du lịch.
Các bộ phận quan trọng nhất của công ty bao gồm phòng Marketing ( thị trường), phòng điều hành và phòng hướng dẫn, chịu trách nhiệm chủ yếu trong hoạt động kinh doanh và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, cơ chế hoạt động rõ ràng Quy mô của các phòng ban phụ thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động của công ty, nhưng về cơ bản, nội dung công việc của chúng vẫn bao gồm các chức năng chính như đã đề cập Điểm khác biệt chính nằm ở phạm vi, quy mô và hình thức tổ chức của từng bộ phận Khi nhắc đến công ty lữ hành, người ta thường liên tưởng ngay đến các bộ phận như Marketing, điều hành và hướng dẫn Ngoài ra, còn có các phòng tổng hợp như phòng tài chính – kế toán và phòng tổ chức hành chính, đảm nhiệm các chức năng hỗ trợ và quản trị Các phòng hỗ trợ và phát triển như phòng vận chuyển, phòng vé máy bay đóng vai trò là các hướng phát triển của công ty, không chỉ đáp ứng nhu cầu về khách sạn, vận chuyển mà còn mở rộng lĩnh vực kinh doanh Các bộ phận này thể hiện việc liên kết ngang trong cơ cấu tổ chức của công ty, giúp đảm bảo hoạt động thống nhất và hiệu quả.
Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức công ty Vietway Travel ( Nguồn : Bộ phận nhân sự )
Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt là mô hình trực tuyến, với ban giám đốc đồng thời là người quản lý trực tiếp, có quyền quyết định đối với từng bộ phận và kiểm soát hoạt động của các phòng ban như một công ty riêng biệt Mô hình này có quy mô nhỏ, tập trung cao, giúp công ty nhanh chóng tận dụng các cơ hội thị trường và triển khai các chiến lược sản phẩm mới một cách linh hoạt Tuy nhiên, cơ cấu đơn giản này thường dẫn đến việc quản lý thông tin chưa có hệ thống rõ ràng, thiếu các quy định, chính sách chặt chẽ, đồng thời trách nhiệm và quyền hạn chưa được phân chia rõ ràng, dễ dẫn đến chồng chéo, trùng lặp trong hoạt động và quản lý điều hành.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận : Giám đốc:
Bộ phận Nhân sự Bộ phận Điều hành
Nhân viên điều hành Hướng dẫn viên
Bộ phận kinh doanh Bán hàng Marketing
Tổ chức sự kiệnQuảng cáo
Người phụ trách chung của công ty là người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên về hoạt động của doanh nghiệp Họ đóng vai trò trực tiếp trong việc quản lý, lãnh đạo công ty, đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy định và đạt hiệu quả cao Vai trò của người này rất quan trọng trong việc định hướng chiến lược và giữ vững uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Giám đốc đóng vai trò chủ đạo trong việc đề ra các chương trình và chiến lược kinh doanh để hướng tới mục tiêu phát triển của công ty Họ trực tiếp điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm việc giám sát nhân viên và ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng Ngoài ra, giám đốc là người quyết định chiến lược ngắn hạn và dài hạn của công ty, đồng thời lập kế hoạch công tác, thiết lập quy tắc và quy định nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh Họ còn thực hiện nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận trong việc thực hiện các công việc được giao, thay mặt công ty ký kết hợp đồng với đối tác và giải quyết các công việc hành chính hàng ngày Cuối cùng, giám đốc có trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan đến công ty và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhân sự, đảm bảo công ty có đội ngũ nhân lực phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra Ông/Bà còn phải chịu trách nhiệm trước Tổng cục Du lịch và Sở Du lịch về hiệu quả kinh doanh của công ty, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và bền vững.
Bộ phận tài chính- kế toán:
Bộ phận tài chính – kế toán có trách nhiệm thống kê, lập kế hoạch tài chính và lập báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hàng tháng cho công ty, đồng thời đảm nhiệm việc chi trả lương nhân viên và các dịch vụ của chương trình du lịch Phòng kế toán xây dựng hệ thống kế toán phù hợp, cập nhật luật thuế mới nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật Họ quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra và có trách nhiệm báo cáo tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo theo yêu cầu, đồng thời nắm bắt tình hình tài chính để đưa ra các tham mưu kịp thời trong quyết định phát triển doanh nghiệp Công tác thực hiện bao gồm theo dõi ghi chép chính xác các khoản chi tiêu theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp; thực hiện các báo cáo định kỳ để phản ánh những thay đổi nhằm giúp lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời Ngoài ra, phòng kế toán còn theo dõi thị trường, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất các chính sách giá cả phù hợp để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới đây là các câu chính phản ánh ý nghĩa và nội dung của đoạn văn, được tối ưu hóa theo quy tắc SEO:1 Quản lý toàn diện quy trình nguồn nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên.2 Thực hiện công tác quản trị văn phòng, xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị.3 Xây dựng và điều chỉnh quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.4 Tổ chức công tác quy hoạch cán bộ, đánh giá hiệu suất quản lý theo kỳ hạn, và thực hiện các thủ tục bổ nhiệm hoặc tái bổ nhiệm nhân sự.5 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng, phát triển kỹ năng và năng lực của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.6 Xây dựng tiêu chuẩn và thực hiện đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên nhằm nâng cao chất lượng nhân sự.7 Thực hiện tuyển dụng lao động, phân bổ, điều động và bố trí nhân viên phù hợp với kế hoạch nguồn nhân lực.8 Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, đồng thời báo cáo đúng quy định về định biên lao động.9 Quản lý công tác lập kế hoạch tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ lương của các đơn vị.10 Giải quyết các chế độ phụ cấp, hưu trí và các chính sách liên quan đến quyền lợi người lao động.11 Thực hiện thủ tục cử cán bộ đi học, công tác, tham quan trong nước và nước ngoài nhằm nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm.12 Quản lý công tác thi đua, khen thưởng, xử lý kỷ luật và hồ sơ nhân sự của cán bộ, nhân viên theo quy định hiện hành.
Trong quá trình thực hiện hoạt động du lịch, nhân viên phối hợp đàm phán với khách hàng để tư vấn, đăng ký và ký kết hợp đồng du lịch một cách chuyên nghiệp Họ thiết kế các tour du lịch sáng tạo, xây dựng kế hoạch chi tiết nhằm mang lại những trải nghiệm khó quên cho khách Ngoài ra, công việc còn bao gồm làm việc trực tiếp với hướng dẫn viên để đảm bảo chuyến đi diễn ra theo kế hoạch, đồng thời phối hợp xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và các địa điểm nghỉ dưỡng, khu tham quan giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và mang đến nhiều trải nghiệm đa dạng cho du khách Cuối cùng, việc lập các báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý giúp công ty tổng hợp hoạt động và đề xuất các giải pháp phát triển trong ngành du lịch.
Phòng kinh doanh đóng vai trò then chốt trong hoạt động của Công ty bằng việc nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn trong năm, đặc biệt là các kỳ nghỉ lễ và hè Họ thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng và các công ty du lịch, đồng thời quản lý nhân viên kinh doanh và phát triển hệ thống đối tác cung cấp dịch vụ land tour quốc tế trên toàn cầu Phòng kinh doanh cũng thực hiện khảo sát thị trường, phân tích xu hướng, xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ bền vững, đồng thời phối hợp với bộ phận điều hành để phát triển các chương trình du lịch phù hợp nhu cầu khách hàng và ký kết hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước Ngoài ra, phòng còn xây dựng dữ liệu khách hàng, triển khai các chiến dịch quảng bá thương hiệu và gửi thông tin các tour mới, khuyến mãi tới khách hàng quen thuộc nhằm thúc đẩy doanh số và mở rộng thị trường.
Ngoài ra, trách nhiệm của chúng tôi còn bao gồm quảng cáo, xúc tiến, định giá và phân phối nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất đến khách hàng Đây là các chức năng cốt lõi giúp kết nối doanh nghiệp với khách hàng một cách hiệu quả, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển bền vững.
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và
Du Lịch Con Đường Việt ( trong 3 năm gần nhất )
Trong những năm qua, ngành du lịch Việt Nam đã chịu ảnh hưởng nghiêm trọng của đại dịch Covid-19, nhưng nhờ sự lãnh đạo tài tình của chính phủ và các gói hỗ trợ kịp thời, ngành du lịch trong nước đã phục hồi mạnh mẽ Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt tận dụng tối đa các hỗ trợ này để nâng cao chất lượng dịch vụ và bắt kịp xu hướng thị trường Nhờ hoạt động hiệu quả và liên tục đổi mới, công ty luôn tạo niềm tin vững chắc và xây dựng vị thế tốt trong ngành du lịch Việt Nam.
Trong 3 năm qua, công ty đã xây dựng lòng tin vững chắc và phát triển các chương trình, sự kiện sáng tạo, mới lạ, giúp nâng cao chất lượng hoạt động và doanh thu vượt mong đợi Nhờ đó, công ty ngày càng thu hút sự quan tâm của toàn xã hội, khách hàng trong và ngoài nước, góp phần khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường.
Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực dịch vụ du lịch và lữ hành tại Việt Nam qua nhiều năm phát triển liên tục Công ty ghi nhận sự tăng trưởng mạnh về quy mô, đội ngũ nhân sự, số lượng khách hàng, đồng thời mở rộng mạng lưới đối tác dịch vụ đa dạng và hợp tác chặt chẽ Thành tích nổi bật của công ty bao gồm tốc độ tăng trưởng kinh doanh đều qua các năm và sự phát triển không ngừng của hệ thống dịch vụ, góp phần nâng cao uy tín và cạnh tranh trên thị trường du lịch Việt Nam.
Ban đầu, Công ty có quy mô nhỏ với chỉ một văn phòng nhỏ và đội ngũ cán bộ công nhân viên محدود, cùng với nguồn vốn ít ỏi Dù gặp nhiều khó khăn và gian khổ trong điều kiện thiếu thốn, lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên vẫn kiên trì vượt qua thử thách để phát triển.
“khởi nghiệp” từ những tour du lịch Nội địa giá rẻ.
Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và trở ngại không lường trước, từ những ngày tháng khởi nghiệp đến nay đã khẳng định được uy tín, vị thế và thương hiệu trong lĩnh vực dịch vụ du lịch và lữ hành Để tồn tại và phát triển trong thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, công ty đã xây dựng chiến lược tập trung vào đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao và nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên Công ty không ngừng đổi mới công nghệ, trang bị máy móc hiện đại và áp dụng các phương thức tổ chức, dịch vụ tiên tiến, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quảng bá và kinh doanh thương mại điện tử Nhờ đó, công ty đã tạo dựng uy tín với các đối tác cung ứng dịch vụ, xây dựng nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong điều kiện mới.
Những thành công của Công ty không chỉ do nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân viên mà còn nhờ sự quan tâm và tạo điều kiện từ các cơ quan quản lý du lịch Hà Nội, chính quyền địa phương, đối tác dịch vụ và du lịch trong nước cũng như sự ủng hộ của khách hàng thân thiết Nhờ đó, Công ty có nhiều cơ hội khẳng định vị thế, không ngừng phát triển và xây dựng hình ảnh uy tín trong ngành du lịch và kinh tế Việt Nam Thành tựu này tiếp thêm động lực để lãnh đạo và nhân viên Công ty tiếp tục vươn xa, gặt hái những thành tích cao hơn trong tương lai.
Trong năm 2020, công ty đã gặp phải tác động nặng nề từ đại dịch Covid-19, khiến nhiều kế hoạch chưa thể thực hiện và doanh thu, lợi nhuận chưa có sự tăng trưởng đột phá Tuy nhiên, bước sang giai đoạn 2021-2022, thị trường du lịch toàn cầu phục hồi tích cực, cộng dengan sự hỗ trợ và thúc đẩy từ chính phủ, giúp công ty kinh doanh hiệu quả hơn, đạt doanh thu và lợi nhuận vượt mục tiêu đề ra Dù gặp những thử thách, nhờ vào sự lãnh đạo tài tình của ban lãnh đạo và chiến lược phù hợp với tình hình dịch bệnh, công ty đã lấy lại thị trường và thể hiện rõ hiệu quả của các phương án đề ra, đối lập với nhiều doanh nghiệp cùng ngành đang gặp khó khăn, nguy cơ phá sản.
Với gần hai thập kỷ hoạt động trên thị trường du lịch Việt Nam, Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt đã không ngừng nỗ lực để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình Nhờ vào sự tận tâm và chất lượng dịch vụ, công ty đã mở rộng lượng khách hàng, góp phần mang về doanh thu đáng kể Sự phát triển bền vững của công ty khẳng định vị thế uy tín trong ngành du lịch Việt Nam.
Dữ liệu kinh doanh cho thấy ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch COVID-19 bắt đầu từ cuối năm 2019 tại Vũ Hán, Trung Quốc, rồi lan rộng sang nhiều quốc gia khác vào đầu năm 2020, bao gồm Việt Nam Trong năm 2020, dịch đã bùng phát hai lần với mức độ nghiêm trọng, tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn như Đà Nẵng, Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh – những trung tâm du lịch trọng điểm Đợt dịch diễn ra đúng vào mùa du lịch biển, khiến các bãi biển phải đóng cửa ngay giữa mùa vụ, dẫn đến giảm sút đáng kể lợi nhuận của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ.
Năm 2021, dịch covid đã được kiểm soát, khách du lịch có nhu cầu đi du lịch nhiều hơn Số lượng khách tăng lên, doanh số và doanh thu năm 2021 tăng lên nhanh chóng Sau khi tình hình dịch covid được kiểm soát, mọi người có xu hướng đi du lịch nhiều hơn sau một thời gian dài cách ly Đây là cơ hội của các công ty lữ hành tiếp đón và bán các sản phẩm cho khách Công ty TNHH Thương Mại và du Lịch Con ĐườngViệt đã nắm bắt được xu hướng, thiết kế được nhiều tour phù hợp với xu hướng hiện tại, vì vậy mà doanh thu, lợi nhuận của công ty nhanh chóng So với năm 2020 công ty phải chịu những tổn thất do dịch bệnh covid 19 thì đến năm 2021 công ty đã phát triển vượt lên lợi nhuận tăng 133% so với năm 2020.
Trong giai đoạn 2021-2022, ngành du lịch toàn cầu đã chuyển hướng tích cực nhờ sự hỗ trợ và thúc đẩy từ nhà nước, giúp công ty đạt được doanh thu và lợi nhuận cao hơn, trong đó lợi nhuận tăng 200% so với năm 2021 Năm 2022 đánh dấu bước tiến lớn của ngành du lịch khi các lệnh cấm vận được dỡ bỏ, khách du lịch có xu hướng đi du lịch nhiều hơn Chính sách hỗ trợ sau dịch đã tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty du lịch phục hồi và phát triển, giúp Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt gặt hái nhiều thành công trong năm 2022.
Dù tình hình hoạt động kinh doanh khả quan, doanh thu và lượng khách tăng mạnh, cạnh tranh gay gắt trong ngành du lịch đặt ra nhiều thử thách Tuy nhiên, kết quả kinh doanh tích cực phản ánh sự nỗ lực và cố gắng hết mình của ban quản trị cùng toàn bộ nhân viên trong công ty.
TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG VIỆC
Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tại đơn vị thực tập
Bộ phận Tài chính – Kế toán Chức năng của bộ phận tài chính kế toán
Lập kế hoạch chi phí du lịch và danh sách các yêu cầu là bước quan trọng, bao gồm việc cập nhật hàng ngày về chi phí, số lượng khách và ngân sách dự kiến Kế hoạch chi phí cụ thể cho từng chuyến đi bao gồm phương tiện di chuyển, ăn uống, quà tặng và các dịch vụ đi kèm, phù hợp với nguyện vọng của du khách Người kế toán chuyến đi đảm nhiệm việc nhận tiền trước và phân phối ngân sách cho các dịch vụ theo kế hoạch, đồng thời xem xét các khoản phụ trội đề xuất từ nhà điều hành tour trước khi thanh toán Sau khi hoàn tất kế hoạch ngân sách, kế toán bắt đầu thu thập thông tin từ nhà điều hành tour và liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch như khách sạn, khu vui chơi để thương lượng giá cả tối ưu và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Kế toán du lịch đóng vai trò quan trọng trong việc lập dự toán ngân sách và kiểm soát chi phí tham quan, đảm bảo quản lý hiệu quả mỗi chuyến đi Họ lập kế hoạch chi phí theo từng giai đoạn và phát triển chiến lược sử dụng quỹ phù hợp, tránh lãng phí cho các hoạt động không cần thiết Trong quá trình tổ chức tour, kế toán giám sát và quản lý chi phí xuyên suốt mạch dịch vụ qua trung gian là hướng dẫn viên du lịch, nhận phiếu thu và hóa đơn, đồng thời nhắc nhở công ty lữ hành và hướng dẫn viên thực hiện đúng kế hoạch chi phí Công việc của họ còn bao gồm phân chia chi phí theo loại hình tour (nội địa và quốc tế), quản lý biên lai và chi phí đầu vào, cũng như xuất hóa đơn cho từng chuyến đi Cuối cùng, việc ước tính thu nhập và chi phí giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách hợp lý, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh du lịch.
Công việc của bộ phận tài chính -kế toán Lập kế hoạch chi phí tour du lịch, lập danh sách du lịch
Họ là người tiếp nhận trực tiếp kinh phí của khách hàng du lịch trước khi xuất chi phí cho điều hành tour và các dịch vụ theo đúng kế hoạch ngân sách Trong các trường hợp đặc biệt như đề xuất khoản bổ sung, kế toán du lịch sẽ xem xét kỹ lưỡng trước khi xuất phí để đảm bảo tính chính xác và hợp lý Đồng thời, họ thu thập danh sách khách du lịch và liên hệ trực tiếp với các công ty cung ứng dịch vụ để đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chuyến đi.
Sau khi nhận thông tin về tour và hoàn tất kế hoạch kinh phí, kế toán du lịch sẽ phụ trách thu thập dữ liệu khách hàng từ điều hành tour Tiếp theo, kế toán du lịch đóng vai trò liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch như du thuyền, khách sạn, khu vui chơi để đàm phán giảm giá dựa trên số lượng khách tham gia tour.
Lập dự thu chi ngân sách, kiểm duyệt các khoản chi cho tour du lịch và mối quan hệ hợp tác.
Kế toán du lịch đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch ngân sách cho các tour, dựa vào từng giai đoạn và gói tour khác nhau, nhằm đảm bảo mức ngân sách hợp lý và phù hợp với thực tế hoạt động Họ có nhiệm vụ dự báo thu chi định kỳ để xây dựng ngân sách dự kiến, giúp điều hành doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả Bên cạnh đó, kế toán kiểm duyệt các khoản chi tiêu để hướng dẫn phòng điều hành sử dụng ngân sách đúng mục đích và tránh lãng phí Đồng thời, họ thực hiện kiểm duyệt dịch vụ một cách kỹ càng, đảm bảo phân bổ ngân sách hợp lý, hạn chế các hoạt động không cần thiết gây tiêu hao tài chính.
Thực hiện công tác quản lý và theo dõi tour du lịch
Kế toán du lịch đảm nhận vai trò theo dõi và quản lý chi phí, dịch vụ trong suốt hành trình tour, qua bộ phận điều hành hoặc hướng dẫn viên du lịch Họ tiếp nhận các khoản thu chi qua hóa đơn dịch vụ trong hành trình và có trách nhiệm giám sát, điều hành tour nhằm đảm bảo chi phí phù hợp với kế hoạch đã đề ra Ngoài ra, kế toán du lịch còn hướng dẫn viên thực hiện đúng ngân sách, xử lý các chi phí phát sinh một cách hợp lý và ghi nhận, theo dõi chi phí theo từng đối tượng tour để đảm bảo quản lý tài chính chính xác.
Mặc dù toàn bộ hợp đồng tour được ký kết bởi bộ phận điều hành, nhưng các hoạt động liên quan đến chi phí và tài chính đều do kế toán du lịch quản lý Toàn bộ chi phí đầu vào của khách du lịch, gồm tour nội địa và quốc tế, đều được tiếp nhận, phân loại và quản lý chặt chẽ Kế toán du lịch cũng là người xuất hóa đơn đã thanh toán cho từng tour cụ thể Dựa trên các khoản chi phí ban đầu này, họ dự trù và điều phối ngân sách để đảm bảo phân bổ chi phí hợp lý cho từng chuyến du lịch.
Kế toán du lịch có trách nhiệm kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ mua bảo hiểm cho du khách, đặc biệt là những khách hàng tham giaTour du lịch mạo hiểm hoặc có nhu cầu mua bảo hiểm Đối với khách đi tour quốc tế, kế toán sẽ xác định và tính thuế giá trị gia tăng phù hợp theo quy định Việc mua bảo hiểm và xác định thuế GTGT là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi của khách hàng và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế trong hoạt động du lịch.
Cân đối chi phí thuế và quyết toán toàn bộ chi phí khi tour du lịch kết thúc
Hoạt động quản lý ngân sách của kế toán du lịch không chỉ bao gồm việc theo dõi, tính toán, xuất và thu ngân sách mà còn đòi hỏi phải cân đối các chi phí liên quan như chi phí hóa đơn và doanh thu bán ra Kế toán du lịch còn là người cuối cùng trong quá trình quyết toán toàn bộ chi phí cho khách du lịch sau khi tour kết thúc, đặc biệt đối với những tour nhận chỉ một phần kinh phí đầu vào.
Lập báo cáo quản trị, báo cáo tài chính
Lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính định kỳ hàng tuần, quý, năm giúp tổng kết tình hình thu chi và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc kiểm kê nhanh chóng toàn bộ tài sản hiện có, vốn chủ sở hữu, các hoạt động thu – chi, công nợ cần thanh toán đảm bảo quản lý chính xác tài chính nội bộ Báo cáo này hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhằm tối ưu hoạt động kinh doanh và tăng trưởng bền vững Đồng thời, xây dựng bảng kế hoạch kinh doanh chi tiết và kế hoạch tài chính rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động lập chiến lược phát triển lâu dài.
Bộ phận Kinh Doanh đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì vị trí trên thị trường thông qua các hoạt động marketing chiến lược Nhờ các hoạt động của bộ phận marketing, hình ảnh và thương hiệu công ty ngày càng được phổ biến rộng rãi đến công chúng, góp phần thúc đẩy doanh số và phát triển bền vững Vì đây là bộ phận chủ yếu em thực tập, nên quá trình thực tập tại đây giúp em hiểu rõ hơn về các chiến lược tiếp thị và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả.
Bộ phận marketing và bán hàng đóng vai trò hỗ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và điều hành mạng lưới hoạt động của công ty Họ tổ chức và chỉ đạo hoạt động marketing, xây dựng và triển khai kế hoạch marketing phù hợp với chiến lược kinh doanh, đồng thời phân tích thị trường, đề xuất các định hướng phát triển và chính sách marketing Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý chi phí marketing, đào tạo và đánh giá nhân viên, đảm bảo hoạt động hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của công ty Việc thực hiện các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc giúp công ty nắm bắt tình hình hoạt động, đồng thời thúc đẩy hoạt động quảng bá thương hiệu, marketing sản phẩm, khai thác thị trường du lịch tiềm năng và giới thiệu các chương trình, sản phẩm du lịch đến khách hàng mục tiêu.
Bộ phận marketing của công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu
Việc xây dựng và phát triển thương hiệu là hoạt động trọng tâm của Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt, góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường Thương hiệu mạnh giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn trong lòng khách hàng và đạt được thành công bền vững Đầu tư vào xây dựng thương hiệu là chiến lược quan trọng để doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu hiệu quả.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt đã tập trung xây dựng thương hiệu uy tín và minh bạch, đảm bảo mọi hình ảnh và thông điệp truyền tải rõ ràng, chính xác và hấp dẫn Điều này giúp thu hút sự quan tâm của khách hàng mục tiêu và tạo dựng lòng tin vững chắc đối với thương hiệu.
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới và mở rộng thị trường
Bộ phận marketing của công ty chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống thu thập và tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh để phân tích và đánh giá dữ liệu Dựa trên đó, họ đề xuất các bước cải tiến sản phẩm hiện có hoặc phát triển sản phẩm mới phù hợp với xu hướng thị trường Marketing còn phối hợp đề xuất ý tưởng, xác định hướng phát triển sản phẩm, xây dựng thương hiệu, thiết kế bao bì sản phẩm và xây dựng chiến lược mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Tổ chức bộ máy công việc tại đơn vị thực tập
2.2.1 Nghiệp vụ điều hành Đặc điểm của nhân viên điều hành tour tại công ty:
Nhân viên điều hành tour đóng vai trò quan trọng trong họat động, công ty luôn chú trọng đào tạo và nâng cao chất lượng nhân viên.
Nhân viên điều hành tour sẽ thực hiện các công việc sau:
Các nhà điều hành tour chịu trách nhiệm thiết kế các dịch vụ đặc biệt và trải nghiệm du lịch độc đáo tại mỗi điểm đến để nâng cao sự hài lòng của khách hàng Họ trực tiếp giao dịch, giới thiệu, đàm phán và ký kết hợp đồng về dịch vụ với khách du lịch, đồng thời thuyết phục họ tham gia các chương trình du lịch Ngoài ra, họ làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ để thương lượng giá cả và chất lượng nhằm đảm bảo dịch vụ toàn diện phù hợp lợi ích doanh nghiệp Các nhà điều hành cũng phân công công việc cho hướng dẫn viên du lịch, giám sát và kiểm tra để điều chỉnh kịp thời các tình huống và sự cố phát sinh trong quá trình tổ chức tour Việc nghiên cứu thị trường cạnh tranh, tích lũy kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế giúp xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp và thúc đẩy xây dựng thương hiệu Cuối cùng, họ chuẩn bị các báo cáo hoạt động hàng ngày để gửi cấp trên, nhằm cập nhật tình hình, chỉ rõ những công việc còn dang dở và đề xuất các giải pháp cải thiện kịp thời.
Nhân viên điều hành tour không chỉ bán các gói combo nghỉ dưỡng hấp dẫn mà còn đảm nhận vai trò lễ tân quan trọng Họ là người tiếp xúc đầu tiên và cuối cùng với khách du lịch khi đến công ty, góp phần tạo ấn tượng ban đầu tích cực và giữ chân khách hàng cuối hành trình Dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm của họ đóng vai trò then chốt trong xây dựng hình ảnh thương hiệu và nâng cao trải nghiệm du khách.
Nhân viên điều hành tour đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn nguồn tiếp nhận khách để đáp ứng tối đa các nhu cầu về lưu trú và vui chơi giải trí của khách hàng Họ giúp khai thác tốt nhất nguồn lực của công ty, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh Vai trò của nhân viên này là yếu tố then chốt trong việc xây dựng dịch vụ du lịch chất lượng cao, phù hợp với mong đợi của khách và tiềm năng phát triển của công ty.
Nhân viên điều hành của Công ty TNHH Thương Mại và Du Lịch Con Đường Việt đảm nhận vai trò lễ tân khách sạn, cung cấp dịch vụ đặt phòng, chỉnh sửa đặt ăn và xử lý các yêu cầu hủy, hoàn tiền một cách chuyên nghiệp và tận tâm Các hoạt động này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong quản lý dịch vụ khách sạn hiệu quả Nhân viên điều hành góp phần xây dựng hình ảnh thân thiện, chuyên nghiệp của công ty trong lĩnh vực du lịch và khách sạn.
… Khách hàng kết nối với công ty, người cần liên hệ và để đáp ứng yêu cầu của họ, nhà điều hành tour du lịch.
Trong quá trình lưu trú, khách hàng đều thông qua nhà điều hành tour đối với các dịch vụ nghỉ dưỡng, từ đặt chỗ đến nghỉ ngơi, giúp mở rộng hoạt động kinh doanh cho khu nghỉ dưỡng Nhà điều hành tour tiếp xúc với khách hàng nhiều nhất từ khi khách quan tâm đến sản phẩm đến lúc lưu trú, và khách hàng có quyền yêu cầu, trợ giúp hoặc khiếu nại nếu không hài lòng Nhân viên điều hành tour cần luôn thể hiện thái độ thân thiện, mỉm cười để tạo ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách, qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và giúp nhân viên hiểu rõ tâm lý khách hàng hơn Giao tiếp khéo léo, nắm bắt tâm lý khách sẽ mang lại sự hài lòng ngay từ những khoảnh khắc đầu tiên, trong khi những sơ suất nhỏ có thể gây mất thiện cảm, do đó nhân viên điều hành tour cần đặc biệt chú ý đến kỹ năng giao tiếp và ứng xử.
Nhân viên điều hành tour đóng vai trò là đại diện của công ty trong việc tiếp nhận yêu cầu và phục vụ khách hàng đúng nhu cầu, giống như nhân viên lễ tân của khách sạn Họ chịu trách nhiệm đăng ký mọi thắc mắc, thông báo các yêu cầu cần thiết và phối hợp với các bộ phận khác để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất Đồng thời, nhân viên điều hành tour đảm nhận vai trò thanh toán, hướng dẫn quy trình đặt cọc, đảm bảo thanh toán chính xác, kịp thời và công bằng cho khách hàng trong suốt quá trình mua và sử dụng dịch vụ Bên cạnh đó, họ chịu trách nhiệm đảm bảo quyền lợi dịch vụ của khách, giúp khách hiểu rõ các tiện ích được hưởng, tạo không gian thoải mái và thư giãn Cuối cùng, nhân viên điều hành tour thể hiện phong cách giao tiếp chuyên nghiệp, lịch sự, tế nhị và tận tình, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng hình ảnh công ty tích cực.
Nhân viên điều hành tour cần nắm rõ thông tin về các khách sạn, khu nghỉ dưỡng liên kết của công ty, bao gồm địa chỉ chính xác, tên chính thức, tên đường, số điện thoại, địa chỉ email và trang web của cơ sở lưu trú Hiểu rõ giờ check-in và check-out cũng như các chi tiết liên quan giúp nhân viên trả lời nhanh chóng và chính xác các câu hỏi của khách hàng về địa chỉ và thông tin lưu trú Điều này đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và cải thiện uy tín của công ty.
Vị trí và đường đến cơ sở lưu trú rất quan trọng đối với khách du lịch, vì họ thường tìm kiếm những nơi thuận tiện để tham quan và di chuyển Người điều hành tour cần nắm rõ các tuyến đường dẫn đến nơi lưu trú từ các khu vực khác nhau, cùng với phương tiện di chuyển phù hợp như taxi, ô tô, phương tiện công cộng hoặc đi bộ Đặc biệt, nhiều khách du lịch ưu tiên chọn các khách sạn gần sân bay, nhà ga hoặc trung tâm thành phố, và cần biết khoảng cách tính bằng km hay thời gian di chuyển trên bản đồ để dễ dàng lựa chọn, giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho họ.
Hiểu biết về dịch vụ lưu trú và ăn uống là điều cần thiết khi bán sản phẩm liên quan đến khách sạn hay biệt thự nghỉ dưỡng Nhân viên cần nắm rõ các dịch vụ đi kèm trong gói phòng, như voucher khách sạn chỉ bao gồm bữa sáng buffet, trong khi biệt thự nghỉ dưỡng thường bao gồm 3 bữa buffet mỗi ngày Ngoài ra, việc tìm hiểu về thực đơn theo từng giai đoạn và ngày trong tuần giúp tư vấn khách hàng chính xác hơn, đặc biệt là vào cuối tuần, khi thực đơn thường phong phú và hấp dẫn hơn Hiểu rõ về các phong cách ẩm thực Á – Âu hoặc truyền thống cũng sẽ giúp tăng tính thuyết phục và hấp dẫn trong dịch vụ tư vấn khách hàng.
Các nghiệp vụ cơ bản với nhân viên điều hành tour
Quy trình đặt phòng diễn ra như sau:
Khi bắt đầu liên hệ hoặc khách hàng chủ động liên hệ, nhân viên kinh doanh cần thu thập các thông tin quan trọng như số lượng thành viên trong đoàn, số lượng trẻ em (nếu có) và độ tuổi của họ Ngoài ra, việc xác định ngày đến và ngày đi của khách hàng cũng rất cần thiết để chuẩn bị các dịch vụ phù hợp Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt nào, nhân viên cần ghi nhận để đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách.
Sau khi khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, nhân viên kinh doanh sẽ gửi email đặt phòng tới bộ phận đặt phòng của khách sạn hoặc resort Thời gian kiểm tra tình trạng phòng và xác nhận đặt phòng thường kéo dài từ 48 đến 72 giờ kể từ khi email được gửi Quá trình này giúp đảm bảo quá trình đặt phòng diễn ra suôn sẻ, đúng yêu cầu của khách hàng, và khách hàng nhận được phản hồi chính xác kịp thời.
Sau khi nhận được phản hồi về tình trạng phòng từ bộ phận đặt phòng của khách sạn hoặc resort, cần thông báo ngay cho khách hàng để họ có thể sắp xếp lịch trình phù hợp Đối với hình thức đặt phòng trực tiếp, khách hàng có thể liên hệ qua đại lý, công ty du lịch hoặc trực tiếp đặt tại khách sạn, tỷ lệ đặt thành công cao nhưng thường đi kèm mức giá niêm yết cao phù hợp với khách hàng có khả năng chi trả cao hoặc khách quốc tế Hiện nay, hình thức đặt phòng bằng voucher đang ngày càng được nhiều khách hàng ưu tiên lựa chọn vì tiện lợi và tiết kiệm chi phí hơn.
Nghiệp vụ giữ chỗ và đặt vé máy bay:
Trong ngành du lịch và cung cấp dịch vụ, hai loại hình dịch vụ chính là lưu trú và vận chuyển, mà các công ty luôn hướng tới việc mang đến những sản phẩm chất lượng tốt nhất cho khách hàng Nhân viên sau khi được đào tạo sẽ hướng dẫn khách hàng về quy trình đặt phòng lưu trú, đồng thời nắm vững các nghiệp vụ giữ chỗ và đặt vé máy bay, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo sự hài lòng từ phía khách hàng Đây chính là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của các doanh nghiệp du lịch và dịch vụ.
Trước hết, nhân viên điều hành cần thu thập từ khách hàng một số thông tin như: số lượng vé (người lớn hay trẻ em và độ tuổi trẻ em nếu có), lộ trình bay, ngày đến/ngày đi,… Ngoài các thông tin cơ bản trên, nhân viên kinh doanh có thể gợi ý thêm có khách hàng một số thông tin như các hãng bay, giờ bay giá rẻ,…
Bên cạnh đó, nhân viên điều hành tour tại Vietway Travel sẽ hướng dẫn để khách hàng nắm được một số thông tin như: hạng vé máy bay, số lượng hành lý kí gửi (tính theo cân),… Mỗi hạng vé có quy định riêng về số lượng hành lý kí gửi và hành lý xách tay, từ đó khách sẽ có thể chuẩn bị trước để giảm thiểu những chi phí không cần thiết. Sau khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết cho việc đặt vé, nhân viên điều sẽ nhập thông tin về khách hàng lên hệ thống đặt vé máy bay để giữ chỗ Khi thông tin được nhập xong, khách hàng sẽ nhận được thư điện tử để xác nhận thông tin và sẽ nhận được mã vé (mã giữ chỗ) Trước khi chuyến bay cất cánh khoảng 2 – 3 tiếng, khách hàng đến quầy của hãng bay (Vietnam Airlines, Bamboo Airways,…), xuất trình mã vé và chứng minh nhân dân cho nhân viên lễ tân Sau đó khách sẽ nhận được vé giấy và vào làm thủ tục check-in, chuẩn bị cho chuyến bay.
