Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự Level 3 5 năm: thiên về hệ thống

Nhƣ tôi vừa viết, Hệ thống QTNS chỉ là 1 phần của hệ thống Quản trị vì thế tôi làm nhƣ sau: Bƣớc 1: Đầu tiên tôi hỏi về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp với câu hỏi: DN đã vẽ ra bức tranh này chƣa? Bƣớc 2: Tôi yêu cầu thành lập hội đồng chiến lƣợc bao gồm BGĐ và các quản lý để xây dựng BSC và cùng trao đổi với hội đồng về trọng số. Bƣớc 2 xong, tôi sang bƣớc 3: Xây dựng KPI chi tiết cho bộ phận đƣợc phân bổ từ bảng BSC (KPI công ty) xuống Phác thảo nhiệm vụ, quy trình của bộ phận Tìm ra điểm điểm cần kiểm soát để cân đo đong đếm đƣa vào KPI chức năng nhiệm vụ của bộ phận Bƣớc 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận. Có KPI cho bộ phận rồi, tôi bắt đầu tiến hành xây dựng mô tả công việc.

LEVEL 2 3-5 HỆ

THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ XÂY THẾ

NÀO?

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

1 HrShare Community

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH HỌC

DỰ ÁN GIẢI MÃ

1

Hệ thống Quản trị Nhân sự, công ty cần gì ? 1 2

Phần 1: Tổng quan về nghề Nhân sự: Con

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao

hiệu quả tuyển

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao

- Tình huống và xử lý các tình huống cho học

- Các công cụ, kỹ thuật cần dùng để nâng cao

hiệu quả giữ người

- Nghệ thuật cho thôi việc và các vấn đề lưu ý

Hệ thống Quản trị Nhân sự, công ty cần gì ?

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

3

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Tình huống: “Mình là thành viên diễn đàn HR Share.Mình là trưởng phòng nhân sự, mình mới nhận 1 công việc mới với vị trí trưởng phòng nhân sự nhưng làm việc giống như giám đốc nhân sự Mình được yêu cầu xây dựng 1 lộ trình

về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công

ty chi nhánh của công ty mình, tùy theo ngành nghề kinh doanh sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp Mình chưa biết bắt đầu việc này như thế nào, Cường có thể giúp hướng dẫn mình cách làm được không ha mình thực sự đang confused và chưa có ý tưởng xây dựng nó như thế nào”

Như tôi vừa viết, Hệ thống QTNS chỉ là 1 phần của hệ thống Quản trị vì thế tôi làm như sau:

Bước 1: Đầu tiên tôi hỏi về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp với câu hỏi: DN đã vẽ ra bức tranh này chưa?

Bước 2: Tôi yêu cầu thành lập hội đồng chiến lược bao gồm BGĐ và các quản lý để xây dựng BSC và cùng trao đổi với hội đồng về trọng số

Bước 2 xong, tôi sang bước 3:

- Xây dựng KPI chi tiết cho bộ phận được phân bổ từ bảng BSC (KPI công ty) xuống

- Phác thảo nhiệm vụ, quy trình của bộ phận

- Tìm ra điểm điểm cần kiểm soát để cân đo đong đếm đưa vào KPI chức năng nhiệm vụ của bộ phận

Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận Có KPI cho bộ phận rồi, tôi bắt đầu tiến hành xây dựng mô

tả công việc

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

5

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Bước 5: Tính thử chính sách thúc đẩy KPI, rút gọn KPI

Bước 6: Xây dựng chính sách lương thưởng cho công ty

Bước 7: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty

Bước 8: Rà soát, xây dựng nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công

ty và bộ phận

Bước 9: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí

Bước 10: Rà soát sự tuận thủ pháp luật của hệ thống QTNS

Quanh đi quẩn lại là làm thế nào để các nhân viên - con người trong tổ chức - hoàn thành mục tiêu của mình, thông qua đó, tổ chức đạt mục tiêu thì đó là QTNS Và quản trị nhân sự là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

7

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Phần 1: Con đường trờ thành HRM

Công việc phải làm của trưởng phòng nhân sự khi bắt đầu nhận việc là gì?

Việc đầu tiên cần phải làm đó là: HIỂU CEO ĐANG NGHĨ GÌ?

Việc thứ hai, cần phải: HIỂU TỔNG QUÁT HRM LÀM GÌ?

Việc thứ ba, ĐI VÀO TRIỂN KHAI

Tình huống: Mình được nhận làm việc cho 1 công ty sản xuất và thương mại

về vật liệu thép và thạch cao Vị trí của

mình là TP HCNS Minh đã làm qua

nhiều công ty, tuy nhiên vị trí TP thì đây

là lần đầu, mình chưa có kinh nghiệm và

nhiều kiến thức ở vị trí này, mình muốn

nhờ bạn tư vấn và share cho mình các tài

liệu cần có, cần dùng Mình muốn mọi

thứ không bị thiếu sót Còn xây dựng

được tới đâu lại là chuyện lộ trình

1 Công ty đã thành lập từ lâu nhưng làm theo kiểu tự phát, từ trước không có phòng HCNS, GĐ thuê 1 công ty tư vấn thuế riêng nên phần đối ngoại các

phòng ban không phải quan tâm nhiều (mô hình này giống như 1 công ty cũ

mình đã từng làm, và mọi thứ cũng rối tung, phòng nhân sự cũng xáo trộn rất nhiều, chính sách thất lạc, không minh bạch )

Về tổng thể, như hình dưới, công việc phải làm của trưởng phòng nhân sự (HRM) có 2 phần việc chính:

1 Quản lý nhân sự phòng

2 Quản lý công việc nhân sự:

- Tác nghiệp xử lý các công việc (các công việc thuộc trách nhiệm trưởng bộ phận và

hỗ trợ các công việc cho nhân viên)

- Thực hiện các công việc tư vấn, tham mưu HRM càng giỏi là HRM thực hiện tốt các công việc trên

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

9

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

2 Về mặt tổ chức: Công ty mình có 01 GĐ, P.HCNS, P.Kế toán, P.Dự án,

K.Kinh doanh, P.Bán hàng, P Cung ứng, Xưởng sản xuất, Kho trung chuyển, Lái xe Minh phải tư vấn cho GĐ về sơ đồ tổ chức cũng như hoạch định các vị trí còn thiếu cho chiến lược phát triển Ví dụ Đại diện thương mại Nói thật vị trí này mình còn chưa hiểu họ sẽ làm gì

3 Về mặt hành chính: Các công việc hiện tại nhân viên đang hỗ trợ không đúng chức năng nhiệm vụ: Ví dụ: Sale admin kiêm lễ tân, kiêm công nợ, kiêm tuyển dụng Kế toán kiêm hành chính (sửa chữa, VPP, quản lý con dấu )

4 Về mặt nhân sự: Trả lương không có quy chế, không có bảng lương, không

có chế độ, nhân viên đi muộn về sớm, không theo bất kỳ quy tắc nào

* Với mô hình ntn thì mình đang nghĩ là tái cơ cấu doanh nghiệp, nhưng chưa

có bất kỳ nội quy, quy chế, hay quy định, quy trình nào thì mình lại phải xây dựng từ đầu, liệu có còn là tái cơ cấu? Mình cũng chưa biết bắt đầu từ đâu, ý Sếp và ý nhân viên có muốn thay đổi không, làm sao để chế độ chính sách phù hợp với doanh thu và đạt được kỳ vọng mang lại lợi ích cho cả 2 bên nói chung, ngoài mục tiêu đúng và đầy đủ chức năng nhiệm vụ của phòng HCNS thì cũng làm sao để phù hợp với văn hóa của Sếp nữa

Mong nhận được phản hồi sớm từ bạn!

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

11

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Phần 2: TUYỂN

Phương pháp phỏng vấn tuyển dụng dựa trên khung năng lực và hành vi

Nói về khung năng lực hay từ điển năng lực, tôi có khá nhiều bài viết đề cập tới chủ đề này.Đây là một thuật ngữ hay và dự án triển khai nó khá đau đầu Khi

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

13

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

triển khai thành công dự án này thì nó sẽ có rất nhiều cái lợi cho công việc quản trị nhân sự và công ty Một trong những cái lợi đó là tuyển được người phù hợp cho công ty

Để mọi người dễ hình dung, tôi sẽ đưa ra 1 số hình ảnh về kết quả của dự án Khung năng lực Sau khi hoàn thành, chúng ta sẽ có khung năng lực của 1 vị trí như sau:

Diễn giải cho mọi người hiểu các bảng này: Một phòng hoặc trung tâm có nhiều

1 bậc chức danh (nhân viên, trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng) Mỗi 1 chức danh có nhiều vị trí (đào tạo, tuyển dụng, chính sách)

Mỗi 1 chức danh thuộc một ngạch hoặc nhiều ngạch Mỗi 1 vị trí có 5 bậc năng lực – bậc thợ

Vị trí A thuộc ngạch Chuyên Gia bao gồm x năng lực Và vị trí A có 5 bậc năng lực hoặc 5 bậc thợ

Mỗi 1 năng lực trong x năng lực đó được chia làm 5 cấp Mỗi 1 cấp được định nghĩa khác nhau

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

15

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Ngoài bảng khung năng lực trên, chúng ta còn có một file từ điển diễn giải định nghĩa từng năng lực và các bậc của nó

Anh chị xem mấy cái hình hẳn đã hiểu, phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì rồi đúng không ạ ? Đó đơn giản chỉ là cách: làm sao đó để tìm ra ứng viên có các năng lực nghề nghiệp và năng lực lõi phù hợp với vị trí công ty đang cần Cùng với đó là xác định xem với mỗi năng lực ứng viên đang có, họ ở cấp độ mấy ?

Về cách thức phỏng vấn để tìm ra được ứng viên phù hợp thì dùng bộ câu hỏi được chuẩn bị sẵn để đánh giá từng năng lực của ứng viên Với ví dụ Năng lực hài hước của Microsoft, chúng ta có bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu:

Những câu hỏi phỏng vấn về năng lực hài hước:

- Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước trong bài thuyết trình Nó có hiệu quả không? Nếu bạn phải thực hiện bài thuyết trình này một lần nữa, bạn sẽ thay đổi nó như thế nào?

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

17

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

- Hãy kể cho tôi nghe về chuyện gì đó hài hước xảy ra ở nơi làm việc Nó có lợi gì?

- Hãy kể cho tôi nghe một tình huống mà khiếu hài hước không có hiệu quả

theo cách mà bạn mong đợi Bây giờ bạn sẽ tiếp cận tình huống đó như thế nào?

- Hãy kể cho tôi trường hợp bạn sử dụng khiếu hài hước để giảm bớt căng

thẳng Kết quả là gì? Bạn học được điều gì từ tình huống đó? Bạn có thể áp

dụng những gì mình đã học được cho một tình huống mới thích hợp với việc sử dụng khiếu hài hước?

Chúng ta dùng những câu hỏi này để đánh giá xem ứng viên có năng lực hài

hước hay không và nếu có thì ở cấp độ mấy Tương tự với các năng lực khác

Ngoài cách dùng bộ câu hỏi mẫu, chúng ta có thể dùng các biện pháp để xác

định năng lực của ứng viên Như ở đầu bài, chúng ta có thể dựa vào hành vi để đánh giá tuyển dụng

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24

• Thiết lập Hành trình Trải nghiệm

Ứng viên – Quản lý chuỗi điểm chạm

• Bộ công cụ quản trị dữ liệu ứng viên

• Phân loại ứng viên dựa trên Khung

STAR có nghĩa là : S: Situation - Hoàn cảnh T: Task - Nhiệm vụ A: Action - Hành động R: Result - Kết quả Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn, bạn hãy luôn cố gắng đưa ra câu trả lời cụ thể, như là:"Hoàn cảnh hay nhiệm vụ là ", "hành động mà tôi đã làm là " hoặc "và kết quả là "

Vậy tại sao nhà tuyển dụng lại rất hay phỏng vấn theo cách này?

Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ Dự báo hành vi trong tương lai

BEI: Phương pháp TD này có tên đầy đủ theo tiếng Anh là Behavioral Event Interview (BEI), là tiến trình phỏng vấn theo một cấu trúc nhằm giúp dự đoán chính xác hơn tiềm năng của ứng viên cho sự thành công trong công việc sau này

BEI có gì khác so với phỏng vấn truyền thống?: phỏng vấn truyền thống thường đưa ra những câu hỏi dựa trên “cảm nhận” hoặc “giả định” đối với ứng viên Chẳng hạn: “Bạn có cho rằng mình có lợi thế về kỹ năng phục vụ khách hàng?”; “Bạn sẽ làm gì nếu gặp phải một khách hàng khó tính?”… Trong khi đó, BEI sẽ hướng đến những câu hỏi cụ thể hơn: “Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp khi bạn gặp phải một khách hàng khó tính”; “Lúc đó bạn đã xử lý tình huống như thế nào?”; “Kết quả ra sao?”…

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

19

HrShare Community GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Phần 3: DẠY

[Case Study] Lựa chọn phương pháp đào tạo nào?

Câu chuyện dưới dây do một trợ lý giám đốc phụ trách đào tạo của một công ty miêu tả

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

21 HrShare Community

GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC

Trong hơn một năm, công ty chúng tôi đã cử các nhóm gồm khoảng 20 quản đốc và tổ trưởng tham dự các khoá đào tạo hai ngày do một trường đại học giảng dạy Cứ hàng tháng một nhóm lại được cử đi học Chương trình đào tạo được giáo viên của trường kinh doanh thiết kế

và nội dung chủ yếu là về các nguyên lý cơ bản của quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, khích

lệ và kiểm soát Vào cuối chương trình đào tạo, chúng tôi yêu cầu học viên đánh giá khoá học bằng phiếu câu hỏi đơn giản về những gì họ đã học được và liệu họ có hài lòng với khoá học không Chúng tôi có hợp đồng hợp tác ba năm với trường và trong giai đoạn 3 năm, chúng tôi

hy vọng tất cả các quản đốc và tổ trưởng đều tham dự vào chương trình đào tạo này

Dường như không ai đặt câu hỏi liệu việc đào tạo có hiệu quả không Không ai phàn nàn và các ý kiến trả lời phiếu câu hỏi tỏ ra rất tốt Chúng tôi chỉ bắt đầu đặt câu hỏi khi một trong số giáo viên trẻ cho biết anh ta nghĩ việc đào tạo là lãng phí tiền bạc và thời gian của công ty và nhà trường Với sự ủng hộ của người giáo viên này, chúng tôi đã đánh giá lại việc đào tạo Anh ta gợi ý sử dụng mẫu ngẫu nhiên cứu cùng với chương trình đào tạo vô hại để thử

nghiệm Chúng tôi quyết định tổ chức chương trình hai ngày về ngữ pháp câu vì ngữ pháp câu dường như là một môn học cần thiết, nhưng không phải là một kỹ năng quan trọng cho người quản đốc hay tổ trưởng

Hai giáo viên giỏi được mời giảng dạy về ngữ pháp câu, nhưng chúng tôi không cho họ biết

là chúng tôi đang thử nghiệm để đánh giá đào tạo Họ đã thiết kế một chương trình đào tạo hai ngày rất thú vị và thoải mái Việc trình bày của họ cũng hết sức đa dạng với nhiều hoạt động trên lớp Trong khi một giáo viên giảng giải nghĩa, người giáo viên khác minh hoạ trên giấy hoặc sử dụng đèn chiếu, Vào cuối đợt giảng dạy thử nghiệm này, chúng tôi yêu cầu người tham dự đánh giá về khoá học, sử dụng phiếu đánh giá tương tự như những lần trước

Kết quả đánh giá thật đáng ngạc nhiên

Chúng tôi cũng đoán rằng người học sẽ đánh

giá khoá học này vui nhộn hơn các chương

trình đào tạo quản lý khác Nhưng chúng tôi

lại không dự đoán được các quản đốc và tổ

trưởng cho rằng chương trình vô hại này lại

bổ ích và có giá trị hơn các chương trình đào

tạo quản lý Một câu hỏi cụ thể được đặt ra là

họ đánh giá như thế nào về lợi ích chương

trình này đối với sự phát triển nghề nghiệp

lâu dài của họ Kết quả đánh giá cho thấy đa

phần học viên cho rằng khoá học về ngữ pháp

câu có giá trị hơn nhiêù so với khoá học về

lập kế hoạch, tổ chức, khích lệ và kiểm soát

CHúng tôi đã rất đau đầu về kết quả này Rõ

ràng là việc biết cách lập kế hoạch, tổ chức,

khích lệ và kiểm soát đối với các nhà quản lý Nhưng kết quả vẫn là kết quả, học viên họ không nghĩ như vậy

Đánh giá hiệu quả đào tạo:

Mức độ 4: Tùy theo mục tiêu đào tạo, chúng ta có thể đánh giá các kết quả sau:

- Tăng hiệu quả làm việc

- Tăng doanh số bán hàng

- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên

- Khiếu nại của nhân viên ít hơn

- Tinh thần chiến đấu cao hơn

- Tiết kiệm nguồn lực

- Tăng sự hài lòng của khách hàng

- Xếp hạng chất lượng cao hơn

Mức độ 5: Đánh giá bằng Tỷ suất thu hồi vốn đầu tư – Return on Investment (ROI)

Cách tính ROI như sau: (Tổng lợi ích - Tổng chi phí)/Tổng chi phí

Dự án Giải Mã Nghề Nhân sự | Level 3 - 5 năm: thiên về hệ thống

23 HrShare Community

GHI CHÉP NỘI DUNG HỌC

Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo

Thực ra về tổng quan: xác định nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực cũng giống như tuyển dụng vậy Đó là dựa vào khung năng lực và bài đánh giá năng lực để đánh giá nhân viên, qua đó xác định xem nhân viên đang ở bậc mấy và cần đào tạo nâng cấp năng lực nào ?

Cụ thể, chúng ta sau khi triển khai dự án xây dựng từ điển năng lực hoặc khugn năng lực thành công thì sẽ có 1 cái bảng khung năng lực Cùng với bảng này, dự

án sẽ có 1 văn bản định nghĩa các năng lực gọi là từ điển năng lực

Như vậy để xác định nhu cầu đào tạo chúng ta sẽ làm như sau:

Bc1: Đánh giá xem nhân viên ở từng vị trí có các năng lực nghề nghiệp phù hợp với vị trí và ở cấp độ mấy Về cách đánh giá thì mỗi năng lực sẽ có cách

đánh giá và bài đánh giá khác nhau