Môn lý thuyết truyền thông miêu tả, phân tích các bước của việc lập kế hoạch truyền thông và vận dụng lý thuyết để lập kế hoạch truyền thông cụ thể

A. MỞ ĐẦU Nhiều người, thậm chí là nhiều công ty cho rằng việc lập kế hoạch truyền thông toàn diện là một sự lãng phí về thời gian cũng như công sức. Họ nghĩ nó không thực tế so với quá trình triển khai kế hoạch và thường không đạt được kết quả giống với trong bản kế hoạch đó. Thực tế là họ tin rằng nên tập trung xử lý các vấn đề xảy ra hằng ngày để gia tăng doanh số là tốt hơn, thay vì mất thời gian cho quá trình lập kế hoạch truyền thông. Trong thế kỷ số hiện nay, chúng ta không thể phủ nhận rằng truyền thông kỹ thuật số đang phát triển nhanh chóng và ngày càng có thêm nhiều công ty và tổ chức theo mô hình hiện đại đã hiểu được tầm quan trọng của việc xác định rõ chiến dịch truyền thông. Họ đã và đang dần đầu tư nhiều nguồn lực và tài nguyên hơn cho vấn đề này; họ đặc biệt đẩy mạnh việc sử dụng quảng cáo trực tuyến trên hai nền tảng mạng xã hội lớn có doanh thu khủng như Facebook và Google. Tuy vậy, không phải ai chi tiền cho họ cũng đều nhận được lợi ích mà họ đã kì vọng. Chúng ta không khó để có thể nhận ra một điều rằng nhiều chiến dịch truyền thông thất bại bởi nó đã được thực hiện sai cách. Mong rằng bài tiểu luận với chủ đề “Miêu tả, phân tích các bước của việc lập kế hoạch truyền thông và vận dụng lý thuyết để lập kế hoạch truyền thông cụ thể” này sẽ giúp ích cho những bạn sinh viên và những cá nhân, tổ chức có nhu cầu tìm hiểu và nghiên cứu về chủ đề này, để có thể thiết lập một kế hoạch truyền thông toàn diện và đạt được hiệu quả cao. Do còn nhiều hạn chế trong cách viết bài tiểu luận và những kiến thức liên quan tới chủ đề trên, em mong có thể nghe được lời phản hồi từ cô giáo và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn B. NỘI DUNG Chương 1 TÌM HIỂU CHUNG VỀ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG 1.1. Kế hoạch truyền thông là gì và tại sao cần lập kế hoạch truyền thông toàn diện? Ngành truyền thông là một trong những ngành có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn đến sự phát triển trung của xã hội. Được mệnh danh là công cụ hữu hiệu số 1 để truyền tải các thông điệp, truyền thông mang tính định hướng cao và có khả năng lan tỏa thông tin mạnh mẽ trong cộng đồng. Truyền thông gồm các yếu tố cơ bản như: Nguồn: Nơi khởi xướng và lan truyền thông điệp. Nội dung: Thông tin hay thông điệp xây dựng từ chính nội dung đó để có thể tạo ra những tác phẩm có ý nghĩa như những bài viết, câu chuyện, video và hình ảnh, … Kênh truyền tải: các kênh truyền thông điện tử và phi điện tử như phát thanh, truyền hình, báo chí, dư luận, Internet, mạng xã hội và quảng cáo. Người nhận: Đối tượng tìm kiếm thông tin và đón nhận thông điệp. Phản hồi: Những ý kiến, thông tin mà người tiếp nhận thông tin phản hồi lại. Kế hoạch ruyền thông càng đóng vai trò quan trọng hơn nếu chúng được sử dụng trong mục đích kinh doanh và thương mại. Trong nhiều trường hợp, các nhà truyền thông sẽ sử dụng kế hoạch truyền thông toàn diện để phục vụ một mục tiêu hoặc chiến dịch quảng cáo ngắn hạn. Nếu thực hiện tốt và bám sát theo kế hoạch đã đề ra, nó sẽ đem lại sự phù hợp với chiến lược, mục tiêu và các chiến thuật truyền thông được áp dụng. Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp công chúng biết đến sản phẩm nhiều hơn và doanh nghiệp cũng dễ dàng định vị thương hiệu của mình trên thị trường kinh doanh. Những thông điệp trong kế hoạch truyền thông và chiến lược truyền thông cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ. “...Một kế hoạch truyền thông là một tài liệu toàn diện (hoặc kế hoạch chi tiết) vạch ra một nỗ lực làm truyền thông và quảng cáo doanh nghiệp cho năm tới. Nó mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu truyền thông cụ thể trong một khung thời gian đã định… Kế hoạch truyền thông cho thấy các bước hoặc hành động sẽ được sử dụng để đạt được các mục tiêu của kế hoạch...” (Wikipedia) Một quá trình lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp: Làm kim chỉ nam để các thành viên trong một ekip hành động trên cùng một định hướng của những chiến dịch truyền thông. Khi đã biết mình cần làm gì, họ sẽ có thái độ làm việc và phối hợp với nhau một cách có tổ chức. Do đó, nếu không có kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu của chiến dịch sẽ phi hiệu quả. Xác định và đáp ứng nhu cầu của công chúng với đúng sản phẩm ở đúng nơi. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ dự đoán được những thông tin nào sẽ được gửi tới các đối tượng cụ thể, xác định ai sẽ là người có thẩm quyền truyền đạt thông tin đó.

TIỂU LUẬNMÔN: LÝ THUYẾT TRUYỀN THÔNG

TÊN TIỂU LUẬN

MIÊU TẢ, PHÂN TÍCH CÁC BƯỚC CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG VÀ VẬN DỤNG LÝ THUYẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

TRUYỀN THÔNG CỤ THỂ

1.1 Kế hoạch truyền thông là gì và tại sao cần lập kế hoạch

1.2 Mục tiêu của việc lập kế hoạch truyền thông 7

Chương 2: MIÊU TẢ VÀ PHÂN TÍCH CÁC BƯỚC LẬP

2.1 Nghiên cứu và đánh giá tình hình tổng quan môi trường bên

2.2 Xác lập mục tiêu truyền thông & kết quả cụ thể cho toàn

2.7 Đo lường, báo cáo và đánh giá hiệu quả của chiến dịch 20

Chương 3: VẬN DỤNG LÝ THUYẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

C KẾT LUẬN 51

A MỞ ĐẦU

Nhiều người, thậm chí là nhiều công ty cho rằng việc lập kế hoạch truyền thôngtoàn diện là một sự lãng phí về thời gian cũng như công sức Họ nghĩ nó khôngthực tế so với quá trình triển khai kế hoạch và thường không đạt được kết quảgiống với trong bản kế hoạch đó Thực tế là họ tin rằng nên tập trung xử lý các vấn

đề xảy ra hằng ngày để gia tăng doanh số là tốt hơn, thay vì mất thời gian cho quátrình lập kế hoạch truyền thông

Trong thế kỷ số hiện nay, chúng ta không thể phủ nhận rằng truyền thông kỹ thuật

số đang phát triển nhanh chóng và ngày càng có thêm nhiều công ty và tổ chứctheo mô hình hiện đại đã hiểu được tầm quan trọng của việc xác định rõ chiến dịchtruyền thông Họ đã và đang dần đầu tư nhiều nguồn lực và tài nguyên hơn cho vấn

đề này; họ đặc biệt đẩy mạnh việc sử dụng quảng cáo trực tuyến trên hai nền tảngmạng xã hội lớn có doanh thu khủng như Facebook và Google

Tuy vậy, không phải ai chi tiền cho họ cũng đều nhận được lợi ích mà họ đã kìvọng Chúng ta không khó để có thể nhận ra một điều rằng nhiều chiến dịch truyềnthông thất bại bởi nó đã được thực hiện sai cách Mong rằng bài tiểu luận với chủ

đề “Miêu tả, phân tích các bước của việc lập kế hoạch truyền thông và vận dụng

lý thuyết để lập kế hoạch truyền thông cụ thể” này sẽ giúp ích cho những bạn

sinh viên và những cá nhân, tổ chức có nhu cầu tìm hiểu và nghiên cứu về chủ đềnày, để có thể thiết lập một kế hoạch truyền thông toàn diện và đạt được hiệu quảcao

Do còn nhiều hạn chế trong cách viết bài tiểu luận và những kiến thức liên quan tớichủ đề trên, em mong có thể nghe được lời phản hồi từ cô giáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

B NỘI DUNG

Chương 1

TÌM HIỂU CHUNG VỀ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

1.1 Kế hoạch truyền thông là gì và tại sao cần lập kế hoạch truyền thông toàn diện?

Ngành truyền thông là một trong những ngành có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn đến

sự phát triển trung của xã hội Được mệnh danh là công cụ hữu hiệu số 1 để truyềntải các thông điệp, truyền thông mang tính định hướng cao và có khả năng lan tỏathông tin mạnh mẽ trong cộng đồng Truyền thông gồm các yếu tố cơ bản như:

- Nguồn: Nơi khởi xướng và lan truyền thông điệp

- Nội dung: Thông tin hay thông điệp xây dựng từ chính nội dung đó để có thểtạo ra những tác phẩm có ý nghĩa như những bài viết, câu chuyện, video vàhình ảnh, …

- Kênh truyền tải: các kênh truyền thông điện tử và phi điện tử như phátthanh, truyền hình, báo chí, dư luận, Internet, mạng xã hội và quảng cáo

- Người nhận: Đối tượng tìm kiếm thông tin và đón nhận thông điệp

- Phản hồi: Những ý kiến, thông tin mà người tiếp nhận thông tin phản hồi lại

Kế hoạch ruyền thông càng đóng vai trò quan trọng hơn nếu chúng được sử dụngtrong mục đích kinh doanh và thương mại Trong nhiều trường hợp, các nhà truyềnthông sẽ sử dụng kế hoạch truyền thông toàn diện để phục vụ một mục tiêu hoặcchiến dịch quảng cáo ngắn hạn Nếu thực hiện tốt và bám sát theo kế hoạch đã đề

ra, nó sẽ đem lại sự phù hợp với chiến lược, mục tiêu và các chiến thuật truyền

thông được áp dụng Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp công chúng biết đếnsản phẩm nhiều hơn và doanh nghiệp cũng dễ dàng định vị thương hiệu của mìnhtrên thị trường kinh doanh Những thông điệp trong kế hoạch truyền thông và chiếnlược truyền thông cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ.

“ Một kế hoạch truyền thông là một tài liệu toàn diện (hoặc kế hoạch chi tiết) vạch ra một nỗ lực làm truyền thông và quảng cáo doanh nghiệp cho năm tới Nó

mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu truyền thông cụ thể trong một khung thời gian đã định… Kế hoạch truyền thông cho thấy các bước hoặc hành động sẽ được sử dụng để đạt được các mục tiêu của kế hoạch ”

(Wikipedia)

Một quá trình lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp:

- Làm kim chỉ nam để các thành viên trong một ekip hành động trên cùng mộtđịnh hướng của những chiến dịch truyền thông Khi đã biết mình cần làm gì,

họ sẽ có thái độ làm việc và phối hợp với nhau một cách có tổ chức Do đó,nếu không có kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu của chiến dịch sẽ phi hiệuquả

- Xác định và đáp ứng nhu cầu của công chúng với đúng sản phẩm ở đúngnơi Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ dự đoán được những thông tinnào sẽ được gửi tới các đối tượng cụ thể, xác định ai sẽ là người có thẩmquyền truyền đạt thông tin đó

- Quản lý và theo dõi quá trình thực hiện để tùy cơ ứng biến các hoàn cảnhnằm ngoài kế hoạch, hạn chế các sự cố, tránh được sự lãng phí và dư thừanguồn lực.

- Mô tả rõ ràng về mục tiêu và cách đạt được mục tiêu đã đề ra Khi mục tiêu

và các bước thực hiện đều rõ ràng thì người quản lý sẽ biết cần bao nhiêunhân lực, vật lực và thời gian thực hiện phần việc đó

- Hoạch định ngân sách để xem các nguồn lực được chi cho điều gì một cáchminh bạch, từ đó giảm rủi ro khi đầu tư vào hoạt động truyền thông

- Xây dựng các tiêu chí để kiểm tra và đánh giá hiệu quả của chiến dịchtruyền thông và áp dụng vào các chiến dịch tiếp theo Lập kế hoạch truyềnthông cần được xây dựng theo các giai đoạn và từng giai đoạn sẽ phải cónhững quá trình thực hiện cụ thể

Với những vai trò vô cùng quan trọng như vậy, chúng ta có thể thấy rằng mộtchiến dịch truyền thông dù lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải lập kế hoạch toàndiện trước

1.2 Mục tiêu của việc lập kế hoạch truyền thông

Mục tiêu của lập kế hoạch truyền thông cần được xác định rõ và được hệ thốnghóa Mục tiêu của việc lập kế hoạch truyền thông không giống với mục tiêu kinhdoanh bởi mọi công việc có thể diễn ra theo đúng kế hoạch nhưng lại không đảmbảo được mức doanh thu sẽ đạt được của chiến lược truyền thông

Việc đo lường được mức độ phủ của thương hiệu đối với công chúng đặt ra tháchthức là phải có một chiến lược truyền thông đạt hiệu quả cao và đem lại lợi nhuận

Để có thể xác định chính xác mục tiêu và lập kế hoạch truyền thông thì chúng taphải trả lời những câu hỏi như sau:

- Công cụ truyền thông được sử dụng trong kế hoạch là gì?

- Thông tin tiếp cận công chúng mục tiêu bằng cách nào?

- Quá trình tiếp cận công chúng diễn ra như thế nào?

- Sự tham gia của báo chí, mạng xã hội có vai trò như thế nào?

- Công chúng đang quan tâm tới những vấn đề nào?

- Làm thế nào để các nhóm đối tượng khác nhau có thể nhận diện thương hiệucủa mình?

Chương 2

MIÊU TẢ VÀ PHÂN TÍCH CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

CỤ THỂXây dựng kế hoạch truyền thông luôn rất đa dạng, biến hóa muôn hình vạn trạng vàrất khó tìm ra một công thức chung Tùy thuộc vào từng yêu cầu và hoàn cảnh, mỗi

kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả, lợi ích khác nhau Nhưng dưới đây là

mô hình kinh điển đối với những nhà truyền thông mà có thể nói là trọn vẹn nhất:

Mô hình SMCRFN

1 S: Một cá nhân hay tổ chức truyền thông điệp tới công chúng

2 M: Thông điệp và nội dung gửi gắm trực tiếp đến khách hàng

3 C: Các kênh để tiếp cận người dùng, từ điện tử tới phi điện tử…

4 R: Người nhận-mục tiêu cần nhắm tới

5 F: Kênh phản hồi là nơi lắng nghe và ghi nhận những cảm nhận riêng của cácnhóm đối tượng

6 N: Độ nhiễu, những rủi ro có thể gặp phải

Tóm lại, mô hình trên là nền tảng để lập một bản kế hoạch truyền thông thành công

và đạt hiệu quả cao

2.1 Nghiên cứu và đánh giá tình hình tổng quan môi trường bên ngoài

Bản tóm tắt thông tin chung về thị trường nên bao gồm mô tả thị trường và cácthuộc tính của thị trường, nhu cầu thị trường, xu hướng thị trường và tăng trưởngthị trường Chúng ta cần xác định được rõ đối thủ trên thị trường là những ai và tìm

ra điểm mạnh cũng như yếu điểm của họ để có thể cạnh tranh lại

Bản tóm tắt thông tin chung về thị trường

- Mô tả thị trường và các thuộc tính của thị trường (Market description and

attributes): Vì các yếu tố về vị trí địa lý (địa phương, khu vực, quốc gia hoặc

quốc tế), nhân khẩu học (giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý, công việc, thu nhập, …)

và lối sống (sở thích, hành vi, thói quen, nhận thức, tình trạng sức khỏe, …) cóliên đới trực tiếp với những khác biệt quan trọng trong hành vi và cách tiếp nhậnthông tin của công chúng vậy nên điều quan trọng nhất là phải xác định đượcnhững khác biệt đó là gì để khai thác chúng để tạo ra một bản KHTT có hiệuquả nhất

- Nhu cầu thị trường (Market needs): Nếu không biết và hiểu nhu cầu thị trường,

việc áp dụng các chiến dịch truyền thông hỗn hợp để đáp ứng thành công nhữngnhu cầu đó là vô cùng khó khăn Nhu cầu thị trường thay đổi, vì vậy các nhàtruyền thông cũng phải thích nghi nhanh chóng với những thay đổi đó

- Xu hướng thị trường (Market trends) và tăng trưởng thị trường (Market

growth): Cũng giống như việc hiểu nhu cầu thị trường, việc lập KHTT có thể

xác định thị trường đang đi đến đâu để kết hợp điều chỉnh các chiến lược truyềnthông sao cho hợp lý nhất bởi càng tận dụng xu hướng và sự tăng trưởng thịtrường sớm trong cuộc chơi thì càng có lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ

Mô hình SWOT cũng là mô hình khá hiệu quả trong việc thiết lập một bản KHTT

Strengths và Weaknesses sẽ cho chúng ta cái nhìn tập trung vào nội lực của nhà

truyền thông và công chúng Opportunities và Threats sẽ cho chúng ta cái nhìn về

môi trường bên ngoài

Mô hình SWOT

Dưới đây là một số câu hỏi mà chúng ta có thể áp dụng cho việc thiết lập một bản

kế hoạch truyền thông toàn diện:

- Điểm mạnh: Bản kế hoạch này đang có những lợi thế và ưu điểm gì? Các yếu tố

mà chúng ta có thể kiểm soát là gì? Lợi thế cạnh tranh của chương trình này làgì? Sản phẩm & dịch vụ mà bản kế hoạch này đem lại có vượt trội hơn so vớinhững sản phẩm & dịch vụ khác trên thị trường khác không và như thế nào?

- Điểm yếu: Bản kế hoạch này đang thiếu sót gì? Điều gì hay nguồn lực đang hạn

chế khả năng khả năng thành công của nó?

- Cơ hội: Thị trường chưa được khai thác là gì? Tiềm năng mới ở đâu? Chúng ta

có thể tận dụng lợi thế của xu hướng thị trường nào lúc bấy giờ không? Nhữngnhà truyền thông khác gần đây đã làm những gì đối với những vấn đề tương tựvới chủ đề giống chúng ta?

- Mối đe dọa: Những trở ngại là gì? Yếu tố bên ngoài nào (chính trị, công nghệ,

kinh tế) có thể gây ra vấn đề? Báo chí nói gì về đề tài này? Bối cảnh pháp luậtnhư thế nào? Sự kiện/ngày tháng đặc biệt nào (nếu có) có thể liên quan tới

chương trình của chúng ta?

2.2 Xác lập mục tiêu truyền thông & kết quả cụ thể cho toàn chiến dịch

Tưởng chừng như là vấn đề mà không ai mắc phải khi lập một kế hoạch bất kìnhưng nhiều nhà truyền thông khi phát triển chiến lược truyền thông vẫn mơ hồ vềmục tiêu chiến lược của họ Mặc dù đóng vai trò then chốt trong việc lập KHTTnhưng những mục tiêu này lại quyết định phần lớn vẫn dựa vào cảm tính và kinhnghiệm đã có của người lập KHTT Tùy vào tình hình cụ thể của thị trường, mỗimục tiêu truyền thông sẽ có những cấp độ khác nhau

Mục tiêu truyền thông ở các dự án, các hoạt động xã hội có đặc điểm phải đo lường

cụ thể và mục tiêu đó phải đạt được trong một khoảng thời gian hữu hạn Sau khi

đã có cái nhìn tổng quan về môi trường bên ngoài, bối cảnh, chúng ta phải đảmbảo rằng những mục tiêu đã đề ra phải đáp ứng nguyên tắc SMART –cụ thể

(Specific), có thể đo lường (Measurable), có thể đạt được (Achievable), thực tế (Relevant) và có thời hạn (Timed) Mô hình SMART dưới đây nằm trong quy trình

truyền thông bởi sẽ giúp các nhà truyền thông có cái nhìn tổng quan về bối cảnhnhằm mục đích đánh trúng các nhóm đối tượng công chúng

Mô hình SMART

2.2.1 Mục tiêu chung của dự án

Mục tiêu chung của dự án là kết quả mà dự án có ý định đem lại Mặc dù có thể nó

sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát nhưng nó ít nhiều cũng giúp cho bản KHTT của nhàtruyền thông có một định hướng rõ ràng Việc đạt được các mục tiêu của dự án luônchịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của ngườiquản lý dự án Do đó, điều quan trọng là phải theo dõi môi trường bên ngoài, xácđịnh những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiẻu rủi ro khi cóthể này để xác định xem những giả định đã đưa ra khi thiết kế dự án

Phân tích rủi ro có thể được thực hiện theo 5 bước sau:

1 Nhìn vào logic can thiệp của dự án đã chuẩn bị trong công đoạn trước đó Viết ratừng kết quả / mục tiêu của dự án và các hoạt động liên quan vào cột đầu tiên Đểtiết kiệm không gian, chúng ta có thể đánh số thứ tự cho các kết quả và hoạt động

2 Sau đó với mỗi hoạt động hoặc kết quả, chúng ta sẽ tìm hiểu những nguy cơ tiềmtàng nào có thể ảnh hưởng đến thành công của nó Đặt tên và mô tả rủi ro đó ở cộtthứ hai

3 Mô tả ảnh hưởng bất lợi của rủi ro này đối với hoạt động / kết quả trong cột thứba

4 Quyết định về mức độ rủi ro để biết phải làm gì đối với từng mức độ rủi ro

5 Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, chúng ta nên chuẩn bị 1 chiến lượcquản lý rủi ro cho hoạt động / kết quả Nếu mức độ rủi ro cao, chúng ta cần thay đổicấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này

2.2.2 Đo lường kết quả của dự án

Đo lường kết quả của dự án là kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính,

thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳvọng sẽ đạt được Vậy làm thế nào để biết được dự án sẽ thành công hay thất bại?Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc thực hiện được tất cả cáccông việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách nhà truyền thông

sử dụng chi phí và tiến độ công việc Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo

3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thờigian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra Người ta còn gọi đây là tam giácchất lượng của một dự án

Việc đo lường kết quả dự án có thể được thực hiện dựa trên tiêu chí sau:

- Đo lường về chất lượng công việc: Chỉ số này yêu cầu cả về khối lượng và kỹ

thuật

- Đo lường về thời gian hoàn thành: Chúng ta có hoàn thành công việc đúng dự

kiến đề ra không?

- Đo lường về ngân sách: Chúng ta có sử dụng đúng số ngân sách dự kiến ban

đầu không? Nếu chúng ta dùng chưa hết 80% ngân sách thì khả năng cao làchúng ta đã không thực hiện hết các hoạt động của dự án Nếu chỉ số vượt quá

30 % ngân sách thì khả năng dự trù ngân sách cũng như quản lý chi tiêu có vấnđề

2.3 Xác định nhóm công chúng mục tiêu cần hướng tới (Target Audience)

Đo lường kết quả của dự án là kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính,thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳvọng sẽ đạt được Vậy làm thế nào để biết được dự án sẽ thành công hay thất bại?Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc thực hiện được tất cả các

công việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách nhà truyền thông

sử dụng chi phí và tiến độ công việc Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo

3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thờigian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra Người ta còn gọi đây là tam giácchất lượng của một dự án

Một bản kế hoạch truyền thông muốn đạt được hiệu quả trên các kênh truyền thôngthì cần xác định rõ ràng các nhóm đối tượng công chúng mục tiêu Đối tượng mụctiêu lại đang tập trung ở 4 kiểu chính như sau:

- Potential viewer là khán giả tiềm năng

- Current viewer là người xem hiện tại

- Decider là người ra quyết định

- Influencer là người gây ảnh hưởng

Chúng ta cần xác định thật kỹ nhóm công chúng mục tiêu để có căn cứ để lập kếhoạch truyền thông hiệu quả Từ bước này trở đi, các bước sau đó đều cần dựa vàonhững phần trước để xác định được chính xác Công chúng mục tiêu chính là đốitượng trực tiếp mà chúng ta muốn truyền thông tiếp cận tới họ Mối quan tâm củatừng nhóm công chúng là khác nhau vì vậy cần phải chia các thành các nhóm riêngbiệt Sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, nhóm nào dễ tác động chúng

ta sẽ thực hiện truyền thông trước

Bằng những cách đo lường và sử dụng những thông tin phân tích trên thị trườngtruyền thông, nhà truyền thông sẽ có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để tiếpcận trực tiếp và truyền tải thông điệp tới họ

2.4 Xác định thông điệp truyền thông cần truyền tải (Target Messages)

Một thông điệp hấp dẫn, sáng tạo, thu hút nhưng vẫn đầy ý nghĩa sẽ ăn sâu vàotiềm thức của công chúng và nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bêncạnh chiến dịch truyền thông Một thông điệp hay sẽ được ghi nhớ lâu trong tâm trícủa khách hang bởi sự ấn tượng và độc đáo của nó Vì vậy, thông điệp sẽ giúp cácnhà truyền thông triển khai hiệu quả kế hoạch truyền thông của mình.

Vậy để tạo nên một thông điệp hay, ý nghĩa và thu hút mọi người, chúng ta cần lưu

ý những yếu tố sau:

- Truyền tải những gì chiến dịch truyền thông đang muốn đem lại và lý giải tại

sao họ lại làm việc đó

- Truyền tải những gì sẽ tạo nên sự thay đổi, mới mẻ

Sau khi đã lập kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì việc tiếp theo cần làm là chọn

kênh truyền thông phù hợp Có rất nhiều cách để chọn kênh truyền thông nhưngđây là hai cách chính:

- Lựa chọn kênh cá nhân (Personal), trực tiếp (Direct) hoặc WoM (Truyền

miệng): làm việc cá nhân, liên hệ trực tiếp với từng nhóm công chúng mục tiêu

cụ thể

- Lựa chọn kênh đại chúng: truyền hình, Internet, báo chí chính thống, quảng cáo

(Advertising), sự kiện (Events), quan hệ công chúng (PR).

2.6 Lên chiến thuật truyền thông chi tiết, thời gian thực hiện và thiết lập ngân sách (Budget)

2.6.1 Mô hình Kim Tự Tháp trong quá trình lập kế hoạch truyền thông

Mô hình chiến lược mô hình Kim Tự Tháp củaTim Berry giả định rằng kế hoạchtruyền thông được xây dựng trên những chiến thuật và các chương trình truyềnthông cụ thể Các chương trình hoạt động với ngân sách và trách nhiệm sẽ được xácđịnh rõ với thời hạn và kết quả có thể đo lường

Chiến lược truyền thông theo mô hình Kim Tự Tháp – Tim Berry

Đầu tiên, tùy vào ngân sách, mục tiêu và tính chất của chiến dịch, nhà truyền thông

có thể tích hợp lựa chọn nhiều kênh để giúp thông điệp đạt được hiệu quả nhưmong đợi Với bước này, những hoạt động chi tiết sẽ được miêu tả và tính đến

- Mô tả rõ thông điệp hoặc sản phẩm sẽ được ra mắt vào thời điểm nào là hợp

lý và tính chi tiết ngân sách Lập kế hoạch truyền thông chi tiết sẽ kèm theo

đó là ngân sách chi ra hợp lý với từng giai đoạn thực hiện kế hoạch

- Dựa vào những bước trên để suy tính xem môi trường và cách làm chuẩn

nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu

Muốn một kế hoạch truyền thông diễn ra theo đúng tiến trình dự đoán thì cần phảichuẩn bị tốt về chi phí thì chiến lược truyền thông mới đạt hiệu quả Có rất nhiềucách để thiết lập ngân sách cho chiến dịch:

- Dựa vào các mục tiêu ở bước 2

- Dựa vào kinh nghiệm đã thực hiện những kế hoạch truyền thông, chiến lược

truyền thông trên kênh truyền thông trước đây

- Dựa trên chỉ số Conversion rate trong quá khứ và của các nhà truyền thông

khác

- Dựa trên ngân sách chi của các nhà truyền thông khác

2.6.2 Thông tin về tài chính

Phần tài chính của kế hoạch truyền thông cung cấp một cái nhìn tổng quan về tàichính của cả ekip vì nó liên quan đến các hoạt động truyền thông Các thông tinđược đề cập trong phần này bao gồm xác định điểm hòa vốn, dự đoán doanh thu và

dự đoán chi phí:

- Xác định điểm hòa vốn: Thời điểm mà chương trình bắt đầu tạo ra lợi nhuận.

- Dự báo doanh thu: Là mức doanh thu mà chương trình dự kiến đạt được dựa

trên kế hoạch truyền thông đã xác lập Dự báo doanh thu không phải cơ sở đểquyết định số tiền cần chi cho các hoạt động truyền thông Đó là hệ quả của một

kế hoạch truyền thông giả định có căn cứ

- Dự báo chi phí cho các hoạt động truyền thông: Tổng chi phí/ngân sách là một

số tiền có thể được sử dụng để duy trì các hoạt động dựa trên mục tiêu của kếhoạch truyền thông Dự báo sẽ cung cấp các chỉ số cần thiết cho việc điều chỉnhchi phí để thực hiện đúng kế hoạch truyền thông

2.7 Đo lường, báo cáo và đánh giá hiệu quả của chiến dịch

Đây là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng để có thể nhìn lại và tổng kết kếhoạch truyền thông nhằm đo lường mục tiêu mà nhà truyền thông đã đề ra ngay lúcban đầu, nhằm xem xét lại hiệu quả quá trình thực hiện KHTT Những thước đo đểđánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:

- Tần suất xuất hiện của thông điệp trên các kênh truyền thông

- Tương tác với công chúng hậu chiến dịch

- Phản hồi của công chúng về chiến dịch

- Đo lường số liệu tương tác với thông điệp từ chiến dịch

Với chiến lược tiếp cận chủ động thì nhà truyền thông sẽ phải đánh giá trong tất cảcác giai đoạn của chiến dịch (bao gồm trước, trong và sau chiến dịch) Tùy thuộcvào quy mô, yêu cầu và tính chất của từng chiến dịch truyền thông mà nội dung của

kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm hoặc không bao gồm các bước nào Không phải

kế hoạch truyền thông nào cũng cần toàn bộ các bước trên.

Trên đây là những bước cơ bản của một kế hoạch truyền thông, hơn nữa trong cácbước còn có những phần việc, đầu việc nhỏ khác

Chương 3 VẬN DỤNG LÝ THUYẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CỤ THỂ

IV Nội dung chương trình 4

V Kế hoạch truyền thông 8

VI Dự trù kinh phí 10VII Các mức tài trợ 13VIII Quyền lợi nhà tài trợ 14

Ban tổ chức chương trình “SPEAK-UP” xin gửi lời chào, lời chúc sức khỏe

và thành công tới quý Doanh Nghiệp và kính chúc quý Doanh Nghiệp ngày càngphát triển thuận lợi hơn nữa

Trong nhiều năm qua, Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên đã chỉ đạo các đơn

vị, CLB trong trường tổ chức nhiều chương trình, sân chơi bổ ích cho sinh viên.Đồng thời Ban học tập Đoàn TN được thành lập với mục đích là ban chuyên trách

xây dựng một môi trường học thuật chuyên nghiệp cho những sinh viên tài năng,

có năng lực Ban học tập đã tổ chức nhiều chương trình hợp tác và để lại ấn tượng

tốt đẹp với đối tác

Để tiếp tục có những chương trình hay, bổ ích cho sinh viên trong trường cũngnhư ngoài trường, Đoàn trường dự kiến tổ chức chương trình “SPEAK-UP”, mộtcuộc thi thử sức bằng tiếng Anh đặc biệt là năm đầu tiên tổ chức thường niên Ban

tổ chức rất mong muốn Quý doanh nghiệp tham gia với vai trò là nhà tài trợ vàđồng tổ chức chương trình Đây cũng là một cơ hội rất lớn để quý doanh nghiệpgiới thiệu, quảng bá và nâng cao giá trị thương hiệu của mình

Tất cả lý do trên, Ban tổ chức chương trình hy vọng nhận được sự quan tâm vàhợp tác của Quý doanh nghiệp với tư cách là nhà tài trợ cho chương trình Chúngtôi tin tưởng sâu sắc rằng sự hiện diện của quý Doanh nghiệp sẽ góp phần tạo nênthành công của chương trình

Doanh nghiệp an khang, thịnh vượng!

II Tầm nhìn chiến lược

- Ngày 26 tháng 12 năm 2021: Chung kết cuộc thi “Ý TƯỞNG KINH DOANH

LẬP NGHIỆP HỌC KỲ II NĂM HỌC 2021 -2022”

- Ngày 13/3/2022: Phụ trách Đại hội chi đoàn khoá 41 Chỉ trong vòng 2 tuần, Ban

học tập đã triển khai đại hội cho 140 chi đoàn khoá 41

- Ngày 04/04/2022: Ngân Hàng BIDV kết hợp cùng Ban học tập Đoàn TN tổ chức

chương trình VPBank cùng sinh viên Đại học Kinh doanh và Công nghệ: Khởi đầuvững chắc, tiến bước tương lai

- Từ ngày14/04/2022- Ngày 22/04/2022: Tham dự cuộc thi “SÁNG KIẾN

THANH NIÊN VÌ CÁC MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG”

- Từ ngày 22/3/2022- Ngày 26/05/2022: Đồng hành cùng đội tuyển Olympic tiếng

anh của trường tham dự cuộc thi “Olympic Tiếng Anh chuyên 2022”

- Ngày 28/08/2022: Bản tin giá trị đầu tiên ra đời => Không nhận được một bình

luận tương tác nào của sinh viên trên Page Đoàn TN

- Ngày 11/10/2022: Là Ban đi tiên phong trong việc nâng cao chất lượng nhân sự

bằng việc thực hiện bài TEST Đánh giá năng lực số 01

- Từ ngày 29/09/2022– 28/10/2022: Tổ chức cuộc thi “Ý TƯỞNG KINH DOANH

LẬP NGHIỆP HỌC KÌ I NĂM HỌC 2021 -2022”

- Ngày 09/11/2022: Ban học tập phối hợp với Hiệp hội TMĐT tổ chức thành công

chương trình “SINH VIÊN KHỞI NGHIỆP VỚI TMĐT” VÀ “TOẠ ĐÀM NẾUTÔI BIẾT KHI CÒN 20” với gần 200 bạn sinh viên tham dự

- Ngày 13/11/2022: Các thành viên trong bản trải nghiệm game Team building và

làm bài đánh giá năng lực lần 2

- Ngày 1/12/2022: Ban học tập Đoàn TN phối hợp cùng Viên đào tạo tài chính

ngân hàng DVH tổ chức hội thảo “BÍ QUYẾT ỨNG TUYỂN THÀNH CÔNGKHI XIN VIỆC TẠI NGÂN HÀNG”

- Là cầu nối hợp tác giữa các nhà tài trợ, nhà bảo trợ truyền thông

III Quy mô chương trình

3 Đối tượng tham gia

- Sinh viên đang học tập tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền