Tiểu Luận - Môn - Truyền Thông Trong Kinh Doanh - Đề Tài - Biên Bản Trong Kinh Doanh

Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự ki

TRƯỜNG ĐH NGÂN HÀNG TP.HCM KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

-**** -ĐỀ TÀI:

BIÊN BẢN TRONG KINH DOANH

I.SƠ LƯỢC VỀ BIÊN BẢN

1 Khái niệm

Biên bản là một loại văn bản hành chính được quy định tại khoản 2, điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Nó được ứng dụng rất nhiều trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, có thể nói nó đóng vai trò rất quan trọng Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra Biên bản có thể

là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp

lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó

Tóm lại, Biên Bản là một loại văn bản hành chính ghi lại diễn tiến sự việc đang xảy ra hay mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại

2 Vai trò

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin

để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.

3 Nguyên tắc lập biên bản

 Số liệu, sự kiện phải “chính xác”, cụ thể.

 Ghi chép “trung thực”,” đầy đủ” không suy diễn chủ quan.

 Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

 Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản Thông tin muốn chính xác có

độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác

(không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

II CẤU TRÚC

1 Cấu trúc cơ bản

Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ ( Để khẳng định giá trị pháp lý)

- Tên văn bản và trích yếu nội dung (Lập biên bản về việc gì)

- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực

tế dự hội họp…).

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).

- Thủ tục ký xác nhận.

2 Cấu trúc Biên Bản cuộc họp trong kinh doanh Cấu trúc của biên bản doanh nghiệp:

- Tên doanh nghiệp.

- Một thông tin để nhận dạng và ngày tháng lập biên bản: được hiển thị trên đầu biên bản để mọi người có thể biết được

nguồn gốc của cuộc họp.

- Thông tin về ngày được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh.

- Địa chỉ trụ sở chính.

- Địa chỉ nơi tiến hành cuộc họp.

- Nội dung và chương trình họp.

- Thành phần tham dự

- Chủ tọa và thư kí.

- Diễn biến cuộc họp.

- Các quyết định được thông qua trong cuộc họp.

- Cuộc họp kết thúc lúc giờ cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên thông qua và cùng kí và biên bản.

- Biên bản được các thành viên thông qua và có hiệu lực từ ngày kí.

- Chữ kí của các thành viên.

III ỨNG DỤNG BIÊN BẢN TRONG KINH DOANH

Chúng ta có thể thấy biên bản được ứng dụng rất nhiều trong đời sống làm việc Nhưng trong môn học này chúng ta

chỉ tìm hiểu về ứng dụng của biên bản trong

hoạt động kinh doanh cho nên mình sẽ nêu một

vài ứng dụng phổ biến của biên bản mà chúng

ta thường gặp trong kinh doanh Đó là:

 Biên bản cuộc họp: ghi lại toàn bộ nội

dung cuộc họp được thư ký cuộc họp tổng hợp

lại nhằm mục đích lưu trữ và chứng thực cho

các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc

họp

bên muốn hợp tác kinh doanh thành lập doanh

nghiệp hoặc hợp tác trong kinh doanh thì phải

thoản thuận góp vốn thông qua biên bản thỏa

vốn góp và tránh rắc rối về sau

 Biên bản bàn giao công việc: trước khi

bạn nghỉ việc hoặc được thuyên chuyển công

tác tiếp nhận vị trí công việc mới, bạn sẽ

phải chuyển giao toàn bộ công việc hiện tại

cho một bộ phận nào đó tiếp quản

đồng mua bán hàng hóa, bên bán sẽ phải có

gian và giá cả ghi trong hợp đồng, khi đó bên

bán giao cho đúng thủ tục trong mua bán

 Biên bản hủy hóa đơn: dùng để ghi

nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy

và cam kết hai bên không kê khai thuế hóa

đơn đã viết sai phải hủy

 Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT viết sai: chỉ được sử dụng cho hóa đơn đã lập sai trước đó nhưng chưa kê khai thuế Nếu kế toán đã kê khai thuế thì phải viết hóa đơn điều chỉnh, không được phép hủy hóa đơn, đồng thời phải có biên bản điều chỉnh hóa đơn kèm theo thay cho biên bản hủy hóa đơn

 Biên bản thanh lý hợp đồng: sau khi thực hiện xong hợp đồng kinh tế thì 2 bên sẽ phải lập một biên bản thanh lý hợp đồng để tránh những rắc rối pháp lý sau này

 Biên bản đình chỉ kinh doanh: là biên bản được cơ quan có thẩm quyền lập ra khi đình chỉ kinh doanh của một địa điểm kinh doanh hoặc cơ quan doanh nghiệp nào đó Mẫu biên bản nêu rõ thời gian, địa điểm lập biên bản, thành phần của ban kiểm tra, địa

điểm kinh doanh bị đình chỉ, biện pháp xử lý với địa điểm kinh doanh đó

 Biên bản tạm đình chỉ kinh doanh:

là biên bản được ủy nhân dân phường xã lập ra và gửi tới cơ sở kinh doanh để đình chỉ việc kinh doanh của cơ sở đó Mẫu biên bản nêu rõ người lập biên bản, cơ sở kinh doanh bị đình chỉ kinh doanh, biện pháp xử lý đối với cơ sở kinh doanh bị đình chỉ

 Biên bản bàn giao tài liệu: được dùng trong quá trình giao dịch thương mại, mua bán hàng hóa, tư vấn việc các tổ chức, cá

nhân và doanh nghiệp thường xuyên có những hoạt động trao đổi chứng từ, tài liệu,

hồ sơ

 Biên bản nghiệm thu và

bàn giao sản phẩm, dịch vụ: là biên bản kiểm nghiệm và bàn giao của doanh nghiệp sau khi

hoàn thành thủ tục lắp đặt, giao hàng đầy đủ theo hợp đồng hoặc đơn hàng trước đó Biên bản nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ với sự có mặt và thỏa thuận của bên giao và bên nhận, đảm bảo tính hợp pháp và thực hiện theo đúng hợp đồng của hai bên