Tiểu Luận - Quản Trị Bất Động Sản - Chuyên Đề - Quản Lý Bất Động Sản Văn Phòng Cho Thuê

Cao ốc văn phòng được hiểu là tòa nhà cao tầng được xậy dựng để cho, các cá nhân, các tổ chức thuê với mục đích thực hiện một hoặc đa chức năng trên mà không dùng để ở.. Việc đưa ra các

CHỦ ĐỀ : QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN LÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ

I Đặt vấn đề

1 Một số khái niệm

Văn phòng cho thuê là công trình có mái che, có

tường bao quanh, cửa ra vào được cho thuê bởi một hay nhiều cá nhân hoặc tổ chức nhất định để làm nơi giao dịch, sinh hoạt văn hóa hoặc cất giữ đồ đạc, vật chất

Cao ốc văn phòng được hiểu là tòa nhà cao tầng

được xậy dựng để cho, các cá nhân, các tổ chức thuê với mục đích thực hiện một hoặc đa chức năng trên mà không dùng để ở Có khả năng chứa đựng và phục vụ cho nhiều nhân viên văn phòng Thông thường các cao

ốc văn phòng hay tọa lạc tại mặt tiền đường phố lớn hoặc các trung tâm đông người qua lại

2 Phân loại cao ốc văn phòng cho thuê

Hiện nay ở Việt Nam chưa có tiêu chuẩn xếp hạng văn phòng chính thống nào Việc đưa ra các tiêu chí để xếp hạng các toà nhà văn phòng chủ yếu là do các công ty lớn trên thế giới về dịch vụ Bất động sản như CBRE, Savills hay Cushman đưa ra Căn cứ vào đó, xét trên sự hài lòng về các tiêu chí đó của khách thuê để đánh giá

cao ốc đó là văn phòng hạng A, hạng B hay hạng C Như vậy, ta có thể phân loại văn phòng cho thuê theo 3 hạng: hạng A, B, C

2.1 Văn phòng hạng A

Là một cao ốc văn phòng hạng A cần có các tiêu chí sau:

 Vị trí: Tọa lạc tại các vị trí “đắc địa” ở khu trung

tâm kinh doanh, có tầm nhìn đẹp, dễ tiếp cận, tiền sảnh sang trọng có trang bị điều hòa, có tầng hầm

đỗ xe, luôn được bảo trì tốt

 Diện tích mỗi sàn: từ 1000m2 trở lên

 Tổng diện tích: từ 20.000m2 trở lên

 Giá cho thuê: hiện nay giá cho thuê văn phòng

hạng A không thấp hơn 30USD/m2/tháng

 Dịch vụ công nghệ: Phải có hạ tầng tốt, trang thiết

bị hiện đại:

- Thang máy tốc độ cao: thời gian chờ không quá 25s, công suất lớn hơn 15%, chất lượng cao và tiếng ồn thấp, ít nhất có 1 thang vận chuyển

hàng hóa

- Hệ thống lò sưởi, thông gió và điều hoà: tổng diện tích xấp xỉ 70m2 với 25 watt/m2 cho thiết

bị có hệ thống làm lạnh bổ sung, ngưng hơi nước tự động

- Có hệ thống cấp điện tự động, hệ thống báo

cháy tự động, và phải có thang thoát hiểm riêng

- Hệ thống thông minh của tòa nhà: phòng điều hành, phòng quản lý năng lượng điện và năng

lượng dự phòng

- Năng lượng dự phòng: đáp ứng 100% cho các dịch vụ thiết yếu và hệ thống thông gió, 50% cho thắp sáng và thang máy

- Điện: Tối thiểu là 25 watt/m2, hệ thống cơ điện

có chất lượng tốt nhất và luôn luôn được bảo trì

- Ánh sáng: có chất lượng tốt nhất, từ 400 lu-xơ trở lên

 Internet: kết nối băng thông rộng và phải có nhiều gói băng thông cho khách thuê lựa chọn

 Quản lý tòa nhà: phải có tổ chức quản lý và giám sát chuyên nghiệp

 Kiến trúc, đơn vị xây dựng, đơn vị phát triển đơn vị quản lý: phải được quốc tế hoặc viện nghiên cứu địa chất chấp nhận

2.2 Văn phòng hạng B

Nhìn chung, tòa nhà hạng B có cùng tiêu chí với tòa nhà hạng A, nhưng vị trí trung tâm và chất lượng thấp hơn so với tòa nhà hạng A

 Vị trí: thuộc vùng ngoại biên hoặc ven đô, đường

vào tốt

 Diện tích mỗi sàn: từ 500m2 – 1000m2 , thiết kế đẹp mắt, trên 7 tầng, độ cao trần là 2,5m2, chịu lực 300kg/m2 , hành lang rộng tối thiểu 1,8m, thiết kế đẹp và thuận tiện, ánh sáng 400 lu-xơ

 Tổng diện tích: trên 10000m2

 Giá thuê: giao động từ 20USD-28USD/m2/tháng

 Dịch vụ công nghệ: yêu cầu trang bị chất lượng

cao, hệ thống thang máy có sức chứa 12-16 người, tốc độ nhanh thời gian chờ ngắn, tối thiểu 1 thang máy/4 tầng, là sản phẩm nổi tiếng

 Yêu cầu về mặt kỹ thuật: tiền sảnh, phòng ngoài

thiết kế thuận tiện, đồng nhất về ký hiệu, độ rộng

khoảng 3m Cửa ra vào khi mở tối đa rộng ít nhất 900mm Nền nhà – tầng hầm được láng kim loại, tường thạch cao, đường dây điện thoại IDD( International Direct Dialling - dịch vụ gọi điện thoại quốc tế trực tiếp)

 Internet: băng thông rộng

 Kiến trúc, đơn vị xây dựng, đơn vị phát triển, đơn vị quản lý: phải được quốc tế hoặc địa phương

công nhận

2.3 Văn phòng hạng C

Văn phòng hạng C có tiêu chuẩn thấp hơn hạng B và hạng C Kiến trúc, đơn vị xây dựng, đơn vị phát triển, đơn

vị quản lý được địa phương công nhận Việc quản lý do công ty trong nước thực hiện

Văn phòng hạng C có thể được chuyển đổi mục đích

từ các loại hình khác như nhà ở, để kinh doanh

 Giá cho thuê: từ 16,5USD-20USD/m2/tháng

Hoặc theo BOMA PHÂN LOẠI

3 Thị trường cao ốc văn phòng cho thuê hiện nay

Thị trường văn phòng cho thuê là nơi người cho thuê văn phòng gặp gỡ người thuê văn phòng Trong điều kiện nền kinh tế phát triển, nhu cầu thuê văn phòng của các doanh nghiệp tăng cao Nếu không có thị trường thì doanh nghiệp không thể đi thuê văn phòng được mà chỉ có sự lựa chọn duy nhất là tự xây văn phòng làm trụ sở làm việc, văn phòng đại diện Khi không có thị trường thì nhà đầu tư cũng không triển khai các dự án vì sẽ không tiếp cận được người thuê,

vì thế thị trường văn phòng cho thuê giúp thỏa mãn nhu cầu của và nguyện vọng của mình

Thị trường văn phòng cho thuê góp phần làm thúc đẩy thị trường BĐS phát triển Trong giai đoạn các phân khúc khác của thị trường trầm lắng( nhà ở, đất nền, chung cư ), thị trường văn phòng cho thuê phát triển

sẽ thu hút các nhà đầu tư rót vốn vào Việc tăng trưởng hay sụt giảm của thị trường văn phòng cho thuê có ảnh hưởng đến thị trường Bất động sản, đến nền kinh tế nói chung

 SỰ CẦN THIẾT CỦA QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

LÀ VĂN PHÒNG CHO THUÊ

- Nếu bất động sản không được quản lý tốt thì: + Chất lượng tài sản nhanh chóng bị xuống cấp

+ Không khai thác hết tiềm năng của bất động sản

+ Chi phí vận hành cao nhưng không mang lại hiệu quả

+ Không thu hút khách hàng mới

+ Khách hàng cũ không tiếp tục hợp đồng

- Chính vì thế, cần phải có đội ngũ quản lý bất động sản là văn phòng cho thuê chuyên nghiệp để:

+ Thu hút khách thuê tốt hơn

+ Ít các sai sót hơn

+ Giá trị đầu tư cao hơn

+ Duy trì giá thuê thông qua các lợi thế tiềm

ẩn

+ Có lợi cho cả bên quản lý và bên được quản

lý

II Nội dung công việc quản lý bất động sản là văn phòng cho thuê

1 Quy trình quản lý

2.1 Quản lý hợp đồng

* Thiết lập quy trình quản lý Hợp đồng:

– Danh mục khách hàng

– Ký kết hợp đồng

– Biên bản bàn giao mặt bằng

– Biên bản bàn giao và sửa chữa nội thất – Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng , thanh toán

– Kế hoạch thanh lý hợp đồng

– Thanh lý hợp đồng

2.2 Quản lý khách hàng

* Thiết lập quy trình quản lý khách hàng:

– Bảng đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng

– Sổ theo dõi phòng họp

– Bảng nhật ký làm việc với khách hàng

– Bảng nhật ký sự vi phạm quy định, quy chế của khách hàng

– Bảng khiếu nại của khách hàng

– Bảng tổng hợp khiếu nại của khách hàng – Phương pháp giải quyết khiếu nại tối ưu

2.3 Quản lý trật tự an ninh

* Thiết lập quy trình quản lý trật tự an ninh:

– Kế hoạch tuần tra của bảo vệ

– Nhật ký đào tạo PCCC và Cháy nổ

– Nhật ký cháy, nổ

– Nhật ký khách hàng ra vào cổng

– Nhật ký xử lý sự cố của bảo vệ

– Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ bảo

vệ, an ninh

2.4 Quản lý kỹ thuật tòa nhà

* Thiết lập quy trình quản lý kỹ thuật:

– Thông báo sửa chữa

– Yêu cầu sửa chữa

– Kết quả sửa chữa

– Nhật ký bảo trì bảo dưỡng tòa nhà

– Hệ thống cảnh báo bảo trì bảo dưỡng

– Quy trình bảo trì công trình xây dựng

– Quy trình bảo hành công trình xây dựng – Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà – Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy – Quy trình bảo dưỡng hệ thống điện trong tòa nhà

2.5 Quản lý vệ sinh tòa nhà

* Thiết lập quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà:

– Nhật ký vệ sinh

– Hệ thống cảnh báo vệ sinh

– Kế hoạch vệ sinh khu ngoài toà nhà

– Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hành lang, lối đi chung của các tầng

– Kế hoạch vệ sinh khu nhà vệ sinh chung của các tầng

– Kế hoạch vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy toà nhà

– Kế hoạch vệ sinh khu vực văn phòng

– Kế hoạch vệ sinh khu bãi đỗ xe toà nhà – Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ vệ sinh tòa nhà

2.6 Quản lý giám sát tòa nhà

* Thiết lập quy trình giám sát hoạt động của Tòa nhà:

– Kế hoạch giám sát tòa nhà

– Biên bản giám sát

– Nhật ký giám sát vệ sinh

– Nhật ký giám sát sửa chữa bảo dưỡng – Nhật ký giám sát khách hàng

– Nhật ký giám sát an ninh

2.7 Khai thác bất động sản

Đối với chủ đầu tư, công ty quản lý bất

động sản là văn phòng cho thuê sẽ:

 Xây dựng phương án tốt nhất nhằm tối đa hóa diện tích thuê của Tòa nhà

 Xây dựng giá cả cho thuê hợp lý nhất

 Tìm kiếm, lựa chọn khách thuê

 Xây dựng kế hoạch lấp đầy khách thuê tòa nhà nhanh và hiệu quả nhất

 Thiết lập các điều kiện cho thuê phù hợp

 Tư vấn quá trình thực hiện cho thuê và quản lý hợp đồng thuê

III Mô hình tổ chức, kế hoạch thực hiện

1 Phân tích thị trường và khu vực lân cận

2 Phân tích sản phẩm

3 Marketing tìm kiếm khách hàng

IV Các khó khăn trong quản lý bất động sản là

văn phòng cho thuê và cách khắc phục

a Khó khăn

 Bảo đảm các hoạt động diễn ra xuyên suốt trong tòa nhà(quan trọng nhất)

- Sao điều hòa ko đủ mát?

- Cầu thang máy chậm thế?

- Chỗ đỗ xe chật thế?

- Bảo vệ, lễ tân gì vô lễ thế?

- Vệ sinh, xử lý rác

- “Phí” cho Phường, Quận, công chính, hội người cao tuổi , hội hiếu học đến xin tài trợ, ủng hộ

- Tình trạng mất mát , trộm cắp,thất thoát xảy

ra trong tòa nhà

- Kiểm soát khách khứa ra vào tòa nhà

- Tình trạng hỏa hoạn, cháy nổ do bất cẩn là

đáng lo nhất

- Lo lắng bảo trì, bảo dưỡng để tòa nhà luôn

trong tình trạng hoạt động tốt

- Các hoạt động giữ gìn hình ảnh đẹp về tòa nhà trong tâm trí khách hàng

b Cách khắc phục

 Bảo đảm cân đối chi tiêu

- Lên kế hoạch và dự toán chi tiêu cho các chi phí hàng năm

 Có kế hoạch thanh lý phù hợp

- Các đồ dùng dùng trong vp luôn cần sạch, đẹp, lịch sự, không thể dùng nội thất lâu dài vì khi

cũ sẽ gây hình ảnh xấu, vì thế cần có kế hoạch thanh lý phù hợp

 Quản lý nhân sự

- Quản lý nhân viên các bộ phận: lễ tân, bảo vệ,

vệ sinh, quản lý, bảo dưỡng, kỹ thuật

- Có chế tài thưởng – phạt đối với các hành vi,

thái độ và mức độ hoàn thành công việc