Bài giảng quản trị lễ tân khách sạn chương 4 làm thủ tục trả buồng và kiểm toán đêm

LÀM THỦ TỤC TRẢ BUỒNG VÀ KIỂM TOÁN ĐÊM TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH Bộ môn: Quản trị dịch vụ KSDL ……….... Khách hàng Bản DS KH sẽ thanh toán trả buồng và rời KS 

CHƯƠNG 4

LÀM THỦ TỤC TRẢ BUỒNG

VÀ KIỂM TOÁN ĐÊM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN - DU LỊCH

Bộ môn: Quản trị dịch vụ KSDL

………

4.1 Làm thủ tục trả buồng

4.1.1 Khái quát chung về làm thủ tục trả buồng

4.1.2 Hoạt động chuẩn bị trước khi thanh toán cho khách 4.1.3 Quy trình làm thủ tục trả buồng

4.2 Một số phương thức thanh toán

4.2.1 Thanh toán bằng tiền mặt

4.2.2 Thanh toán bằng thẻ

4.2.3 Thanh toán bằng séc

4.2.4 Thanh toán bằng phiếu thanh toán

4.2.5 Thanh toán bằng chuyển khoản

4.2.6 Thanh toán bằng ghi sổ nợ công ty

4.3 Kiểm toán đêm

4.3.1 Khái quát về kiểm toán đêm

4.3.2 Quy trình kiểm toán đêm

NỘI DUNG

Người tham gia

tiếp tân, thu ngân

hành lý, gác cửa

GS ,GĐ lễ tân,

GĐ KS.

Khách hàng

Bản DS KH

sẽ thanh toán trả buồng

và rời KS

 Làm thủ tục trả buồng (check-out) là việc thanh toán, xác

nhận để khách trả buồng và rời KS, bao gồm việc tính toán

các khoản CF, giao nhận tiền, chìa khoá và các vật dụng khác.

HĐ giao tiếp

và nghiệp vụ kế toán

4.1.1.1 Khái niệm làm thủ tục trả buồng

 Ý nghĩa?  Yêu cầu?

4.1.1.2 Hệ thống HĐ thanh toán và các phương tiện theo dõi,

tổng hợp CF DV của khách

- Hoá đơn DV

- Tài khoản của khách

- Tổng hợp chi phí

- Hoá đơn thanh toán

- Biên bản thu tiền

4.1.2 HĐ chuẩn bị trước khi thanh toán cho khách

 Bước 1: Khẳng định lại việc khách trả buồng

 Bước 2: Thông báo việc khách trả buồng đến các bộ phận liên quan và đề nghị kiểm tra

 Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách

 Bước 4: Xác định trách nhiệm thanh toán

4.1.3.1 Sơ đồ quy trình làm thủ tục trả buồng

Chào khách, nhận lại chìa khóa, phiếu đặt cọc

và XĐ số buồng của khách Cập nhật số liệu thanh toán

Đưa hồ sơ TK, đóng TK và in HĐ thanh toán

XĐ phương thức thanh toán và thực hiện thanh toán

Kiểm tra đồ khách mượn, tin nhắn

Trả lại các giấy tờ lưu giữ của khách

Lấy ý kiến KH và đề xuất đặt buồng

Hỗ trợ khách rời KS

Hoàn chỉnh các thủ tục và cập nhật thông tin

4.1.3 Quy trình làm thủ tục trả buồng

a) Lưu ý khi làm thủ tục trả buồng cho đoàn khách

4.1.3.3 Những lưu ý khi làm thủ tục trả buồng

cho một số đối tượng khách

b) Lưu ý khi làm thủ tục trả buồng cho khách VIP c) Lưu ý khi trả buồng nhanh

4.2.1 Thanh toán bằng tiền mặt

4.2.2 Thanh toán bằng thẻ

4.2.3 Thanh toán bằng séc du lịch

4.2.4 Thanh toán bằng phiếu thanh toán

4.2.5 Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng 4.2.6 Thanh toán bằng ghi sổ nợ công ty

4.2 Một số phương thức thanh toán

23h00 – 07h00

Khái niệm kiểm toán đêm (Night audit)

˗ Là việc kiểm tra đối chiếu các số liệu tổng hợp

CF trong từng TK của khách, nhằm KĐ chính

xác và hoàn chỉnh của các TK thanh toán của

khách trên cơ sở đối chiếu với số liệu báo cáo từ

các BP liên quan.

˗ Là kiểm toán kết thúc tất cả HĐ giao dịch trong

KS vào cuối ngày và tạo báo cáo.

Vai trò

Mục tiêu

Nhiệm vụ

4.3 Kiểm toán đêm

4.3.1 Khái quát về kiểm toán đêm

4.3.2 Quy trình kiểm toán đêm

- B1: Kiểm tra và xử lý tình trạng buồng

- B2: Xử lý HĐ, cập nhật CF, doanh thu

- B3: Nhập DT từ các BP vào đúng nơi QĐ

- B4: Xem xét sự khác biệt về giá và chạy chức năng “nhập giá buồng và thuế”

- B5: Thực hiện thủ tục đóng ngày

- B6: Chuẩn bị và in các báo cáo

- B7: Kiểm tra các ngăn hồ sơ

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4

1 Bạn hiểu thế nào là TK của khách, hóa đơn DV, hóa đơn thanh toán, số

cái kế toán lễ tân?

2 Trình bày những HĐ chuẩn bị trước khi làm thủ tục trả buồng cho khách?

3 Trình bày quy trình làm thủ tục trả buồng và cho biết những điểm lưu ý khi

làm thủ tục trả buồng cho đoàn khách, khách VIP?

4 Trình bày các bước thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, séc

du lịch, phiếu thanh toán, chuyển khoản, ghi sổ công ty?

5 Trình bày KN, nhiệm vụ và phân tích vai trò của kiểm toán đêm Trình bày

quy trình kiểm toán đêm

6 Bạn hiểu hóa đơn (Folio) điện tử là gì? Cho biết những lợi ích và yêu cầu

để áp dụng hóa đơn điện tử trong KS?

7 Một khách đã trả buồng và rời KS, sau đó gọi điện từ sân bay thông báo khách không thể làm thủ tục lên máy bay được vì đã để quên CMTND ở quầy lễ tân của bạn Bạn sẽ xử lý như thế nào?

8 Khi làm thủ tục thanh toán trả buồng, khách ngạc nhiên khi thấy bị thanh toán một cuộc ĐT kéo dài 90 phút ra nước ngoài Trong khi đó khách cho rằng mình chỉ gọi tối đa là 5 phút Bạn kiểm tra tổng đài và kết quả vẫn là 90 phút Khách đề nghị giải quyết nhanh vì sắp đến giờ ra sân bay Bạn sẽ xử

lý thế nào?

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4

Bài tập:

KS Thương mại đón đoàn khách C đến tổ chức hội nghị tổng kết KD 6 tháng cuối năm 15/11/2019 đến 18/11/2019 Cty đã thuê một số buồng dành cho khách mời quan trọng của Cty và các TTB cần thiết PV cho hội nghị như sau: Buồng 104,106,108: 1.500.000đ/buồng/đêm; Buồng 201, 203: 1.000.000đ/buồng/đêm

Thuê hội trường và các TTB hỗ trợ ngày 15-16/11/2019 là 5.000.000đ/ngày

Tiệc teabreak phục vụ cho HN 200 suất, giá 35.000đ/suất/buổi

Trong thời gian lưu trú, đoàn SD các DV sau: ăn nhà hàng 5.555.000đ; thuê xe 1.500.000đ

Buồng 104 và 201 TB trả buồng vào lúc 18h30 Trong thời gian này, QĐ của KS

là thu thêm phụ trội là 50%

Yêu cầu: Lập TK của khách; lên HĐ thanh toán (HĐ tài chính số 259223208);

cho biết số tiền khách phải trả trong TH trên (Biết thuế VAT 10% và phí DV 5%; đoàn đặt cọc 5.000.000đ)

1. Nguyễn Thị Tú (2021), Giáo trình Quản trị lễ tân khách sạn, Nxb Thống kê

2. Bộ LĐTB&XH, Tiêu chuẩn KN nghề QG Lễ tân, QĐ số1383/QĐ-LĐTBXH ngày

31/8/2017

3. James A.Bardi (2010), Hotel Front Office Management (5th Edition), John Wiley &

Sons, Inc,Hoboken, New Jersey

TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 4