Bài giảng tổ chức sự kiện du lịch chương 3 chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch

Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có Liên hệ với cơ quan cấp phép cấp phép yêu cầu CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3.2.. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiệ

Trang 1

CHƯƠNG 3

CHUẨN BỊ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN DU LỊCH

38

Trang 2

Lorem ipsum dolor sit dudu

amet, consectetur adipiscing

elit

Text sample here

Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit

Text sample here

Lorem ipsum dolor sitdudu amet, consectetur adipiscing elit

Text sample here

NỘI DUNG CHƯƠNG 3

Text sample here

Nội dung

chương 3

3.1 Thành lậpban tổ chức, xácđịnh thời gian vàlập bảng tiến độ

sự kiện du lịch

3.2 Nội dungchuẩn bị tổ chức

3.2.5 Chuẩn bị truyền thông sự kiện

3.2.1.Chuẩn bị thủ tục hành chính và pháp lýcho sự kiện du lịch

3.2.2 Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện du lịch

3.2.6 Chuẩn bị về trang thiết bị cho sự kiện

Trang 3

Ban tổ chức bao gồmnhững thành viên thuộcnhững thành phần khácnhau, có khả năng tổchức và có kỹ năngchuyên môn nghề

nghiệp để chủ độngtrong thực hiện

3

Ban tổ chức sự kiện:

Ban tổ chức phải

được thành lập ngay

từ giai đoạn đầu để

giúp nhà quản trị thực

hiện các công việc

chuẩn bị cho sự kiện

Nhà quản trị tổchức sự kiện sẽđảm nhận vai tròtrưởng Ban tổchức với nhữngnhiệm vụ cụ thể

Trang 4

CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

Trang 5

3.1.2.1.Xác định thời gian

Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tớikhi bắt đầu tổ chức sự kiện Đây là mức độ khống chế toàn

bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc.

Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp: Phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song

và phương pháp kết hợp.

Trang 6

3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

Trang 8

3.2 Nội dung chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch

Trang 9

Chuẩn bị thủ tục

hành chính

1 Các loại giấy phép tổ chức sự kiện

2 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 10

Giấy phép tiến hành sự kiện

Trang 11

2 Hồ sơ xin giấy phép

tổ chức sự kiện

Đơn xin tổ chức sự kiện

Bản sao hợp đồng địa điểm

Thành phần tham dự; số lượng, cơ cấuthành phần đại biểu

Nguồn kinh phí (nếu có)Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhMục tiêu, nội dung sự kiện

Thư mời có xác nhận đồng ý tham gia nếu cóyếu tố người nước ngoài

Trang 12

Xác định các thủ tục,

giấy phép cần phải có Liên hệ với cơ quan cấp phép

cấp phép yêu cầu

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 14

Nội dung của hợp đồng

Tiến trình thiết lập hợp đồng

Quản lý thực hiện hợp đồng

Trang 15

sự kiện

Trang 16

3

Bảo hiểm

Trách nhiệm công cộng

Các loại hợp đồng bảo hiểm

Quản lý khiếu nại

Trang 17

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện

3.2.2 Chuẩn bị

địa điểm cho

sự kiện du lịch

Trang 18

Ý nghĩa của việc lựa chọn

Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả

các yếu tố khác của tổ chức sự kiện…

Trang 19

Phân loại địa điểm

Không gian ngoài trời

Không gian trong nhà

Trang 20

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiệnPhù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện

Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa)

Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển

Tiện ích và dịch vụ sẵn có

An ninh, an toàn, bảo hiểm

Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực

Giá cả và thời tiết

Trang 21

Quy trình lựa chọn

địa điểm tổ chức

sự kiện

Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoảnBước 3: Khảo sát địa điểm

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiệnBước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp

Trang 22

3.2.3.

Chuẩn bị liên quan

đến khách mời

Khái niệm khách mời

Phân loại khách mời

Công việc chuẩn bị liên quan đến

khách mời

Trang 23

Khái niệm khách mời

Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt

động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.

Trang 24

Phân loại

khách mời

Theo kế hoạch tổ chức

Theo vị trí, vai trò

Khách mời ở các cơ quan

truyền thông

Khách mời dự bị

Khách mời quan trọngKhách mời chính thức

Khách mời là khách hàngKhách mời là nhà cung ứng

Trang 25

Lập danh sách khách mời Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách Kiểm tra, xác nhận

Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ

Các công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời

Trang 26

Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị

Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc,hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…)

Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (bố trí, tuyển dụng,

ký kết hợp đồng)

Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện

Xác định mô hình tổ chức lao động

Trang 27

.2.5

Chuẩn bị

truyền thông

sự kiện

Lựa chọn các công cụ truyền thông

Nội dung truyền thông marketing sự kiện

3.2.5

Chuẩn bị truyền thông

sự kiện

Ý nghĩa của truyền thông marketing sự kiện

Trang 28

Tăng cường nhận thức về sự kiện của đơn vị chủ nhà

Trang 29

Lựa chọn các công cụ truyền thông

Trang 30

-Xác định đối tượng nhận tin

- Xác định mục tiêu truyền thông marketing

- Thiết kế thông điệp

- Lựa chọn kênh truyền thông marketing

- Ấn định thời gian truyền thông

- Ngân sách dành cho truyền thông

Nội dung truyền thông marketing sự kiện

Trang 31

Chuẩn bị trang thiết bị

sự kiện

Quay phim, chụp ảnh

Âm thanh,

ánh sáng

Trang 32

Trang 33

+ Màn hình

+ Microphone

Trang 34

Ánh sáng

Hệ thống ánh sáng

Yêu cầu khi thiết kế ánh sáng

+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện+ Ánh sáng bảo vệ

+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị,

hỗ trợ cho hoạt động sự kiện

+ Đảm bảo tính khoa học, hiện đại+ Đảm bảo tính nghệ thuật

+ Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng+ Đảm bảo yêu cầu năng lượng+ Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của

hệ thống khác

Trang 35

Quay phim,

chụp ảnh

Quay phim

Chụp ảnh

- Ngân sách dành cho quay phim

Tiêu đề	Bài giảng tổ chức sự kiện du lịch chương 3 chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch
Chuyên ngành	Tổ chức sự kiện du lịch
Thể loại	Bài giảng

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	780,95 KB