Bài giảng quản trị thời gian chương 3 tổ chức triển khai và đánh giá sử dụng thời gian

Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và đánh giá sử dụng thời gian 3.2.. Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai vàđánh giá sử dụng thời gian 3.1.1.. Khái niệm và vai trò của tổ

CHƯƠNG 3

TỔ CHỨC TRIỂN KHAI VÀ ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN

10/28/2022

TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN

Ginger lại một lần nữa gặp trục trặc Cô không tài nào xoay đủ thời gian để hoàn tất bài diễn thuyết cô phải thực hiện ngày mai trước một vị khách hàng tiềm năng quan trọng trong lĩnh vực marketing Giờ đã là 4 giờ 45 phút chiều

và cô sẽ phải đi đón cậu con trai sau 15 phút nữa Cô cần phải trình bày bằng Power Point cho quản lý của mình trước khi rời cơ quan và có lẽ sẽ mất 45 phút để thực hiện việc đó Cô gặp quản lý của mình để thông báo: “Kerry, tôi biết chị muốn nắm được tiến trình làm việc của tôi trước khi ra về, nhưng buổi tập bóng của Kevin kết thúc lúc 5 giờ chiều, mà tôi thì không thể bắt thằng bé đợi được Hay tôi gửi cho chị lúc 9 giờ tối nhé?” Kerry thậm chí còn không che giấu sự bất mãn của mình “Ginger, sao cô lúc nào cũng vậy!

Cô phải tìm ra cách nào đấy để kiểm soát thời gian hơn đi nó không chỉ ảnh hưởng đến công việc của cô mà còn của cả tôi nữa Tôi là người dậy rất sớm

9 giờ tối thì tôi đi ngủ đến nơi rồi!” Ginger khẩn khoản xin lỗi, vội vã thu xếp

đồ đạc rồi chạy ào khỏi căn phòng

Vừa lái xe đến trường con, cô vừa điên cuồng nghĩ về những việc khác mình cần làm tối nay Cả nhà sẽ ăn gì trong bữa tối đây? Thế rồi cô sực nhớ ra rằng mình vẫn chưa lấy món thịt hầm khỏi ngắn đá để rã đông và tự hỏi liệu cả nhà

có thể thông cảm cho một bữa tối chữa cháy bằng thức ăn nhanh khác hay không Cô lái xe vào trường, bắt gặp Kevin đang lủi thủi một mình đứng chờ

bố mẹ tới đón Thằng bé nóng nảy “Sao lúc nào con cũng là đứa cuối cùng được đón?” Ginger xin lỗi con rồi cố gắng thay đổi đề tài “Con có bao nhiêu bài tập về nhà?” cô hỏi

TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN (tiếp)

Ginger lái xe vào một nhà hàng KFC và mua bữa tối Đây là việc bất đắc dĩ thôi, cô nghĩ, nhẹ nhõm hơn khi thấy Kevin không phàn nàn gì Khi họ về đến nơi, cô đưa túi đồ ăn cho Kevin và nhờ con mang vào nhà, còn mình thì

có lấy túi đựng máy tính Khi nhấc nó lên cô nhận ra rằng hai tập tài liệu cô cần cho công việc đêm nay thì ở đó, nhưng cái máy tính xách tay thì không Giờ thì cô biết làm gì đây? Vào đến nhà thì mắt cô cũng đã ngân ngấn nước Con gái cô, Kim, hỏi “Mẹ! Mẹ quên mất là mẹ phải giúp con thực hiện dự

án môn Giáo dục công dân rồi đúng không ạ? Mẹ đã hứa tối nay con có thể thu âm một cuộc phỏng vấn với mẹ - và hạn chót nộp bài là thứ Sáu! Nếu con không thu âm ngay tối nay, con sẽ không thể hoàn thành đúng hạn

được!”

Ginger rên rỉ “Được rồi được rồi mọi người Cùng vào bàn ăn tối thôi mà chúng ta sẽ cố gắng giải quyết mọi việc.” Khi bày đến dao dĩa và khăn ăn,

cô nhận ra rằng cuộc sống của cô đã diễn biến theo chiều hướng này khá lâu rồi Hoặc là thời gian ban ngày không hề đủ cho cô làm tất cả những việc cần làm, hoặc là cô không biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý Dây thần kinh của cô trở nên hoảng loạn và có cảm giác mình có thể gây gổ với bất cứ người nào Cần phải thay đổi điều gì đó

(Nguồn: Theo Richard Guare, Peg Downson, 2017)

Câu hỏi: Hãy phân tích những vấn đề mà Ginger đang gặp phải? Anh (chị)

hãy giúp Ginger khắc phục vấn đề gặp phải?

NỘI DUNG

3.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và đánh giá sử dụng thời gian

3.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian

3.3 Đánh giá sử dụng thời gian

3.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và

đánh giá sử dụng thời gian

3.1.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức triển khai sử dụng thời gian

- Khái niệm:

Tổ chức triển khai sử dụng thời gian là quá trình sắp xếp, bố trí công việc cần thực hiện và phân bổ thời gian của bản

thân cho các công việc đó một cách hợp lý nhằm đảo bảo

hiệu suất

3.1.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức triển khai sử dụng

thời gian

- Vai trò:

- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hoá kế hoạch sử dụng thời gian của bản thân

- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian còn giúp tiết kiệm các nguồn lực nhằm cải thiện thành tích/kết quả công việc của mỗi cá nhân và tổ

chức

- Tổ chức triển khai sử dụng thời gian khoa học, hợp lý giúp mỗi người loại bỏ được thời gian cho các công việc không cần thiết hay không đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu của cá nhân/tổ chức

3.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức triển khai và

đánh giá sử dụng thời gian

3.1.2 Khái niệm và vai trò của đánh giá sử dụng thời gian

- Khái niệm:

Đánh giá sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu thập thông tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian.

3.1.2 Khái niệm và vai trò của đánh giá sử dụng thời gian

- Vai trò:

- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp bản thân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn

- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp

lý nhằm đạt được mục tiêu mong muốn

- Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mô hình sử dụng thời gian tối ưu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thông qua việc tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp

3.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian

3.2.1 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mô hình Eisenhower

3.2.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20

3.2.3 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc

- Theo mức độ quan trọng ABCDE

- Quy tắc 40/30/20/10

3.2.4 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc

• Nhóm 1: Những công việc thường ngày: Bao gồm các

công việc như: Làm bài tập/Viết báo cáo định kỳ; Hồi đáp thư từ; Thực hiện các cuộc điện thoại; …

• Nhóm 2: Những công việc đang diễn tiến: Bao gồm các

công việc như: Tổ chức cuộc họp; Đánh giá nhân sự…

• Nhóm 3: Những công việc hoạch định và phát triển: Bao

gồm các công việc như: Ký hợp đồng mới; Gặp mặt nhà cung cấp mới; Học thêm kỹ năng mới …

3.2.5 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phương pháp quả cà chua Pomodoro

Đặt bộ hẹn giờ

trong 25 phút

Tập trung vào công việc trong 25 phút này Dừng lại ngay khi hết giờ, viết một tích vào tờ giấy

Nghỉ 5 phút

Tiếp tục công việc thêm

25 phút sau giờ nghỉ

Sau 4 chu kỳ 25-5 phút, nghỉ 20 phút

Đánh giá hiệu suất, tìm hiểu bao nhiêu thời gian được sử dụng cho mỗi nhiệm vụ và

tổ chức nhiệm vụ tốt hơn

Lặp lại quá trình

cho đến khi hoàn

thành nhiệm vụ

3.2.6 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo

phương pháp hộp thời gian (Timeboxing)

3.2.7 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo

phương pháp dòng chảy (Flowtime)

3.2.8 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút

3.3 Đánh giá sử dụng thời gian

3.3.1 Đánh giá năng lực sử dụng thời gian

3.3.2 Đánh giá sử dụng thời gian thực tế so với các

mô hình phân bổ thời gian

Thời gian thực tế

triển khai công việc

Thời gian theo

mô hình tối ưu

Chênh lệch thời gian (GAP)

So sánh thời gian thực hiện công việc và theo mô

hình tối ưu

Câu hỏi thảo luận

1 Anh/chị hãy lập Ma trận Eisenhower cho công việc của mình

trong 1 tuần và xây dựng phương án phân bổ thời gian cho các công việc đó?

2 Anh/chị hãy liệt kê 10 công việc cần thực hiện của bản thân vào ngày mai, phân bổ thời gian triển khai các công việc đó theo mức độ quan trọng của công việc?

3 Hãy sử dụng phương pháp quả cà chua Podomoro hoặc phương pháp hộp thời gian để tiến hành triển khai công việc trong một

ngày? Mô tả cụ thể quá trình anh/chị triển khai và rút ra các kết

luận?

4 Anh/chị hãy ghi nhật ký làm việc của mình trong ba ngày và tiến hành phân tích nhật ký làm việc Lựa chọn một mô hình phân bổ

thời gian tối ưu để đánh giá tình hình sử dụng thời gian của anh/chị

và xác định nguyên nhân gây lãng phí thời gian của anh/chị (nếu có)