Bài giảng quản trị thời gian chương 2 lập kế hoạch sử dụng thời gian

STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời gian % 1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10 Yêu cầu: Anh chị đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng.. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng

CHƯƠNG 2 LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG

THỜI GIAN

10/28/2022

STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời

gian (%)

1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10

Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng

Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.

NỘI DUNG

2.1 Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.1 Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.1.1 Khái niệm

Lập kế hoạch sử dụng thời gian

là quá trình xác định mục tiêu

và các biện pháp thực hiện mục

tiêu sử dụng thời gian để đạt

hiệu suất cao trong khoảng thời

gian xác định

2.1.2 Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

❑ Vai trò đối với cá nhân

- Giúp cá nhân tối ưu hóa công việc

- Giúp cải thiện và nâng cao năng lực bản thân

- Giúp rèn luyện tính kỷ luật và tạo ra sự thay đổi để bước

ra khỏi vùng an toàn, hình thành thói quen có ích cho bản thân

- Có thêm thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác

2.1.2 Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

❑ Vai trò đối với tổ chức

- Góp phần tiết kiệm thời gian

- Lập kế hoạch sử dụng thời gian quyết định đến khả năng huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát được các nguồn lực của tổ chức, cá nhân

- Lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận

- Lập kế hoạch sử dụng thời gian với hiệu suất cao sẽ

hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh

- Lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần xây dựng hệ thống quy chuẩn và phát triển văn hóa doanh nghiệp

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.2.1 Xác định và phân loại mục tiêu

- Xác định mục tiêu

- Phân loại mục tiêu

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.2.2 Lập kế hoạch chiến lược

Ví dụ:

Nhóm mục tiêu chiến lược

Mục tiêu trong nhóm

Khung thời gian Công việc cần làm

Sự nghiệp

Công việc tốt đúng ngành đào tạo

22 - 25 tuổi - Học hỏi tiếp thu kiến thức, kỹ năng,

kinh nghiệm, mối quan hệ;

Công việc có cơ hội phát triển ở vị trí quản lý

25 - 32 tuổi Nỗ lực phát huy năng lực thể hiện

đóng góp giá trị gia tăng cho tổ chức của mình;

Công việc khẳng định được thương hiệu cá nhân

32 - 40 tuổi Tích cực phát huy huy năng lực tại tổ

chức với vai trò nhân tố lõi, chú trọng chia sẻ tri thức tới cộng đồng, tham gia các tổ chức nghề nghiệp;

Tài chính

Ra trường có thu nhập và dần được cải thiện ở mức 15

- 25 triệu đồng/tháng

22 - 25 tuổi Làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm

hoàn thành tốt các chỉ số KPI của vị trí công việc đảm nhận

Công việc vị trí quản lý với thu nhập 30 - 50 triệu đồng/tháng

25 - 32 tuổi Phát huy tốt năng lực chuyên môn,

năng lực quản lý; Lãnh đạo các thành viên đơn vị cùng nỗ lực để KPI bộ phận luôn nằm trong Top

Công việc khẳng định được thương hiệu cá nhân có thu nhập 50 - 100 triệu/ tháng

Trên 35 tuổi Đổi mới, sáng tạo; Chia sẻ tri thức với

vai trò của chuyên gia có uy tín trong lĩnh vực chuyên môn Có thêm thu nhập từ chính những hoạt động mang lại giá trị cho cộng đồng

2.2.3 Lập kế hoạch tuần/tháng

- Xác định nhiệm vụ chính

- Xây dựng lịch trình làm việc

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.2.4 Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu

- Xác định thời gian lập kế hoạch ngày

- Liệt kê chi tiết các công việc cần làm

- Xác định các nhiệm vụ ưu tiên

- Rà soát lại kế hoạch

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày

Thời

gian

Hoạt động Số phút

sử dụng

Mức ưu tiên

gian

Hoạt động Số phút sử

dụng

Mức ưu tiên

4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C

5:00 Rời văn phòng

• Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày

2.2.5 Lập kế hoạch theo dự án

- Sử dụng bản Kanban

- Sử dụng biểu đồ Gantt

- Sử dụng phương pháp Agile

2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian

2.3.1 Một số công cụ lập kế hoạch truyền thống

- Nhật ký công tác và sổ tay

- Lịch để bàn

2.3.2 Một số công cụ lập kế hoạch điện tử

- Công cụ Microsoft outlook

- Công cụ Trello

- Công cụ Evernote

- Công cụ Google Calendar

2.3.3 Lựa chọn công cụ lập kế hoạch

Câu hỏi thảo luận

1 Liên hệ thực tiễn về các công cụ điện tử để lập kế hoạch sử dụng thời gian?

2 Thiết lập các mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn?

3 Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo tuần?