ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
2.1.1 Với cấu phần nghiên cứu định lượng
− Toàn bộ các modull thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch Roche đang có tại BVĐK MEDLATEC được mô tả ở Bảng 1.1
− Các tài liệu thứ cấp liên quan đến hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch đang có tại BVĐK MEDLATEC (hồ sơ, sổ sách, biên bản đánh giá,…)
NVYT tham gia trực tiếp vào quy trình sử dụng hệ thống xét nghiệm hóa sinh - miễn dịch tại BVĐK MEDLATEC, đảm nhận các vị trí như quản lý chất lượng, quản lý kỹ thuật, kỹ thuật viên, và nhân viên tại Phòng TTB cũng như Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh.
+ TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch không được sử dụng từ thời điểm tháng 01/2022
NVYT đã tham gia vào quy trình sử dụng TTB trong hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BVĐK MEDLATEC, nhưng không tham gia nghiên cứu hoặc vắng mặt trong quá trình nghiên cứu do lý do khách quan như nghỉ sinh hoặc tham gia đào tạo.
2.1.2 Với cấu phần nghiên cứu định tính
Cán bộ bệnh viện tham gia quản lý và sử dụng thiết bị thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh - miễn dịch bao gồm Ban Giám đốc bệnh viện, lãnh đạo Phòng Hành chính, lãnh đạo Phòng Quản lý chất lượng, lãnh đạo Phòng Thiết bị, Ban Giám đốc Trung tâm xét nghiệm và lãnh đạo Phòng Xét nghiệm Hóa sinh.
NVYT tham gia trực tiếp vào quy trình sử dụng TTB trong hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BVĐK MEDLATEC, đảm nhận các vị trí như quản lý chất lượng, quản lý kỹ thuật, kỹ thuật viên, và nhân viên tại Phòng TTB cũng như Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh.
Tiêu chuẩn loại trừ bao gồm những đối tượng không tham gia hoặc vắng mặt trong quá trình nghiên cứu do các lý do khách quan như nghỉ sinh, tham gia đào tạo hoặc đi họp.
Thời gian và địa điểm nghiên cứu
Nghiên cứu tiến hành từ tháng 01/2022 đến tháng 11/2022 Trong đó, thời gian thu thập số liệu triển khai từ tháng 07/2022 đến hết tháng 08/2022
2.2.2 Địa điểm nghiên cứu: BVĐK MEDLATEC.
Thiết kế nghiên cứu
− Mô tả cắt ngang, kết hợp phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính
Nghiên cứu định lượng được thực hiện để mô tả thực trạng và các yếu tố liên quan đến nhân viên y tế (NVYT) ảnh hưởng đến quản lý và sử dụng trang thiết bị (TTB) trong hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại Bệnh viện Đa khoa MEDLATEC năm 2022.
Nghiên cứu định tính được thực hiện sau khi có kết quả từ nghiên cứu định lượng, nhằm bổ trợ và làm rõ mục tiêu phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý sử dụng TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BVĐK MEDLATEC năm 2022.
Cỡ mẫu
2.4.1 Với cấu phần nghiên cứu định lượng :
Tại BVĐK MEDLATEC, hiện có 8 thiết bị máy thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch Roche, bao gồm 2 module hóa sinh, 4 module miễn dịch và 1 hệ thống tiền phân tích, xử lý mẫu.
− Toàn bộ 13 NVYT trực tiếp tham gia vào quy trình quản lý sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BVĐK MEDLATEC
+ 01 chuyên viên Ban Hậu cần;
+ 02 kỹ sư của Phòng TTB;
+ 01 chuyên viên quản lý chất lượng của Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh;
+ 01 chuyên viên quản lý kỹ thuật của Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh;
+ 8 kỹ thuật viên, cử nhân xét nghiệm của Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh
2.4.2 Với cấu phần nghiên cứu định tính
2.4.2.1 Phỏng vấn sâu: 6 cuộc phỏng vấn sâu (PVS), bao gồm:
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo BV
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo Trung tâm Xét nghiệm
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo Phòng Quản lý chất lượng
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo Phòng Hành chính
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo Phòng TTB
− 01 cuộc PVS với Lãnh đạo Phòng Xét nghiệm Hóa sinh
2.4.1.2 Thảo luận nhóm: 2 cuộc thảo luận nhóm (TLN), bao gồm:
− 01 cuộc TLN với nhóm kỹ thuật viên trực tiếp sử dụng, vận hành máy: 4 người
− 01 cuộc TLN với nhóm kỹ sư phụ trách quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng máy: 5 người, bao gồm:
+ 01 chuyên viên Ban Hậu cần;
+ 02 kỹ sư của Phòng TTB;
+ 01 chuyên viên quản lý chất lượng của Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh;
+ 01 chuyên viên quản lý kỹ thuật của Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh;
Phương pháp chọn mẫu
2.5.1 Với cấu phần nghiên cứu định lượng
2.5.2 Với cấu phần nghiên cứu định tính: chọn mẫu chủ đích
2.5.2.1 Phỏng vấn sâu: Chọn mẫu chủ đích Đối tượng tham gia PVS là Giám đốc BV,
Giám đốc Trung tâm Xét nghiệm, Trưởng Ban Hậu cần – Phòng Hành chính, Trưởng Phòng Quản lý chất lượng, Trưởng Phòng TTB, Trưởng Phòng Xét nghiệm Hóa sinh
Đối với nhóm kỹ thuật viên trực tiếp sử dụng và vận hành máy, việc chọn mẫu ngẫu nhiên là cần thiết Số lượng và đối tượng tham gia cuộc khảo sát được lựa chọn ngẫu nhiên tại thời điểm tiến hành nghiên cứu.
− Đối với nhóm kỹ sư phụ trách quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng máy: chọn mẫu toàn bộ.
Phương pháp thu thập số liệu
2.6.1 Với cấu phần nghiên cứu định lượng
2.6.1.1 Thu thập thông tin thực trạng quản lý sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV bằng biểu mẫu
− Công cụ nghiên cứu: Biểu mẫu thu thập thông tin thực trạng quản lý sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV
+ Biểu mẫu được sử dụng để tổng hợp tình hình quản lý TTB tại BV
Từ ngày 15/07/2022 đến 15/08/2022, chúng tôi đã thu thập số liệu tại bệnh viện về thực trạng quản lý trang thiết bị y tế (TTBYT), bao gồm: 1) Mô hình tổ chức và các hỗ trợ cho công tác quản lý TTBYT; 2) Nhân lực phụ trách quản lý TTBYT tại bệnh viện; 3) Tài chính dành cho quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa, hiệu chuẩn, kiểm định và khử nhiễm TTBYT.
Thống kê số lượng và tình trạng hoạt động một số TTB; 5) Thống kê hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, hiệu chuẩn, kiểm định TTB;
2.6.1.2 Đánh giá hoạt động quản lý sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV bằng bảng kiểm quan sát
− Công cụ nghiên cứu: Bảng kiểm đánh giá hoạt động quản lý sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV
+ Quan sát đánh giá thực tế
Quan sát và đánh giá thực tế việc quản lý trang thiết bị y tế (TTB) tại bệnh viện được thực hiện thông qua bảng kiểm, bao gồm các hoạt động như: kiểm kê TTB, theo dõi hiệu quả hoạt động và an toàn cho bệnh nhân, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, hiệu chuẩn và kiểm định, xử lý TBYT khi hết hạn sử dụng, cùng với việc quản lý thông tin chung, hồ sơ và lý lịch của TTB.
7) Sổ sách, ứng dụng CNTT theo dõi.;
2.6.1.3 Khảo sát bằng phiếu phát vấn đối với NVYT trực tiếp tham gia vào quy trình sử dụng TTB thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch
Công cụ nghiên cứu bao gồm phiếu phát vấn dành cho nhân viên y tế trực tiếp tham gia vào quy trình quản lý và sử dụng trang thiết bị thuộc hệ thống xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch.
− Cách thức thu thập thông tin:
Phiếu khảo sát được thiết kế để đánh giá thực trạng quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện, đồng thời khảo sát nhu cầu đào tạo, nâng cao tay nghề và tiêu chuẩn nghề nghiệp của cán bộ quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế.
Sau khi hoàn tất các thủ tục đạo đức nghiên cứu, bao gồm việc xin phép và thông báo triển khai nghiên cứu tới các đối tượng nghiên cứu, các nghiên cứu viên sẽ liên hệ trực tiếp với đối tượng để sắp xếp lịch hẹn khảo sát.
Cuộc khảo sát được tiến hành vào cuối giờ làm việc của ĐTNC tại văn phòng của BV, nơi ĐTNC nhận và trực tiếp thực hiện phiếu khảo sát.
Trước khi thực hiện phiếu hỏi, ĐTNC được hướng dẫn bởi NCV về cách thức thực hiện Trong quá trình thực hiện, nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến câu hỏi và đáp án, ĐTNC sẽ trao đổi công khai, và NCV sẽ giải đáp cho tất cả các đối tượng có mặt.
Sau khi hoàn tất phiếu hỏi lần đầu, NCV tiến hành rà soát và yêu cầu ĐTNC kiểm tra lại những câu hỏi chưa có đáp án để bổ sung nếu có sự quên hoặc bỏ sót.
Sau khi ĐTNC hoàn tất việc kiểm tra để đảm bảo không bỏ sót câu hỏi nào, NCV tiến hành kết thúc cuộc khảo sát Đồng thời, NCV ghi chú các thông tin liên quan đến kết quả khảo sát và thời điểm kết thúc vào phiếu hỏi.
Kết quả cuối cùng của phiếu khảo sát được ghi nhận sau khi người thực hiện đã hoàn tất các thao tác cần thiết Lưu ý rằng không được bổ sung thông tin sau khi đã ghi thời gian kết thúc phỏng vấn.
+ Hướng dẫn PVS đại diện Ban Giám đốc BV
+ Hướng dẫn PVS đại diện Lãnh đạo các Trung tâm/Phòng liên quan
+ NCV liên hệ với các ĐTNC giới thiệu về nghiên cứu và mục đích của cuộc phỏng vấn, sắp xếp thời gian và địa điểm phỏng vấn phù hợp
Các cuộc phỏng vấn sâu (PVS) được thực hiện tại phòng làm việc của đối tượng, do hai nhân viên nghiên cứu viên (NCV) tiến hành Một NCV điều hành cuộc phỏng vấn theo bản hướng dẫn đã chuẩn bị sẵn, trong khi NCV còn lại đóng vai trò thư ký Mỗi cuộc phỏng vấn kéo dài trung bình khoảng 45 phút.
+ Hướng dẫn TLN với nhóm kỹ thuật viên sử dụng, vận hành máy
+ Hướng dẫn TLN với nhóm kỹ sư phụ trách quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng máy
NCV đã liên hệ với các ĐTNC để giới thiệu về nghiên cứu và mục đích của cuộc thảo luận Đồng thời, NCV cũng đã sắp xếp thời gian và địa điểm phù hợp, đảm bảo rằng cuộc thảo luận có sự tham gia đầy đủ của tất cả các đối tượng liên quan.
+ Các cuộc TLN được tiến hành tại phòng họp giao ban của BV
Cuộc thảo luận được thực hiện bởi hai người, trong đó một người điều hành theo bản hướng dẫn đã chuẩn bị sẵn và một người làm thư ký Mỗi cuộc thảo luận kéo dài trung bình 60 phút.
Các biến số nghiên cứu
Biến số nghiên cứu được xây dựng để trả lời các mục tiêu nghiên cứu
Biến số nghiên cứu của nghiên cứu định lượng gồm 2 nhóm chính, bao gồm:
− Các biến số mô tả thực trạng quản lý sử dụng TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BV: 53 biến số
− Các biến số mô tả các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng quản lý sử dụng TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BV, bao gồm:
+ Các yếu tố về quy định, quy trình, tiêu chuẩn: 9 biến số
+ Các yếu tố về nhân lực: 15 biến số
+ Các yếu tố về tài chính: 9 biến số
+ Các yếu tố về lưu trữ thông tin và ứng dụng CNTT trong quản lý sử dụng TBYT: 5 biến số
Nội dung chính của nghiên cứu định tính : kết hợp với nghiên cứu định lượng làm rõ 2 mục tiêu nghiên cứu:
− Thực trạng quản lý sử dụng TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BV: + Xác định nhu cầu sử dụng TTB
✓ Quy trình xác định nhu cầu đầu tư của BV
✓ Xác định danh mục ưu tiên TTB mua sắm
✓ Lựa chọn tính năng và giá của TTB
✓ Đảm bảo tính đồng bộ với các TTB hiện có
✓ Lựa chọn nguồn gốc TTB
+ Tính năng, hiệu suất sử dụng TTB
✓ Sự phù hợp, khả năng đáp ứng yêu cầu chuyên môn về tính năng của TTB
✓ Nguyên nhân dẫn tới sự phù hợp, khả năng đáp ứng yêu cầu chuyên môn về tính năng của TTB
✓ Hiệu suất sử dụng TTB
✓ Khả năng, mức độ đáp ứng tiêu chuẩn của TTB, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng của BV
✓ Nguyên nhân dẫn tới việc TTB đáp ứng/không đáp ứng được tiêu chuẩn của TTB và nhu cầu khai thác sử dụng của BV
+ Thuận lợi, khó khăn trong quá trình quản lý sử dụng TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại BV
Xác định và phân tích ảnh hưởng của các nhóm yếu tố đến thực trạng quản lý và sử dụng thiết bị xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại bệnh viện là rất quan trọng Việc này giúp cải thiện hiệu quả công tác xét nghiệm, nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và đảm bảo an toàn cho bệnh nhân Các yếu tố cần xem xét bao gồm quy trình quản lý, đào tạo nhân viên, và tình trạng thiết bị.
+ Các yếu tố tại BV:
✓ Cơ chế, quy định về quản lý sử dụng TTB;
✓ Công tác điều hành, quản lý;
✓ Cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT
+ Các yếu tố ngoài BV:
✓ Cơ chế, chính sách từ phía cơ quan quản lý nhà nước;
✓ Cơ chế, chính sách, sự ủng hộ từ phía Ban lãnh đạo tập đoàn;
✓ Phối hợp với cơ sở cung ứng TTB;
✓ Cam kết thực hiện (bảo dưỡng, bảo hành,…) trong quá trình sử dụng từ phía cung ứng TTB;
✓ Nhu cầu của khách hàng;
✓ Sự cạnh tranh của các CSYT khác trong cùng dịch vụ.
Tiêu chuẩn đánh giá
Các nội dung về thực trạng quản lý sử dụng TTB hệ thống hoá sinh - miễn dịch tại BV được mô tả và đối chiếu theo 2 tiêu chuẩn:
− Quy trình quản lý TTB của BV (Phụ lục 9, từ trang 117)
Phương pháp phân tích số liệu
− Phiếu khảo sát sau khi thu thập được nhập liệu bằng phần mềm Epidata 3.1, phân tích bằng phần mềm SPSS 20.0
Các thống kê mô tả trong nghiên cứu bao gồm tỷ lệ cho biến định tính, trong khi trung bình và độ lệch chuẩn được áp dụng cho biến định lượng có phân bố chuẩn Đối với biến định lượng không có phân bố chuẩn, trung vị, giá trị nhỏ nhất (min) và giá trị lớn nhất (max) được sử dụng để mô tả.
Các thông tin thu được từ PVS, TLN đều được ghi chép lại Sử dụng phương pháp mã hóa mở và phân tích theo từng nội dung, chủ đề
Khi phân tích số liệu định tính, cần kết hợp với các kết quả phân tích định lượng để minh họa và giải thích cho những kết quả thu được từ phân tích định lượng.
Hạn chế nghiên cứu, sai số và biện pháp khắc phục
2.10.1 Hạn chế, khó khăn, sai số của nghiên cứu
Do thiếu các quy định, tiêu chuẩn và quy trình chuẩn về tổ chức, nhân lực, tài chính, cũng như hoạt động chuyên môn trong quản lý và sử dụng thiết bị y tế (TBYT), nghiên cứu chỉ có thể mô tả thực trạng mà không thể so sánh sự đáp ứng của hệ thống quản lý sử dụng TBYT tại bệnh viện với các tiêu chuẩn đã được đặt ra.
Vòng đời của thiết bị y tế (TBYT) bao gồm nhiều giai đoạn từ phát minh, sản xuất, lưu thông đến sử dụng Quản lý TBYT trong quá trình sử dụng phụ thuộc vào nhiều hoạt động từ các giai đoạn trước đó Tuy nhiên, do nguồn lực hạn chế, nghiên cứu chỉ tập trung vào việc đánh giá thực trạng quản lý và sử dụng TBYT tại bệnh viện, mà chưa xem xét các tác động từ các yếu tố khách quan khác, như ảnh hưởng của các giai đoạn trước và các đơn vị bên ngoài bệnh viện đến hoạt động quản lý TBYT.
− Nghiên cứu cũng sẽ gặp phải những sai số trong quá trình thu thập và phân tích thông tin như sai số nhớ lại, sai số do ghi chép
2.10.2 Các biện pháp khắc phục khó khăn
Nghiên cứu áp dụng cả phương pháp thu thập thông tin định tính và định lượng để khám phá thông tin từ nhiều nhóm đối tượng khác nhau Việc kết hợp các câu hỏi bao quát và cụ thể giúp thu thập thông tin chính xác nhất về vấn đề nghiên cứu.
Nghiên cứu chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận từ Ban Giám đốc bệnh viện và các đối tượng nghiên cứu Nội dung và phương pháp tiến hành nghiên cứu sẽ được thông báo đến tất cả các đối tượng nghiên cứu và các bên liên quan.
Các nghiên cứu viên được lựa chọn phải có kỹ năng phỏng vấn và khai thác thông tin tốt, được đánh giá qua phỏng vấn trực tiếp với học viên và dựa trên kinh nghiệm làm việc tại bệnh viện.
Các nghiên cứu viên tham gia nghiên cứu sẽ được đào tạo và thông báo về mục đích, nội dung và công cụ nghiên cứu, nhằm đảm bảo sự hiểu biết đồng nhất về các công cụ này.
Học viên sẽ kiểm tra và xem xét các sản phẩm nghiên cứu hàng ngày sau khi thu thập thông tin Những hạn chế và sai sót của nghiên cứu viên sẽ được thảo luận công khai trong nhóm nghiên cứu để giảm thiểu việc lặp lại các vấn đề đã xảy ra.
Đạo đức của nghiên cứu
Nghiên cứu đã được Hội đồng đạo đức trong nghiên cứu y sinh học thuộc Trường Đại học Y tế công cộng phê duyệt về mặt đạo đức theo Quyết định số 152/2020/YTCC-HD3, ban hành ngày 16 tháng 04 năm 2022.
Tất cả các đối tượng tham gia được thông báo về mục đích và nội dung của nghiên cứu để họ có thể hiểu rõ và tự nguyện tham gia Đối tượng nghiên cứu có quyền từ chối cung cấp thông tin một phần hoặc toàn bộ trước và trong quá trình khảo sát, chỉ những đối tượng tự nguyện mới được khảo sát.
Thông tin và ý kiến cá nhân của các ĐTNC được giữ bí mật, chỉ sử dụng để tổng hợp, phân tích đưa ra nhận định chung
Dữ liệu nghiên cứu được cung cấp cho các bên liên quan để hỗ trợ Ban Giám đốc bệnh viện và các phòng ban liên quan trong việc giải quyết các vấn đề liên quan.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Thực trạng quản lý sử dụng trang thiết bị xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại Bệnh viện Đa khoa MEDLATEC năm 2022
3.1.1 Xác định nhu cầu sử dụng TTB
Hệ thống TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV, được đặt tại Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh, bao gồm 2 dàn máy với 8 thiết bị của hãng Roche – Nhật Bản, đã được đưa vào sử dụng từ ngày 18/12/2017 Toàn bộ thiết bị thuộc quyền sở hữu của nhà sản xuất, và BV không phải chi trả chi phí mua máy, chỉ thanh toán các khoản chi phí liên quan đến vật tư tiêu hao Nghiên cứu này không đánh giá nguồn gốc và quy trình tài chính mua sắm TTB, mà tập trung vào việc xác định ưu tiên, nhu cầu và đánh giá tính năng, công nghệ của TBYT trước khi BV quyết định tiếp nhận TTB từ nhà sản xuất.
− Quy trình xác định nhu cầu tiếp nhận TTB của BV
Nhu cầu tiếp nhận trang thiết bị y tế (TTB) được xác định dựa trên định hướng và kế hoạch phát triển của bệnh viện (BV), cùng với năng lực hiện có và đánh giá định tính về sự thay đổi trong mô hình bệnh tật cũng như nhu cầu của người sử dụng dịch vụ.
MED GROUP, được thành lập vào ngày 6/3/1996, bắt đầu như một Phòng Xét nghiệm lâm sàng tổng hợp với chỉ 3 cán bộ và thiết bị chủ yếu là thủ công và bán tự động Ngay từ những ngày đầu, xét nghiệm đã được xác định là lĩnh vực phát triển trọng điểm của tập đoàn.
Hệ thống xét nghiệm của bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành, với xét nghiệm là thế mạnh từ khi thành lập Các chỉ số hóa sinh và miễn dịch được áp dụng cho hầu hết bệnh nhân đến khám và sử dụng dịch vụ tại bệnh viện.
Việc xác định nhu cầu tiếp nhận trang thiết bị y tế (TTB) hiện chưa dựa trên dữ liệu điều tra về nhu cầu sử dụng của người dân và nhu cầu chung của toàn hệ thống cung ứng dịch vụ Bệnh viện không thực hiện khảo sát nhu cầu, thiếu nguồn số liệu thống kê y tế và thông tin về phân bố trang bị y tế trên toàn thành phố, điều này ảnh hưởng đến quyết định đầu tư Tuy nhiên, việc tiếp nhận TTB vẫn được cân nhắc dựa trên các yếu tố khác.
HUPH phân tích những khó khăn và tồn tại trong cơ chế đấu thầu, cung ứng dịch vụ tại các cơ sở y tế công lập ở Hà Nội Mặc dù thiếu thông tin về nhu cầu, điều này không ảnh hưởng đến hiệu suất và hoạt động của trang thiết bị y tế, cũng như không gián tiếp tác động đến hiệu suất làm việc của cán bộ y tế và nguồn thu của bệnh viện.
Hiện nay, chưa có nguồn số liệu thống kê đầy đủ về nhu cầu của người bệnh và hệ thống các thiết bị y tế tại các bệnh viện công và tư Tuy nhiên, qua quy trình khám chữa bệnh, có thể nhận thấy rằng các xét nghiệm sinh hóa và miễn dịch là những chỉ định cận lâm sàng phổ biến nhất phục vụ cho việc chẩn đoán và điều trị.
Phòng Xét nghiệm Hóa sinh
Tình trạng khan hiếm vật tư và hóa chất xét nghiệm tại các cơ sở y tế công lập hiện nay là hệ quả của những hạn chế trong quy định mua sắm và đấu thầu thiết bị y tế Tập đoàn MEDLATEC có các bộ phận chuyên môn như Ban Pháp chế và các chuyên gia đầu ngành để tư vấn và tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển.
− Xác định danh mục ưu tiên TTB tiếp nhận, mua sắm
Bệnh viện (BV) xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn để ưu tiên tiếp nhận và mua sắm trang thiết bị y tế (TTB) Nhu cầu này được xác định từ cả hai hướng: từ trên xuống và từ dưới lên, đảm bảo tính đồng bộ với định hướng phát triển lâu dài của Tập đoàn và BV, cũng như khả năng quản lý và sử dụng TTB của đội ngũ nhân viên Kế hoạch đầu tư TTB được thực hiện đồng bộ với lộ trình phát triển dịch vụ của BV, nhằm tránh tình trạng thiếu nguồn TTB khi đã đủ điều kiện triển khai dịch vụ, hoặc có TTB nhưng thiếu nhân lực thực hiện.
Máy móc và con người cần phải đồng bộ để đạt được các mục tiêu trong kế hoạch phát triển Điều này không chỉ áp dụng cho hệ thống sinh hóa – miễn dịch mà còn cho các hệ thống khác MEDLATEC đang khẳng định thương hiệu lâm sàng và mở rộng sang lĩnh vực ngoại khoa, yêu cầu sự chủ động hơn trong công tác máy móc Tỷ lệ máy móc phải đặt sẽ giảm dần từ hơn 90% xuống, điều này đòi hỏi chất lượng kỹ sư phải được nâng cao.
HUPH bộ phận đó phải tương đương cấp Khoa, Phòng để tiếp nhận, quản lý, sử dụng các hệ thống máy móc cho phù hợp” – PVS_Lãnh đạo BV
− Lựa chọn tính năng và giá (máy đặt) của TTB
Sau khi xác định nhu cầu và ưu tiên tiếp nhận trang thiết bị y tế (TTBYT), bệnh viện (BV) cần cân nhắc lựa chọn cấu hình, công nghệ và giá cả của hóa chất tiêu hao trước khi quyết định mua máy đặt Hoạt động này dựa trên việc tổng hợp và phân tích thông tin từ ba nguồn chính: đánh giá từ các cơ sở y tế, bác sĩ và kỹ thuật viên đã sử dụng TTB về tính năng và hiệu quả; so sánh thông tin từ các nhà sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh TTB; và tham khảo thông tin công khai từ cổng thông tin của Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế - Bộ Y tế Trong đó, hai nguồn thông tin đầu tiên được coi là chính xác và thực tế nhất, trong khi thông tin từ cổng thông tin nhà nước thường thiếu cập nhật và không đáp ứng đúng nhu cầu của BV.
Để phát huy giá trị thông tin cho cả cơ sở y tế công lập và ngoài công lập, cần thiết phải có quy định công khai về cấu hình và giá nhập khẩu giống như thuốc Điều này sẽ giúp các cơ sở y tế có cơ sở để đàm phán và xác định mức giá phù hợp.
“Việc lựa chọn TTB cần phải cân nhắc rất kỹ lưỡng Ban Lãnh đạo Tập đoàn và
Bệnh viện đánh giá cao sự đóng góp của các chuyên gia y tế và đội ngũ cán bộ kỹ thuật trong việc tư vấn và đề xuất các thiết bị y tế phù hợp với chuyên môn Đồng thời, bệnh viện cũng thường xuyên hợp tác với các nhà cung cấp để thu thập thông tin cần thiết trước khi đưa ra quyết định.
Mặc dù các bệnh viện tư không bị ràng buộc như bệnh viện công, nhưng nếu Bộ Y tế ban hành quy định cụ thể về việc công khai cấu hình và giá nhập khẩu thiết bị y tế cùng vật tư tiêu hao trong xét nghiệm, thông tin này sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các bệnh viện tư trong quá trình đàm phán với các đối tác.
Đảm bảo tính đồng bộ với các thiết bị y tế (TTB) hiện có là tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn TTB của bệnh viện (BV) Ban Lãnh đạo và đội ngũ cán bộ BV nhận thức rằng việc mua sắm từ nhiều nguồn khác nhau có thể dẫn đến sự thiếu đồng bộ, gây khó khăn trong quản lý và bảo trì Hiện tại, toàn bộ hệ thống TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch của BV được đặt tại Phòng Xét nghiệm Hóa Sinh, bao gồm 2 dàn máy với 8 thiết bị của hãng Roche – Nhật Bản, trong đó một dàn máy hoạt động từ ngày 18/12/2017 và dàn máy còn lại từ ngày 22/06/2021.
Một số yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng quản lý sử dụng trang thiết bị xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch tại Bệnh viện Đa khoa MEDLATEC năm 2022
3.2.1 Các yếu tố thuộc về Bệnh viện
3.2.1.1 Các quy định, quy trình, thủ tục hành chính của BV về quản lý sử dụng TTB Để đảm bảo chất lượng dịch vụ tại BV, ngay từ khi thành lập, Ban lãnh đạo BV đã chú trọng xây dựng và hoàn thiện các quy trình chuẩn nhằm quản lý toàn diện cơ sở vật chất, TTB, nhân lực, tài chính,… tại BV Từ năm 2018, nhằm đảm bảo thiết bị xét nghiệm luôn hoạt động trong điều kiện tối ưu nhất, BV đã ban hành Quy trình quản lý TTB áp dụng cho Trung tâm xét nghiệm BVĐK MEDLATEC và các Phòng xét nghiệm
Quy trình quản lý thiết bị y tế tại Bệnh viện được xây dựng dựa trên Tiêu chuẩn ISO 15189, nhằm đảm bảo chất lượng và năng lực của phòng xét nghiệm Mục tiêu của quy trình là thiết lập các quy định quản lý thiết bị, đảm bảo rằng thiết bị xét nghiệm luôn hoạt động trong điều kiện tối ưu Quy trình này được áp dụng cho Trung tâm xét nghiệm Bệnh viện Đa khoa MEDLATEC và các phòng xét nghiệm khác.
HUPH là một đơn vị thành viên của MEDLATEC GROUP, với quy trình quản lý và sử dụng TTB được quy định cụ thể cho từng nội dung.
− Lập danh mục, dán nhãn và mã hóa thiết bị
− Sử dụng vận hành thiết bị
− Kiểm tra/Hiệu chuẩn/bảo dưỡng thiết bị
Hồ sơ thiết bị là tài liệu quan trọng ghi nhận hoạt động quản lý và sử dụng thiết bị từ khâu tiếp nhận đến kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo dưỡng Quy trình này nêu rõ đối tượng thực hiện, thời điểm thực hiện và công cụ đánh giá Người quản lý thiết bị cần biên soạn quy trình vận hành và lập hồ sơ thiết bị đầy đủ.
− Biên bản lắp đặt/bàn giao thiết bị của phòng trang thiết bị;
− Hợp đồng hoặc giấy mua bán;
− CO (Cerfiticate of Origin), CQ (Cerfiticate of Quality);
− Kế hoạch hiệu chuẩn và/hoặc bảo dưỡng thiết bị;
− Hồ sơ, giấy chứng nhận hiệu chuẩn/bảo dưỡng (nếu có) kèm theo đánh giá hiệu chuẩn thiết bị;
− Hướng dẫn lắp đặt, sử dụng của nhà sản xuất (nếu có);
Hồ sơ thiết bị sẽ được lưu giữ cho đến hết thời gian hoạt động của thiết bị
Có 13 biểu mẫu báo cáo, đánh giá và thống kê được sử dụng để đánh giá toàn bộ quy trình và phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ TTB.
− Thống kê kết quả nghiệm thu xét nghiệm phân tích định tính
− Báo cáo đánh giá chất lượng thiết bị phân tích định tính
− Thống kê kết quả nghiệm thu xét nghiệm phân tích định lượng
− Báo cáo đánh giá chất lượng thiết bị phân tích định lượng
− Nhãn thiết bị không sử dụng được
− Biểu mẫu theo dõi thiết bị
− Nhật kí sử dụng thiết bị
− Kế hoạch bảo dưỡng thiết bị
− Kế hoạch hiệu chuẩn thiết bị
− Đánh giá hiệu chuẩn thiết bị
Theo các ĐTNC, quy trình và thủ tục hành chính của bệnh viện về quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế (TTB) được quy định một cách chi tiết, giúp các bên liên quan thuận lợi hơn trong quá trình quản lý và sử dụng TTB.
Quy trình quản lý trang thiết bị (TTB) của bệnh viện được thiết lập theo vòng đời của TTB, với hướng dẫn chi tiết cho từng hoạt động Mỗi bước đều có chỉ định rõ ràng về tổ chức hoặc cá nhân liên quan, nội dung thực hiện và các thủ tục hành chính cần thiết để ghi nhận kết quả.
Quy trình hiện tại áp dụng cho tất cả các loại thiết bị (TTB) với nguồn đầu tư đa dạng, bao gồm cả máy đặt Mặc dù tài liệu này chỉ sử dụng nội bộ, vai trò của nhà cung cấp không được đề cập trong quy trình Tuy nhiên, trong từng bước và hoạt động cụ thể, các bộ phận có trách nhiệm sẽ phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đầu ra của quy trình.
3.2.1.2 Công tác điều hành quản lý sử dụng TTB tại BV
Công tác điều hành quản lý sử dụng TTB tại BV được thực hiện bởi các bên liên quan bao gồm:
− Ban giám đốc BVĐK MEDLATEC
− Phòng Kế hoạch tổng hợp
− Trung tâm Xét nghiêm (Lãnh đạo Trung tâm và các cán bộ thuộc Phòng Xét nghiệm Hóa sinh)
− Phòng Quản lý chất lượng
Mỗi đối tượng tham gia vào hoạt động quản lý và sử dụng trang thiết bị y tế (TTB) tại bệnh viện đều có vai trò riêng biệt, được mô tả cụ thể trong Quy trình Quản lý sử dụng TTB (Bảng 3.4 và Phụ lục 2).
Bảng 3.4 Vai trò cơ bản của các bên liên quan trong công tác điều hành quản lý sử dụng TTB tại BV
STT Đối tượng Vai trò
− Phê duyệt kế hoạch mua sắm, kinh phí đầu tư, đơn vị trúng thầu, lưa chọn các đơn vị cung cấp
− Duyệt các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn, sửa chữa, khắc phục giải quyết sự cố liên quan
2 Phòng Kế hoạch tổng hợp − Phê duyệt danh mục chuyên môn kỹ thuật và quy trình kỹ thuật mới triển khai
Phòng Trang thiết bị (bộ phận TTB của ban HC đang đảm nhiệm trực tiếp CV này cho BV)
− Thực hiện công tác mua sắm đầu tư các loại hàng hóa trong toàn hệ thống
− Quản lý số lượng, chất lượng trang thiết bị, giám sát công tác sử dụng/vận hành
− Hỗ trợ các ĐVTV công tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng
− Hướng dẫn đào tạo cho tất cả các trang thiết bị có tại các ĐVTV
− Thực hiện các quy trình vận hành thiết bị hàng ngày
− Xây dựng kế hoạch, giám sát công tác nghiệm thu thiết bị mới, sửa chữa bảo dưỡng, thay thế
− Quản lý, phân tích, tổng hợp dữ liệu và đề xuất cải tiến kỹ thuật xét nghiệm
− Quản lý, lắp đặt, cài đặt và giám sát cung ứng thiết bị y tế
− Bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm định hiệu chuẩn TTB
− Thường trực công tác bảo hộ lao động
− Nghiên cứu khoa học và cập nhật công nghệ mới
6 Phòng Quản lý chất lượng
Tham mưu xây dựng kế hoạch phê duyệt phương pháp, đánh giá và nghiệm thu chất lượng trang thiết bị trước khi đưa vào sử dụng, đồng thời phê duyệt kết quả đánh giá.
− Theo dõi đánh giá chất lượng Trang thiết bị, người vận hành thông qua Kết quả Nội kiểm ngoại kiểm và hồ sơ quản lý chất lượng
Theo các ĐTNC, vai trò của các bên liên quan đã được quy định rõ ràng, phù hợp với chức trách và nhiệm vụ của từng nhóm đối tượng, từ đó giúp quy trình quản lý và sử dụng TTB diễn ra một cách liên tục và thuận lợi.
Khi xây dựng quy trình bảo vệ huy động ý kiến, cần lấy ý kiến từ tất cả các đối tượng, từ quản lý cấp bệnh viện đến quản lý cấp khoa phòng Điều này nhằm đảm bảo vai trò của từng nhóm được thể hiện rõ ràng và phù hợp, đồng thời tránh tình trạng bỏ sót, thiếu sót hoặc chồng chéo.
Phân công nhiệm vụ được thực hiện qua từng bước trong quy trình, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ Phòng và các đơn vị khác trong việc thực hiện công việc.
PVS_Lãnh đạo Phòng TTB
Bệnh viện không có cơ chế khen thưởng và xử lý riêng cho nhóm cán bộ tham gia điều hành TTB xét nghiệm hóa sinh – miễn dịch Tuy nhiên, các nhiệm vụ trong quy trình quản lý hệ thống đã được xác định trong mô tả công việc của từng vị trí, làm cơ sở cho việc khen thưởng và xử phạt Hoạt động khen thưởng diễn ra định kỳ vào cuối năm hoặc đột xuất tùy theo tình hình thực tế, trong khi xử phạt được áp dụng cho từng trường hợp cụ thể Tất cả các ĐTNC đều cho rằng cơ chế khen thưởng và xử phạt hiện tại đủ khích lệ và động viên đội ngũ cán bộ nhân viên, đồng thời đảm bảo họ thực hiện đúng và đủ chức năng, nhiệm vụ của mình.
Bệnh viện (BV) áp dụng nhiều hình thức khen thưởng, bao gồm cả việc chia % cổ phần cho cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc Cơ chế này không chỉ nhằm động viên nhân viên mà còn giúp họ gắn bó với tập thể, từ đó nâng cao trách nhiệm cá nhân trong sự phát triển chung của BV, vì lợi ích của họ cũng gắn liền với sự thành công của tổ chức.
