Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 1

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 1

Hệ thống thông tin quản lý

• môn học Hệ thống thông tin quản lý

không phải là môn học về máy tính ;

• Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý

là

• làm thế nào để sử dụng hệ thống thông

tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý ( như : quá trình lập kế hoạch, tổ chức , hạch toán và kiểm

soát)

Theo quan điểm của nhà quản lý

1 Phải biết nhiều về các hệ thống thông tin ; các

hệ thống thông tin này làm được gì?được tạo thành từ những gì ?ø hệ thống thông tin được triển khai như thế nào?

2 Biết loại vấn đề nào có thể giải quyết bằng

hệ thống thông tin ; loại vấn đề nào không

thể; ; loại vấn đề nào cần giải quyết bằng một

Nội dung gồm các vấn đề sau

1 Bản chất của thông tin và việc sử dụng thông

tin trong các quyết định về quản lý

2 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức

doanh nghiệp

3 Cách thức thu thập; tổ chức ; lưu trữ và xử lý

thông tin bằng công nghệ thông tin hiện đại

4 Các hệ thống thông tin chuyên môn trong

một doanh nghiệp

5 Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin quản lý trong doanh nghiệp

: Hệ thống quản lý

Chủ thể quản lý

Đối tượng quản lý

Đầu ra Đầu

và o

1 Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở để

đánh giá/ đo lường sự thành công của hệ thống.

2 Ranh giới : xác định cái gì nằm trong hệ thống;

cái gì nằm ngoài hệ thống

3 Môi trường : là mọi cái tác động vào hệ thống

hoặc bị hệ thống tác động tới nhưng nằm ngoài

ranh giới hệ thống

4 Đầu vào : Các đối tượng vật lý và thông tin từ

môi trường xuyên qua ranh giới để vào hệ thống

5 Đầu ra : Các đối tượng vật lý và thông tin đi từ

hệ thống xuyên qua ranh giới để ra môi trường

Ví dụ : Hệ thố ng thô ng tin quả n lý : "xử lý đơn hà ng "

Khá ch hà ng Khá ch hà ng

Bộ phậ n bá n hà ng

Xử lý đơn hà ng

Gử i hà ng hoặ c từ chố i

Đơn hà ng củ a khá ch hà ng

• Một hệ thống nào đó luôn là một

phân hệ của một hệ thống lớn hơn nó

và nó lại là một tập cácphân hệ thực hiện các phần khác nhau của hệ

thống.

2)- THÔNG TIN LÀ GÌ ?

• a)- khái niệm :

• Theo định nghĩa cổ điển thì

" thông tin là sự hiểu biết có được từ tín hiệu "

• tín hiệu ở đây là các sự kiện, sốliệu , cử chỉ, âm thanh, ….được ghinhận được Tuy nhiên khái niệm nàychưa rõ ở chổ sự hiểu biết là gì ?có được là gì ? …

• khái niệm rộng hơn về thông tin như sau :

•

• " Thông tin là sự phát biểu về

cơ cấu của một thực thể mà nó giúp ta đưa ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết ".

Có nhiều quan niệm khác nhau về

thông tin

1 Theo các nhà kỹ thuật : Thông tin là bất kỳ một

thông báo nào được tạo thành bởi một số lượng dấu hiệu nhất định.

2 Theo các nhà thống kê : thông tin là độ đo sự

giảm tính bất định khi thực hiện biến cố nào đó ;

thông tin chỉ chứa những dữ liệu làm giảm tính bất định tức là những thông tin mới

3 Theo các nhà quản lý : thông tin là những thông

báo; số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyết định

Theo trên có thể chia thông tin ra thành 4

4 Thông tin nhiểu : do đối thủ cạnh tranh tung

ra để làm sai lệch quyết định của mình

Quá trình hình thành thông tin

DẤU HIỆU

THÔNG TIN

HÌNH THÀNH TÀI LIỆU

THÔNG TIN SỬ DỤNG

b)- Phân loại thông tin :

• Theo mối quan hệ đối với một tổ chức :

• * Thông tin bên ngoài:

• các văn bản pháp chế.

• Các chỉ thị , mệnh lệnh của cấp trên

• Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định

mức kỹ thuật, an toàn

• *Thông tin bên trong:.

• các số liệu về kế toán;tài chính;thống kê;cung ứng;

biên chế

• Theo chức năng thể hiện :

• Thông tin chỉ đạo : mang các chủ

trương , mệnh lệnh , nhiệm vụ mục tiêu của tổ chức , tác động đến hoạt động

của đối tượng quản lý.

• Thông tin thực hiện : phản ảnh toàn

diện kết quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức

• Theo cách truyền tin :

• *- Thông tin có hệ thống : truyền đi

theo nội dung va thủ tục đã định trong thời hạn nhất định ; gồm :

• các báo cáo thống kê được duyệt

• thông tin về tình hình hoạt động hàng

ngàyhoặc 10 ngày của tổ chức

• *-Thông tin không có tổ chức : truyền

đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động, ngẫu nhiên, tạm

thời, cần có sự can thiệp của cấp trên

Theo phương thức thu nhận và xử lý :

– Thông tin khoa học kỹ thuật

– Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá

trình sản xuất kinh doanh

• Theo hướng chuyển động

• Thông tin chiều ngang : nối các chức năng

quản lý của một cấp

• Thông tin lên : hướng từ cấp dưới lên theo

cách tổng hợp dần

• Thông tin xuống : hướng từ trên xuống dưới

theo cách chi tiết hóa dần

• Theo số lần gia công :

1 Thông tin sơ cấp : có sự theo dõi; ghi

chép trực tiếp.

2 Thông tin thứ cấp : được chế biến từ

thông tin ban đầu và thông tin trung

gian.

• Theo ý định của đối thủ

• Thông tin giả

• Thông tin thật

• Thông tin phóng đại

3)- KHÁI NIỆM THƠNG TIN

QUẢN LÝ

• T hông tin quản lý là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý .

QUÁ TRÌNH THƠNG TIN QUẢN

LÝ

Tín hiệu Thu nhận Cảm thụ Đánh giá Sử dụng thông tin

4)- Đặc điểm của thông tin quản lý :

1 Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn

tại ngoài vật chất tức là vật mang tinđó là tài liệu, số liệu, sách , báo, hình ảnh …

2 Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều

mối quan hệ ; vì vậy mỗi người, mỗi hệ thống đều

có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin

3 Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý

4 Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu

xa lộ thông tin; các mạng thông tin lớn của các

nước; tập đoàn ….

Thời gian mức chi tiết nguồn chắc chắn tần số

Chiến lược

Chiến thuật

Quản lý

Tác nghiệp

Dài hạn tóm tắt ngoà i Φ chắc bất thườ ng

Hiện tại chi tiết trong chắc chắn th xuyên

5)- Yêu cầu của thông tin quản lý :

6)- Vai trò của thông tin quản

1 Thơng tin là đối tượng lao động của cán

bộ quản lý nĩi chung và lãnh đạo nĩi

riêng

2 Thơng tin quản lý là cơng cụ quản lý

3 Thơng tin là dấu hiệu phản ảnh cấp độ

của hệ thống quản lý.

thông tin từ ngoài

thông tin quyetá định

đầu vào nhiễu

đầu ra

CHỦ THỂ QUẢ N LÝ

ĐỐ I TƯỢNG QUẢ N LÝ

II- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRONG DOANH NGHIỆP

• 1.Khái niệm hệ thống thông tin

• Hệ thống thông tin là một nhóm các

thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin

• Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm

: con người; quá trình và dữ liệu

• Con người theo các quá trình để xử lý

dữ liệu tạo ra thông tin

• Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các

quan sát; dữ liệu được xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiển nào đó

2)-hệ thống thơng tin quản lý :

nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định

• dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và

đầu ra là thông tin cung cấp cho nhà quản

lý ra quyết định ; để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống

thông tin quản lý là tích cực; là người đặt

ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin

cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản

lý đề ra

• Trước đây không có máy tính ( máy

tính, máy vi tính, công nghệ thông

tin…) cũng đã có hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

• Tuy nhiên, trong thời đại của công nghệ thông tin ngày nay việc lưu, truyền, xử lý dữ liệu không phải trên máy tính chắc chắn không có hiệu quả bằng có máy tính

• Nên ngày nay khi đề cập đến hệ thống thông tin - hệ thống thông tin quản lý thì mọi người đều

cho rằng phải là hệ thống thông tin

trên máy tính thì mới thích hợp.

có thể phát biểu :

• " hệ thống thông tin quản lý là một hệ

thống gồm các thiết bị(phần cứng,

phần mềm,… ); con người ( người

chuyên môn về hệ thống thông tin , nhà quản lý ,…) ; dữ liệu - thông tin và các qui trình; tổ chức nhằm cung cấp

thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định "

hay có thể nói :

• " hệ thống thông tin quản lý trên máy tính (

hay hệ thống thông tin quản lý tin học hoá )

là hệ thống thông tin bao gồm con người,

các quy trình, dữ kiện, chương trình và các máy tính nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định "

• Các quy trình là các chỉ thị cho con người

• còn chương trình là các chỉ thị cho máy tính

Vai trò của máy tính trong việc tạo ra

thông tin :

1 là một kho dữ kiện và công cụ truy xuất

-theo cách này máy tính hoạt động như một người quản thủ thư viện dữ kiện

2 Có thể cung cấp các khả năng xử lý cho

việc tạo ra thông tin

3 Là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ

kiện hay thông tin từ các máy tính khác

4 Trình bày thông tin theo ý đồ của nhà

quản lý ( bảng , biểu đồ, báo cáo …)

3)- Vai trò của hệ thống thông tin quản

lý trong doanh nghiệp

• Mục tiêu của hệ thống thông

tin quản lý là làm thế nào để

sử dụng hệ thống thông tin

trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý

3)- Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong

Như vậy hệ thống thông tin quản lý là một yếu tố cấu thành

của một tổ chức

• Nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý trong tổ chức là hỗ trợ

cho việc ra các quyết định và giúp cho các nhà quản lý thực

hiện các chức năng của quản lý

• Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin , dữ liệu cần thiết, giúp các nhà quản lý lập kế họach; tổ chức bố trí việc sử dung các nguồn lực đang và sẽ có

• một cách tối ưu nhất; thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm

ra , kiểm sóat các họat động của tổ chức

• Ngòai ra nó còn trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp,

kỹ thuật mới rong xử lý,phân tích và đánh giá.

Hệ thống thông tin quản lý trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức ; giữ vai trò quan trọng trong thành công của họat động quản lý điều hành của một tổ chức

Vai trò của HTTTQL thể hiện:

1.Trong giai đoạn lập kế hoạch

2.Trong quá trình tổ chức 3.Trong quá trình kiểm

soát

• Trong giai đoạn lập kế hoạch :

• Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu; xác định các nguồn lực và cách thức đạt được mục

tiêu đó Muc tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được.

• Để đạt được mục tiêu dài hạn đo,ù nhà lãnh đạo cần

có nhiều thông tin về tương lai và những thông tin

hiện tại ; thông tin tương lai phụ thuộc vào kiến thức , trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý còn hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện tại (

chủ yếu từ công ty,doanh nghiệp , một phầøn ít từ

bên ngoài ) và dựa vào đó có thể dự báo cho tương lai

• Hệ thống thông tin quản lý còn có thể giúp lập kế

hoạch tối ưu làm thế nào để đạt được các mục tiêu

• Trong quá trình tổ chức :

• Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để

hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức

phân công công việc cho các nhóm người

và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tối ưu nhất

• Trong quá trình kiểm soát :

• Kiểm soát là quá trình quan sát hoạt động công việc , so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu

dự tính ( kết quả dự định đã lượng hoá) và sửa chữa khi cần thiết Như vậy, Vấn đề kiểm soát liên quan đến :

• * mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra

• * quan sát và đo lường hoạt động của công