Tiểu Luận - Quản Trị Bất Động Sản - Chuyên Đề - Thiết Lập Kế Hoạch Quản Lý Dự Án Bất Động Sản

Cụ thể là:  Các công ty BĐS dường như chỉ tập trung vào việc xây dựng BĐS mà thiếu một sự lưu ý đối với người mua về các tiêu chuẩn về quản lý, các dịch vụ được cung cấp và ước tính phí

Bộ Tài chính Trường Đại học Tài chính- Marketing

CHUYÊN ĐỀ

THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ

DỰ ÁN BẤT ĐỘNG SẢN

I – TỔNG QUÁT

1 Phân tích thị trường:

Sau hơn 20 năm đổi mới, thị trường BĐS nước ta đã có những bước phát triển vượt bậc

cả về lượng và chất Hơn lúc nào hết nhu cầu về đào tạo kỹ sư cho các cơ quan quản lý nhà nước, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh tế và quản lý BĐS ngày càng trở nên cấp thiết

Hiện nay, hầu hết các công trình BĐS lớn ở nước ta đều do các công ty nước ngoài quản

lý Các công ty trong nước mới chỉ đủ sức tiếp cận đến các công trình nhỏ, đơn lẻ Cụ thể là:

 Các công ty BĐS dường như chỉ tập trung vào việc xây dựng BĐS mà thiếu một sự lưu ý đối với người mua về các tiêu chuẩn về quản lý, các dịch vụ được cung cấp và ước tính phí quản lý trong tương lai khi các khu chung cư đó đưa vào sử dụng

 Các tiêu chuẩn về khu căn hộ, đô thị mới dường như chỉ dừng lại ở chất lượng xây dựng, các tiện ích chứ chưa có những tiêu chuẩn rõ ràng về quản lý, các dịch vụ được cung cấp

và phí dịch vụ Khái niệm dịch vụ được cung cấp và phí dịch vụ nhằm tạo nên một môi trường sống hợp lý tiện nghi là còn khá xa lạ đối với nhiều cư dân Vì vậy, việc phải đóngphí dịch vụ rõ ràng là mới mẻ và chưa nằm trong ý thức của nhiều người dân giống như việc phải đóng các khoản phí điện, nước, điện thoại,

 Tại một số các khu căn hộ đã đưa vào hoạt động, việc xây dựng cơ chế quản lý, nội quy , hình thành ban quản lý tòa nhà đại diện cho quyền lợi của cư dân còn gặp rất nhiều khó khăn và bất cập do thiếu kinh nghiệm thực tế và chưa có các quy định hướng dẫn cụ thể của Nhà nước Trong giai đoạn đầu, để đảm bảo việc vận hành và hoạt động ổn định của các khu căn hộ, nhiều công ty phát triển BĐS đã phải đương luôn công việc quản lý này

 Thị trường các công ty cung cấp các dịch vụ BĐS chuyên nghiệp chưa phát triển Số lượng các công ty này là không nhiều, điển hình chỉ có một số công ty cung cấp dịch vụ của nước ngoài và giá cả là điều bí mật của các công ty này, tùy thuộc vào quy mô BĐS

và thỏa thuận với chủ đầu tư sử dụng nhiều hay ít dịch vụ

Qua đó, cho thấy quản lý BĐS là một hoạt động tương đối phức tạp, liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều đối tượng tham gia và có ảnh hưởng rất lớn đến những vấn

đề xã hội, do vậy yếu tố quản lý nhà nước trong việc này là vô cùng quan trọng

 Đối với khách hàng – việc quản lý này không những góp phần tạo nên một môi trường sinh hoạt chung văn minh , tiện nghi, mà còn góp phần vào việc tham gia tăng giá trị BĐS của chính mình

 Đối với các công ty phát triển BĐS thì sẽ góp phần không nhỏ trong việc xây dựng hình ảnh uy tín và thương hiệu của họ

Như vậy việc quản lý tốt BĐS sẽ có một ý nghĩa xã hội vô cùng to lớn và đòi hỏi sự nhìn nhận và quan tâm đúng đắn từ xã hội

Trong tương lai thị trường BĐS tiếp tục phát triển mạnh với nhiều dự án ra đời Vì vậy, chất lượng dịch vụ ngày càng đòi hỏi cao đi kèm với chất lượng BĐS Công ty BĐS không thể tự mình quản lý nếu cần một sự chuyên nghiệp về cung cấp dịch vụ và Thị trường BĐS phát triển sẽ kéo theo tính chuyên nghiệp hóa của các loại hình kinh doanh BĐS Do đó quản lý BĐS là một sân chơi rất tiềm năng trong tương lai

2 Phân tích giá trị BĐS:

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị của BĐS:

 Chu kỳ thị trường: chẳng hạn như sự suy giảm của nền kinh tế thị trường nói chung, nghĩa là ít người có thể đủ khả năng mua để mua BD9S, dẫn đến nhu cầu giảm, từ đó làmgiá giảm Mặt khác, khi người ta không đủ khả năng để mua 1 căn nhà thì sẽ có 1 nhu cầu lớn về dịch vụ cho thuê nhà ở Trong một nền kinh tế phát triển, nếu người tiêu dùng

có thêm tiền để chi tiêu thì họ sẽ có nhu cầu cao về nhà ở hơn Điều này thực sự sẽ đẩy giá nhà lên và vì vậy sẽ làm giảm số lượng người thuê nhà ở xuống

 Trạng thái của nền kinh tế quốc gia ảnh hưởng đến tỷ lệ việc làm, khả năng mua nhà, tín dụng và tỉ lệ lãi suất Tất cả đều ảnh hưởng đến cung cầu của BĐS Lãi suất là một trong những yếu tố quan trọng tác động lớn đến nguồn vốn của BĐS Khi lãi suất giảm, mức cho vay thế chấp cũng giảm, giá cả lúc này cũng giảm, giá phải chăng, do đó làm tăng

nhu cầu về mua nhà, không có trường hợp thuê Mặt khác, khi giá nhà tăng, ít người có thể đủ khả năng mua nhà, do đó nhu cầu cho thuê ngày càng tăng Kể từ năm 2000, lãi suất đã giảm xuống mức thấp nhất trong hơn 30 năm trở lại đây Kết quả là với các khoảnvay giá rẻ thì đã có nhiều người thuê nhà chuyển sang hình thức mua Đến năm 2003, tỷ

lệ nhà trống( cho thuê) giảm xuống gần 10%, mức cao nhất kể từ khi cục điều tra dân số bắt đầu thống kê năm 1950

 Xu hướng dân số địa phương cũng ảnh hưởng đến sự thay đổi giá trị của BĐS Số lượng lớn dân di cư và nhập cư trong các tỉnh thành chẳng hạn như kết hôn, chuyển công tác,

cơ hội việc làm nhiều, điều này dẫn đến nhu cầu về nhà ở tăng lên, do đó sẽ làm tăng giá cũng như làm tăng giá trị của BĐS lên Bên cạnh đó, sự giảm dân số sẽ có tác dụng ngược lại và dẫn đến tình trạng thừa cung

 Kết quả số liệu thống kê dân số cũng làm thay đổi giá trị của BĐS Tình trạng số lượng người nghỉ hưu tăng cũng làm tăng giá trị BĐS của loại hình dành cho người cao tuổi, nghỉ hưu (cộng động hưu trí) Tuy nhiên, lại làm giảm giá trị của các BĐS thuộc phân khúc căn hộ cao cấp, nhà biệt thự,

 Các chính sách của chính phủ cũng ảnh hưởng đến giá trị của BĐS Giá Các bất động sảnnhà ở xã hội, các công trình thuộc nhà nước như trường học, bệnh viện, có thể thấp trong khi thuế bất động sản lại cao do được hưởng một số chế độ, chính sách hỗ trợ của Nhà Nước Và đây là điều đang được đề cập quan tâm tới trong một cuộc điều tra thống

kê về dân số trong 10 năm được tiến hành trong năm 2010

3 Nội dung quản trị BĐS

Quản lý BĐS là một dịch vụ vô cùng quan trọng và cần thiết đối với dự án BĐS hiện nay,bao gồm:

 Quản lý khách hàng: là một hoạt động của nhà quản lý nhằm tạo ra môi trường tốt nhất cho việc sinh hoạt, làm việc và sử dụng các tiện ích tại BĐS của khách hàng bao gồm: quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng, quản lý, hồ sơ khách hàng, quản lý việc tuân thủquy tắc công cộng

 An ninh cho BĐS: là hoạt động nhằm đảm bảo sự an toàn, an ninh và trật tự cho người vàtài sản tại BĐS bao gồm: tố chức cơ cấu bảo vệ, xử lý sự cố phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an toàn – huấn luyện, phương án PCCC, quy trình bảo vệ, kiểm soát và xử lý tình trạng khẩn cấp.

 Vệ sinh và môi trường: là hoạt động nhằm đảm bảo sự vệ sinh, ngăn nắp và chất lượng môi trường tại BĐS bao gồm: xây dựng tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà, lập kế hoạch vệ sinh, quy trình vệ sinh, quản lý vả xử lý rác thải

 Quản lý các dịch vụ: là hoạt động của nhà quản lý nhằm kiểm soát chất lượng và công việc của các nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa, bao gồm các dịch vụ hàng hóa cho tòa nhà

và dịch vụ hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng như tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, quy trình quản lý

 Quản trị tài chính: bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán như kế hoạch tài chính (phân tích điểm hòa vốn, kế hoạch lợi nhuận và thua lỗ, kế hoạch lưu chuyển tiền

tệ, kế hoạch cân đối tài chính ), ngân sách hàng năm (báo cáo nghiên cứu thị trường, mục tiêu kinh doanh, kế hoạch chi phí và kế hoạch doanh thu, )

 Quản lý hệ thống kỹ thuật: các hệ thống kỹ thuật trong công trình được ví như là mạch máu trong cơ thể công trình Để “cơ thể công trình mạnh khỏe đòi hỏi các hệ thống kỹ thuật này phải luôn luôn ở trong tình trạng tốt và được vận hành một cách hoàn hảo Việcquản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật nhằm đảm bảo BĐS luôn hoạt động an toàn, đảm bảo tối đa chi phí vận hành và quá trình bảo trì được thực hiện một cách hiệu quả, nâng cao tính chuyên nghiệp và giá trị của BĐS như: vận hành hệ thống

kỹ thuật tòa nhà, quy trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, quy trình sữa chữa

 Giám sát, kiểm soát: được thực hiện để đảm bảo các hoạt động của BĐS diễn ra theo đúng quy trình, quy định thông qua việc xác định tần suất giám sát, phương pháp giám sát, giám sát khách hàng

 Khai thác: kế hoạch khai thác bao gồm: đánh giá đặc điểm và ưu thế của BĐS , phân tích thị trường, chiến lược và thực hiện, đội ngũ quản lý, kế hoạch tài chính

4 Lập kế hoạch quản trị

 Kế hoạch là gì?

Kế hoạch thông thường có thể được hiểu là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu đã đề ra Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, công khai minh bạch hoặc

bí mật

 Tại sao phải lập kế hoạch quản trị?

Kế hoạch nghiên cứu BĐS là tổng hợp quá trình nghiên cứu đánh giá đối tượng quản lý, hoạch định giải pháp quản lý, phương án khai thác, xây dựng kế hoạch thực hiện đảm bảođầy đủ các yếu tố cấu thành của hoạt động quản lý, nhằm đảm bảo BĐS được vận hành

an toàn, chất lượng dịch vụ tốt, khai thác có hiệu quả cao nhất

II THIẾT LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÍ BẤT ĐỘNG SẢN

1 Khái quát

Quản lý bất động sản là một dịch vụ chuyên nghiệp nhằm khai thác tài sản một cách tốt nhất – nâng cao hiệu quả đầu tư – giảm chi phí quản lý và vận hành bất động sản cho nhà đầu tư Dịch vụ bao gồm từ giai đoạn Nghiên cứu khả thi -> Kế hoạch tiếp thị -> Bố trí nhân sự điều hành và quản lý tài sản, tất cả nhằm bảo đảm điều kiện hoạt động tốt cho toànhà; nâng cao hiệu quả kinh doanh và đầu tư Dịch vụ quản lý BĐS sẽ giúp Nhà đầu tư:Gia tăng lợi nhuận:

Qua sự quản lý chuyên nghiệp, khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn để được những dịch

vụ hoàn hảo Khách hàng sẽ ở trong toà nhà của bạn lâu hơn khi đựợc chúng tôi quản lý một cách chuyên nghiệp

Giảm bớt chi phí:

Với đội ngũ nhân sự chuyên môn hóa và hệ thống quản lý, chúng tôi có kinh nghiệm quản lý và vận hành tòa nhà với một chi phí tối ưu Giảm thời gian quản lý, những rủi ro

do nhân sự thiếu kinh nghiệm

Chăm sóc tài sản

Chăm sóc tài sản đúng kỹ thuật và quy trình là một trong những yếu tố duy trì sự vận hành tòa nhà một cách trơn tru và mang lại sự hài lòng nhất co khách hàng; cũng như giảm chi phí sữa chữa, thay thế mới

Đối tượng khách hàng:

- Các công ty đầu tư BDS chuyên nghiệp, chuyên khai thác các tòa nhà vừa và nhỏ

- Các Nhà đầu tư Bất động sản cá nhân

- Các nhà đầu tư muốn chuyển đổi công năng tòa nhà hiện đang sở hữu

- Các văn phòng hạng sang: A, B, C

Các lợi thế của dịch vụ Quản lý trọn gói:

 Giúp khách hàng lựa chọn đúng loại hình đầu tư của Bất động sản,

 Giúp Chủ đầu tư tiết kiệm chi phí đầu tư: chi phí xây dựng, lắp đặt thiết bị, nhân công…

 Trách nhiệm cũng như thời gian của Chủ đầu tư Bất động sản sẽ giảm xuống rất nhiều

 Không còn lo toan về tìm khách hàng thuê, quản lý nhân công, sửa chữa những hỏng hóc kỹ thuật, giải quyết những tranh chấp giữa các khách hàng

2 Nêu vấn đề

 Lập phương pháp quản lý

- Nghiên cứu và phân tích đối tượng quản lý

+ Mục đích đầu tư của dự án: mua bán, cho thuê, kinh doanh bất động sản…

+ Loại hình, công năng của bđs: theo giấy phép: chung cư căn hộ, cao ốc văn phòng, khách sạn, thương mại dịch vụ…

 Việc này nhằm đánh giá tiềm năng, mức độ cũng như xây dựng các phương án khai thác đạt hiệu quả cao hơn

+ Đặc điểm kiến trúc, kết cấu của bđs: đánh giá đặc điểm kiến trúc, hình dáng, không gian, mặt bằng, tiện ích, kết cấu xây dựng…

 Nhằm phục vụ cho việc đưa ra các phương án quản lý và vận hành bđs như PCCC,

an ninh, vệ sinh, phương thức khai thác…

+ Đặc điểm của hệ thống trang thiết bị bên trong bđs: kiểu loại, xuất xứ, đặc tính của hệ thống trang thiết bị, máy móc…

 Nhằm xây dựng kế hoạch và phương án quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà và hệ thống PCCC…

+ Phân hạng chất lượng và cấp của bđs: cao ốc văn phòng hạng A, B, C; khách sạn 1

sao-5 sao; chung cư cao cấp, trung bình, thấp…

- Yêu cầu quản lý

+ Thiết lập kế hoạch quản lý: Quy trình quản lý tòa nhà

+ Quản lý nhân sự:

Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan

và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động củacông ty Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

 Chủ đầu tư:

Chủ đầu tư xây dựng công trình là người (hoặc tổ chức) sở hữu vốn hoặc là người được giao quản lý và sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình Chủ đầu tư là người phải chịu trách nhiệm toàn diện trước người quyết định đầu tư và pháp luật về các mặt chất lượng, tiến độ, chi phí vốn đầu tư và các quy định khác của pháp luật Chủ đầu tư được quyền dừng thi công xây dựng công trình và yêu cầu khắc phục hậu quả khi nhà thầu thi công xây dựng công trình vi phạm các quy định về chất lượng công trình, an toàn và vệ sinh môi trường

Vai trò của chủ đầu tư trong việc quản lý dự án:

Khi Chủ đầu tư xây dựng công trình không đủ điều kiện năng lực thì người quyết định đầu tư sẽ thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án, nghĩa là tổ chức tư vấn được trông coi quản

lý các dự án xây dựng công trình là quản lý công trình như của chính mình

Người quyết định đầu tư sẽ trực tiếp quản lý dự án khi Chủ đầu tư xây dựng công trình không có đủ điều kiện năng lực về quản lý dự án

CH Đ U T / CH S H U Ủ ĐẦU TƯ/ CHỦ SỞ HỮU ẦU TƯ/ CHỦ SỞ HỮU Ư/ CHỦ SỞ HỮU Ủ ĐẦU TƯ/ CHỦ SỞ HỮU Ở HỮU ỮU CÔNG TY QU N LÝ ẢN LÝ

TR Ư/ CHỦ SỞ HỮUỞ HỮU NG BAN QU N ẢN LÝ

ti p th ếp tân – ị

Trường hợp Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu tư có thể thành lập Ban Quản

lý dự án Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư theo nhiệm

vụ, quyền hạn được giao

 Công ty quản lý

Là công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ quản lý cho nhiều loại hinh bđs, cung cấp các giải pháp toàn diện nhất nhằm bảo vệ và tối đa hóa giá trị tài sản trong khi giảm thiểu được chi phí và giúp chủ đầu tư yên tâm hơn với tài sản của mình

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình của bđs, công ty sẽ đưa ra chiến lược quản lý và giải pháp kinh doanh phù hợp nhất Công ty quản lý bđs có thể tham gia từ giai đoạn dự án đang xây dựng cho đến khi bđs đã hoàn thiện để đi vào khai thác

 Trưởng ban quản lý

Phân tích các công việc chính trong từng giai đoạn và phân công trách nhiệm cụ thể cho những nhân viên chủ chốt tham gia quản lý dự án Việc này là rất quan trọng bởi không ít

dự án triển khai không thành công là do vấn đề phân công trách nhiệm không rõ ràng

 Bộ phận giám sát

 Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của Tòa nhà

 Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn, bảo trì kỹ thuật… Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan… theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty

 Quản lý, giám sát hoạt động bộ phận Lễ tân, An ninh nội bộ, … để duy trì dịch vụ tốt nhất đến khách hàng

 Đảm bảo các hoạt động bảo dưỡng được tiến hành theo đúng yêu cầu về an toàn lao động

 Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa rủi ro về tài sản cho Chủ đầu tư

 Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai hệ thống quy trình quản lý;

 Thực hiện vai trò là cầu nối thông tin giữa khách hàng, các nhà thầu với Ban Quản lý Tòanhà

 Tiếp tân – hành chánh,vận hành

 Hỗ trợ kịp thời khách thuê;

 Hỗ trợ chủ đầu tư phê duyệt phương án lắp đặt nội thất và kiểm soát nhà thầu lắp đặt nội thất;

 Công tác bảo dưỡng hệ thống, ngăn ngừa sự cố kỹ thuật được thực hiện bởi các nhân viên

kỹ thuật chuyên nghiệp, có trình độ cao và có kinh nghiệm thực tế tại các tòa nhà;

 Thanh kiểm tra, kiểm kê tài sản định kỳ;

 Mời thầu và quản lý hợp đồng với các nhà thầu làm sạch, an ninh, kiểm soát côn trùng,…

 Xây dựng tiêu chuẩn, đào tạo, giám sát chất lượng của các nhà thầu;

 Thường xuyên báo cáo các vấn đề quan trọng cho chủ đầu tư

 Hỗ trợ, tư vấn cho khách thuê về các thủ tục hành chính;

 Quản lý và hỗ trợ các chương trình xúc tiến thương mại cho khách thuê;

 Báo cáo công tác thu phí và quản lý phí cho chủ đầu tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm;

 Phối hợp mua các khoản bảo hiểm khi có yêu cầu;

 Phối hợp với các chủ đầu tư và khách thuê giải quyết tranh chấp liên quan đến thuê mặt bằng văn phòng

 Quản lý chăm sóc khách hàng

 Quản lý chăm sóc khách hàng là một hoạt động thường xuyên của Ban quản lý nhằm đảmbảo 1 môi trường tốt nhất cho việc sinh hoạt, làm việc và sử dụng các tiện ích tại bđs của khách hàng, mang đến sự hài lòng cho dân cư, khách thuê sinh sống và làm việc tại tòa nhà

 Các công việc bao gồm: quản lý thực hiện hợp đồng, chăm sóc khách hàng, quản lý hồ sơkhách hàng, quản lý việc tuân thủ quy tắc cộng đồng

 Vệ sinh

Vệ sinh công nghiệp là sự kết hợp giữa vệ sinh thông thường và vệ sinh hiện đại với máy móc, thiết bị, dụng cụ, hóa chất chuyên dụng cùng phương pháp xử lý tối ưu nhằm đem lại sự thỏa mãn cao nhất cho khách hàng

Dịch vụ vệ sinh tốt nhất là dịch vụ đáp ứng đủ các yêu cầu về nghỉ ngơi, an toàn về vật chất, an toàn về tinh thần và thỏa mãn mong muốn của khách hàng

 Bộ phận an ninh