Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May XK thuộc Công ty cổ phần XNK 3/2 hoà Bình

Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May XK thuộc Công ty cổ phần XNK 3/2 hoà Bình

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, nước ta đang trong quá trình chuyển đổi kinh tế mạnh mẽsang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước Công tác quản lý kinh

tế đang đứng trước yêu cầu và nội dung quản lý có tính chất mới mẻ, đa dạng

và cũng không ít phức tạp Là một công cụ thu thập xử lý và cung cấp thôngtin về các hoạt động kinh tế cho nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũngnhư bên ngoài doanh nghiệp, công tác kế toán cũng trải qua những cải biếnsâu sắc, phù hợp với thực tiễn của nền kinh tế Việc thực hiện tốt hay khôngtốt đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý

Công tác kế toán ở doanh nghiệp có nhiều khâu, nhiều phần hành, giữachúng có mối liên hệ, gắn bó với nhau tạo thành một hệ thống quản lý có hiệuquả Mặt khác, tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là một trongnhững cơ sở quan trọng cho việc điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm một

tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất Vì vậy, việc quản lý các chi phíthực chất là quản lý chi phí về nguyên vật liệu Chỉ cần một sự biến động nhỏ

về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng đến giá thành Mặt khác, mộttrong những điều kiện để chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thịtrường là chính sách giá cả Do đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đếnviệc tiết kiệm để chi phí nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sảnphẩm Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý nhưthế nào để đáp ứng được yêu cầu trên

Qua quá trình học tập môn Kế toán tài chính, Tổ chức hạch toán kếtoán và được trực tiếp tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộcCông ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình, đồng thời được sự giúp đỡtận tình của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan cùng các cô chú quản lí, kế toántrong Công ty và Xí nghiệp May xuất khẩu, em đã hoàn thành chuyên đề thực

tập tốt nghiệp với đề tài: “Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình”

Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận gồm

Do thời gian thực tập còn ít và khả năng của bản thân còn hạn chế nênchuyên đề thực tập không tránh khỏi có nhiều thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự đóng góp của thầy cô để chuyên đề được hoàn thiện hơn Em xinchân thành cảm ơn

PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU

3-2 HÒA BÌNH VÀ XÍ NGHIỆP MAY XUẤT KHẨU

1.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình tiền thân là Công tyMay xuất nhập khẩu 3-2 Hòa Bình được chuyển đổi theo Quyết định số 2469/QĐ-UBND ngày 05 tháng 12 năm 2006 của UBND tỉnh Hoà Bình về việcphê duyệt phương án cổ phần hoá và chuyển Công ty May xuất khẩu 3-2 HoàBình thành Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình

1- Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập- Khẩu 3-2 Hoà Bình

- Tên tiếng Anh: Hoa Binh 3-2 Import - Export joint stock Company

- Tên giao dịch: HOGAMEX

2- Giám đốc hiện tại của Công ty: Ông Vũ Văn Lai

3- Trụ sở chính: Số 14, đường An Dương Vương, phường Chăm Mát,Thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình

- Xí nghiệp Xây lắp điện và sản xuất cơ khí

- Xí nghiệp May xuất khẩu.

- Trung tâm Cung ứng lao động quốc tế

- Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại Hà Nội

- Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại Hải Phòng

- Chi nhánh công ty May XNK 3-2 Hòa Bình tại TP Hồ Chí Minh

Về cơ sở vật chất kỹ thuật:

- Xí nghiệp xây lắp điện và sản xuất cơ khí với diện tích 3.800m2 gồm

có các xưởng chính, xưởng chế tạo, xưởng ra công, xưởng rèn, xưởng đúc vàcác loại máy móc rất đa dạng phục vụ cho sản xuất, chế tạo thiết bị, gia côngsản phẩm

- Xí nghiệp may xuất khẩu có diện tích 10.124m2 gồm xưởng sản xuấtchính, phòng cắt, kho nguyên vật liệu và thành phẩm và các loại máy móc,thiết bị phục vụ cho sản xuất mới 100% được nhập từ Nhật Bản, Hàn Quốc,…Gồm 2 phân xưởng với các tổ cắt may, chuyên may, xưởng chuyên dùng đểđóng gói và các trang thiết bị may công nghiệp, may vắt sổ, may cắt vòng, épmex

- Trung tâm cung ứng lao động quốc tế có diện tích 1.400m2 trong đó

có khu lớp học, xưởng thực hành và các trang thiết bị như máy may côngnghiệp, các thiết bị phục vụ đào tạo nghề may, đào tạo giáo dục định hướngcho chuyên gia và lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài

- Chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh ngoài việc đàotạo cho lao động đi làm việc nước ngoài, chi nhánh còn có chức năng nhậpkhẩu nguyên vật liệu nghành may, xuất khẩu hàng may mặc đến các thịtrường EU, Đài Loan, Hàn Quốc,…

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

Là một Công ty cổ phần với chức năng của một doanh nghiệp vừa trựctiếp sản xuất vừa tiến hành hoạt động kinh doanh, bộ máy tổ chức, quản lýcủa Công ty Cổ phần XNK 3-2 Hoà Bình được áp dụng theo mô hình sau:

Ghi chú : Điều hành theo trực tuyến.

Điều hành theo chức năng

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2

Hòa Bình

Giám đốc điều hành

Xí nghiệp Xây lắp điện

Chi nhánh Thành phố HCM

Trung tâm

DN và XKLĐ

Chi nhánh

Hà Nội

Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo kiểu trực tuyến chứcnăng nên mức độ tập trung hoá của cơ cấu này rất cao mọi quyền lực quản lýtập trung vào cơ quan cao nhất là hội đồng quản trị, công tác quản lý đượcphân cấp rõ ràng, sự phối kết hợp giữa các phòng ban rất chặt chẽ mô hìnhnày gọn nhẹ năng động thích nghi với môi trường.

1.2.2 Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 2503000104 do phòng Đăng ký kinhdoanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hoà Bình cấp ngày23/6/2006, Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình được phép hoạtđộng trong các lĩnh vực sau:

+ Sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị phụtùng phục vụ nông nghiệp, công nghiệp, thuỷ lợi

+ Xây dựng các công trình dân dụng

+ Xây dựng các công trình kỹ thuật (công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi,cấp thoát nước sinh hoạt, điện: đường dây dẫn điện cấp điện áp từ 35kv trởxuống, trạm biến áp có dung lượng từ 560KVA trở xuống)

+ Sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu hàng may mặc

+ Nhập khẩu nguyên liệu phục vụ ngành may

+ Giới thiệu việc làm trong và ngoài nước

+ Đào tạo, giáo dục định hướng, đưa lao động và chuyên gia Việt Nam

đi lao động có thời hạn ở nước ngoài

+ Gia công, chế tạo, sửa chữa máy móc thiết bị phụ tùng ngành côngnghiệp, giao thông, vận tải, xây dựng

+ Lắp ráp, sửa chữa, trung đại tu ôtô

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2Hòa Bình, em đã được giới thiệu trực tiếp tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp Mayxuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

1.3 Tổ chức quản lí và sản xuất tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công

ty Cổ phần Xuất- Nhập khẩu 3-2 Hoà Bình

1.3.1 Tổ chức quản lí tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Xí nghiệp May xuất khẩu 3-2 Hòa Bình hoạt động chủ yếu thiên về sảnxuất, bộ máy tổ chức, quản lí của Xí nghiệp được áp dụng theo mô hình sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lí tại Xí nghiệp May xuất khẩu Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

- Ban giám đốc gồm 3 thành viên: Ông Nguyễn Văn Thảo - Giám đốc,Ông Nguyễn Xuân Hoàn và Bà Đặng Thị Thu ( Phó giám đốc)

Giám đốc Xí nghiệp được Giám đốc Công ty – HĐQT giao quyền điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của xí nghiệp và chịu tráchnhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về kết quả tổ chức sản xuất kinhdoanh và điều hành của mình

+ Chỉ đạo xây dựng thực hiện kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanhtháng, quý, năm của Xí nghiệp

Phòng Kế

hoạch-Kĩ thuật &SX Phòng tài chính&vật tư

Phòng kinhdoanh

Phân xưởng I Phân xưởng II

Ban giám đốc Xínghiệp

Phòng tổchức- y tế

+ Tổ chức thực hiện đề án sản xuất kinh doanh đảm bảo tiến độ và cóhiệu quả.

+ Chủ động khai thác tìm các đơn hàng, các công trình xây dựng, đàmphán với khách hàng sau đó báo cáo công ty để tiến hành ký kết hợp đồng

+ Đảm bảo đủ việc làm, tiền lương và các chế độ cho toàn thể

CBCNV-LĐ trong Xí nghiệp

Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc, thực hiện chức năng theonhiệm vụ trong các lĩnh vực được phân công và cũng có thể thực hiện nhữngcông việc của giám đốc nói riêng và của ban giám đốc nói chung khi có sự uỷquyền của giám đốc

- Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật và Sản xuất: có nhiệm vụ xây dựng hệthống định mức nguyên vật liệu sản xuất từ các đơn hàng hay từ xây dựng từcác sản phẩm thiết kế Đồng thời, kiểm soát quá trình hoạt động, sản xuất củacác phân xưởng

- Phòng tài chính và vật tư: bao gồm bộ phận kế toán và bộ phận vật tư.+ Bộ phận kế toán có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụkinh tế phát sinh tại Xí nghiệp Định kì hàng tháng, quý lập báo cáo kế toángửi về công ty để phòng tài chính kế toán công ty tập hợp, làm báo cáo tổnghợp

+ Bộ phận vật tư: có nhiệm vụ quản lí vật tư nhập, xuất theo đúng quyđịnh của Xí nghiệp

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cáckhách hàng mới cũng như các nguồn nguyên vật liệu mới, sau đó trình lên bangiám đốc

- Phòng tổ chức và y tế: thực hiện công tác quản lí lao động, vệ sinhphân xưởng, khám chữa bệnh cho công nhân theo quy định của Xí nghiệp

1.3.2 Các sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp May xuất khẩu

Trong cơ chế thị trường Xí nghiệp May xuất khẩu đã có những bướctiến đáng khích lệ, đã đổi mới được phương thức quản lý, tạo lập mô hình tổ

chức hoạt động năng động và hiệu quả Với nghành nghề chính là gia cônghàng may mặc xuất khẩu, sản phẩm chủ yếu là áo Jắc két, quần 2 lớp, áo sơ

mi, comple bộ, váy, áo ma chiến sỹ, găng tay Trong đó sản phẩm Jắc kétchiếm tỷ trọng lớn nhất mang lại lợi nhuận cao cho công ty và đã xuất khẩu đicác nước như Tây ban nha, Mêxicô, Đài Loan….v.v Đây cũng là mũi nhọntrong phương hướng nhiệm vụ đề ra của Xí nghiệp Sản lượng một số các mặthàng tiêu biểu 5 năm gần đây được thể hiện qua bảng sau:

(Nguồn cung cấp số liệu: Phòng Tài chính và vật tư)

1.3.3 Quy trình sản xuất sản phẩm tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Sơ đồ dây chuyền sản xuất

Thuyết minh sơ đồ dây chuyền sản xuất:

* Giác mẫu: Trên cơ sở khách hàng thuê gia công, cán bộ kỹ thuật giácmẫu có nhịêm vụ nghiên cứu thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng,sau đó lắp giáp lên bảng giác mẫu bằng bìa hoặc giấy cứng

* Cắt: Bộ phận này nhận sơ đồ mẫu về nghiên cứu, trải vải cắt theo yêucầu của phiếu xuất

thiện

Ma y Là

* May: May chi tiết các bộ phận đã cắt, lắp giáp các chi tiết thànhphẩm, bộ phận may bao gồm nhiều công đoạn nên được chia thành nhiều bộphận nhỏ, mỗi bộ phận nhỏ chuyên may một vài chi tiết của sản phẩm.

* Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Nhiệm vụ của bộ phận này làkiểm tra chất lượng sản phẩm, hướng dẫn công nhân làm đúng quy trình kỹthuật để đảm bảo tất cả các sản phẩm sản xuất ra đạt yêu cầu chất lượng vàđược khách hàng chấp nhận

* Là: Sau khi may, để đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng, bộ phận là cónhiệm vụ là theo yêu cầu của từng loại sản phẩm theo quy trình kỹ thuật

* Hoàn thiện: Là công đoạn cuối cùng của dây chuyền sản xuất, sảnphẩm phải được gấp gói hoặc đóng gói bao bì để giao nhập vào kho thànhphẩm hoặc giao cho khách hàng

* Công đoạn cắt:

* Công đoạn may:

Đặc điểm về phương pháp sản xuất :

Sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp là các loại quần áo, âu phục, phục vụcho xuất khẩu, cho các đơn vị, cá nhân, tập thể hay nói cách khác là sản xuấtsản phẩm theo đơn đặt hàng và theo công nghệ khép kín từ khâu cắt - may -hoàn thiện bằng các loại máy móc chuyên dùng và số lượng sản xuất ra nhiều

so với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Xí nghiệp sử dụngnguyên vật liệu chính là vải để tạo thành một sản phẩm hoàn thiện

1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Ban kế toán của Xí nghiệp May xuất khẩu được tổ chức theo hình thứctập trung, gọn nhẹ và khá chặt chẽ Dựa trên quy mô sản xuất, đặc điểm tổchức quản lý của Xí nghiệp cùng mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ,

bộ phận kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu được biên chế 4 người và được

tổ chức theo các phần hành kế toán như sau:

Sơ dồ 1.3: Sơ đồ tổ chức kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu

* Kế toán vật tư và bán hàng: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, phụ trách tài khoản

152, 153 Khi có yêu cầu kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiếnhành kiểm kê lại vật tư, đối chiếu với sổ kế toán, nếu có thiếu hụt sẽ tìmnguyên nhân và biện pháp xử lý, lập biên bản kiểm kê Tổng hợp toàn bộ cácđơn vị sử dụng vật tư trình lãnh đạo Đồng thời cũng hạch toán quá trính bánhàng, theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, ghi sổ chi tiết tài khoản

155, sổ chi tiết cho từng đối tượng sản phẩm và các sổ, chứng từ liên quan

* Kế toán TSCĐ và công nợ - kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ hạch toántình hình tăng giảm và tính khấu hao TSCĐ của Xí nghiệp, sử dụng các tàikhoản 211, 212, 411, … hàng tháng và quý lập bảng tính và phân bổ khấuhao TSCĐ; có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với công ty vàvới các khách hàng, nhà cung cấp; đồng thời quản lý các tài khoản 131, 136,

138, 141, 331, 333, 336; kế toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng Đồng thời,

Kế toán TSCĐ

và công nợ

-Kiêm thủ quỹ

Kế toán vật tư vàbán hàng

Bộ phận kế toán

TT, TL-BHXH

Kiêm KếtoánCP&GT

Kế toán trưởng-kế toán

CP&GT

đảm nhiệm vai trò thủ quỹ của Xí nghiệp, quản lí tiền mặt, thực hiện thu chitiền mặt, thường xuyên báo cáo tình hình biến động của tiền mặt.

* Kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, các khoản phải trích theolương: kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ gốc rồi viết Phiếu thu, Phiếuchi, Ủy nhiệm chi, tính lương và các khoản trích theo lương cho các cán bộcông nhân viên trong Xí nghiệp, theo dõi quản lí các TK111, TK112, TK 334,

3382, 3383, 3384 Hàng tháng lập bảng kê, sổ quỹ, bảng tính lương, BHXH

và chứng từ ghi sổ

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành đồng thời cũng là trưởngban tài chính vật tư: căn cứ vào bảng tổng hợp từng loại chi phí của các bộphận kế toán nguyên vật liệu, tiền lương chuyển sang tiến hành tổng hợp lại,tính giá thành cho từng mã hàng Đồng thời, phân công, kiểm tra, đôn đốccông việc của từng kế toán viên trong Xí nghiệp

Bộ phận kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu có nhiệm vụ hạch toán đầy

đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Xí nghiệp Kế toán Xí nghiệpchịu trách nhiệm lưu giữ chứng từ của Xí nghiệp mình theo đúng chế độ kếtoán hiện hành

1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình

- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Xí nghiệp bắt đầu từ ngày01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm

- Kỳ lập báo cáo: Xí nghiệp lập báo cáo theo quý, năm

- Đồng tiền hạch toán: đơn vị sử dụng trong hạch toán kế toán là đồngViệt Nam (VNĐ) Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc, phù hợp với quy địnhcủa chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành tạiQuyết Định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 Các nghiệp vụphát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng VNĐ theo tỉ giá do NgânHàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Chênhlệch tỉ giá phát sinh trong kì được phản ánh vào Báo cáo Kết quả kinh doanh

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được đánh giá theogiá trị thuần.

+ Phương pháp tính giá hàng hàng tồn kho: giá đích danh

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khaithường xuyên

- Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: là bình quân gia quyền

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: TSCĐ của Xí nghiệp đượcphản ánh theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại Khấu hao TSCĐ đượctính theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tính thuế GTGT: Xí nghiệp áp dụng phương pháp tínhthuế theo phương pháp khấu trừ Mức thuế suất 0% áp dụng với hoạt động giacông hàng may xuất khẩu đi nước ngoài và 10% đối với hoạt động cung cấphàng hóa

- Hệ thống tài khoản sử dụng: Xí nghiệp May xuất khẩu đang sử dụng

hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Xí nghiệp đã sửdụng các tài khoản cấp 1 theo chế độ và xây dựng các tài khoản cấp 2, cấp 3

có liên quan để thực hiện quá trình hạch toán

PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

XÍ NGHIỆP MAY THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN

XUẤT NHẬP KHẨU 3-2 HÒA BÌNH 2.1 Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình

2.1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu

2.1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Vào năm 2003 ,Việt Nam bắt đầu tiến hành từng bước xoá bỏ hàng ràothuế quan một số mặt hàng theo như hiệp định ký với AFTA Điều này chophép một số mặt hàng của Việt Nam có thể xuất khẩu sang thị trường nướcngoài mà không phải chịu thuế Nhập khẩu, nhưng đồng thời có các mặt hàngnhập khẩu vào nước ta cũng được miễn thuế hoặc giảm thuế Đây là một cơhội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnh tranh và khẳng định vị thế về mẫu mã

và chất lượng hàng của mình, nhưng cũng là sự đe dọa đối với các doanhnghiệp Việt Nam, sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của họ không đứngvững trên thị trường

Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình là một xí nghiệp có quy mô sảnxuất tương đối lớn Sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là các loại sản phẩm giacông phục vụ cho xuất khẩu như áo Jắc két, quần 2 lớp, áo sơ mi nam–nữ,comple bộ, váy, Ngoài ra, Xí nghiệp còn sản xuất các loại sản phẩm kháctheo hợp đồng và cho tiêu thụ nội địa như áo mưa chiến sỹ, găng tay, áo bạt,

… Do đặc điểm sản phẩm của Xí nghiệp đa dạng, phong phú chủng loại, kích

cỡ nên Xí nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng,nhiều chủng loại và quy cách khác nhau ví dụ như các loại vải, các loại chỉ,các loại khuy, …để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khácnhau

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí nguyênvật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, đặc biệt là nguyên vật liệu chính Do vậy khi

có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ ảnh hưởng lớn đến giáthành sản phẩm của Xí nghiệp

Đặc thù nguyên vật liệu của Xí nghiệp không gây khó khăn trong quátrình vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển, bảo quản không tốtthì chất lượng của nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽ gâyảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm Do vậy Xí nghiệp cần phải cóbiện pháp quản lý, vận chuyển, dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu,tránh hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Xí nghiệpđồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất Ví dụ: vải, chỉnên để trong kho trong một thời gian nhất định, phải được bảo quản, độ ẩmphù hợp - tránh đề quá lâu vải sẽ bị mốc, ố, bục, mủn …

Bên cạnh đó, việc cung ứng vật tư cũng được Xí nghiệp rất coi trọng

Để vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạngmua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sảnxuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu vây gián đoạn cho quá trình sảnxuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kémhiệu quả Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật đã ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên,

ổn định với một số đơn vị bán hàng Ngoài ra, Xí nghiệp còn tổ chức bộ phậnthu mua vật liệu thông qua cán bộ tiếp liệu, có nhiệm vụ liên hệ mua vật tư vàcùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho hoặc thuê ngoài vận chuyển

Hiện nay, nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng

Xí nghiệp không chỉ may hàng gia công theo hợp đồng đã ký kết với các bạnhàng nước ngoài mà còn mở rộng quan hệ hợp tác, ký kết hợp đồng sản xuấtvới các đối tác trong nước Sản xuất các mặt hàng phục vụ nhu cầu thị hiếucủa người tiêu dùng trong và ngoài nước Đối với một số mặt hàng gia côngtheo hợp đồng riêng, nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu cung cấp, Xínghiệp chỉ theo dõi phần số lượng Đối với hàng may hợp đồng ngoài thì Xínghiệp phải tự lo tất cả khâu đầu vào, trong đó việc thu mua nguyên vật liệu

để phục vụ kế hoạch sản xuất sản phẩm được thực hiện trên cơ sở kế hoạchmua vật tư do phòng kế hoạch - vật tư lập và hợp đồng mua bán vật tư ký kếtvới khách hàng Chính vì vậy hiện nay trong việc nhập, xuất vật liệu phải

được phân vùng quản lý Vật liệu gia công được theo dõi quản lý riêng, hạchtoán trên một sổ riêng Còn vật liệu do Xí nghiệp mua ngoài để cung cấp chosản xuất sản phẩm đã ký kết với bên ngoài được quản lý riêng theo thứ, loại

đã được phân ra

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của Xí nghiệpMay xuất khẩu có những nét riêng biệt và khó khăn hạ thấp chi phí vật liệu,

sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thànhsản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó cũng chính làmục tiêu phấn đấu cuả Xí nghiệp Vì vậy, cần phải quản lý chặt chẽ và hạchtoán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sửdụng dự trữ, vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính

2.1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Trong Xí nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau vềcông dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp, chất lượng Mặt khác, nguyên vật liệulại thường xuyên biến động Do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vậtliệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Trên cơ sở kết quả phân loại,tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loạivật liệu mà có biện pháp quản lý, hạch toán phù hợp

Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu, vai trò của vật liệu trongquá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Xí nghiệp được phân thànhcác loại sau:

Vật liệu chính

Là đối tượng lao động chủ yếu của Xí nghiệp, là cơ sở vật chất cấuthành nên thực thể chính của sản phẩm bảo gồm: vải, chỉ, khuy, chun, tanh,nút, lông sơ bốp …

Trong mỗi loại, vật liệu chính lại được chia thành nhiều thứ khác nhau

Ví dụ:

+ Vải gồm: vải kaki, skavi (blue, black, white, ), vải cotton (100%,60%, ), satank, , vải chéo, vải bay, vải tropical be vàng

+ Chỉ cũng nhiều loại : chỉ 50C2 (black, white, ), chỉ 60C3, chỉ 30C3,chỉ mạ non, chỉ mầu cỏ úa, chỉ mầu ghi …

+ Khuy cũng gồm nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly bay, khuy 12

ly đen, khuy 15 ly mạ non …

Vật liệu phụ

Tuy không là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm,

nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nhưng nó

có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sảnxuất được tiến hành bình thường như phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹthuật quản lý như: đầu máy khâu, phấn may, giấy gói hàng, sơn trắng, vảimành dứa, phấn thỏi, phấn bột, nẹp sắt…

Văn phòng phẩm

Là loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý ở các phòng và phục vụbảo vệ sức khoẻ cán bộ công nhân viên Văn phòng phẩm gồm: bút bi, bútchì, hồ dán, giấy các loại, sổ công tác, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ quỹ, tổ TGNH, hợp đồng tài chính

Phụ tùng thay thế

Là những chi tiết phụ tùng máy móc; thiết bị mà Xí nghiệp mua sắm,

dự trữ, phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại, vít bắt chân vịt, bàn làtreo, răng cưa mặt nguyệt, ắc quy, trụ tự động máy

Nguyên vật liệu khác và thiết bị xây dựng cơ bản

+ Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượngcho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh xăng, dầu, than, dầu Diezen,

+ Thiết bị XDCB như: gạch, cót ép, sắt, đá, đui đèn, bóng tròn, bóngtuýp, phanel

+ Vật liệu khác : băng dính, chổi …

2.1.2 Công tác quản lí nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu.

Do đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp là sản xuất theo đơn đặt hàng, theohợp đồng, nên ngoài một số vật liệu đặc biệt phải nhập phục vụ cho xuất khẩu

và các vật liệu chính mua ngoài, một số vật liệu phụ sẽ được xây dựng kếhoạch mua sau khi kí kết hợp đồng Khi đó, Xí nghiệp tính ra số nguyên vậtliệu cần dùng để tiến hành mua

Nhà cung cấp thường xuyên cho Xí nghiệp là Công ty vải Mêcô, Công

ty Thread Fabric Phong Phú, Công ty Hưng Thái, Công ty Dệt 8-3, Công tyViệt Tiến và Công ty Wadoo – Đài Loan, Ngoài ra, Xí nghiệp còn tổ chứcmua nguyên vật liệu thông qua bộ phận tiếp liệu Cán bộ tiếp liệu có nhiệm vụmua nguyên vật liệu cùng với nhân viên đội xe chuyển hàng về kho, nguyênvật liệu dùng cho nhu cầu dự trữ của xí nghiệp là rất ít Vì vậy, số nguyên vậtliệu cần mua là số nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, còn phần nguyênvật liệu dự trữ là không đáng kể Để đáp ứng nhu cầu đối với những sản phẩmchưa xây dựng được định mức, dựa trên cơ sở định mức sản phẩm tương tự đểtính ra số nguyên vật liệu cần mua để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất Nếukhông có sản phẩm tương tự phòng Kế hoạch - Kỹ thuật & Sản xuất có nhiệm

vụ xây dựng định mức rồi lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của Xí nghiệp khá thuậnlợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý.Hơn nữa, nguyên vật liệu Xí nghiệp cần mua có sẵn trên thị trường khôngtrong tình trạng khan hiếm, giá cả không ổn định

Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọngtrong quá trình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Xí nghiệp thường xuyênquan tâm đến công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Do đặc điểm sảnxuất của xí nghiệp là sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhiều chủng loại các sảnphẩm chủ yếu là phục vụ xuất khẩu, ngoài ra còn nhận hợp đồng sản xuất chocác đơn vị trong nước, tiêu thụ nội địa Do vậy hệ thống định mức của Xinghiệp đã được xây dựng và đưa vào sử dụng nhiều loại định mức khác nhau

sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của sản phẩm nhằm nângcao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệutiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định.

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng Kế hoạch - Kĩ thuật& Sảnxuất Xí nghiệp xây dựng cho từng loại sản phẩm khác nhau dựa trên cơ sởnghiên cứu thị trường Trên cơ sở định mức, các cán bộ thiết kế, sản xuất tạiphân xưởng sẽ thiết kế sản phẩm sao cho giảm bớt định mức nhằm đảm bảotiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định

Ví dụ:

- Đối với các hợp đồng Xí nghiệp nhận gia công thì định mức sẽ dokhách hàng quy định Nhưng Xí nghiệp cũng phải xây dựng sao cho hợp lý,đảm bảo lượng nguyên vật liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sảnphẩm như đã ký kết trong hợp đồng Nếu trường hợp khách hàng đưa ra địnhmức là quá thấp so với định mức của xí nghiệp thì Xí nghiệp sẽ thương lượngvới khách hàng để tăng định mức ở mức độ phù hợp Nếu không được chấpnhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết

- Đối với các hợp đồng sản xuất các sản phẩm mà Xí nghiệp phải lo tất

cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ do phòng kế hoạch chịutrách nhiệm Trên cơ sở đặc điểm quy cách, phòng kỹ thuật xây dựng địnhmức sao cho sản xuất đạt hiệu quả, giảm chi phí nguyên vật liệu nhưng vẫnđảm bảo yêu cầu về chất lượng như hợp đồng đã quy định

Nhìn chung, công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở

Xí nghiệp có những nét đặc biệt so với một số công ty khác do đặc thù sảnxuất Song Xí nghiệp đã tự xây dựng cho mình một hệ thống định mức thíchhợp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu

Công tác bảo quản và kiểm tra

Xí nghiệp quản lý nguyên vật liệu ở một kho chung gọi là kho xínghiệp Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất,

do đó việc tổ chức bảo quản kho nguyên vật liệu của Xí nghiệp tuân theo quyđịnh trong quy chế hoạt động quản lý kho chung Đó là sắp xếp khoa họcnguyên vật liệu theo ngăn, theo thứ tự, đảm bảo cách mặt đất và tường 20 

30 cm để chống ẩm thấp, dễ gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải Ngườichịu trách nhiệm bảo quản và sắp xếp nhập kho nguyên vật liệu là thủ kho vàchỉ có một người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế.Theo định kỳ thủ kho phải sắp xếp lại nguyên vật liệu để phát hiện các trườnghợp nguyên vật liệu có được bảo quản tốt hay không, thứ tự sắp xếp đã hợp lýchưa, nguyên vật liệu có bị ẩm mốc hay không Do điều kiện nguyên vật liệutrong kho nhiều chủng loại nhưng lượng nguyên vật liệu tồn kho ít nên cũng

có khó khăn cho thủ kho Ngoài ra một khó khăn lớn trong việc bảo quảnnguyên vật liệu của Xí nghiệp là diện tích kho quá hẹp dẫn đến nguyên vậtliệu trong kho để rất nhiều chủng loại như vậy ảnh hưởng tới chất lượng một

số nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông,… gây khó khăn trong việcxuất, nhập nguyên vật liệu

Mỗi năm, đến ngày 31-12, Xí nghiệp tiến hành kiểm kê số nguyên vậtliệu tồn kho Công tác kiểm kê do cán bộ Phòng kinh doanh, kế toán và thủkho kết hợp tiến hành Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác sốlượng và giá trị nguyên vật liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trườnghợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề caotrách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào

nề nếp công tác quản lý nguyên vật liệu

2.1.3 Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giátrị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầuchân thực, thống nhất

Ở Xí nghiệp May xuất khẩu các nghiệp vụ nhập – xuất nguyên vật liệudiễn ra thường xuyên, mỗi lần nhập giá cả của nguyên vật liệu lại có sự thayđổi Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần

thiết Trên thực tế, Xí nghiệp đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vậtliệu.

Đối với nguyên vật liệu để gia công cho cho một số đơn hàng đặc biệt

đó là trang phục công sở (theo HĐ giữa Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu3-2 Hòa Bình và đơn vị kết nghĩa Công ty Thương mại Xuất Nhập khẩu HòaBình), đồng phục quản lí và quần áo phạm (theo HĐ giữa Công ty Cổ phầnXuất - Nhập Khẩu Hòa Bình và Trung tâm chữa bệnh - giáo dục Lao động xãhội Hòa Bình) chỉ được theo dõi số lượng Còn đối với nguyên vật liệu Xínghiệp nhập từ bên ngoài thì chủ yếu là mua ngoài, không có vật liệu nhập từcác nguồn như tự chế hoặc thuê ngoài gia công hoặc đơn vị khác góp vốn liêndoanh thì để đánh giá chính xác, trung thực và hợp lý giúp cho việc hạch toánchính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, việc đánh giánguyên vật liệu ở Xí nghiệp được thực hiện như sau:

2.1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Đối với vật liệu nhập kho từ mua ngoài: xí nghiệp mua nguyên vật liệu với

cả 2 phương thức là nhận tại kho của Xí nghiệp và nhận tại kho của bên bán.+ Trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT phương pháp khấu trừ

- Với nguyên vật liệu nhập tại kho của Xí nghiệp: Chi phí mua do bênbán chịu, do đó giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của xí nghiệp là giághi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT

(không bao gồm thuế GTGT)

- Với nguyên vật liệu nhận tại kho của bên bán thì giá thực tế của nguyênvật liệu nhập kho gồm giá mua theo hoá đơn chưa có thuế GTGT và chi phíthu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi …)

(không bao gồm thuế GTGT)

+ Trường hợp mua nguyên vật liệu của đơn vị nộp thuế GTGT theophương pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua ghi trênhoá đơn bao gồm cả thuế GTGT và chi phí thu mua thực tế.

(bao gồm cả thuế GTGT)

Giá trị thực của Nguyên vật liệu tiết kiệm nhập kho Xí nghiệp

Nguyên vật liệu tiết kiệm là phần chênh lệch giữa định mức vật liệu của

Xí nghiệp giao và định mức của các phân xưởng Khi Xí nghiệp giao địnhmức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm xuống từng phân xưởng thì bộphận kỹ thuật của phân xưởng nghiên cứu các sơ đồ làm thế nào để tiết kiệmvật liệu mà không ảnh hưởng đến kích cỡ, chất lượng sản phẩn Kết quảnghiên cứu là định mức vật liệu của phân xưởng sẽ nhỏ hơn định mức vật liệu

Xí nghiệp giao Phần vật liệu tiết kiệm này phân xưởng được hưởng, khi cónhu cầu sử dụng, phân xưởng sẽ bán lại cho Xí nghiệp theo đơn giá thực tếtrên thị trường hoặc nếu không có nhu cầu sử dụng Xí nghiệp sẽ làm thủ tụcthanh lý phần nguyên vật liệu trên

Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do Giámđốc Xí nghiệp quyết định

2.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Khi xuất vật liệu, kế toán tính toán giá thực tế nguyên vật liệu theophương pháp đơn giá bình quân liên hoàn Theo phương pháp này kế toán tiếnhành thực hiện như sau:

Trước mỗi lần xuất, kế toán tính tổng số tiền của nguyên vật liệu dưđầu kỳ (nếu có) và những lần nhập trước lần xuất đó rồi lấy tổng đó chia chotổng số lượng cuả dư đầu kỳ (nếu có) và số lượng của những lần nhập trướclần xuất đó ta được đơn giá cho lần xuất đó Nếu lần xuất đó chưa xuất hết sốtồn và số nhập đó thì còn lại được hoặc coi như số tồn để thực hiện tính đơngiá xuất cho lần sau Những lần xuất sau tính tương tự như lần xuất trước Dovậy mà khi xuất vật liệu để sản xuất là tính được giá trị thực tế xuất kho ngay

mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới có thể tính giá Như vậykhi xuất vật liệu kế toán có thể theo dõi được cả 2 chỉ tiêu: số lượng và sốtiền Việc tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho được thực hiện trên sổ chi tiếtnguyên vật liệu đối với từng thứ, từng loại.

Đơn giá bình quân =

liên hoàn

Với phương pháp này, kế toán sẽ phải tính giá thực tế nguyên vật liệu xuấtkho nhiều lần trong một kỳ kế toán do việc xuất nguyên vật liệu diễn ra nhiềulần trong kỳ

Có thể minh hoạ phương pháp trên bằng tài liệu thực tế tại Xí nghiệpnhư sau:

Ví dụ: Tính giá thực tế của nguyên vật liệu “Vải skavi” trong tháng 02 năm 2009:

Tồn đầu tháng số lượng 700 m Đơn giá 96.500đ/mNgày 09/02, xuất số lượng 400 m

Ngày 13/02, nhập số lượng 5.000 m Đơn giá 95.000đ/mNgày 16/02, xuất số lượng 1.000 m

Ngày 21/02, xuất số lượng 2.000 m

Ngày 27/02, xuất số lượng 1.000 m

Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau:

- Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 09/02 là:

+ Đơn giá bình quân gia quyền: 96.500 đ

+ Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong ngày 09/02 là:

96.500 x 400 = 38.600.000 đ

Số lượng NVL nhập trong kỳ tính đến ngày

xuất

Đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ

Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ tính đến ngày xuất +

Số lượng NVL tồn đầu kỳ +

- Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 16/02 là:

+ Trị giá nguyên vật liệu còn lại từ lần xuất ngày 09/02 chưa xuất hết là:(700 - 400 ) x 96.500 = 28.950.000 đ

+ Đơn giá thực tế bình quân gia quyền: (H)

2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

2.2.1 Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu

2.2.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, kế toán tại Xí nghiệp May xuất khẩuHòa Bình sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm, Giấy

đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp) …

Bộ phận kế hoạch vật tư dựa vào kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho vàtiêu thụ sản phẩm của Xí nghiệp để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựachọn nhà cung cấp Cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về Xínghiệp kèm theo Hóa đơn GTGT

Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, ban kiểm nghiệm vật tư của xí nghiệp sẽ tiếnhành kiểm tra số lượng thực tế, chủng loại hàng hóa thực tế so với yêu cầu vàhóa đơn Sau khi kiểm nghiệm thì ban kiểm nghiệm cho phép nhập kho haykhông số nguyên vật liệu đó

Ví dụ: Ngày 13/02/2009, Xí nghiệp mua của Công ty TNHH - Sản xuất

Hưng Thái 50 cây vải (100m/cây) với đơn giá 95.000đ/m, thuế GTGT 10%,

Xí nghiệp thanh toán bằng TGNH Theo hóa đơn này thì Xí nghiệp mua theohình thức trọn gói nên giá trị của số NVL đã bao gồm chi phí thu mua mà

Công ty Hưng Thái đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trịghi trên Hóa đơn.

Khi nhập hàng, có Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1), “Biên bản kiểm nghiệmvật tư” được lập như sau:

Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG BR/2008B

Liên 2: Giao cho khách hàng 0010431

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Xi nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình

Địa chỉ: Số 14- Đường An Dương Vương-TP Hòa Bình

Cộng tiền hàng: 475.000.000Thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT: 47.500.000Tổng cộng thanh toán: 522.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai mươi hai triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên) ( Kí đóng dấu và ghi, rõ họ tên)

Biểu 2.2: Mấu Biên bản kiểm nghiệm Xí nghiệp

Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Mẫu số: 03- VT

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Ngày 13 tháng 02 năm 2009

Số:………

- Căn cứ HĐ số 0010431 ngày…tháng…năm … của……

- Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:

+Bà: Nguyễn Thị Hạnh Trưởng ban

+ Ông : Nguyễn Văn Thịnh Uỷ viên

+ Bà Trần Thu Nga Uỷ viên

Phươngthứckiểmnghiệm

Đơnvịtính

Sốlượngtheochứngtừ

Sốlượngđúngquycách,phẩmchất

Sốlượngkhôngđúngđúngquycách,phẩmchất

Ghichú

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải

skavi, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không cómặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho

Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban

( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Sau đó ban kế hoạch vật tư căn cứ vào Hóa đơn bán hàng của người bánhay Hợp đồng (nếu có) và Biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập

kho và ghi số lượng nhập Trưởng phòng kế hoạch vật tư kí vào phiếu nhậpkho, phiếu được lập thành 2 liên:

Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư giữ

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho sau đó chuyển cho bộ phận kếtoán cùng Hóa đơn GTGT

Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư Nhập kho xong thủkho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và số lượng thực nhập và cùng người giaohàng kí vào phiếu

Kế toán vật liệu sau khi nhận được chứng từ sẽ kiểm tra và ghi đơn giá,tính tổng tiền trên phiếu, định khoản và ghi vào sổ kế toán, bảo quản chứng từ Với nghiệp vụ nhập vật tư trên, phiếu nhập kho được lập như sau:

Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho Xí nghiệp

Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình Mẫu số: 01-VT

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 13 tháng 02 năm 2009 Nợ : 152

Số 38 Có : 112

Họ tên người giao: …

-Theo HĐ số 0010431 ngày 13 tháng 01 năm 2009 của:……

-Nhập tại kho: kho Vải

Đơn vịtính

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcnhập

Cộng tiền hàng: 475.000.000Thuế VAT: 10% 47.500.000Tổng cộng thanh toán: 522.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai muơi hai triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn

Nhập ngày 13 tháng 02 năm 2009

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

Nguyễn Việt Cường Nguyễn Quang Hải

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, tại Xí nghiệp May xuấtkhẩu Hòa Bình sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT),Phiếu báo vật tư tồn cuối kì, Biên bản kiểm kê,…

Hàng tháng hay khi có nhu cầu, bộ phận kế hoạch vật tư lập kế hoạch sảnxuất và dựa trên nhu cầu về vật liệu để ra lệnh xuất kho Kế toán trưởng vàthủ trưởng đơn vị kí duyệt lệnh xuất vật tư Bộ phận kế hoạch lập phiếu xuấtkho và ghi số lượng yêu cầu Phiếu xuất được lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng kí xong chuyểncho giám đốc hay người được ủy quyền kí duyệt, giao cho người nhận cầmphiếu xuống kho nhận hàng

Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho, xuất vật tư và ghi số thực xuất, ghingày, tháng, năm vào phiếu Thủ kho cùng người nhận kí vào phiếu, thủ khoghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán

Theo ví dụ nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất tại kho vải vào ngày 09 tháng

02 năm 2009, thì Phiếu xuất kho được lập như sau:

Biểu 2.4: Mẫu Phiếu xuất kho Xí nghiệp

Đơn vị: Xí nghiệp may Xuất khẩu Mẫu số: 02-VT

Bộ phận: Phòng KH-VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 02 năm 2009 Nợ 621

Số: 61 Có 152-Họ tên người nhận hàng: Sinh Địa chỉ( Bộ phận): PXI

-Lí do xuất kho: xuất cho sản xuất

Xuất tại kho: kho vải

STT

Tên, nhãnhiệu, quycách vậttư,sảnphẩm,dụng cụ,hàng hóa

Mã số Đơn vị

tính

Số lượng

Đơngiá

Thànhtiền

Yêucầu

Thựcxuất

Xuất ngày 09 tháng 02 năm 2009

Thủ trưởng đơn vị Người lập biểu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng

(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)

2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phậnkho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập -xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chấtlượng, giá trị Vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu rất đa dạng, các nghiệp vụnhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chitiết vật liệu là vô cùng quan trọng.

Hiện nay, Xí nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phươngpháp thẻ song song Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện cáccông việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sóttrong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất -tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị

Theo phương pháp thẻ song song, kế toán thực hiện hạch toán chi tiếtvật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho sổ chi tiết vật tư,bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư, sổ chi tiết các tài khoản liên quan

Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Mayxuất khẩu được tiến hành theo trình tự sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

2.2.2.1 Kế toán chi tiết tại kho

Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tìnhhình nhập - xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu sốlượng Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theoloại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép,kiểm tra, đối chiếu và xử lý.

Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếunhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp phápcủa chứng từ Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất khorồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghivào thẻ kho Các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho xuất nhiều hay ít sắpxếp riêng cho từng loại vật liệu Từ 5 - 10 ngày, tuỳ theo tính chất đặc thù(khối lượng nhập, xuất) thủ kho chuyển chứng từ đó lên cho kế toán

Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3) ngày 13/02/2009 và phiếu xuất

kho số 61 ngày 09/02/2009 cùng các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lậpthẻ kho đối với loại vật tư “Vải skavi” như sau :

Biểu 2.5: Mẫu thẻ kho Xí nghiệp

Công ty CP XNK 3-2 Hòa Bình

Xí nghiệp May XK Mẫu số 01-VT

Tên kho: Đ/c Hải Tờ số : 10

THẺ KHO

Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009Người lập thẻ kho: Đ/c Hải

Tờ số : 3Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: vải skavi

STT Số

hiệu Ngày Diễn giải

Ngày Nhập- Xuất

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

2.2.2.2 Kế toán chi tiết tại phòng kế toán

Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủkho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần), kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loạicác chứng từ đó Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theođối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán(nếu là chứng từ nhập) Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp phápcủa chứng từ và đối chiếu với thẻ kho Nếu chính xác và hợp lý thì ký xácnhận vào thẻ kho.

Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiếtnguyên vật liệu Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm,loại vật liệu Sổ chi tiết vật tư gồm 5 quyển, theo dõi các nhóm, loại vật tư sau :

Quyển 1: Theo dõi thẻ kho 152.1 – nguyên vật liệu chính

Quyển 2: Theo dõi thẻ kho 152.2 – nguyên vật liệu phụ

Quyển 3: Theo dõi thẻ kho 152.3 – Văn phòng phẩm

Quyển 4: Theo dõi thẻ kho 152.4 – Phụ tùng thay thế

Quyển 5: Theo dõi thẻ kho 152.5 – nguyên vật liệu khác

Trên sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và số tiền Tuỳthuộc vào tính chất của nguyên vật liệu (khối lượng công việc nhập xuấtnhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở 1 hay vài tờ

Với ví dụ phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3) và phiếu xuất kho số 61(Biểu 2.4) cùng các chứng từ nhập xuất khác, kế toán sẽ vào Sổ chi tiết đốivới loại vật tư “Vải skavi” như sau :

Cách ghi:

+ Tồn đầu tháng : chính là số tồn tháng 01/2009 chuyển sang

+ Cột nhập, xuất: căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán ghi

số lượng và số tiền vào từng cột tương ứng

+ Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất trong tháng.Cuối tháng, kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chitiết vật liệu Số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết phải khớp nhau Nếu không khớpnhau thì chắc chắn đã xẩy ra sai sót hoặc nhầm lẫn – sẽ tìm biện pháp xử lý kịpthời

Biểu 2.6: Mẫu sổ chi tiết TK 152

Xí nghiệp may xuất khẩu Hòa Bình SỔ CHI TIẾT

Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với Sổ cái, cuối tháng kế toán vật tưtổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết để vào bảng kê tổng hợpnhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư.

Biểu 2.7: Mẫu bảng tông hợp Nhập –Xuất – Tồn

Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình

2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu

Cùng với công tác kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp nhập - xuấtNVL là không thể thiếu được Ở Xí nghiệp May xuất khẩu, kế toán tổng hợpnhập vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ,chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho Vì vậy, kế toán tổnghợp gắn liền với kế toán thanh toán, tức là mọi trường hợp nhập vật liệu đềuphải đuợc hạch toán chặt chẽ, thông qua các tài khoản đối ứng liên quan Mặtkhác do nguyên vật liệu gia công chủ yếu nhập từ phía các bạn hàng lâu năm,

ổn định, cùng đó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vậtliệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu luôn được đáp ứng kịp thời và hầu như khôngkhi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất Vì lẽ đó mà công tác hạch toánnguyên vật liệu ở Xí nghiệp là tương đối dễ dàng.

Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệpđược áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức ghi sổ Xínghiệp đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”

2.3.1 Tài khoản sử dụng

Đối với các nghiệp vụ nhập kho, vật liệu nhập ở Xí nghiệp chủ yếu là muangoài, không có trường hợp tăng vật liệu do góp vốn liên doanh, gia công chếbiến Thu mua nguyên vật liệu do bộ phận tiếp liệu Xí nghiệp tiến hành trên

cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Xí nghiệp và bên cung cấp Hình thức thanhtoán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Xínghiệp trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với xínghiệp) Kế toán tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: Nguyên liệu - vật liệu

- TK 331: Phải trả cho người bán

- TK 141: Tạm ứng

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

Đối với nghiệp vụ xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm,quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó Bởi vậy, kế toán tổng hợpxuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng sửdụng

Đối với những phiếu xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất cho bộ phận nào

mà hạch toán theo đúng đối tượng đó

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: Nguyên liệu - vật liệu

Đối với hàng may hợp đồng gia công cho Công ty Thương mại XuấtNhập Khẩu Hòa Bình, những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thìchỉ lập bảng kê theo dõi số lượng Còn những mặt hàng do đơn vị mua về đểmay hàng Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình cho được lập bảng

kê theo dõi riêng

Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp từ bảng kê

Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hìnhthanh toán với nhà cung cấp Mỗi nhà cung cấp được mở trên một trang sổ(hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít Số dư đầu tháng 02năm 2009 là số dư cuối tháng 01 năm 2009 chuyển sang Trong tháng, cácnghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghivào bên Có TK 331 Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK 331 Cuốitháng, kế toán tính cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuốikì.

Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết TGNH được dùng để theo dõi các nghiệp

vụ thu chi tiền mặt, TGNH phát sinh trong tháng Các nghiệp vụ liên quanđến chi tiền mặt, TGNH mua vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 152, ghi

Có TK 111, TK 112 Cuối tháng, kế toán tổng hợp sổ phát sinh Nợ, số phátsinh Có và tính ra số dư

Sổ chi tiết tạm ứng đuợc dùng để theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng cho côngnhân viên trong Xí nghiệp Các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng mua vật liệuđuợc tập hợp theo bảng kê riêng và ghi vào bên Nợ TK 152, ghi Có TK 141.Cuối tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra sốdư

Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ nhập nguyên vậtliệu trong tháng 02 năm 2009 của Xí nghiệp May xuất khẩu như sau:

Ví dụ: Ngày 13-02-2009 phiếu nhập kho số 38 (Biểu 2.3), nhập vải Skavi của

Công ty Hưng Thái theo hoá đơn số 0010431 (Biểu 2.1) với số lượng 5.000m,

số tiền 475.000.000đ, tiền thuế GTGT: 47.500.000 đồng, tổng số tiền thanhtoán: 522.5.000.000 đồng Kế toán sẽ định khoản và ghi vào Bảng kê nhập vật

tư (Biểu 2.8) và Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ chi tiết thanh toán vớinguời bán – Biểu 2.11) , Sổ chi tiết Thuế GTGT đầu vào) như sau:

Nợ TK 152: 475.000.000