- Mục đích chung nhất của phân tích công việc này là thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự,đào tạo nhân viên,phát triển các công cụ để đánh giá thành tích và thiết lập hệ thống trả lương.- Cung cấp các thông tin về:yêu cầu của công việc là gì,những đặc điểm nhân viên cần có để thực hiện tốt công việc đó.- Cơ sở để bố trí,luân chuyển đào tạo nhân viên với mức chi phí thấp nhất.- Đánh giá công việc và thông qua đó xác định cấu trúc lương công bằng.- Dự đoán tính chất của các công việc tương lai.
Trang 1
Sử dụng biểu đồ và cơ cấu tổ chức
a Sơ đồ cấu trúc phòng
b Mối quan hệ của phòng trong công việc
Cá nhân/ Đơn vị Công việc liên hệ với các Cá nhân/ Đơn vị bên ngoài Công ty
Cơ quan
Sở LĐTB-XH
Đăng ký sử dụng lao động và thang bảng lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành.
Cập nhật quy chế nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân viên.
Các đơn vị cung
ứng lao động Tuyển nhân sự.
Các đơn vị cung
ứng dịch vụ
hành chính khác
Cung cấp, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị văn phòng;
BHXH, BHYT Đóng và thanh toán bảo hiểm cho CBNV toàn Công ty
Đối thủ cạnh
tranh
So sánh, thiết lập các chiến lược nhân sự phù hợp
Phòng, Bộ phận Công việc liên hệ với các bộ phận thuộc nội bộ đơn vị
Ban
Tổng Giám đốc trình, chính sách, quy chế – hoạt động nhân sự, công tác quản trị Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các chương
hành chính & CNTT của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty.
Phòng Tài chính
Kế toán
Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Ứng tiền cho các hoạt động của phòng và xác nhận chế độ
công tác phí cho CBNV đi công tác
lực
- Thư ký, trợ lý
- Văn thư lưu trữ
- Lễ tân, lái xe TGĐ
- VSMT.
- Dịch vụ hành chính
- Tuyển dụng.
- Đào tạo.
- Định mức, lương.
- Chế độ chính sách
- Đánh giá kết quả làm việc
- Quan hệ lao động
- Thi đua, K.thưởng, kỷ
luật
PHÒNG HCNS
Trang 2Phòng Phát
triển Kinh
doanh
Điều động và bố trí nhân viên cho các hoạt động nhằm nâng cao uy tín, chất lượng dịch vụ và thương hiệu.
Chế độ lương thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Trao đổi thông tin, xác nhận kế hoạch và mục tiêu của Công ty.
Phòng Quản lý
chất lượng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực Phối hợp thực hiện và hoàn thiện các quy trình, thủ tục quy chế
Các phòng ban
khác
Điều động và bố trí nhân viên
Chế độ lương, thưởng của CBNV và các chế độ chính sách.
Cấp phát văn phòng phẩm và các công việc liên quan khác
Phòng, Bộ phận Công việc liên hệ với các bộ phận ngoài đơn vị nhưng thuộc nội bộ
hệ thống Tập đoàn
Ban Tổ chức –
HC Công ty mẹ
Báo cáo công tác quản trị hành chính – nhân sự của Công ty & các đơn vị trực thuộc Đảm bảo sự phát triển theo định hướng của Tập đoàn
Ban CNTT
– Cty mẹ chuyên môn Báo cáo công việc và yêu cầu tư vấn, hỗ trợ về nghiệp vụ
Các phòng ban
chức năng khác
Phối hợp thực hiện các công việc liên quan.
Các đơn vị
thành viên trực
thuộc
Tư vấn, hỗ trợ, kiểm soát về chuyên môn nghiệp vụ và định hướng trong công tác hành chính nhân sự, CNTT.
BẢN CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung về đối tượng
Nhóm nghề nghiệp: Quản trị nhân sự
Chức danh: Giám đốc hành chính-nhân sự
Họ và tên: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Người trả lời các câu hỏi sau đây là ai ?
o Giám đốc hành chính-nhân sự
o Người giám sát
o Chuyên gia tư vấn
o Đối tượng khác………
Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này:
o Tốt nghiệp 12
o Đại học
o Trình độ cao hơn
Phần 2: Kiểm tra
Số nhân viên trực thuộc sẽ quản lý?
o Không có ai
Trang 3o NV chuyên môn Số lượng: cô quản lý theo mô hình tập đoàn nên dưới cô có 7 trưởng phòng nhân sự thuộc 7 đơn vị thành viên và tại phòng làm việc của cô thì có 5 nhân viên.
o NV giám sát hoặc quản lý Số lượng: …………
o NV tập sự, học nghề Số lượng: ………
Mức độ thường xuyên được cấp trên kiểm tra ?
o Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ
o Các nhiệm vụ chính được kiểm tra thường xuyên
o Các nhiệm vụ chính không được kiểm tra thường xuyên
o Hầu như không bị giám sát
Mục đích của việc kiểm tra?
o Đào tạo
o Đánh giá thành tích
o Kiểm tra công việc
o Dự thảo ngân sách
o Huấn luyện hoặc tư vấn
o Khác: ………
Mức độ quan trọng của việc được kiểm tra ?
o Là một phần nhỏ của công việc
o Cần nhưng không là thiết yếu
o Thực sự thiết yếu
Phần 3: Kiến thức và kỹ năng
Loại kiến thức, kỹ năng cần để làm việc ?
o Kinh tế
o Quản trị kinh doanh
o Luật
o Quản trị kinh doanh:Bán hàng và Marketing
o Quản trị kinh doanh: Tài chính
o Ngoại ngữ
o Quản trị kinh doanh: Quản lý, bao gồm cả quản lý nhân sự/nguồn nhân lực
o Khác: ……… ………
Bằng cấp, giấy chứng nhận nghề nghiệp ?
o Có
o Không
Mức độ sử dụng kiến thức hoặc kỹ năng này thường xuyên như thế nào?
o Hàng giờ
o Hàng ngày
o Hàng tuần
o Hàng tháng
o Hàng năm
Mức độ quan trọng của kiến thức kỹ năng?
o Cao
Trang 4o Trung bình
o Thấp
Đòi hỏi về việc đi công tác của vị trí này?
o Trong khu vực
o Ngoài khu vục
o Qua đêm
o Không có
Sử dụng thiết bị văn phòng?
o Máy in, photocoppy, fax, điện thoại, máy tính,…
o Máy tính lớn
o Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng,…)
Bạn làm gì với thiết bị này ?
o Vận hành, kiểm soát nó
o Phục vụ cho việc soản thảo các văn bản liên quan.
o Kiểm tra, chẩn đoán
o Bảo trì, tiếp liệu, lấy thành phẩm
o Tháo, lắp, sửa chữa
Phần 4: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các quyết định liên quan đến nhân lực ?
o Tăng, giảm số lượng nhân viên
o Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
o Thiết lập, thay đổi quyền giám sát
o Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
o Phân công trách nhiệm nhân viên
o Tất cả các ý trên
Các hoạt động liên quan đến chiến lược dài hạn ?
o Hoạch định và đề ra chính sách tổng quan
o Truyền đạt chính sách
o Chiêu mộ, tuyển chọn
o Giám sát
o Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo
o Xem xét lập kế hoạch khen thưởng
o Lưu trữ hồ sơ nhân viên
o Tất cả ý trên
Mức độ vai trò đóng góp trong các quyết định?
o Tôi cung cấp thong tin hoặc đầu vào cho những người ra quyết định
o Tôi đưa ra những ý kiến đề xuất cho những người ra quyết định
o Tôi ra quyết định nhưng cần phải có ý kiến chấp thuận của người giám sát tôi
o Tôi có thẩm quyền cao nhất đối với quyết định này
Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định?
o Từng nhân viên
Trang 5o Từng nhóm, tổ
o Từng bộ phận, phòng ban
o Toàn doanh nghiệp
Mức độ trách nhiệm tham gia trong các quyết định?
o Không chịu trách nhiệm
o Giao người khác làm
o Làm việc cùng người khác
o Đích thân thực hiện
Phần 5: Ngôn ngữ
Khi làm việc sử dụng ngôn ngữ ?
o Sử dụng một ngôn ngữ:………
o Kết hợp nhiều ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh……….
Sử dụng ngôn ngữ để làm gì?
o Soạn thảo
o Dịch, hiệu chỉnh
o Ghi chép, tóm tắt
o Phát biểu
o Bàn bạc, đàm phán
o Tất cả ý trên
Phần 6: Môi trường làm việc
Những người có giao tiếp bên trong?
o Nhân viên tập sự, học nghề
o Nhân viên cùng phòng
o Những người giám sát
o Cấp trên
o Tất cả ý trên.
Bạn làm gì trong các giao tiếp ?
o Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh
o Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
o Thương lượng, đàm phán
o Sắp xếp lịch cho họ
o Huấn luyện, hướng dẫn, tư vấn họ
o Giám sát họ,…
o Tất cả ý trên.
Đối tượng giao tiếp bên ngoài?
o Khách hàng
o Phóng viên
o Nhà cung ứng
o Các tổ chức, hiệp hội, cộng đồng
Trang 6o Những nhà quản lý ở nơi khác
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Tên công việc: Giám đốc hành chính-nhân sự
Người giữ chức vụ hiện tại: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên công ty: Tập đoàn Mai Linh
I Tóm tắt công việc
Tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty về việc thiết lập các chiến lược, chính sách trong công tác quản trị nhân sự, quản trị hành chính có hiệu quả và đúng pháp luật
Quản lý, điều hành hoạt động của phòng HCNS Công ty
Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách thi đua khen thưởng & quan hệ lao động, quản trị hành chính tại Công ty
Cập nhật thông tin, soạn thảo/ hoàn thiện các văn bản, quy trình quy định, … liên quan đến công tác nguồn nhân lực
Chỉ đạo, giám sát thực hiện, kiểm soát thường xuyên và tham mưu, hỗ trợ các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên trực thuộc trong công tác quản trị nguồn nhân lực; quản trị hành chính nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống
Duy trì kỷ luật & đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tốt cho CBNV Công ty
II Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo Công ty
Báo cáo gián tiếp cho Trưởng ban Tổ chức Hành chính Tập đoàn
Phòng, Sở LĐ-TBXH
Các đơn vị cung ứng lao
động
Cơ quan ban ngành chức
năng khác có liên quan
Ban lãnh đạo Tập đoàn ngành/
khu vực
CBNV phòng HCNS, đầu mối nghiệp vụ HCNS các đơn vị
thành viên
Phòng, Sở LĐ-TBXH
Các đơn vị cung ứng lao động
Cơ quan ban ngành chức năng khác có liên quan
1 Công việc liên hệ với các Cá nhân/ Đơn vị bên ngoài Công ty
Cá nhân/ Đơn vị Kết quả
Phòng, Sở LĐTB & XH Cập nhật quy chế về nghĩa vụ và chế độ chính sách cho nhân
viên Các đơn vị cung ứng lao
động
Tuyển nhân sự
GĐ HCNS
Trang 7Cơ quan ban ngành chức
năng có liên quan
Tạo hình ảnh tốt đẹp cho công ty với các cơ quan chính quyền
Tạo quan hệ tốt và hỗ trợ khách hàng, đối tác
Nắm bắt, cập nhật thông tin để đảm bảo thực hiện đúng Pháp luật
2 Công việc liên hệ với các bộ phận thuộc nội bộ đơn vị
Ban Tổng Giám đốc Báo cáo công việc và chịu trách nhiệm về công tác quản trị
nhân sự, quản trị hành chính tại Công ty
3 Công việc liên hệ với các bộ phận ngoài đơn vị thuộc nội bộ hệ thống MLG
Ban Tổ chức hành chính Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu
III Các nhiệm vụ chính
Nội dung
Các tiêu chí
đo lường, đánh giá
1 Các nhiệm vụ có tính chiến lược:
chính sách về quản trị nguồn nhân lực, quản trị hành chính cho Công ty
Tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động chức
năng về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng, quan hệ lao động &
kiểm soát công tác quản trị HC trong Công ty theo đúng quy định của Luật
pháp và chủ trương, chính sách của ban lãnh đạo Tập đoàn; đảm bảo sử
dụng có hiệu quả NNL & tài sản, cơ sở vật chất
Nghiên cứu, đề xuất cơ cấu tổ chức tại Công ty &
các đơn vị thành viên đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả
2 Công việc tác nghiệp:
bản, quy trình, định hướng phát triển nhân lực, quản trị hành chính từ Công
ty mẹ & soạn thảo/ hoàn thiện các văn bản triển khai áp dụng tại Công ty,
các đơn vị thành viên
Với các đồng nghiệp, phòng ban khác:
Theo dõi và đánh giá tình hình nhân lực trong Công
ty đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực Hoạch định
chiến lược nguồn nhân lực trên cơ sở mục tiêu, chiến lược kinh doanh của
Trang 8Công ty
Phân tích chi tiết công việc, nghiệp vụ để thu thập xử
lý các thông tin về nguồn nhân lực của Công ty theo cơ cấu tổ chức
Phối hợp với các Trưởng phòng, bộ phận hoạch định, lập kế hoạch & thực hiện đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho mỗi phòng, bộ phận
Xây dựng các quy định về chế độ chính sách, quy trình liên quan trên cơ sở tham chiếu các quy định của Công ty mẹ và triển khai thực hiện tại Công ty; các đơn vị trực thuộc
Thực hiện việc đánh giá năng lực CBNV để chủ động về nguồn nhân lực (số lượng và chất lượng) & quản lý hồ sơ CBNV
Tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chánh văn phòng, văn thư, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin trong đơn vị phụ trách
trong Công ty, tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, an toàn cho CBNV
Với đầu mối nghiệp vụ HCNS tại các đơn vị thành viên
đối với các BP nhân sự các đơn vị thành viên trực thuộc về công tác tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, đánh giá thi đua & quan hệ lao động, quản trị hành chính
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đầu mối nghiệp vụ của đơn vị trực thuộc thực hiện đúng các quy định về chế độ chính sách của nhà nước và của công ty; quy định về công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và trình ký các văn bản, quyết định theo đúng thẩm quyền
Tư vấn, hỗ trợ kịp thời và quản lý, kiểm soát việc thực hiện công tác quản trị nguồn nhân lực, quản trị hành chính tại các đơn
vị thành viên thuộc Công ty
thành viên & tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để thực hiện công tác đánh giá, điều động, luân chuyển CBNV
Với bên ngoài:
LĐTBXH để đăng ký lao động; BHXH quận huyện để đăng ký bảo hiểm & các công việc liên quan khác
Liên hệ các đơn vị cung ứng lao động để tìm nguồn lực đáp ứng yêu cầu nhân sự
trang thiết bị làm việc
Đại diện cho công ty (khi được ủy quyền) trong việc quan hệ ngoại giao với các cơ quan chính quyền để hoàn tất các thủ tục giấy
tờ hành chính cho Công ty
Quản lý phòng, bộ phận:
Trang 9 Lên các mục tiêu phấn đấu và kế hoạch hành động
của phòng
hoạt động của phòng HCNS
- Hoàn thiện các qui trình mẫu:
Thiết lập hệ thống bản mô tả công việc cho các bộ
phận, các chức danh
Áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ
luật, tiền lương, phúc lợi, phụ cấp qua đánh giá năng lực thực hiện công việc
và giá trị công việc đã phân loại
- Tạo môi trường làm việc, phân công bố trí NV:
Điều hành, tổ chức phân công công việc cho các
CBNV trong phòng Ký duyệt ngày nghỉ phép, nghỉ các lý do khác
quả công việc của CBNV thuộc phòng Động viên, khuyến khích tinh thần
làm việc của CBNV
- Huấn luyện, đào tạo cấp dưới
Báo cáo:
Báo cáo nhân sự định kỳ
Báo cáo công tác tuyển dụng, đào tạo & tiền lương theo yêu cầu
Báo cáo tình hình duy trì nội quy công ty
Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban TGĐ; các đơn vị chức
năng Công ty mẹ (nếu có) trong công tác quản lý, điều hành & kiểm soát
quá trình
3 Phát triển bản thân
Cập nhật các kiến thức, kỹ năng mới về quản trị NNL, quản trị hành chính
Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong
công ty để có thể tham gia điều phối nhân sự cho các hoạt động kinh doanh
có hiệu quả
IV Các trách nhiệm khác:
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban TGĐ
V Thẩm quyền
Ký các văn bản liên quan đến công vịêc hành chính nhân sự
Quản lý, điều động, sắp xếp nhân sự, giao nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng
Đề xuất bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, tuyển dụng đối với CBNV trong công ty
Kiểm tra, giám sát các bộ phận thực hiện các quy chế, quy định của Công ty
Lựa chọn chương trình, nội dung, hình thức, địa điểm đào tạo (đào tạo bên ngoài & đào tạo nội bộ)
Yêu cầu cung cấp kinh phí, vật tư cần thiết phục vụ cho công việc
Yêu cầu cán bộ, nhân viên các phòng ban chức năng cung cấp thông tin cần thiết về nhân
sự và liên quan để thực hiện nghĩa vụ của mình Tuân thủ các v.bản quy định thẩm quyền của Tập đoàn
VI Điều kiện làm việc
Trang 10 Môi trường văn phòng.
VII Phương tiện làm việc:
Máy tính, điện thoại, fax, máy in, máy photocopy
Trang 11BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Tên công việc:Giám đốc hành chính-nhân sự
Người giữ chức vụ hiện tại: Nguyễn Thị Lệ Thủy
Tên công ty: Tập đoàn Mai Linh
1
Kiến thức văn hóa,
chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật
Có kiến thức chuyên sâu về Luật lao động, quản lý nguồn nhân lực như tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, quan hệ lao động
Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ
hồ sơ
Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO
Ngoại ngữ Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành
Vi tính Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm ứng dụng có liên quan
2 Kinh nghiệm Kinh nghiệm 3 năm ở vị trí tương đương trở lên
3 Độ tuổi Độ tuổi trung bình từ 28 trở lên
4 Các kỹ năng
Khả năng hoạch định và phát triển nguồn nhân lực theo yêu cầu phát triển của công ty
Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ
Khả năng thuyết phục, động viên nhân viên
Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới
Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người
Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin; và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản
5 Phẩm chất
Trung thực
Có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc
Điềm tỉnh, chín chắn
Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu
Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra
Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao
NHẬT KÍ NGÀY LÀM VIỆC
* Buổi sáng :