Một số ý kiến về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp

Một số ý kiến về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đíchcuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí vàlợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìmcon đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy với tỷ trọngchiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt.Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thìsản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tươngquan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càngkhoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêucầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thumua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng

Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên em

đã chọn đề tài: “Một số ý kiến về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp” Để từ đó thấy được những mặt còn tồn tại, đề suất ý kiến với

hy vọng nhằm đòng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệudựa trên cơ sở phân tích về lý luận và thực trạng

Ngoài phần mở đầu, kết luận, chuyên đề còn có các phần sau:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL và thực trạng

ở DN sản xuất kinh doanh.

Phần II: Một Số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán.

2 Phân loại

Theo những tiêu thức khác nhau, NVL chia thành những loại khác nhau.Xét theo vị trí tác dụng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh thìNVL được chia thành các loại sau:

Giá trị vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế Tuỳ theo loại hình

DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà tronggiá thực tế có thuế hay không có thuế

- Đối với vật liệu mua ngoài:

Giỏ thực tế = giỏ ghi trờn hoỏ đơn + thuế NK ( nếu cú ) + chi phớ thumua – cỏc khoản chờnh lệch, giảm giỏ hàng mua

- Đối với vật liệu thuờ ngoài ra cụng chế biến:

- Đối với vật liệu sản xuất: giỏ thực tế = giỏ thành sản xuất thực tế.

- Đối với vật liệu do bộ nhận vốn gúp liờn doanh cổ phần:

- Đối với vật liệu được tặng thưởng:

- Đối với phế liệu: giỏ thực tế là giỏ ước tớnh thực tế cú thể sử dụng đượchay giỏ trị tối thiểu

Ngoài ra khi tớnh giỏ NVL nhập vào, người ta cũn sử dụng giỏ hạch toỏn.Vật liệu nhập kho chỉ được tớnh theo giỏ hạch toỏn khi cú những vật liệu xuất

sử dụng ngay trong kinh doanh nhưng chưa biết giỏ thực tế vật liệu nhập Giỏhạch toỏn cũn được gọi là giỏ tạm tớnh hay giỏ kế hạch

Giỏ hạch toỏn = số lượng thực nhập x đơn giỏ hạch toỏn

Vật liệu nhập trong kỳ vẫn được tớnh theo giỏ thực tế, đến cuối kỳ trờn

cơ sở ghi sổ giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế nhập đó biết, ta tớnh hệ số giỏ, tớnhgiỏ trị vật liệu xuất sử dụng

b, Tớnh giỏ vật liệu xuất

Trong quỏ trỡnh sản xuất, việc đỏnh giỏ vật liệu theo giỏ thực tế rất quantrọng Nú giỳp cho việc phõn bổ chớnh xỏc chi phớ thực tế về vật liệu tiờu hao

Giá TT = giá trị vật liệu xuất chế biến + chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến)

Giá thực tế = giá trị vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận

+ chi phí liên quan đến tiếp nhận (nếu có)

Giỏ thực tế = giỏ thị trường+ chi phớ liờn quan đến tiếp nhận (nếu cú)

trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng

DN, vào yờu cầu quản lý và trỡnh độ nghiệp vụ quản lý của từng cỏn bộ kếtoỏn, cú thể sử dụng một trong cỏc phương phỏp sau:

- Phương phỏp nhập trước xuất trước (FIFO): phương phỏp này giả địnhvật tư nào nhập kho trước sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến

số nhập sau theo giỏ thực tế của số hàng xuất

- Phương phỏp nhập sau – xuất trước (LIFO) Phương phỏp này tớnh trờn

cơ sở giả định lụ vật tư nào nhập sau sẽ được xuất dựng trước Phương phỏpnày thớch hợp trong trường hợp lạm phỏt

- Phương phỏp trực: theo phương phỏp này khi NVL thực tế xuất khothuộc lụ hàng nào thỡ tớnh theo giỏ thực tế của lụ đú Phương phỏp này cũn gọi

là phương phỏp thực tế đớch danh thường sử dụng với cỏc vật liệu cú giỏ trịcao và cú tớnh tỏch biệt

- Phương phỏp giỏ hạch toỏn: theo phượng phỏp này, toàn bộ vật liệubiến động trong kỳ được tớnh theo giỏ hạch toỏn

- Phương phỏp đơn vị bỡnh quõn: theo phương phỏp này, giỏ thực tếNVL dựng trong kỳ được tớnh thoe giỏ bỡnh quõn (bỡnh quõn ca kỳ dự trữ,bỡnh quõn cuối kỳ trước hoặc bỡnh quõn theo mỗi lần nhập)

Trong đú:

Phương phỏp đơn vị bỡnh quõn cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng

độ chớnh xỏc khụng cao Hơn nũă cụng việc tớnh toỏn dồn vào cuối kỳ ảnhhưởng đến cụng tỏc kế toỏn núi chung

Giá thực tế VL xuất = giá hạch toán VL x Hệ số giá VLdùng or tồn cuối kỳ xuất dùng or tồn cuối kỳ

Giá thực tế VL = Số lợng VL x Giá đơn vị

Giá đơn vị Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

= bình quân Số lợng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Phương phỏp này khỏ đơn giản, phản ỏnh kịp thời tỡnh hỡnh biến động

VL trong kỳ nhưng khụng chớnh xỏc vỡ khụng tớnh đến sự biến đọng của giỏ

Giá thực tế VL xuất kho = giá hạch toán của VL xuất x Hệ số giá (H)

II HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYấN VẬT LIỆU

1 Hạch toỏn tổng hợp NVL theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn (KKTX)

Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thườngxuyờn là phương phỏp theo dừi thường xuyờn, liờn tục sự biến động nhập,xuất, tồn vật liệu trờn sổ kế toỏn

Sử dụng phương phỏp này cú thể tớnh được trị giỏ vật tư nhập, xuất, tồntại bất kỳ thời điểm nào trờn sổ tổng hợp Trong phương phỏp này, tài khoản

Giá đơn vị bình Giá thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc

= quân cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL tồn đầu kỳ or cuối kỳ trớc

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập

= sau mỗi lần nhập Lợng thực tế VL tồn trớc khi nhập + số nhập

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

Hệ số giá (H ) =

Giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

nguyên vật liệu được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản.Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có giá trị nguyênvật liệu lớn.

1.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu"

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm củacác loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152:

-Bên Nợ: + Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tựchế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặcnhập từ nguồn khác

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

-Bên Có:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuêngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh

+ Trị giá NVL được giảm giá, CKTM hoặc trả lại người bán

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

-Dư Nợ:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại NVL tuỳ theo yêu cầuquản lý của doanh nghiệp Chi tiết theo công dụng có thể chia thành 5 tàikhoản cấp 2:

-TK 1521 - Nguyên vật liệu chính

-TK 1522 - Vật liệu phụ

-TK 1523 - Nhiên liệu

-TK 1524 - Phụ tùng thay thế

-TK 1528 - Vật liệu khác

1.2 Phương pháp hạch toán

Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:

*Tăng do mua ngoài:

�Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toánghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 141, 311 tổng thanh toán

�Trường hợp 2: Vật tư về trước, hoá đơn về sau

Khi vật tư về làm thủ tục nhập kho, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàngchưa có hoá đơn

+ Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán như trường hợp 1

+ Cuối kỳ hoá đơn chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK 152 Giá tạm tính

Có TK 331+ Sang tháng sau hoá đơn về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điềuchỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn :

Nợ TK 152 : Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính

�Trường hợp 3: Hoá đơn về trước, vật tư về sau:

Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường

+ Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1.

+ Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Giá trị vật tư

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112 Tổng số tiền+ Sang kỳ sau khi vật tư về:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho

Nợ TK 621, 627, 642 Nếu sử dụng ngay

Có TK 151Trong cả 3 trường hợp trên, nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư

kế toán hạch toán như sau:

- Với chiết khấu thanh toán được hưởng:

Tăng do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 152: nguyên vật liệu tăng

Có TK 411: được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh

Có TK 711: được viện trợ, biếu tặng

Có TK 154: thuê ngoài gccb hoặc tự sản xuất đã hoàn thành

Có TK 154, 711: thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý TSCĐ

Có TK 621, 627, 641, 642: sử dụng còn thừa nhập lại kho

Có TK 1388: nhập vật tư từ cho vay, mượn

Có TK 128, 222: nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 3381: kiểm kê thừa

Có TK 412: đánh giá tăng nguyên vật liệu

× Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:

Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận:

Nợ TK 621, 627, 641, 642 Theo giá

Có TK 152 trị xuấtXuất góp liên doanh:

Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trịvốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tàisản:

Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp

Nợ TK 811 : phần chênh lệch tăng

Có TK 152: giá trị xuất thực tế

Có TK 711: phần chênh lệch giảmXuất vật liệu bán:

-Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632 Trị giá xuất

Có TK 152-Phản ánh doanh thu:

Nợ TK 111, 112, 131: giá bán cả thuế GTGT

Có TK 511: giá bán chưa thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu raKiểm kê thiếu nguyên vật liệu:

Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn

Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh

Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng

Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu

Có TK 152: nguyên vật liệu giảm

2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất

Trị giá vật tư = Trị giá vật tư + Tổng giá vật tư mua - Trị giá vật tư

xuất kho tồn đầu kỳ vào trong kỳ tồn cuối kỳTheo phương pháp này, mọi biến động về vật tư không được theo dõi,phản ánh trên tài khoản 152, giá trị vật tư mua vào được phản ánh trên tàikhoản "Mua hàng"

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật tư, giá trị thấp và được xuất thường xuyên

2.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 611 "Mua hàng":

Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật liệu mua vào,xuất trong kỳ Kết cấu TK 611:

-Bên Nợ:

+ Kết chuyển trị giá vật tư tồn đầu kỳ

+ Trị giá vật tư nhập trong kỳ

-Bên Có:

+ Kết chuyển trị giá vật tư tồn cuối kỳ

+ Kết chuyển trị giá vật tư xuất trong kỳ

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư, chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:-TK 6111 "Mua nguyên vật liệu"

-TK 6112 "Mua hàng hoá"

Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu", 151 "Hàng mua đi đường"

-Bên Nợ:

+ Giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường đầu kỳ

+ Giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường cuối kỳ

-Bên Có: + Kết chuyển giá trị vật tư tồn, vật tư đi đường đầu kỳ

và kết chuyển:

Nợ TK 151, 152

Có TK 611+ Sau khi có đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra được giá trị vật liệuxuất dùng trong kỳ và ghi:

Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm:-Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT

-Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT

-Thẻ kho Mẫu số 05-VT

-Hoá đơn GTGT (bên bán lập) Mẫu số 01GTKT-3LL-Hoá đơn thông thường (bên bán lập) Mấu số 02GTTT-3LL-v.v

Trong đó có Biên bản kiểm nghiệm và Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ làcác chứng từ hướng dẫn còn lại là các chứng từ bắt buộc

Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL được khái quát qua sơ đồsau:

3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến độngnhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanhnhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuấttồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng

hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho,từng quầy, từng bãi.

Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kếtoán chi tiết nguyên vật liệu như sau:

-Phương pháp thẻ song song

-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

-Phương pháp sổ số dư

3.2.1 Hạch toán theo phương pháp thẻ song song

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồnkho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuấtvào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó

Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từngloại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sựbiến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị Hàngngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu dothủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng

từ và vào sổ chi tiết vật liệu

Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vậtliệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu vớithẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy sốliệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra

đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồnkho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác

Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số

lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thờigian

Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác

kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiệndoanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toáncòn hạn chế

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

D.điểm

VT Tên VT ĐVT

Đơngiá

Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ

SL TT SL TT SL TT SL TT

3.2.2 Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương phápthẻ song song

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệutheo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vậtliệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu,Bảng kê xuất vật liệu Rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ đốichiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển

Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song

song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùnglặp

Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc

vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữalàm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác